Skip to main content

Erasmus+

EU programme for education, training, youth and sport
Search the guide

Der Inhalt des Programmleitfadens „Erasmus+ 2023“ wird auf dieser Website noch nicht abgebildet.

Sie können den vollständigen Leitfaden für 2023 aber als PDF-Datei in der Sprache Ihrer Wahl über „Download“ rechts auf dieser Seite herunterladen.

Schritt 3: Prüfung der finanziellen voraussetzungen

Form der Finanzhilfe

Folgende Arten von Finanzhilfen sind möglich:

  1. Mischkostenzuschuss:
    1. Erstattung tatsächlich entstandener förderfähiger Kosten: z. B. die außergewöhnlichen Kosten im Rahmen der Mobilitätsmaßnahmen der Leitaktion 1.
    2. Erstattung auf der Grundlage von Einheitskosten, bei denen für bestimmte, vorab festgelegte Kategorien förderfähiger Kosten ein Betrag pro Einheit gilt: z. B. die individuelle Unterstützung im Rahmen der Mobilitätsprojekte der Leitaktion 1.
  2. Pauschalbeiträge, bei denen für alle vorab festgelegten Kategorien förderfähiger Kosten pauschal ein bestimmter Betrag gewährt wird: z. B. die Kosten für Projekte im Rahmen der Leitaktion 2 „Kleinere Partnerschaften“. Der Pauschalbetrag muss gemäß der in der Entscheidung über Pauschalbeträge1 dargelegten Methode und unter Verwendung der detaillierten Kostenaufstellung/Berechnung (falls vorhanden) berechnet werden. Wenn die Berechnung des Pauschalbetrags auf geschätzten Projektbudgets basiert, muss die Budgetschätzung den grundlegenden Fördervoraussetzungen für EU-Kostenzuschüsse entsprechen (siehe Artikel 6 der allgemeinen Musterfinanzhilfevereinbarung).
  3. eine Kombination dieser Finanzierungsformen

Nach dem Finanzierungsmechanismus im Rahmen des Programms Erasmus+ werden Finanzhilfen meist in Form einer Erstattung auf der Grundlage von Einheitskosten oder Pauschalbeträgen bewilligt. Diese Gestaltung der Finanzhilfe erleichtert den Antragstellern die Berechnung der zu beantragenden Finanzmittel und begünstigt eine realistische Finanzplanung des Projekts.

In welcher Form die Finanzhilfe für die Finanzierungspositionen im Rahmen der einzelnen in diesem Leitfaden behandelten Erasmus+-Aktionen gewährt wird, erfahren Sie über die Beschreibung der einzelnen Aktionen in Teil B im Abschnitt „Welche Regeln bestehen für die Finanzierung?”.

Grundsätze der eu-förderung

Rückwirkungsverbot

Die rückwirkende Gewährung einer EU-Finanzhilfe für bereits abgeschlossene Projekte ist nicht zulässig.

Für ein Projekt, das bereits angelaufen ist, kann eine EU-Finanzhilfe nur gewährt werden, wenn der Antragsteller im Projektvorschlag nachweisen kann, dass der Beginn der Durchführung noch vor Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarung erforderlich war. In diesem Fall sind Ausgaben, die vor dem Zeitpunkt der Beantragung der Finanzhilfe getätigt wurden, nicht förderfähig.

Wenn der Antragsteller vor Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarung mit dem Projekt beginnt, erfolgt dies auf eigenes Risiko.

Mehrfacheinreichungen

Bei Aktionen, die von der Exekutivagentur verwaltet werden, können Antragsteller mehr als einen Vorschlag für verschiedene Projekte im Rahmen derselben Aufforderung einreichen (und dafür eine Finanzierung erhalten). Organisationen können an mehreren Vorschlägen teilnehmen. Wenn jedoch mehrere Vorschläge für sehr ähnliche Projekte vorliegen, wird nur ein Vorschlag angenommen und evaluiert, und die Antragsteller werden aufgefordert, einen der Vorschläge zurückzuziehen (oder der Vorschlag wird abgelehnt).

Vorschläge können bis zum Ablauf der Einreichungsfrist geändert und erneut eingereicht werden.

Wenn bei Aktionen, die von den nationalen Agenturen verwaltet werden, ein und derselbe Antrag von demselben Antragsteller bei verschiedenen Agenturen mehrfach eingereicht wird, werden alle Anträge abgelehnt. Wenn fast identische oder ähnliche Anträge von demselben oder einem anderen Antragsteller bei derselben Agentur oder verschiedenen Agenturen eingereicht werden, so werden alle Anträge einer besonderen Bewertung unterzogen und können sämtlich abgelehnt werden.

Originalinhalte und urheberschaft

Alle Projekt- und Akkreditierungsanträge müssen Originalinhalte enthalten, die von der antragstellenden Organisation erstellt wurden. Hochschuleinrichtungen, die einen Antrag in Bezug auf internationale Mobilitätsaktivitäten stellen, können beim Abfassen ihres Antrags auch ihre Partner-Hochschuleinrichtungen aus nicht mit dem Programm assoziierten Ländern einbeziehen. Für die Abfassung des Antrags dürfen jedoch keine anderen Organisationen oder externen Personen bezahlt oder anderweitig entschädigt werden. Die nationale Agentur kann den Antragsteller jederzeit im Rahmen des Auswahlverfahrens ablehnen oder ein bewilligtes Projekt/eine bewilligte Akkreditierung beenden, wenn sie feststellt, dass diese Regeln nicht beachtet worden sind.

Kumulierungsverbot

Einem Begünstigten kann für jedes von der EU finanzierte Projekt nur eine einzige Finanzhilfe aus dem EU-Haushalt gewährt werden. Auf keinen Fall können dieselben Kosten zweimal aus dem Haushalt der Union finanziert werden.

Um das Risiko der Doppelfinanzierung zu vermeiden, muss der Antragsteller die Quellen und die Beträge sonstiger Fördermittel angeben, die er in dem Jahr für dasselbe Projekt oder für ein anderes Projekt erhalten bzw. beantragt hat, einschließlich der Zuschüsse zu den Betriebskosten. Bei Aktionen, die von den nationalen Agenturen verwaltet werden, wird dies im Antragsformular angegeben. Bei Aktionen, die von der Exekutivagentur verwaltet werden, wird dies anhand der ehrenwörtlichen Erklärung überprüft.

Gewinnverbot

Eine aus dem EU-Haushalt finanzierte Finanzhilfe darf nicht zum Ziel oder zur Folge haben, dass der Begünstigte im Rahmen des Projekts einen Gewinn erzielt. Als Gewinn gilt ein bei Zahlung des Restbetrags berechneter Überschuss der Einnahmen gegenüber den erstattungsfähigen Kosten der Aktion oder des Arbeitsprogramms, wobei sich die Einnahmen auf den Unionszuschuss und die durch die betreffende Aktion oder das Arbeitsprogramm erzielten Einnahmen beschränken2 . Bei Finanzhilfen, die in Form von Zuschüssen zu den Einheitskosten, Pauschalzahlungen oder Pauschalfinanzierungen (einschließlich Stipendien) gewährt werden, sowie bei Finanzhilfeanträgen bis zu einer Höhe von 60 000 EUR kommt der Grundsatz des Gewinnverbots nicht zur Anwendung.

Wird ein Gewinn erzielt, ist die Kommission befugt, den prozentualen Anteil am Gewinn einzuziehen, der dem Beitrag der Union zu den förderfähigen Kosten entspricht, die dem Begünstigten im Rahmen der Ausführung der Maßnahme tatsächlich entstanden sind.

Bei der Berechnung des mit der Finanzhilfe erzielten Gewinns werden Kofinanzierungen in Form von Sachleistungen nicht berücksichtigt.

Kofinanzierung

Eine EU-Finanzhilfe ist zudem ein Anreiz für die Durchführung von Projekten, die ohne finanzielle Unterstützung durch die EU nicht umgesetzt werden könnten, und beruht auf dem Prinzip der Kofinanzierung. „Kofinanzierung“ bedeutet, dass die Kosten eines Projekts nicht zur Gänze durch die EU-Finanzhilfe gedeckt werden dürfen. Das Projekt muss neben der EU-Finanzhilfe noch aus anderen Quellen finanziert werden (z. B. Eigenmittel des Begünstigten, Einnahmen aus dem Projekt, finanzielle Beiträge Dritter).

Wenn die EU-Finanzhilfe in Form von Zuschüssen zu den Einheitskosten, Pauschalbeträgen oder Pauschalfinanzierungen gewährt wird, was bei den meisten in diesem Leitfaden beschriebenen Aktionen der Fall ist, wird die Einhaltung der Grundsätze des Gewinnverbots und der Kofinanzierung von der Kommission für die gesamte Aktion im Vorhinein sichergestellt, indem sie dafür Raten oder Prozentsätze festlegt. Die Einhaltung der Grundsätze des Gewinnverbots und der Kofinanzierung wird allgemein vorausgesetzt, weshalb die Antragsteller weder Angaben zu anderen Finanzierungsquellen als der EU-Finanzhilfe machen noch die Kosten im Zusammenhang mit dem Projekt begründen müssen.

Die Zahlung einer Finanzhilfe in Form einer Erstattung auf der Grundlage von Einheitskosten, Pauschalbeträgen oder Pauschalfinanzierungen erfolgt jedoch unbeschadet des Rechts auf Einsicht in die gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen des Begünstigten. Wenn eine Prüfung oder Kontrolle ergibt, dass der Sachverhalt, der den Anspruch auf die Finanzierung begründet, nicht besteht (z. B. wenn Projektaktivitäten nicht wie bei Antragstellung genehmigt durchgeführt oder Teilnehmer nicht in die Aktivitäten einbezogen wurden) und die Zahlung an den Begünstigen in Form einer Erstattung auf der Grundlage von Einheitskosten, von Pauschalbeträgen oder Pauschalfinanzierungen ungerechtfertigt war, kann die nationale Agentur oder die Exekutivagentur einen Betrag bis zur Höhe der Finanzhilfe zurückfordern. Ebenso kann die Finanzhilfe gekürzt werden, wenn die Aktivitäten oder Leistungen nicht oder in unzureichender Qualität durchgeführt bzw. erbracht werden (einschließlich der Nichterfüllung einer vertraglichen Verpflichtung), wobei der Stand der Durchführung der Aktion zu berücksichtigen ist. Darüber hinaus kann die Europäische Kommission zu statistischen Zwecken und zur Kontrolle Erhebungen auf der Basis von Stichproben von Begünstigten durchführen, um die tatsächlichen Kosten von Projekten zu ermitteln, die eine Finanzhilfe in Form einer Erstattung auf der Grundlage von Einheitskosten, von Pauschalbeträgen oder Pauschalfinanzierungen erhalten haben.

Förderfähige und nicht förderfähige kosten und beiträge für mischkostenzuschüsse

Um förderfähig zu sein, müssen die Kosten und Beiträge die nachstehenden Fördervoraussetzungen erfüllen:

Förderfähige Kosten – Allgemeine Voraussetzungen

Für tatsächlich angefallene Kosten:

  • Sie müssen dem Begünstigten tatsächlich entstanden sein.
  • Sie müssen während der Projektlaufzeit angefallen sein, mit Ausnahme der Kosten für Abschlussberichte und Prüfbescheinigungen, die nach Ablauf des Projekts angefallen sein können.
  • Sie müssen im veranschlagten Budget des Projekts angegeben sein.
  • Sie müssen für die Durchführung des mit der Finanzhilfe geförderten Projekts erforderlich sein.
  • Sie müssen identifizierbar und kontrollierbar und insbesondere nach den Rechnungslegungsgrundsätzen und den Kostenrechnungsverfahren des Landes, in dem der Begünstigte ansässig ist, in der Buchführung des Begünstigten erfasst sein.
  • Sie müssen die Anforderungen der geltenden steuer- und sozialrechtlichen Bestimmungen erfüllen.
  • Sie sind angemessen und gerechtfertigt und genügen dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, insbesondere im Hinblick auf Sparsamkeit und Effizienz.

Für Einheitskosten und Beiträge:

  • Sie müssen unter einer der Budgetkategorien angegeben werden, die in der Budgetschätzung des Projekts aufgeführt sind. 
    • Die Einheiten müssen
      • vom Begünstigten während des Durchführungszeitraums tatsächlich verwendet oder hergestellt werden,
      • für die Durchführung der Maßnahme erforderlich sein und
    • die Anzahl der Einheiten muss klar erkennbar und überprüfbar sein und erforderlichenfalls durch Aufzeichnungen und Unterlagen belegt werden.

Beiträge als Pauschalbetrag:

  • Sie müssen unter einer der Aktivitäten/Arbeitspakete angegeben werden, die in der Budgetschätzung des Projekts aufgeführt sind.
  • Die Arbeiten müssen vom Begünstigten in Übereinstimmung mit der Finanzhilfevereinbarung ordnungsgemäß durchgeführt werden;.
  • Die Ergebnisse/Outputs müssen innerhalb des Durchführungszeitraums erreicht werden.

Förderfähige Kosten – Spezifische Voraussetzungen

Förderfähige Kosten können direkt oder indirekt sein.

Direkte Kosten

Förderfähige direkte Kosten der Aktion sind Kosten, die unter gebührender Beachtung der oben genannten Bestimmungen für die Förderfähigkeit als spezifische Kosten in direktem Zusammenhang mit der Durchführung der Aktion stehen und ihr daher direkt zugeordnet werden können: Zusätzlich zu den direkten förderfähigen Kosten, die in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen angegeben werden, gelten die folgenden Kostenkategorien ebenfalls als förderfähig:

  • Kosten im Zusammenhang mit einer vom Begünstigten hinterlegten Garantie für eine Vorfinanzierung, wenn diese Garantie von der nationalen Agentur verlangt wird
  • Kosten für Bescheinigungen von Abrechnungen und Prüfberichten über die operativen Aspekte, wenn solche Bescheinigungen oder Berichte zur Begründung der Zahlungsanträge von der nationalen Agentur verlangt werden
  • Abschreibungskosten, die dem Begünstigten tatsächlich entstehen

Die internen Rechnungslegungs- und Rechnungsprüfungsverfahren des Begünstigten müssen eine direkte Zuordnung der angegebenen projektbezogenen Ausgaben und Einnahmen zu den entsprechenden Buchungsposten und Belegen ermöglichen.

Mehrwertsteuer (MwSt)

Die Mehrwertsteuer ist nur dann förderfähig, wenn sie nach geltendem nationalem Umsatzsteuerrecht nicht abzugsfähig ist3 . Ausgenommen sind nur Aktivitäten oder Transaktionen staatlicher, regionaler oder lokaler Verwaltungsstellen oder sonstiger öffentlicher Stellen, die diesen im Rahmen der öffentlichen Gewalt obliegen4 .  Darüber hinaus gilt:

  • Abzugsfähige Mehrwertsteuerbeträge, für die tatsächlich kein Vorsteuerabzug erfolgt ist (aufgrund besonderer nationaler Gegebenheiten oder infolge von Nachlässigkeit der Begünstigten), werden nicht erstattet.
  • Die Mehrwertsteuerrichtlinie findet in Nicht-EU-Ländern keine Anwendung. Organisationen aus den nicht mit dem Programm assoziierten Drittländern können von den Steuern (einschließlich Umsatzsteuer), Zöllen und Gebühren befreit werden, falls von der Europäischen Kommission und dem nicht mit dem Programm assoziierten Drittland, in dem die Organisation ansässig ist, eine Vereinbarung unterzeichnet wurde.

Förderfähige indirekte Kosten

Indirekte Kosten sind Kosten, die nicht unmittelbar mit der Durchführung der Maßnahme zusammenhängen und deshalb dieser Maßnahme nicht direkt zugeordnet werden können.

Bei bestimmten Projekttypen (zur Finanzierung der betreffenden Aktionen siehe Teil B dieses Leitfadens) kann ein Pauschalbetrag in Höhe von maximal 7 % der förderfähigen direkten Kosten eines Projekts (außer den Kosten für Freiwilligenarbeit, sofern zutreffend) zur Deckung indirekter Kosten gewährt werden, die sich in Verbindung mit den allgemeinen Verwaltungskosten des Begünstigten ergeben und nicht schon durch förderfähige direkte Kosten abgedeckt sind (z. B. Strom- oder Internetkosten, Mieten oder Pacht usw.), die aber dem Projekt zugeordnet werden können.

Indirekte Kosten dürfen keine Kosten umfassen, die in einer anderen Budgetkategorie erfasst wurden. Eine Erstattung indirekter Kosten kommt nicht in Betracht, wenn der Begünstigte bereits einen Betriebskostenzuschuss aus dem Haushalt der Europäischen Union erhält (z. B. im Rahmen der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen zur Zusammenarbeit mit der Zivilgesellschaft im Rahmen von Erasmus+).

Bei Genehmigungen für eine bestimmte Aktion bedenken Sie bitte, dass die Kosten für Freiwillige keine klassische Kostenkategorie darstellen. Es entstehen keine Kosten, da die Arbeit von Freiwilligen nicht bezahlt wird. Allerdings können Kosten für Freiwillige dem Budget in Form von zuvor festgelegten Kosten je Einheit (pro Freiwilligen) hinzugerechnet werden5 . Auf diese Weise können Sie von der Arbeit von Freiwilligen bei der Finanzhilfe profitieren (durch Erhöhung des Erstattungsbetrags auf bis zu 100 % der normalen Kosten, d. h. anderer Kostenkategorien als Kosten für Freiwillige).

Für Aktionen, die von der Exekutivagentur verwaltet werden, verwenden Sie bei der Berechnung Ihrer Reise-, Unterbringungs- und Aufenthaltskosten bitte die im Beschluss C(2021) 35 der Kommission6 angegebenen Einheitskosten für Reise, Unterbringung und Aufenthalt. Bitte beachten Sie ferner die Förderfähigkeit von KMU-Eigentümern und Begünstigten, die natürliche Personen sind, durch Anwendung des Beschlusses der Kommission vom 20. Oktober 2020, der die Verwendung von Einheitskosten für die Personalkosten von Eigentümern kleiner und mittlerer Unternehmen und Begünstigten, die natürliche Personen sind und kein Gehalt für die von ihnen im Rahmen einer Aktion oder eines Arbeitsprogramms geleistete Arbeit erhalten, gestattet7 .

Bei Projektwebsites sind die Kommunikationskosten für die Präsentation des Projekts auf den Websites der Teilnehmenden oder auf ihren Konten in sozialen Medien förderfähig.

Eine finanzielle Unterstützung für Dritte ist nur dann förderfähig, wenn dies in der Aufforderung vorgesehen ist (Teil B dieses Programmleitfadens).

Nicht förderfähige Kosten

Folgende Kosten können nicht geltend gemacht werden:

  • Kapitalerträge und Dividenden, die von einem Begünstigten ausgezahlt werden
  • Verbindlichkeiten und damit verbundene Kosten
  • Rückstellungen für Verluste oder Verbindlichkeiten
  • Zinsaufwendungen
  • zweifelhafte Forderungen
  • Wechselkursverluste
  • Kosten, die vom Begünstigten im Rahmen einer anderen Maßnahme, für die eine Finanzhilfe aus dem Unionshaushalt gewährt wird, geltend gemacht werden
  • überhöhte oder unbedachte Ausgaben
  • Sachleistungen Dritter
  • bei Anmietung oder Leasing von Ausrüstungen die Kosten für eine Übernahmeoption zum Ende des Leasing- oder Mietzeitraums
  • Kontoeröffnungs- und Kontoführungsgebühren (einschließlich der Kosten für Überweisungen der nationalen Agentur oder der Exekutivagentur bzw. an sie, die von der Bank des Begünstigten berechnet werden)
  • Mehrwertsteuer, wenn sie nach den geltenden nationalen Mehrwertsteuervorschriften als erstattungsfähig gilt (siehe voriger Abschnitt über Mehrwertsteuer)
  • Sachleistungen sind zulässig, können aber nicht als Kosten geltend gemacht werden.

Finanzierungsquellen

Der Antragsteller muss auf dem Antragsformular alle finanziellen Beiträge angeben, die nicht aus dem EU-Haushalt stammen. Eine externe Kofinanzierung kann durch Eigenmittel des Begünstigten, finanzielle Beiträge Dritter oder Einnahmen aus dem Projekt erfolgen. Wenn zum Zeitpunkt des Abschlussberichts und des Antrags auf Zahlung des Restbetrags Anhaltspunkte dafür bestehen, dass die Einnahmen die förderfähigen Kosten des Projekts überschreiten (siehe Abschnitt zu Gewinnverbot und Kofinanzierung), sind die nationale Agentur oder die Exekutivagentur befugt, den prozentualen Anteil am Gewinn einzuziehen, der dem Zuschuss der Union zu den förderfähigen Kosten entspricht, die dem Begünstigten im Rahmen der Projektdurchführung tatsächlich entstanden sind. Diese Vorschrift gilt nicht für Projekte, für die Finanzhilfen von maximal 60 000 EUR beantragt wurden.

Sachleistungen Dritter gelten nicht als mögliche Kofinanzierung.