Krok 3: Kontrola finančných podmienok
Formy grantov
Grant môže mať niektorú z týchto foriem:
- kombinovaný grant založený na skutočných nákladoch:
- náhrada určitého percentuálneho podielu skutočne vynaložených refundovateľných nákladov: napr. mimoriadne náklady v rámci akcií v oblasti mobility patriacich ku kľúčovej akcii 1,
- refundácia na základe jednotkových nákladov, ktoré pokrývajú všetky alebo určité osobitné kategórie oprávnených nákladov, ktoré sú vopred jasne určené stanovením jednotkovej sumy: napr. individuálna podpora v rámci projektov mobility patriacich ku kľúčovej akcii 1;
- jednorazové príspevky: To znamená, že sa vo forme grantu uhradí pevná suma na základe jednorazovej sumy alebo financovania, ktoré nie je viazané na náklady. Výšky jednorazových súm sa vypočítajú na základe metodiky stanovenej v rozhodnutí Komisie, ktorým sa povoľuje použitie jednorazových súm a jednotkových nákladov v rámci programu Erasmus+ na roky
2021 – 20271
, a na základe poskytnutej podrobnej rozpočtovej tabuľky/kalkulačky (ak existujú). Môžu to byť:
- jednorazové granty založené na rozpočte: Výšku sumy stanoví orgán udeľujúci grant na základe odhadovaného rozpočtu projektu, výsledku hodnotenia a miery financovania stanovenej vo výzve (časť B tohto sprievodcu). Odhadovaný rozpočet musí spĺňať základné podmienky oprávnenosti pre granty EÚ na skutočné náklady (pre akcie riadené agentúrou EACEA pozri AGA – anotovanú dohodu o grante, článok 6),
- jednorazové granty s vopred stanovenou výškou: Suma je vopred stanovená orgánom udeľujúcim grant vo výzve (časť B tejto príručky),
- kombinácia uvedených grantov.
Mechanizmus financovania, ktorý sa uplatňuje v rámci programu Erasmus+, poskytuje vo väčšine prípadov granty založené na refundácii na základe jednotkových nákladov alebo jednorazových platieb. Tieto druhy grantov umožňujú žiadateľom ľahko vypočítať požadovanú výšku grantu a uľahčujú realistické finančné plánovanie projektu.
Informácie o tom, aký druh grantu sa uplatňuje na jednotlivé financované položky v rámci jednotlivých akcií Erasmus+ uvedených v tomto sprievodcovi, sú uvedené v opise každej akcie v časti B oddiele Pravidlá financovania.
Zásady, ktoré sa uplatňujú na granty eú
Zásada neretroaktivity
Žiadny grant EÚ sa nemôže udeliť so spätnou platnosťou na projekty, ktoré už boli skončené.
Grant EÚ sa môže udeliť na projekt, ktorý sa už začal, len ak žiadateľ v návrhu projektu preukáže potrebu začať projekt pred podpísaním dohody o grante. V takýchto prípadoch nesmie dôjsť k vynaloženiu nákladov oprávnených na financovanie pred dňom predloženia žiadosti o grant.
Ak žiadateľ začne realizovať projekt pred podpísaním dohody o grante, koná tak na svoje vlastné riziko.
Viacnásobné podania
Žiadatelia môžu predložiť viac ako jeden návrh rôznych projektov v rámci jednej výzvy (a získať pre ne financovanie). Organizácie sa môžu zúčastňovať na viacerých návrhoch.
V prípade akcií riadených výkonnou agentúrou, ak existujú viaceré návrhy veľmi podobných projektov, prijatý a vyhodnotený bude len jeden návrh; žiadatelia budú vyzvaní na stiahnutie ostatných (alebo budú zamietnuté).
V lehote na podanie sa môžu návrhy zmeniť a znovu predložiť.
V prípade akcií riadených národnými agentúrami budú v prípade viacnásobného podania tej istej žiadosti od jedného žiadateľa rôznym agentúram všetky žiadosti zamietnuté. Ak takmer rovnaké alebo veľmi podobné žiadosti podajú tí istí alebo rôzni žiadatelia tým istým alebo rôznym agentúram, budú predmetom osobitného posúdenia a môžu byť všetky zamietnuté.
Originálny obsah a autorstvo
Všetky žiadosti o projekty a akreditácie musia obsahovať pôvodný obsah, ktorého tvorcom je žiadateľ alebo iné organizácie, ktoré spoločne žiadajú o grant. Ak žiadatelia pri príprave žiadosti zvažujú použitie generatívnych nástrojov umelej inteligencie, mali by si uvedomovať potenciál plagiátorstva, a mali by žiadosť dôkladne posúdiť, aby zabezpečili jej vhodnosť a presnosť, súlad s predpismi o duševnom vlastníctve, ako aj jej pôvodný obsah. Inštitúcie vysokoškolského vzdelávania žiadajúce o aktivity v rámci medzinárodnej mobility môžu spolupracovať pri vypracúvaní svojej žiadosti aj so svojimi partnerskými inštitúciami vysokoškolského vzdelávania z krajín, ktoré nie sú pridružené k programu. Žiadosť nemôžu za finančnú odmenu ani inú kompenzáciu vypracovať žiadne iné organizácie ani externé osoby. Ak národná agentúra dospeje k záveru, že tieto pravidlá neboli dodržané, môže žiadateľa z výberového procesu kedykoľvek vylúčiť alebo mu môže odňať udelený projekt/akreditáciu
Zásada nekumulácie
Každému prijímateľovi sa môže z rozpočtu udeliť iba jeden grant na každý projekt. Tie isté náklady sa z rozpočtu Únie nemôžu za žiadnych okolností financovať dvakrát.
V záujme zabránenia riziku dvojitého financovania musí žiadateľ uviesť zdroje a sumy akéhokoľvek iného financovania, ktoré v danom roku získal alebo o ktoré požiadal, a to bez ohľadu na to, či sa týkalo toho istého projektu alebo akéhokoľvek iného projektu vrátane grantov na prevádzku. V prípade akcií riadených národnými agentúrami sa tieto zdroje a sumy uvedú vo formulári žiadosti. V prípade akcií riadených výkonnou agentúrou sa skontrolujú prostredníctvom čestného vyhlásenia.
Zásada neziskovosti
Účelom ani účinkom grantu financovaného z rozpočtu Únie nesmie byť vytváranie zisku v rámci projektu, ktorý prijímateľ realizuje. Za zisk sa považuje prebytok, vypočítaný pri vyplatení zostatku, príjmových dokladov nad oprávnenými nákladmi akcie, pričom príjmové doklady sú obmedzené na grant Únie a príjmy sú získané prostredníctvom uvedenej akcie2 . Zásada neziskovosti sa neuplatňuje na:
- akcie, ktorých cieľom je posilnenie finančnej kapacity prijímateľa, alebo akcie, ktoré vytvárajú príjem s cieľom zabezpečiť svoju kontinuitu po období financovania Úniou stanovenom v dohode o grante;
- podporu štúdia, výskumu, odbornej prípravy alebo vzdelávania vyplatenú fyzickým osobám, ani na inú priamu podporu vyplatenú najodkázanejším fyzickým osobám, ako sú nezamestnané osoby a utečenci;
- akcie vykonávané neziskovými organizáciami;
- granty poskytované vo forme jednotkového alebo jednorazového príspevku;
- granty s nízkou hodnotou, vymedzené ako granty nepresahujúce 60 000 EUR.
V prípade dosiahnutia zisku je Komisia oprávnená vymáhať percentuálny podiel na tomto zisku zodpovedajúci príspevku Únie na oprávnené náklady, ktoré prijímateľ skutočne vynaložil na vykonanie akcie.
Na účely výpočtu zisku vytvoreného grantom sa neberie do úvahy spolufinancovanie vo forme nepeňažných príspevkov.
Spolufinancovanie
Granty musia zahŕňať spolufinancovanie. V dôsledku toho sa zdroje potrebné na vykonanie akcie neposkytnú v plnej výške z grantu. Spolufinancovanie sa môže poskytovať vo forme vlastných zdrojov prijímateľa, príjmov plynúcich z akcie alebo finančných či nepeňažných príspevkov tretích strán.
Ak sa grant EÚ poskytuje vo forme jednotkových nákladov, jednorazovej platby alebo paušálneho financovania, čo je prípad väčšiny akcií, na ktoré sa vzťahuje tento sprievodca, Komisia zabezpečí zásady neziskovosti a spolufinancovania v rámci celej akcie vopred tým, že vymedzí sadzby alebo percentuálne podiely príslušných jednotiek, jednorazových platieb a paušálnych sadzieb. Predpokladá sa, že žiadatelia dodržiavajú zásady neziskovosti a spolufinancovania, a preto nemusia odôvodniť náklady vzniknuté v súvislosti s projektom.
Vyplatením grantu založeného na refundácii na základe jednotkových nákladov, na jednorazových platbách alebo na paušálnom financovaní však nie je dotknuté právo na prístup k povinným záznamom prijímateľov. Ak sa kontrolou alebo auditom zistí, že skutočnosť, na základe ktorej vzniká nárok, nenastala (napr. aktivity v rámci projektu neboli vykonávané tak, ako boli schválené vo fáze podania žiadosti, účastníci sa nezapájali do aktivít atď.) a prijímateľovi bola neoprávnene vyplatená suma grantu založeného na náhrade na základe príspevku na jednotkové náklady, na jednorazových platbách alebo na paušálnom financovaní, národná alebo výkonná agentúra je oprávnená vymáhať sumu do výšky grantu. Podobne, ak sa realizované aktivity alebo vyprodukované výstupy nevykonali alebo majú nedostatočnú kvalitu (vrátane nedodržania zmluvných záväzkov), môže sa výška grantu znížiť so zreteľom na rozsah, v akom bola akcia realizovaná. Okrem toho môže Európska komisia na štatistické a monitorovacie účely vykonávať prieskumy na vzorkách prijímateľov zamerané na vyčíslenie skutočných nákladov vynaložených v rámci projektov, ktorých financovanie je založené na náhrade na základe príspevku na jednotkové náklady, na jednorazových platbách alebo na paušálnom financovaní.
Pravidlá oprávnenosti nákladov
Náklady a príspevky sú oprávnené vtedy, keď spĺňajú podmienky oprávnenosti stanovené v dohode o grante, a ako sa uvádza ďalej3 :
Oprávnené náklady – všeobecné podmienky
Skutočné/reálne náklady:
- musia byť skutočne vynaložené prijímateľom,
- musia vzniknúť počas obdobia realizácie stanovenej v dohode o grante, s výnimkou nákladov súvisiacich so záverečnými správami a s osvedčeniami o audite, ktoré môžu vzniknúť neskôr,
- musia byť deklarované v niektorej z rozpočtových kategórií uvedených v dohode o grante,
- musia byť vynaložené v súvislosti s akciou opísanou v dohode o grante a musia byť potrebné na jej vykonávanie,
- musia byť identifikovateľné a overiteľné predovšetkým tak, že sú zaznamenané v účtovných záznamoch prijímateľa a stanovené v súlade s platnými účtovnými štandardmi krajiny, v ktorej je prijímateľ usadený, a v súlade s obvyklými postupmi nákladového účtovníctva prijímateľa,
- musia spĺňať požiadavky platných daňových predpisov a predpisov v oblasti zamestnanosti a sociálneho zabezpečenia,
- náklady sú primerané, opodstatnené a spĺňajú zásady správneho finančného riadenia, najmä pokiaľ ide o hospodárnosť a efektívnosť.
V prípade jednotkových nákladov a príspevkov:
- musia byť deklarované v niektorej z rozpočtových kategórií uvedených v dohode o grante,
- i) jednotky musia:
- byť skutočne využité alebo vytvorené prijímateľom počas vykonávania akcie
- byť potrebné na vykonávanie akcie a
- ii) počet jednotiek musí byť identifikovateľný a overiteľný a v prípade potreby doložený záznamami a dokumentáciou.
- i) jednotky musia:
V prípade jednorazových príspevkov:
- musia byť deklarované v rámci niektorej z aktivít/niektorého z pracovných balíkov uvedených v dohode o grante,
- prácu musí riadne vykonať prijímateľ v súlade s dohodou o grante,
- výsledky/výstupy sa musia dosiahnuť v období vykonávania.
V prípade akcií riadených výkonnou agentúrou a pri používaní modelu jednorazovej platby stanoví jednorazovú sumu orgán udeľujúci grant (EACEA) na základe odhadovaného rozpočtu projektu. Podrobné informácie sú uvedené v časti B tohto sprievodcu. Okrem toho:
- keďže ako základ pre stanovenie jednorazových platieb v prípade grantov (a keďže jednorazové platby musia byť spoľahlivými náhradami skutočných nákladov na projekt) slúži podrobná rozpočtová tabuľka, zahrnuté náklady musia byť v súlade so základnými podmienkami oprávnenosti pre granty EÚ na skutočné náklady (pozri anotovanú dohodu o grante, článok 6). Je to dôležité najmä v prípade nákupov a subdodávok, ktoré musia byť v súlade so zásadou najvýhodnejšieho pomeru medzi kvalitou a cenou (alebo prípadne najnižšej ceny) a nesmú predstavovať konflikt záujmov, ak rozpočtová tabuľka obsahuje neoprávnené náklady, grant sa môže znížiť (aj neskôr počas realizácie projektu alebo po jeho skončení),
- ak je jednotkové náklady na dobrovoľníkov4 možné zahrnúť do podrobnej rozpočtovej tabuľky pre konkrétnu akciu financovanú jednorazovou platbou, pozrite si časť B tohto sprievodcu. Náklady na dobrovoľníkov nie sú štandardnou kategóriou nákladov. Nejde o náklady, pretože dobrovoľníci pracujú zadarmo, môžu však byť zahrnuté do rozpočtu vo forme vopred stanovených jednotkových nákladov (na dobrovoľníka), a tým umožňujú využiť prácu dobrovoľníkov pri grante (zvýšením objemu refundácie na 100 % bežných nákladov, t. j. kategórií nákladov iných ako týkajúcich sa dobrovoľníkov). Viac informácií je k dispozícii v anotovanej dohode o grante, v článku 6.2.A.5.,
- ak sú v rámci jednorazového grantu povolené jednotkové náklady vlastníka MSP/fyzickej osoby5 a môžu byť zahrnuté do podrobnej rozpočtovej tabuľky pre konkrétnu akciu, pozrite si časť B,
- v prípade cestovných nákladov a nákladov spojených s pobytom v rámci jednorazového grantu použite cestovné náklady a náklady spojené s pobytom6 ,
- ak sú náklady na finančnú podporu tretím stranám povolené a môžu byť zahrnuté do podrobnej rozpočtovej tabuľky pre konkrétnu akciu financovanú jednorazovou platbou, pozrite si časť B. Maximálna výška sumy pre tretiu stranu je 60 000 EUR, pokiaľ sa v časti B neuvádza inak,
- ak existuje osobitný režim pre náklady na zariadenie, pozrite si časť B,
- náklady na komunikáciu, ktorej cieľom je prezentovať projekt na webových sídlach alebo účtoch účastníkov na sociálnych sieťach, sú oprávnené, náklady na samostatné webové sídla projektu nie sú oprávnené.
Oprávnené náklady – osobitné podmienky
Oprávnené skutočné/reálne náklady môžu byť priame alebo nepriame.
Priame náklady
Oprávnené priame náklady sú osobitné náklady priamo spojené s realizáciou akcie a ktoré sa tak môžu priamo zaúčtovať na túto akciu. Informácie o tom, ktoré rozpočtové kategórie sa uhrádzajú ako skutočné náklady, sa nachádzajú v časti B tohto sprievodcu.
Vnútorné účtovné a audítorské postupy prijímateľa musia umožniť priame zosúhlasenie nákladov a príjmov vykázaných v súvislosti s projektom s účtovnými výkazmi a podpornými dokladmi.
Daň z pridanej hodnoty (DPH)
Neodpočítateľná a nevratná daň z pridanej hodnoty (DPH) podľa platných vnútroštátnych právnych predpisov o DPH je oprávnená7 . Jediná výnimka sa týka aktivít alebo transakcií, na ktorých sa štátna, regionálna a miestna správa, ako aj ďalšie verejné subjekty zúčastňujú ako subjekty verejného sektora8 . Smernica o DPH sa nevzťahuje na krajiny mimo EÚ. Organizácie z tretích krajín, ktoré nie sú pridružené k programu, môžu byť oslobodené od daní (vrátane DPH), ciel a poplatkov, ak bola podpísaná dohoda medzi Európskou komisiou a treťou krajinou nepridruženou k programu, v ktorej je daná organizácia zriadená.
Oprávnené nepriame náklady
Nepriame náklady sú náklady, ktoré priamo nesúvisia s realizáciou akcie, a preto jej ich nemožno priamo pripísať.
Pri projektoch mobility pracovníkov s mládežou (podrobné informácie o pravidlách financovania akcií sa nachádzajú v časti B tohto sprievodcu) sa za oprávnené nepriame náklady považuje paušálna suma nepresahujúca 7 % oprávnených priamych nákladov projektu, ktorá predstavuje všeobecné administratívne náklady prijímateľa, ktoré už nie sú kryté z oprávnených priamych nákladov (napr. elektrická energia alebo účty za internet, náklady na priestory atď.), ale ktoré priamo súvisia s daným projektom.
Nepriame náklady nesmú zahŕňať náklady uvedené v rámci inej rozpočtovej kategórie. Nepriame náklady nie sú oprávnené v prípade prijímateľa, ktorý už dostal grant na prevádzku z rozpočtu Únie (napr. v rámci výzvy na predloženie návrhov projektov týkajúcich sa spolupráce s občianskou spoločnosťou v rámci programu Erasmus+).
Neoprávnené náklady
Za neoprávnené sa považujú tieto náklady:
- náklady alebo príspevky, ktoré nie sú v súlade s podmienkami stanovenými v časti B tohto sprievodcu,
- náklady súvisiace s návratnosťou kapitálu a dividend, ktoré zaplatil prijímateľ,
- dlhy a poplatky za dlhovú službu,
- rezervy na straty alebo dlhy,
- dlžné úroky,
- kurzové straty,
- bankové poplatky účtované bankou prijímateľa za prevody od orgánu udeľujúceho grant,
- neprimerane vysoké alebo neodôvodnené náklady,
- odpočítateľná alebo vratná DPH (vrátane DPH, ktorú platia verejné orgány pôsobiace ako subjekty verejného sektora) (pozri odsek vyššie o dani z pridanej hodnoty),
- náklady, ktoré vznikli počas pozastavenia dohody o grante, alebo príspevky na aktivity realizované v tomto období,
- nepeňažné príspevky od tretích strán,
- náklady alebo príspevky vykázané prijímateľom v rámci iných grantov EÚ (alebo grantov udelených členským štátom EÚ, treťou krajinou alebo iným subjektom, ktorý plní rozpočet EÚ) s výnimkou týchto prípadov:
- ak sa grant na akciu kombinuje s grantom na prevádzku prevádzkovaným počas rovnakého obdobia a prijímateľ môže preukázať, že grant na prevádzku nepokrýva žiadne (priame ani nepriame) náklady na grant na akciu,
- náklady alebo príspevky na zamestnancov vnútroštátnej (alebo regionálnej/miestnej) správy na činnosti, ktoré sú súčasťou bežných činností správy (t. j. tie, ktoré sa nevykonávajú iba kvôli grantu),
- náklady alebo príspevky (najmä cestovné náklady a náklady spojené s pobytom) na zamestnancov alebo zástupcov inštitúcií, orgánov a agentúr EÚ,
- náklady na akúkoľvek možnosť odkúpenia na konci obdobia lízingu alebo prenájmu v prípade prenájmu alebo lízingu zariadenia,
- náklady na otváranie a prevádzku bankových účtov (vrátane nákladov na bankové prevody z národnej agentúry a naopak, ktoré si účtuje banka prijímateľa).
Zdroje financovania
Žiadateľ musí vo formulári žiadosti uviesť príspevok z iných zdrojov, ako je grant Únie. Spolufinancovanie môže mať napríklad formu vlastných zdrojov prijímateľa alebo finančných príspevkov tretích strán. Ak sú v čase vystavenia záverečnej správy a žiadosti o platbu zostatku k dispozícii dôkazy o existencii prebytku, pozrite si predchádzajúce oddiely o zásade neziskovosti a spolufinancovaní.
Nepeňažné príspevky od tretích strán sa nepovažujú za možný zdroj spolufinancovania.
- Decision authorising the use of lump sums and unit costs under the Erasmus+ Programme 2021-2027 (Rozhodnutie, ktorým sa povoľuje použitie jednorazových súm a jednotkových nákladov v rámci programu Erasmus+ na roky 2021 – 2027): https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/erasmus/guidance/ls-and-unit-cost-decision_erasmus_en.pdf . ↩ back
- Na tento účel sú príjmové doklady obmedzené na tržby získané v rámci projektu, ako aj na finančné príspevky osobitne vyčlenené darcami na financovanie oprávnených nákladov. Zisk (prípadne strata) je podľa uvedeného vymedzenia rozdielom medzi: predbežne prijatou sumou grantu a príjmami získanými z akcie a oprávnenými nákladmi, ktoré prijímateľ vynaložil. Okrem toho sa bude zisk vymáhať vždy, keď sa vytvorí. Národná alebo výkonná agentúra je oprávnená vymáhať percentuálny podiel zisku zodpovedajúci príspevku Únie na oprávnené náklady, ktoré prijímateľ skutočne vynaložil na realizáciu akcie. Pre akcie, v rámci ktorých majú granty formu náhrady určenej časti vynaložených oprávnených nákladov, sa poskytne ďalšie objasnenie výpočtu zisku. ↩ back
- V prípade akcií riadených výkonnou agentúrou sa podrobné platné finančné ustanovenia uvádzajú vo vzorovej dohode o grante uverejnenej na portáli financovania a ponúk . ↩ back
- Rozhodnutie Komisie z 10 . apríla 2019, ktorým sa povoľuje používanie jednotkových nákladov na vykázanie oprávnených nákladov za prácu vykonanú dobrovoľníkmi v rámci akcie alebo pracovného programu [C(2019) 2646]. ↩ back
- Rozhodnutie Komisie z 20 . októbra 2020, ktorým sa povoľuje používanie jednotkových nákladov na osobné náklady vlastníkov malých a stredných podnikov a prijímateľov z radov fyzických osôb, ktoré nepoberajú mzdu za prácu, ktorú vykonávajú v rámci akcie alebo pracovného programu [C(2020) 7115]. ↩ back
- Rozhodnutie Komisie z 12 . januára 2021, ktorým sa povoľuje používanie jednotkových nákladov na cestovné, ubytovanie a náklady spojené s pobytom v súvislosti s akciou alebo pracovným programom v rámci viacročného finančného rámca na roky 2021 – 2027. ↩ back
- Vnútroštátne právne predpisy členských štátov o DPH sú výsledkom transpozície smernice 2006/112/ES o DPH. ↩ back
- Pozri článok 13 ods. 1 smernice. ↩ back