Formy dofinansowania

Dofinansowanie może przyjąć następujące formy:

1. dotacja na mieszane koszty rzeczywiste:
   1. zwrot procentowej wartości faktycznie poniesionych kosztów podlegających zwrotowi: np. kosztów nadzwyczajnych dotyczących akcji w zakresie mobilności w ramach akcji kluczowej 1;
   2. zwrot na podstawie kosztów jednostkowych, obejmujących pewne szczególne kategorie kosztów kwalifikowalnych, które są jasno określone z góry poprzez odniesienie do stawki jednostkowej: np. wsparcia indywidualnego dotyczącego projektów mobilności w ramach akcji kluczowej 1;
2. wkłady ryczałtowe: Oznacza to zwrócenie w ramach dotacji ustalonej kwoty w oparciu o kwotę ryczałtową lub finansowanie niepowiązane z kosztami odnośnych operacji. Kwoty ryczałtowe oblicza się zgodnie z metodyką określoną w decyzji Komisji zezwalającej na stosowanie kwot ryczałtowych i wkładów jednostkowych w ramach programu Erasmus+ na lata 2021–2027¹ i z wykorzystaniem szczegółowej tabeli budżetowej/kalkulatora (o ile je udostępniono).
   Mogą to być:
   1. dotacje ryczałtowe oparte na budżecie: ich kwota zostanie ustalona przez organ przyznający dofinansowanie na podstawie szacunkowego budżetu projektu, wyniku oceny i stopy finansowania określonej w zaproszeniu (część B przewodnika). Szacunkowy budżet musi spełniać podstawowe warunki kwalifikowalności dotyczące unijnych dotacji na koszty rzeczywiste (w przypadku akcji zarządzanych przez EACEA, zob. art. 6 umowy o udzielenie dotacji opatrzonej przypisami)
   2. uprzednio ustalone dotacje ryczałtowe: ich kwotę uprzednio ustala organ przyznający dofinansowanie w zaproszeniu (część B przewodnika);
3. połączenie powyższych form.

Mechanizm finansowania stosowany w ramach programu Erasmus+ w większości przypadków zapewnia dofinansowanie w oparciu o zwrot na podstawie kosztów jednostkowych lub kwot ryczałtowych. Taka forma dofinansowania pomaga wnioskodawcom obliczyć w łatwy sposób kwotę dofinansowania, o które wnioskują, oraz ułatwia im opracowywanie realistycznych planów finansowych danego projektu.

Aby uzyskać informacje dotyczące form dofinansowania mających zastosowanie do poszczególnych pozycji finansowania w ramach poszczególnych akcji programu Erasmus+, o których mowa w niniejszym przewodniku, należy zapoznać się z opisem każdej akcji w części B „Jakie są zasady finansowania?”.

Zasada niedziałania wstecz

Żadna dotacja UE nie może zostać przyznana z mocą wsteczną na projekty już zakończone.

Dotacja UE może zostać przyznana na projekt, który już się rozpoczął, wyłącznie w przypadku, gdy wnioskodawca jest w stanie wykazać we wniosku dotyczącym projektu konieczność rozpoczęcia realizacji projektu przed podpisaniem umowy o udzielenie dotacji. W takich przypadkach koszty kwalifikujące się do finansowania nie mogły zostać poniesione przed dniem złożenia wniosku o udzielenie dotacji.

Jeżeli wnioskodawca rozpoczyna realizację projektu przed podpisaniem umowy o udzielenie dotacji, czyni to na własne ryzyko.

Wielokrotne złożenie wniosku

Wnioskodawcy mogą złożyć więcej niż jeden wniosek dotyczący różnych projektów w ramach tego samego zaproszenia (i uzyskać dla nich finansowanie). Organizacje mogą uczestniczyć w kilku wnioskach. 

W przypadku akcji zarządzanych przez Agencję Wykonawczą, jeżeli przedstawiono kilka wniosków dotyczących bardzo podobnych projektów, tylko jeden wniosek zostanie przyjęty i oceniony; wnioskodawcy zostaną poproszeni o wycofanie pozostałych wniosków (w przeciwnym razie wszystkie zostaną odrzucone).

Wnioski można zmieniać i składać ponownie do czasu upływu terminu na składanie wniosków.

Jeżeli chodzi o akcje zarządzane przez agencje narodowe, w przypadku wielokrotnego złożenia takiego samego wniosku do różnych agencji przez tego samego wnioskodawcę wszystkie wnioski zostaną odrzucone. W przypadku złożenia niemal takich samych lub podobnych wniosków do tej samej agencji lub różnych agencji przez tego samego lub innego wnioskodawcę wszystkie wnioski będą objęte oceną szczegółową i wszystkie mogą zostać odrzucone. 

Oryginalna treść i autorstwo

Wszystkie wnioski dotyczące projektów i akredytacji muszą zawierać oryginalną treść opracowaną przez wnioskodawcę lub inne organizacje wspólnie składające wniosek o udzielenie dotacji. Rozważając wykorzystanie narzędzi generatywnej sztucznej inteligencji (AI) do opracowaniu wniosku, wnioskodawcy powinni być świadomi możliwości popełnienia plagiatu i powinni zachować ostrożność, aby zapewnić adekwatność i poprawność wniosku, jego zgodność z przepisami dotyczącymi własności intelektualnej i z oryginalnymi treściami. Instytucje szkolnictwa wyższego składające wnioski o działania w zakresie mobilności międzynarodowej mogą angażować w opracowywanie swojego wniosku swoje partnerskie instytucje szkolnictwa wyższego z krajów niestowarzyszonych z Programem. Sporządzenia wniosku nie można zlecić odpłatnie – ani za innego rodzaju wynagrodzeniem – żadnej innej organizacji ani osobie zewnętrznej. Agencja narodowa może wykluczyć wnioskodawcę z procesu wyboru lub zakończyć przyznany projekt/akredytację w dowolnym momencie, jeżeli stwierdzi, że nie przestrzegano tych zasad. 

Zasada niełączenia dofinansowań

Jeden beneficjent może otrzymać na dany projekt tylko jedną dotację z budżetu UE. W żadnych okolicznościach te same koszty nie mogą być dwukrotnie finansowane z budżetu Unii.

Aby uniknąć ryzyka podwójnego finansowania, wnioskodawca musi wskazać źródła oraz kwoty każdego innego finansowania otrzymanego w danym roku lub każdego, o jakie w danym roku wnioskował, zarówno w odniesieniu do tego samego, jak i każdego innego projektu, m.in. dotacji na działalność. W przypadku akcji zarządzanych przez agencje narodowe zostanie to wskazane w formularzu wniosku. W przypadku akcji zarządzanych przez Agencję Wykonawczą zostanie to sprawdzone w oświadczeniu wnioskodawcy.

Niedochodowość

Dofinansowanie z budżetu Unii nie może mieć na celu wytwarzania zysku w ramach projektu realizowanego przez beneficjenta ani nie może skutkować takim zyskiem. Zysk definiuje się jako nadwyżkę obliczaną przy płatności salda końcowego, wpływy ponad kwalifikowalne koszty akcji, w przypadkach gdy wpływy są ograniczone do dotacji Unii i zysku wygenerowanego przez tę akcję² . Zasada niedochodowości nie ma zastosowania do:

• działań mających na celu poprawę zdolności finansowej beneficjenta lub działań generujących dochód w celu zapewnienia ich ciągłości po upływie okresu finansowania unijnego przewidzianego w umowie o udzielenie dotacji;
• wsparcia w celach naukowych, badawczych, szkoleniowych lub edukacyjnych wypłacanego osobom fizycznym lub innego wsparcia bezpośredniego wypłacanego osobom fizycznym najbardziej potrzebującym, takim jak bezrobotni i uchodźcy;
• działań realizowanych przez organizacje o charakterze niekomercyjnym;
• dotacji udzielonych w formie wkładów jednostkowych lub wkładów ryczałtowych;
• dotacji o niskiej wartości, definiowanych jako dotacje w wysokości do 60 000 EUR.

W przypadku wypracowania zysku Komisja jest uprawniona do odzyskania odsetka zysku odpowiadającego wkładowi Unii w koszty kwalifikowalne faktycznie poniesione przez beneficjenta w celu realizacji działania.

Do celów obliczania zysku osiągniętego z dofinansowania nie uwzględnia się współfinansowania w formie wkładów niepieniężnych.

Współfinansowanie

Dotacje wiążą się ze współfinansowaniem, co oznacza, że nie zapewniają one całości środków niezbędnych do realizacji danego działania. Współfinansowanie może pochodzić z zasobów własnych beneficjenta, dochodu wygenerowanego przez działanie lub wkładów finansowych bądź rzeczowych stron trzecich.

Jeżeli dotacji UE udziela się w formie kosztów jednostkowych, kwot ryczałtowych lub finansowania ryczałtowego – a ma to miejsce w przypadku większości akcji uwzględnionych w tym przewodniku – Komisja zapewnia przestrzeganie zasad niedochodowości i współfinansowania w odniesieniu do danej akcji jako całości z wyprzedzeniem, z chwilą, z którą określa ona stawki lub wartości procentowe jednostek, kwot ryczałtowych i finansowania według stawek zryczałtowanych. Ogólnie zakłada się poszanowanie zasad niedochodowości i współfinansowania, dlatego też wnioskodawcy nie muszą uzasadniać kosztów poniesionych w ramach realizacji projektu. .

Wypłata dofinansowania w oparciu o zwrot na podstawie kosztów jednostkowych, kwot ryczałtowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych pozostaje jednak bez uszczerbku dla prawa dostępu do dokumentacji ustawowej beneficjentów. Jeżeli kontrola lub audyt wykaże, że nie doszło do zdarzenia generującego koszt (np. działania w ramach projektu nie zostały zrealizowane w sposób ustalony na etapie składania wniosku, uczestnicy nie brali udziału w działaniach itp.) i że dokonano nienależnej płatności na rzecz beneficjenta z tytułu dofinansowania w oparciu o zwrot na podstawie kosztów jednostkowych, kwot ryczałtowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych, agencja narodowa lub Agencja Wykonawcza ma prawo do odzyskania nawet całej kwoty dofinansowania. Podobnie, jeżeli podjęte działania lub wygenerowane rezultaty nie są realizowane lub są realizowane w sposób niewłaściwy (w tym w przypadku nieprzestrzegania zobowiązań umownych), dofinansowanie może zostać zmniejszone, biorąc pod uwagę zakres, w jakim akcja została zakończona. Ponadto do celów statystycznych i celów monitorowania Komisja Europejska może przeprowadzić ankietę wśród próby beneficjentów, której celem jest ilościowe określenie faktycznych kosztów poniesionych w ramach projektów finansowanych w oparciu o zwrot na podstawie kosztów jednostkowych, kwot ryczałtowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych.

Koszty i wkłady kwalifikowane muszą spełniać warunki kwalifikowalności określone w umowie o udzielenie dotacji i wskazane poniżej³ :

Koszty kwalifikowalne – ogólne warunki

Koszty faktyczne/rzeczywiste muszą:

• zostać faktycznie poniesione przez beneficjenta;
• zostać poniesione w trakcie okresu realizacji projektu wskazanego w umowie o udzielenie dotacji, z wyjątkiem kosztów związanych ze sprawozdaniami końcowymi i świadectwami audytu, które mogą być poniesione później;
• zostać zadeklarowane w jednej z pozycji budżetu wskazanych w umowie o udzielenie dotacji;
• zostać poniesione w związku z akcją opisaną w umowie o udzielenie dotacji i muszą być niezbędne do realizacji tej akcji;
• być możliwe do określenia i zweryfikowania, w szczególności muszą być odnotowane w ewidencji księgowej beneficjenta i ustalane zgodnie ze stosownymi standardami rachunkowości kraju, w którym beneficjent ma siedzibę i zgodnie z jego zwykłą praktyką księgowania kosztów;
• być zgodne z wymogami mających zastosowanie przepisów podatkowych, przepisów prawa pracy i przepisów w dziedzinie zabezpieczenia społecznego;
• być racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami, w szczególności jeżeli chodzi o oszczędność i efektywność.

W przypadku kosztów i wkładów jednostkowych:

• zostać zadeklarowane w jednej z pozycji budżetu wskazanych w umowie o udzielenie dotacji;
  • jednostki muszą:
    • być rzeczywiście stosowane lub wytwarzane przez beneficjenta w okresie realizacji;
    • być niezbędne do realizacji działania; oraz
  • liczba jednostek musi być możliwa do zidentyfikowania i zweryfikowania oraz, w razie potrzeby, poparta zapisami i dokumentacją;

Wkłady ryczałtowe:

• muszą być zadeklarowane w ramach jednego z działań/pakietów prac wskazanych w umowie o udzielenie dotacji;
• praca musi być prawidłowo wykonana przez beneficjenta zgodnie z umową o udzielenie dotacji;
• rezultaty muszą być osiągnięte w okresie realizacji;

W przypadku akcji zarządzanych przez Agencję Wykonawczą i wykorzystujących model kwot ryczałtowych kwoty ryczałtowe zostaną ustalone przez organ przyznający dofinansowanie (EACEA) na podstawie szacunkowego budżetu projektu. Szczegółowe informacje można znaleźć w części B przewodnika. Ponadto:

• ponieważ szczegółowa tabela budżetowa jest podstawą ustalania kwot ryczałtowych na potrzeby dotacji (i ponieważ kwoty ryczałtowe muszą wiarygodnie zastępować koszty rzeczywiste projektu), przedstawione koszty muszą spełniać podstawowe warunki kwalifikowalności dotyczące unijnych dotacji na koszty rzeczywiste (zob. art. 6 umowy o udzielenie dotacji opatrzonej przypisami). Jest to szczególnie ważne w przypadku zakupów i podwykonawstwa, które muszą być zgodne z zasadą najlepszego stosunku ceny do jakości (lub, w stosownych przypadkach, najniższej ceny) i wolne od wszelkich konfliktów interesów. Jeżeli tabela budżetowa zawiera koszty niekwalifikowalne, dotacja może zostać zmniejszona (nawet na późniejszym etapie w trakcie realizacji projektu lub po jego zakończeniu);
• jeśli w szczegółowej tabeli budżetowej dotyczącej konkretnej akcji finansowanej za pomocą kwot ryczałtowych dozwolone są koszty jednostkowe pracy wolontariuszy⁴ , proszę zapoznać się z częścią B przewodnika. Koszty pracy wolontariuszy nie są klasyczną kategorią kosztów. Koszty nie występują, ponieważ wolontariusze pracują za darmo, ale mimo to mogą być dodane do budżetu w postaci ustalonego wcześniej kosztu jednostkowego (na wolontariusza) i w ten sposób umożliwić korzystanie z pracy wolontariuszy na rzecz projektu objętego dotacją (przez zwiększenie kwoty refundacji do 100% kosztów normalnych, czyli kategorii kosztów innych niż praca wolontariuszy). Więcej informacji można znaleźć w art. 6.2.A.5 umowy o udzielenie dotacji opatrzonej przypisami. ;
• jeśli w dotacji obejmującej kwoty ryczałtowe dozwolone są koszty jednostkowe właściciela MŚP/osoby fizycznej⁵ i można je przedstawić w szczegółowej tabeli budżetowej dotyczącej konkretnej akcji, proszę zapoznać się z częścią B przewodnika;
• w przypadku kosztów podróży i utrzymania w ramach dotacji obejmującej kwoty ryczałtowe proszę zastosować koszty jednostkowe podróży i utr zymania⁶
• jeśli dozwolone są koszty wsparcia finansowego osób trzecich i mogą zostać zawarte w szczegółowej tabeli budżetowej dotyczącej konkretnej akcji finansowanej za pomocą kwot ryczałtowych, proszę zapoznać się z częścią B przewodnika. Maksymalna kwota na osobę trzecią wynosi 60 000 EUR, chyba że określono inaczej w części B.
• Jeżeli istnieje szczególny system dotyczący kosztów sprzętu, proszę zapoznać się z częścią B;
• koszty komunikacji związane z prezentacją projektu na stronach internetowych uczestników lub kontach w mediach społecznościowych są kwalifikowalne; koszty odrębnych stron internetowych projektów nie są kwalifikowalne.

Koszty kwalifikowalne – warunki szczegółowe

Kwalifikowalne koszty faktyczne/rzeczywiste mogą być bezpośrednie lub pośrednie.

Koszty bezpośrednie

Kwalifikowalne koszty bezpośrednie to szczególne koszty bezpośrednio związane z realizacją akcji, które w związku z tym można zaksięgować bezpośrednio na tę akcję. Wykaz kategorii budżetu podlegających zwrotowi jako koszty rzeczywiste zawarto w części B przewodnika. 

Wewnętrzne praktyki księgowe i procedury kontroli beneficjenta muszą umożliwiać bezpośrednie uzgodnienie kosztów i przychodów wykazywanych w związku z projektem z odpowiadającymi im zapisami i dokumentami potwierdzającymi.

Podatek od wartości dodanej (VAT)

Podatek od wartości dodanej (VAT) niepodlegający odliczeniu ani zwrotowi na podstawie mających zastosowanie przepisów krajowych dotyczących jest kwalifikowalny⁷ . Jedyny wyjątek dotyczy działań lub transakcji, których krajowe, regionalne i lokalne organy władzy i inne organy publiczne dokonują jako organy władzy publicznej⁸ . Dyrektywa VAT nie ma zastosowania do krajów spoza UE. Organizacje z państw trzecich niestowarzyszonych z Programem mogą być zwolnione z podatków (w tym VAT), ceł i opłat, jeśli została podpisana umowa pomiędzy Komisją Europejską a państwem trzecim niestowarzyszonym z Programem, w którym organizacja jest ustanowiona.

Kwalifikowalne koszty pośrednie

Koszty pośrednie to koszty, które nie są bezpośrednio związane z realizacją działania i w związku z tym nie można ich bezpośrednio przypisać do tego działania.

W przypadku projektów w zakresie mobilności osób pracujących z młodzieżą (informacje szczegółowe dotyczące zasad finansowania Akcji można znaleźć w części B przewodnika) kwota zryczałtowana nieprzekraczająca 7% kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich projektu kwalifikuje się jako koszty pośrednie stanowiące ogólne koszty administracyjne beneficjenta, które nie zostały już pokryte w ramach kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich (np. rachunki za energię lub internet, koszty związane z wynajmem lokalu itp.), ale które mogą zostać poniesione w związku z projektem.

Koszty pośrednie nie mogą obejmować kosztów zaksięgowanych w ramach innej linii budżetowej. Koszty pośrednie nie są kwalifikowalne, jeżeli beneficjent otrzymuje już dotację na działalność z budżetu Unii (na przykład w ramach zaproszenia do składania wniosków dotyczących współpracy społeczeństwa obywatelskiego w ramach programu Erasmus+).

Koszty niekwalifikowalne

Następujących kosztów nie uważa się za kwalifikowalne:

• koszty lub wkłady, które nie spełniają warunków określonych w części B przewodnika;
• koszty związane ze zwrotem z kapitału i dywidendy wypłacane przez beneficjenta;
• zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia;
• rezerwy na straty lub spłatę długów;
• należne odsetki;
• straty wynikające z różnic kursowych;
• opłaty bankowe pobierane przez bank beneficjenta z tytułu realizacji przelewów od organu przyznającego dofinansowanie;
• nadmierne lub nieuzasadnione wydatki;
• VAT podlegający odliczeniu lub zwrotowi (w tym VAT zapłacony przez podmioty publiczne działające jako organy publiczne) (zob. powyższy akapit dotyczący podatku od wartości dodanej);
• poniesione koszty lub wkłady na rzecz działań realizowanych w trakcie zawieszenia umowy o udzielenie dotacji;
• wkłady rzeczowe wnoszone przez osoby trzecie;
• koszty lub wkłady zadeklarowane przez beneficjenta w ramach innych dotacji UE (lub dotacji udzielanych przez inne państwo członkowskie UE, państwo spoza UE lub inny organ wykonujący budżet UE), z wyjątkiem następujących przypadków:
  • jeżeli dotacja na akcję jest połączona z dotacją na działalność obowiązującą w tym samym okresie, a beneficjent może wykazać, że dotacja na działalność nie pokrywa żadnych (bezpośrednich ani pośrednich) kosztów dotacji na akcję;
• koszty lub wkłady dotyczące pracowników administracji krajowej (lub regionalnej/lokalnej), w odniesieniu do działań, które są częścią normalnej działalności administracji (tj. podejmowanej nie tylko ze względu na dotację);
• koszty lub wkłady (w szczególności koszty podróży i utrzymania) dotyczące pracowników lub przedstawicieli instytucji, organów lub agencji UE;
• w przypadku wynajmowania lub leasingu sprzętu koszty każdej opcji wykupu na koniec okresu leasingu lub najmu;
• koszty otwarcia i prowadzenia rachunków bankowych (w tym koszty przelewów z – lub do – agencji narodowej pobierane przez bank beneficjenta).

Źródła finansowania

Wnioskodawca musi wskazać w formularzu wniosku wkład pochodzący ze źródeł innych niż dotacja UE. Współfinansowanie może mieć np. formę środków własnych beneficjenta lub wkładów finansowych osób trzecich. Jeżeli w chwili sporządzania sprawozdania końcowego i wniosku o płatność salda końcowego okaże się, że wystąpiła nadwyżka dochodu, proszę zapoznać się z powyższymi sekcjami dotyczącymi niedochodowości i współfinansowania.

Wkładów niepieniężnych od osób trzecich nie uznaje się za możliwe źródło współfinansowania.

Footnote

1. Decyzja zezwalająca na stosowanie kwot ryczałtowych i wkładów jednostkowych w ramach programu Erasmus+ na lata 2021–2027:  https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/erasmus/guidance/ls-and-unit-cost-decision_erasmus_en.pdf ↩ back
2. W tym celu wpływy ograniczone są do dochodu generowanego przez projekt oraz wkładów finansowych przeznaczonych przez darczyńców konkretnie na finansowanie kosztów kwalifikowalnych. Zysk (lub strata) zgodnie z powyższą definicją jest zatem różnicą między: tymczasowo przyjętą kwotą dofinansowania, dochodem generowanym przez działanie a  kosztami kwalifikowalnymi poniesionymi przez beneficjenta. Ponadto w każdym przypadku, w którym osiągnięty zostanie zysk, zostanie on odzyskany. Agencja narodowa lub Agencja Wykonawcza są uprawnione do odzyskania odsetka od zysku odpowiadającego wkładowi Unii w koszty kwalifikowalne faktycznie poniesione przez beneficjenta w celu realizacji działania. Dalsze wyjaśnienia dotyczące obliczania zysku zostaną udostępnione w odniesieniu do tych akcji, w przypadku których dofinansowanie przyjmuje formę zwrotu określonej części kosztów kwalifikowalnych. ↩ back
3. Jeżeli chodzi o akcje, którymi zarządza Agencja Wykonawcza, szczegółowe obowiązujące przepisy finansowe przedstawiono we wzorze umowy o udzielenie dotacji opublikowanej w portalu „EU Funding & Tenders”. ↩ back
4. Decyzja  Komisji z dnia 10 kwietnia 2019 r. zezwalająca na stosowanie kosztów jednostkowych na potrzeby deklarowania kosztów personelu w odniesieniu do pracy wykonywanej przez wolontariuszy w ramach działania lub programu prac (C(2019)2646). ↩ back
5. Decyzja  Komisji z dnia 20 października 2020 r. zezwalająca na stosowanie kosztów jednostkowych w odniesieniu do kosztów personelu właścicieli małych i średnich przedsiębiorstw oraz beneficjentów, którzy są osobami fizycznymi nieotrzymującymi wynagrodzenia za pracę wykonaną przez nich w ramach działania lub programu prac (C(2020) 7115). ↩ back
6. Decyzja  Komisji z dnia 12 stycznia 2021 r. zezwalająca na stosowanie kosztów jednostkowych na pokrycie kosztów podróży, zakwaterowania i pobytu w ramach programu działań lub prac objętego wieloletnimi ramami finansowymi na lata 2021–2027 (C(2021) 35). ↩ back
7. W państwach członkowskich dyrektywa 2006/112/WE w sprawie VAT została przełożona na krajowe przepisy dotyczące VAT. ↩ back
8. Zob. art. 13 ust. 1 dyrektywy. ↩ back