Formas de subvención

La subvención puede adoptar las siguientes formas:

1. Subvención de costes reales mixtos:
   • Reembolso de un porcentaje de los costes reembolsables efectivamente contraídos: por ejemplo, los costes excepcionales de las acciones de movilidad en el marco de la acción clave 1.
   • Reembolso sobre la base de los costes unitarios, que cubren determinadas categorías específicas de costes subvencionables claramente identificados de antemano mediante referencia a un importe por unidad: por ejemplo, el apoyo individual en el marco de los proyectos de movilidad de la acción clave 1.
2. Contribuciones a tanto alzado: Esto significa que la subvención reembolsará un importe fijo, basado en una cantidad fija única o en una financiación no vinculada a los costes. Los importes a tanto alzado se calculan de conformidad con la metodología establecida en la Decisión de la Comisión por la que se autoriza el uso de importes a tanto alzado y costes unitarios en el marco del programa Erasmus+ 2021-2027¹ y utilizando el cuadro presupuestario detallado facilitado (en su caso). 
   Podría tratarse de:
   1. Subvenciones a tanto alzado basadas en el presupuesto: el importe será fijado por la autoridad otorgante sobre la base del presupuesto estimado del proyecto, el resultado de la evaluación y un porcentaje de financiación establecido en la convocatoria (parte B de la presente Guía). El presupuesto estimado debe cumplir las condiciones básicas de admisibilidad de las subvenciones de costes reales de la UE (para acciones gestionadas por la EACEA, véase el acuerdo de subvención anotado, artículo 6).
   2. Subvenciones a tanto alzado preestablecidas: el importe será fijado previamente por la autoridad otorgante en la convocatoria (parte B de la presente Guía).
3. Una combinación de los anteriores.

En la mayoría de los casos, el mecanismo de financiación aplicado para el programa Erasmus+ concede subvenciones basadas en el reembolso sobre la base de los costes unitarios o mediante importes a tanto alzado. Estos tipos de subvenciones ayudan a los solicitantes a calcular el importe de la subvención solicitada y a realizar una planificación financiera realista del proyecto.

Para saber qué tipo de subvención se aplica a cada elemento financiado como parte de cada una de las acciones Erasmus+ a las que se refiere esta Guía, consúltese la descripción de cada acción en la parte B, sección «Normas de financiación».

Irretroactividad

No se facilitarán subvenciones de la UE retroactivas a proyectos ya finalizados.

Únicamente se podrá conceder una subvención de la UE a un proyecto que ya haya comenzado si el solicitante puede demostrar, en la propuesta de proyecto, la necesidad de iniciar el proyecto antes de la firma del convenio de subvención. En tales casos, no deberán haberse asumido los costes subvencionables antes de la fecha de presentación de la solicitud de subvención.

Si el solicitante empieza a ejecutar el proyecto antes de la firma del convenio de subvención, asumirá los riesgos inherentes a ello.

Presentaciones múltiples

Los solicitantes podrán presentar más de una propuesta para diferentes proyectos en el marco de la misma convocatoria (y recibir financiación para ellas). Las organizaciones pueden participar en varias propuestas. 

En el caso de las acciones gestionadas por la Agencia Ejecutiva, si hay varias propuestas para proyectos muy similares, solo se aceptará y evaluará una propuesta; se pedirá a los solicitantes que retiren las otras (o serán rechazadas).

Las propuestas podrán modificarse y volver a presentarse hasta la fecha límite de presentación.

En cuanto a las acciones gestionadas por las agencias nacionales, si un solicitante presenta una misma solicitud a diferentes agencias, se desestimarán todas las solicitudes. Cuando un mismo solicitante o solicitantes diferentes presenten solicitudes idénticas o similares a la misma agencia o a agencias diferentes, serán objeto de una evaluación específica y podrán ser rechazadas en su totalidad. 

Contenido original y autoría

Todas las solicitudes de proyectos y acreditaciones deben incluir contenidos originales creados por el solicitante u otras organizaciones que soliciten conjuntamente una subvención. Si piensan en utilizar herramientas de inteligencia artificial generativa para preparar la solicitud, los solicitantes deberán ser conscientes de la posibilidad de plagio y deberán prestar especial atención para asegurarse de que la solicitud es adecuada y exacta, cumple la normativa en materia de propiedad intelectual e industrial e incorpora contenido original. Las instituciones de educación superior que soliciten actividades de movilidad internacional podrán contar con la participación de instituciones de educación superior asociadas de países no asociados al Programa en la preparación de su solicitud. No se puede pagar ni compensar de otra manera a ninguna otra organización o persona externa por la preparación de la solicitud. La agencia nacional podrá excluir al solicitante del proceso de selección o rescindir en cualquier momento un proyecto o una acreditación que se hayan concedido si determina que no se han cumplido estas normas. 

Concesión no acumulativa

Cada proyecto puede dar lugar a la concesión de una sola subvención a un beneficiario concreto con cargo al presupuesto de la Unión. En ningún caso se financiarán dos veces los mismos costes con el presupuesto de la Unión.

Para evitar el riesgo de la doble financiación, el solicitante deberá indicar las fuentes y los importes de otras subvenciones recibidas o solicitadas durante el mismo año, incluyendo las subvenciones de funcionamiento, tanto si están destinadas al mismo proyecto como si van destinadas a otro. En el caso de las acciones gestionadas por las agencias nacionales, esto se indicará en el formulario de solicitud. En el caso de las acciones gestionadas por la Agencia Ejecutiva, este aspecto se comprobará a través de la declaración jurada.

Carácter no lucrativo

Las subvenciones financiadas con el presupuesto de la Unión no deben tener como objetivo ni como efecto la obtención de beneficios en el marco del proyecto llevado a cabo por el beneficiario. Se entenderá por beneficios el saldo positivo, calculado en el momento del pago del saldo, resultante de la diferencia entre los ingresos y los costes subvencionables de la acción, cuando los ingresos se limiten a la subvención de la Unión y a las rentas generadas por esa acción² . 

El principio de ausencia de ánimo de lucro no se aplica a:

• las acciones cuyo objetivo sea reforzar la capacidad financiera del beneficiario o las acciones que generen una renta para garantizar su continuidad una vez concluido el período de financiación de la Unión previsto en el convenio de subvención;
• las ayudas de estudios, investigación, formación o educación abonadas a personas físicas u otras ayudas directas abonadas a las personas físicas más necesitadas, como desempleados o refugiados;
• las acciones ejecutadas por organizaciones sin ánimo de lucro;
• las subvenciones concedidas en forma de contribución unitaria o a tanto alzado;
• las subvenciones de pequeña cuantía, definidas como las de importe inferior o igual a 60 000 EUR.

Cuando se obtenga un beneficio, la Comisión tiene derecho a recuperar el porcentaje del beneficio correspondiente a la contribución de la Unión a los costes subvencionables realmente asumidos por el beneficiario para llevar a cabo la acción.

A los fines del cálculo del beneficio generado por la subvención, no se tendrá en cuenta la cofinanciación en forma de contribuciones en especie.

Cofinanciación

Las subvenciones supondrán una cofinanciación. En consecuencia, la subvención no aportará íntegramente los recursos necesarios para llevar a cabo la acción. La cofinanciación podrá revestir la forma de recursos propios del beneficiario, ingresos generados por la acción o contribuciones financieras o en especie de terceros.

Cuando la subvención de la UE se concede en forma de coste unitario, importe a tanto alzado o financiación a tipo fijo, como es el caso de la mayoría de las acciones a las que se refiere esta Guía, los principios de carácter no lucrativo y cofinanciación quedan garantizados por adelantado por la Comisión para la acción en su conjunto cuando define los tipos o porcentajes de estas unidades, importes a tanto alzado o tipos fijos. Generalmente se presupone el respeto de los principios de carácter no lucrativo y cofinanciación, por lo que no es necesario que los solicitantes justifiquen los costes soportados por el proyecto. .

Sin embargo, el pago de la subvención en función del reembolso de costes unitarios, importes a tanto alzado o financiación a un tipo fijo se entiende sin perjuicio del derecho de acceso a los registros reglamentarios de los beneficiarios. Si un control o una auditoría revela que el acontecimiento que justifica la subvención no ha tenido lugar (p. ej., actividades del proyecto no realizadas tal como se aprobaron en la fase de solicitud, participantes que no intervienen en las actividades, etc.) y se ha abonado un pago indebido al beneficiario por una subvención basada en el reembolso de la contribución a costes unitarios, cantidades fijas o financiación a tipo fijo, la agencia nacional o la Agencia Ejecutiva podrán recuperar el importe de la subvención. De manera similar, si las actividades no se llevan a cabo o no se obtienen resultados, o si las actividades realizadas y los resultados obtenidos son deficientes (en particular, si se incumple una obligación contractual), la subvención podrá reducirse teniendo en cuenta el grado de ejecución de la acción. Por otra parte, la Comisión Europea podrá llevar a cabo, con fines estadísticos y de control, inspecciones a muestras de beneficiarios con el objetivo de cuantificar los costes reales soportados en los proyectos financiados a través del reembolso de la contribución a costes unitarios, cantidades fijas o financiación a tipo fijo.

Para ser subvencionables, los costes y la contribución deben cumplir las condiciones de admisibilidad establecidas en el convenio de subvención, tal como se indica a continuación³ :

Costes subvencionables. Condiciones generales

En el caso de los costes reales:

• deben haber sido realmente contraídos por el beneficiario;
• deben haberse contraído durante el período de ejecución establecido en el convenio de subvención, salvo los costes correspondientes a los informes finales y a los certificados de auditoría, que pueden contraerse posteriormente;
• deben declararse en una de las categorías presupuestarias establecidas en el convenio de subvención;
• deben haber sido contraídos en relación con la acción descrita en el convenio de subvención y ser necesarios para su ejecución;
• debe ser posible identificarlos y comprobarlos y, en particular, están registrados en las cuentas del beneficiario y se ajustan a las normas de contabilidad aplicables en el país en que está establecido el beneficiario y a las prácticas habituales de contabilidad del beneficiario en materia de costes;
• deben cumplir los requisitos tributarios, laborales y de seguridad social aplicables;
• deben ser razonables, estar justificados y cumplir el principio de buena gestión financiera, en especial en lo referente a la economía y la eficiencia.

En el caso de las contribuciones y los costes unitarios:

• deben declararse en una de las categorías presupuestarias establecidas en el convenio de subvención;
  • las unidades deberán:
    • ser realmente utilizadas o producidas por el beneficiario durante el período de ejecución;
    • ser necesarias para la ejecución de la acción, y
  • el número de unidades tiene que ser identificable y verificable y, en caso necesario, estar avalado por los registros y la documentación;

Contribuciones a tanto alzado:

• deben declararse en una de las actividades o paquetes de trabajo establecidos en el convenio de subvención;
• el beneficiario debe ejecutar correctamente el trabajo de conformidad con el convenio de subvención;
• los resultados/productos concretos deben conseguirse en el período de ejecución.

En el caso de las acciones gestionadas por la Agencia Ejecutiva y utilizando un modelo de cantidad a tanto alzado, el importe a tanto alzado será fijado por la autoridad otorgante (EACEA) sobre la base del presupuesto estimado del proyecto. Se ofrecen detalles en la parte B de esta Guía. Además:

• Dado que el cuadro presupuestario detallado sirve de base para fijar los importes a tanto alzado para las subvenciones (y dado que los importes a tanto alzado deben ser indicadores fiables de los costes reales de un proyecto), los costes incluidos deben cumplir las condiciones básicas de subvencionabilidad de las subvenciones de costes reales de la UE (véase el convenio de subvención anotado, artículo 6). Esto es especialmente importante para las compras y la subcontratación, que deben respetar la mejor relación calidad-precio (o, en su caso, el precio más bajo) y estar libres de conflictos de intereses. Si el cuadro presupuestario contiene costes no subvencionables, la subvención podrá reducirse (incluso en un momento posterior de la ejecución del proyecto o tras su finalización);
• si los costes unitarios de los voluntarios⁴ pueden incluirse en el cuadro presupuestario detallado para una acción concreta a tanto alzado, consulte la parte B de la presente Guía. Los costes de los voluntarios no son una categoría clásica de costes. No hay costes porque los voluntarios trabajan gratuitamente, pero aun así pueden sumarse al presupuesto en forma de coste unitario predeterminado (por voluntario) y ello le permite beneficiarse del trabajo de los voluntarios para la subvención (mediante el aumento del importe del reembolso hasta el 100 % de los costes habituales, es decir, categorías de costes distintas de los costes de voluntarios). Encontrará más información en el convenio de subvención anotado, artículo 6.2.A.5. ;
• si se permite el coste unitario de una pyme o persona física⁵ en una subvención a tanto alzado y puede incluirse en el cuadro presupuestario detallado para una acción concreta, consulte la parte B;
• en el caso de los gastos de viaje y estancia en el marco de una subvención a tanto alzado, se utilizarán los costes unitarios de viaje y estancia⁶ ;
• si se permiten costes de apoyo financiero a terceros y pueden incluirse en el cuadro presupuestario detallado para una acción concreta a tanto alzado, consulte la parte B; el importe máximo por tercero es 60 000 EUR, a menos que se especifique otra cosa en la parte B;
• si existe un régimen específico para los costes de equipo, consulte la parte B;
• serán subvencionables los costes de comunicación relativos a la presentación del proyecto en los sitios web o redes sociales de los participantes; no serán subvencionables los costes de sitios web de otros proyectos.

Costes subvencionables. Condiciones específicas

Los costes reales pueden ser directos o indirectos.

Costes directos 

Los costes directos subvencionables son costes específicos relacionados directamente con la realización de la acción, a la que pueden imputarse directamente en la contabilidad. Véase la parte B de la presente Guía en relación con las categorías presupuestarias reembolsadas como costes reales. 

Los procedimientos internos de contabilidad y auditoría del beneficiario deberán permitir una conciliación directa de los costes e ingresos declarados en el marco del proyecto con los estados contables y los documentos justificativos correspondientes.

Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

Será subvencionable el impuesto sobre el valor añadido (IVA) no deducible y no reembolsable con arreglo a la legislación nacional aplicable en materia de IVA⁷ . El único caso de excepción son las actividades o transacciones en las que actúen como autoridades públicas las autoridades nacionales, regionales o locales u otros organismos públicos⁸ . La Directiva sobre el IVA no es aplicable a los países no pertenecientes a la UE. Las organizaciones de terceros países no asociados al Programa podrán estas exentas de impuestos (incluido el IVA), derechos y gravámenes si se ha firmado un acuerdo entre la Comisión Europea y el tercer país no asociado al Programa en el que esté establecida la organización.

Gastos indirectos subvencionables

Los costes indirectos son los costes que no están relacionados directamente con la ejecución de la acción y, por tanto, no pueden imputarse directamente a ella.

En proyectos de movilidad de trabajadores en el ámbito de la juventud (en relación con las normas de financiación de acciones, véase la parte B de esta Guía), puede incluirse en los costes indirectos una cantidad a tanto alzado que no supere el 7 % de los costes directos subvencionables del proyecto. Esta cantidad representará los costes administrativos generales del beneficiario que aún no hayan sido cubiertos por los costes directos subvencionables (p. ej., facturas de electricidad o de internet, costes de los locales, etc.) pero que puedan considerarse imputables al proyecto.

Los costes indirectos no podrán incluir costes contabilizados en otra categoría del presupuesto. Los costes indirectos no serán subvencionables si el beneficiario ya recibe una subvención de funcionamiento con cargo al presupuesto de la Unión (p. ej., en el marco de la convocatoria de propuestas de cooperación con la sociedad civil del programa Erasmus+).

Costes no subvencionables

No se considerarán subvencionables los siguientes costes:

• los costes o contribuciones que no cumplan las condiciones establecidas en la parte B de la presente Guía;
• los costes relacionados con el rendimiento del capital y los dividendos abonados por un beneficiario;
• las deudas y la carga de la deuda;
• las provisiones por pérdidas o deudas;
• el interés adeudado;
• las pérdidas por cambio de divisas;
• los gastos bancarios que haya cargado el banco del beneficiario en concepto de transferencias efectuadas por la autoridad otorgante;
• los gastos excesivos o desproporcionados;
• el IVA deducible o reembolsable (incluido el IVA pagado por organismos públicos que actúen como autoridades públicas, véase el apartado anterior relativo al impuesto sobre el valor añadido);
• los costes contraídos o las contribuciones en concepto de actividades que se hayan llevado a cabo durante la suspensión del convenio de subvención;
• contribuciones en especie de terceros;
• los costes o contribuciones declarados por el beneficiario en el marco de otras subvenciones de la UE (o subvenciones concedidas por un Estado miembro de la UE, un país no perteneciente a la UE u otro organismo que ejecute el presupuesto de la UE), excepto en los casos siguientes:
  • si la subvención de acción se combina con una subvención de funcionamiento durante el mismo período y el beneficiario puede demostrar que la subvención de funcionamiento no cubre ningún coste (directo o indirecto) de la subvención de acción;
• los costes o contribuciones para el personal de una administración nacional (o regional/local), destinados a actividades que forman parte de las actividades ordinarias de la administración (es decir, que no se realizan únicamente a causa de la subvención);
• los costes o contribuciones (especialmente de desplazamiento y dietas) en concepto de personal o de representantes de las instituciones, organismos o agencias de la UE;
• en caso de alquiler o alquiler con opción de compra del equipo, el coste de las opciones de compra cuando finalice el período de alquiler o alquiler con opción de compra;
• los costes de apertura y gestión de cuentas bancarias (incluidos los costes impuestos por el banco del beneficiario por realizar transferencias que tengan como origen o destino la agencia nacional).

Fuentes de financiación

El solicitante deberá indicar en el formulario de solicitud la contribución procedente de fuentes diferentes de la subvención de la UE. La cofinanciación puede provenir, por ejemplo, de recursos propios del beneficiario o de contribuciones financieras de terceros. Si, en el momento del informe final y de la solicitud de pago del saldo, existen pruebas de la existencia de superávit, consúltense las secciones anteriores «Carácter no lucrativo» y «Cofinanciación»).

Las contribuciones en especie de terceros no se consideran como posible fuente de cofinanciación.

Footnote

1. Decisión por la que se autoriza el uso de importes a tanto alzado y costes unitarios en el marco del programa Erasmus+ 2012-2027:  https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/erasmus/guidance/ls-and-unit-cost-decision_erasmus_en.pdf . ↩ back

2. A este fin, los ingresos se limitan a los generados por el proyecto, así como a las contribuciones financieras específicamente asignadas por donantes para la financiación de costes subvencionables. Así pues, los beneficios (o las pérdidas) tal como se definen anteriormente son la diferencia entre: 

   • el importe de la subvención aceptado provisionalmente y los ingresos generados por la acción, así como
   • los costes subvencionables en que haya incurrido el beneficiario

   Además, siempre que haya un beneficio, este se recuperará. La agencia nacional o la Agencia Ejecutiva tienen derecho a recuperar el porcentaje de los beneficios correspondiente a la contribución de la Unión a los costes subvencionables realmente asumidos por el beneficiario para llevar a cabo la acción. Se proporcionarán aclaraciones adicionales sobre el cálculo de los beneficios correspondientes a las acciones subvencionadas en forma de reembolso de una proporción determinada de los costes subvencionables. ↩ back

3. En el caso de las acciones gestionadas por la Agencia Ejecutiva, las disposiciones financieras detalladas aplicables se exponen en el modelo de convenio de subvención publicado en el Portal de Financiación y Licitaciones. ↩ back
4. Decisión  de la Comisión, de 10 de abril de 2019, por la que se autoriza la utilización de costes unitarios para declarar gastos de personal por el trabajo que hayan realizado voluntarios en el marco de una acción o un programa de trabajo, doc. C(2019) 2646. ↩ back
5. Decisión  de la Comisión, de 20 de octubre de 2020, por la que se autoriza la utilización de costes unitarios para los gastos de personal de los propietarios de pequeñas y medianas empresas y los beneficiarios que, siendo personas físicas, no reciban un salario por el trabajo realizado por ellas mismas en el marco de una acción o programa de trabajo, doc. C(2020) 7115. ↩ back
6. Decisión  de la Comisión, de 12 de enero de 2021, por la que se autoriza la utilización de costes unitarios de viaje, alojamiento y estancia en el marco de una acción o programa de trabajo del marco financiero plurianual 2021-2027, doc. C(2021) 35. ↩ back
7. En los Estados miembros, la legislación nacional sobre el IVA es la transposición de la Directiva 2006/112/CE. ↩ back
8. Véase el artículo 13, apartado 1, de la Directiva. ↩ back