Bidragsform

Bidrag kan beviljas i följande former:

1. Blandat bidrag för faktiska kostnader:
   1. Ersättning för en viss procent av de faktiska ersättningsgilla kostnaderna. t.ex. extraordinära kostnader inom ramen för mobilitetsinsatser inom programområde 1.
   2. Ersättning baserad på enhetskostnader, som täcker vissa specifika kategorier av bidragsberättigande kostnader som tydligt identifieras i förväg, på grundval av ett belopp per enhet, t.ex. det individuella stödet inom ramen för mobilitetsprojekt inom programområde 1.
2. Bidrag i form av enhetsbelopp: Detta innebär att ett fast belopp, baserat på ett enhetsbelopp eller på finansiering utan beaktande av kostnader, kommer att betalas ut. Enhetsbeloppen beräknas i enlighet med den metod som anges i kommissionens beslut om godkännande av användningen av enhetsbelopp och enhetskostnader inom Erasmus+-programmet 2021–2027¹ och med användning av den detaljerade budgettabell/beräknare som tillhandahålls (i förekommande fall). Det kan bli något av följande:
   1. Budgetbaserat bidrag i form av enhetsbelopp Beloppet fastställs av den beviljande myndigheten på grundval av den beräknade projektbudgeten, utvärderingsresultatet och den finansieringsgrad som fastställts för ansökningsomgången (del B i denna handledning).  Den beräknade budgeten måste uppfylla de grundläggande villkoren för bidragsberättigande för EU:s faktiska kostnadsbidrag (för verksamhet som förvaltas av Eacea, se det kommenterade bidragsavtalet, artikel 6).
   2. Bidrag i form av enhetsbelopp fastställt på förhand Beloppet fastställs på förhand av den beviljande myndigheten i ansökningsomgången (del B i denna handledning).
3. en kombination av ovanstående.

Den form av finansiering som tillämpas inom Erasmus+ är i de flesta fall bidrag som baseras på ersättning för enhetskostnader eller enhetsbelopp. Dessa typer av bidrag gör det lättare för de sökande att beräkna det begärda bidragsbeloppet och att göra en realistisk ekonomisk plan för projektet.

För att veta vilken typ av bidrag som tillämpas på varje finansieringspost inom ramen för varje Erasmus+-insats som omfattas av denna handledning, se beskrivningen av varje åtgärd i del B, avsnittet ”Vilka regler gäller för finansieringen?”.

Förbud mot retroaktiv verkan

EU-bidrag får aldrig beviljas för projekt som redan är avslutade.

EU-bidrag får bara beviljas för ett pågående projekt om den sökande kan i sitt projektförslag påvisa behovet av att inleda projektet innan bidragsavtalet undertecknats. I sådana fall får de bidragsberättigande kostnaderna inte ha uppstått före dagen då bidragsansökan lämnades in.

Om den sökande börjar genomföra projektet innan bidragsavtalet har undertecknats, sker detta på den sökandes egen risk.

Ansökningar som lämnas in flera gånger

Sökande får lämna in fler än ett förslag för olika projekt inom ramen för samma ansökningsomgång (och beviljas finansiering för dem). Organisationer får delta i flera förslag. 

För insatser som förvaltas av Eacea kommer bara ett förslag att godtas och utvärderas, om det inkommer flera förslag om mycket lika projekt, och de sökande kommer att bli ombedda att dra tillbaka de andra (eller så avslås de).

Förslagen kan ändras och lämnas in igen fram till den sista inlämningsdagen.

För insatser som förvaltas av de nationella programkontoren kommer alla ansökningar att avslås om ansökningar lämnas in flera gånger av samma sökande till olika programkontor. Om nästan identiska eller liknande ansökningar lämnas in av samma sökande eller en annan sökande till samma programkontor eller till ett annat programkontor kommer samtliga ansökningar att granskas och kan avslås. 

Originalinnehåll och upphovsman

Alla ansökningar om projekt och ackrediteringar måste innehålla det ursprungliga innehåll som den sökande organisationen eller andra organisationer som gemensamt ansöker om bidrag har skrivit. Sökande som överväger att använda generativa verktyg för artificiell intelligens (AI) för att utarbeta ansökan bör vara medvetna om att det eventuellt kan leda till plagiat och vara noga med att säkerställa att ansökan är ändamålsenlig och korrekt, att den efterlever bestämmelserna om immateriella rättigheter samt att den innehåller originalinnehåll. Lärosäten som ansöker om internationell mobilitetsverksamhet kan också, i utarbetandet av sin ansökan, involvera sina partnerlärosäten från länder som inte är associerade till programmet. Inga andra organisationer eller externa personer får betalas eller på annat sätt kompenseras för att utarbeta ansökan. Det nationella programkontoret får avslå sökanden från urvalsprocessen eller när som helst avsluta ett tilldelat projekt/en tilldelad ackreditering om det konstaterar att dessa regler inte har följts. 

Förbud mot kumulering

Varje mottagare får bara beviljas ett bidrag ur budgeten för varje projekt. En och samma kostnad får aldrig täckas två gånger genom unionens budget.

För att minimera risken för dubbelfinansiering måste sökanden ange alla eventuella övriga finansieringskällor från vilka stöd mottagits eller till vilka ansökningar lämnats in under året, oavsett om det rör sig om samma projekt eller andra projekt, inklusive driftsbidrag. För insatser som förvaltas av de nationella programkontoren kommer detta att anges i ansökningsblanketten. För insatser som förvaltas av Eacea kommer detta att kontrolleras genom försäkran på heder och samvete.

Icke-vinst

Ett bidrag som finansieras ur unionens budget får inte syfta eller leda till att det projekt som bidragsmottagaren genomför går med vinst. Med vinst avses att intäkterna är större än de bidragsberättigande kostnaderna för insatsen, när intäkterna är begränsade till EU-bidraget och de inkomster som genereras av den insatsen² . 

Principen om icke-vinst gäller inte för

• åtgärder vars syfte är att stärka bidragsmottagarens finansiella kapacitet eller åtgärder som genererar inkomst för att säkerställa deras kontinuitet efter den period med finansiering från unionen som tillhandahållits i bidragsöverenskommelsen,
• stöd som betalas ut till fysiska personer för studier, forskning, yrkesutbildning eller utbildning eller annat direktstöd som betalas ut till de fysiska personer som är mest behövande, exempelvis arbetslösa och flyktingar,
• åtgärder som genomförs av icke-vinstdrivande organisationer,
• bidrag i form av enhetsbelopp,
• bidrag till låga belopp, definierat som bidrag på högst 60 000 euro.

Om en vinst uppkommer ska kommissionen ha rätt att inkassera den procentandel av vinsten som motsvarar unionens bidrag till de bidragsberättigande kostnader som bidragsmottagaren faktiskt ådrar sig vid genomförandet av insatsen.

När den vinst som genereras av bidraget beräknas ska medfinansiering i form av bidrag av annat slag än pengar inte räknas med.

Medfinansiering

Bidrag får bara beviljas om samfinansiering föreligger. Till följd av detta får de medel som behövs för att genomföra insatsen inte täckas helt av bidraget. Samfinansieringen får ske i form av bidragsmottagarens egna medel, inkomster från insatsen eller finansiella bidrag eller bidrag in natura från tredje parter.

När EU-bidraget ges i form av en enhetskostnad, ett enhetsbelopp eller en schablonsats – detta är fallet för de flesta insatser som omfattas av den här handledningen – garanteras principerna om icke vinstdrivande verksamhet och medfinansiering av kommissionen för insatsen som helhet i förväg när den fastställer satserna eller procentandelarna för sådana enheter, enhetsbelopp och schablonsatser. Det förutsätts i allmänhet att principerna om icke vinstdrivande verksamhet och medfinansiering följs, varför de sökande inte behöver motivera de kostnader som uppstått i projektet. .

Utbetalningen av det bidrag som baseras på ersättning på grundval av enhetskostnader, enhetsbelopp eller schablonsatser påverkar dock inte rätten till tillgång till bidragsmottagarnas lagstadgade redovisning. Om det vid en kontroll eller revision konstateras att den händelse som skulle berättiga till utbetalningen inte har ägt rum (t.ex. att projektverksamhet inte har genomförts enligt vad som godkändes i samband med ansökan eller att personer inte har deltagit i verksamheten) och en felaktig utbetalning således har gjorts till bidragsmottagaren genom ett bidrag som baseras på ersättning för enhetskostnader, enhetsbelopp eller schablonsats ska det nationella programkontoret eller Eacea ha rätt att återkräva hela bidragsbeloppet. På liknande sätt kan bidraget sänkas om verksamheten eller resultaten inte har genomförts eller har genomförts på ett bristfälligt sätt (inklusive underlåtenhet att fullgöra en avtalsmässig skyldighet), med beaktande av i vilken utsträckning insatsen har slutförts. För statistiska ändamål och granskningsändamål får Europeiska kommissionen dessutom göra undersökningar av ett urval bidragsmottagare för att kvantifiera de faktiska kostnaderna för projekt som finansieras på grundval av ersättning för enhetskostnader, enhetsbelopp eller schablonsatser.

För att vara bidragsberättigande måste kostnader och bidrag uppfylla de villkor för bidragsberättigande som fastställs i bidragsavtalet och som anges nedan³ :

Bidragsberättigande kostnader – Allmänna villkor

För faktiska/verkliga kostnader:

• De har faktiskt uppkommit för bidragsmottagaren.
• De ska uppstå under den genomförandeperiod som fastställs i bidragsavtalet, med undantag för kostnader för finansiella rapporter och revisionsintyg som kan uppkomma i efterhand.
• De ska redovisas under en av de budgetkategorier som anges i bidragsavtalet.
• De har uppkommit i samband med den särskilda åtgärden enligt beskrivningen i bidragsavtalet och har varit nödvändiga för dess genomförande.
• De ska kunna identifieras och kontrolleras och i synnerhet vara upptagna i mottagarens räkenskaper i enlighet med de redovisningsstandarder som tillämpas i det land där mottagaren är etablerad och enligt mottagarens normala rutiner för kostnadsredovisning.
• De ska följa tillämplig skattelagstiftning, arbetsrätt och sociallagstiftning.
• De ska vara rimliga, berättigade och förenliga med principen om sund ekonomisk förvaltning, särskilt i fråga om sparsamhet och kostnadseffektivitet.

För enhetskostnader och bidrag:

• De ska redovisas under en av de budgetkategorier som anges i bidragsavtalet.
  • Enheterna ska
    • faktiskt användas eller produceras av bidragsmottagaren under genomförandeperioden,
    • vara nödvändiga för genomförandet av insatsen.
  • Antalet enheter kan identifieras och kontrolleras och, vid behov, med stöd av dokumentation och styrkande handlingar.

Bidrag i form av enhetsbelopp:

• De ska redovisas under en av de verksamheter/ett av de arbetspaket som anges i bidragsavtalet.
• Arbetet måste genomföras korrekt av bidragsmottagaren i enlighet med bidragsavtalet.
• Resultaten/utfallet måste uppnås under genomförandeperioden.

För insatser som förvaltas av Eacea och som använder en modell för enhetsbelopp kommer enhetsbeloppet att fastställas av den beviljande myndigheten (Eacea) på grundval av den beräknade projektbudgeten. Mer information finns i del B i denna handledning. Dessutom anges följande:

• Eftersom den detaljerade budgettabellen ligger till grund för att fastställa enhetsbeloppen för bidragen (och eftersom enhetsbelopp måste vara tillförlitliga substitutmått för de faktiska kostnaderna för ett projekt), måste de kostnader som ingår vara förenliga med de grundläggande villkoren för bidragsberättigande för EU:s faktiska kostnadsbidrag (se det kommenterade bidragsavtalet, artikel 6). Detta är särskilt viktigt för inköp och underentreprenad, som måste uppfylla bästa valuta för pengarna (eller i förekommande fall det lägsta priset) och vara fria från intressekonflikter. Om budgettabellen innehåller kostnader som inte är bidragsberättigande kan bidraget minskas (även senare under projektets genomförande eller efter dess slut).
• Om enhetskostnad⁴ i form av kostnader för volontärer kan tas med i den detaljerade budgettabellen för ett konkret enhetsbelopp, se del B i denna handledning. Volontärkostnader är inte en vanlig kostnadskategori. Det finns inga kostnader eftersom volontärer arbetar utan kostnad, men de kan ändå läggas till i budgeten i form av en i förväg fastställd enhetskostnad (per volontär) och därmed göra det möjligt för dig att dra nytta av volontärernas arbete för bidraget (genom att öka ersättningsbeloppet upp till 100 % av de normala kostnaderna, dvs. andra kostnadskategorier än volontärer). Mer information hittar du i artikel 6.2.A.5 i det kommenterade bidragsavtalet. ;
• Om enhetskostnad för ägare av små och medelstora företag/fysisk person⁵ tillåts i ett bidrag som ges i form av ett enhetsbelopp och kan tas med i den detaljerade budgettabellen för en konkret insats, se del B.
• För kostnader för resor och uppehälle inom ramen för ett bidrag i form av ett enhetsbelopp, använd enhetskostnad för resor och uppehälle⁶
• Om kostnader för ekonomiskt stöd till tredje part är tillåtna och kan tas med i den detaljerade budgettabellen för ett konkret enhetsbelopp, se del B. Högsta belopp per tredje part är 60 000 euro om inte annat anges i del B.
• Om det finns en särskild ordning för utrustningskostnader, se del B.
• Kostnader för att presentera projektet på deltagarens webbplats eller konton i sociala medier är bidragsberättigande. Kostnader för en separat webbplats för projektet är inte bidragsberättigande.

Bidragsberättigande kostnader – Särskilda villkor

Bidragsberättigande faktiska/verkliga kostnader kan vara direkta eller indirekta.

Direkta kostnader 

De bidragsberättigande direkta kostnaderna är specifika kostnader som är direkt kopplade till insatsens genomförande och som därför kan bokföras direkt. Se del B i denna handledning för de budgetkategorier som ersätts som faktiska kostnader. 

Bidragsmottagarens förfaranden för redovisning och internkontroll ska göra det möjligt att koppla ihop de kostnader och intäkter som redovisas inom projektet med motsvarande räkenskaper och styrkande handlingar.

Mervärdesskatt (moms)

Icke avdragsgill och icke återbetalningsbar mervärdesskatt enligt tillämplig nationell mervärdesskattelagstiftning är bidragsberättigande⁷ . Det enda undantaget gäller verksamhet eller transaktioner där stater, regionala och lokala myndigheter och övriga offentligrättsliga organ agerar i egenskap av myndigheter⁸ . Momsdirektivet gäller inte för länder utanför EU. Organisationer från tredjeländer som inte är associerade till programmet kan undantas från skatter (även mervärdesskatt), tullar och avgifter om ett avtal har undertecknats mellan Europeiska kommissionen och det tredjeland som inte är associerat till programmet där organisationen är etablerad.

Bidragsberättigande indirekta kostnader

Indirekta kostnader är kostnader utan direkt koppling till genomförandet av insatsen och kan därför inte hänföras direkt till denna.

För mobilitetsprojekt för ungdomsarbetare (se del B i handledningen för närmare upplysningar om finansieringsreglerna för insatser) får ett schablonbelopp på högst 7 % av de bidragsberättigande kostnaderna för projektet beviljas i form av bidragsmottagarens allmänna administrativa kostnader som inte redan täckts av dennes bidragsberättigande direkta kostnader (t.ex. kostnader för el eller internet, lokalkostnader och kostnader för fast anställd personal) men som kan hänföras till projektet.

Indirekta kostnader får inte innefatta kostnader som bokförs i en annan budgetkategori. Indirekta kostnader är inte bidragsberättigande om bidragsmottagaren redan får ett driftsbidrag från unionens budget (t.ex. inom ramen för en ansökningsomgång om samarbete med civilsamhället inom Erasmus+).

Icke bidragsberättigande kostnader

Följande kostnader ska inte anses vara bidragsberättigande:

• Kostnader eller bidrag som inte uppfyller villkoren i del B i denna handledning.
• Kostnader för avkastning på kapital och utdelningar som betalats av en bidragsmottagare.
• Amorteringar och avgifter på upplåning.
• Avsättningar för framtida förluster eller skulder.
• Skuldräntor.
• Valutakursförluster.
• Bankavgifter som tas ut av bidragsmottagarens bank för överföringar från den beviljande myndigheten.
• Överdrivet stora eller mindre välbetänkta utgifter.
• Avdragsgill eller återbetalningsbar mervärdesskatt (inklusive mervärdesskatt som betalas av offentliga organ som agerar som offentliga myndigheter) (se punkt ovan om mervärdesskatt).
• Kostnader som uppstått eller bidrag för verksamhet som genomförts under den tid som bidragsavtalet tillfälligt har avbrutits.
• Kostnader för bidrag in natura från tredje part.
• Kostnader eller bidrag som bidragsmottagaren har redovisat inom ramen för andra EU-bidrag (eller bidrag tilldelade av en medlemsstat, ett land utanför EU eller ett annat organ som genomför EU-budgeten), utom i följande fall:
  • Om verksamhetsbidraget kombineras med ett administrationsbidrag som löper under samma period och bidragsmottagaren kan visa att administrationsbidraget inte täcker några (direkta eller indirekta) kostnader som omfattas av verksamhetsbidraget.
• Kostnader eller bidrag för personal vid en nationell (eller regional eller lokal) förvaltning för verksamhet som utgör en del av dess sedvanliga verksamhet (dvs. som inte utförs enbart med anledning av bidraget).
• Kostnader eller bidrag (i synnerhet resor och uppehälle) för personal vid eller företrädare för EU:s institutioner, organ eller byråer.
• Vid hyra eller leasing av utrustning, eventuell kostnad för att köpa loss utrustningen vid utgången av leasing- eller hyresperioden.
• Kostnader för att öppna och inneha bankkonton (inklusive avgifter för överföringar från/till det nationella programkontoret som banken tar ut från bidragsmottagaren).

Finansieringskällor

Den sökande måste ange bidragen från andra källor än EU-bidraget i ansökningsblanketten. Medfinansiering kan till exempel ske i form av bidragsmottagarens egna medel eller finansiella bidrag från tredje part. Om det vid tidpunkten för slutrapporten och ansökan om utbetalning av slutbetalningen finns bevis för att det finns ett överskott, se avsnitten ovan om icke-vinst och medfinansiering.

Bidrag av annat slag än pengar från tredje parter betraktas inte som en möjlig medfinansieringskälla.

Footnote

1. Beslut om godkännande av användningen av enhetsbelopp och enhetskostnader inom Erasmus+-programmet 2021–2027.  https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/erasmus/guidance/ls-and-unit-cost-decision_erasmus_en.pdf . ↩ back

2. Därför begränsas intäkterna till de inkomster som genereras av projektet och finansiella bidrag som öronmärkts av givarna för att finansiera de bidragsberättigande kostnaderna. Vinsten (eller förlusten) enligt definitionen ovan är alltså skillnaden mellan 

   • det preliminärt godkända bidragsbeloppet och de inkomster som genereras av insatsen och
   • bidragsmottagarens bidragsberättigande kostnader. 

   Om verksamheten ger vinst ska den återkrävas. Det nationella programkontoret eller Eacea har rätt att kräva tillbaka den procentandel av vinsten som motsvarar unionens bidrag till bidragsmottagarens faktiska bidragsberättigande kostnader för att genomföra insatsen. Det kommer att göras kompletterande förtydliganden av beräkningen av vinst för insatser för vilka bidragen ges i form av en ersättning för en viss andel av de bidragsberättigande kostnaderna. ↩ back

3. För insatser som förvaltas av Eacea anges de närmare finansiella bestämmelserna i den förlaga till bidragsavtal som offentliggörs på EU-portalen för finansiering och anbud. ↩ back
4. Kommissionens beslut  av den 10 april 2019 om godkännande av användningen av enhetskostnader för personalkostnaderna för arbete som utförs av volontärer inom ramen för en insats eller ett arbetsprogram (C(2019)2646). ↩ back
5. Kommissionens beslut  av den 20 oktober 2020 om godkännande av användningen av enhetskostnader för personalkostnaderna för ägare av små och medelstora företag och bidragsmottagare som är fysiska personer som inte får lön för det arbete som de själva utför inom ramen för en insats eller ett arbetsprogram (C(2020)7115). ↩ back
6. Kommissionens beslut  av den 12 januari 2021 om godkännande av användningen av enhetskostnader för resor, logi och uppehälle inom ramen för en insats eller ett arbetsprogram inom ramen för den fleråriga budgetramen 2021–2027 (C(2021)35). ↩ back
7. I medlemsstaterna införlivar den nationella mervärdesskattelagstiftning momsdirektivet (direktiv 2006/112/EG.) ↩ back
8. Se artikel 13.1 i direktivet. ↩ back