Krok 3: Ověření finančních podmínek
Formy grantu
Grant může mít tyto formy:
- grant se smíšenými skutečnými náklady:
- úhrada procentní části skutečně vzniklých nárokovatelných nákladů; např. mimořádné náklady v rámci mobilit v klíčové akci 1,
- proplacení příspěvku na jednotkové náklady se týká některých konkrétních kategorií uznatelných nákladů, které jsou jasně stanoveny předem, a určí se jako částka za jednotku: např. podpora na pobytové náklady v rámci mobilit v klíčové akci 1;
- jednorázové příspěvky:
To znamená, že grant uhradí pevnou částku na základě jednorázové částky nebo financování, které není vázáno na náklady. Jednorázová částka je vypočtena v souladu s metodikou stanovenou v rozhodnutí Komise, kterým se povoluje použití jednorázových částek a jednotkových nákladů v rámci programu Erasmus+ na období 2021–20271 , a pomocí podrobné rozpočtové tabulky / kalkulátoru (jsou-li k dispozici). Může se jednat o:- jednorázové granty založené na rozpočtu: částku stanoví poskytovatel grantu na základě odhadovaného rozpočtu projektu, výsledku hodnocení a míry financování stanovené ve výzvě (část B této příručky). Odhadovaný rozpočet musí splňovat základní podmínky způsobilosti pro granty EU se skutečnými náklady (pro akce řízené agenturou EACEA viz anotovaná grantová dohoda, článek 6),
- předem stanovené jednorázové granty: částku předem stanoví poskytovatel grantu ve výzvě (část B této příručky),
- kombinaci výše uvedených způsobů financování.
Mechanismus financování používaný v rámci programu Erasmus+ poskytuje ve většině případů granty ve formě proplacení částek na základě jednotkových nákladů nebo jednorázových částek. Tyto typy grantu pomáhají žadatelům snadno vypočítat požadovanou výši grantu a usnadňují reálné finanční plánování projektu.
Informace o tom, jaký typ grantu se vztahuje na jednotlivé položky financování v rámci každé akce programu Erasmus+, které se tato příručka týká, viz popis každé akce v části B, oddíle „Jaká jsou pravidla financování?“.
Zásady vztahující se na granty EU
Zákaz retroaktivity
Grant EU nelze udělit se zpětným účinkem na projekty, které již byly dokončeny.
Grant EU na již zahájený projekt lze udělit pouze v případě, může-li žadatel v návrhu projektu prokázat, že projekt musel být zahájen ještě před podpisem grantové dohody. V těchto případech nesmějí být náklady způsobilé pro financování vynaloženy přede dnem podání žádosti o grant.
Zahájí-li žadatel provádění projektu před podpisem grantové dohody, činí tak na vlastní riziko.
Vícero žádostí
Žadatelé mohou podat více než jeden návrh na různé projekty v rámci jedné výzvy (a získat na ně finanční krytí). Organizace se mohou účastnit několika návrhů.
V případě akcí řízených výkonnou agenturou bude v případě podání několika návrhů na velmi podobné projekty přijat a hodnocen pouze jeden návrh; žadatelé budou požádáni, aby ostatní návrhy vzali zpět (nebo budou zamítnuty).
Návrhy mohou být měněny a znovu podávány až do uzávěrky pro podání návrhů.
U akcí, které řídí národní agentury, budou všechny žádosti, které stejný žadatel předloží vícekrát různým agenturám, zamítnuty. V případě, že téměř totožné nebo velmi podobné žádosti předloží titíž nebo různí žadatelé stejným nebo různým agenturám, budou tyto žádosti předmětem zvláštního posouzení a mohou být všechny zamítnuty.
Původní obsah a autorství
Všechny žádosti o projekty a akreditace musí obsahovat původní obsah vytvořený žadatelem nebo jinými organizacemi žádajícími o grant společně. Pokud žadatelé zvažují použít pro přípravu žádosti generativní nástroje umělé inteligence, měli by si být vědomi možnosti plagiátorství a postupovat velmi uvážlivě, aby byla zajištěna vhodnost a přesnost žádosti, její soulad s předpisy o duševním vlastnictví a také její původní obsah. Vysokoškolské instituce, které podávají žádost týkající se mezinárodních mobilit, mohou rovněž do vypracování žádosti zapojit své partnerské vysokoškolské instituce ze zemí nepřidružených k programu. Za vypracování žádosti nelze poskytnout platbu nebo jinou náhradu žádným jiným organizacím nebo externím osobám. Národní agentura může kdykoli vyloučit žadatele z výběrového řízení nebo ukončit projekt s uděleným grantem / akreditaci, pokud zjistí, že tato pravidla nebyla dodržena.
Zákaz kumulace
Na každý projekt může být určitému příjemci grantu udělen z rozpočtu pouze jeden grant. Za žádných okolností nesmí být tytéž náklady financovány z rozpočtu Unie dvakrát.
Aby se zabránilo riziku dvojího financování, musí žadatel uvést zdroje a částky veškerého dalšího financování, které obdržel nebo o něž v daný rok zažádal, ať už se jedná o tentýž projekt nebo jakýkoli jiný projekt, včetně grantů na provozní náklady. V případě akcí řízených národními agenturami to bude uvedeno ve formuláři žádosti. V případě akcí řízených výkonnou agenturou to bude ověřeno prostřednictvím čestného prohlášení.
Neziskovost
Účelem ani důsledkem grantů financovaných z rozpočtu Unie nesmí být dosažení zisku v rámci projektu prováděného příjemcem grantu. Zisk je definován jako přebytek (vypočítaný při platbě zůstatku) příjmů nad uznatelnými náklady na akci, kde jsou příjmy omezeny na grant Unie a na příjmy vytvořené touto akcí2 . Zásada neziskovosti se nevztahuje na:
- akce, jejichž cílem je zvýšení finanční kapacity příjemce grantu nebo které vytvářejí příjem k zajištění svého trvání i po uplynutí doby financování ze zdrojů Unie stanovené v grantové dohodě;
- podporu na studium, výzkum, odbornou přípravu nebo vzdělávání vyplácenou fyzickým osobám nebo jinou přímou podporu vyplácenou nejpotřebnějším fyzickým osobám, například nezaměstnaným a uprchlíkům;
- akce prováděné neziskovými organizacemi;
- granty poskytované formou jednotkových příspěvků nebo jednorázových příspěvků;
- granty nízké hodnoty, které jsou definovány jako granty do výše 60 000 EUR.
Pokud dochází k tvorbě zisku, je Komise oprávněna požadovat podíl na zisku odpovídající příspěvku Unie na uznatelné náklady, které příjemci grantu při provádění akce skutečně vznikly.
Za účelem výpočtu zisku vytvořeného grantem se nepřihlíží ke spolufinancování ve formě věcného plnění.
Spolufinancování
Granty zahrnují spolufinancování. V důsledku toho se zdroje nezbytné k provedení akce neposkytnou v plné výši z grantu. Spolufinancování může být poskytnuto v podobě vlastních zdrojů příjemce grantu, příjmů, jež daná akce generuje, nebo finančních příspěvků či věcných plnění třetích stran.
Je-li grant EU poskytnut ve formě jednotkových nákladů, jednorázové částky nebo paušálního financování (tak je tomu u většiny akcí, na něž se vztahuje tato příručka), zajišťuje dodržení zásad neziskovosti a spolufinancování u celé akce Komise, a to předem při stanovení sazeb nebo procentních podílů těchto jednotkových nákladů, jednorázových částek nebo paušálního financování. Obecně se předpokládá dodržení zásad neziskovosti a spolufinancování, a žadatelé proto nemusí odůvodnit náklady vynaložené na projekt. .
Vyplacením grantu ve formě proplacení jednotkových nákladů, jednorázových částek nebo paušálního financování však není dotčeno právo přístupu k záznamům, jež jsou příjemci grantu povinni vést. Jestliže kontrola nebo audit odhalí, že nenastala skutečnost, jež zakládá nárok na vyplacení grantu (např. neuskutečnily se projektové aktivity schválené v žádosti, účastníci se aktivit nezúčastnili atd.), a že v rámci grantu ve formě proplacení příspěvku na jednotkové náklady, jednorázové částky či paušálního financování byly příjemci vyplaceny finanční prostředky neoprávněně, je národní agentura nebo výkonná agentura oprávněna získat tyto prostředky až do výše grantu zpět. Stejně tak v případě, že prováděné aktivity nebo vytvořené výstupy nejsou realizovány nebo jsou realizovány špatně (včetně nedodržení smluvního závazku), může být grant snížen s přihlédnutím k rozsahu, v němž byla akce dokončena. Pro statistické a monitorovací účely může Evropská komise mimoto provést u vzorků příjemců grantů průzkumy, které mají vyčíslit skutečné náklady vynaložené v rámci projektů, jež jsou financovány ve formě proplacení příspěvku na jednotkové náklady, jednorázových částek nebo paušálního financování.
Pravidla uznatelnosti nákladů
Aby byly uznatelné, musí náklady a příspěvky splňovat podmínky uznatelnosti stanovené v grantové dohodě a uvedené níže3 :
Uznatelné náklady – obecné podmínky
Pro skutečné/reálné náklady:
- musí příjemci grantu skutečně vzniknout,
- musí vzniknout během období realizace stanoveného v grantové dohodě, s výjimkou nákladů, které se týkají závěrečných zpráv a osvědčení o auditu, jež mohou vzniknout později,
- musí být vykázány v rámci jedné z rozpočtových kategorií stanovených v grantové dohodě,
- musí být vynaloženy v souvislosti s akcí popsanou v grantové dohodě a musí býtnezbytné k jejímu provedení,
- musí být identifikovatelné a ověřitelné, zejména tím, že jsou zaznamenány v účetních záznamech příjemce grantu a stanoveny v souladu s platnými účetními standardy země, ve které je tento příjemce usazen, a v souladu s jeho obvyklými postupy účtování nákladů,
- musí splňovat požadavky platných předpisů v oblasti daní, pracovního práva a sociálního zabezpečení,
- jsou přiměřené, odůvodněné a splňují zásadu řádného finančního řízení, zejména pokud jde o hospodárnost a účelnost.
Pro jednotkové náklady a příspěvky:
- musí být vykázány v rámci jedné z rozpočtových kategorií stanovených v grantové dohodě,
- jednotky musí:
- být skutečně použity nebo vyprodukovány příjemcem během prováděcího období,
- být nezbytné pro provádění akce a
- počet jednotek musí být vyčíslitelný a ověřitelný a v případě potřeby podložený odpovídajícími záznamy a dokumentací.
- jednotky musí:
Jednorázové příspěvky:
- musí být vykázány v rámci jedné z aktivit / pracovních balíčků stanovených v grantové dohodě,
- práce musí být příjemcem řádně provedena v souladu s grantovou dohodou,
- výsledků/výstupů musí být dosaženo v období realizace.
V případě akcí řízených výkonnou agenturou a využívajících model jednorázové částky stanoví výši jednorázové částky poskytovatel grantu (EACEA) na základě odhadovaného rozpočtu projektu. Podrobnosti jsou uvedeny v části B této příručky. Další podmínky:
- Vzhledem k tomu, že podrobná rozpočtová tabulka slouží jako základ pro stanovení jednorázových částek pro granty (a protože jednorázové částky musí být spolehlivým ukazatelem skutečných nákladů projektu), musí zahrnuté náklady splňovat základní podmínky uznatelnosti pro granty EU na skutečné náklady (viz anotovaná grantová dohoda, článek 6). To je důležité zejména u nákupů a subdodávek, které musí splňovat nejlepší poměr ceny a kvality (případně nejnižší cenu) a nesmí při nich docházet k jakémukoli střetu zájmů. Pokud rozpočtová tabulka obsahuje neuznatelné náklady, může být grant snížen (a to i později v průběhu realizace projektu nebo po jeho ukončení).
- Pokud lze do podrobné rozpočtové tabulky pro konkrétní akci financovanou prostřednictvím jednorázové částky zahrnout jednotkové náklady na dobrovolníky4 , prostudujte si část B této příručky. Náklady na dobrovolníky nejsou klasickou kategorií nákladů. Nevznikají žádné náklady, neboť dobrovolníci pracují zdarma, přesto je však lze doplnit do rozpočtu v podobě předem stanovených jednotkových nákladů (na dobrovolníka), což vám umožní využít práce dobrovolníků pro účely grantu (navýšením částky úhrady až do výše 100 % běžných nákladů, tj. nákladových kategorií jiných než dobrovolníci). Další informace jsou dostupné v anotované grantové dohodě, článku 6.2.A.5.
- Pokud jsou v rámci grantu ve formě jednorázové částky povoleny jednotkové náklady na vlastníky malých a středních podniků / fyzické osoby5 a lze je zahrnout do podrobné rozpočtové tabulky pro konkrétní akci, prostudujte si část B.
- Pro cestovní a pobytové náklady v rámci grantu ve formě jednorázové částky použijte jednotkové náklady na cestovné a pobytové náklady6 .
- Pokud jsou povoleny náklady na finanční podporu třetím stranám a lze je zahrnout do podrobné rozpočtové tabulky pro akci financovanou jednorázovou částkou, prostudujte si část B. Maximální částka na třetí stranu činí 60 000 EUR, pokud není v části B uvedeno jinak.
- Pokud existuje zvláštní režim pro náklady na vybavení, prostudujte si část B.
- Komunikační náklady související s prezentací projektu na internetových stránkách účastníků nebo účtech na sociálních sítích jsou způsobilé. Náklady na samostatné internetové stránky projektu nejsou způsobilé.
Uznatelné náklady – specifické podmínky
Uznatelné skutečné/reálné náklady mohou být přímé nebo nepřímé.
Přímé náklady
Uznatelné přímé náklady jsou zvláštní náklady, které přímo souvisí s provedením akce a které k ní lze přímo zaúčtovat. Rozpočtové kategorie proplácené jako skutečné náklady naleznete v části B této příručky.
Interní postupy příjemce grantu v oblasti účetnictví a auditu musí umožnit přímé odsouhlasení nákladů a příjmů vykázaných s ohledem na projekt s příslušnými účetními výkazy a podpůrnými dokumenty.
Daň z přidané hodnoty (DPH)
Neodpočitatelná a nevratná daň z přidané hodnoty (DPH) podle platných vnitrostátních právních předpisů o DPH je způsobilá7 . Jediná výjimka se týká činností nebo transakcí, jichž se účastní státy, kraje, obce a jiné veřejnoprávní subjekty jako orgány veřejné moci8 . Na země, které nejsou členskými státy EU, se nevztahuje směrnice o DPH. Organizace ze třetích zemí nepřidružených k programu mohou být osvobozeny od daní (včetně DPH), cel a poplatků, pokud byla mezi Evropskou komisí a třetí zemí nepřidruženou k programu, v níž organizace sídlí, podepsána dohoda.
Uznatelné nepřímé náklady
Nepřímé náklady jsou náklady, které přímo nesouvisejí s prováděním akce, a tedy jí je nelze přímo připsat.
U projektů mobility pracovníků s mládeží (podrobné informace o pravidlech financování jednotlivých akcí viz část B této příručky) je v rámci nepřímých nákladů uznatelná paušální částka nepřesahující 7 % uznatelných přímých nákladů projektu; tato částka představuje obecné správní náklady příjemce, které již nejsou zahrnuty v uznatelných přímých nákladech (např. faktury za elektřinu nebo internetové připojení, náklady na prostory atd.), ale které lze považovat za náklady, jež lze přiřadit projektu.
Nepřímé náklady nesmí zahrnovat náklady uvedené pod jinou rozpočtovou kategorií. Nepřímé náklady nejsou uznatelné, pokud příjemce již čerpá grant na provozní náklady z rozpočtu Unie (například v rámci výzvy k předkládání žádostí týkajících se spolupráce s občanskou společností v rámci programu Erasmus+).
Neuznatelné náklady
Níže uvedené náklady se nepovažují za uznatelné:
- náklady nebo příspěvky, které nesplňují podmínky stanovené v části B této příručky,
- náklady související s kapitálovým výnosem a dividendami vyplacenými příjemcem grantu,
- dluhy a poplatky dluhové služby,
- rezervy na pokrytí ztrát nebo dlužných částek,
- dlužné úroky,
- kurzové ztráty,
- bankovní poplatky účtované bankou příjemce grantu za převody od poskytovatele grantu,
- nepřiměřené nebo neuvážené výdaje,
- odpočitatelná nebo vratná DPH (včetně DPH odváděné veřejnými subjekty jednajícími jako orgán veřejné moci – viz odstavec výše o dani z přidané hodnoty),
- vzniklé náklady nebo příspěvky na aktivity realizované během pozastavení grantové dohody,
- věcná plnění třetích stran,
- náklady nebo příspěvky vykázané příjemcem grantu v rámci jiných grantů EU (nebo grantů udělených členským státem EU, zemí mimo EU nebo jiným subjektem plnícím rozpočet EU), s výjimkou těchto případů:
- je-li grant na akci kombinován s grantem na provozní náklady probíhajícím ve stejném období a příjemce grantu může prokázat, že grant na provozní náklady nepokrývá žádné (přímé ani nepřímé) náklady grantu na akci,
- náklady nebo příspěvky na zaměstnance celostátních (nebo regionálních/místních) správních orgánů určené na činnosti, které jsou součástí běžné činnosti těchto správních orgánů (tj. nejsou vykonávány pouze z důvodu grantu),
- náklady nebo příspěvky (zejména cestovní výdaje a náklady na pobyt) na zaměstnance nebo zástupce orgánů, institucí a jiných subjektů EU,
- v případě nájmu nebo leasingu zařízení náklady na případný odkup na konci období leasingu nebo nájmu,
- náklady na založení a vedení bankovních účtů (včetně nákladů na převody od národní agentury nebo pro ni, které naúčtuje banka příjemce).
Zdroje financování
Ve formuláři žádosti musí žadatel uvést příspěvek z jiných zdrojů, než je grant EU. Spolufinancování může mít například podobu vlastních zdrojů příjemce grantu nebo finančních příspěvků třetích stran. Pokud je v době závěrečné zprávy a žádosti o vyplacení zůstatku prokázán přebytek, viz výše uvedené oddíly o neziskovosti a spolufinancování.
Příspěvky od třetích stran ve formě věcného plnění se nepovažují za možný zdroj spolufinancování.
- Rozhodnutí, kterým se povoluje použití jednorázových částek a jednotkových nákladů v rámci programu Erasmus+ na období 2021–2027 . https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/erasmus/guidance/ls-and-unit-cost-decision_erasmus_en.pdf ↩ back
- Za tímto účelem jsou příjmy omezeny na příjmy vytvořené projektem a rovněž na finanční příspěvky, jež dárci určili konkrétně na financování uznatelných nákladů. Výše definovaným ziskem (nebo ztrátou) je pak rozdíl mezi: předběžně schválenou výší grantu a příjmy, které vytvořila akce, a uznatelnými náklady, které vznikly příjemci grantu. Kromě toho, je-li dosaženo zisku, bude zajištěno vrácení přebytku. Národní agentura nebo výkonná agentura je oprávněna získat zpět procento zisku odpovídající příspěvku Unie na uznatelné náklady, které příjemci grantu skutečně vznikly při provádění akce. U akcí, u nichž mají granty formu proplacení stanovené části uznatelných nákladů, bude výpočet zisku blíže objasněn. ↩ back
- V případě akcí řízených výkonnou agenturou jsou podrobná použitelná ustanovení uvedena ve vzorové grantové dohodě, která je zveřejněna na portálu pro financování a nabídková řízení. ↩ back
- Rozhodnutí Komise ze dne 10. dubna 2019, kterým se povoluje používání jednotkových nákladů při vykazování personálních nákladů na práci dobrovolníků vykonanou v rámci akce nebo pracovního programu (C(2019) 2646). ↩ back
- Rozhodnutí Komise ze dne 20. října 2020, kterým se povoluje používání jednotkových nákladů na personální náklady vlastníků malých a středních podniků a příjemců, kteří jsou fyzickými osobami nepobírajícími mzdu za práci, kterou odvádějí sami v rámci akce nebo pracovního programu (C(2020) 7115). ↩ back
- Rozhodnutí Komise ze dne 12. ledna 2021, kterým se povoluje používání jednotkových nákladů na cestu, ubytování a pobyt v rámci akce nebo pracovního programu, který je součástí víceletého finančního rámce na období 2021–2027 (C(2021) 35). ↩ back
- V členských státech provádějí směrnici 2006/112/ES o DPH vnitrostátní právní předpisy týkající se DPH. ↩ back
- Viz čl. 13 odst. 1 směrnice. ↩ back