Skip to main content

Erasmus+ Programme Guide

The essential guide to understanding Erasmus+

3. Korak: Preverjanje finančnih pogojev

Oblike nepovratnih sredstev

Nepovratna sredstva so lahko v naslednjih oblikah:

  1. nepovratna sredstva za mešane dejanske stroške:
    1. povračila odstotnega deleža dejansko nastalih povračljivih stroškov: npr. izredni stroški v okviru ukrepov mobilnosti ključnega ukrepa 1;
    2. povračila na podlagi stroškov na enoto, ki vključujejo nekatere posebne kategorije upravičenih stroškov, ki so vnaprej jasno opredeljeni z navedbo zneska na enoto: npr. individualna podpora v okviru projektov mobilnosti ključnega ukrepa 1;
  2. prispevki v pavšalnem znesku. To pomeni, da se bo z nepovratnimi sredstvi povrnil fiksni znesek na podlagi pavšalnega zneska ali financiranja, ki ni povezano s stroški. Pavšalni zneski se izračunajo v skladu z metodologijo, določeno v sklepu Komisije o odobritvi uporabe pavšalnih zneskov in stroškov na enoto v okviru programa Erasmus+ za obdobje 2021–20271 , in z uporabo podrobne proračunske preglednice/izračuna (če obstaja). To bi lahko bila:
    1. nepovratna sredstva v obliki pavšalnih zneskov na podlagi proračuna: znesek bo določil organ, ki dodeli sredstva, na podlagi ocenjenega proračuna projekta, rezultata ocene in stopnje financiranja, določene v razpisu (del B tega vodnika).  Ocenjeni proračun mora biti v skladu z osnovnimi pogoji za upravičenost do nepovratnih sredstev EU za dejanske stroške (za ukrepe, ki jih upravlja EACEA, glej obrazloženi sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev, člen 6);
    2. vnaprej določena nepovratna sredstva v obliki pavšalnih zneskov: znesek vnaprej določi organ, ki dodeli sredstva, v okviru razpisa (del B tega vodnika);
  3. kombinacija zgoraj naštetega.

Mehanizem financiranja, ki se uporablja v okviru programa Erasmus+, večinoma zagotavlja nepovratna sredstva na podlagi povračila na osnovi stroškov na enoto ali pavšalnih zneskov. Te vrste nepovratnih sredstev prijaviteljem omogočajo preprost izračun zahtevanega zneska nepovratnih sredstev in olajšajo realistično finančno načrtovanje projekta.

Za več informacij o tem, katera vrsta nepovratnih sredstev se uporablja za posamezno postavko financiranja v okviru posameznega ukrepa Erasmus+ iz tega vodnika, glej opis vsakega ukrepa v delu B, poglavje „Kakšna so pravila za dodelitev sredstev?“.

Načela, ki se uporabljajo za nepovratna sredstva EU

Neretroaktivnost

Nepovratnih sredstev EU ni mogoče retroaktivno dodeliti za projekte, ki so že končani.

Nepovratna sredstva EU se lahko dodelijo za projekt, ki se je že začel, vendar le v primeru, če lahko prijavitelj v predlogu projekta dokaže, da se je projekt moral začeti še pred podpisom sporazuma o nepovratnih sredstvih. V takih primerih stroški, ki so upravičeni do financiranja, ne smejo nastati pred dnem oddaje vloge za nepovratna sredstva.

Če prijavitelj začne izvajati projekt pred podpisom sporazuma o nepovratnih sredstvih, sam prevzame tveganje.

Večkratne oddaje

Prijavitelji lahko oddajo več kot en predlog za različne projekte v okviru istega razpisa (in zanje prejmejo sredstva). Organizacije lahko sodelujejo pri več predlogih. 

Če za ukrepe, ki jih upravlja izvajalska agencija, obstaja več predlogov za zelo podobne projekte, bo sprejet in ocenjen le en predlog; prijavitelji bodo pozvani, naj umaknejo enega od predlogov (sicer bo zavrnjen).

Predloge je mogoče spreminjati in ponovno oddati do izteka roka za oddajo.

Pri ukrepih, ki jih upravljajo nacionalne agencije, bodo v primeru, da isto vlogo pri različnih agencijah večkrat odda isti prijavitelj, zavrnjene vse vloge. Če isti ali različni prijavitelji oddajo skoraj identične ali podobne vloge pri isti agenciji ali različnih agencijah, bo izvedeno posebno ocenjevanje teh vlog in se lahko vse zavrnejo. 

Izvirna vsebina in avtorstvo

Vsebina vseh vlog za projekte in akreditacije mora biti originalna vsebina, ki jo je napisal prijavitelj ali druge organizacije, ki skupaj oddajajo vlogo za nepovratna sredstva. Če prijavitelji razmišljajo o uporabi orodij generativne umetne inteligence za pripravo vloge, morajo biti pozorni na možnost plagiatorstva in skrbno premisliti, da zagotovijo ustreznost in točnost vloge, njeno skladnost s predpisi o intelektualni lastnini ter njeno izvirno vsebino. Terciarne izobraževalne institucije, ki se prijavijo za aktivnosti mednarodne mobilnosti, lahko v pripravo vloge vključijo tudi partnerske terciarne izobraževalne institucije iz držav, ki niso pridružene programu. Za pripravo vloge ni dovoljeno plačati ali ponuditi drugačnega nadomestila drugim organizacijam ali zunanjim posameznikom. Nacionalna agencija lahko prijavitelja kadar koli izključi iz izbirnega postopka ali prekine dodeljeni projekt/akreditacijo, če ugotovi, da ta pravila niso bila upoštevana.

Nekumulativno dodeljevanje

Za vsak projekt se lahko za posameznega upravičenca dodeli samo ena donacija iz proračuna. Isti stroški se iz proračuna Unije nikoli ne financirajo dvakrat.

Da bi se izognili tveganju dvojnega financiranja, mora prijavitelj navesti vire in zneske katerih koli drugih finančnih sredstev, ki jih je prejel ali za katera je zaprosil v letu bodisi za isti projekt bodisi za kateri koli drug projekt, vključno z nepovratnimi sredstvi za poslovanje. Pri ukrepih, ki jih upravljajo nacionalne agencije, bo to navedeno v prijavnem obrazcu. Pri ukrepih, ki jih upravlja Izvajalska agencija, bo to preverjeno na podlagi častne izjave.

Neprofitnost

Z nepovratnimi sredstvi iz proračuna Unije si upravičenec v okviru projekta, ki ga izvaja, ne sme prizadevati za dobiček ali ga ustvariti. Dobiček se opredeli kot presežek prejemkov, izračunan ob plačilu razlike, glede na upravičene stroške ukrepa, kadar so prejemki omejeni na nepovratna sredstva Unije in prihodke iz navedenega ukrepa2

Načelo neprofitnosti se ne uporablja za:

  • ukrepe, katerih namen je okrepiti finančne sposobnosti upravičenca, ali ukrepe za ustvarjanje prihodkov, da se zagotovi njihova kontinuiteta po izteku obdobja financiranja Unije, določenega v sporazumu o nepovratnih sredstvih;
  • podporo za študij, raziskovanje, usposabljanje ali izobraževanje, plačano fizičnim osebam, ali drugo neposredno pomoč, plačano fizičnim osebam, ki jo najbolj potrebujejo, kot so brezposelni in begunci;
  • ukrepe, ki jih izvajajo neprofitne organizacije;
  • nepovratna sredstva, zagotovljena v obliki prispevka na enoto ali pavšalnega zneska;
  • nepovratna sredstva nizke vrednosti, opredeljena kot nepovratna sredstva v višini 60.000 EUR ali manj.

Kadar se ustvari dobiček, ima Komisija pravico izterjati odstotek dobička, ki ustreza prispevku Unije k upravičenim stroškom, ki jih je upravičenec dejansko imel z izvajanjem ukrepa.

Sofinanciranje v obliki prispevkov v naravi se ne upošteva za namene izračuna dobička, ki se ustvari z nepovratnimi sredstvi.

Sofinanciranje

Nepovratna sredstva vključujejo sofinanciranje. Zaradi tega se sredstva, potrebna za izvedbo ukrepa, ne zagotovijo v celoti iz nepovratnih sredstev. Sofinanciranje je lahko v obliki lastnih sredstev upravičenca, prihodka iz ukrepa ali finančnih prispevkov oziroma prispevkov v naravi od tretjih strani.

Če so nepovratna sredstva EU zagotovljena v obliki stroškov na enoto, pavšalnega zneska ali financiranja po pavšalni stopnji – to velja za večino ukrepov, zajetih v ta vodnik –, Komisija vnaprej zagotovi upoštevanje načel neprofitnosti in sofinanciranja za celoten ukrep z opredelitvijo stopenj ali odstotkov takih enot, pavšalnih zneskov ali pavšalnih stopenj. Na splošno se predvideva spoštovanje načel neprofitnosti in sofinanciranja, zato prijaviteljem ni treba utemeljiti stroškov, ki nastanejo s projektom. .

Vendar plačilo nepovratnih sredstev na podlagi povračila na osnovi stroškov na enoto, pavšalnih zneskov ali financiranja po pavšalni stopnji ne posega v pravico do dostopa do zakonsko predpisanih evidenc upravičencev. Če se s preverjanjem ali revizijo razkrije, da dogodek, na podlagi katerega se pridobijo nepovratna sredstva, ni bil izveden (npr. aktivnosti projekta niso bile izveden, kot so bile odobrene ob prijavi, udeleženci niso sodelovali v aktivnostih) in je upravičenec prejel neupravičeno plačilo v okviru nepovratnih sredstev na podlagi povračila na osnovi prispevka za stroške na enoto, pavšalnih zneskov ali financiranja po pavšalni stopnji, ima nacionalna agencija ali Izvajalska agencija pravico izterjati znesek do višine nepovratnih sredstev. Podobno, če se začete aktivnosti ali rezultati ne izvedejo oziroma dosežejo ali pa se izvedejo oziroma dosežejo slabo (vključno z neizpolnjevanjem pogodbene obveznosti), se lahko znesek nepovratnih sredstev zniža, pri čemer se upošteva obseg, v katerem je bil ukrep zaključen. Poleg tega lahko Evropska komisija za statistične namene in namene spremljanja na vzorcih upravičencev izvede raziskave, katerih cilj je količinsko opredeliti dejanske stroške projektov, ki so bili financirani na podlagi povračila na osnovi prispevka za stroške na enoto, pavšalnih zneskov ali financiranja po pavšalni stopnji.

Pravila glede upravičenosti stroškov

Da bi bili stroški in prispevki upravičeni, morajo izpolnjevati pogoje za upravičenost, določene v sporazumu o nepovratnih sredstvih in navedene spodaj3 :

Upravičeni stroški – splošni pogoji

Za dejanske stroške:

  • biti morajo stroški, ki jih je upravičenec dejansko imel;
  • nastati morajo v obdobju izvajanja, določenem v sporazumu o nepovratnih sredstvih, razen stroškov, ki se nanašajo na končna poročila in revizijska potrdila ter lahko nastanejo pozneje,
  • prijavljeni morajo biti v eni od proračunskih kategorij, določenih v sporazumu o nepovratnih sredstvih,
  • nastati morajo v povezavi z ukrepom, kot je opisan v sporazumu o nepovratnih sredstvih, in potrebni za njegovo izvedbo,
  • biti morajo določljivi in preverljivi ter zlasti evidentirani v računovodskih evidencah upravičenca in ugotovljeni v skladu z računovodskimi standardi, ki se uporabljajo v državi, kjer ima upravičenec svoj sedež, in v skladu z običajno prakso stroškovnega računovodstva upravičenca,
  • biti morajo skladni z zahtevami davčne in delovnopravne zakonodaje, ki se uporablja, in socialne varnosti,
  • so smotrni, utemeljeni in v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, zlasti glede gospodarnosti in učinkovitosti.

Za stroške in prispevke na enoto:

  • biti dejansko uporabljene ali ustvarjene s strani upravičenca v obdobju izvajanja;
    • biti potrebne za izvedbo ukrepa in
      • prijavljeni morajo biti v eni od proračunskih kategorij, določenih v sporazumu o nepovratnih sredstvih
      • enote morajo:
    • število enot mora biti določljivo in preverljivo ter, če je potrebno, podprto z evidencami in dokazili.

Prispevki v pavšalnem znesku:

  • prijavljeni morajo biti v okviru ene od aktivnosti/delovnih sklopov, določenih v sporazumu o nepovratnih sredstvih,
  • upravičenec mora delo ustrezno izvesti v skladu s sporazumom o nepovratnih sredstvih,
  • končni rezultati/izložki morajo biti doseženi v obdobju izvajanja.

Za ukrepe, ki jih upravlja izvajalska agencija in za katere se uporablja model pavšalnih zneskov, bo pavšalni znesek določil organ, ki dodeli sredstva (EACEA), na podlagi ocenjenega proračuna projekta. Podrobnosti so navedene v delu B tega vodnika. Poleg tega:

  • ker je podrobna proračunska preglednica podlaga za določitev pavšalnih zneskov za nepovratna sredstva (in ker morajo biti pavšalni zneski zanesljivi približki dejanskih stroškov projekta), morajo vključeni stroški izpolnjevati osnovne pogoje za upravičenost do nepovratnih sredstev EU za dejanske stroške (glej obrazloženi sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev, člen 6). To je zlasti pomembno za nakupe in sklepanje pogodb s podizvajalci, ki morajo biti v skladu z najboljšim razmerjem med kakovostjo in ceno (ali po potrebi najnižjo ceno) ter brez navzkrižja interesov. Če proračunska preglednica vsebuje neupravičene stroške, se nepovratna sredstva lahko zmanjšajo (tudi pozneje med izvajanjem projekta ali po njegovem zaključku);
  • preverite del B tega vodnika, ali je stroške na enoto za prostovoljce4 mogoče vključiti v podrobno proračunsko preglednico za konkreten ukrep v pavšalnem znesku. Stroški prostovoljcev niso klasična kategorija stroškov. Ni stroškov, ker prostovoljci delajo brezplačno, vendar jih je kljub temu mogoče prišteti k proračunu v obliki vnaprej določenih stroškov na enoto (na prostovoljca) in vam je omogočeno, da izkoristite delo prostovoljcev za nepovratna sredstva (s povečanjem zneska povračila do 100 % običajnih stroškov, tj. kategorij stroškov, ki niso prostovoljci). Več informacij je na voljo v obrazloženem sporazumu o dodelitvi nepovratnih sredstev, člen 6.2.A.5;
  • preverite del B, ali so stroški na enoto za lastnika MSP/fizično osebo5 dovoljeni v obliki nepovratnih sredstev v pavšalnem znesku in se lahko vključijo v podrobno proračunsko preglednico proračuna za konkreten ukrep;
  • za potne stroške in stroške bivanja v okviru nepovratnih sredstev v pavšalnem znesku uporabite enotne stroške za potovanje in bivanje6 ;
  • preverite del B, ali če so stroški za finančno podporo tretjim osebam dovoljeni in jih je mogoče vključiti v podrobno proračunsko preglednico za konkreten ukrep v pavšalnem znesku. Najvišji znesek na tretjo osebo je 60 000 EUR, razen če je v delu B določeno drugače;
  • preverite del B, ali obstaja posebna ureditev za stroške opreme;
  • stroški komunikacije za predstavitev projekta na spletiščih udeležencev ali računih družbenih medijev so upravičeni, stroški za ločena spletna mesta projektov pa niso upravičeni.

Upravičeni stroški – posebni pogoji

Upravičeni dejanski stroški so lahko neposredni ali posredni.

Neposredni stroški 

Upravičeni neposredni stroški so posebni stroški, ki so neposredno povezani z izvajanjem ukrepa in jih je zato mogoče knjižiti neposredno zanj. Za proračunske kategorije, ki se povrnejo kot dejanski stroški, glej del B tega vodnika. 

Notranja računovodska praksa in revizijski postopki upravičenca morajo omogočati neposredno uskladitev stroškov in prihodkov, ki so bili prijavljeni za projekt, z ustreznimi računovodskimi izkazi in dokazili.

Davek na dodano vrednost (DDV)

Neodbitni in nevračljivi davek na dodano vrednost (DDV) v skladu z veljavno nacionalno zakonodajo o DDV je upravičen7 . Edina izjema so aktivnosti ali transakcije, ki jih državni, regionalni in lokalni organi ter drugi javni organi opravljajo kot javni organi8 . Direktiva o DDV se ne uporablja za države, ki niso države EU. Organizacije iz tretjih držav, ki niso pridružene programu, so lahko oproščene plačila davkov (vključno z DDV), dajatev in pristojbin, če je bil podpisan sporazum med Evropsko komisijo in tretjo državo, ki ni pridružena programu, v kateri ima organizacija sedež.

Upravičeni posredni stroški

„Posredni stroški“ so stroški, ki niso neposredno povezani z izvajanjem ukrepa in jih zato ni mogoče neposredno pripisati ukrepu.

Za projekte mobilnosti mladinskih delavcev (za podrobnejše informacije o pravilih za dodelitev sredstev za ukrepe glej del B tega vodnika) je v okviru posrednih stroškov upravičen pavšalni znesek, ki ne presega 7 % upravičenih neposrednih stroškov projekta in predstavlja splošne upravne stroške upravičenca, ki še niso kriti iz upravičenih neposrednih stroškov (npr. računi za elektriko ali internet, stroški prostorov), vendar jih je mogoče obračunati pri projektu.

Posredni stroški ne smejo vključevati stroškov iz drugih proračunskih kategorij. Posredni stroški niso upravičeni, kadar je upravičenec iz proračuna Unije že prejel nepovratna sredstva za poslovanje (npr. v okviru razpisa za zbiranje predlogov za sodelovanje s civilno družbo v okviru programa Erasmus+).

Neupravičeni stroški

Naslednji stroški se ne štejejo za upravičene:

  • stroški ali prispevki, ki ne izpolnjujejo pogojev iz dela B tega vodnika,
  • stroški, povezani z donosom od naložb kapitala in dividendami, ki jih plača upravičenec,
  • dolgovi in stroški servisiranja dolga,
  • rezervacije za izgube ali dolgove,
  • dolgovane obresti,
  • negativne tečajne razlike,
  • bančni stroški, ki jih banka upravičenca zaračuna za nakazila organa, ki dodeli sredstva,
  • čezmerni ali nesmotrni izdatki,
  • odbitni ali vračljivi DDV (vključno z DDV, ki ga plačajo osebe javnega prava, ki delujejo kot organ oblasti) (glej odstavek o davku na dodano vrednost zgoraj),
  • nastali stroški ali prispevki za aktivnosti, izvedene med prekinitvijo sporazuma o nepovratnih sredstvih,
  • prispevki v naravi, ki jih zagotovijo tretje osebe,
  • stroški ali prispevki, ki jih je upravičenec prijavil pri drugih nepovratnih sredstvih EU (ali nepovratnih sredstvih, ki jih je dodelila država članica EU, država nečlanica EU ali drug organ pri izvrševanju proračuna EU), razen v naslednjih primerih:
    • če se nepovratna sredstva za ukrep kombinirajo z nepovratnimi sredstvi za poslovanje, ki pokrivajo isto obdobje, in upravičenec lahko dokaže, da nepovratna sredstva za poslovanje ne krijejo nobenih (neposrednih ali posrednih) stroškov nepovratnih sredstev za ukrep,
  • stroški ali prispevki za osebje v državni (ali regionalni/lokalni) upravi za dejavnosti, ki spadajo med običajne dejavnosti uprave (tj. se ne izvajajo le zaradi nepovratnih sredstev),
  • stroški ali prispevki (zlasti potni stroški in stroški bivanja) za osebje ali predstavnike institucij, organov ali agencij EU,
  • v primeru najema ali zakupa opreme stroški kakršne koli možnosti odkupa ob koncu obdobja najema ali zakupa,
  • stroški odpiranja in vodenja bančnih računov (vključno s stroški nakazil nacionalnih agencij in nakazil nacionalnim agencijam, ki jih zaračuna banka upravičenca).
Viri financiranja

Prijavitelj mora v prijavnem obrazcu navesti prispevke iz drugih virov, ki niso nepovratna sredstva EU. Sofinanciranje je lahko na primer v obliki lastnih sredstev upravičenca ali finančnih prispevkov tretjih oseb. Če v času končnega poročila in zahtevka za plačilo razlike obstajajo dokazi o presežku, glej zgornje razdelke o neprofitnosti in sofinanciranju.

Prispevki v naravi s strani tretjih oseb se ne štejejo za morebitni vir sofinanciranja.

  1. Sklep o odobritvi uporabe pavšalnih zneskov in stroškov na enoto v okviru programa Erasmus+ za obdobje 2021–2027:  https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/erasmus/guidance/ls-and-unit-cost-decision_erasmus_en.pdf . ↩ back
  2. Za ta namen so prejemki omejeni na prihodek, ustvarjen s projektom, ter na finančne prispevke, ki jih donatorji posebej dodelijo za financiranje upravičenih stroškov. Dobiček (ali izguba), kot je opredeljen zgoraj, je torej razlika med: 

    • začasno sprejetim zneskom nepovratnih sredstev in prihodkom, ki je ustvarjen z ukrepom, ter
    • upravičenimi stroški upravičenca. 

    Poleg tega se kakršen koli dobiček izterja. Nacionalna agencija ali Izvajalska agencija ima pravico izterjati odstotek dobička, ki ustreza prispevku Unije k upravičenim stroškom, ki jih je upravičenec dejansko imel z izvajanjem ukrepa. Za ukrepe, v okviru katerih imajo nepovratna sredstva obliko povračila določenega deleža upravičenih stroškov, bodo zagotovljena dodatna pojasnila za izračun dobička. ↩ back

  3. Za ukrepe, ki jih upravlja Izvajalska agencija, so podrobne veljavne finančne določbe predstavljene v vzorcu sporazuma o nepovratnih sredstvih, objavljenem na portalu za financiranje in  javne razpise . ↩ back
  4. Sklep Komisije  z dne 10. aprila 2019 o odobritvi uporabe stroškov na enoto z a  prijavo stroškov za osebje za delo, ki so ga opravili prostovoljci v okviru ukrepa ali programa dela (C(2019)2646). ↩ back
  5. Sklep Komisije  z dne 20. oktobra 2020 o odobritvi uporabe stroškov na enoto za stroške za osebje lastnikov malih in srednjih podjetij ter upravičencev, ki so fizične osebe in ne prejemajo plače, za delo, ki so ga opravili sami v okviru ukrepa ali programa dela (C(2020) 7115). ↩ back
  6. Sklep Komisije  z dne 12. januarja 2021 o odobritvi uporabe stroškov na enoto za stroške potovanja, nastanitve in bivanja v okviru ukrepa ali delovnega programa na podlagi večletnega finančnega okvira 2021–2027 (C(2021) 35). ↩ back
  7. V državah članicah je v nacionalno zakonodajo o DDV prenesena direktiva o DDV (2006/112/ES). ↩ back
  8. Glej člen 13(1) Direktive. ↩ back