Oblici bespovratnih sredstava

Bespovratna sredstva mogu biti u sljedećem obliku:

1. mješovita bespovratna sredstva za stvarne troškove:
   1. naknada za stvarno nastale prihvatljive troškove: npr. izvanredni troškovi u okviru aktivnosti mobilnost ključne aktivnosti 1
   2. naknada na temelju jediničnih troškova, koji obuhvaćaju određene posebne kategorije prihvatljivih troškova koje su unaprijed jasno utvrđene upućivanjem na iznos po jedinici: npr. pojedinačna potpora u okviru projekata mobilnost ključne aktivnosti 1
2. Jednokratni doprinosi¹  
   To znači da će bespovratna sredstva nadoknaditi fiksni iznos na temelju jednokratnog iznosa ili financiranja koje nije povezano s troškovima. Jednokratni iznos izračunava se u skladu s metodologijom utvrđenom u Odluci o jednokratnim iznosima i uz pomoć priložene detaljne proračunske tablice / kalkulatora (ako postoji).
   To mogu biti:
   1. bespovratna sredstva u obliku jednokratnih iznosa na temelju proračuna: Iznos će odrediti tijelo koje dodjeljuje bespovratna sredstva na temelju procijenjenog proračuna projekta, rezultata ocjenjivanja i stope financiranja određene u pozivu na podnošenje prijedloga (dio B ovog vodiča).  Predviđeni proračun mora biti u skladu s osnovnim uvjetima prihvatljivosti za bespovratna sredstva EU-a za stvarne troškove (za aktivnosti kojima upravlja EACEA, vidjeti ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava s objašnjenjima, članak 6.)
   2. unaprijed određena bespovratna sredstva u obliku jednokratnog iznosa: Tijelo koje dodjeljuje bespovratna sredstva unaprijed određuje iznos u pozivu (dio B ovog vodiča).
3. kombinacija navedenoga.

Mehanizam financiranja koji se primjenjuje u okviru programa Erasmus+ u većini slučajeva osigurava bespovratna sredstva na osnovi naknade na temelju jediničnih troškova ili jednokratnih iznosa. Te vrste bespovratnih sredstava pomažu prijaviteljima da jednostavno izračunaju zatraženi iznos bespovratnih sredstava i olakšavaju realno financijsko planiranje projekta.

Kako biste saznali koja se vrsta bespovratnih sredstava primjenjuje na svaku stavku financiranja u okviru svake aktivnosti programa Erasmus+ obuhvaćene ovim vodičem, pogledajte opis svake aktivnosti odjeljku „Koja su pravila financiranja?” u dijelu B.

Načela koja se primjenjuju na bespovratna sredstva eu-a

Zabrana retroaktivnosti

Bespovratna sredstva EU-a ne mogu se dodijeliti retroaktivno za projekte koji su već dovršeni.

Bespovratna sredstva EU-a mogu se dodijeliti za projekt koji je već započeo samo ako prijavitelj u projektnom prijedlogu može dokazati da je bilo potrebno započeti projekt prije potpisivanja ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. U tim slučajevima troškovi prihvatljivi za financiranje ne smiju nastati prije datuma podnošenja zahtjeva za bespovratna sredstva.

Ako prijavitelj započne s provedbom projekta prije potpisivanja ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, čini to na vlastiti rizik.

Višestruko podnošenje prijave

Kad je riječ o aktivnostima kojima upravlja Izvršna agencija, prijavitelji mogu prijaviti više prijedloga za različite projekte u okviru istog poziva (i primiti financijska sredstva za njih). Organizacije mogu sudjelovati u više prijedloga. Međutim, ako se prijavi nekoliko prijedloga za vrlo slične projekte, prihvatit će se i ocijeniti samo jedan prijedlog, a od prijavitelja će se tražiti da jedan prijedlog povuku (ili će biti odbijen).

Prijedlozi se mogu izmijeniti i ponovno prijaviti do roka za podnošenje prijava.

Kad je riječ o aktivnostima kojima upravljaju nacionalne agencije, ako isti prijavitelj više puta podnese istu prijavu različitim agencijama, sve će prijave biti odbijene. Ako isti ili različiti prijavitelj podnese gotovo iste ili vrlo slične prijave istoj agenciji ili različitim agencijama, one će biti posebno ocijenjene te sve mogu biti odbijene.

Originalan sadržaj i autorstvo

Sve prijave za projekte i akreditacije moraju sadržavati izvorni sadržaj čiji je autor prijavitelj ili druge organizacije koje zajednički podnose zahtjev za bespovratna sredstva. Visoka učilišta koja prijavljuju aktivnosti međunarodne mobilnosti mogu u sastavljanje prijave uključiti i svoja partnerska visoka učilišta iz zemalja koje nisu pridružene programu. Ni jedna druga organizacija ni vanjske osobe ne mogu biti plaćene niti primiti drugu naknadu za sastavljanje prijave. Nacionalna agencija može u bilo kojem trenutku isključiti prijavitelja iz postupka odabira ili prekinuti projekt za koji su dodijeljena sredstva / opozvati akreditaciju ako utvrdi da se ta pravila nisu poštovala.

Zabrana kumulativne dodjele

Za svaki projekt koji financira EU bespovratna sredstva iz proračuna EU-a za svakog se korisnika mogu dobiti samo jednom. Isti se troškovi ni u kojim okolnostima ne smiju dvaput financirati iz proračuna Unije.

Kako bi se izbjegao rizik od dvostrukog financiranja, prijavitelj mora navesti izvore i iznose svih drugih sredstava koje je primio ili zatražio u toj godini, bilo za isti ili neki drugi projekt, uključujući operativna bespovratna sredstva. Za mjere kojima upravljaju nacionalne agencije to će biti navedeno u prijavnom obrascu. Za aktivnosti kojima upravlja Izvršna agencija to će se provjeriti izjavom o časti.

Zabrana ostvarivanja dobiti

Bespovratna sredstva dodijeljena iz proračuna Unije ne smiju imati svrhu ili učinak ostvarenja dobiti u okviru projekta koji provodi korisnik. Dobit se definira kao višak primitaka, izračunan u trenutku plaćanja preostalog iznosa, u odnosu na prihvatljive troškove aktivnosti ili programa rada, pri čemu su primici ograničeni na bespovratna sredstva Unije i prihode ostvarene tom aktivnošću ili programom rada² . Načelo zabrane ostvarivanja dobiti ne primjenjuje se na bespovratna sredstva u obliku jediničnog troška, jednokratnog iznosa ili financiranja uz primjenu paušalne stope, uključujući stipendije, ni na zahtjeve za bespovratna sredstva koji ne prelaze 60 000 EUR

Ako se ostvari dobit, Komisija ima pravo na povrat postotka dobiti koji odgovara doprinosu Unije prihvatljivim troškovima koji su stvarno nastali za korisnika u provedbi aktivnosti.

Za potrebe izračuna dobiti ostvarene na temelju bespovratnih sredstava neće se uzimati u obzir sufinanciranje u obliku doprinosa u naravi.

Sufinanciranje

Nadalje, bespovratna sredstva EU-a poticaj su za provedbu projekta koji ne bi bio izvediv bez financijske potpore EU-a i koji se temelji na načelu sufinanciranja. Sufinanciranje znači da se bespovratnim sredstvima EU-a ne mogu financirati svi troškovi projekta; projekt se mora financirati iz drugih izvora sufinanciranja osim bespovratnih sredstava EU-a (npr. vlastiti resursi korisnika, prihod ostvaren provedbom aktivnosti, financijski doprinosi trećih strana).

Kad se bespovratna sredstva EU-a isplaćuju u obliku jediničnog troška, jednokratnog iznosa ili financiranja uz primjenu paušalne stope – kao što je za većinu aktivnosti obuhvaćenih ovim vodičem – Komisija unaprijed osigurava primjenu načela neostvarivanja dobiti i sufinanciranja pri utvrđivanju stopa ili postotaka takvih jedinica, jednokratnih iznosa ili paušalnih stopa. Poštovanje načela neostvarivanja dobiti i sufinanciranja općenito se podrazumijeva i stoga prijavitelji ne moraju dostaviti informacije o izvorima financiranja koji nisu bespovratna sredstva EU-a niti moraju opravdati troškove provedbe projekta.

Međutim, isplatom bespovratnih sredstava na osnovi naknade na temelju jediničnih troškova, jednokratnih iznosa ili financiranja uz primjenu paušalne stope ne dovodi se u pitanje pravo pristupa zakonski propisanoj evidenciji korisnika. Ako se provjerom ili revizijom utvrdi da financirano događanje nije ostvareno (projektne aktivnosti nisu provedene u skladu s aktivnostima odobrenima u fazi prijave, sudionici nisu sudjelovali u aktivnostima itd.), a korisniku su bespovratna sredstva neopravdano isplaćena povratom na temelju doprinosa jediničnim troškovima, jednokratnih iznosa ili financiranja uz primjenu paušalne stope, nacionalna ili Izvršna agencija imaju pravo na povrat iznosa bespovratnih sredstava. Isto tako, ako poduzete aktivnosti ili nastali proizvodi nisu provedeni ili se loše provode (uključujući nepridržavanje ugovorne obveze), iznos bespovratnih sredstava može se smanjiti, ovisno o stupnju dovršenosti aktivnosti. Osim toga, u statističke svrhe i svrhe praćenja Europska komisija može provoditi ankete na uzorcima korisnika radi izračuna stvarnih troškova koji nastaju u projektima koji se financiraju povratom na temelju doprinosa jediničnim troškovima, jednokratnih iznosa ili financiranja uz primjenu paušalne stope.

Prihvatljivi i neprihvatljivi troškovi i doprinosi koji se primjenjuju za mješovita bespovratna sredstva za stvarne troškove

Troškovi i doprinosi, da bi bili prihvatljivi, moraju ispunjavati uvjete prihvatljivosti navedene u nastavku³ .

Prihvatljivi troškovi – opći uvjeti

• Stvarni troškovi:
• stvarno su nastali korisniku
• nastali su tijekom projekta, uz iznimku troškova povezanih sa završnim izvješćima i potvrdama o reviziji koji mogu nastati kasnije
• navedeni su u procjeni proračuna projekta
• nužni su za provedbu projekta kojem su dodijeljena bespovratna sredstva
• mogu se utvrditi i provjeriti, posebno jer su uneseni u knjigovodstvenu evidenciju korisnika i utvrđuju se na temelju primjenjivih računovodstvenih standarda zemlje u kojoj korisnik ima sjedište i u skladu s uobičajenom praksom troškovnog računovodstva korisnika
• u skladu su sa zahtjevima primjenjivog poreznog i socijalnog
• zakonodavstvarazumni su, opravdani i u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja, posebno kad je riječ o ekonomičnosti i učinkovitosti.

Jedinični troškovi i doprinosi:

• prijavljeni su u okviru jedne od proračunskih kategorija navedenih u procjeni proračuna projekta
  • i. jedinice:
    • korisnik je stvarno iskoristio ili stvorio u razdoblju provedbe
    • potrebne su za provedbu djelovanja i
  • ii. broj jedinica može se utvrditi i provjeriti te, kad je potrebno, potkrijepiti evidencijama i dokumentacijom.

Jednokratni doprinosi:

• prijavljeni su u okviru jedne od aktivnosti/radnog paketa navedenog u procjeni proračuna projekta
• korisnik pravilno obavlja rad u skladu s ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava
• rezultati se moraju ostvariti u razdoblju provedbe.

Prihvatljivi troškovi – posebni uvjeti

Prihvatljivi troškovi mogu biti izravni ili neizravni.

Izravni troškovi

Prihvatljivi izravni troškovi za aktivnost oni su troškovi koji se, uz poštovanje prethodno utvrđenih uvjeta za prihvatljivost, mogu identificirati kao posebni troškovi izravno povezani s izvođenjem aktivnosti i koji se stoga mogu izravno knjižiti za tu aktivnost. Osim izravnih prihvatljivih troškova koji će biti navedeni u pozivu na podnošenje prijedloga prihvatljive su i sljedeće kategorije troškova:

• troškovi koji se odnose na jamstvo za pretfinanciranje koje je dostavio korisnik bespovratnih sredstava ako nacionalna agencija traži to jamstvo
• troškovi koji se odnose na potvrde o financijskim izvještajima i izvješća o operativnoj provjeri ako te potvrde ili izvješća traži nacionalna agencija u svrhu potpore zahtjevu za plaćanje troškovi amortizacije, pod uvjetom da ih je korisnik stvarno imao.

Ako su troškovi volontiranja odobreni za određenu aktivnost, imajte na umu da to nije klasična kategorija troškova. Nema troškova jer volonteri rade besplatno, no ipak ih se može dodati u proračun u obliku unaprijed utvrđenog jediničnog troška (po volonteru)⁴  te na taj način možete iskoristiti rad volontera za dobivanje bespovratnih sredstava (povećanjem iznosa naknada do 100 % normalnih troškova, odnosno drugih kategorija troškova koji nisu troškovi volontiranja).

Kad je riječ o aktivnostima kojima upravlja Izvršna agencija, za izračun putnih, životnih i troškova smještaja upotrijebite jedinične troškove za putovanje, smještaj i život navedene u Odluci Komisije C(2021)  35⁵ . Osim toga, napominjemo da su korisnici vlasnici MSP-ova i fizičke osobe prihvatljivi primjenom Odluke Komisije od 20. listopada 2020. kojom se odobrava upotreba jediničnih troškova za troškove osoblja vlasnika malih i srednjih poduzeća i troškove korisnika fizičkih osoba koji ne primaju plaću za rad koji sami obavljaju u okviru aktivnosti ili programa rada⁶ .

Kad je riječ o internetskim stranicama projekta, prihvatljivi su troškovi komunikacije radi predstavljanja projekta na internetskim stranicama sudionika ili računima na društvenim mrežama.

Financijska potpora trećim stranama prihvatljiva je samo ako je predviđena pozivom (dio B ovog vodiča).

Korisnikovi interni računovodstveni i revizijski postupci moraju omogućivati izravno usklađivanje prijavljenih troškova i prihoda projekta s odgovarajućim računovodstvenim izvješćima i popratnom dokumentacijom.

Porez na dodanu vrijednost (PDV)

Porez na dodanu vrijednost smatrat će se prihvatljivim troškom samo ako se prema nacionalnim propisima o PDV-u ne može izvršiti njegov povrat⁷ . Jedina se iznimka odnosi na aktivnosti ili transakcije u kojima države, regionalna i lokalna tijela vlasti te druga javna tijela djeluju kao javna tijela⁸ . Dodatno:

• nije prihvatljiv PDV koji se može odbiti, a to nije provedeno (zbog nacionalnih uvjeta ili nepažnje korisnika)
• Direktiva o PDV-u ne primjenjuje se na zemlje izvan EU-a. Organizacije iz trećih zemalja koje nisu pridružene programu mogu biti oslobođene plaćanja poreza (uključujući PDV), pristojbi i naknada ako je potpisan sporazum između Europske komisije i treće zemlje koja nije pridružena programu u kojoj organizacija ima sjedište.

Prihvatljivi neizravni troškovi

Neizravni troškovi su troškovi koji nisu izravno povezani s provedbom aktivnosti i stoga joj se ne mogu izravno pripisati.

Za određene vrste projekata (pojedinosti o pravilima financiranja za aktivnosti potražite u dijelu B ovog vodiča) paušalni iznos koji ne prelazi 7 % prihvatljivih izravnih troškova projekta (osim eventualnih troškova volontiranja) prihvatljiv je u okviru neizravnih troškova koji predstavljaju opće administrativne troškove korisnika i koje ne pokrivaju prihvatljivi izravni troškovi (npr. računi za struju ili internet, trošak najma prostora), ali se mogu smatrati naplativima u okviru projekta.

Neizravni troškovi ne smiju uključivati troškove unesene u drugu proračunsku kategoriju. Neizravni troškovi nisu prihvatljivi ako korisnik već prima operativna bespovratna sredstva iz proračuna Unije (npr. u okviru poziva na podnošenje prijedloga o suradnji s civilnim društvom u sklopu programa Erasmus+).

Neprihvatljivi troškovi

Sljedeći se troškovi ne smatraju prihvatljivima:

• povrat od kapitala i dividendi koje isplaćuje korisnik
• dug i troškovi koji proizlaze iz dužničkih obveza
• sredstva za pokrivanje gubitaka ili otplatu duga
• neplaćene kamate
• sumnjivi dugovi
• tečajni gubici
• troškovi koje je korisnik prijavio u okviru neke druge aktivnosti za koju su dodijeljena bespovratna sredstva iz proračuna Unije
• pretjerani ili nerazumni rashodi
• doprinosi u naravi trećih strana
• u slučaju najma ili zakupa opreme, trošak mogućnosti otkupa na kraju najma ili zakupa
• troškovi otvaranja i vođenja bankovnih računa (uključujući troškove prijenosa iz nacionalne ili Izvršne agencije ili u nju koje naplaćuje banka korisnika)
• PDV, kad je moguć povrat u skladu s primjenjivim nacionalnim zakonodavstvom o PDV-u (vidjeti prethodni odjeljak o porezu na dodanu vrijednost).
• Dopušteni su doprinosi u naravi, ali ih se ne može prijaviti kao troškove.

Izvori financiranja

Prijavitelj u prijavnom obrascu mora navesti doprinos iz drugih izvora osim bespovratnih sredstava EU-a. Vanjsko sufinanciranje može biti u obliku vlastitih sredstava korisnika, financijskih doprinosa trećih strana ili prihoda nastalog tijekom provedbe projekta. Ako u trenutku završnog izvješća i zahtjeva za plaćanje preostalog iznosa postoje dokazi o višku prihoda (vidjeti odjeljak „Zabrana ostvarivanja dobiti i sufinanciranje”) u odnosu na prihvatljive troškove nastale tijekom provedbe projekta, nacionalna ili Izvršna agencija ima pravo na povrat postotka dobiti koji odgovara doprinosu Unije prihvatljivim troškovima koje je korisnik stvarno imao tijekom provedbe projekta. Ta se odredba ne primjenjuje na projekte za koje se traže bespovratna sredstva koja ne prelaze 60 000 EUR.

Doprinosi u naravi od trećih osoba ne smatraju se mogućim izvorom sufinanciranja.

Footnote

• 1 Odluka od 18. listopada 2022. o odobravanju korištenja jednokratnih i jediničnih doprinosa u okviru programa Erasmus+ za razdoblje 2021. – 2027. ↩ back
• 2

  U tu su svrhu primici ograničeni na prihode ostvarene projektom, kao i na financijske doprinose koje su donatori posebno namijenili financiranju prihvatljivih troškova. Stoga je, prema prethodnoj definiciji, dobit (ili gubitak) razlika između:

  • privremeno prihvaćenog iznosa bespovratnih sredstava i prihoda ostvarenih tom aktivnošću
  • i prihvatljivih troškova korisnika.

  Osim toga, ako se ostvari dobit, vrši se povrat. Nacionalna ili Izvršna agencija imaju pravo na povrat postotka dobiti koji odgovara doprinosu Unije prihvatljivim troškovima stvarno nastalima za korisnika u provedbi aktivnosti. Daljnja pojašnjenja izračuna dobiti navest će se za aktivnosti za koje se bespovratna sredstva isplaćuju u obliku povrata određenog dijela prihvatljivih troškova.

  ↩ back

• 3 Za aktivnosti kojima upravlja Izvršna agencija detaljne primjenjive financijske odredbe iznesene su u predlošku ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava objavljenom na portalu Funding & tender opportunities. ↩ back
• 4 https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/common/guidance/unit-cost-decision-volunteers_en.pdf ↩ back
• 5 https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/common/guidance/unit-cost-decision-travel_en.pdf ↩ back
• 6 https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/common/guidance/unit-cost-decision-sme-owners-natural-persons_en.pdf ↩ back
• 7 U državama članicama u nacionalno zakonodavstvo o PDV-u prenosi se Direktiva 2006/112/EZ o PDV-u. ↩ back
• 8 Vidjeti članak 13. stavak 1. Direktive. ↩ back