Types de subventions

Les subventions peuvent revêtir les formes suivantes:

1. la subvention à coûts réels mixtes:
   1. le remboursement d’un pourcentage des coûts remboursables réellement engagés: par exemple, les frais exceptionnels au titre des actions de mobilité relevant de l’action clé nº 1;
   2. le remboursement sur la base des coûts unitaires qui couvrent certaines catégories spécifiques de coûts éligibles clairement déterminés à l’avance par référence à un montant par unité: par exemple la contribution aux frais de séjour dans le cadre des projets de mobilité relevant de l’action clé nº 1;
2. la contribution forfaitaire: Cela signifie que le montant accordé sera fixe, sur la base d’un montant forfaitaire ou d’un financement non lié aux coûts. Les montants forfaitaires sont calculés conformément à la méthodologie définie dans la décision de la Commission autorisant le recours aux montants forfaitaires et aux coûts unitaires au titre du programme Erasmus+ 2021-2027¹ et à l’aide du tableau budgétaire détaillé/du calculateur fourni (le cas échéant). Il pourra s’agir:
   1. de subventions forfaitaires fondées sur le budget: le montant sera fixé par l’autorité chargée de l’octroi sur la base du budget prévisionnel du projet, du résultat de l’évaluation et d’un taux de financement déterminé dans l’appel (partie B du présent guide).  Le budget prévisionnel doit être conforme aux conditions d’éligibilité de base pour les subventions à coûts réels de l’UE (pour les actions gérées par l’EACEA, voir l’article 6 de la convention de subvention annotée);
   2. d’allocations forfaitaires fixées au préalable: le montant est fixé au préalable par l’autorité chargé de l’octroi dans l’appel (partie B du présent guide);
3. une combinaison des subventions susmentionnées.

Le mécanisme de financement appliqué au titre du programme Erasmus+ octroie, la plupart du temps, des subventions fondées sur le remboursement sur la base des coûts unitaires ou des montants forfaitaires. Ces types de subventions permettent aux candidats de calculer facilement le montant de la subvention demandée et contribuent à une planification financière réaliste du projet.

Pour savoir quel type de subvention est appliqué à chaque élément de financement au titre des différentes actions Erasmus+ couvertes par le présent guide, reportez-vous à la description de chaque action de la partie B, section «Quelles sont les règles de financement?».

Non-rétroactivité

Les subventions européennes ne peuvent pas être attribuées rétroactivement à des projets déjà terminés.

Une subvention européenne ne peut être octroyée à un projet déjà entamé que dans le cas où le candidat, dans la proposition de projet, peut établir la nécessité de démarrer le projet avant la signature de la convention de subvention. Dans ce cas, les coûts pouvant prétendre à un financement ne doivent pas être intervenus avant la date de soumission de la demande de subvention.

Le candidat qui démarre le projet avant la signature de la convention de subvention le fait à ses propres risques.

Soumissions multiples

Les candidats peuvent soumettre plusieurs propositions pour différents projets dans le cadre d’un même appel (et bénéficier d’un financement pour ces propositions). Les organisations peuvent participer à plusieurs propositions. 

Pour les actions gérées par l’Agence exécutive, s’il y a plusieurs propositions pour des projets très similaires, une seule proposition sera acceptée et évaluée; les candidats seront invités à retirer les autres (ou elles seront rejetées).

Les propositions peuvent être modifiées et soumises à nouveau jusqu’à la date limite de soumission.

Pour les actions gérées par les agences nationales, en cas de soumissions multiples de la même candidature par le même candidat auprès de différentes agences, toutes les candidatures seront rejetées. Si des candidatures presque identiques ou similaires sont soumises par le même candidat auprès de la même agence ou de différentes agences, elles seront toutes soumises à une évaluation spécifique et pourront toutes être rejetées. 

Contenu original et identification de l’auteur

Le contenu original de toutes les demandes de projets et d’accréditations doit être rédigé par le candidat ou d’autres organisations déposant une demande conjointe de subvention. S’il est envisagé d’utiliser des outils d’intelligence artificielle (IA) générative pour la préparation de la candidature, les candidats doivent être conscients du risque de plagiat et veiller rigoureusement à la pertinence et à l’exactitude de la candidature, ainsi qu’à sa conformité avec la réglementation en matière de propriété intellectuelle et les règles relatives au contenu original. Les établissements d’enseignement supérieur soumettant une candidature pour des activités de mobilité internationale peuvent associer à la rédaction de leur candidature leurs établissements d’enseignement supérieur partenaires issus de pays non associés au programme. Aucune autre organisation ou personne externe ne peut être rémunérée ou indemnisée de quelque manière pour la rédaction de la demande. L’agence nationale peut à tout moment exclure le candidat du processus de sélection ou mettre fin à un projet/une accréditation attribués si elle établit que ces règles n’ont pas été respectées. 

Financement non cumulatif

Chaque projet ne peut donner lieu à l’octroi que d’une seule subvention à la charge du budget en faveur d’un même bénéficiaire. Les mêmes coûts ne peuvent en aucun cas être financés deux fois par le budget de l’Union.

Pour éviter tout risque de double financement, le candidat doit indiquer les sources et les montants de tout autre financement qu’il a reçu ou pour lequel il a posé sa candidature au cours de la même année, qu’il s’agisse du même projet ou d’un autre, y compris les subventions de fonctionnement. Pour les actions gérées par les agences nationales, cela sera indiqué dans le formulaire de candidature. Pour les actions gérées par l’Agence exécutive, cela sera vérifié au moyen de la déclaration sur l’honneur.

Non-profit

Une subvention financée sur le budget de l’Union ne doit pas avoir pour finalité ou effet de produire un profit dans le cadre du projet réalisé par le bénéficiaire. Le profit est défini comme l’excédent calculé lors du paiement du solde, des recettes sur les coûts admissibles de l’action, lorsque les recettes sont limitées à la subvention de l’Union et aux recettes générées par cette action² . Le principe de non-profit ne s’applique pas:

• aux actions ayant pour objet de renforcer la capacité financière du bénéficiaire ou aux actions qui génèrent un revenu permettant d’assurer leur continuité après la période de financement de l’Union prévue dans la convention de subvention;
• aux aides versées à des personnes physiques à des fins d’études, de recherche, de formation ou d’éducation, ou aux autres aides directes versées aux personnes physiques qui en ont un besoin pressant, comme les chômeurs et les réfugiés;
• aux actions mises en œuvre par des organisations à but non lucratif;
• aux subventions octroyées sous la forme d’une contribution unitaire ou forfaitaire;
• aux subventions de faible valeur, définies comme des subventions d’un montant inférieur ou égal à 60 000 EUR.

Lorsqu’un profit est réalisé, la Commission est autorisée à recouvrer le pourcentage du profit correspondant à la contribution de l’Union aux coûts éligibles réellement exposés par le bénéficiaire lors de la réalisation de l’action.

Le cofinancement sous forme de contributions en nature ne sera pas pris en compte pour calculer le profit généré.

Cofinancement

Les subventions s’inscrivent dans le cadre d’un cofinancement. Par conséquent, les ressources nécessaires pour réaliser l’action ne seront pas intégralement fournies par la subvention. Le cofinancement peut être fourni sous la forme des ressources propres du bénéficiaire, du revenu généré par l’action ou de contributions financières ou en nature provenant de tiers.

Lorsque la subvention européenne prend la forme d’un coût unitaire, d’un montant forfaitaire ou d’un financement à taux forfaitaire (ce qui est le cas de la plupart des actions couvertes dans ce guide), les principes de non-profit et de cofinancement sont assurés préalablement par la Commission pour l’ensemble de l’action au moment où elle définit les taux ou pourcentages de ces unités, montants forfaitaires et taux forfaitaires. Le respect des principes de non-profit et de cofinancement est généralement présumé, de sorte que les candidats ne sont pas tenus de justifier les coûts exposés au titre du projet. .

Cependant, le versement de la subvention sur la base du remboursement en fonction des coûts unitaires, des montants forfaitaires ou d’un financement à taux forfaitaire se fait sans préjudice du droit d’accès aux dossiers réglementaires des bénéficiaires. Lorsqu’un contrôle ou un audit révèle que l’événement générateur n’a pas eu lieu (activités du projet non réalisées telles qu’approuvées au stade de la candidature, participants ne prenant pas part aux activités, etc.) et que le bénéficiaire a indûment perçu un paiement au titre d’une subvention fondée sur le remboursement en fonction des contributions aux coûts unitaires, des montants forfaitaires ou un financement à taux forfaitaire, l’agence nationale ou l’Agence exécutive a le droit de récupérer le montant de la subvention. De même, si les activités ou les productions ne sont pas réalisées ou qu’elles le sont de manière insatisfaisante (y compris en cas de non-respect d’une obligation contractuelle), la subvention pourra être réduite, en tenant compte de l’état d’achèvement de l’action. En outre, la Commission européenne peut, à des fins statistiques et de surveillance, réaliser des enquêtes sur des échantillons de bénéficiaires, en vue de quantifier les coûts réels exposés dans le cadre de projets financés sur la base du remboursement en fonction des contributions aux coûts unitaires, de montants forfaitaires ou d’un financement à taux forfaitaire.

Pour être éligibles, les coûts et la contribution doivent remplir les conditions d’éligibilité définies dans la convention de subvention et indiquées ci-dessous³ :

Coûts éligibles – Conditions générales

Pour les coûts réels/effectifs:

• ils doivent être réellement exposés par le bénéficiaire;
• ils doivent être exposés pendant la période de mise en œuvre définie dans la convention de subvention, à l’exception des coûts relatifs aux rapports finaux et aux certificats d’audit, qui peuvent être exposés ultérieurement;
• ils doivent être déclarés dans l’une des catégories budgétaires prévues dans la convention de subvention;
• ils doivent être exposés en relation avec l’action telle que décrite dans la convention de subvention et être nécessaires à son exécution;
• ils doivent être identifiables et vérifiables et, notamment, être inscrits dans la comptabilité du bénéficiaire et déterminés conformément aux normes comptables applicables du pays dans lequel le bénéficiaire est établi et aux pratiques habituelles du bénéficiaire en matière de comptabilité analytique;
• ils doivent être conformes aux exigences en matière de fiscalité, de droit du travail et de sécurité sociale applicables;
• ils sont raisonnables, justifiés et respectent le principe de bonne gestion financière, notamment en ce qui concerne l’économie et l’efficience.

Pour les coûts unitaires et les contributions:

• ils doivent être déclarés dans l’une des catégories budgétaires prévues dans la convention de subvention;

  • les unités doivent:

    • être effectivement utilisées ou produites par le bénéficiaire au cours de la période de mise en œuvre;
    • être nécessaires à la mise en œuvre de l’action; et

  • le nombre d’unités doit être identifiable et vérifiable, et, le cas échéant, étayé par les pièces et documents spécifiés dans la présente annexe.

Pour les contributions forfaitaires:

• elles doivent être déclarées dans l’un des modules d’activité/de travail prévus dans la convention de subvention;
• les travaux doivent être correctement mis en œuvre par le bénéficiaire conformément à la convention de subvention;
• les éléments livrables/résultats doivent être obtenus au cours de la période de mise en œuvre.

Pour les actions gérées par l’Agence exécutive et qui suivent un modèle de financement forfaitaire, le montant forfaitaire sera fixé par l’autorité chargée de l’octroi (EACEA) sur la base du budget estimé pour le projet. Des précisions sont fournies dans la partie B du présent guide. En outre:

• étant donné que le tableau budgétaire détaillé sert de base à la fixation des montants forfaitaires pour les subventions (et que les montants forfaitaires doivent être des approximations fiables des coûts réels d’un projet), les coûts inclus doivent respecter les conditions d’éligibilité de base pour les subventions à coûts réels de l’UE (voir l’article 6 de la convention de subvention annotée). Cela est particulièrement important pour les achats et la sous-traitance, qui doivent assurer le meilleur rapport qualité-prix (ou, le cas échéant, le prix le plus bas) et être exempts de tout conflit d’intérêts. Si le tableau budgétaire contient des coûts inéligibles, la subvention peut être réduite (même ultérieurement au cours de la mise en œuvre du projet ou après cette dernière);
• si les coûts unitaires pour les bénévoles⁴ peuvent être inclus dans le tableau budgétaire détaillé pour une action à montant forfaitaire concret, veuillez vérifier la partie B du présent guide. Les coûts pour les bénévoles ne constituent pas une catégorie de coûts classique. Il n’y a pas de coûts, car les bénévoles travaillent gratuitement, mais il est néanmoins possible d’ajouter au budget un coût unitaire fixé au préalable (par bénévole), ce qui vous permet de prendre en considération le travail des bénévoles aux fins de la subvention (en augmentant le montant du remboursement jusqu’à 100 % des coûts normaux, c’est-à-dire des catégories de coûts autres que celles relatives aux bénévoles). De plus amples informations sont disponibles à l’article 6, paragraphe 2, point a), tiret 5, de la convention de subvention annotée; ;
• si les coûts unitaires pour les propriétaires de PME/les personnes physiques⁵ peuvent être inclus dans le tableau budgétaire détaillé pour une action à montant forfaitaire concret, veuillez vérifier la partie B;
• si les frais de voyage et de séjour peuvent être inclus dans la subvention forfaitaire, veuillez utiliser les coûts unitaires pour les frais de voyage et de séjour⁶ ;
• si les coûts pour le soutien financier à des tiers sont autorisés et peuvent être inclus dans le tableau budgétaire détaillé pour une action à montant forfaitaire concret, veuillez vérifier la partie B. Le montant maximal par tiers s’élève à 60 000 EUR, sauf indication contraire dans la partie B;
• s’il existe un régime spécifique pour les frais d’équipement, veuillez vérifier la partie B;
• les frais de communication pour la présentation du projet sur les sites web ou les comptes de médias sociaux des participants sont éligibles; les coûts relatifs aux sites web de projets distincts ne sont pas éligibles.

Coûts éligibles – Conditions spécifiques

Les coûts éligibles réels/effectifs peuvent être directs ou indirects.

Coûts directs

Les coûts directs éligibles sont des coûts spécifiques directement liés à la réalisation de l’action et pouvant donc faire l’objet d’une imputation directe. Veuillez vous référer à la partie B du présent guide pour les catégories budgétaires remboursées en tant que coûts réels. 

Les procédures de comptabilité et de contrôle internes du bénéficiaire doivent permettre un rapprochement direct des coûts et des recettes déclarés au titre du projet avec les états comptables et les pièces justificatives correspondants.

Taxe sur la valeur ajoutée (TVA)

La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) non déductible et non remboursable en vertu de la législation nationale applicable en matière de TVA est éligible⁷ . La seule exception concerne les activités ou opérations auxquelles des États, des autorités publiques régionales et locales et d’autres organismes publics prennent part en tant qu’autorités publiques⁸ . La directive en matière de TVA ne s’applique pas aux pays tiers. Les organisations de pays tiers non associés au programme peuvent être exemptées des taxes (dont la TVA), des droits et des redevances si un accord a été signé entre la Commission européenne et le pays tiers non associé au programme dans lequel l’organisation est établie.

Coûts indirects éligibles

Les coûts indirects sont les coûts qui ne sont pas directement liés à l’exécution de l’action et ne peuvent donc lui être directement attribués.

Pour les projets de mobilité des animateurs socio-éducatifs (pour plus de détails sur les règles de financement des actions, reportez-vous à la partie B de ce guide), un montant forfaitaire plafonné à 7 % des coûts directs éligibles du projet est éligible au titre des coûts indirects. Il représente les coûts administratifs généraux du bénéficiaire n’étant pas déjà couverts par les coûts directs éligibles (électricité, internet, coûts des locaux, etc.), mais pouvant être considérés comme imputables au projet.

Les coûts indirects ne peuvent inclure des coûts imputés à une autre catégorie budgétaire. Les coûts indirects ne sont pas éligibles lorsque le bénéficiaire perçoit déjà une subvention de fonctionnement au titre du budget de l’Union (par exemple, dans le cadre de l’appel à propositions relatif à la coopération de la société civile au titre du programme Erasmus+).

Coûts non éligibles

Les coûts suivants ne sont pas considérés comme éligibles:

• les coûts ou contributions qui ne remplissent pas les conditions fixées dans la partie B du présent guide;
• les coûts de rémunération du capital et les dividendes versés par un bénéficiaire;
• les charges de la dette et du service de la dette;
• les provisions pour pertes ou dettes;
• les intérêts débiteurs;
• les pertes de change;
• les frais bancaires facturés par la banque du bénéficiaire pour les virements effectués par l’autorité chargée de l’octroi;
• les dépenses démesurées ou inconsidérées;
• la TVA déductible ou remboursable (y compris la TVA payée par des organismes publics agissant en tant qu’autorité publique) (voir paragraphe ci-dessus concernant la taxe sur la valeur ajoutée);
• les coûts exposés ou les contributions aux activités mises en œuvre pendant la période de suspension de la convention de subvention;
• les contributions en nature de tiers;
• les coûts ou contributions déclarés par le bénéficiaire au titre d’autres subventions de l’UE (ou de subventions accordées par un État membre de l’UE, un pays tiers ou un autre organisme exécutant le budget de l’UE), sauf dans les cas suivants:
  • si la subvention à l’action est combinée à une subvention de fonctionnement débutant au cours de la même période et si le bénéficiaire peut démontrer que la subvention de fonctionnement ne couvre aucun coût (direct ou indirect) de la subvention à l’action;
• les coûts ou contributions liés au personnel d’une administration nationale (ou régionale/locale), pour des activités qui font partie des activités normales de l’administration (c’est-à-dire qui ne sont pas entreprises dans le cadre de la subvention uniquement);
• les coûts ou contributions (en particulier de voyage et de séjour) liés au personnel ou aux représentants des institutions, organes ou agences de l’UE;
• dans le cas d’une location ou d’un crédit-bail d’équipement, le coût du rachat éventuel au terme de la période de location ou de crédit-bail;
• les frais d’ouverture et de gestion de comptes bancaires (y compris les coûts des transferts depuis/vers l’agence nationale imputés par la banque du bénéficiaire).

Sources de financement

Le candidat doit indiquer dans le formulaire de candidature la contribution de sources autres que la subvention européenne. Le cofinancement peut prendre la forme, par exemple, de ressources propres du bénéficiaire ou de contributions financières de tiers. Si, au moment du rapport final et de la demande de paiement du solde, il apparaît que les recettes sont supérieures, veuillez vous reporter aux sections ci-dessus concernant le principe de non-profit et le cofinancement.

Les contributions en nature en provenance de tiers ne sont pas considérées comme une source possible de cofinancement.

Footnote

1. Décision autorisant le recours aux montants forfaitaires et aux coûts unitaires au titre du programme Erasmus+ 2021-2027:  https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/erasmus/guidance/ls-and-unit-cost-decision_erasmus_en.pdf ↩ back
2. À cette fin, les recettes sont limitées aux recettes générées par le projet, ainsi qu’aux contributions financières spécifiquement affectées par des donateurs au financement des coûts éligibles. Le profit (ou la perte) au sens donné ci-dessus est donc la différence entre: le montant provisoirement accepté de la subvention et les recettes générées par l’action; et  les coûts éligibles exposés par le bénéficiaire. En outre, tout profit réalisé est récupéré. L’agence nationale ou l’Agence exécutive est autorisée à récupérer le pourcentage du profit correspondant à la contribution de l’Union aux coûts éligibles réellement exposés par le bénéficiaire pour mener à bien l’action. Des explications complémentaires concernant le calcul du profit seront fournies pour les actions pour lesquelles les subventions prennent la forme d’un remboursement d’une partie déterminée des coûts éligibles. ↩ back
3. Pour les actions gérées par l’agence exécutive, les dispositions financières détaillées applicables sont présentées dans le modèle de convention de subvention publié sur le portail pour les financements et les appels d’offres. ↩ back
4. Décision  de la Commission du 10 avril 2019 autorisant l’utilisation de coûts unitaires pour déclarer les coûts de personnel pour les travaux effectués par des bénévoles dans le cadre d’une action ou d’un programme de travail [C(2019) 2646]. ↩ back
5. Décision  de la Commission du 20 octobre 2020 autorisant l’utilisation de coûts unitaires pour les coûts de personnel des propriétaires de petites et moyennes entreprises et des bénéficiaires qui sont des personnes physiques ne percevant pas de salaire pour les travaux qu’elles ont effectués elles-mêmes dans le cadre d’une action ou d’un programme de travail [C(2020) 7115]. ↩ back
6. Décision de la Commission du 12 janvier 2021 autorisant l’utilisation de coûts unitaires pour les frais de voyage, d’hébergement et de séjour dans le cadre d’une action ou d’un programme de travail relevant du cadre financier pluriannuel 2021-2027 [C(2021) 35]. ↩ back
7. La législation nationale des États membres en matière de TVA transpose la directive 2006/112/CE. ↩ back
8. Voir l’article 13, paragraphe 1, de la directive. ↩ back