Oblici bespovratnih sredstava

Bespovratna sredstva mogu biti u sljedećem obliku:

1. mješovita bespovratna sredstva za stvarne troškove:
   1. nadoknada postotka stvarno nastalih nadoknadivih rashoda: npr. izvanredni troškovi u okviru aktivnosti mobilnost ključne aktivnosti 1
   2. nadoknada na temelju jediničnih troškova, koji obuhvaćaju određene posebne kategorije prihvatljivih troškova koje su unaprijed jasno utvrđene upućivanjem na iznos po jedinici: npr. pojedinačna potpora u okviru projekata mobilnosti ključne aktivnosti 1

2. Jednokratni doprinosi: To znači da će bespovratna sredstva nadoknaditi fiksni iznos na temelju jednokratnog iznosa ili financiranja koje nije povezano s troškovima. Jednokratni iznos izračunava se u skladu s metodologijom utvrđenom u Komisijinoj Odluci o odobravanju korištenja jednokratnih iznosa i jediničnih troškova u okviru programa Erasmus+ 2021. – 2027.¹ i uz pomoć priložene detaljne proračunske tablice / kalkulatora (ako postoji).
   To mogu biti:

   1. bespovratna sredstva u obliku jednokratnih iznosa na temelju proračuna: iznos će odrediti tijelo koje dodjeljuje bespovratna sredstva na temelju procijenjenog proračuna projekta, rezultata ocjenjivanja i stope financiranja određene u pozivu (dio B ovog vodiča);  predviđeni proračun mora biti u skladu s osnovnim uvjetima prihvatljivosti za bespovratna sredstva EU-a za stvarne troškove (za aktivnosti kojima upravlja EACEA, vidjeti ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava s objašnjenjima, članak 6.)
   2. unaprijed određena bespovratna sredstva u obliku jednokratnog iznosa: tijelo koje dodjeljuje bespovratna sredstva unaprijed određuje iznos u pozivu (dio B ovog vodiča)
3. kombinacija navedenoga.

Mehanizam financiranja koji se primjenjuje u okviru programa Erasmus+ u većini slučajeva osigurava bespovratna sredstva na osnovi naknade na temelju jediničnih troškova ili jednokratnih iznosa. Te vrste bespovratnih sredstava pomažu prijaviteljima da jednostavno izračunaju zatraženi iznos bespovratnih sredstava i olakšavaju realno financijsko planiranje projekta.

Kako biste saznali koja se vrsta bespovratnih sredstava primjenjuje na svaku stavku financiranja u okviru svake aktivnosti programa Erasmus+ obuhvaćene ovim vodičem, pogledajte opis svake aktivnosti odjeljku „Koja su pravila financiranja?” u dijelu B.

Načela koja se primjenjuju na bespovratna sredstva EU-a

Zabrana retroaktivnosti

Bespovratna sredstva EU-a ne mogu se dodijeliti retroaktivno za projekte koji su već dovršeni.

Bespovratna sredstva EU-a mogu se dodijeliti za projekt koji je već započeo samo ako prijavitelj u projektnom prijedlogu može dokazati da je bilo potrebno započeti projekt prije potpisivanja ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. U tim slučajevima troškovi prihvatljivi za financiranje ne smiju nastati prije datuma podnošenja zahtjeva za bespovratna sredstva.

Ako prijavitelj započne s provedbom projekta prije potpisivanja ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, čini to na vlastiti rizik.

Višestruko podnošenje prijave

Prijavitelji mogu prijaviti više prijedloga za različite projekte u okviru istog poziva (i primiti financijska sredstva za njih). Organizacije mogu sudjelovati u više prijedloga. 

Međutim, ako se prijavi nekoliko prijedloga za vrlo slične projekte, prihvatit će se i ocijeniti samo jedan, a od prijavitelja će se tražiti da druge povuku (ili će biti odbijen).

Prijedlozi se mogu izmijeniti i ponovno prijaviti do roka za podnošenje prijava.

Kad je riječ o aktivnostima kojima upravljaju nacionalne agencije, ako isti prijavitelj više puta podnese istu prijavu različitim agencijama, sve će prijave biti odbijene. Ako isti ili različiti prijavitelj podnese gotovo iste ili vrlo slične prijave istoj agenciji ili različitim agencijama, one će biti posebno ocijenjene te sve mogu biti odbijene. 

Originalan sadržaj i autorstvo

Sve prijave za projekte i akreditacije moraju sadržavati izvorni sadržaj čiji je autor prijavitelj ili druge organizacije koje zajednički podnose zahtjev za bespovratna sredstva. Ako prijavitelji za pripremu prijave namjeravaju koristiti generativnu umjetnu inteligenciju (UI), trebali bi imati na umu da postoji rizik od plagiranja i temeljito provjeriti je li prijava primjerena i točna, je li u skladu s propisima o intelektualnom vlasništvu i je li njezin sadržaj izvoran. Visoka učilišta koja prijavljuju aktivnosti međunarodne mobilnosti mogu u sastavljanje prijave uključiti i svoja partnerska visoka učilišta iz zemalja koje nisu pridružene programu. Ni jedna druga organizacija ni vanjske osobe ne mogu biti plaćene niti primiti drugu naknadu za sastavljanje prijave. Nacionalna agencija može u bilo kojem trenutku isključiti prijavitelja iz postupka odabira ili prekinuti projekt za koji su dodijeljena sredstva / opozvati akreditaciju ako utvrdi da se ta pravila nisu poštovala. 

Zabrana kumulativne dodjele

Jedan korisnik može za određeni projekt dobiti bespovratna sredstva iz proračuna samo jednom. Isti se troškovi ni u kojim okolnostima ne smiju dvaput financirati iz proračuna Unije.

Kako bi se izbjegao rizik od dvostrukog financiranja, prijavitelj mora navesti izvore i iznose svih drugih sredstava koje je primio ili zatražio u toj godini, bilo za isti ili neki drugi projekt, uključujući operativna bespovratna sredstva. Za mjere kojima upravljaju nacionalne agencije to će biti navedeno u prijavnom obrascu. Za aktivnosti kojima upravlja Izvršna agencija to će se provjeriti izjavom o časti.

Zabrana ostvarivanja dobiti

Bespovratna sredstva dodijeljena iz proračuna Unije ne smiju imati svrhu ili učinak ostvarenja dobiti u okviru projekta koji provodi korisnik. Dobit se definira kao višak primitaka, izračunan u trenutku plaćanja preostalog iznosa, u odnosu na prihvatljive troškove aktivnosti, pri čemu su primici ograničeni na bespovratna sredstva Unije i prihode ostvarene tom aktivnošću² .

Načelo zabrane ostvarivanja dobiti ne primjenjuje se na:

• aktivnosti čiji je cilj jačanje financijske sposobnosti korisnika ili aktivnosti koje ostvaruju prihod kako bi se osigurao njihov kontinuitet nakon razdoblja financiranja Unije predviđenog sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava
• potporu za studij, istraživanje, osposobljavanje ili obrazovanje isplaćenu fizičkim osobama ili drugu izravnu potporu isplaćenu fizičkim osobama kojima je pomoć najpotrebnija, kao što su nezaposlene osobe i izbjeglice
• aktivnosti koja provode neprofitne organizacije
• bespovratna sredstva koja se isplaćuju u obliku jediničnih troškova ili jednokratnih iznosa
• bespovratna sredstva male vrijednosti (60 000 EUR ili manje).

Ako se ostvari dobit, Komisija ima pravo na povrat postotka dobiti koji odgovara doprinosu Unije prihvatljivim troškovima koji su stvarno nastali za korisnika u provedbi aktivnosti.

Za potrebe izračuna dobiti ostvarene na temelju bespovratnih sredstava neće se uzimati u obzir sufinanciranje u obliku doprinosa u naravi.

Sufinanciranje

Bespovratna sredstva uključuju sufinanciranje. Zbog toga se sredstva potrebna za provedbu aktivnosti ne osiguravaju u cijelosti iz bespovratnih sredstava. Sufinanciranje može imati oblik vlastitih sredstava korisnika, dohotka ostvarenog aktivnošću ili financijskih doprinosa ili doprinosa u naravi od trećih strana.

Kad se bespovratna sredstva EU-a isplaćuju u obliku jediničnog troška, jednokratnog iznosa ili financiranja uz primjenu paušalne stope – kao što je za većinu aktivnosti obuhvaćenih ovim vodičem – Komisija unaprijed osigurava primjenu načela neostvarivanja dobiti i sufinanciranja pri utvrđivanju stopa ili postotaka takvih jedinica, jednokratnih iznosa ili paušalnih stopa. Poštovanje načela neostvarivanja dobiti i sufinanciranja općenito se podrazumijeva i stoga prijavitelji ne moraju opravdati troškove provedbe projekta.

Međutim, isplatom bespovratnih sredstava na osnovi naknade na temelju jediničnih troškova, jednokratnih iznosa ili financiranja uz primjenu paušalne stope ne dovodi se u pitanje pravo pristupa zakonski propisanoj evidenciji korisnika. Ako se provjerom ili revizijom utvrdi da financirano događanje nije ostvareno (projektne aktivnosti nisu provedene u skladu s aktivnostima odobrenima u fazi prijave, sudionici nisu sudjelovali u aktivnostima itd.), a korisniku su bespovratna sredstva neopravdano isplaćena povratom na temelju doprinosa jediničnim troškovima, jednokratnih iznosa ili financiranja uz primjenu paušalne stope, nacionalna ili Izvršna agencija imaju pravo na povrat iznosa bespovratnih sredstava. Isto tako, ako poduzete aktivnosti ili nastali proizvodi nisu provedeni ili se loše provode (uključujući nepridržavanje ugovorne obveze), iznos bespovratnih sredstava može se smanjiti, ovisno o stupnju dovršenosti aktivnosti. Osim toga, u statističke svrhe i svrhe praćenja Europska komisija može provoditi ankete na uzorcima korisnika radi izračuna stvarnih troškova koji nastaju u projektima koji se financiraju povratom na temelju doprinosa jediničnim troškovima, jednokratnih iznosa ili financiranja uz primjenu paušalne stope.

Da bi bili prihvatljivi, troškovi i doprinosi moraju ispunjavati uvjete prihvatljivosti navedene u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava i u nastavku³ .

Prihvatljivi troškovi – opći uvjeti

Za stvarne troškove:

• stvarno su nastali korisniku
• nastali su tijekom razdoblja provedbe utvrđenog u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava, uz iznimku troškova povezanih sa završnim izvješćima i potvrdama o reviziji koji mogu nastati kasnije
• prijavljeni su u okviru jedne od proračunskih kategorija navedenih u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava
• nastali su u vezi s aktivnosti opisanom u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava i nužni su za njezinu provedbu
• mogu se identificirati i provjeriti, posebno zato što su knjiženi u poslovne knjige korisnika i utvrđeni u skladu s primjenjivim računovodstvenim standardima zemlje u kojoj korisnik ima sjedište i u skladu s uobičajenom praksom troškovnog računovodstva korisnika
• u skladu su sa zahtjevima primjenjivog zakonodavstva u području poreza, rada i socijalne sigurnosti
• razumni su, opravdani i u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja, posebno kad je riječ o ekonomičnosti i učinkovitosti.

Jedinični troškovi i doprinosi:

• prijavljeni su u okviru jedne od proračunskih kategorija navedenih u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava
  • jedinice:
    • korisnik je stvarno iskoristio ili stvorio u razdoblju provedbe
    • potrebne su za provedbu aktivnosti i
  • broj jedinica može se utvrditi i provjeriti te, kad je potrebno, potkrijepiti evidencijama i dokumentacijom.

Jednokratni doprinosi:

• prijavljeni su u okviru jedne od aktivnosti/radnih paketa navedenih u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava
• korisnik pravilno obavlja rad u skladu s ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava
• rezultati se moraju postići u razdoblju provedbe.

Za aktivnosti kojima upravlja Izvršna agencija i koje se temelje na modelu financiranja jednokratnim iznosom tijelo koje dodjeljuje bespovratna sredstva (EACEA) utvrdit će jednokratan iznos na temelju procijenjenog proračuna projekta. Pojedinosti su navedene u dijelu B ovog vodiča. Nadalje:

• Budući da detaljna proračunska tablica služi kao osnova za utvrđivanje jednokratnih iznosa za bespovratna sredstva (i budući da jednokratni iznosi moraju biti pouzdane zamjenske vrijednosti za stvarne troškove projekta), uključeni troškovi moraju biti u skladu s osnovnim uvjetima prihvatljivosti za bespovratna sredstva EU-a za stvarne troškove (vidjeti ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava s objašnjenjima, članak 6.). To je posebno važno za nabavu i podugovaranje, koji moraju biti u skladu s kriterijem najbolje vrijednosti za novac (ili, prema potrebi, kriterijem najniže cijene) i u kojima ne smije biti sukoba interesa. Ako proračunska tablica sadržava neprihvatljive troškove, iznos bespovratnih sredstava može se smanjiti (čak i kasnije za vrijeme provedbe projekta ili nakon njegova završetka).
• Ako se jedinični trošak volontera⁴ može uvrstiti u detaljnu proračunsku tablicu za konkretnu aktivnost financiranu jednokratnim iznosom, pogledajte dio B ovog vodiča. Troškovi volontera nisu klasična kategorija troškova. Nema troškova jer volonteri rade besplatno, no ipak ih se može dodati u proračun u obliku unaprijed utvrđenog jediničnog troška (po volonteru) te na taj način možete iskoristiti rad volontera za dobivanje bespovratnih sredstava (povećanjem iznosa naknada do 100 % normalnih troškova, odnosno drugih kategorija troškova koji nisu troškovi volontiranja). Više informacija dostupno je u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava s objašnjenjima, članku 6.2.A.5.
• Ako se jedinični trošak vlasnika MSP-a / fizičke osobe⁵  može financirati jednokratnim iznosom bespovratnih sredstava i može se uvrstiti u detaljnu proračunsku tablicu za konkretnu aktivnost, pogledajte dio B.
• Za putne i životne troškove u okviru jednokratnog iznosa bespovratnih sredstava koristite jedinične putne i životne troškove⁶ .
• Ako su troškovi za financijsku potporu trećim stranama dopušteni i mogu se uvrstiti u detaljnu proračunsku tablicu za konkretnu aktivnost financiranu jednokratnim iznosom, pogledajte dio B. Maksimalni iznos po trećoj strani je 60 000 EUR, osim ako je u dijelu B navedeno drukčije.
• Ako postoji poseban režim za troškove opreme, pogledajte dio B.
• Prihvatljivi su troškovi komunikacije radi predstavljanja projekta na internetskim stranicama sudionika ili računima na društvenim mrežama; troškovi za zasebne internetske stranice projekta nisu prihvatljivi.

Prihvatljivi troškovi – posebni uvjeti

Prihvatljivi stvarni troškovi mogu biti izravni ili neizravni.

Izravni troškovi 

Prihvatljivi izravni troškovi su posebni troškovi izravno povezani s izvođenjem aktivnosti koji se stoga mogu izravno knjižiti za tu aktivnost. Proračunske kategorije koje se nadoknađuju kao stvarni troškovi potražite u dijelu B ovog vodiča. 

Korisnikovi interni računovodstveni i revizijski postupci moraju omogućavati izravno usklađivanje prijavljenih troškova i prihoda projekta s odgovarajućim računovodstvenim izvješćima i popratnom dokumentacijom.

Porez na dodanu vrijednost (PDV)

Prihvatljiv je porez na dodanu vrijednost (PDV) koji u skladu s primjenjivim nacionalnim zakonodavstvom o PDV-u ne podliježe odbitku ni povratu⁷ . Jedina se iznimka odnosi na aktivnosti ili transakcije u kojima države, regionalna i lokalna tijela vlasti te druga javna tijela djeluju kao javna tijela⁸ . Direktiva o PDV-u ne primjenjuje se na države izvan EU-a. Organizacije iz trećih zemalja koje nisu pridružene programu mogu biti oslobođene plaćanja poreza (uključujući PDV), pristojbi i naknada ako je potpisan sporazum između Europske komisije i treće zemlje koja nije pridružena programu u kojoj organizacija ima sjedište.

Prihvatljivi neizravni troškovi

Neizravni troškovi su troškovi koji nisu izravno povezani s provedbom aktivnosti i stoga joj se ne mogu izravno pripisati.

Za projekte mobilnosti osoba koje rade s mladima (pojedinosti o pravilima financiranja za aktivnosti potražite u dijelu B ovog vodiča) paušalni iznos koji ne prelazi 7 % prihvatljivih izravnih troškova projekta prihvatljiv je u okviru neizravnih troškova koji predstavljaju opće administrativne troškove korisnika i koje već ne pokrivaju prihvatljivi izravni troškovi (npr. računi za struju ili internet, trošak najma prostora), ali se mogu smatrati naplativima u okviru projekta.

Neizravni troškovi ne smiju uključivati troškove unesene u drugu proračunsku kategoriju. Neizravni troškovi nisu prihvatljivi ako korisnik već prima operativna bespovratna sredstva iz proračuna Unije (npr. u okviru poziva na podnošenje prijedloga o suradnji s civilnim društvom u sklopu programa Erasmus+).

Neprihvatljivi troškovi

Sljedeći se troškovi ne smatraju prihvatljivima:

• troškovi ili doprinosi koji nisu u skladu s uvjetima iz dijela B ovog vodiča
• troškovi povezani s povratom od kapitala i dividendama koje isplaćuje korisnik
• dug i troškovi koji proizlaze iz dužničkih obveza
• sredstva za pokrivanje gubitaka ili otplatu duga
• neplaćene kamate
• gubitke zbog tečajnih razlika;
• bankovni troškovi koje zaračunava korisnikova banka za prijenose sredstava koje izvršava tijelo koje dodjeljuje bespovratna sredstva
• pretjerani ili nerazumni rashodi
• PDV koji se može odbiti ili vratiti (uključujući PDV koji plaćaju javna tijela koja obavljaju dužnost tijela javne vlasti) (vidjeti gornji odlomak o porezu na dodanu vrijednost)
• nastali troškovi ili doprinosi za aktivnosti provedene tijekom suspenzije ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava
• doprinosi u naravi trećih strana
• troškovi ili doprinosi prijavljeni u okviru drugih bespovratnih sredstava EU-a (ili bespovratnih sredstava koja dodjeljuje država članica EU-a, zemlja koja nije država članica EU-a ili drugo tijelo koje izvršava proračun EU-a), osim u sljedećim slučajevima:
  • ako se bespovratna sredstva za aktivnost kombiniraju s bespovratnim sredstvima za poslovanje koja se dodjeljuju u istom razdoblju te korisnik može dokazati da se bespovratnim sredstvima za poslovanje ne pokrivaju (izravni ili neizravni) troškovi bespovratnih sredstava za aktivnost
• troškovi ili doprinosi za osoblje državne (ili regionalne/lokalne) uprave, za aktivnosti koje su sastavni dio uobičajene djelatnosti uprave (tj. ne provode se samo radi bespovratnih sredstava)
• troškovi ili doprinosi (posebno za putovanja i dnevnice) za osoblje ili predstavnike institucija, tijela ili agencija EU-a
• u slučaju najma ili zakupa opreme, trošak mogućnosti otkupa na kraju najma ili zakupa
• troškovi otvaranja i vođenja bankovnih računa (uključujući troškove prijenosa iz nacionalne agencije ili u nju koje naplaćuje banka korisnika).

Izvori financiranja

Prijavitelj u prijavnom obrascu mora navesti doprinos iz drugih izvora osim bespovratnih sredstava EU-a. Sufinanciranje može biti u obliku vlastitih sredstava korisnika ili financijskih doprinosa trećih strana. Ako u trenutku završnog izvješća i zahtjeva za plaćanje preostalog iznosa postoje dokazi o višku prihoda, vidjeti prethodne odjeljke o zabrani ostvarivanja dobiti i sufinanciranju.

Doprinosi u naravi od trećih osoba ne smatraju se mogućim izvorom sufinanciranja.

Footnote

1. Odluka o odobravanju korištenja jednokratnih iznosa i jediničnih troškova u okviru programa Erasmus+ za razdoblje 2021. – 2027.  https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/erasmus/guidance/ls-and-unit-cost-decision_erasmus_en.pdf ↩ back
2. U tu su svrhu primici ograničeni na prihode ostvarene projektom, kao i na financijske doprinose koje su donatori posebno namijenili financiranju prihvatljivih troškova. Stoga je, prema prethodnoj definiciji, dobit (ili gubitak) razlika između: privremeno prihvaćenog iznosa bespovratnih sredstava i prihoda ostvarenih tom aktivnošću  i prihvatljivih troškova korisnika. Osim toga, ako se ostvari dobit, vrši se povrat. Nacionalna ili Izvršna agencija imaju pravo na povrat postotka dobiti koji odgovara doprinosu Unije prihvatljivim troškovima stvarno nastalima za korisnika u provedbi aktivnosti. Daljnja pojašnjenja izračuna dobiti navest će se za aktivnosti za koje se bespovratna sredstva isplaćuju u obliku povrata određenog dijela prihvatljivih troškova. ↩ back
3. Za aktivnosti kojima upravlja Izvršna agencija detaljne primjenjive financijske odredbe iznesene su u predlošku ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava objavljenom na portalu EU Funding & Tenders . ↩ back
4. Odluka  Komisije od 10. travnja 2019. o odobravanju korištenja jediničnih troškova za prijavu troškova osoblja za rad volontera u  okviru određenog djelovanja ili programa rada (C(2019)2646). ↩ back
5. Odluka   Komisije  od 20. listopada 2020. o odobravanju korištenja jediničnih troškova za troškove osoblja vlasnika malih i srednjih poduzeća i korisnika koji su fizičke osobe koji ne primaju plaću za radove koje obavljaju u okviru aktivnosti ili programa rada (C(2020)7115). ↩ back
6. Odluka  Komisije od 12. siječnja 2021. o odobravanju korištenja jediničnih troškova za putne troškove, troškove smještaja i dnevnica u okviru aktivnosti ili programa rada u okviru višegodišnjeg financijskog okvira za razdoblje 2021. – 2027. (C(2021)35). ↩ back
7. U državama članicama u nacionalno zakonodavstvo o PDV-u prenosi se Direktiva 2006/112/EZ o PDV-u. ↩ back
8. Vidjeti članak 13. stavak 1. Direktive. ↩ back