Zabezpieczenie finansowe

Jeżeli zdolność finansowa zostanie uznana za niską, agencja narodowa lub Agencja Wykonawcza może zażądać od każdego beneficjenta, któremu przyznano dofinansowanie przekraczające kwotę 60 000 EUR, uprzedniego wniesienia zabezpieczenia w celu ograniczenia ryzyka finansowego związanego z płatnością zaliczkową. Wymagane zabezpieczenie może być równe kwocie płatności zaliczkowej lub płatności zaliczkowych.

Celem takiego zabezpieczenia jest udzielenie przez bank lub instytucję finansową nieodwołalnego zabezpieczenia lub występowanie przez te podmioty w charakterze odpowiadającego w pierwszej kolejności poręczyciela zobowiązań beneficjenta wynikających z umowy o udzielenie dotacji.

Zabezpieczenia finansowego udziela zatwierdzony bank lub instytucja finansowa ustanowiona w jednym z państw członkowskich UE. W przypadku gdy beneficjent jest ustanowiony w państwie trzecim, agencja narodowa lub Agencja Wykonawcza może wyrazić zgodę, aby bank lub instytucja finansowa ustanowione w tym państwie udzieliły takiego zabezpieczenia, jeżeli uznają, że wspomniany bank lub instytucja zapewnia zabezpieczenia finansowe i ma właściwości finansowe równorzędne z zabezpieczeniami i właściwościami banków lub instytucji finansowych ustanowionych w państwach członkowskich.

Zabezpieczenie może zostać zastąpione solidarną gwarancją osób trzecich lub kilkoma gwarancjami osób trzecich z organizacji uczestniczących, które są stronami tej samej umowy o udzieleniu dotacji.

Zabezpieczenie zostanie uwolnione po zakończeniu stopniowego rozliczania płatności zaliczkowych w ramach płatności okresowych lub płatności końcowej na rzecz beneficjenta, zgodnie z warunkami ustanowionymi w umowie o udzielenie dotacji. W przypadku gdy płatność końcowa przybierze formę zwrotu, zabezpieczenie albo zostanie uwolnione po powiadomieniu beneficjenta, albo pozostanie wyraźnie w mocy do czasu dokonania płatności końcowej, a w przypadku gdy płatność końcowa ma formę zwrotu – do trzech miesięcy po powiadomieniu beneficjenta o nocie debetowej.       

Podwykonawstwo i udzielenie zamówienia publicznego

Beneficjent może skorzystać z umowy o podwykonawstwo w odniesieniu do szczególnych usług technicznych w ramach zadań wchodzących w skład działania, wymagających specjalistycznych umiejętności (w dziedzinie prawa, rachunkowości, zasobów ludzkich, informatyki itd.), lub umów dotyczących wykonania. Koszty poniesione przez beneficjenta w związku z tego rodzaju usługami można zatem uznawać za koszty kwalifikowalne, pod warunkiem że spełniają one wszystkie pozostałe kryteria opisane w umowie o udzielenie dotacji.

W przypadku gdy realizacja projektu wymaga zamówień na towary, prace lub usługi (umowa dotycząca wykonania), beneficjenci muszą udzielić zamówienia oferentowi, którego oferta jest najkorzystniejsza ekonomicznie, tzn. zapewnia najkorzystniejszy stosunek ceny do jakości, lub odpowiednio oferentowi, który proponuje najniższą cenę, upewniając się, że nie występuje jakikolwiek konflikt interesów i że dokumentacja jest przechowywana na wypadek audytu.

W przypadku umów dotyczących wykonania, których wartość przekracza 60 000 EUR, agencja narodowa lub Agencja Wykonawcza mogą nałożyć na beneficjenta obowiązek przestrzegania szczególnych zasad, oprócz tych, o których mowa w poprzednim akapicie. Wspomniane szczególne zasady zostaną opublikowane na stronach internetowych agencji narodowych lub Agencji Wykonawczej.

Informacja o przyznanych dofinansowaniach

Zgodnie z zasadą przejrzystości i wymogiem publikacji ex post informacje dotyczące beneficjentów funduszy unijnych muszą zostać opublikowane na stronie internetowej Komisji, Agencji Wykonawczej lub agencji narodowych w pierwszej połowie roku następującego po zamknięciu roku budżetowego, na który zostały one przyznane.

Informacja ta może zostać również opublikowana za pośrednictwem każdego innego odpowiedniego środka, w tym Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.

Agencje narodowe i Agencja Wykonawcza opublikują następujące informacje:

• imię i nazwisko lub nazwę oraz miejscowość beneficjenta;
• przyznaną kwotę dofinansowania;
• charakter i cel udzielenia dofinansowania.

Na racjonalny i odpowiednio uzasadniony wniosek beneficjenta odstępuje się od publikacji, jeżeli takie ujawnienie informacji stwarza ryzyko naruszenia określonych w Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej praw i swobód odnośnych osób lub przynosi szkodę interesom handlowym beneficjentów.

Jeżeli chodzi o dane osobowe osób fizycznych, opublikowane informacje usuwa się dwa lata po zakończeniu roku budżetowego, w którym przyznano środki.

Ta sama zasada ma zastosowanie w przypadku danych osobowych umieszczonych w oficjalnych nazwach osób prawnych (np. stowarzyszenie lub spółka, których nazwą są nazwiska jego założycieli).

Informacji takich nie publikuje się w przypadku stypendiów wypłacanych osobom fizycznym oraz innego bezpośredniego wsparcia wypłacanego najbardziej potrzebującym osobom fizycznym (uchodźcom lub osobom bezrobotnym). Na publikowanie tego rodzaju informacji dotyczących osób otrzymujących dofinansowanie na rzecz mobilności w ramach programu Erasmus+ nie zezwala się także organizacjom będącym beneficjentami.

Promocja

Oprócz wymogów, które mają służyć eksponowaniu znaczenia projektu oraz udostępnianiu jego rezultatów i informacji na temat jego wpływu (które stanowią kryteria przyznania dofinansowania), każdy projekt, na który przyznano dofinansowanie, musi obejmować pewne minimalne działania promocyjne.

We wszystkich przekazach informacyjnych lub publikacjach, niezależnie od formy i środka, włącznie z Internetem, lub w trakcie działań, które realizuje się z wykorzystaniem dofinansowania, beneficjenci muszą wyraźnie zaznaczyć, że otrzymali wsparcie Unii Europejskiej.

Należy przy tym przestrzegać postanowień zawartych w umowie o udzielenie dotacji. Jeżeli beneficjent nie będzie w pełni przestrzegał tych postanowień, przyznane mu dofinansowanie może zostać zmniejszone.

Kontrole i audyty

Agencja narodowa lub Agencja Wykonawcza bądź Komisja Europejska mogą przeprowadzać kontrole techniczne i finansowe oraz audyty w zakresie wykorzystania dofinansowania. Mogą także kontrolować dokumentację ustawową beneficjenta (lub współbeneficjenta) w celu przeprowadzenia okresowych ocen płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania ryczałtowego. Beneficjent (lub współbeneficjent) zobowiąże się, przez złożenie podpisu przez jego przedstawiciela prawnego, do przedstawienia dokumentów potwierdzających prawidłowe wykorzystanie dofinansowania. Komisja Europejska, Agencja Wykonawcza, agencje narodowe lub Trybunał Obrachunkowy, OLAF, EPPO bądź organ przez nie upoważniony mogą kontrolować sposób wykorzystania dofinansowania w dowolnym momencie w terminie pięciu lat lub w terminie trzech lat w przypadku dofinansowania nieprzekraczającego kwoty 60 000 EUR, począwszy od dnia płatności salda lub zwrotu dokonanych przez agencję narodową lub Agencję Wykonawczą. W związku z tym beneficjenci przechowują przez wspomniany okres dokumentację, oryginały dokumentów potwierdzających, dane statystyczne i inne dokumenty związane z dofinansowaniem.

W przypadku projektów zarządzanych bezpośrednio przez Agencję Wykonawczą (EACEA) można stosować różne rodzaje procedur kontroli w zależności od rodzaju akcji, wielkości przyznanej dotacji i formy dotacji.

Szczegółowe postanowienia dotyczące kontroli i audytów opisano w umowie o udzielenie dotacji.

Ochrona danych

Wszelkie dane osobowe zawarte we wniosku o dofinansowanie lub w umowie o udzielenie dotacji są przetwarzane przez agencję narodową lub Agencję Wykonawczą bądź przez Komisję Europejską zgodnie z:

• w przypadku przetwarzania wymaganego zgodnie z oficjalnymi wytycznymi lub instrukcjami Komisji Europejskiej lub niezbędnego do realizacji programu Erasmus+: rozporządzeniem (UE) 2018/1725 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 października 2018 r.[1] w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzję nr 1247/2002/WE (tekst obowiązujący w EOG);
• w przypadku przetwarzania do innych celów, które nie jest wymagane zgodnie z oficjalnymi wytycznymi lub instrukcjami Komisji Europejskiej ani niezbędne do realizacji programu Erasmus+:
  • ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO lub rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.[2]) w przypadku:
    • wszystkich danych osobowych przetwarzanych przez administratora lub podmiot przetwarzający w UE/EOG;
    • wszystkich danych osobowych dotyczących osób, których dane dotyczą, znajdujących się w UE/EOG w chwili rozpoczęcia przetwarzania;
  • krajowymi przepisami dotyczącymi ochrony danych w przypadku wszystkich innych rodzajów przetwarzania.

W takich przypadkach podmiot decydujący o środkach i celach przetwarzania danych do tych innych celów zastępuje Komisję Europejską jako odpowiedzialny i rozliczalny administrator danych na podstawie obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych.

O ile nie zaznaczono, że odpowiedzi są fakultatywne, odpowiedzi wnioskodawcy na pytania w formularzu wniosku są niezbędne do oceny i dalszego rozpatrywania wniosku o dofinansowanie zgodnie z przewodnikiem po programie Erasmus+. Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w tym celu przez departament lub dział odpowiadający za dany program dofinansowania unijnego (podmiot będący administratorem danych). Dane osobowe mogą być przekazywane osobom trzecim uczestniczącym w ocenie wniosków lub w procedurze zarządzania dofinansowaniami na zasadzie ograniczonego dostępu, bez uszczerbku dla przekazywania ich organom odpowiedzialnym za zadania w zakresie monitorowania i inspekcji zgodnie z prawem Unii Europejskiej lub organom upoważnionym do przeprowadzania ocen programu lub wszelkich akcji w ramach programu. Szczególnie w celu zabezpieczenia interesów finansowych Unii dane osobowe mogą być przekazywane Służbom Audytu Wewnętrznego, Trybunałowi Obrachunkowemu, zespołowi ds. nieprawidłowości finansowych lub Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych, a także między urzędnikami zatwierdzającymi Komisji a agencjami wykonawczymi. Wnioskodawca ma prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo do ich korekty. Jeżeli wnioskodawca ma jakiekolwiek wątpliwości odnośnie do przetwarzania jego danych osobowych, zgłasza je agencji, która wybrała projekt. W przypadku konfliktów wnioskodawcy przysługuje także prawo odwołania się w dowolnym momencie do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych.

Jeżeli chodzi o przetwarzanie danych osobowych w ramach programu Erasmus+, na stronach internetowych Komisji i Agencji Wykonawczej dostępne jest szczegółowe oświadczenie o ochronie prywatności, w tym informacje kontaktowe: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/common/guidance/om_en.pdf

W przypadku akcji zarządzanych przez EACEA: https://ec.europa.eu/research/participants/data/support/legal_notice/h2020-ssps-grants-sedia_en.pdf 

Przed złożeniem wniosku wnioskodawca informuje osoby, których dane osobowe są zawarte we wniosku, o odpowiednim oświadczeniu o ochronie prywatności, jak wskazano powyżej.

W ramach działań prowadzonych przez Agencję Wykonawczą wnioskodawcy – a w przypadku osób prawnych osoby będące członkami organu administracyjnego, zarządzającego lub nadzorczego wnioskodawcy lub dysponujące uprawnieniami reprezentacyjnymi, decyzyjnymi lub kontrolnymi w stosunku do wnioskodawcy, bądź osoby fizyczne lub prawne ponoszące nieograniczoną odpowiedzialność za zadłużenie wnioskodawcy – są informowane, iż ich dane osobowe (nazwa, imię i nazwisko w przypadku osób fizycznych, adres, forma prawna, imię i nazwisko osób dysponujących uprawnieniami reprezentacyjnymi, decyzyjnymi lub kontrolnymi w przypadku osób prawnych) mogą zostać zarejestrowane w systemie wczesnego wykrywania i wykluczania (EDES) przez urzędnika zatwierdzającego Agencji, jeżeli dotyczy ich jedna z sytuacji, o których mowa w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046.