Forme di sovvenzione

La sovvenzione può assumere le forme seguenti:

1. sovvenzione mista per i costi effettivi:
   1. rimborso di una percentuale dei costi rimborsabili effettivamente sostenuti; ad esempio i costi eccezionali nell'ambito delle azioni di mobilità dell'azione chiave 1;
   2. rimborso sulla base di costi unitari, che coprono determinate categorie specifiche di costi ammissibili chiaramente individuate in anticipo con riferimento a un importo per unità: ad esempio il sostegno individuale nell'ambito dei progetti di mobilità dell'azione chiave 1;
2. contributi forfettari: ciò significa che la sovvenzione rimborserà un importo fisso basato su una somma forfettaria o un finanziamento non correlati ai costi. Gli importi forfettari sono calcolati secondo la metodologia stabilita nella decisione della Commissione che autorizza l'utilizzo di somme forfettarie e costi unitari nell'ambito del programma Erasmus+ 2021-2027¹ e utilizzando la tabella contenente il bilancio dettagliato/il calcolatore fornito (se del caso). Si può trattare di:
   1. sovvenzioni forfettarie basate sul bilancio: l'importo sarà fissato dall'ente che assegnerà la sovvenzione sulla base del bilancio previsto del progetto, del risultato della valutazione e del tasso di finanziamento stabilito nell'invito (parte B della presente guida). Il bilancio previsto deve rispettare le condizioni di ammissibilità di base per le sovvenzioni dell'UE per i costi effettivi (per le azioni gestite dall'EACEA, cfr. la convenzione di sovvenzione commentata, articolo 6);
   2. sovvenzioni forfettarie prefissate: l'importo è prefissato dall'ente che assegnerà la sovvenzione nell'invito (parte B della presente guida);

3. una combinazione delle forme summenzionate.

Il meccanismo di finanziamento applicato nell'ambito del programma Erasmus+ nella maggior parte dei casi prevede sovvenzioni calcolate in base al rimborso sulla base dei costi unitari o di somme forfettarie. Questo tipo di sovvenzione aiuta i richiedenti a calcolare in maniera semplice l'importo della sovvenzione richiesto e facilita una pianificazione finanziaria realistica del progetto.

Per sapere quale tipo di sovvenzione è applicato a ogni voce di finanziamento nell'ambito di ogni azione Erasmus+ descritta in questa guida, si rimanda alla descrizione delle singole azioni nella parte B, sezione "Quali sono le norme di finanziamento?".

Non retroattività

Non sono previste sovvenzioni UE retroattive per progetti già conclusi.

Una sovvenzione dell'UE può essere concessa a un'azione già avviata solo se il richiedente può dimostrare nella proposta di progetto la necessità di avviare l'azione prima della firma della convenzione di sovvenzione. In questi casi i costi ammissibili al finanziamento non possono essere anteriori alla data di presentazione della domanda di sovvenzione.

Se il richiedente inizia ad attuare il progetto prima della firma della convenzione di sovvenzione, lo fa a proprio rischio.

Presentazioni multiple

I richiedenti possono presentare più proposte riguardanti progetti diversi nell'ambito dello stesso invito (e ottenere il finanziamento relativo). Le organizzazioni possono partecipare a più proposte. 

Per le azioni gestite dall'Agenzia esecutiva, se vi sono più proposte per progetti molto simili, sarà accettata e valutata una sola proposta; i richiedenti saranno invitati a ritirare le altre (o la proposta sarà respinta).

Le proposte possono essere modificate e ripresentate fino al termine ultimo per la presentazione.

Per le azioni gestite dalle agenzie nazionali, nel caso di presentazioni multiple della stessa domanda da parte dello stesso richiedente a diverse agenzie, tutte le domande saranno respinte. Qualora domande pressoché identiche o simili siano presentate a una stessa agenzia o ad agenzie differenti da uno stesso richiedente o da richiedenti differenti, tali domande saranno tutte sottoposte a una valutazione specifica e potranno essere tutte respinte. 

Contenuti originali e diritto d'autore

Tutte le domande relative a progetti e accreditamenti devono presentare contenuti originali redatti dal richiedente o da altre organizzazioni che presentano congiuntamente la domanda di sovvenzione. Se per la preparazione della domanda intendono utilizzare strumenti di intelligenza artificiale (IA) generativa, i richiedenti dovrebbero essere consapevoli della possibilità di plagio e dovrebbero prestare particolare attenzione affinché la domanda sia adeguata e corretta, rispetti le norme in materia di proprietà intellettuale e presenti contenuti originali. Gli istituti di istruzione superiore che presentano domanda per attività di mobilità internazionale possono coinvolgere nella redazione della propria domanda i loro IIS partner di paesi non associati al programma. Nessun'altra organizzazione o nessun altro individuo esterno possono essere pagati o altrimenti compensati per la redazione della domanda. L'agenzia nazionale può respingere il richiedente dalla procedura di selezione o può porre fine a un progetto/accreditamento concesso in qualsiasi momento se accerta che tali norme non sono state rispettate. 

Divieto di cumulo

Per ogni progetto può essere accordata una sola sovvenzione a carico del bilancio a favore di uno stesso beneficiario. In nessun caso il bilancio dell'Unione finanzia due volte i medesimi costi.

Per evitare il rischio di doppio finanziamento, il richiedente deve indicare le fonti e gli importi degli altri finanziamenti eventualmente ricevuti o richiesti durante l'anno, sia per lo stesso progetto che per qualsiasi altro progetto, comprese le sovvenzioni di funzionamento. Per le azioni gestite dalle agenzie nazionali, tali informazioni saranno fornite nel modulo di domanda. Per le azioni gestite dall'Agenzia esecutiva, tali informazioni saranno fornite mediante autocertificazione.

Senza scopo di lucro

Una sovvenzione finanziata dal bilancio dell'Unione non può avere per scopo o effetto un profitto nell'ambito del progetto realizzato dal beneficiario. Si definisce profitto un surplus delle entrate, calcolato al momento del pagamento a saldo, rispetto ai costi ammissibili dell'azione, in cui le entrate sono limitate alla sovvenzione dell'Unione e ai ricavi generati da tale azione² .

Il principio del divieto del fine di lucro non si applica:

• alle azioni il cui obiettivo è rafforzare la capacità finanziaria di un beneficiario o alle azioni che producono reddito al fine di garantire la loro continuità dopo il periodo di finanziamento a carico dell'Unione previsto dalla convenzione di sovvenzione;
• agli aiuti corrisposti a persone fisiche a fini di studio, ricerca, formazione o istruzione o ad altri aiuti diretti corrisposti a persone fisiche estremamente bisognose, come i disoccupati e i rifugiati;
• alle azioni attuate da organizzazioni senza scopo di lucro;
• alle sovvenzioni erogate sotto forma di contributo unitario o forfettario;

• alle sovvenzioni di valore modesto, definite come sovvenzioni di importo pari o inferiore a 60 000 EUR.

Qualora si ottenga un profitto, la Commissione ha il diritto di recuperarne la percentuale corrispondente al contributo dell'Unione ai costi ammissibili effettivamente sostenuti dal beneficiario nel realizzare l'azione.

Ai fini del calcolo del profitto generato dalla sovvenzione non si terrà conto del cofinanziamento sotto forma di contributi in natura.

Cofinanziamento

Le sovvenzioni sono soggette al regime del cofinanziamento. Pertanto, le risorse necessarie alla realizzazione dell'azione non provengono interamente dalla sovvenzione. Il cofinanziamento può essere erogato sotto forma di risorse proprie del beneficiario, di redditi generati dall'azione ovvero di contributi finanziari o in natura da parte di terzi.

Quando la sovvenzione è concessa nella forma di costo unitario, di somma forfettaria o di finanziamento a tasso fisso – è il caso della maggior parte delle azioni trattate in questa guida – i principi del divieto del fine di lucro e del cofinanziamento sono assicurati dalla Commissione quando definisce, in anticipo, i tassi o le percentuali di tali costi unitari, somme forfettarie e finanziamenti a tasso fisso per l'intera azione. In linea generale il rispetto dei principi del divieto del fine di lucro e del cofinanziamento è dato per scontato e pertanto i richiedenti non sono tenuti a giustificare i costi sostenuti per il progetto.

Nondimeno, l'erogazione della sovvenzione basata sul rimborso sulla base dei costi unitari, di somme forfettarie o di finanziamenti a tasso fisso non pregiudica il diritto di accesso ai registri dei beneficiari. Se a seguito di un controllo o di un audit risulta che l'evento generatore non si è verificato (p. es. le attività del progetto non sono state realizzate nel modo approvato in fase di presentazione della domanda, i partecipanti non hanno preso parte alle attività ecc.) e al beneficiario è stato erogato un versamento indebito di una sovvenzione basata sul rimborso sulla base del contributo ai costi unitari, a somme forfettarie o a finanziamenti a tasso fisso, l'agenzia nazionale o l'Agenzia esecutiva hanno facoltà di recuperare l'importo della sovvenzione. Allo stesso modo, se le attività intraprese o i risultati prodotti non sono attuati o la loro attuazione è carente (compreso il mancato rispetto di un obbligo contrattuale), la sovvenzione può essere ridotta, tenendo conto della misura in cui l'azione è stata completata. A scopi statistici e di monitoraggio la Commissione europea può inoltre svolgere indagini su campioni di beneficiari al fine di quantificare i costi effettivi sostenuti nell'ambito di progetti finanziati mediante rimborso sulla base del contributo ai costi unitari, delle somme forfettarie o del finanziamento a tasso fisso.

Per essere ammissibili, i costi e i contributi devono soddisfare le condizioni di ammissibilità definite nella convenzione di sovvenzione e illustrate di seguito³ .

Costi ammissibili – condizioni generali

I costi effettivi/reali:

• devono essere effettivamente sostenuti dal beneficiario;
• devono essere sostenuti nel periodo di attuazione definito nell'accordo di sovvenzione, ad eccezione dei costi relativi alla stesura delle relazioni finali e alla presentazione dei certificati di audit, che possono essere sostenuti successivamente;
• devono essere dichiarati in una delle categorie di bilancio indicate nella convenzione di sovvenzione;
• devono essere sostenuti in relazione all'azione descritta nella convenzione di sovvenzione e sono necessari per la sua attuazione;
• devono essere identificabili e verificabili, in particolare sono iscritti nei documenti contabili del beneficiario e sono determinati secondo i principi contabili vigenti nel paese in cui è stabilito il beneficiario e secondo le consuete prassi contabili di quest'ultimo;
• devono rispettare le disposizioni applicabili in materia di imposte, lavoro e sicurezza sociale;
• sono ragionevoli, giustificati e conformi al principio della sana gestione finanziaria, in particolare sotto il profilo dell'economia e dell'efficienza.

Per i costi unitari e i contributi:

• devono essere dichiarati in una delle categorie di bilancio indicate nella convenzione di sovvenzione;
  • le unità devono:
    • essere effettivamente utilizzate o prodotte dal beneficiario durante il periodo di attuazione;
    • essere necessarie per l'attuazione dell'azione; e
  • il numero di unità deve essere identificabile e verificabile e, se necessario, deve essere suffragato da registri e documentazione.

I contributi forfettari:

• devono essere dichiarati nell'ambito di una delle attività/unità di progetto indicate nella convenzione di sovvenzione;
• l'attività deve essere svolta correttamente dal beneficiario, conformemente alla convenzione di sovvenzione;
• i risultati devono essere conseguiti nel periodo di attuazione.

Per le azioni gestite dall'Agenzia esecutiva e che prevedono l'utilizzo di un modello di importo forfettario, tale importo sarà fissato dall'ente che assegnerà la sovvenzione (EACEA) sulla base del bilancio stimato del progetto. I dettagli sono forniti nella parte B della presente guida. Inoltre:

• poiché il bilancio dettagliato (tabella) serve da base per fissare gli importi forfettari per le sovvenzioni (e dal momento che gli importi forfettari devono essere un'approssimazione attendibile dei costi effettivi di un progetto), i costi inclusi devono soddisfare le condizioni di ammissibilità di base per le sovvenzioni dell'UE per i costi effettivi (cfr. la convenzione di sovvenzione commentata, articolo 6). Ciò è particolarmente importante per quanto riguarda gli acquisti e i subappalti, che devono rispettare il principio del miglior rapporto qualità/prezzo (o, se del caso, del prezzo più basso) ed essere esenti da conflitti d'interessi. Se la tabella di bilancio contiene costi non ammissibili, la sovvenzione può essere ridotta (anche in un secondo momento, nel corso della realizzazione del progetto o dopo la sua conclusione);
• nell'eventualità che nel bilancio dettagliato (tabella) per un'azione forfettaria concreta siano inclusi costi unitari per i volontari⁴ , consultare la parte B della presente guida. I costi dei volontari non sono una categoria di costi ordinaria. Non vi sono costi perché i volontari lavorano gratuitamente, ma possono comunque essere aggiunti al bilancio sotto forma di costo unitario prefissato (per volontario) e permettere così di beneficiare del lavoro dei volontari per la sovvenzione (aumentando l'importo del rimborso fino al 100 % dei costi normali, cioè le categorie di costo diverse dai volontari). Maggiori informazioni sono disponibili nella convenzione di sovvenzione commentata, articolo 6.2.A.5;
• se i costi unitari del proprietario/persona fisica di una PMI⁵ sono ammessi in una sovvenzione forfettaria e possono essere inclusi nel bilancio dettagliato (tabella) per un'azione concreta, consultare la parte B;
• per le spese di viaggio e soggiorno nell'ambito di una sovvenzione forfettaria si prega di utilizzare i costi unitari di viaggio e di soggiorno⁶ ;
• se i costi per il sostegno finanziario a terzi sono ammessi e possono essere inclusi nel bilancio dettagliato (tabella) per un'azione forfettaria concreta, consultare la parte B. L'importo massimo per ciascun terzo è di 60 000 EUR, salvo diversa indicazione nella parte B;
• se esiste un regime specifico per i costi delle attrezzature, consultare la parte B;
• i costi di comunicazione per la presentazione del progetto sui siti web o sugli account dei social media dei partecipanti sono ammissibili; i costi per i siti web di progetti distinti non sono ammissibili.

Costi ammissibili – condizioni specifiche

I costi effettivi/reali ammissibili possono essere diretti o indiretti.

Costi diretti 

I costi diretti ammissibili sono costi specifici direttamente legati alla realizzazione dell'azione e che possono quindi essere imputati direttamente alla stessa. Consultare la parte B della presente guida per le categorie di bilancio rimborsate come costi effettivi. 

Le procedure interne contabili e di audit del beneficiario devono consentire la diretta riconciliazione dei costi e dei ricavi dichiarati in relazione al progetto con i rispettivi prospetti contabili e documenti giustificativi.

Imposta sul valore aggiunto (IVA)

L'imposta sul valore aggiunto (IVA) non detraibile e non rimborsabile ai sensi della legislazione nazionale applicabile in materia di IVA è ammissibile⁷ . L'unica eccezione è costituita dalle attività o dalle operazioni che gli Stati, le regioni, le province, i comuni e gli altri enti pubblici esercitano in quanto pubbliche autorità⁸ . La direttiva IVA non si applica ai paesi terzi. Le organizzazioni di paesi terzi non associati al programma possono essere esentate dal versamento di tasse (inclusa l'IVA), diritti e imposte, se è stato firmato un accordo tra la Commissione europea e il paese terzo non associato al programma in cui l'organizzazione è stabilita.

Costi indiretti ammissibili

I costi indiretti sono costi che non sono direttamente legati alla realizzazione dell'azione e quindi non possono essere attribuiti direttamente ad essa.

Per i progetti di mobilità degli animatori socioeducativi (per dettagli sulle norme di finanziamento delle azioni, vedere la parte B di questa guida) sono ammissibili costi indiretti per un importo forfettario non superiore al 7 % dei costi diretti ammissibili del progetto; i costi indiretti rappresentano le spese amministrative generali del beneficiario che non sono già coperte dai costi diretti ammissibili (ad esempio fatture per l'energia elettrica o per l'uso di Internet, costi per le sedi ecc.), ma che possono essere considerate imputabili al progetto.

I costi indiretti non possono includere i costi già iscritti in un'altra categoria di bilancio. Non sono ammissibili costi indiretti nel caso in cui il beneficiario riceva già una sovvenzione di funzionamento a carico del bilancio dell'Unione (ad esempio nel contesto dell'invito a presentare proposte relativo alla cooperazione della società civile nell'ambito del programma Erasmus+).

Costi non ammissibili

I seguenti costi non sono considerati ammissibili:

• costi o contributi non conformi alle condizioni di cui alla parte B della presente guida;
• costi relativi al rendimento del capitale e dividendi pagati da un beneficiario;
• debiti e relativi oneri;
• accantonamenti per perdite o debiti;
• interessi passivi;
• perdite connesse alle operazioni di cambio;
• spese bancarie addebitate dall'istituto bancario del beneficiario per i bonifici effettuati dall'amministrazione erogatrice;
• spese eccessive o sconsiderate;
• IVA detraibile o rimborsabile (compresa l'IVA versata da enti pubblici che agiscono in qualità di pubblica autorità) (cfr. punto precedente sull'imposta sul valore aggiunto);
• costi sostenuti o contributi per attività attuate durante la sospensione della convenzione di sovvenzione;
• contributi in natura da terzi;
• costi o contributi dichiarati dal beneficiario nell'ambito di altre sovvenzioni dell'UE (o di sovvenzioni attribuite da uno Stato membro dell'UE, un paese non UE o altro organismo che esegue il bilancio dell'UE), a eccezione dei casi seguenti:
  • se la sovvenzione di un'azione è combinata con una sovvenzione di funzionamento in corso nello stesso periodo e il beneficiario può dimostrare che la sovvenzione di funzionamento non copre alcun costo (diretto o indiretto) della sovvenzione dell'azione;
• costi o contributi per il personale di un'amministrazione nazionale (o regionale/locale) per attività rientranti nelle sue normali attività (ossia non svolte soltanto per la sovvenzione);
• costi o contributi (in particolare spese di viaggio e di soggiorno) sostenuti per il personale o i rappresentanti delle istituzioni, nonché degli organi e organismi dell'UE;
• nel caso di locazione o leasing di attrezzature, il costo dell'opzione di acquisto alla fine del periodo di locazione o leasing;
• costi di apertura e gestione di conti bancari (compresi i costi applicati dalla banca al beneficiario sui bonifici da/verso l'agenzia nazionale);

Fonti di finanziamento

Il richiedente deve indicare nel modulo di candidatura i contributi provenienti da fonti di finanziamento diverse dalla sovvenzione dell'UE. Il cofinanziamento può assumere la forma, ad esempio, di risorse proprie del beneficiario o di contributi finanziari di terzi. Nel caso in cui al momento della relazione finale e della richiesta di pagamento del saldo è comprovata l'esistenza di un'eccedenza, si rimanda alle sezioni precedenti relative al divieto di lucro e al cofinanziamento).

I contributi in natura da parte di terzi non sono considerati come possibili fonti di cofinanziamento.

Footnote

1. Decision authorising the use of lump sums and unit costs under the Erasmus+ Programme 2021-2027 : https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/erasmus/guidance/ls-and-unit-cost-decision_erasmus_en.pdf . ↩ back

2. A tal fine le entrate sono limitate al reddito generato dal progetto, nonché ai contributi finanziari specificamente destinati dai donatori al finanziamento dei costi ammissibili. Il profitto (o la perdita) secondo la suddetta definizione è dato pertanto dalla differenza tra: 

   • l'importo della sovvenzione accettata in via provvisoria e il reddito generato dall'azione e
   • i costi ammissibili sostenuti dal beneficiario. 

   Qualsiasi profitto realizzato sarà inoltre recuperato. L'agenzia nazionale o l'Agenzia esecutiva hanno il diritto di recuperare la percentuale di profitto corrispondente al contributo dell'Unione ai costi ammissibili effettivamente sostenuti dal beneficiario nel realizzare l'azione. Ulteriori chiarimenti sul calcolo del profitto saranno forniti per le azioni che prevedono sovvenzioni sotto forma di rimborso di una determinata percentuale dei costi ammissibili. ↩ back

3. Per le azioni gestite dall'Agenzia esecutiva, le disposizioni finanziarie applicabili sono presentate in dettaglio nel modello di convenzione di sovvenzione pubblicato nel portale "Funding & tender opportunities" . ↩ back
4. Commission Decision  of 10 April 2019 authorising the use of unit costs for declaring personnel costs for the work carried out by volunteers under an action or a work programme  (C(2019)2646). ↩ back
5. Commission  Decision  of 20 October 2020 authorising the use of unit costs for the personnel costs of the owners of small and medium-sized enterprises and beneficiaries that are natural persons not receiving a salary for the work carried out by themselves under an action or work programme  (C(2020)7115). ↩ back
6. Commission Decision  of 12 January 2021 authorising the use of unit costs for travel, accommodation and subsistence costs under an action or work programme under the 2021-2027 multi-annual financial framework  (C(2021)35). ↩ back
7. Negli Stati membri la legislazione nazionale in materia di IVA recepisce la direttiva 2006/112/CE. ↩ back
8. Cfr. articolo 13, paragrafo 1, della direttiva. ↩ back