Skip to main content
Erasmus+ home page Erasmus+ home page

Erasmus+

EU programme for education, training, youth and sport
Search the guide

Krok 3: Sprawdzenie warunków finansowych

Formy dofinansowania

Dofinansowanie może przyjąć następujące formy:

  1. dotacja na mieszane koszty rzeczywiste:
    1. zwrot faktycznie poniesionych kosztów kwalifikowalnych: np. kosztów nadzwyczajnych dotyczących akcji w obszarze mobilności w ramach akcji kluczowej 1;
    2. zwrot na podstawie kosztów jednostkowych, obejmujących pewne szczególne kategorie kosztów kwalifikowalnych, które są jasno określone z góry poprzez odniesienie do stawki jednostkowej: np. wsparcia indywidualnego dotyczącego projektów mobilności w ramach akcji kluczowej 1;
  2. Wkłady ryczałtowe 1 : Oznacza to zwrócenie w ramach dotacji ustalonej kwoty w oparciu o płatność ryczałtową lub finansowanie niepowiązane z kosztami. Kwotę ryczałtową oblicza się zgodnie z metodyką określoną w decyzji w sprawie kwoty ryczałtowej i z wykorzystaniem szczegółowej tabeli budżetowej/kalkulatora (o ile je udostępniono).W zawiadomieniu znajdzie się informacja, czy będą to:
    1. dotacje ryczałtowe oparte na budżecie: Kwota ta zostanie ustalona przez organ przyznający dofinansowanie na podstawie szacunkowego budżetu projektu, wyniku oceny i stopy finansowania określonej w zaproszeniu (część B niniejszego przewodnika). Szacunkowy budżet musi spełniać podstawowe warunki kwalifikowalności dotyczące unijnych dotacji na koszty rzeczywiste (w przypadku akcji zarządzanych przez EACEA, zob. art. 6 umowy o udzielenie dotacji opatrzonej przypisami)
    2. uprzednio ustalone dotacje ryczałtowe: Kwotę uprzednio ustala organ przyznający dofinansowanie w zaproszeniu (część B niniejszego przewodnika).
  3. połączenie form wymienionych powyżej.

Mechanizm finansowania stosowany w ramach programu Erasmus+ w większości przypadków zapewnia dofinansowanie w oparciu o zwrot na podstawie kosztów jednostkowych lub płatności ryczałtowych. Taka forma dofinansowania pomaga wnioskodawcom obliczyć w łatwy sposób kwotę dofinansowania, o które wnioskują, oraz ułatwia im opracowywanie realistycznych planów finansowych danego projektu.

Aby uzyskać informacje dotyczące form dofinansowania mających zastosowanie do poszczególnych pozycji finansowania w ramach poszczególnych akcji programu Erasmus+, o których mowa w niniejszym przewodniku, należy zapoznać się z opisem każdej akcji w części B „Jakie są zasady finansowania?”.

Zasady mające zastosowanie do dofinansowania UE

Zasada niedziałania wstecz

Żadne dofinansowanie UE nie może zostać przyznane z mocą wsteczną na projekty już zakończone.

Dofinansowanie UE może zostać przyznane na projekt, który już się rozpoczął, wyłącznie w przypadku, gdy wnioskodawca jest w stanie wykazać w propozycji projektu konieczność rozpoczęcia realizacji projektu przed podpisaniem umowy o udzielenie dotacji. W takich przypadkach koszty kwalifikujące się do finansowania nie mogły zostać poniesione przed dniem złożenia wniosku.

Jeżeli wnioskodawca rozpoczyna realizację projektu przed podpisaniem umowy o udzielenie dotacji, czyni to na własne ryzyko.

Wielokrotne złożenie wniosku

W przypadku akcji zarządzanych przez agencję wykonawczą wnioskodawcy mogą złożyć więcej niż jeden wniosek w odniesieniu do różnych projektów w ramach tego samego zaproszenia (i uzyskać środki na ich sfinansowanie). Organizacje mogą uczestniczyć w kilku wnioskach. Jeżeli jednak przedstawiono kilka wniosków dotyczących bardzo podobnych projektów, tylko jeden wniosek zostanie przyjęty i oceniony; wnioskodawcy zostaną poproszeni o wycofanie jednego z nich (lub taki wniosek zostanie odrzucony).

Wnioski można zmieniać i składać ponownie do czasu upływu terminu na składanie wniosków.

Jeżeli chodzi o akcje zarządzane przez agencje narodowe, w przypadku wielokrotnego złożenia takiego samego wniosku do różnych agencji przez tego samego wnioskodawcę wszystkie wnioski zostaną odrzucone. W przypadku złożenia niemal takich samych lub podobnych wniosków do tej samej agencji lub różnych agencji przez tego samego lub innego wnioskodawcę wszystkie wnioski będą objęte oceną szczegółową i wszystkie mogą zostać odrzucone.

Oryginalna treść i autorstwo

Wszystkie wnioski dotyczące projektów i akredytacji muszą zawierać oryginalną treść opracowaną przez wnioskodawcę lub inne organizacje wspólnie składające wniosek o dofinansowanie. Instytucje szkolnictwa wyższego składające wnioski o działania w zakresie mobilności międzynarodowej mogą angażować w opracowywanie swojego wniosku swoje partnerskie instytucje szkolnictwa wyższego z krajów niestowarzyszonych z Programem. Sporządzenia wniosku nie można zlecić odpłatnie – ani za innego rodzaju wynagrodzeniem – żadnej innej organizacji ani osobie zewnętrznej. Agencja narodowa może wykluczyć wnioskodawcę z procesu wyboru lub zakończyć przyznany projekt/akredytację w dowolnym momencie, jeżeli stwierdzi, że nie przestrzegano tych zasad.

Zasada niełączenia dofinansowań

Na każdy projekt finansowany przez UE jednemu beneficjentowi przysługuje prawo do otrzymania tylko jednego dofinansowania z budżetu UE. W żadnych okolicznościach te same koszty nie mogą być dwukrotnie finansowane z budżetu Unii.

Aby uniknąć ryzyka podwójnego finansowania, wnioskodawca musi wskazać źródła oraz kwoty każdego innego finansowania otrzymanego w danym roku lub każdego, o jakie w danym roku wnioskował, zarówno w odniesieniu do tego samego, jak i każdego innego projektu, m.in. dotacji na działalność. W przypadku akcji zarządzanych przez agencje narodowe zostanie to wskazane w formularzu wniosku. W przypadku akcji zarządzanych przez Agencję Wykonawczą zostanie to sprawdzone w drodze oświadczenia o wiarygodności.

Niedochodowość

Dofinansowanie z budżetu Unii nie może mieć na celu wytwarzania zysku w ramach projektu realizowanego przez beneficjenta ani nie może skutkować takim zyskiem. Zysk definiuje się jako nadwyżkę obliczaną przy płatności salda, wpływy ponad kwalifikowalne koszty akcji lub programu prac, w przypadkach gdy wpływy są ograniczone do dotacji z Unii i zysku wygenerowanego przez tę akcję lub program prac 2 .

Zasada niedochodowości nie dotyczy dotacji udzielanych w formie kosztu jednostkowego, płatności ryczałtowej lub finansowania według stawek zryczałtowanych, w tym stypendiów, ani nie dotyczy wniosków o dotacje nieprzekraczające 60 000 EUR.

W przypadku wypracowania zysku Komisja jest uprawniona do odzyskania odsetka zysku odpowiadającego wkładowi Unii w koszty kwalifikowalne faktycznie poniesione przez beneficjenta w celu realizacji działania.

Do celów obliczania zysku osiągniętego z dofinansowania nie uwzględnia się współfinansowania w formie wkładów niepieniężnych.

Współfinansowanie

Co więcej, dofinansowanie UE stanowi motywację do realizacji projektu, który bez wsparcia finansowego UE byłby niewykonalny, i opiera się na zasadzie współfinansowania. Współfinansowanie oznacza, że dofinansowanie UE nie może pokrywać całości kosztów projektu; projekt musi być finansowany ze źródeł współfinansowania innych niż dofinansowanie UE (np. zasoby własne beneficjenta, dochód wygenerowany przez działanie, wkłady finansowe stron trzecich).

Jeżeli dofinansowania UE udziela się w formie kosztu jednostkowego, płatności ryczałtowej lub finansowania ryczałtowego – a ma to miejsce w przypadku większości akcji uwzględnionych w niniejszym przewodniku – Komisja zapewnia zasady niedochodowości i współfinansowania w odniesieniu do danej akcji jako całości z wyprzedzeniem, w momencie, w którym określa ona stawki lub odsetki takich jednostek, płatności ryczałtowych i finansowania ryczałtowego. Poszanowanie zasad niedochodowości i współfinansowania jest założeniem ogólnym, dlatego też wnioskodawcy nie muszą przedstawiać informacji o źródłach finansowania innych niż dofinansowanie UE ani nie muszą uzasadniać kosztów poniesionych w ramach realizacji projektu.

Wypłata dofinansowania w oparciu o zwrot na podstawie kosztów jednostkowych, płatności ryczałtowe lub finansowanie ryczałtowe pozostaje jednak bez uszczerbku dla prawa dostępu do dokumentacji ustawowej beneficjentów. Jeżeli kontrola lub audyt wykaże, że nie doszło do zdarzenia generującego koszt (np. działania w ramach projektu nie zostały zrealizowane w sposób ustalony na etapie składania wniosku, uczestnicy nie brali udziału w działaniach itp.) i że dokonano nienależnej płatności na rzecz beneficjenta z tytułu dofinansowania w oparciu o zwrot na podstawie dofinansowania kosztów jednostkowych, płatności ryczałtowe lub finansowanie ryczałtowe, agencja narodowa lub Agencja Wykonawcza ma prawo do odzyskania nawet całej kwoty dofinansowania. Podobnie, jeżeli podjęte działania lub wygenerowane rezultaty nie są realizowane lub są realizowane w sposób niewłaściwy (w tym w przypadku nieprzestrzegania zobowiązań umownych), dofinansowanie może zostać zmniejszone, biorąc pod uwagę zakres, w jakim akcja została zakończona. Ponadto do celów statystycznych i celów monitorowania Komisja Europejska może przeprowadzić ankietę wśród próby beneficjentów, której celem jest ilościowe określenie faktycznych kosztów poniesionych w ramach projektów finansowanych w oparciu o zwrot na podstawie dofinansowania kosztów jednostkowych, płatności ryczałtowe lub finansowanie ryczałtowe.

Koszty kwalifikowalne i niekwalifikowalne oraz wkłady w przypadku dotacji na mieszane koszty rzeczywiste

Koszty i wkłady kwalifikowane muszą spełniać poniższe warunki kwalifikowalności 3 :

Koszty kwalifikowalne – ogólne warunki

W odniesieniu do kosztów rzeczywistych:

  • muszą zostać faktycznie poniesione przez beneficjenta;
  • muszą zostać poniesione w czasie trwania projektu, z wyjątkiem kosztów związanych ze sprawozdaniami końcowymi i świadectwami audytu, które mogą być poniesione później;
  • muszą być wskazane w szacunkowym budżecie projektu;
  • muszą być niezbędne do realizacji projektu, na który przyznawane jest dofinansowanie;
  • muszą być możliwe do określenia i zweryfikowania, w szczególności muszą być odnotowane w ewidencji księgowej beneficjenta i ustalane zgodnie ze stosownymi standardami rachunkowości kraju, w którym beneficjent ma siedzibę i zgodnie z jego zwykłą praktyką księgowania kosztów;
  • muszą spełniać wymogi stosownego prawodawstwa podatkowego i socjalnego;
  • są racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami, w szczególności jeżeli chodzi o oszczędność i wydajność.

W przypadku kosztów i wkładów jednostkowych:

  • muszą one zostać zadeklarowane w jednej z pozycji budżetu wskazanych w szacunkowym budżecie projektu;
    •  jednostki muszą:
      • być rzeczywiście stosowane lub wytwarzane przez beneficjenta w okresie realizacji;
      • być niezbędne do realizacji działania; oraz
    • liczba jednostek musi być możliwa do zidentyfikowania i zweryfikowania oraz, w razie potrzeby, poparta zapisami i dokumentacją;

Wkłady ryczałtowe:

  • muszą być zadeklarowane w ramach jednego z działań/pakietów prac wskazanych w szacunkowym budżecie projektu;
  • praca musi być prawidłowo wykonana przez beneficjenta zgodnie z umową o udzielenie dotacji;
  • rezultaty muszą być osiągnięte w okresie realizacji;

Koszty kwalifikowalne – warunki szczegółowe

Koszty kwalifikowalne mogą być bezpośrednie lub pośrednie.

Koszty bezpośrednie

Kwalifikowalne koszty bezpośrednie akcji stanowią koszty, które – biorąc pod uwagę warunki kwalifikowalności określone powyżej – można zidentyfikować jako konkretne koszty związane bezpośrednio z realizacją akcji, a zatem mogą być bezpośrednio w nich zaksięgowane. Oprócz bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych, które zostaną wskazane w zaproszeniu do składania wniosków, za kwalifikowalne uznaje się również następujące kategorie kosztów:

  • koszty związane z zabezpieczeniem płatności zaliczkowych wniesionym przez beneficjenta dofinansowania, jeżeli takie zabezpieczenie jest wymagane przez agencję narodową;
  • koszty związane ze świadectwami kontroli sprawozdań finansowych i sprawozdaniami weryfikacji działań, jeżeli agencja narodowa wymaga takich świadectw i sprawozdań jako wsparcia dla wniosków o płatność;
  • koszty amortyzacji, pod warunkiem że zostały one faktycznie poniesione przez beneficjenta.

W przypadku zatwierdzenia w ramach konkretnego działania kosztów pracy wolontariuszy należy wziąć pod uwagę, że nie jest to klasyczna linia kosztów. Koszty nie występują, ponieważ wolontariusze pracują za darmo, ale mimo to mogą być dodane do budżetu w postaci ustalonego wcześniej kosztu jednostkowego (na wolontariusza) 4  i w ten sposób umożliwić korzystanie z pracy wolontariuszy na rzecz projektu objętego dofinansowaniem (poprzez zwiększenie kwoty refundacji do 100% kosztów normalnych, czyli linii kosztów innych niż praca wolontariuszy).

W przypadku działań zarządzanych przez agencję wykonawczą przy obliczaniu kosztów podróży, zakwaterowania i utrzymania należy stosować koszty jednostkowe podróży, zakwaterowania i utrzymania określone w decyzji Komisji C(2021) 35 5 ​​​​​​​. Ponadto należy pamiętać, że właściciele MŚP i beneficjenci będący osobami fizycznymi kwalifikują się poprzez zastosowanie decyzji Komisji z 20 października 2020 r. zezwalającej na stosowanie kosztów jednostkowych w odniesieniu do kosztów personelu właścicieli małych i średnich przedsiębiorstw oraz beneficjentów będących osobami fizycznymi niepobierającymi wynagrodzenia wykonaną przez siebie pracę w ramach akcji lub programu prac 6 .

Jeżeli chodzi o strony internetowe projektu – koszty komunikacji związane z prezentacją projektu na stronach internetowych lub profilach uczestników w mediach społecznościowych są kwalifikowalne.

Wsparcie finansowe na rzecz stron trzecich jest kwalifikowalne tylko wtedy, gdy jest to przewidziane w zaproszeniu (część B niniejszego przewodnika po programie).

Wewnętrzne praktyki księgowe i procedury kontroli beneficjenta muszą umożliwiać bezpośrednie uzgodnienie kosztów i przychodów wykazywanych w związku z projektem z odpowiadającymi im zapisami i dokumentami potwierdzającymi.

Podatek od wartości dodanej (VAT)

Podatek od wartości dodanej będzie uznawany za koszt kwalifikowalny wyłącznie w przypadkach, w których nie istnieje możliwość jego zwrotu na mocy mających zastosowanie przepisów krajowych dotyczących VAT 7 . Jedyny wyjątek dotyczy działań lub transakcji, których krajowe, regionalne i lokalne organy władzy i inne organy publiczne dokonują jako organy władzy publicznej 8 . Ponadto:

  • podlegający odliczeniu podatek VAT, który nie został faktycznie odliczony (z powodu warunków krajowych lub niedbałości beneficjentów), nie jest kwalifikowalny;
  • dyrektywa VAT nie ma zastosowania do krajów spoza UE. Organizacje z państw trzecich niestowarzyszonych z Programem mogą być zwolnione z podatków (w tym VAT), ceł i opłat, jeśli została podpisana umowa pomiędzy Komisją Europejską a państwem trzecim niestowarzyszonym z Programem, w którym organizacja ma siedzibę.

Kwalifikowalne koszty pośrednie

Koszty pośrednie to koszty, które nie są bezpośrednio związane z realizacją działania i w związku z tym nie można ich bezpośrednio przypisać do tego działania.

W przypadku określonych rodzajów projektów (informacje szczegółowe dotyczące zasad finansowania Akcji można znaleźć w części B niniejszego przewodnika) kwota zryczałtowana nieprzekraczająca 7% kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich projektu (oprócz kosztów pracy wolontariuszy, jeśli występują) kwalifikuje się jako koszty pośrednie stanowiące ogólne koszty administracyjne beneficjenta, które nie zostały już pokryte w ramach kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich (np. rachunki za energię lub internet, koszty związane z wynajmem lokalu itp.), ale które mogą zostać poniesione w związku z projektem.

Koszty pośrednie nie mogą obejmować kosztów zaksięgowanych w ramach innej linii budżetowej. Koszty pośrednie nie są kwalifikowalne, jeżeli beneficjent otrzymuje już dotację na działalność z budżetu Unii (na przykład w ramach zaproszenia do składania wniosków dotyczących współpracy społeczeństwa obywatelskiego w ramach programu Erasmus+).

Koszty niekwalifikowalne

Następujących kosztów nie uważa się za kwalifikowalne:

  • zwrot z kapitału i dywidendy wypłacane przez beneficjenta,
  • zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia;
  • rezerwy na straty lub spłatę długów;
  • należne odsetki;
  • wątpliwe długi;
  • straty wynikające z różnic kursowych;
  • koszty zadeklarowane przez beneficjenta w ramach innego działania, na które udzielono dotacji finansowanej z budżetu Unii.
  • nadmierne lub nieuzasadnione wydatki;
  • wkłady niepieniężne od osób trzecich;
  • w przypadku wynajmowania lub leasingu sprzętu koszty każdej opcji wykupu na koniec okresu leasingu lub najmu;
  • koszty otwarcia i prowadzenia rachunków bankowych (w tym koszty przelewów z –lub – do agencji narodowej lub Agencji Wykonawczej pobierane przez bank beneficjenta).
  • VAT, jeżeli podlega zwrotowi na mocy mających zastosowanie przepisów krajowych dotyczących VAT (zob. powyższy akapit dotyczący podatku od wartości dodanej);
  • dopuszcza się wkłady niepieniężne, nie można ich jednak deklarować jako koszty.

Źródła finansowania

Wnioskodawca musi wskazać w formularzu wniosku wkład pochodzący ze źródeł innych niż dofinansowanie UE. Współfinansowanie zewnętrzne może przyjąć formę środków własnych beneficjenta, wkładów finansowych osób trzecich lub dochodu generowanego przez projekt. Jeżeli w momencie sporządzania sprawozdania końcowego i wniosku o płatność salda wystąpi dowód na istnienie nadwyżki dochodu (patrz pkt: Niedochodowość i współfinansowanie) wobec kosztów kwalifikowalnych poniesionych w ramach realizacji projektu, agencja narodowa lub Agencja Wykonawcza są uprawnione do odzyskania odsetka od zysku odpowiadającego wkładowi Unii w koszty kwalifikowalne faktycznie poniesione przez beneficjenta w celu realizacji projektu. Postanowienie to nie ma zastosowania do projektów, w odniesieniu do których złożono wniosek o dofinansowanie nieprzekraczające 60 000 EUR.

Wkładów niepieniężnych od osób trzecich nie uznaje się za możliwe źródło współfinansowania.