Skip to main content

Erasmus+

EU programme for education, training, youth and sport
Search the guide

Ta spletna stran še ne odraža vsebine Vodnika za prijavitelje Erasmus+ za leto 2023.

Vendar lahko vodnik za leto 2023 prenesete v formatu PDF v izbranem jeziku, tako da kliknete gumb „Download“ na desni strani.

3. Korak: Preverjanje finančnih pogojev

Oblike nepovratnih sredstev

Nepovratna sredstva so lahko v naslednjih oblikah:

  1. nepovratna sredstva za mešane dejanske stroške:
    1. povračila dejansko nastalih upravičenih stroškov: npr. izredni stroški v okviru ukrepov mobilnosti ključnega ukrepa 1;
    2. povračila na podlagi stroškov na enoto, ki vključujejo nekatere posebne kategorije upravičenih stroškov, ki so vnaprej jasno opredeljeni z navedbo zneska na enoto: npr. individualna podpora v okviru projektov mobilnosti ključnega ukrepa 1;
  2. pavšalni zneski, kina splošno vključujejo vse kategorije upravičenih stroškov, ki so vnaprej jasno opredeljeni: npr. stroški v okviru ključnega ukrepa 2 za projekte manjših partnerstev. Pavšalni znesek je treba izračunati v skladu z metodologijo, določeno v sklepu o pavšalnem znesku1 , in z uporabo podrobne proračunske preglednice/izračuna (če obstaja). Če izračun pavšalnega zneska temelji na ocenjenih proračunih projektov, mora biti ocenjeni proračun v skladu z osnovnimi pogoji za upravičenost do nepovratnih sredstev EU za dejanske stroške (glej člen 6 splošnega sporazuma o nepovratnih sredstvih);
  3. kombinacija zgoraj naštetega.

Mehanizem financiranja, ki se uporablja v okviru programa Erasmus+, večinoma zagotavlja nepovratna sredstva na podlagi povračila na osnovi stroškov na enoto ali pavšalnih zneskov. Te vrste nepovratnih sredstev prijaviteljem omogočajo preprost izračun zahtevanega zneska nepovratnih sredstev in olajšajo realistično finančno načrtovanje projekta.

Za več informacij o tem, katera vrsta nepovratnih sredstev se uporablja za posamezno postavko financiranja v okviru posameznega ukrepa Erasmus+ iz tega vodnika, glej opis vsakega ukrepa v delu B, oddelek „Kakšna so pravila za dodelitev sredstev?“.

Načela, ki se uporabljajo za nepovratna sredstva EU

Neretroaktivnost

Nepovratnih sredstev EU ni mogoče retroaktivno dodeliti za projekte, ki so že končani.

Nepovratna sredstva EU se lahko dodelijo za projekt, ki se je že začel, vendar le v primeru, če lahko prijavitelj v predlogu projekta dokaže, da se je projekt moral začeti še pred podpisom sporazuma o nepovratnih sredstvih. V takih primerih stroški, ki so upravičeni do financiranja, ne smejo nastati pred dnem oddaje vloge za nepovratna sredstva.

Če prijavitelj začne izvajati projekt pred podpisom sporazuma o nepovratnih sredstvih, sam prevzame tveganje.

Večkratne oddaje

Pri ukrepih, ki jih upravlja Izvajalska agencija, lahko prijavitelji oddajo več kot en predlog za različne projekte v okviru istega razpisa (in zanje prejmejo sredstva). Organizacije lahko sodelujejo pri več predlogih. Vendar če obstaja več predlogov za zelo podobne projekte, bo sprejet in ocenjen le en predlog; ali bodo prijavitelji pozvani, naj umaknejo enega od predlogov (sicer bo zavrnjen).

Predloge je mogoče spreminjati in ponovno oddati do izteka roka za oddajo.

Pri ukrepih, ki jih upravljajo nacionalne agencije, bodo v primeru, da isto vlogo pri različnih agencijah večkrat odda isti prijavitelj, zavrnjene vse vloge. Če isti ali različni prijavitelji oddajo skoraj identične ali podobne vloge pri isti agenciji ali različnih agencijah, bo izvedeno posebno ocenjevanje teh vlog in se lahko vse zavrnejo.

Izvirna vsebina in avtorstvo

Vsebina vseh vlog za projekte in akreditacije mora biti originalna vsebina, ki jo je napisala prijaviteljica. Terciarne izobraževalne institucije, ki se prijavijo za aktivnosti mednarodne mobilnosti, lahko v pripravo vloge vključijo tudi partnerske terciarne izobraževalne institucije iz držav, ki niso pridružene programu. Za pripravo vloge ni dovoljeno plačati ali ponuditi drugačnega nadomestila drugim organizacijam ali zunanjim posameznikom. Nacionalna agencija lahko prijavitelja kadar koli izključi iz izbirnega postopka ali prekine dodeljeni projekt/akreditacijo, če ugotovi, da ta pravila niso bila upoštevana.

Nekumulativno dodeljevanje

Vsak projekt, ki ga financira EU, je upravičen do samo enega zneska nepovratnih sredstev iz proračuna EU, ki se dodeli enemu upravičencu. Isti stroški se iz proračuna Unije nikoli ne financirajo dvakrat.

Da bi se izognili tveganju dvojne dodelitve sredstev, mora prijavitelj navesti vire in zneske katerih koli drugih finančnih sredstev, ki jih je prejel ali za katera je zaprosil v letu bodisi za isti projekt bodisi za kateri koli drug projekt, vključno z nepovratnimi sredstvi za poslovanje. Pri ukrepih, ki jih upravljajo nacionalne agencije, bo to navedeno v prijavnem obrazcu. Pri ukrepih, ki jih upravlja Izvajalska agencija, bo to preverjeno na podlagi častne izjave.

Neprofitnost

Z nepovratnimi sredstvi iz proračuna Unije si upravičenec v okviru projekta, ki ga izvaja, ne sme prizadevati za dobiček ali ga ustvariti. Dobiček se opredeli kot presežek prejemkov, izračunan ob plačilu razlike, glede na upravičene stroške ukrepa ali programa dela, kadar so prejemki omejeni na nepovratna sredstva Unije in prihodke iz navedenega ukrepa ali programa dela2 . Načelo neprofitnosti se ne uporablja za nepovratna sredstva, zagotovljena v obliki stroškov na enoto, pavšalnega zneska ali financiranja po pavšalni stopnji, vključno s štipendijami, niti za vloge za nepovratna sredstva, ki ne presegajo 60 000 EUR.

Kadar se ustvari dobiček, ima Komisija pravico izterjati odstotek dobička, ki ustreza prispevku Unije k upravičenim stroškom, ki jih je upravičenec dejansko imel z izvajanjem ukrepa.

Sofinanciranje v obliki prispevkov v naravi se ne upošteva za namene izračuna dobička, ki se ustvari z nepovratnimi sredstvi.

Sofinanciranje

Poleg tega so nepovratna sredstva EU spodbuda za izvajanje projekta, ki ne bi bil izvedljiv brez finančne podpore EU, in temeljijo na načelu sofinanciranja. Sofinanciranje pomeni, da z nepovratnimi sredstvi EU ni mogoče financirati vseh stroškov projekta; za projekt je treba zagotoviti druge vire sofinanciranja, ki niso nepovratna sredstva EU (npr. lastni viri upravičenca, prihodek, ustvarjen z ukrepom, finančni prispevki tretjih oseb).

Če so nepovratna sredstva EU zagotovljena v obliki stroškov na enoto, pavšalnega zneska ali financiranja po pavšalni stopnji – to velja za večino ukrepov, zajetih v ta vodnik –, Komisija vnaprej zagotovi upoštevanje načel neprofitnosti in sofinanciranja za celoten ukrep z opredelitvijo stopenj ali odstotkov takih enot, pavšalnih zneskov ali pavšalnih stopenj. Na splošno se predvideva spoštovanje načel neprofitnosti in sofinanciranja, zato prijaviteljem ni treba zagotoviti informacij o virih sredstev, ki niso nepovratna sredstva EU, ali utemeljiti stroškov, ki nastanejo s projektom.

Vendar plačilo nepovratnih sredstev na podlagi povračila na osnovi stroškov na enoto, pavšalnih zneskov ali financiranja po pavšalni stopnji ne posega v pravico do dostopa do zakonsko predpisanih evidenc upravičencev. Če se s preverjanjem ali revizijo razkrije, da dogodek, na podlagi katerega se pridobijo nepovratna sredstva, ni bil izveden (npr. aktivnosti projekta niso bile izveden, kot so bile odobrene ob prijavi, udeleženci niso sodelovali v aktivnostih) in je upravičenec prejel neupravičeno plačilo v okviru nepovratnih sredstev na podlagi povračila na osnovi prispevka za stroške na enoto, pavšalnih zneskov ali financiranja po pavšalni stopnji, ima nacionalna agencija ali Izvajalska agencija pravico izterjati znesek do višine nepovratnih sredstev. Podobno, če se začete aktivnosti ali rezultati ne izvedejo oziroma dosežejo ali pa se izvedejo oziroma dosežejo slabo (vključno z neizpolnjevanjem pogodbene obveznosti), se lahko znesek nepovratnih sredstev zniža, pri čemer se upošteva obseg, v katerem je bil ukrep zaključen. Poleg tega lahko Evropska komisija za statistične namene in namene spremljanja na vzorcih upravičencev izvede raziskave, katerih cilj je količinsko opredeliti dejanske stroške projektov, ki so bili financirani na podlagi povračila na osnovi prispevka za stroške na enoto, pavšalnih zneskov ali financiranja po pavšalni stopnji.

Upravičeni in neupravičeni stroški ter prispevki, ki veljajo za nepovratna sredstva za mešane dejanske stroške

Da bi bili stroški in prispevki upravičeni, morajo izpolnjevati pogoje za upravičenost, določene v nadaljevanju:

Upravičeni stroški - splošni pogoji

Za dejanske stroške:

  • biti morajo stroški, ki jih je upravičenec dejansko imel;
  • nastati morajo med trajanjem projekta, razen stroškov, ki se nanašajo na končna poročila in revizijska potrdila ter lahko nastanejo pozneje;
  • navedeni morajo biti v oceni proračuna za projekt;
  • biti morajo potrebni za izvajanje projekta, za katerega se dodelijo nepovratna sredstva;
  • biti morajo določljivi in preverljivi ter zlasti zabeleženi v računovodskih izkazih upravičenca in pripravljeni v skladu z računovodskimi standardi, ki se uporabljajo v državi, kjer ima upravičenec svoj sedež, in v skladu z običajno prakso stroškovnega računovodstva upravičenca;
  • biti morajo skladni z zahtevami davčne in socialne zakonodaje, ki se uporablja;
  • so smotrni, utemeljeni in v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, zlasti glede gospodarnosti in učinkovitosti.

Za stroške in prispevke na enoto:

  • prijavljeni morajo biti v eni od proračunskih kategorij, določenih v oceni proračuna za projekt;
    •  enote morajo:
      • biti dejansko uporabljene ali ustvarjene s strani upravičenca v obdobju izvajanja;
      • biti potrebne za izvedbo ukrepa in
    • število enot mora biti določljivo in preverljivo ter, če je potrebno, podprto z evidencami in dokazili.

Prispevki v pavšalnem znesku:

  • prijavljeni morajo biti v eni od aktivnosti/delovnih sklopov, določenih v oceni proračuna za projekt;
  • upravičenec mora delo ustrezno izvesti v skladu s sporazumom o dodelitvi sredstev;
  • končni rezultati/izložki morajo biti doseženi v obdobju izvajanja.

Upravičeni stroški - Posebni pogoji

Upravičeni stroški so lahko neposredni ali posredni.

Neposredni stroški

Upravičeni neposredni stroški ukrepa so tisti stroški, ki se lahko v skladu z navedenimi pogoji upravičenosti opredelijo kot posebni stroški, ki so neposredno povezani z izvajanjem ukrepa in se lahko zato neposredno knjižijo za ukrep.

Poleg neposrednih upravičenih stroškov, navedenih v razpisu za zbiranje predlogov, se za upravičene štejejo tudi naslednje kategorije stroškov:

  • stroški, povezani z jamstvom za predhodno financiranje, ki ga predloži upravičenec do nepovratnih sredstev, kadar to jamstvo zahteva nacionalna agencija;
  • stroški, ki se nanašajo na potrdila o računovodskih izkazih in poročila o operativnem preverjanju rezultatov, če je treba taka potrdila ali poročila predložiti pri zahtevkih za plačilo nacionalne agencije;
  • stroški amortizacije, če jih je upravičenec dejansko imel.

Notranja računovodska praksa in revizijski postopki upravičenca morajo omogočati neposredno uskladitev stroškov in prihodkov, ki so bili prijavljeni za projekt, z ustreznimi računovodskimi izkazi in dokazili.

Davek na dodano vrednost (DDV)

Davek na dodano vrednost se upošteva kot upravičen strošek le takrat, kadar ga ni mogoče povrniti v skladu z veljavno nacionalno zakonodajo o DDV3 . Edina izjema so aktivnosti ali transakcije, ki jih državni, regionalni in lokalni organi ter drugi javni organi opravljajo kot javni organi4 . Poleg tega:

  • odbitni DDV, ki se dejansko ne odbije (zaradi nacionalnih pogojev ali nepremišljenosti upravičencev), ni upravičen;
  • direktiva o DDV se ne uporablja za države, ki niso države EU. Organizacije iz tretjih držav, ki niso pridružene programu, so lahko oproščene plačila davkov (vključno z DDV), dajatev in pristojbin, če je bil podpisan sporazum med Evropsko komisijo in tretjo državo, ki ni pridružena programu, v kateri ima organizacija sedež.

Upravičeni posredni stroški

„Posredni stroški“ so stroški, ki niso neposredno povezani z izvajanjem ukrepa in jih zato ni mogoče neposredno pripisati ukrepu.

Za nekatere vrste projektov (za podrobnejše informacije o pravilih za dodelitev sredstev za ukrepe glej del B tega vodnika) je v okviru posrednih stroškov upravičen pavšalni znesek, ki ne presega 7 % upravičenih neposrednih stroškov projekta (razen morebitnih stroškov prostovoljcev) in predstavlja splošne upravne stroške upravičenca, ki še niso kriti iz upravičenih neposrednih stroškov (npr. računi za elektriko ali internet, stroški prostorov), vendar jih je mogoče obračunati pri projektu.

Posredni stroški ne smejo vključevati stroškov iz drugih proračunskih kategorij. Posredni stroški niso upravičeni, kadar je upravičenec iz proračuna Unije že prejel nepovratna sredstva za poslovanje (npr. v okviru razpisa za zbiranje predlogov za sodelovanje s civilno družbo v okviru programa Erasmus+).

Če so odobreni za določen ukrep, upoštevajte, da stroški prostovoljcev niso klasična kategorija stroškov. Ni stroškov, ker prostovoljci delajo brezplačno, vendar jih je kljub temu mogoče prišteti k proračunu v obliki vnaprej določenih stroškov na enoto (na prostovoljca)5 in vam je omogočeno, da izkoristite delo prostovoljcev za nepovratna sredstva (s povečanjem zneska povračila do 100 % običajnih stroškov, tj. kategorij stroškov, ki niso prostovoljci).

Za ukrepe, ki jih upravlja Izvajalska agencija, pri izračunu potnih stroškov nastanitve in dnevnic uporabite stroške na enoto za potne stroške, stroške nastanitve in dnevnice, določene v Sklepu Komisije C(2021) 356 . Poleg tega upoštevajte, da so lastniki MSP in upravičene fizične osebe upravičeni na podlagi Sklepa Komisije z dne 20. oktobra 2020 o odobritvi uporabe stroškov na enoto za stroške osebja za lastnike malih in srednje velikih podjetij ter upravičencev, ki so fizične osebe brez plače za delo, ki ga opravijo v okviru ukrepa ali delovnega programa7 .

Kar zadeva spletišča projektov, so stroški komunikacije za predstavitev projekta na spletiščih udeležencev ali računih družbenih medijev upravičeni.

Finančna podpora tretjim osebam je upravičena le, če je predvidena v razpisu (del B tega vodnika za prijavitelje).

Neupravičeni stroški

Naslednji stroški se ne štejejo za upravičene:

  • donos kapitala in dividende, ki jih izplača upravičenec;
  • dolgovi in stroški servisiranja dolga;
  • rezervacije za izgube ali dolgove;
  • dolgovane obresti;
  • dvomljivi dolgovi;
  • tečajne izgube;
  • stroški, ki jih upravičenec prijavi v okviru drugega ukrepa, ki prejema nepovratna sredstva iz proračuna Unije;
  • čezmerni ali nesmotrni izdatki;
  • prispevki v naravi, ki jih zagotovijo tretje osebe;
  • v primeru najema ali zakupa opreme stroški kakršne koli možnosti odkupa ob koncu obdobja najema ali zakupa;
  • stroški odpiranja in vodenja bančnih računov (vključno s stroški nakazil nacionalnih agencij ali Izvajalske agencije in nakazil nacionalnim agencijam ali Izvajalski agenciji, ki jih zaračuna banka upravičenca);
  • DDV, kadar ga je mogoče povrniti v skladu z veljavno nacionalno zakonodajo o DDV (glej odstavek o davku na dodano vrednost zgoraj).
  • Prispevki v naravi so dovoljeni, vendar jih ni mogoče prijaviti kot stroške.

Viri financiranja

Prijavitelj mora v prijavnem obrazcu navesti prispevke iz drugih virov, ki niso nepovratna sredstva EU. Zunanje sofinanciranje je lahko v obliki lastnih sredstev upravičenca, finančnih prispevkov tretjih oseb ali prihodka, ki se ustvari s projektom. Če je ob končnem poročilu in zahtevku za plačilo razlike razvidno, da prihodek presega upravičene stroške, ki so nastali s projektom (glej poglavje o neprofitnosti in sofinanciranju), ima nacionalna agencija ali Izvajalska agencija pravico izterjati odstotek dobička, ki ustreza prispevku Unije k upravičenim stroškom, ki jih je upravičenec dejansko imel z izvedbo projekta. Ta določba se ne uporablja za projekte, za katere se zahtevajo nepovratna sredstva, ki ne presegajo 60 000 EUR.

Prispevki v naravi s strani tretjih oseb se ne štejejo za morebitni vir sofinanciranja.