W trakcie opracowywania projektu oraz przed złożeniem wniosku o finansowanie unijne uczestnicy muszą sprawdzić, czy oni sami oraz ich projekt spełniają następujące kryteria: dopuszczalności, kwalifikowalności, kryteria wykluczające, kryteria wyboru oraz kryteria przyznawania dotacji.

Wymogi dopuszczalności

Wnioski należy przesłać nie później niż w terminie składania wniosków wskazanym w zaproszeniu.

Wnioski muszą być czytelne i dostępne.

Muszą również być kompletne, tj. mieć wszystkie części wypełnione i dołączone obowiązkowe załączniki. Po upływie terminu składania wniosków na wniosek agencji zarządzania poprawić można jedynie błędy pisarskie w należycie uzasadnionych przypadkach.

W przypadku akcji zarządzanych przez Agencję Wykonawczą wnioski należy składać drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu „EU Funding & Tenders”. Wnioski (w tym załączniki i dokumenty potwierdzające) należy złożyć przy użyciu formularzy, które można znaleźć w systemie składania wniosków.

Wnioski muszą być kompletne i zawierać wszystkie wymagane informacje oraz wszystkie wymagane załączniki i dokumenty potwierdzające:

• część A formularza wniosku – zawiera informacje administracyjne o uczestnikach (przyszłym koordynatorze, beneficjentach i podmiotach stowarzyszonych) oraz podsumowanie budżetu projektu (do wypełnienia bezpośrednio online),
• część B formularza wniosku – zawiera opis techniczny projektu (należy go pobrać z systemu składania wniosków, wypełnić, a następnie dołączyć i ponownie załadować), oraz
• część C (do wypełnienia bezpośrednio online w stosownych przypadkach) zawierająca dodatkowe dane dotyczące projektu.

Wnioski (część B) nie mogą przekraczać 40 stron w przypadku zaproszeń dotyczących dotacji o niskiej wartości (do 60 000 EUR); 120 stron w przypadku zaproszeń dotyczących dotacji o wysokiej wartości (4 000 000 EUR) i 70 stron w przypadku wszystkich pozostałych zaproszeń. Do poniższych akcji stosuje się wyjątkowo następujący limit stron: 40 stron w przypadku „Budowania potencjału w szkolnictwie wyższym” i 70 stron w przypadku wspólnych studiów magisterskich Erasmus Mundus. Ewaluatorzy nie wezmą pod uwagę żadnych dodatkowych stron.

W przypadku akcji zarządzanych przez agencje narodowe Erasmus+ wnioski należy składać drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy dostępnych na stronach internetowych programu Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności. 

Kryteria kwalifikowalności

Kryteriów kwalifikowalności używa się w celu określenia, czy wnioskodawca ma prawo uczestniczyć w zaproszeniu do składania wniosków i złożyć wniosek w sprawie akcji. Kryteria te dotyczą wnioskodawców i projektów/działań, w odniesieniu do których złożono wniosek o dotację; są to np. profil, liczba organizacji uczestniczących, rodzaj projektu/działań, czas trwania działań i profil lub liczba uczestników.

Aby się kwalifikować, wnioskodawca oraz projekt muszą spełniać kryteria kwalifikowalności dotyczące akcji, w ramach której składany jest wniosek. Jeżeli dany projekt nie spełnia tych kryteriów na etapie składania wniosku, zostanie odrzucony bez poddawania go dalszej ocenie. Jeżeli na etapie wdrażania projektu lub na etapie raportu końcowego okaże się, że kryteria te nie są spełnione, może skutkować to stwierdzeniem braku kwalifikowalności danego działania, a w konsekwencji zwrotem dotacji UE przyznanej pierwotnie na realizację danego projektu.

Kryteria kwalifikowalności mające zastosowanie do każdej z akcji wdrażanych zgodnie z przewodnikiem po programie Erasmus+ opisano w części B tego przewodnika.

Kryteria wykluczenia

Zgodnie z art. 137 ust. 2 rozporządzenia finansowego, w przypadku wykonania bezpośredniego i pośredniego system wczesnego wykrywania i wykluczania ma zastosowanie do:

• uczestników i odbiorców;
• podmiotów, na których zdolności kandydat lub oferent zamierza polegać, lub podwykonawców wykonawcy;
• wszelkich osób lub podmiotów otrzymujących środki finansowe Unii, w przypadku gdy budżet jest wykonywany zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c) oraz art. 157 ust. 4 na podstawie informacji zgłoszonych zgodnie z art. 158 ust. 7;
• gwarantów;
• sponsorów, o których mowa w art. 26;
• beneficjentów rzeczywistych i wszelkich podmiotów powiązanych z wykluczonym podmiotem, o których mowa w art. 138 ust. 6;
• osób fizycznych, o których mowa w art. 138 ust. 5 akapit pierwszy lit. a)–c).

Pozostaje to bez uszczerbku dla art. 157 ust. 7 i zasad określonych w umowach o przyznanie wkładu w przypadku osób lub podmiotów otrzymujących środki finansowe Unii, jeżeli budżet jest wykonywany zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c).

Zgodnie z art. 138 rozporządzenia finansowego właściwy urzędnik zatwierdzający wyklucza osobę lub podmiot, o których mowa powyżej, z uczestnictwa w procedurach wyboru w ramach programu Erasmus+ lub z wykonywania środków finansowych Unii, w przypadku gdy ta osoba lub podmiot znajduje się w co najmniej jednej z poniższych sytuacji:

1. osoba lub podmiot znajduje się w stanie upadłości, prowadzone jest wobec niego postępowanie upadłościowe lub likwidacyjne, jego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarcia układu z wierzycielami, gdy jego działalność gospodarcza jest zawieszona lub gdy znajduje się on w jakiejkolwiek analogicznej sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w prawie Unii lub prawie krajowym;
2. stwierdzono – w drodze prawomocnego wyroku lub ostatecznej decyzji administracyjnej – że osoba lub podmiot naruszyli swoje obowiązki dotyczące uiszczania podatków lub składek na ubezpieczenie społeczne wynikające z mającego zastosowanie prawa;
3. stwierdzono – w drodze prawomocnego wyroku lub ostatecznej decyzji administracyjnej – że osoba lub podmiot dopuścił się poważnego wykroczenia zawodowego poprzez naruszenie mających zastosowanie przepisów ustawowych lub wykonawczych lub norm etycznych grupy zawodowej, do której należy wnioskodawca, lub poprzez jakiekolwiek bezprawne zachowanie, które ma wpływ na jego zawodową wiarygodność, w przypadku gdy tego rodzaju zachowanie wskazuje na winę umyślną lub rażące niedbalstwo, w tym również w szczególności poprzez którekolwiek z poniższych zachowań:
   1. przedstawienie w wyniku nieuczciwości lub zaniedbania wprowadzających w błąd informacji wymaganych do weryfikacji braku podstaw wykluczenia lub do weryfikacji spełnienia kryteriów kwalifikowalności lub kryteriów kwalifikacji, lub w ramach wykonania zobowiązania prawnego;
   2. zawarcie porozumienia z innymi osobami lub podmiotami w celu zakłócenia konkurencji;
   3. naruszenie praw własności intelektualnej;
   4. nienależyte wpłynięcie lub próby nienależytego wpłynięcia na proces podejmowania decyzji w celu uzyskania środków finansowych Unii poprzez wykorzystanie, w wyniku podania nieprawdziwych informacji, konfliktu interesów z udziałem podmiotów upoważnionych do działań finansowych lub innych osób, o których mowa w art. 61 ust. 1 rozporządzenia finansowego;
   5. próby pozyskania poufnych informacji, które mogą dać mu nienależną przewagę w procedurze wyboru;
   6. podżeganie do dyskryminacji, nienawiści lub przemocy wobec grupy osób lub członka grupy lub podobne działania, które są sprzeczne z wartościami, na których opiera się Unia, zapisanymi w art. 2 TUE, w przypadku gdy takie naruszenie wpływa na integralność osoby lub podmiotu, co negatywnie oddziałuje na wykonanie zobowiązania prawnego lub w konkretny sposób grozi takim oddziaływaniem;
4. stwierdzono – w drodze prawomocnego wyroku – że wnioskodawca dopuścił się któregokolwiek z następujących czynów:
   1. nadużycia finansowego w rozumieniu art. 3 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/1371¹ oraz art. 1 Konwencji w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich ustanowionej aktem Rady z dnia 26 lipca 1995 r.² ;
   2. korupcji, zgodnie z definicją zawartą w art. 4 ust. 2 dyrektywy (UE) 2017/1371, oraz korupcji czynnej w rozumieniu art. 3 Konwencji w sprawie zwalczania korupcji, w którą zaangażowani są urzędnicy Wspólnot Europejskich lub urzędnicy państw członkowskich Unii Europejskiej, ustanowionej aktem Rady z dnia 26 maja 1997 r.³ , lub zachowań, o których mowa w art. 2 ust. 1 decyzji ramowej Rady 2003/568/WSiSW⁴ , lub korupcji zdefiniowanej w innych mających zastosowanie przepisach;
   3. zachowań związanych z organizacją przestępczą, o których mowa w art. 2 decyzji ramowej Rady 2008/841/WSiSW⁵ ;
   4. prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu w rozumieniu art. 1 ust. 3, 4 i 5 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849⁶ ;
   5. przestępstw terrorystycznych lub przestępstw związanych z działalnością terrorystyczną, zdefiniowanych w art. 3–12 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/541⁷ , lub podżegania do popełnienia takich przestępstw, pomocnictwa w ich popełnieniu lub usiłowania ich popełnienia, o których to czynach mowa w art. 14 tej dyrektywy;
   6. pracy dzieci lub innych przestępstw związanych z handlem ludźmi, o których mowa w art. 2 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/36/UE⁸ ;
5. osoba lub podmiot dopuściły się znaczących uchybień, jeżeli chodzi o przestrzeganie podstawowych obowiązków związanych z wykonaniem zobowiązania prawnego finansowanego z budżetu, co:
   1. doprowadziło do przedterminowego zakończenia obowiązywania zobowiązania prawnego;
   2. doprowadziło do zastosowania ryczałtowego odszkodowania lub innych kar umownych; lub
   3. zostało wykryte przez urzędnika zatwierdzającego, OLAF, Trybunał Obrachunkowy lub EPPO w następstwie kontroli, audytów lub dochodzeń;
6. stwierdzono – w drodze prawomocnego wyroku lub ostatecznej decyzji administracyjnej – że osoba lub podmiot dopuściły się nieprawidłowości w rozumieniu art. 1 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr  2988/95⁹ ;
7. stwierdzono – w drodze prawomocnego wyroku lub ostatecznej decyzji administracyjnej – że osoba lub podmiot utworzyli podmiot w innej jurysdykcji z zamiarem obejścia obowiązków podatkowych, socjalnych lub jakichkolwiek innych obowiązków prawnych w jurysdykcji ich siedziby statutowej, zarządu lub głównego przedsiębiorstwa;
8. stwierdzono – w drodze prawomocnego wyroku lub ostatecznej decyzji administracyjnej – że utworzono podmiot z zamiarem, o którym mowa w lit. g);
9. podmiot lub osoba celowo i bez odpowiedniego uzasadnienia sprzeciwia się dochodzeniu, kontroli lub audytowi prowadzonym przez urzędnika zatwierdzającego lub jego przedstawiciela lub audytora, OLAF, EPPO, lub Trybunał Obrachunkowy. Uznaje się, że osoba lub podmiot sprzeciwia się dochodzeniu, kontroli lub audytowi, jeżeli podejmuje działania, których celem lub skutkiem jest uniemożliwienie, utrudnienie lub opóźnienie realizacji którejkolwiek z czynności potrzebnych do przeprowadzenia dochodzenia, kontroli lub audytu. Działania takie obejmują w szczególności odmowę udzielenia niezbędnego dostępu do pomieszczeń osoby lub podmiotu lub innych obszarów wykorzystywanych do celów działalności gospodarczej, ukrywanie lub odmowę ujawnienia informacji lub udzielenie fałszywych informacji.

Jeżeli brak jest prawomocnego wyroku lub, stosownie do sytuacji, ostatecznej decyzji administracyjnej w przypadkach, o których mowa w powyższym ust. 1 lit. c)–i), właściwy urzędnik zatwierdzający wyklucza osobę lub podmiot na podstawie wstępnej kwalifikacji prawnej zachowania, o którym mowa w tych literach, z uwzględnieniem stwierdzonych faktów lub innych ustaleń zawartych w zaleceniu zespołu, o którym mowa w art. 143 RF. 

Fakty i ustalenia, o których mowa powyżej, obejmują w szczególności: 

1. fakty stwierdzone w ramach audytów lub dochodzeń przeprowadzonych przez EPPO w odniesieniu do państw członkowskich uczestniczących we wzmocnionej współpracy zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2017/1939, Trybunał Obrachunkowy, OLAF lub audytora wewnętrznego lub też w ramach wszelkich innych weryfikacji, audytów lub kontroli prowadzonych w zakresie odpowiedzialności urzędnika zatwierdzającego;
2. decyzje administracyjne inne niż ostateczne, które mogą obejmować środki dyscyplinarne przyjęte przez właściwy organ nadzorczy odpowiedzialny za sprawdzanie stosowania norm etyki zawodowej;
3. fakty, o których mowa w decyzjach osób i podmiotów wykonujących środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c);
4. decyzje Komisji dotyczące naruszenia prawa konkurencji Unii lub decyzje właściwego organu krajowego dotyczące naruszenia prawa konkurencji Unii lub krajowego prawa konkurencji.

Właściwy urzędnik zatwierdzający wyklucza osobę lub podmiot, o których mowa w art. 135 ust. 2 RF, w przypadku gdy:

1. osoba fizyczna lub prawna, która jest członkiem organu administracyjnego, zarządzającego lub nadzorczego osoby lub podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2 RF (zob. również powyżej), lub która posiada uprawnienia do reprezentowania, uprawnienia decyzyjne lub kontrolne w odniesieniu do tej osoby lub podmiotu, znajduje się w co najmniej jednej z sytuacji, o których mowa w lit. c)–i) powyżej.
2. osoba fizyczna lub prawna ponosząca nieograniczoną odpowiedzialność za długi wnioskodawcy, o którym mowa w art. 137 ust. 2, znajduje się w co najmniej jednej z sytuacji, o których mowa w lit. a) lub b) powyżej;
3. osoba fizyczna, która pełni kluczową funkcję w procedurze wyboru lub w wykonaniu zobowiązania prawnego, znajduje się w co najmniej jednej z sytuacji, o których mowa w lit. c)–i) powyżej;

W przypadkach, o których mowa w art. 138 ust. 3, właściwy urzędnik zatwierdzający może tymczasowo wykluczyć osobę lub podmiot bez zalecenia zespołu, o którym mowa w art. 143 RF, w przypadku gdy udział podmiotu lub osoby w procedurze wyboru lub ich selekcja w celu wykonania środków finansowych Unii stanowiłyby poważne i bezpośrednie zagrożenie dla interesów finansowych Unii. W takich przypadkach właściwy urzędnik zatwierdzający natychmiast przekazuje sprawę zespołowi, o którym mowa w art. 145 RF, oraz podejmuje ostateczną decyzję nie później niż 14 dni po otrzymaniu zalecenia zespołu.

Właściwy urzędnik zatwierdzający, w stosownych przypadkach uwzględniając zalecenie zespołu, o którym mowa w art. 145, nie wyklucza osoby lub podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2, z udziału w procedurze wyboru lub z selekcji w celu wykonania środków finansowych Unii, w przypadku gdy:

1. osoba lub podmiot przyjęły środki zaradcze określone w art. 138 ust. 10 RF w zakresie, w jakim są one wystarczające, aby wykazać rzetelność tej osoby lub tego podmiotu. Niniejszej litery nie stosuje się w przypadku, o którym mowa w art. 138 ust. 1 lit. d);
2. jest to niezbędne, aby zapewnić ciągłość usług, w ograniczonym okresie i w oczekiwaniu na przyjęcie środków zaradczych określonych w art. 138 ust. 7 RF;
3. takie wykluczenie byłoby nieproporcjonalne w oparciu o kryteria, o których mowa w art. 138 ust. 3 RF.

Jeżeli akcję realizuje wnioskodawca posiadający podmioty stowarzyszone, muszą one również spełniać te same kryteria wykluczenia co główny wnioskodawca.

Właściwy urzędnik zatwierdzający odrzuca z procedury wyboru wnioskodawcę, który:

1. znajduje się w sytuacji wykluczenia ustalonej zgodnie z art. 138;
2. nie przedstawił informacji wymaganych jako warunek udziału w procedurze lub przedstawił informacje wprowadzające w błąd
3. był wcześniej zaangażowany w przygotowanie dokumentów wykorzystywanych w procedurze wyboru, w przypadku gdy pociąga to za sobą naruszenie zasady równego traktowania, w tym również zakłócenie konkurencji, któremu nie można zaradzić w inny sposób.

Agencja narodowa lub Agencja Wykonawcza może publikować na swojej stronie internetowej następujące informacje dotyczące wykluczenia oraz, stosownie do sytuacji, kary finansowej w przypadkach, o których mowa w powyższym ust. 1 lit. c)–i):

1. imię i nazwisko lub nazwę danej osoby lub danego podmiotu;
2. sytuację wykluczenia;
3. czas trwania wykluczenia lub wysokość kary finansowej.

Przedstawione kryteria wykluczenia mają zastosowanie do wnioskodawców w ramach wszystkich akcji programu Erasmus+. Zgodnie z art. 199 ust. 1 lit. b) RF wniosek o udzielenie dotacji zawiera oświadczenie wnioskodawcy zgodnie z art. 139 ust. 1 (oświadczenie i dowód braku istnienia sytuacji wykluczenia) oraz dotyczące spełnienia kryteriów kwalifikowalności (zob. powyżej) i kryteriów kwalifikacji (zob. poniżej).W przypadku gdy wnioski składane są w imieniu konsorcjum, kryteria wykluczenia przedstawione powyżej mają zastosowanie do wszystkich członków uczestniczących w realizacji danego projektu.

Zgodnie z art. 137 ust. 4 i art. 140 RF na odbiorcę środków unijnych, z którym podjęto zobowiązanie prawne i który znajduje się w sytuacji wykluczenia, o której mowa w art. 138 ust. 1 lit. c)–i), można nałożyć karę finansową.

Ponadto Komisja stwierdza, że w przypadku wdrażania akcji określonych w przewodniku po programie następujące organizacje znajdują się lub mogą znajdować się w sytuacji konfliktu interesów i w związku z tym nie kwalifikują się lub mogą nie kwalifikować się do udziału w programie:

• władze krajowe pełniące nadzór nad narodowymi agencjami oraz wdrażaniem programu Erasmus+ w swoim kraju nie mogą składać wniosków ani uczestniczyć we wdrażaniu jakiejkolwiek akcji zarządzanej przez agencje narodowe w jakimkolwiek kraju, mogą jednak składać wnioski (jako wnioskodawcy lub partnerzy) dotyczące udziału we wdrażaniu akcji zarządzanych przez Agencję Wykonawczą lub przez DG EAC, chyba że możliwość ta jest wyraźnie wykluczona w odniesieniu do danej akcji (zgodnie z częścią B przewodnika);
• agencje narodowe (wyłączna działalność podmiotu prawnego) lub departamenty agencji narodowych ds. osób prawnych zajmujących się działalnością nieobjętą zakresem kompetencji narodowych agencji nie mogą składać wniosków ani uczestniczyć w jakiejkolwiek akcji realizowanej zgodnie z niniejszym przewodnikiem;
• struktury i sieci wskazane lub wyznaczone w programie Erasmus+ lub w dowolnym rocznym programie prac Komisji przyjętym w celu wdrażania programu Erasmus+ konkretnie po to, aby uzyskać od Komisji dofinansowanie w ramach realizacji programu Erasmus+, które są organizowane przez podmiot prawny, w ramach którego funkcjonuje również agencja narodowa, nie mogą składać wniosków ani uczestniczyć we wdrażaniu jakiejkolwiek akcji, którą zarządza agencja narodowa w ramach programu Erasmus+ w dowolnym kraju, mogą jednak składać wnioski (jako wnioskodawcy lub partnerzy) dotyczące udziału we wdrażaniu akcji zarządzanych przez Agencję Wykonawczą lub przez DG EAC, chyba że możliwość ta jest wyraźnie wykluczona w odniesieniu do danej akcji (zgodnie z częścią B przewodnika); przed otrzymaniem dofinansowania lub zawarciem umowy powinny one być w stanie wykazać, że nie pozostają w konflikcie interesów z uwagi na zastosowane środki ostrożności albo ze względu na fakt, że ich wewnętrzna organizacja umożliwia wyraźne oddzielenie interesów. Ponadto należy wskazać koszty i przychody związane z każdą akcją lub każdym działaniem, na których realizację przyznano fundusze UE. Decyzję o uznaniu, że istnieje wystarczająca pewność, iż nie pozostają one w faktycznym konflikcie interesów, podejmuje Agencja Wykonawcza lub DG EAC na swoją własną odpowiedzialność i zgodnie ze stosowaną przez siebie zasadą rozliczalności;
• podmioty prawne oferujące pomieszczenia agencjom narodowym Erasmus+, ale zajmujące się inną działalnością wchodzącą lub niewchodzącą w zakres programu Erasmus+, a także podmioty stowarzyszone z tymi podmiotami prawnymi nie mogą składać wniosków ani uczestniczyć we wdrażaniu jakiejkolwiek akcji zarządzanej przez agencje narodowe w jakimkolwiek kraju, mogą jednak składać wnioski dotyczące udziału we wdrażaniu akcji zarządzanych przez Agencję Wykonawczą lub DG EAC, chyba że możliwość ta jest wyraźnie wykluczona w odniesieniu do danej akcji (zgodnie z częścią B przewodnika). Przed otrzymaniem dofinansowania lub zawarciem umowy muszą one jednak wykazać, że nie pozostają w konflikcie interesów z uwagi na zastosowane środki ostrożności albo ze względu na fakt, że ich wewnętrzna organizacja umożliwia wyraźne oddzielenie interesów (np. minimalne oddzielenie rachunkowości, rozdzielenie systemów przekazywania sprawozdań i podejmowania decyzji, środki mające na celu uniemożliwianie dostępu do informacji poufnych). Ponadto należy wskazać koszty i przychody związane z każdą akcją lub każdym działaniem, na których realizację przyznano fundusze UE. Decyzję o uznaniu, że istnieje wystarczająca pewność, iż nie pozostają one w faktycznym konflikcie interesów, podejmuje instytucja na własną odpowiedzialność i zgodnie ze stosowaną przez siebie zasadą rozliczalności.

Unijne środki ograniczające

Do niektórych podmiotów zastosowanie mają specjalne zasady (np. do podmiotów objętych unijnymi środkami ograniczającymi na podstawie art. 29 Traktatu o Unii Europejskiej (TUE) i art. 215 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE)¹⁰ ). Takie podmioty nie kwalifikują się do udziału w żadnym charakterze, w tym beneficjentów, podmiotów stowarzyszonych, partnerów stowarzyszonych, podwykonawców ani odbiorców wsparcia finansowego na rzecz osób trzecich (w stosownych przypadkach). 

Kryteria kwalifikacji

Agencja narodowa lub Agencja Wykonawcza wykorzystują kryteria kwalifikacji w celu przeprowadzenia, na podstawie informacji wymaganych w formularzu wniosku, oceny zdolności finansowej i operacyjnej wnioskodawcy do pełnej realizacji wnioskowanego projektu. Niezależnie od wnioskowanej kwoty dotacji właściwa agencja może zwrócić się do wnioskodawcy o przedstawienie dodatkowych dokumentów i informacji zgodnie z poniższymi przepisami.

Zdolność finansowa

Zdolność finansowa oznacza, że wnioskodawca posiada stabilne i wystarczające źródła finansowania, aby utrzymać swoją działalność przez cały okres, na który dotacja została udzielona, oraz aby uczestniczyć w jej finansowaniu.

Weryfikacji zdolności finansowej poddaje się zazwyczaj wszystkich koordynatorów (w tym jedynych beneficjentów projektów) z wyjątkiem:

• osób fizycznych otrzymujących wsparcie na rzecz kształcenia;
• organów publicznych, w tym organizacji w państwach członkowskich¹¹ ;
• organizacji międzynarodowych;
• osób lub podmiotów wnioskujących o obniżone stopy oprocentowania i dotacje na opłaty gwarancyjne, w przypadku gdy celem tych obniżonych stóp i dotacji jest poprawa zdolności finansowej beneficjenta lub wygenerowanie dochodów;
• publicznych podmiotów prawnych oraz instytucji i organizacji prowadzących działalność w dziedzinie kształcenia i szkolenia, młodzieży i sportu, których roczny dochód w ciągu ostatnich dwóch lat w ponad 50% pochodził ze środków publicznych¹² ;
• organizacji międzynarodowych;
• sytuacji, w której kwota dotacji na projekt, o którą wnioskowano, nie przekracza 60 000 EUR.

W razie potrzeby kontrolę można przeprowadzić również w odniesieniu do podmiotów stowarzyszonych.

W przypadku wniosków o udzielenie dotacji UE nieprzekraczającej 60 000 EUR składanych przez podmioty inne niż te, o których mowa powyżej, wnioskodawcy muszą przedłożyć oświadczenie potwierdzające, że posiadają zdolność finansową do realizacji danego projektu. Wspomniane oświadczenie stanowi specjalną część formularza wniosku. Właściwa agencja może zwrócić się do wnioskodawcy o przedstawienie dodatkowych dokumentów i informacji.

W przypadku wniosków o udzielenie dotacji UE przekraczającej 60 000 EUR składanych przez podmioty innego rodzaju niż te wspomniane powyżej, oprócz wspomnianego oświadczenia wnioskodawca musi złożyć za pośrednictwem portalu „EU Funding & Tenders” (zakładka „Participant Register – Financial capacity”)/w systemie rejestracji organizacji następujące dokumenty:

• rachunek zysków i strat koordynatora;
• bilans oraz
• inne dokumenty, jeżeli są wymagane.

Aby uzyskać więcej informacji na temat akcji zarządzanych przez Agencję Wykonawczą, zob. „Zasady zatwierdzania podmiotu prawnego, wyznaczania przedstawiciela uprawnionego do reprezentowania podmiotu prawnego (LEAR) i oceny zdolności finansowej”: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/common/guidance/rules-lev-lear-fca_en.pdf

W przypadku gdy wniosek dotyczy dotacji na działanie w ramach projektu, której kwota przekracza 750 000 EUR, oprócz powyższych informacji może być wymagane sprawozdanie z audytu sporządzone przez zatwierdzonego audytora zewnętrznego, jeśli jest dostępne i każdorazowo w przypadkach, w których badanie ustawowe wymagane jest na mocy prawa Unii lub prawa krajowego, w którym poświadcza się sprawozdanie finansowe za maksymalnie trzy ostatnie dostępne lata budżetowe. We wszystkich pozostałych przypadkach wnioskodawca przedkłada oświadczenie podpisane przez upoważnionego przedstawiciela, w którym poświadcza się prawidłowość sprawozdania finansowego za maksymalnie trzy ostatnie dostępne lata budżetowe.

Podmioty, które nie mają możliwości przekazania wyżej wymienionych dokumentów, ponieważ niedawno powstały, zamiast tych dokumentów mogą dostarczyć dane finansowe/oświadczenie finansowe lub oświadczenie o posiadaniu polisy ubezpieczeniowej, w której określa się ryzyko finansowe podejmowane przez wnioskodawcę.

Koordynator musi załączyć wymienione dokumenty w portalu „EU Funding & Tenders” (zakładka „Participant Register – Financial capacity”)/systemie rejestracji organizacji tylko jeżeli skontaktuje się z nim za pośrednictwem rejestru uczestników centralny dział weryfikacji UE lub odpowiednia agencja narodowa, prosząc wnioskodawcę o dostarczenie niezbędnych dokumentów potwierdzających. W przypadku akcji zarządzanych bezpośrednio przez agencję wykonawczą wniosek ten zostanie przesłany za pośrednictwem mechanizmu przesyłania wiadomości będącego częścią danego systemu.

Jeżeli w przypadku wniosków złożonych w imieniu konsorcjum partnerów agencja narodowa lub Agencja Wykonawcza ma wątpliwości co do zdolności finansowej konsorcjum, powinna dokonać oceny ryzyka, na podstawie której może od wszystkich organizacji uczestniczących w konsorcjum zażądać takich samych dokumentów jak te wskazane powyżej. Powyższa prawidłowość ma zastosowanie niezależnie od kwoty udzielonej dotacji.

Jeżeli po dokonaniu analizy tych dokumentów agencja narodowa lub Agencja Wykonawcza dojdą do wniosku, że wymagana zdolność finansowa jest słaba, może:

• zwrócić się o dalsze informacje;
• zażądać wzmocnienia systemu odpowiedzialności finansowej, tj. wspólnej i solidarnej odpowiedzialności wszystkich współbeneficjentów lub wspólnej i solidarnej odpowiedzialności podmiotów stowarzyszonych;
• zdecydować, że płatność zaliczkowa będzie wypłacona w ratach;
• zdecydować o płatności zaliczkowej lub płatnościach zaliczkowych objętych gwarancją bankową; lub
• zdecydować, że płatność zaliczkowa nie zostanie przyznana.

Jeżeli zdolność finansowa zostanie uznana za niewystarczającą, odpowiedni wniosek zostanie odrzucony.

Zdolność operacyjna

Zdolność operacyjna oznacza, że wnioskodawca ma kompetencje i kwalifikacje zawodowe niezbędne do realizacji proponowanego projektu, takie jak odpowiednio wykwalifikowany personel, konkretne wymagane kwalifikacje, doświadczenie zawodowe i referencje w danej dziedzinie, materiały i sprzęt. Ocena zdolności operacyjnej może również obejmować partnerstwo jako całość, ponieważ jakość realizacji zależeć będzie od zdolności wszystkich partnerów. Właściwy urzędnik zatwierdzający może, stosownie do oceny ryzyka, odstąpić od obowiązku sprawdzenia zdolności operacyjnej organów publicznych, organizacji w państwach członkowskich lub organizacji międzynarodowych. 

W przypadku wniosków złożonych do agencji narodowych: 

Wnioskodawcy muszą wykazać swoją zdolność operacyjną, przedstawiając w formularzu wniosku informacje takie jak: 

• ogólne informacje dotyczące organizacji;
• ogólny profil (kwalifikacje i doświadczenia) pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie projektem i jego realizację;
• opis składu konsorcjum (w stosownych przypadkach);

Ponadto wnioskodawcy muszą przedłożyć oświadczenie o posiadaniu zdolności operacyjnej do wdrożenia projektu. 

Jeżeli kwota dofinansowania przekracza 60 000 EUR, wnioskodawcy muszą przedłożyć wraz z wnioskiem:

• wykaz istotnych publikacji organizacji uczestniczących¹³ ;
• pełen wykaz wcześniej realizowanych i bieżących projektów i działań powiązanych z daną dziedziną polityki lub daną akcją. 

W razie wątpliwości¹⁴ , aby ocenić zdolność operacyjną organizacji i możliwość uzyskania przez nią tej zdolności, agencja narodowa może również wykorzystać inne źródła informacji, takie jak ustalenia poprzednich audytów, informacje zwrotne (również od innych agencji narodowych) dotyczące zarządzania wcześniejszymi lub bieżącymi projektami, sprawozdania z wizyt monitorujących lub informacje pochodzące ze strony internetowej organizacji lub jej profili w mediach społecznościowych. Agencja narodowa może również zażądać dodatkowych potwierdzających dokumentów i informacji (takich jak życiorysy głównych osób zaangażowanych w projekt wykazujące ich odpowiednie doświadczenie zawodowe) w celu zweryfikowania informacji zawartych we wniosku.

Agencja narodowa może zażądać podobnych informacji na temat organizacji partnerskich i poddać te informacje ocenie.

Ponadto wnioskodawcy dążący do uzyskania akredytacji w obszarach kształcenia dorosłych, kształcenia i szkolenia zawodowego, edukacji szkolnej i kształcenia młodzieży muszą mieć co najmniej dwuletnie doświadczenie w realizacji działań kwalifikujących ich do ubiegania się o akredytację. Doświadczenie poprzedzające połączenia podmiotów lub podobne zmiany strukturalne dotyczące podmiotów publicznych (np. szkół lub ośrodków edukacyjnych) będą brane pod uwagę jako odpowiednie doświadczenie.

Koordynatorzy konsorcjów realizujących projekty mobilności muszą posiadać zdolność do koordynowania konsorcjum zgodnie z proponowanym planem Erasmus, celem konsorcjum, planowanym przydziałem zadań oraz standardami jakości programu Erasmus (przedstawionymi na stronie internetowej Europa: https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/sites/erasmusplus2/files/eac-a02-2020-quality-standards.pdf).

Powyższe warunki zostaną zweryfikowane na podstawie wniosku (w tym informacji na temat dotychczasowego uczestnictwa wnioskodawcy w programie Erasmus+ na lata 2014–2020 i 2021–2027) oraz dokumentów przedłożonych w systemie rejestracji organizacji. Wnioskodawcy, którzy nie podadzą informacji wymaganych w formularzu wniosku lub nie dostarczą w odpowiednim terminie informacji wymaganych przez agencję narodową, mogą zostać wykluczeni z procedury.

Jeżeli zdolność operacyjna zostanie uznana za niewystarczającą, wniosek zostanie odrzucony.

W przypadku wniosków złożonych do Agencji Wykonawczej: 

zdolność operacyjna będzie oceniana równolegle z kryterium przyznania dotacji dotyczącym „Jakości”, na podstawie kompetencji i doświadczenia wnioskodawców i ich zespołów odpowiedzialnych za projekt, w tym zasobów operacyjnych (ludzkich, technicznych i innych).

Uznaje się, ze wnioskodawcy posiadają wystarczającą zdolność operacyjną, gdy spełnią wymagania w zakresie zdolności operacyjnych określonych w bieżącym zaproszeniu do składania wniosków.

Wnioskodawcy będą musieli wykazać swoją zdolność, przedstawiając następujące informacje w formularzu wniosku (część B):

• ogólne profile (kwalifikacji i doświadczenia) pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie projektem i jego realizację;
• opis składu konsorcjum;
• wykaz projektów finansowanych przez UE zrealizowanych w ciągu ostatnich 4 lat.

Agencja narodowa lub Agencja Wykonawcza może zażądać dodatkowych dokumentów potwierdzających w celu zweryfikowania informacji zawartych we wniosku.

Kryteria wyboru

Za pomocą kryteriów wyboru agencja narodowa lub Agencja Wykonawcza:

• ocenia jakość składanych wniosków dotyczących projektów/akredytacji w świetle celów i priorytetów określonych w ramach akcji kluczowych programu Erasmus+ oraz oczekiwanych rezultatów;
• udziela dotacji/akredytacji projektom, które maksymalnie zwiększają ogólną skuteczność finansowania unijnego;
• ocenia wnioski o udzielenie dotacji/o akredytację.

Wnioski, które przekraczają indywidualne progi oraz ogólny próg jakości, zostaną uwzględnione przy przyznawaniu finansowania – w granicach budżetu dostępnego w ramach zaproszenia. Pozostałe wnioski zostaną wpisane na listę rezerwową lub będą uznane za odrzucone.

Kryteria wyboru mające zastosowanie do każdej z akcji wdrażanych zgodnie z przewodnikiem po programie Erasmus+ opisano w części B tego przewodnika.

Footnote

1. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/1371 z dnia 5 lipca 2017 r. w sprawie zwalczania za pośrednictwem prawa karnego nadużyć na szkodę interesów finansowych Unii (Dz.U. L 198 z 28.7.2017, s. 29). ↩ back
2. Dz.U. C 316 z 27.11.1995, s. 48. ↩ back
3. Dz.U. C 195 z 25.6.1997, s. 1. ↩ back
4. Decyzja ramowa Rady 2003/568/WSiSW z dnia 22 lipca 2003 r. w sprawie zwalczania korupcji w sektorze prywatnym (Dz.U. L 192 z 31.7.2003, s. 54). ↩ back
5. Decyzja ramowa Rady 2008/841/WSiSW z dnia 24 października 2008 r., w sprawie zwalczania przestępczości zorganizowanej (Dz.U. L 300 z 11.11.2008, s. 42). ↩ back
6. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z dnia 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, zmieniająca rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 648/2012 i uchylająca dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2005/60/WE oraz dyrektywę Komisji 2006/70/WE (Dz.U. L 141 z 5.6.2015, s. 73). ↩ back
7. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z dnia 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, zmieniająca rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 648/2012 i uchylająca dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2005/60/WE oraz dyrektywę Komisji 2006/70/WE (Dz.U. L 141 z 5.6.2015, s. 73). ↩ back
8. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/36/UE z dnia 5 kwietnia 2011 r. w sprawie zapobiegania handlowi ludźmi i zwalczania tego procederu oraz ochrony ofiar, zastępująca decyzję ramową Rady 2002/629/WSiSW (Dz.U. L 101 z 15.4.2011, s. 1). ↩ back
9. Rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 2988/95 z dnia 18 grudnia 1995 r. w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich (Dz.U. L 312 z 23.12.1995, s. 1). ↩ back
10. Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej  zawiera oficjalny wykaz podmiotów i w przypadku rozbieżności interpretacji jego treść ma pierwszeństwo wobec  mapy unijnych sankcji  (https://www.sanctionsmap.eu). ↩ back
11. Szkół, instytucji szkolnictwa wyższego i organizacji działających w zakresie kształcenia, szkolenia, młodzieży i sportu, które otrzymały przez ostatnie dwa lata ponad 50% swoich rocznych dochodów ze źródeł publicznych i które powinno się uznać za posiadające konieczne zdolności finansowe, zawodowe i administracyjne do prowadzenia działań w ramach programu. ↩ back
12. Art. 21 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2021/817 ustanawiającego program Erasmus+; Krajowych, unijnych i innych dotacji na projekty nie uznaje się za fundusze publiczne do celów weryfikacji zdolności finansowej. ↩ back
13. Wymóg ten ma zastosowanie wyłącznie w przypadku, gdy organizacje uczestniczące opublikowały dokumenty istotne dla danej dziedziny polityki lub danej akcji. ↩ back
14. Ma to zastosowanie do każdej kwoty dotacji. ↩ back