Subsidievormen

De subsidie kan de volgende vormen aannemen:

1. subsidie voor gemengde werkelijke kosten:
   1. vergoeding van een percentage van de werkelijk gedane kosten die voor vergoeding in aanmerking komen; bv. de buitengewone kosten van mobiliteitsacties in het kader van kernactie 1.
   2. terugbetaling van eenheidskosten die bepaalde van tevoren duidelijk omschreven specifieke categorieën subsidiabele kosten dekken op basis van een vast bedrag per eenheid: bv. de individuele steun van mobiliteitsprojecten in het kader van kernactie 1;
2. bijdragen in de vorm van vaste bedragen:
   Dat betekent dat een vast bedrag zal worden terugbetaald, op basis van een vast bedrag of financiering die geen verband houdt met de kosten. Het vaste bedrag wordt berekend volgens de in het besluit van de Commissie tot goedkeuring van het gebruik van vaste bijdragen en eenheidsbijdragen in het kader van het Erasmus+-programma 2021- 2027¹ beschreven methode en aan de hand van de (eventueel) ter beschikking gestelde gedetailleerde begrotingstabel/-calculator. Het kan gaan om:
   1. op de begroting gebaseerde subsidies in de vorm van vaste bedragen: Het bedrag wordt door de steunverlenende autoriteit vastgesteld op basis van de geraamde projectbegroting, het evaluatieresultaat en een financieringspercentage zoals vastgesteld in de oproep (deel B van deze gids). De geraamde begroting moet voldoen aan de basisvoorwaarden voor EU-subsidies voor werkelijke kosten (voor door het EACEA beheerde acties, zie artikel 6 van de geannoteerde subsidieovereenkomst);
   2. vooraf vastgestelde subsidies in de vorm van vaste bedragen: Het bedrag wordt vooraf door de steunverlenende autoriteit vastgesteld in de oproep (deel B van deze gids);
3. een combinatie van de hierboven genoemde vormen.

Het in het kader van het Erasmus+-programma toegepaste financieringsmechanisme voorziet doorgaans in subsidies in de vorm van terugbetaling op basis van kosten per eenheid of vaste bedragen. Hiermee kunnen aanvragers eenvoudig het gevraagde subsidiebedrag berekenen en een realistische financiële projectplanning uitwerken.

Om te weten welk type subsidie wordt toegepast op elke financieringsitem in het kader van elke Erasmus+-actie die onder deze gids valt, verwijzen wij u naar de beschrijving van elke actie in deel B onder “Wat zijn de financieringsregels?”.

Verbod op terugwerkende kracht

EU-subsidiëring met terugwerkende kracht van reeds voltooide projecten is niet toegestaan.

EU-subsidiëring van reeds begonnen projecten kan slechts worden toegestaan indien de aanvrager in het projectvoorstel kan aantonen dat het noodzakelijk was met het project te beginnen vóór de ondertekening van de subsidieovereenkomst. In dat geval mogen de subsidiabele kosten niet vóór de datum van indiening van de subsidieaanvraag zijn gemaakt.

Indien de aanvrager met de projectuitvoering begint vóór de ondertekening van de subsidieovereenkomst zijn de daarmee gepaard gaande risico’s voor eigen rekening.

Meerdere inzendingen

Aanvragers kunnen meer dan één voorstel voor verschillende projecten in het kader van dezelfde oproep indienen (en daarvoor financiering ontvangen). Organisaties kunnen aan meerdere voorstellen deelnemen.

Als er echter meerdere voorstellen voor zeer vergelijkbare projecten worden ingediend voor door het Uitvoerend Agentschap beheerde acties, wordt slechts één voorstel aanvaard en beoordeeld; de aanvragers zal worden gevraagd om de andere in te trekken (anders zal dit worden afgewezen).

Voorstellen kunnen tot de uiterste indieningsdatum worden gewijzigd en opnieuw worden ingediend.

Voor door de nationale agentschappen beheerde acties geldt dat alle aanvragen waarbij eenzelfde aanvrager meerdere malen dezelfde aanvraag heeft ingediend bij verschillende agentschappen, zullen worden afgewezen. Indien bijna identieke of soortgelijke aanvragen worden ingediend door dezelfde of een andere aanvrager bij hetzelfde of een ander agentschap, zullen alle aanvragen specifiek worden beoordeeld en kunnen zij allemaal worden afgewezen.

Originele inhoud en auteurschap

Alle aanvragen voor projecten en accreditaties moeten oorspronkelijke inhoud bevatten van de hand van de aanvrager of van andere organisaties die gezamenlijk subsidie aanvragen. Indien aanvragers overwegen om generatieve AI-instrumenten te gebruiken voor de voorbereiding van de aanvraag, moeten zij zich bewust zijn van de mogelijkheid dat dit tot plagiaat leidt en de nodige zorgvuldigheid aan de dag leggen om ervoor te zorgen dat de aanvraag geschikt en nauwkeurig is, voldoet aan de regelgeving inzake intellectuele eigendom en de oorspronkelijke inhoud ervan gewaarborgd is. Instellingen voor hoger onderwijs die een aanvraag indienen voor internationale mobiliteitsactiviteiten kunnen hun partner-IHO’s uit niet met het programma geassocieerde landen betrekken bij het opstellen van hun aanvraag. Er mogen geen andere organisaties of externe personen worden betaald of anderszins worden vergoed om de aanvraag op te stellen. Het nationaal agentschap kan te allen tijde de aanvrager uitsluiten van de selectieprocedure of een toegekend project/toegekende accreditatie beëindigen indien het vaststelt dat niet aan deze regels is voldaan.

Niet-cumuleerbaarheid

Voor elk project kan slechts één subsidie ten laste van de begroting aan eenzelfde begunstigde worden toegekend. Dezelfde kosten worden in geen geval tweemaal uit de begroting van de Unie gefinancierd.

Om het risico van dubbele financiering te vermijden, moet de aanvrager opgeven welke middelen en bedragen uit andere financieringsbronnen dat jaar werden ontvangen of aangevraagd voor hetzelfde project of voor welk ander project dan ook, met inbegrip van exploitatiesubsidies. Voor door de nationale agentschappen beheerde acties zal die informatie worden opgegeven in het aanvraagformulier. Voor door het Uitvoerend Agentschap beheerde acties zal die informatie worden gecontroleerd door middel van de verklaring op erewoord.

Het winstverbod

Een subsidie uit de Uniebegroting mag niet tot doel of tot gevolg hebben dat zij de begunstigde winst oplevert in het kader van het uitgevoerde project. Winst wordt gedefinieerd als een overschot, dat bij de saldobetaling berekend is, van de ontvangsten ten opzichte van de subsidiabele kosten van de actie voor zover de ontvangsten beperkt zijn tot de EU-subsidie, en de door die actie gegenereerde inkomsten² . Het winstverbod is niet van toepassing op:

• acties die beogen de financiële capaciteit van een begunstigde te vergroten, of acties die inkomsten voortbrengen om de actie te laten voortbestaan na de periode van financiering door de Unie die in de subsidieovereenkomst is vastgesteld;
• aan natuurlijke personen betaalde studie-, onderzoeks-, opleidings- of onderwijssteun of andere directe steun die wordt betaald aan de meest behoeftige natuurlijke personen, zoals werklozen en vluchtelingen;
• door non-profitorganisaties uitgevoerde acties;
• subsidies in de vorm van een bijdrage per eenheid of vaste bedragen;
• subsidies van geringe waarde, gedefinieerd als subsidies van 60 000 EUR of minder.

Wanneer er winst wordt gemaakt, heeft de Commissie het recht het percentage van de winst terug te vorderen dat overeenkomt met de bijdrage van de Unie in de subsidiabele kosten die de begunstigde bij de uitvoering van de actie werkelijk heeft gemaakt.

Voor de berekening van de door de subsidie voortgebrachte winst, wordt medefinanciering in de vorm van bijdragen in natura niet in beschouwing genomen.

Medefinanciering

Subsidies gaan gepaard met medefinanciering. Bijgevolg worden de middelen die nodig zijn voor de uitvoering van de actie niet volledig door de subsidie gedekt. Medefinanciering kan worden verstrekt in de vorm van eigen middelen van de begunstigde, door de actie voortgebrachte inkomsten, of bijdragen in geld of in natura van derden.

Wordt de EU-subsidie verleend op basis van de eenheidskosten, vaste bedragen of forfaitaire financiering, wat het geval is voor de meeste door deze gids bestreken acties, dan waarborgt de Commissie van tevoren, bij het vaststellen van de tarieven of percentages van deze eenheden, vaste bedragen en forfaitaire financiering, dat de beginselen van winstverbod en medefinanciering voor de actie als geheel worden nageleefd.Algemeen wordt ervan uitgegaan dat voldaan is aan de beginselen van winstverbod en medefinanciering en daarom hoeven de aanvragers de voor het project gemaakte kosten niet te rechtvaardigen.

Niettemin doet de betaling van de subsidie in de vorm van terugbetaling op basis van kosten per eenheid, vaste bedragen of forfaitaire financiering geen afbreuk aan het recht van toegang tot de boekhouding van de begunstigden. Het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap is gerechtigd om tot het volledige subsidiebedrag terug te vorderen indien uit een controle of audit blijkt dat het gesubsidieerde evenement niet heeft plaatsgehad (bijvoorbeeld wanneer projectactiviteiten niet worden uitgevoerd zoals afgesproken in de aanvraagfase, wanneer de deelnemers niet deelnemen aan de activiteiten enzovoort) en dat de begunstigde ten onrechte een betaling heeft ontvangen uit een subsidie in de vorm van terugbetaling op basis van tegemoetkoming in de eenheidskosten, vaste bedragen of forfaitaire financiering. Ook wanneer de ondernomen activiteiten of de bereikte resultaten niet of gebrekkig worden uitgevoerd (met inbegrip van niet-nakoming van een contractuele verplichting), kan de subsidie worden verlaagd, waarbij rekening wordt gehouden met de mate waarin de actie is voltooid. Bovendien is het de Europese Commissie toegestaan voor statistische en controledoeleinden steekproefsgewijs enquêtes uit te voeren bij begunstigden met het doel de werkelijk gemaakte kosten te kwantificeren voor projecten die worden gesubsidieerd in de vorm van terugbetaling op basis van tegemoetkoming in de eenheidskosten, vaste bedragen of forfaitaire financiering.

Om subsidiabel te zijn, moeten de kosten en bijdragen voldoen aan de subsidiabiliteitsvoorwaarden in de subsidieovereenkomst en de onderstaande subsidiabiliteitsvoorwaarden³ :

Subsidiabele kosten — algemene voorwaarden

Voor werkelijke/reële kosten geldt:

• zij moeten werkelijk door de begunstigde worden gemaakt;
• zij moeten tijdens de in de subsidieovereenkomst bepaalde uitvoeringsperiode worden gemaakt, met uitzondering van de kosten voor eindverslagen en auditcertificaten, die achteraf kunnen worden gemaakt;
• zij moeten worden gedeclareerd onder een van de begrotingsrubrieken die in de subsidieovereenkomst zijn opgenomen;
• zij moeten worden gemaakt in verband met de actie zoals beschreven in de subsidieovereenkomst en noodzakelijk zijn voor de uitvoering ervan;
• zij moeten aanwijsbaar en verifieerbaar zijn, zij zijn met name opgenomen in de boekhouding van de begunstigde en zijn vastgesteld overeenkomstig de boekhoudkundige normen die van toepassing zijn in het land waar de begunstigde is gevestigd en overeenkomstig de gebruikelijke kostenberekeningsmethoden van de begunstigde;
• zij moeten voldoen aan de voorschriften van de toepasselijke fiscale, arbeids- en sociale wetgeving;
• zij zijn redelijk en gerechtvaardigd en voldoen aan het beginsel van goed financieel beheer, met name wat zuinigheid en efficiëntie betreft.

Voor eenheidskosten en bijdragen geldt:

• zij moeten worden gedeclareerd onder een van de begrotingsrubrieken die in de subsidieovereenkomst zijn opgenomen;
  • de eenheden moeten:
    • daadwerkelijk tijdens de uitvoeringsperiode door de begunstigde worden gebruikt of geproduceerd;
    • noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de actie en
  • het aantal eenheden moet identificeerbaar en verifieerbaar zijn en, indien nodig, door de boekhouding en documentatie worden gestaafd;

Voor bijdragen in de vorm van vaste bedragen geldt:

• zij moeten worden gedeclareerd onder een van de activiteiten/werkpakketten die in de subsidieovereenkomst zijn opgenomen;
• de werkzaamheden moeten overeenkomstig de subsidieovereenkomst naar behoren door de begunstigde worden uitgevoerd;
• de (beoogde) resultaten moeten in de uitvoeringsperiode worden bereikt.

Voor acties die door het Uitvoerend Agentschap worden beheerd en waarbij gebruik wordt gemaakt van een model van vaste bedragen, wordt het vaste bedrag door de steunverlenende autoriteit (EACEA) vastgesteld op basis van de geraamde projectbegroting. Nadere informatie is te vinden in deel B van deze gids. Daarnaast:

• Aangezien de gedetailleerde begrotingstabel als basis dient voor de vaststelling van de vaste bedragen voor de subsidies (en aangezien vaste bedragen betrouwbaar moeten zijn voor de werkelijke kosten van een project), moeten de opgenomen kosten voldoen aan de basisvoorwaarden om in aanmerking te komen voor EU-subsidies voor werkelijke kosten (zie artikel 6 van de geannoteerde subsidieovereenkomst). Dit is met name van belang voor aankopen en onderaanneming, die de beste prijs-kwaliteitverhouding (of, in voorkomend geval, de laagste prijs) in acht moeten nemen en vrij moeten zijn van belangenconflicten. Indien de begrotingstabel niet-subsidiabele kosten bevat, kan de subsidie worden verlaagd (zelfs later tijdens de uitvoering van het project of na afloop ervan).
• Raadpleeg deel B van deze gids als eenheidskosten voor vrijwilligers in de gedetailleerde begrotingstabel kunnen worden opgenomen voor een concrete actie met een financieringsmodel op basis van vast bedragen⁴ . De kosten van vrijwilligers zijn geen klassieke kostencategorie. Er zijn geen kosten omdat vrijwilligers gratis werken, maar er kunnen toch kosten aan de begroting worden toegevoegd in de vorm van een vooraf vastgestelde eenheidsprijs (per vrijwilliger), zodat u voor de subsidie kunt baat hebben bij het werk van de vrijwilligers (door het bedrag van de vergoeding te verhogen tot 100 % van de normale kosten, d.w.z. andere kostencategorieën dan vrijwilligers). Meer informatie is te vinden in artikel 6.2.A.5. van de geannoteerde subsidieovereenkomst. ;
• raadpleeg deel B als eenheidskosten van een kmo-eigenaar/natuurlijke persoon⁵ zijn toegestaan in een subsidie in de vorm van vaste bedragen en kunnen worden opgenomen in de gedetailleerde begrotingstabel voor een concrete actie;
• Voor de reis- en verblijfkosten in het kader van een subsidie in de vorm van vaste bedragen wordt u verzocht gebruik te maken van de eenheidskosten voor reis- en verblijfkosten⁶ .
• Raadpleeg deel B als kosten voor financiële steun aan derden zijn toegestaan en kunnen worden opgenomen in de gedetailleerde begrotingstabel voor een concrete actie met een financieringsmodel op basis van vaste bedragen. Het maximumbedrag per derde is 60 000 EUR, tenzij anders vermeld in deel B;
• raadpleeg deel B als er een specifieke regeling is voor de kosten van apparatuur;
• Communicatiekosten voor de presentatie van het project op de websites of sociale media-accounts van de deelnemers zijn subsidiabel. Kosten voor afzonderlijke projectwebsites zijn niet subsidiabel.

Subsidiabele kosten — Specifieke voorwaarden

De subsidiabele werkelijke/reële kosten kunnen direct of indirect zijn.

Directe kosten

Subsidiabele directe kosten zijn specifieke kosten die rechtstreeks verband houden met de uitvoering van de actie en die derhalve rechtstreeks aan de actie kunnen worden toegerekend. Zie deel B van deze gids voor de begrotingsrubrieken die als werkelijke kosten worden vergoed.

De interne boekhoud- en auditprocedures van de begunstigde moeten het mogelijk maken een rechtstreekse overeenstemming te vinden tussen de voor het project gedeclareerde kosten en ontvangsten en de overeenkomstige boekhoudrekeningen en bewijsstukken.

Belasting toegevoegde waarde (BTW)

Niet-aftrekbare en niet-restitueerbare belasting over de toegevoegde waarde (btw) op grond van de toepasselijke nationale btw-wetgeving is subsidiabel⁷ . De enige uitzondering betreft de werkzaamheden of handelingen die de staat, de regio’s, de gewesten, de provincies, de gemeenten en de andere publiekrechtelijke lichamen als overheid verrichten⁸ . De btw-richtlijn is niet van toepassing op niet-EU-lidstaten. Organisaties uit niet met het programma geassocieerde derde landen kunnen worden vrijgesteld van belastingen (met inbegrip van btw), rechten en heffingen, indien een overeenkomst is ondertekend tussen de Europese Commissie en het partnerland waarin de organisatie is gevestigd.

Subsidiabele indirecte kosten

Indirecte kosten zijn kosten die niet direct samenhangen met de uitvoering van de actie en derhalve niet direct aan de actie zijn toe te wijzen.

Voor mobiliteitsprojecten voor jeugdwerkers (zie deel B van deze gids voor meer bijzonderheden over de financieringsregels voor acties) is een vast bedrag van ten hoogste 7 % van de subsidiabele directe projectkosten subsidiabel als indirecte kosten, zijnde de door de begunstigde gemaakte algemene administratiekosten die niet al worden gedekt door de subsidiabele directe kosten (bijvoorbeeld elektriciteits- of internetkosten, kosten voor lokalen enz.) maar die aan het project kunnen worden toegerekend.

De indirecte kosten mogen geen kosten omvatten die onder een andere rubriek vallen. Indirecte kosten zijn niet subsidiabel wanneer de begunstigde al een exploitatiesubsidie ontvangt uit de Uniebegroting (bijvoorbeeld in het kader van de oproep tot het indienen van voorstellen betreffende de onder het Erasmus+-programma vallende samenwerking met maatschappelijke organisaties).

Niet-subsidiabele kosten

De volgende kosten worden als niet-subsidiabel beschouwd:

• kosten of bijdragen die niet voldoen aan de voorwaarden van deel B van deze gids;
• kosten die verband houden met het rendement op kapitaal en dividendbetalingen van een begunstigde;
• schulden en kosten van schulden;
• voorzieningen voor verliezen of schulden;
• debetrente;
• wisselkoersverliezen;
• bankkosten die de bank van de begunstigde in rekening brengt voor overmakingen van de steunverlenende autoriteit;
• buitensporige of ondoordachte uitgaven;
• aftrekbare of terugbetaalbare btw (inclusief btw betaald door overheidsinstanties) (zie de paragraaf over de belasting over de toegevoegde waarde);
• gemaakte kosten of bijdragen voor activiteiten die tijdens de opschorting van de subsidieovereenkomst zijn uitgevoerd;
• bijdragen in natura van derden;
• kosten en bijdragen die door de begunstigde zijn gedeclareerd in het kader van andere EU-subsidies (of subsidies die zijn toegekend door een EU-lidstaat, een niet-EU-land of een ander orgaan dat de EU-begroting uitvoert), behalve in de volgende gevallen:
  • indien de actiesubsidie wordt gecombineerd met een exploitatiesubsidie die tijdens dezelfde periode loopt, en de begunstigde kan aantonen dat de exploitatiesubsidie geen (directe of indirecte) kosten van de actiesubsidie dekt;
• kosten en bijdragen voor personeel van nationale (of regionale/lokale) overheden, voor activiteiten die behoren tot de normale taken van die overheden (en dus niet met het oog op de subsidie zijn verricht);
• kosten en bijdragen (in het bijzonder reis- en verblijfkosten) voor personeel of vertegenwoordigers van EU-instellingen, -organen of -agentschappen;
• in het geval van huur of leasing van uitrusting, de kosten van de aankoopoptie na afloop van de leasing- of huurperiode;
• kosten voor de opening en het beheer van een bankrekening (met inbegrip van door de bank van de begunstigde in rekening gebrachte kosten voor overmakingen van/aan het nationaal agentschap).

Financieringsbronnen

De aanvrager moet in het aanvraagformulier de bijdrage vermelden uit andere bronnen dan de EU-subsidie. Medefinanciering kan bijvoorbeeld de vorm aannemen van eigen middelen van de begunstigde of financiële bijdragen van derden. Indien er op het moment van het eindverslag en het verzoek om betaling van het saldo aanwijzingen zijn dat er sprake is van een overschot, raadpleeg dan de bovenstaande delen over “Geen winst en medefinanciering”.

Bijdragen in natura van derden worden niet als mogelijke medefinancieringsbron beschouwd

Footnote

1. Besluit tot goedkeuring van het gebruik van vaste bijdragen en eenheidsbijdragen in het kader van het Erasmus+-programma  2021 - 2027 . https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/ 2021 - 2027 /erasmus/guidance/ls-and-unit-cost-decision_erasmus_en.pdf . ↩ back
2. Daartoe mogen de ontvangsten uitsluitend bestaan uit door het project voortgebrachte inkomsten en de financiële bijdragen van donors die specifiek zijn bestemd voor de financiering van de subsidiabele kosten. De winst (of het verlies) als hierboven omschreven is dan gelijk aan het verschil tussen: het voorlopig aanvaarde bedrag van de subsidie en de door de actie gegenereerde inkomsten en  de door de begunstigde gemaakte subsidiabele kosten. Bovendien wordt de eventueel geboekte winst teruggevorderd. Het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap heeft het recht het percentage van de winst terug te vorderen dat overeenkomt met de bijdrage van de Unie in de werkelijk door de begunstigde gemaakte subsidiabele kosten ter uitvoering van de actie. Aanvullende verduidelijkingen over de berekening van de winst worden verstrekt voor acties die worden gesubsidieerd in de vorm van de terugbetaling van een bepaald gedeelte van de subsidiabele kosten. ↩ back
3. Voor acties die door het Uitvoerend Agentschap worden beheerd, zijn de gedetailleerde toepasselijke financiële bepalingen opgenomen in de modelsubsidieovereenkomst die is gepubliceerd op het financierings- en aanbestedingsportaal. ↩ back
4. Besluit  van de Commissie van  10  april  2019  tot verlening van toestemming voor het gebruik van eenheidskosten voor het declareren van personeelskosten voor door vrijwilligers in het kader van een actie of een werkprogramma uitgevoerde werkzaamheden (C( 2019 )  2646 ). ↩ back
5. Besluit  van de Commissie van  20  oktober  2020 tot verlening van toestemming voor het gebruik van eenheidskosten voor de personeelskosten van de eigenaren van kleine en middelgrote ondernemingen en begunstigden die een natuurlijke persoon zijn, die geen salaris ontvangen voor de werkzaamheden die zijzelf in het kader van een actie of werkprogramma verrichten (C( 2020 )  7115 ). ↩ back
6. Besluit van de Commissie van  12  januari  2021  tot verlening van toestemming voor het gebruik van eenheidskosten voor reis- en verblijfkosten die in het kader van een actie of werkprogramma in het kader van het meerjarig financieel kader  2021 - 2027 worden gemaakt (C( 2021 )  35 ). ↩ back
7. In de lidstaten is de btw-richtlijn   2006 / 112 /EG omgezet in nationale btw-regelingen. ↩ back
8. Zie artikel  13 , lid  1 , van de richtlijn. ↩ back