Skip to main content

Erasmus+

EU programme for education, training, youth and sport
Doorzoek de gids

Stap 3: de financiële voorwaarden controleren

Subsidievormen

Subsidies kunnen de volgende vormen aannemen:

  • terugbetaling van een bepaald gedeelte van de subsidiabele, daadwerkelijk gemaakte kosten: bv. het toegekende bedrag in het kader van mobiliteitsacties van kernactie 1 om de kosten voor het verstrekken van een financiële garantie te dekken;
  • terugbetaling van eenheidskosten die alle of bepaalde van tevoren duidelijk omschreven specifieke categorieën subsidiabele kosten dekken op basis van een vast bedrag per eenheid: bijvoorbeeld het als individuele steun toegekende bedrag in het kader van mobiliteitsprojecten op het gebied van onderwijs, opleiding en jeugdzaken;
  • vaste bedragen die alle of bepaalde van tevoren duidelijk omschreven specifieke categorieën subsidiabele kosten dekken: bijvoorbeeld het toegekende steunbedrag ter uitvoering van kleinschalige partnerschapsprojecten;
  • financiering volgens een vast percentage die, door toepassing van een percentage, van tevoren duidelijk omschreven specifieke categorieën subsidiabele kosten dekt: bijvoorbeeld het toegekende steunbedrag ter dekking van systeemontwikkelings- en outreachactiviteiten in het kader van mobiliteitsprojecten voor jeugdwerkers;
  • een combinatie van de hierboven genoemde vormen.

Het in het kader van het Erasmus+-programma toegepaste financieringsmechanisme voorziet doorgaans in subsidies in de vorm van terugbetaling op basis van kosten per eenheid of vaste bedragen. Hiermee kunnen aanvragers eenvoudig het gevraagde subsidiebedrag berekenen en een realistische financiële projectplanning uitwerken.

In deel B wordt aangegeven welke subsidievorm van toepassing is op de te financieren kostenpost voor elke onder het Erasmus+-programma vallende actie in deze gids.

Op EU-subsidies toepasselijke beginselen

Verbod op terugwerkende kracht

EU-subsidiëring met terugwerkende kracht van reeds voltooide projecten is niet toegestaan.

EU-subsidiëring van reeds begonnen projecten kan slechts worden toegestaan indien de aanvrager in het projectvoorstel kan aantonen dat het noodzakelijk was met het project te beginnen vóór de ondertekening van de subsidieovereenkomst. In dat geval mogen de subsidiabele kosten niet vóór de datum van indiening van de subsidieaanvraag zijn gemaakt.

Indien de aanvrager met de projectuitvoering begint vóór de ondertekening van de subsidieovereenkomst zijn de daarmee gepaard gaande risico’s voor eigen rekening.

Meerdere inzendingen

Wordt dezelfde aanvraag in dezelfde selectieronde meermaals ingediend bij hetzelfde nationale agentschap of bij het Uitvoerend Agentschap, dan wordt alleen rekening gehouden met de versie die het laatst is ingediend vóór het verstrijken van de uiterste termijn.

Voor door de nationale agentschappen beheerde acties geldt dat alle aanvragen waarbij eenzelfde aanvrager meerdere malen dezelfde aanvraag heeft ingediend bij verschillende agentschappen, zullen worden afgewezen. Indien bijna identieke of soortgelijke aanvragen worden ingediend door dezelfde of een andere aanvrager bij hetzelfde of een ander agentschap, zullen alle aanvragen specifiek worden beoordeeld en kunnen zij allemaal worden afgewezen. 302

Alle aanvragen voor projecten en accreditaties moeten oorspronkelijke inhoud bevatten van de hand van de aanvrager of van andere organisaties die gezamenlijk subsidie aanvragen. Er mogen geen andere organisaties of externe personen worden betaald om de aanvraag op te stellen.

Niet-cumuleerbaarheid

Voor elk door de EU gefinancierd project kan slechts één subsidie ten laste van de EU-begroting aan eenzelfde begunstigde worden toegekend. In geen geval worden dezelfde kosten tweemaal uit de EU-begroting gefinancierd.

Om het risico van dubbele financiering te vermijden, moet de aanvrager opgeven welke middelen en bedragen uit andere financieringsbronnen dat jaar werden ontvangen of aangevraagd voor hetzelfde project of voor welk ander project dan ook, met inbegrip van exploitatiesubsidies. Voor door de nationale agentschappen beheerde acties zal die informatie worden opgegeven in het aanvraagformulier. Voor door het Uitvoerend Agentschap beheerde acties zal die informatie worden gecontroleerd door middel van de verklaring op erewoord.

Het winstverbod

Een subsidie uit de Uniebegroting mag niet tot doel of tot gevolg hebben dat zij de begunstigde winst oplevert in het kader van het uitgevoerde project. Winst wordt gedefinieerd als een overschot, dat bij de saldobetaling berekend is, van de ontvangsten ten opzichte van de subsidiabele kosten van de actie of het werkprogramma, voor zover de ontvangsten beperkt zijn tot de EU-subsidie en de door de actie of het werkprogramma gegenereerde inkomsten1 .

Het beginsel van het winstverbod geldt niet voor subsidiëring op basis van eenheidskosten, vaste bedragen of forfaitaire financiering, met inbegrip van beurzen, noch voor subsidieaanvragen van niet meer dan 60 000 EUR.

Wanneer er winst wordt gemaakt, heeft de Commissie het recht het percentage van de winst terug te vorderen dat overeenkomt met de bijdrage van de Unie in de subsidiabele kosten die de begunstigde bij de uitvoering van de actie of het werkprogramma werkelijk heeft gemaakt.

Voor de berekening van de door de subsidie voortgebrachte winst, wordt medefinanciering in de vorm van bijdragen in natura niet in beschouwing genomen.

Medefinanciering

Bovendien is EU-steun bedoeld als stimulans ter verwezenlijking van een project dat zonder financiële steun van de EU niet uitvoerbaar zou zijn. De EU-steun berust op het medefinancieringsbeginsel. Medefinanciering houdt in dat de EU-subsidie niet mag dienen tot volledige financiering van de projectkosten; het project moet derhalve worden medegefinancierd uit andere bronnen dan de EU-subsidie (zoals eigen middelen van de begunstigde, door de actie voortgebrachte inkomsten, financiële bijdragen van derden).

Wordt de EU-subsidie verleend op basis van de eenheidskosten, vaste bedragen of forfaitaire financiering, wat het geval is voor de meeste door deze gids bestreken acties, dan waarborgt de Commissie van tevoren, bij het vaststellen van de tarieven of percentages van deze eenheden, vaste bedragen en forfaitaire financiering, dat de beginselen van winstverbod en medefinanciering voor de actie als geheel worden nageleefd. Algemeen wordt ervan uitgegaan dat voldaan is aan de beginselen van winstverbod en medefinanciering. Bijgevolg hoeven de aanvragers geen informatie te verstrekken over andere financieringsbronnen dan de EU-subsidie en hoeven zij evenmin de voor het project gemaakte kosten te rechtvaardigen.

Niettemin doet de betaling van de subsidie in de vorm van terugbetaling op basis van kosten per eenheid, vaste bedragen of forfaitaire financiering geen afbreuk aan het recht van toegang tot de boekhouding van de begunstigden. Het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap is gerechtigd om tot het volledige subsidiebedrag terug te vorderen indien uit een controle of audit blijkt dat het gesubsidieerde evenement niet heeft plaatsgehad (bijvoorbeeld wanneer projectactiviteiten niet worden uitgevoerd zoals afgesproken in de aanvraagfase, wanneer de deelnemers niet deelnemen aan de activiteiten enzovoort) en dat de begunstigde ten onrechte een betaling heeft ontvangen uit een subsidie in de vorm van terugbetaling op basis van tegemoetkoming in de eenheidskosten, vaste bedragen of forfaitaire financiering. Ook wanneer de ondernomen activiteiten of de bereikte resultaten niet of gebrekkig worden uitgevoerd (met inbegrip van niet-nakoming van een contractuele verplichting), kan de subsidie worden verlaagd, waarbij rekening wordt gehouden met de mate waarin de actie is voltooid. Bovendien is het de Europese Commissie toegestaan voor statistische en controledoeleinden steekproefsgewijs enquêtes uit te voeren bij begunstigden met het doel de werkelijk gemaakte kosten te kwantificeren voor projecten die worden gesubsidieerd in de vorm van terugbetaling op basis van tegemoetkoming in de eenheidskosten, vaste bedragen of forfaitaire financiering.

Specifieke bepalingen inzake subsidiëring door een bepaald gedeelte van de subsidiabele kosten terug te betalen

De volgende bepalingen zijn van toepassing wanneer de EU-subsidie wordt verleend als terugbetaling van een bepaald gedeelte van de subsidiabele kosten2 .

Subsidiabele kosten

Een EU-subsidie mag niet meer bedragen dan een bij het selecteren van het project vastgesteld totaalbedrag dat berust op de in de begrotingsbijlage vermelde raming van de subsidiabele kosten. Subsidiabele kosten zijn daadwerkelijk door de begunstigde van een subsidie gemaakte kosten die aan alle onderstaande criteria voldoen:

  • zij worden gemaakt tijdens de looptijd van het project, met uitzondering van de kosten die betrekking hebben op de eindverslagen en controlecertificaten;
  • zij worden aangegeven in de geraamde begroting voor het project;
  • de kosten zijn noodzakelijk voor de uitvoering van het gesubsidieerde project;
  • de kosten zijn aanwijsbaar en verifieerbaar, zijn met name opgenomen in de boekhouding van de begunstigde en zijn vastgesteld overeenkomstig de boekhoudkundige normen die van toepassing zijn in het land waar de begunstigde is gevestigd en overeenkomstig de gebruikelijke kostenberekeningsmethoden van de begunstigde;
  • de kosten voldoen aan de bepalingen van de toepasselijke fiscale en sociale wetgeving;
  • zij zijn redelijk en gerechtvaardigd en voldoen aan het beginsel van goed financieel beheer, met name wat zuinigheid en efficiëntie betreft.

De subsidiabele kosten kunnen direct of indirect zijn.

Subsidiabele directe kosten

De in aanmerking komende directe kosten voor de actie zijn die kosten die, in overeenstemming met de subsidiabiliteitsvoorwaarden die hierboven worden uiteengezet, geïdentificeerd kunnen worden als specifieke kosten die rechtstreeks verband houden met de uitvoering van de actie en die daarom als dusdanig geboekt kunnen worden. Naast de subsidiabele directe kosten die worden opgegeven in de oproep voor het indienen van voorstellen, worden ook de volgende categorieën kosten als subsidiabel beschouwd:

  • kosten die verband houden met een door de begunstigde gestelde garantie voor voorfinanciering, indien deze garantie door het nationaal agentschap wordt vereist;
  • kosten in verband met certificaten betreffende de financiële verslagen en operationele verificatierapporten, wanneer dergelijke certificaten of rapporten vereist zijn ter ondersteuning van de betalingsverzoeken van de nationale agentschappen;
  • afschrijvingskosten, op voorwaarde dat de begunstigde deze werkelijk heeft gemaakt.

De interne boekhoud- en auditprocedures van de begunstigde moeten het mogelijk maken een rechtstreekse overeenstemming te vinden tussen de voor het project gedeclareerde kosten en ontvangsten en de overeenkomstige boekhoudrekeningen en bewijsstukken.

Belasting toegevoegde waarde (btw)

Belastingafdrachten over de toegevoegde waarde worden alleen als subsidiabele kosten beschouwd wanneer deze krachtens de toepasselijke nationale btw-wetgeving niet invorderbaar zijn3 . De enige uitzondering betreft de werkzaamheden of handelingen die de staat, de regio’s, de gewesten, de provincies, de gemeenten en de andere publiekrechtelijke lichamen als overheid verrichten4 . Daarnaast:

  • is aftrekbare btw die niet werkelijk is afgetrokken (krachtens nationale voorwaarden of vanwege de onzorgvuldigheid van de begunstigden) niet subsidiabel;
  • is de btw-richtlijn niet van toepassing op niet-EU-lidstaten. Organisaties uit niet met het programma geassocieerde derde landen kunnen worden vrijgesteld van belastingen (met inbegrip van btw), rechten en heffingen, indien een overeenkomst is ondertekend tussen de Europese Commissie en het partnerland waarin de organisatie is gevestigd.

Subsidiabele indirecte kosten

Indirecte kosten zijn kosten die niet direct samenhangen met de uitvoering van de actie en derhalve niet direct aan de actie zijn toe te wijzen.

Voor bepaalde soorten projecten (zie deel B van deze gids voor meer bijzonderheden over de financieringsregels voor acties) is een vast bedrag van ten hoogste 7% van de subsidiabele directe projectkosten (behalve kosten voor vrijwilligers, indien van toepassing) subsidiabel als indirecte kosten, zijnde de door de begunstigde gemaakte algemene administratiekosten die niet al worden gedekt door de subsidiabele directe kosten (bv. elektriciteits- of internetkosten, kosten voor lokalen enz.) maar die aan het project kunnen worden toegerekend.

De indirecte kosten mogen geen kosten omvatten die onder een andere rubriek vallen. Indirecte kosten zijn niet subsidiabel wanneer de begunstigde al een exploitatiesubsidie ontvangt uit de Uniebegroting (bijvoorbeeld in het kader van de oproep tot het indienen van voorstellen betreffende de onder het Erasmus+-programma vallende samenwerking met maatschappelijke organisaties).

Niet-subsidiabele kosten

De volgende kosten worden als niet-subsidiabel beschouwd:

  • door de begunstigde betaald rendement op kapitaal en dividenden;
  • schulden en kosten van schulden;
  • voorzieningen voor verliezen of schulden;
  • debetrente;
  • dubieuze schuldvorderingen;
  • wisselkoersverliezen;
  • kosten die door de begunstigde zijn gedeclareerd in het kader van een andere actie die een subsidie uit de begroting van de Unie ontvangt;
  • buitensporige of ondoordachte uitgaven;
  • bijdragen in natura van derden;
  • in het geval van huur of leasing van uitrusting, de kosten van de aankoopoptie na afloop van de leasing- of huurperiode;
  • kosten voor de opening en het beheer van een bankrekening (met inbegrip van door de bank van de begunstigde in rekening gebrachte kosten voor overmakingen van/aan het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap);
  • btw, wanneer deze krachtens de toepasselijke nationale btw-wetgeving als invorderbaar wordt aangemerkt (zie de alinea hierboven over btw);

Financieringsbronnen

De aanvrager moet in het aanvraagformulier de bijdrage vermelden uit andere bronnen dan de EU-subsidie. Externe medefinanciering kan bestaan uit eigen middelen van de begunstigde, financiële bijdragen van derden of door het project voortgebrachte inkomsten. Indien bij de eindrapportage of bij de indiening van het laatste betalingsverzoek blijkt dat er een overschot is van de inkomsten (zie onder “Winstverbod en medefinanciering”) ten opzichte van de voor het project gemaakte subsidiabele kosten, heeft het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap het recht het percentage van de winst terug te vorderen dat overeenkomt met de bijdrage van de Unie in de daadwerkelijk door de begunstigde gemaakte subsidiabele kosten voor de uitvoering van het project. Deze bepaling is niet van toepassing op projecten waarvoor de aangevraagde subsidie niet meer dan 60 000 EUR bedraagt.

Bijdragen in natura van derden worden niet als mogelijke medefinancieringsbron beschouwd.

  • 1

    Daartoe mogen de ontvangsten uitsluitend bestaan uit door het project voortgebrachte inkomsten en de financiële bijdragen van donors die specifiek zijn bestemd voor de financiering van de subsidiabele kosten. De winst (of het verlies) als hierboven omschreven is dan gelijk aan het verschil tussen:

    • het voorlopig aanvaarde bedrag van de subsidie en de door de actie gegenereerde inkomsten en
    • de door de begunstigde gemaakte subsidiabele kosten.

    Bovendien wordt de eventueel geboekte winst teruggevorderd. Het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap heeft het recht het percentage van de winst terug te vorderen dat overeenkomt met de bijdrage van de Unie in de werkelijk door de begunstigde gemaakte subsidiabele kosten ter uitvoering van de actie. Aanvullende verduidelijkingen over de berekening van de winst worden verstrekt voor acties die worden gesubsidieerd in de vorm van de terugbetaling van een bepaald gedeelte van de subsidiabele kosten.

  • 2 Voor door het Uitvoerend Agentschap beheerde acties komen de gedetailleerde financiële bepalingen die van toepassing zijn aan bod in de modelsubsidieovereenkomst die terug te vinden is op het Funding and Tender Opportunities Portal.
  • 3 In de lidstaten is de btw-richtlijn 2006/112/EG omgezet in nationale btw-regelingen.
  • 4 Zie artikel 13, lid 1, van de richtlijn.