Skip to main content

Erasmus+

EU programme for education, training, youth and sport
Search the guide

Steg 3: Kontrollera de ekonomiska villkoren

Bidragsform

Bidrag kan beviljas i följande former:

  1. Blandat bidrag för faktiska kostnader:
    1. Ersättning av faktiskt uppkomna bidragsberättigande kostnader, t.ex. extraordinära kostnader inom ramen för mobilitetsinsatser inom programområde 1.
    2. Ersättning baserad på enhetskostnader, som täcker vissa specifika kategorier av bidragsberättigande kostnader som tydligt identifieras i förväg, på grundval av ett belopp per enhet, t.ex. det individuella stödet inom ramen för mobilitetsprojekt inom programområde 1.
  2. Enhetsbelopp som på ett övergripande sätt täcker samtliga kategorier av bidragsberättigande kostnader som tydligt identifieras i förväg, t.ex. kostnaderna för småskaliga partnerskapsprojekt inom programområde 2. Enhetsbeloppet ska beräknas enligt den metod som anges i beslutet om enhetsbelopp1 och med hjälp av den detaljerade budgettabell/budgetkalkylator som tillhandahålls (om en sådan finns). Om beräkningen av enhetsbeloppet baseras på beräknade projektbudgetar måste den beräknade budgeten uppfylla de grundläggande villkoren för bidragsberättigande för EU:s faktiska kostnadsbidrag (se artikel 6 i standardbidragsavtalet).
  3. en kombination av ovanstående.

Den form av finansiering som tillämpas inom Erasmus+ är i de flesta fall bidrag som baseras på ersättning för enhetskostnader eller enhetsbelopp. Dessa typer av bidrag gör det lättare för de sökande att beräkna det begärda bidragsbeloppet och att göra en realistisk ekonomisk plan för projektet.

För att veta vilken typ av bidrag som tillämpas på varje finansieringspost inom ramen för varje Erasmus+-insats som omfattas av denna handledning, se beskrivningen av varje åtgärd i del B, avsnittet ”Vilka regler gäller för finansieringen?”.

Principer för eu-bidrag

Förbud mot retroaktiv verkan

EU-bidrag får aldrig beviljas för projekt som redan är avslutade.

EU-bidrag får bara beviljas för ett pågående projekt om den sökande kan i sitt projektförslag påvisa behovet av att inleda projektet innan bidragsavtalet undertecknats. I sådana fall får de bidragsberättigande kostnaderna inte ha uppstått före dagen då bidragsansökan lämnades in.

Om den sökande börjar genomföra projektet innan bidragsavtalet har undertecknats, sker detta på den sökandes egen risk.

Ansökningar som lämnas in flera gånger

För insatser som förvaltas av det centrala programkontoret får sökande lämna in fler än ett förslag för olika projekt inom ramen för samma ansökningsomgång (och beviljas finansiering för dem). Organisationer får delta i flera förslag. Om det inkommer flera förslag om mycket lika projekt kommer dock bara det ena att godtas och utvärderas, och de sökande kommer att bli ombedda att dra tillbaka de andra (eller så avslås de).

Förslagen kan ändras och lämnas in igen fram till den sista inlämningsdagen.

För insatser som förvaltas av de nationella programkontoren kommer alla ansökningar att avslås om ansökningar lämnas in flera gånger av samma sökande till olika programkontor. Om nästan identiska eller liknande ansökningar lämnas in av samma sökande eller en annan sökande till samma programkontor eller till ett annat programkontor kommer samtliga ansökningar att granskas och kan avslås.

Originalinnehåll och upphovsman

Alla ansökningar om projekt och ackrediteringar måste innehålla det ursprungliga innehåll som den sökande har skrivit. Lärosäten som ansöker om internationell mobilitetsverksamhet kan också, i utarbetandet av sin ansökan, involvera sina partnerlärosäten från länder som inte är associerade till programmet. Inga andra organisationer eller externa personer får betalas eller på annat sätt kompenseras för att utarbeta ansökan. Det nationella programkontoret får avslå sökanden från urvalsprocessen eller när som helst avsluta ett tilldelat projekt/en tilldelad ackreditering om det konstaterar att dessa regler inte har följts.

Förbud mot kumulering

Varje projekt som finansieras av EU har rätt att få endast ett bidrag från EU-budgeten till en viss bidragsmottagare. Samma kostnader får aldrig finansieras två gånger genom EU-budgeten.

För att minimera risken för dubbelfinansiering måste sökanden ange alla eventuella övriga finansieringskällor från vilka stöd mottagits eller till vilka ansökningar lämnats in under året, oavsett om det rör sig om samma projekt eller andra projekt, inklusive driftsbidrag. För insatser som förvaltas av de nationella programkontoren kommer detta att anges i ansökningsblanketten. För insatser som förvaltas av det centrala programkontoret kommer detta att kontrolleras genom försäkran på heder och samvete.

Icke-vinst

Ett bidrag som finansieras ur unionens budget får inte syfta eller leda till att det projekt som bidragsmottagaren genomför går med vinst. Med vinst avses att intäkterna är större än de bidragsberättigande kostnaderna för insatsen eller arbetsprogrammet, när intäkterna är begränsade till EU-bidraget och de inkomster som genereras av den insatsen eller det arbetsprogrammet2

Principen om icke vinstdrivande verksamhet gäller inte bidrag i form av en enhetskostnad, ett enhetsbelopp eller en schablonsats, inbegripet stipendier, och gäller inte heller bidragsansökningar på högst 60 000 euro.

Om en vinst uppkommer ska kommissionen ha rätt att inkassera den procentandel av vinsten som motsvarar unionens bidrag till de bidragsberättigande kostnader som bidragsmottagaren faktiskt ådrar sig vid genomförandet av insatsen.

När den vinst som genereras av bidraget beräknas ska medfinansiering i form av bidrag av annat slag än pengar inte räknas med.

Medfinansiering

Ett EU-bidrag ska dessutom vara ett incitament för att genomföra ett projekt som inte skulle gå att genomföra utan EU:s ekonomiska stöd och som baseras på principen om medfinansiering. Medfinansiering innebär att EU-bidraget inte får finansiera hela kostnaden för projektet. Det måste även finansieras via andra källor än EU-bidraget (t.ex. bidragsmottagarens egna medel, inkomster till följd av insatsen och ekonomiska bidrag från tredje part).

När EU-bidraget ges i form av en enhetskostnad, ett enhetsbelopp eller en schablonsats – detta är fallet för de flesta insatser som omfattas av den här handledningen – garanteras principerna om icke vinstdrivande verksamhet och medfinansiering av kommissionen för insatsen som helhet i förväg när den fastställer satserna eller procentandelarna för sådana enheter, enhetsbelopp och schablonsatser. Det förutsätts i allmänhet att principerna om icke vinstdrivande verksamhet och medfinansiering följs, varför de sökande inte behöver lämna uppgifter om andra finansieringskällor än EU-bidraget, och de behöver inte heller motivera de kostnader som uppstått i projektet.

Utbetalningen av det bidrag som baseras på ersättning på grundval av enhetskostnader, enhetsbelopp eller schablonsatser påverkar dock inte rätten till tillgång till bidragsmottagarnas lagstadgade redovisning. Om det vid en kontroll eller revision konstateras att den händelse som skulle berättiga till utbetalningen inte har ägt rum (t.ex. att projektverksamhet inte har genomförts enligt vad som godkändes i samband med ansökan eller att personer inte har deltagit i verksamheten) och en felaktig utbetalning således har gjorts till bidragsmottagaren genom ett bidrag som baseras på ersättning för enhetskostnader, enhetsbelopp eller schablonsats ska det nationella eller centrala programkontoret ha rätt att återkräva hela bidragsbeloppet. På liknande sätt kan bidraget sänkas om verksamheten eller resultaten inte har genomförts eller har genomförts på ett bristfälligt sätt (inklusive underlåtenhet att fullgöra en avtalsmässig skyldighet), med beaktande av i vilken utsträckning insatsen har slutförts. För statistiska ändamål och granskningsändamål får Europeiska kommissionen dessutom göra undersökningar av ett urval bidragsmottagare för att kvantifiera de faktiska kostnaderna för projekt som finansieras på grundval av ersättning för enhetskostnader, enhetsbelopp eller schablonsatser.

Bidragsberättigande och icke bidragsberättigande kostnader som gäller för blandade bidrag för faktiska kostnader

För att vara bidragsberättigande måste kostnader och bidrag uppfylla de villkor för bidragsberättigande som anges nedan

Bidragsberättigande kostnader – Allmänna villkor

För faktiska kostnader:

  • De har faktiskt uppkommit för bidragsmottagaren.
  • De ska uppstå under projektets löptid, med undantag för kostnader för finansiella rapporter och revisionsintyg som kan uppkomma i efterhand.
  • De ska vara angivna i den beräknade budgeten för projektet.
  • De ska vara nödvändiga för genomförandet av det projekt som får bidrag.
  • De ska kunna identifieras och kontrolleras och i synnerhet vara upptagna i mottagarens räkenskaper i enlighet med de redovisningsstandarder som tillämpas i det land där mottagaren är etablerad och enligt mottagarens normala rutiner för kostnadsredovisning.
  • De ska följa tillämplig skattelagstiftning och sociallagstiftning.
  • De ska vara rimliga, berättigade och förenliga med principen om sund ekonomisk förvaltning, särskilt i fråga om sparsamhet och kostnadseffektivitet.

För enhetskostnader och bidrag:

  • De ska redovisas under en av de budgetkategorier som anges i projektets beräknade budget.
    • Enheterna ska
      • faktiskt användas eller produceras av bidragsmottagaren under genomförandeperioden,
      • vara nödvändiga för genomförandet av insatsen.
    • Antalet enheter kan identifieras och kontrolleras och, vid behov, med stöd av dokumentation och styrkande handlingar.

 Bidrag i form av enhetsbelopp:

  • De ska redovisas under en av de verksamheter/arbetspaket som anges i projektets beräknade budget.
  • Arbetet måste genomföras korrekt av bidragsmottagaren i enlighet med bidragsavtalet.
  • Resultaten/utfallet måste uppnås under genomförandeperioden.

Bidragsberättigande kostnader – Särskilda villkor

Bidragsberättigande kostnader kan vara direkta eller indirekta.

Direkta kostnader

De direkta bidragsberättigande kostnaderna för verksamheten är de som med hänsyn till villkoren för bidragsberättigande ovan kan identifieras som särskilda kostnader med direkt koppling till genomförandet av verksamheten och som därför kan bokföras direkt för verksamheten. Förutom de bidragsberättigande direkta kostnader som anges i ansökningsomgången anses följande kostnadskategorier också vara bidragsberättigande:

  • Kostnader för en säkerhet vid förfinansiering som bidragsmottagaren har ställt, när det nationella programkontoret har krävt en sådan säkerhet.
  • Kostnader i samband med verifiering av bokslut och verksamhetsredovisning i de fall det nationella programkontoret fordrar sådan verifiering för att behandla ens bidragsansökan
  • Kostnader för värdeminskning, förutsatt att dessa i praktiken belastar bidragsmottagaren.

Bidragsmottagarens förfaranden för redovisning och internkontroll ska göra det möjligt att koppla ihop de kostnader och intäkter som redovisas inom projektet med motsvarande räkenskaper och styrkande handlingar.

Mervärdesskatt (MOMS)

Mervärdesskatt ska endast betraktas som en bidragsberättigande kostnad om den inte går att återkräva enligt gällande nationell mervärdesskattelag3 . Det enda undantaget gäller verksamhet eller transaktioner där stater, regionala och lokala myndigheter och övriga offentligrättsliga organ agerar i egenskap av myndigheter4 . Dessutom

  • är avdragsgill mervärdesskatt som inte faktiskt dras av (på grund av nationella villkor eller slarv från bidragsmottagarnas sida) inte bidragsberättigande.
  • gäller momsdirektivet inte för länder utanför EU. Organisationer från tredjeländer som inte är associerade till programmet kan undantas från skatter (även mervärdesskatt), tullar och avgifter om ett avtal har undertecknats mellan Europeiska kommissionen och det tredjeland som inte är associerat till programmet där organisationen är etablerad.

Bidragsberättigande indirekta kostnader

Indirekta kostnader är kostnader utan direkt koppling till genomförandet av insatsen och kan därför inte hänföras direkt till denna.

För vissa typer av projekt (se del B i handledningen för närmare upplysningar om finansieringsreglerna för insatser) får ett schablonbelopp på högst 7% av de bidragsberättigande direkta kostnaderna för projektet (utom kostnader för volontärer, i förekommande fall) beviljas i form av bidragsmottagarens allmänna administrativa kostnader som inte redan täckts av dennes bidragsberättigande direkta kostnader (t.ex. kostnader för el eller internet, lokalkostnader och kostnader för fast anställd personal) men som kan hänföras till projektet.

Indirekta kostnader får inte innefatta kostnader som bokförs i en annan budgetkategori. Indirekta kostnader är inte bidragsberättigande om bidragsmottagaren redan får ett driftsbidrag från unionens budget (t.ex. inom ramen för en ansökningsomgång om samarbete med civilsamhället inom Erasmus+).

Om det är tillåtet för en viss insats ska hänsyn tas till att kostnaderna för volontärer inte är en klassisk kostnadskategori. Det finns inga kostnader eftersom volontärer arbetar utan kostnad, men de kan ändå läggas till i budgeten i form av en i förväg fastställd enhetskostnad (per volontär)5 och därmed göra det möjligt för dig att dra nytta av volontärernas arbete för bidraget (genom att öka ersättningsbeloppet upp till 100% av de normala kostnaderna, dvs. andra kostnadskategorier än volontärer).

För insatser som förvaltas av det centrala programkontoret används de enhetskostnader för resor, logi och uppehälle som anges i kommissionens beslut C (2021) 35 vid beräkningen av kostnaderna för resor, logi och uppehälle6 . Observera dessutom att ägare av små och medelstora företag och fysiska personer har rätt till bidrag genom att tillämpa kommissionens beslut av den 20 oktober 2020 om godkännande av användningen av enhetskostnader för personalkostnaderna för ägare av små och medelstora företag och bidragsmottagare som är fysiska personer som inte får lön för det arbete som de själva utför inom ramen för en insats eller ett arbetsprogram7 .

När det gäller projektwebbplatser är kommunikationskostnader för att presentera projektet på deltagarens webbplats eller konton på sociala medier bidragsberättigande.

Ekonomiskt stöd till tredje parter är bidragsberättigande endast om det föreskrivs i ansökningsomgången (del B i denna programhandledning).

Icke bidragsberättigande kostnader

Följande kostnader ska inte anses vara bidragsberättigande:

  • Avkastning på kapital och utdelningar som betalats av en stödmottagare.
  • Amorteringar och avgifter på upplåning.
  • Avsättningar för framtida förluster eller skulder.
  • Skuldräntor.
  • Osäkra fordringar.
  • Valutakursförluster.
  • Kostnader som stödmottagaren redovisat för en annan åtgärd som får bidrag via unionens budget.
  • Överdrivet stora eller mindre välbetänkta utgifter.
  • In naturabidrag från tredje parter.
  • Vid hyra eller leasing av utrustning, eventuell kostnad för att köpa loss utrustningen vid utgången av leasing- eller hyresperioden.
  • Kostnader för att öppna och inneha bankkonton (inklusive avgifter för överföringar från/till det nationella eller centrala programkontoret som banken tar ut från bidragsmottagaren).
  • Mervärdesskatt som betraktas som återbetalningsbar enligt gällande nationell mervärdesskattelagstiftning (se punkten om mervärdesskatt ovan).
  • Naturabidrag är tillåtna, men de kan inte redovisas som kostnader.

Finansieringskällor

Den sökande måste ange bidragen från andra källor än EU-bidraget i ansökningsblanketten. Extern medfinansiering kan utgöras av bidragsmottagarens egna medel, ekonomiska bidrag från tredje part eller inkomster från projektet. Om det när slutrapporten och ansökan om utbetalning av slutbetalningen lämnas in konstateras att inkomsterna överstiger de bidragsberättigande kostnader som uppstått i projektet (se avsnittet ”Icke vinstdrivande och medfinansiering”) har det nationella eller centrala programkontoret rätt att kräva tillbaka den procentandel av överskottet som motsvarar EU:s bidrag till de bidragsberättigade kostnader som bidragsmottagaren faktiskt haft för att genomföra projektet. Denna bestämmelse gäller inte för projekt som ansöker om ett bidrag på högst 60 000 euro.

Bidrag av annat slag än pengar från tredje parter betraktas inte som en möjlig medfinansieringskälla.