Форми на безвъзмездните средства

Безвъзмездните средства могат да бъдат отпускани под формата на:

1. смесени безвъзмездни средства въз основа на действителните разходи:
   1. възстановяване на процент от действително извършените възстановими разходи: напр. извънредни разходи за мобилност по ключово действие 1;
   2. възстановяване въз основа на единичните разходи, които обхващат няколко специфични категории допустими разходи, предварително ясно определени спрямо определена сума за единица: напр. индивидуална подкрепа по проекти за мобилност по ключово действие 1;
2. еднократни суми: Това означава, че с безвъзмездните средства се възстановява фиксирана сума на базата на еднократна сума или финансиране, което не е свързано с разходи. Размерът на еднократната сума се изчислява в съответствие с методологията, посочена в решението на Комисията за разрешаване на използването на еднократни суми и единични разходи по програма „Еразъм+“ за периода 2021—2027 г.¹ , и с помощта на предоставената подробна бюджетна таблица/предоставения калкулатор (ако има такива). Тя може да включва:
   1. безвъзмездни средства под формата на еднократна сума въз основа на бюджета: Сумата ще бъде определена от органа, предоставящ тези средства, въз основа на прогнозния бюджет на проекта, резултата от оценката и процента на финансиране, определен в поканата (част Б от настоящото ръководство). Прогнозният бюджет трябва да отговаря на основните условия за допустимост за безвъзмездни средства от ЕС за действителни разходи (за дейности, управлявани от EACEA, вж. член 6 от анотирано споразумение за отпускане на безвъзмездни средства);
   2. предварително определени безвъзмездни средства под формата на еднократна сума: сумата е предварително фиксирана от органа, предоставящ тези средства, посочен в поканата (част Б от настоящото ръководство);
3. комбинация от горните възможности.

Чрез механизма на финансиране, който се прилага в рамките на програмата „Еразъм+“, в повечето случаи се предоставят безвъзмездни средства въз основа на възстановяване на базата на единични разходи или еднократни суми. Този вид безвъзмездни средства позволява на кандидатите да изчислят лесно размера на исканите безвъзмездни средства и способства за реалистичното финансово планиране на проекта.

За да се разберете под каква форма се отпускат безвъзмездните средства за всеки елемент от финансирането по всяко от действията по програмата „Еразъм+“, обхванати от настоящото ръководство, моля, вж. описанието на всяко действие в част Б, раздел „Какви са правилата за финансиране?“.

Забрана за отпускане на средства със задна дата

Безвъзмездни средства не може да бъдат отпускани със задна дата за вече приключени проекти.

Безвъзмездни средства от ЕС може да бъдат отпуснати за проект, който вече е започнал, само ако кандидатът може да обоснове в проектното предложение необходимостта от започване на проекта преди подписването на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства. В такива случаи разходите, които са допустими за финансиране, не трябва да са направени преди датата на подаване на заявлението.

Ако кандидатът започне да изпълнява проекта преди подписването на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства, той носи риска, свързан с това изпълнение.

Подаване на две или повече заявления

Кандидатите могат да подадат повече от едно предложение за различни проекти по една и съща покана (и да получат финансиране за тях). Организациите могат да участват в няколко предложения. 

За дейности, управлявани от Изпълнителната агенция, ако има няколко предложения за много сходни проекти, само едно предложение ще бъде прието и оценено; кандидатите ще бъдат помолени да оттеглят останалите (или и това предложение ще бъде отхвърлено).

Предложенията могат да бъдат променяни и подавани повторно до крайния срок за подаване.

За действия, управлявани от националните агенции, в случай на многократно подаване на едно и също заявление от един кандидат пред различни агенции всички заявления се отхвърлят. Ако почти еднакви или сходни заявления бъдат подадени от едни и същи или различни кандидати до едни и същи или различни агенции, всички те ще бъдат предмет на конкретна оценка и всички могат да бъдат отхвърлени. 

Оригинално съдържание и авторство

Всички заявления за проекти и акредитации трябва да имат оригинално съдържание, съставено от кандидата или от други организации, съвместно кандидатстващи за безвъзмездни средства. Ако се обмисля използването на  инструменти за генеративен изкуствен интелект (ИИ) за изготвяне на заявлението, кандидатите следва да са наясно с възможността за плагиатство и да обмислят внимателно дали заявлението е подходящо и точно, дали е в съответствие с разпоредбите за интелектуалната собственост, както и дали съдържанието му е оригинално. Когато изготвят своите заявления, институциите за висше образование, които кандидатстват за дейности за международна мобилност, могат да включват и свои партньорски ИВО от държави, които не са асоциирани към програмата. Не се допуска изготвянето на заявлението от други организации или външни физически лица срещу заплащане или друг вид компенсация. Националната агенция може да отхвърли кандидата от процеса на подбор или може да прекрати проект, по който са отпуснати безвъзмездни средства/предоставена акредитация по всяко време, ако прецени, че тези правила не са били спазени. 

Забрана за кумулативно отпускане на безвъзмездни средства

Всеки проект може да води до отпускане само на една сума безвъзмездни средства от бюджета в полза на който и да е бенефициер. При никакви обстоятелства едни и същи разходи не могат да бъдат финансирани два пъти от бюджета на Съюза.

За да се избегне рискът от двойно финансиране, кандидатът трябва да посочи източниците и сумите на всяко друго финансиране, което е получено или за което е кандидатствано през годината, независимо дали е за същия или за друг проект, в това число безвъзмездни средства за оперативни разходи. За действия, управлявани от националните агенции, това се посочва във формуляра за кандидатстване. За действия, управлявани от Изпълнителната агенция, това се проверява чрез клетвената декларация.

Недопускане на печалба

Безвъзмездните средства, финансирани от бюджета на Съюза, не може да имат за цел или резултат реализирането на печалба в рамките на проекта, изпълнен от бенефициера. Печалбата се определя като изчислен при окончателното плащане излишък на приходите над допустимите разходи за действието, когато приходите се ограничават до безвъзмездните средства от Съюза и приходите, генерирани от това действие² . 

Принципът за недопускане на печалба не се прилага за:

• действия, чиято цел е засилване на финансовия капацитет на бенефициера, или действия, които генерират приход, за да се гарантира тяхната непрекъснатост след периода на финансиране от Съюза, предвиден в споразумението за предоставяне на безвъзмездни средства;
• помощи, изплатени на физически лица за учене, научни изследвания, обучение или образование, или други преки помощи, изплатени на най-нуждаещите се физически лица, като безработни лица и бежанци;
• действия, изпълнявани от организации с нестопанска цел;
• безвъзмездни средства, предоставени под формата на единични или еднократни суми;
• безвъзмездни средства с ниска стойност, определени като безвъзмездни средства в размер на 60 000 EUR или по-малко.

Когато се извлича печалба, Комисията има право да изиска възстановяване на процент от печалбата, който отговаря на участието на Съюза в допустимите разходи, действително извършени от бенефициера за изпълнение на дейността.

Съфинансирането под формата на вноски в натура не се взема предвид за целите на изчисляването на печалбата, реализирана от безвъзмездните средства.

Съфинансиране

Безвъзмездните средства включват съфинансиране. В резултат на това ресурсите, необходими за изпълнението на действието, не се осигуряват изцяло от безвъзмездните средства. Съфинансирането може да бъде под формата на собствени ресурси на бенефициера, приходи, получени от действието, или финансови вноски или вноски в натура от трети лица.

Когато безвъзмездните средства от ЕС са отпуснати под формата на единични разходи, еднократни суми или финансиране по единни ставки (по този начин се финансират повечето от действията, обхванати от настоящото ръководство), Комисията прилага принципите за недопускане на печалба и за съфинансиране предварително за цялото действие, когато определя ставките или процентите на финансиране за единичните разходи, еднократните суми или единните ставки. В повечето случаи се изхожда от презумпцията, че кандидатите зачитат принципите за недопускане на печалба и за съфинансиране, поради което от тях не се изисква да обосновават разходите, направени по проекта. .

Същевременно изплащането на безвъзмездните средства чрез възстановяване въз основа на единични разходи, еднократни суми или единни ставки не засяга правото на достъп до задължителните записи на бенефициерите. Когато последваща проверка или одит покажат, че правопораждащото събитие не е настъпило (например дейности по проекта не са реализирани във вида, в който са одобрени на етапа на кандидатстването, предвидени участници не са взели участие в дейности и т.н.) и на бенефициера е направено неправомерно плащане на безвъзмездни средства чрез възстановяване въз основа на приноса към финансирането въз основа на еднократни суми, единични разходи или единни ставки, националната или Изпълнителната агенция имат правото да си възстановят сумата на безвъзмездните средства. Аналогично, ако предприетите дейности или реализираните крайни продукти не са изпълнени или са изпълнени некачествено (включително неспазване на договорно задължение), размерът на безвъзмездните средства може да бъде намален, като се вземе предвид степента, до която действието е завършено. Освен това Европейската комисия може да извършва проучвания за статистически и контролни цели въз основа на извадки от бенефициери с цел да определи действителния размер на разходите, направени по проектите, финансирани чрез възстановяване въз основа на приноса към финансирането въз основа на единични разходи, еднократни суми или единни ставки.

За да бъдат допустими, разходите и вноските трябва да отговарят на условията за допустимост, предвидени в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства, както е посочено по-долу³ :

Допустими разходи — общи условия

За действителни/извършени разходи:

• трябва да са действително направени от бенефициера;
• трябва да са направени през периода на изпълнение, определен в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства, с изключение на разходите във връзка с окончателните доклади и одиторските заверки, които могат да бъдат направени и след това;
• трябва да бъдат декларирани под една от бюджетните категории, посочени в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства;
• трябва да са направени във връзка с действието, както е описано в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства, и да са необходими за неговото изпълнение;
• трябва да е възможно да бъдат установени и проверени, по-специално като се записват в счетоводната документация на бенефициера и се определят съгласно приложимите счетоводни стандарти на държавата, в която бенефициерът е установен, и в съответствие с неговите обичайни практики за счетоводно отчитане на разходите;
• трябва да са в съответствие с изискванията на приложимите данъчни, трудови и социалноосигурителни разпоредби;
• разходите са приемливи, обосновани и отговарят на принципа на добро финансово управление, по-специално от гледна точка на икономичността и ефикасността;

За единичните разходи и вноски:

• трябва да бъдат декларирани под една от бюджетните категории, посочени в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства;
  • единиците трябва:
    • да са действително използвани или произведени от бенефициера през периода на изпълнение;
    • да са необходими са за изпълнението на действието; и
  • броят на единиците трябва да подлежи на идентифициране и проверка, а при необходимост да бъде подкрепен с документален архив и документи;

Вноските под формата на еднократна сума:

• трябва да бъдат декларирани под една от дейностите/работните пакети, посочени в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства;
• дейността трябва да бъде надлежно изпълнена от бенефициера в съответствие със споразумението за отпускане на безвъзмездни средства;
• търсените резултати/крайните продукти трябва да бъдат постигнати в рамките на периода на изпълнение.

За дейности, управлявани от Изпълнителната агенция, при които се използва модел на еднократна сума, размерът на еднократната сума се определя от предоставящия орган (EACEA) въз основа на прогнозния бюджет на проекта. Подробности са дадени в част Б от настоящото ръководство. Освен това:

• Тъй като подробната бюджетна таблица служи като основа за определяне на еднократните суми за безвъзмездните средства (и тъй като еднократните суми трябва да бъдат надеждни заместители на действителните разходи по проекта), включените разходи трябва да отговарят на основните условия за допустимост за безвъзмездни средства от ЕС за действителни разходи (вж. AGA — анотирано споразумение за предоставяне на безвъзмездни средства, член 6). Това е особено важно за покупките и възлагането на подизпълнители, които трябва да са съобразени с най-доброто съотношение между качество и цена (или, ако е уместно, с най-ниската цена) и да са свободни от всякакви конфликти на интереси. Ако бюджетната таблица съдържа недопустими разходи, безвъзмездните средства могат да бъдат намалени (дори по-късно по време на изпълнението на проекта или след неговото приключване);
• ако разходите за единичните разходи на доброволците⁴ могат да бъдат включени в подробната бюджетна таблица за конкретно действие с еднократна сума, моля, направете справка в част Б от настоящото ръководство. Разходите за доброволци не са класическа категория разходи. Няма разходи, тъй като доброволците работят без заплащане, но въпреки това те могат да бъдат добавени към бюджета под формата на предварително фиксирани единични разходи (на доброволец) и по този начин да позволят да се възползвате от работата на доброволците за безвъзмездните средства (чрез увеличаване на размера на възстановяването до 100 % от нормалните разходи, т.е. категории разходи, различни от „доброволци“). Повече информация може да бъде намерена в AGA — анотирано споразумение за предоставяне на безвъзмездни средства, член 6.2.A.5. ;
• ако единичните разходи на собственика на МСП/физическото лице⁵ са разрешени като безвъзмездни средства под формата на еднократна сума и могат да бъдат включени в подробната бюджетна таблица за конкретно действие, моля, направете справка в част Б;
• за пътни и дневни разходи в рамките на безвъзмездни средства под формата на еднократна сума, моля, използвайте единичните пътни и дневни разходи⁶ .
• ако разходите за финансова помощ за трети страни са разрешени и могат да бъдат включени в подробната бюджетна таблица за конкретна еднократна сума, моля, направете справка в част Б. Максималната сума за трета страна е 60 000 EUR, освен ако в част Б не е посочено друго;
• ако има специален режим за разходите за оборудване, моля, направете справка в част Б;
• комуникационните разходи за представяне на проекта на уебсайтовете на участниците или в техните профили в социалните медии са допустими; разходите за отделни уебсайтове на проекта не са допустими.

Допустими разходи — специфични условия

Допустимите действителни/действително извършени разходи могат да бъдат преки или непреки.

Преки разходи 

Допустимите преки разходи са специфичните разходи, които са пряко свързани с изпълнението на действието и които следователно могат да бъдат осчетоводени пряко за него. Моля, вижте част Б от настоящото ръководство за бюджетните категории, които се възстановяват като действителни разходи. 

Вътрешните счетоводни и одиторски процедури на бенефициера трябва да позволяват пряко уравняване на декларираните във връзка с проекта разходи и приходи със съответните счетоводни отчети и оправдателни документи.

Данък върху добавената стойност (ДДС)

Допустим е данък върху добавената стойност (ДДС), който не подлежи на приспадане и възстановяване съгласно приложимото национално законодателство в областта на ДДС⁷ . Единственото изключение е свързано с дейностите или трансакциите, в които държави, регионални и местни правителствени органи и други публичноправни субекти участват като държавни органи⁸ . Директивата за ДДС не се прилага към държавите извън ЕС. Организации от трети държави, които не са асоциирани към програмата, могат да бъдат освободени от данъци (включително ДДС), мита и такси, ако е било подписано споразумение между Европейската комисия и третата държава, която не е асоциирана към програмата, и в която е установена организацията.

Допустими непреки разходи

Непреки разходи са разходите, които не са пряко свързани с изпълнението на действието и следователно не могат да бъдат отнесени пряко към него.

За проекти за мобилност на специалисти, работещи с младежи (подробна информация за правилата за финансиране по отделните действия можете да намерите в част Б от настоящото ръководство), сума с единна ставка, която не надхвърля 7 % от допустимите преки разходи по проекта, се признава за допустими непреки разходи, представляващи общите административни разходи на бенефициера, които все още не са покрити от допустимите преки разходи (например сметки за електричество или интернет, разходи за помещения и др.), за които те имат право на възстановяване от бюджета за проекта.

Непреките разходи не могат да включват разходи, вписани в друга бюджетна категория. Непреките разходи не са допустими, когато бенефициерът вече получава безвъзмездни средства за оперативни разходи от бюджета на Европейския съюз (например в рамките на поканата за представяне на предложения за сътрудничество с гражданското общество по програмата „Еразъм+“).

Недопустими разходи

Следните разходи не се считат за допустими:

• разходи или вноски, които не отговарят на условията, посочени в част Б от настоящото ръководство;
• разходи, свързани с приходи от инвестиции и дивиденти, изплатени от даден бенефициер;
• дългове и разходи за обслужване на дългове;
• провизии за загуби или дългове;
• дължими лихви;
• загуби при обмяна на валута;
• банкови такси, начислени от банката на бенефициера върху трансфери от предоставящия орган;
• прекомерни или неразумни разходи;
• подлежащ на приспадане или възстановим ДДС (включително ДДС, платен от публични органи, действащи в качеството на публичен орган) (вж. параграфа по-горе относно данъка върху добавената стойност);
• направени разходи или вноски за дейности, извършени по време на спиране на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства;
• вноски в натура от трети страни;
• разходи или вноски, декларирани от бенефициера по линия на други безвъзмездни средства от ЕС (или безвъзмездни средства, предоставени от държава — членка на ЕС, държава извън ЕС или друг орган, изпълняващ бюджета на ЕС), с изключение на следните случаи:
  • ако безвъзмездните средства за дейност са комбинирани с безвъзмездни средства за оперативни разходи, отпуснати за същия период, и бенефициерът може да докаже, че безвъзмездните средства за оперативни разходи не покриват никакви (преки или непреки) разходи, свързани с безвъзмездните средства за дейност;
• разходите или вноските за персонал на национална (или регионална/местна) администрация за дейности, които са част от обичайните дейности на администрацията (т.е. които не са предприети само заради безвъзмездните средства);
• разходи или вноски (особено пътните и дневните разходи) за служители или представители на институции, органи или агенции на ЕС;
• в случай на отдаване под наем или на лизинг на оборудване, стойността при възможност за изкупуване в края на периода на отдаване на лизинг или под наем;
• разходи за откриване и обслужване на банкови сметки (включително разходи за преводи от/до националната агенция, начислени от банката на бенефициера).

Източници на финансиране

Кандидатът трябва да посочи във формуляра за кандидатстване вноската от източници, различни от безвъзмездните средства от ЕС. Съфинансирането може да бъде например под формата на собствени ресурси на бенефициера, финансови вноски от трети страни. Ако към момента на окончателния доклад и искането за плащане на остатъка има доказателства, че е налице излишък, моля, направете справка с разделите по-горе относно недопускането на печалба и съфинансирането).

Непаричните вноски от трети страни не се считат за приемлив източник на съфинансиране.

Footnote

1. Решение за разрешаване на използването на еднократни суми и единични разходи по програма „Еразъм+“ за периода 2021—2027 г.:  https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/erasmus/guidance/ls-and-unit-cost-decision_erasmus_en.pdf ↩ back

2. За тази цел приходите се ограничават до дохода, генериран от проекта, както и целевите финансови вноски от донори за финансирането на допустимите разходи. Следователно печалбата (или загубата) съгласно горното определение се равнява на разликата между временно приетата сума на безвъзмездната финансова помощ и доходите, генерирани от действието, и  допустимите разходи, направени от бенефициера. Освен това, ако бъде реализирана печалба, тя подлежи на възстановяване. Националната или Изпълнителната агенция имат право да извършат събиране на процент от печалбата, който съответства на вноската на Съюза за допустимите разходи, действително направени от бенефициера за изпълнението на действието. Допълнителни разяснения относно изчисляването на печалбата ще бъдат предоставени във връзка с действия, за които безвъзмездните средства се отпускат под формата на възстановяване на определена част от допустимите разходи. ↩ back

3. За действия, управлявани от Изпълнителната агенция, подробните приложими финансови разпоредби са представени в образеца на споразумение за отпускане на безвъзмездни средства, публикуван на портала „Възможности за финансиране и търгове“. ↩ back
4. Решение на Комисията   от 10 април 2019 г. за разрешаване на използването на единични разходи за деклариране на разходите за персонал за работата, извършена от доброволци в рамките на действие или работна програма (C(2019)2646). ↩ back
5. Решение на  Комисията  от 20 октомври 2020 г. за разрешаване на използването на единични разходи като разходи за персонал на собственици на малки и средни предприятия и на бенефициери физически лица, които не получават заплата за извършената от тях работа по дейност или работна програма (С(2020)7115). ↩ back
6. Решение на Комисията  от  12 януари 2021 г. за разрешаване на използването на единични разходи за пътни разходи, разходи за настаняване и дневни разходи в рамките на дейност или работна програма по многогодишната финансова рамка за периода 2021—2027 г. (C(2021)35). ↩ back
7. В държавите членки в националното законодателство относно ДДС са отразени разпоредбите на Директивата за ДДС — Директива 2006/112/ЕО. ↩ back
8. Вж. член 13, параграф 1 от Директивата. ↩ back