Skip to main content
Erasmus+ home page Erasmus+ home page

Erasmus+

EU programme for education, training, youth and sport
Doorzoek de gids

Stap 3: De financiële voorwaarden controleren

Subsidievormen

De subsidie kan de volgende vormen aannemen:

  1. subsidie voor gemengde werkelijke kosten:
    1. vergoeding van subsidiabele kosten die daadwerkelijk zijn gemaakt; bv. de buitengewone kosten van mobiliteitsacties in het kader van kernactie 1.
    2. terugbetaling van eenheidskosten die bepaalde van tevoren duidelijk omschreven specifieke categorieën subsidiabele kosten dekken op basis van een vast bedrag per eenheid: bv. de individuele steun van mobiliteitsprojecten in het kader van kernactie 1;
  2. bijdragen in de vorm van vaste bedragen1  Dat betekent dat een vast bedrag zal worden terugbetaald, op basis van een vast bedrag of financiering die geen verband houdt met de kosten. Het vaste bedrag wordt berekend volgens de in het besluit tot goedkeuring van het gebruik van vaste bedragen beschreven methode en aan de hand van de (eventueel) ter beschikking gestelde gedetailleerde begrotingstabel/calculator.                                                          Het kan gaan om:
    1. op de begroting gebaseerde subsidies in de vorm van vaste bedragen: Het bedrag wordt door de steunverlenende autoriteit vastgesteld op basis van de geraamde projectbegroting, het evaluatieresultaat en een financieringspercentage zoals vastgesteld in de oproep (deel B van deze gids).  De geraamde begroting moet voldoen aan de basisvoorwaarden voor EU-subsidies voor werkelijke kosten (voor door het EACEA beheerde acties, zie artikel 6 van de geannoteerde subsidieovereenkomst)
    2. vooraf vastgestelde subsidies in de vorm van vaste bedragen: Het bedrag wordt vooraf door de steunverlenende autoriteit vastgesteld in de oproep (deel B van deze gids).
  3. een combinatie van de hierboven genoemde vormen.

Het in het kader van het Erasmus+-programma toegepaste financieringsmechanisme voorziet doorgaans in subsidies in de vorm van terugbetaling op basis van kosten per eenheid of vaste bedragen. Hiermee kunnen aanvragers eenvoudig het gevraagde subsidiebedrag berekenen en een realistische financiële projectplanning uitwerken.

Om te weten welk type subsidie wordt toegepast op elke financieringsitem in het kader van elke Erasmus+-actie die onder deze gids valt, verwijzen wij u naar de beschrijving van elke actie in deel B onder “Wat zijn de financieringsregels?”.

Op eu-subsidies toepasselijke beginselen

Verbod op terugwerkende kracht

EU-subsidiëring met terugwerkende kracht van reeds voltooide projecten is niet toegestaan.

EU-subsidiëring van reeds begonnen projecten kan slechts worden toegestaan indien de aanvrager in het projectvoorstel kan aantonen dat het noodzakelijk was met het project te beginnen vóór de ondertekening van de subsidieovereenkomst. In dat geval mogen de subsidiabele kosten niet vóór de datum van indiening van de subsidieaanvraag zijn gemaakt.

Indien de aanvrager met de projectuitvoering begint vóór de ondertekening van de subsidieovereenkomst zijn de daarmee gepaard gaande risico’s voor eigen rekening.

Meerdere inzendingen

Voor door het Uitvoerend Agentschap beheerde acties kunnen aanvragers meer dan één voorstel voor verschillende projecten in het kader van dezelfde oproep indienen (en daarvoor financiering ontvangen). Organisaties kunnen aan meerdere voorstellen deelnemen. Als er echter meerdere voorstellen voor zeer vergelijkbare projecten worden ingediend, wordt slechts één voorstel aanvaard en beoordeeld; de aanvragers zal worden gevraagd om een ervan in te trekken (anders zal dit worden afgewezen).

Voorstellen kunnen tot de uiterste indieningsdatum worden gewijzigd en opnieuw worden ingediend.

Voor door de nationale agentschappen beheerde acties geldt dat alle aanvragen waarbij eenzelfde aanvrager meerdere malen dezelfde aanvraag heeft ingediend bij verschillende agentschappen, zullen worden afgewezen. Indien bijna identieke of soortgelijke aanvragen worden ingediend door dezelfde of een andere aanvrager bij hetzelfde of een ander agentschap, zullen alle aanvragen specifiek worden beoordeeld en kunnen zij allemaal worden afgewezen.

Originele inhoud en auteurschap

Alle aanvragen voor projecten en accreditaties moeten oorspronkelijke inhoud bevatten van de hand van de aanvrager of van andere organisaties die gezamenlijk subsidie aanvragen. Instellingen voor hoger onderwijs die een aanvraag indienen voor internationale mobiliteitsactiviteiten kunnen hun partner-IHO’s uit niet met het programma geassocieerde landen betrekken bij het opstellen van hun aanvraag. Er mogen geen andere organisaties of externe personen worden betaald of anderszins worden vergoed om de aanvraag op te stellen. Het nationaal agentschap kan te allen tijde de aanvrager uitsluiten van de selectieprocedure of een toegekend project/toegekende accreditatie beëindigen indien het vaststelt dat niet aan deze regels is voldaan.

Niet-cumuleerbaarheid

Voor elk door de EU gefinancierd project kan slechts één subsidie ten laste van de EU-begroting aan eenzelfde begunstigde worden toegekend. In geen geval worden dezelfde kosten tweemaal uit de EU-begroting gefinancierd.

Om het risico van dubbele financiering te vermijden, moet de aanvrager opgeven welke middelen en bedragen uit andere financieringsbronnen dat jaar werden ontvangen of aangevraagd voor hetzelfde project of voor welk ander project dan ook, met inbegrip van exploitatiesubsidies. Voor door de nationale agentschappen beheerde acties zal die informatie worden opgegeven in het aanvraagformulier. Voor door het Uitvoerend Agentschap beheerde acties zal die informatie worden gecontroleerd door middel van de verklaring op erewoord.

Het winstverbod

Een subsidie uit de Uniebegroting mag niet tot doel of tot gevolg hebben dat zij de begunstigde winst oplevert in het kader van het uitgevoerde project. Winst wordt gedefinieerd als een overschot, dat bij de saldobetaling is berekend, van de ontvangsten ten opzichte van de subsidiabele kosten van de actie of het werkprogramma, voor zover de ontvangsten beperkt zijn tot de EU-subsidie en de door de actie of het werkprogramma gegenereerde inkomsten2 . Het beginsel van het winstverbod geldt niet voor subsidiëring op basis van eenheidskosten, vaste bedragen of forfaitaire financiering, met inbegrip van beurzen, noch voor subsidieaanvragen van niet meer dan 60 000 EUR.

Wanneer er winst wordt gemaakt, heeft de Commissie het recht het percentage van de winst terug te vorderen dat overeenkomt met de bijdrage van de Unie in de subsidiabele kosten die de begunstigde bij de uitvoering van de actie werkelijk heeft gemaakt.

Voor de berekening van de door de subsidie voortgebrachte winst, wordt medefinanciering in de vorm van bijdragen in natura niet in beschouwing genomen.

Medefinanciering

Bovendien is EU-steun bedoeld als stimulans ter verwezenlijking van een project dat zonder financiële steun van de EU niet uitvoerbaar zou zijn. De EU-steun berust op het medefinancieringsbeginsel. Medefinanciering houdt in dat de EU-subsidie niet mag dienen tot volledige financiering van de projectkosten; het project moet derhalve worden medegefinancierd uit andere bronnen dan de EU-subsidie (zoals eigen middelen van de begunstigde, door de actie voortgebrachte inkomsten, financiële bijdragen van derden).

Wordt de EU-subsidie verleend op basis van de eenheidskosten, vaste bedragen of forfaitaire financiering, wat het geval is voor de meeste door deze gids bestreken acties, dan waarborgt de Commissie van tevoren, bij het vaststellen van de tarieven of percentages van deze eenheden, vaste bedragen en forfaitaire financiering, dat de beginselen van winstverbod en medefinanciering voor de actie als geheel worden nageleefd. Algemeen wordt ervan uitgegaan dat voldaan is aan de beginselen van winstverbod en medefinanciering. Bijgevolg hoeven de aanvragers geen informatie te verstrekken over andere financieringsbronnen dan de EU-subsidie en hoeven zij evenmin de voor het project gemaakte kosten te rechtvaardigen.

Niettemin doet de betaling van de subsidie in de vorm van terugbetaling op basis van kosten per eenheid, vaste bedragen of forfaitaire financiering geen afbreuk aan het recht van toegang tot de boekhouding van de begunstigden. Het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap is gerechtigd om tot het volledige subsidiebedrag terug te vorderen indien uit een controle of audit blijkt dat het gesubsidieerde evenement niet heeft plaatsgehad (bijvoorbeeld wanneer projectactiviteiten niet worden uitgevoerd zoals afgesproken in de aanvraagfase, wanneer de deelnemers niet deelnemen aan de activiteiten enzovoort) en dat de begunstigde ten onrechte een betaling heeft ontvangen uit een subsidie in de vorm van terugbetaling op basis van tegemoetkoming in de eenheidskosten, vaste bedragen of forfaitaire financiering. Ook wanneer de ondernomen activiteiten of de bereikte resultaten niet of gebrekkig worden uitgevoerd (met inbegrip van niet-nakoming van een contractuele verplichting), kan de subsidie worden verlaagd, waarbij rekening wordt gehouden met de mate waarin de actie is voltooid. Bovendien is het de Europese Commissie toegestaan voor statistische en controledoeleinden steekproefsgewijs enquêtes uit te voeren bij begunstigden met het doel de werkelijk gemaakte kosten te kwantificeren voor projecten die worden gesubsidieerd in de vorm van terugbetaling op basis van tegemoetkoming in de eenheidskosten, vaste bedragen of forfaitaire financiering.

Subsidiabele en niet-subsidiabele kosten en bijdragen die van toepassing zijn op subsidies voor gemengde werkelijke kosten

Om subsidiabel te zijn, moeten de kosten en bijdragen voldoen aan de onderstaande subsidiabiliteitsvoorwaarden3 :

Subsidiabele kosten — algemene voorwaarden

Voor werkelijke kosten geldt:

  • zij moeten werkelijk door de begunstigde worden gemaakt;
  • zij moeten tijdens de duur van het project worden gemaakt, met uitzondering van de kosten voor eindverslagen en auditcertificaten, die achteraf kunnen worden gemaakt;
  • zij moeten worden aangegeven in de geraamde begroting voor het project;
  • zij moeten noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het gesubsidieerde project;
  • zij moeten aanwijsbaar en verifieerbaar zijn, met name opgenomen zijn in de boekhouding van de begunstigde en zijn vastgesteld overeenkomstig de boekhoudkundige normen die van toepassing zijn in het land waar de begunstigde is gevestigd en overeenkomstig de gebruikelijke kostenberekeningsmethoden van de begunstigde;
  • zij moeten voldoen aan de bepalingen van de toepasselijke fiscale en sociale wetgeving;
  • zij zijn redelijk en gerechtvaardigd en voldoen aan het beginsel van goed financieel beheer, met name wat zuinigheid en efficiëntie betreft.

Voor eenheidskosten en bijdragen geldt:

  • zij moeten worden gedeclareerd onder een van de begrotingscategorieën die in de geraamde begroting van het project zijn opgenomen;
    • de eenheden moeten:
      • daadwerkelijk tijdens de uitvoeringsperiode door de begunstigde worden gebruikt of geproduceerd;
      • noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de actie en
    • het aantal eenheden moet identificeerbaar en verifieerbaar zijn en, indien nodig, door de boekhouding en documentatie worden gestaafd;

Voor bijdragen in de vorm van vaste bedragen geldt:

  • zij moeten worden gedeclareerd onder een van de activiteiten/werkpakketten die in de geraamde begroting van het project zijn opgenomen;
  • de werkzaamheden moeten overeenkomstig de subsidieovereenkomst naar behoren door de begunstigde worden uitgevoerd;
  • de resultaten moeten in de uitvoeringsperiode worden bereikt;

Subsidiabele kosten — specifieke voorwaarden

De subsidiabele kosten kunnen direct of indirect zijn.

Directe kosten

De in aanmerking komende directe kosten voor de actie zijn die kosten die, in overeenstemming met de subsidiabiliteitsvoorwaarden die hierboven worden uiteengezet, geïdentificeerd kunnen worden als specifieke kosten die rechtstreeks verband houden met de uitvoering van de actie en die daarom als dusdanig geboekt kunnen worden. Naast de subsidiabele directe kosten die worden opgegeven in de oproep voor het indienen van voorstellen, worden ook de volgende categorieën kosten als subsidiabel beschouwd:

  • kosten die verband houden met een door de begunstigde gestelde garantie voor voorfinanciering, indien deze garantie door het nationaal agentschap wordt vereist;
  • kosten in verband met certificaten betreffende de financiële verslagen en operationele verificatierapporten, wanneer dergelijke certificaten of rapporten vereist zijn ter ondersteuning van de betalingsverzoeken van de nationale agentschappen;
  • afschrijvingskosten, op voorwaarde dat de begunstigde deze werkelijk heeft gemaakt.

Indien er toestemming wordt verleend voor een specifieke actie, moet worden bedacht dat vrijwilligerskosten geen klassieke kostencategorie zijn. Er zijn geen kosten omdat vrijwilligers gratis werken, maar er kunnen toch kosten aan de begroting worden toegevoegd in de vorm van een vooraf vastgestelde eenheidsprijs (per vrijwilliger)4 , zodat u voor de subsidie kunt baat hebben bij het werk van de vrijwilligers (door het bedrag van de vergoeding te verhogen tot 100 % van de normale kosten, d.w.z. andere kostencategorieën dan vrijwilligers).

Voor acties die door het Uitvoerend Agentschap worden beheerd, wordt u verzocht bij de berekening van uw reis- en verblijfkosten en dagvergoedingen gebruik te maken van de eenheidskosten voor reis-, verblijfs- en verblijfkosten die zijn vermeld in Besluit C(2021) 35 van de Commissie5 . Bovendien zijn eigenaren van kmo’s en begunstigden die een natuurlijke persoon zijn, subsidiabel door toepassing van het besluit van de Commissie van 20 oktober 2020 tot verlening van toestemming voor het gebruik van eenheidskosten voor de personeelskosten van de eigenaren van kleine en middelgrote ondernemingen en begunstigden die een natuurlijke persoon zijn, die geen salaris ontvangen voor de werkzaamheden die zijzelf in het kader van een actie of werkprogramma verrichten6

Bij projectwebsites komen de communicatiekosten voor de presentatie van het project op de websites of sociale media-accounts van de deelnemers in aanmerking.

Financiële steun aan derden komt alleen in aanmerking indien daarin is voorzien in de oproep (deel B van deze programmagids).

De interne boekhoud- en auditprocedures van de begunstigde moeten het mogelijk maken een rechtstreekse overeenstemming te vinden tussen de voor het project gedeclareerde kosten en ontvangsten en de overeenkomstige boekhoudrekeningen en bewijsstukken.

Belasting toegevoegde waarde (BTW)

Belastingafdrachten over de toegevoegde waarde worden alleen als subsidiabele kosten beschouwd wanneer deze krachtens de toepasselijke nationale btw-wetgeving niet invorderbaar zijn7 . De enige uitzondering betreft de werkzaamheden of handelingen die de staat, de regio’s, de gewesten, de provincies, de gemeenten en de andere publiekrechtelijke lichamen als overheid verrichten8 . Daarnaast:

  • is aftrekbare btw die niet werkelijk is afgetrokken (krachtens nationale voorwaarden of vanwege de onzorgvuldigheid van de begunstigden) niet subsidiabel;
  • is de btw-richtlijn niet van toepassing op niet-EU-lidstaten. Organisaties uit niet met het programma geassocieerde derde landen kunnen worden vrijgesteld van belastingen (met inbegrip van btw), rechten en heffingen, indien een overeenkomst is ondertekend tussen de Europese Commissie en het partnerland waarin de organisatie is gevestigd.

Subsidiabele indirecte kosten

Indirecte kosten zijn kosten die niet direct samenhangen met de uitvoering van de actie en derhalve niet direct aan de actie zijn toe te wijzen.

Voor bepaalde soorten projecten (zie deel B van deze gids voor meer bijzonderheden over de financieringsregels voor acties) is een vast bedrag van ten hoogste 7 % van de subsidiabele directe projectkosten (behalve kosten voor vrijwilligers, indien van toepassing) subsidiabel als indirecte kosten, zijnde de door de begunstigde gemaakte algemene administratiekosten die niet al worden gedekt door de subsidiabele directe kosten (bv. elektriciteits- of internetkosten, kosten voor lokalen enz.) maar die aan het project kunnen worden toegerekend.

De indirecte kosten mogen geen kosten omvatten die onder een andere rubriek vallen. Indirecte kosten zijn niet subsidiabel wanneer de begunstigde al een exploitatiesubsidie ontvangt uit de Uniebegroting (bijvoorbeeld in het kader van de oproep tot het indienen van voorstellen betreffende de onder het Erasmus+-programma vallende samenwerking met maatschappelijke organisaties).

Niet-subsidiabele kosten

De volgende kosten worden als niet-subsidiabel beschouwd:

  • door de begunstigde betaald rendement op kapitaal en dividenden;
  • schulden en kosten van schulden;
  • voorzieningen voor verliezen of schulden;
  • debetrente;
  • dubieuze schuldvorderingen;
  • wisselkoersverliezen;
  • kosten die door de begunstigde zijn gedeclareerd in het kader van een andere actie die een subsidie uit de begroting van de Unie ontvangt;
  • buitensporige of ondoordachte uitgaven;
  • bijdragen in natura van derden;
  • in het geval van huur of leasing van uitrusting, de kosten van de aankoopoptie na afloop van de leasing- of huurperiode;
  • kosten voor de opening en het beheer van een bankrekening (met inbegrip van door de bank van de begunstigde in rekening gebrachte kosten voor overmakingen van/aan het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap).
  • btw, wanneer deze krachtens de toepasselijke nationale btw-wetgeving als invorderbaar wordt aangemerkt (zie de alinea hierboven over btw);
  • bijdragen in natura zijn toegestaan, maar kunnen niet als kosten worden gedeclareerd.

Financieringsbronnen

De aanvrager moet in het aanvraagformulier de bijdrage vermelden uit andere bronnen dan de EU-subsidie. Externe medefinanciering kan bestaan uit eigen middelen van de begunstigde, financiële bijdragen van derden of door het project voortgebrachte inkomsten. Indien bij de eindrapportage of bij de indiening van het laatste betalingsverzoek blijkt dat er een overschot is van de inkomsten (zie onder “Winstverbod en medefinanciering”) ten opzichte van de voor het project gemaakte subsidiabele kosten, heeft het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap het recht het percentage van de winst terug te vorderen dat overeenkomt met de bijdrage van de Unie in de daadwerkelijk door de begunstigde gemaakte subsidiabele kosten voor de uitvoering van het project. Deze bepaling is niet van toepassing op projecten waarvoor de aangevraagde subsidie niet meer dan 60 000 EUR bedraagt.

Bijdragen in natura van derden worden niet als mogelijke medefinancieringsbron beschouwd.