Virtuella utbytesprojekt består av verksamhet där människor träffas online i projekt som främjar interkulturell dialog och utveckling av mjuka färdigheter. De gör det möjligt för varje ung person att få tillgång till högkvalitativ internationell och tvärkulturell utbildning utan fysisk närvaro. Virtuella debatter eller virtuell utbildning ersätter inte fullt ut fördelarna med fysisk mobilitet, men deltagare i virtuella utbyten bör få några av fördelarna med internationell utbildningserfarenhet. Digitala plattformar är ett värdefullt verktyg för att delvis kunna svara på de globala begränsningar av mobilitet som orsakats av covid-19-pandemin. Virtuella utbyten bidrar också till att sprida de europeiska värdena. Dessutom kan virtuella utbyten i vissa fall ge idéer och bereda väg för framtida fysiska utbyten som inte finansieras genom denna insats.

Virtuella utbyten inom högre utbildning och på ungdomsområdet äger rum i små grupper och modereras alltid av en utbildad handledare. De bör enkelt kunna integreras i ungdomsprojekt (icke-formell utbildning) eller högre utbildningskurser. Virtuella utbyten kan locka deltagare från båda sektorerna, även om de, beroende på vilket projekt det gäller, skulle kunna ha deltagare antingen från endera eller från båda. Alla projekt inom ramen för denna ansökningsomgång kommer att involvera organisationer och deltagare både från EU-medlemsstater och från tredjeländer som är associerade till programmet, och från tredjeländer som inte är associerade till programmet i bidragsberättigande regioner. 

Insatsen kommer att inriktas på att

• uppmuntra till interkulturell dialog med tredjeländer som inte är associerade till programmet och öka toleransen genom interaktion mellan människor online som bygger på digital, ungdomsvänlig teknik,
• främja olika typer av virtuella utbyten som ett komplement till den fysiska mobiliteten inom ramen för Erasmus+, vilket gör det möjligt för fler unga att dra nytta av interkulturella och internationella erfarenheter,
• uppmuntra till kritiskt tänkande och bättre mediekompetens, särskilt i fråga om internet och sociala medier, för att motverka diskriminering, indoktrinering, polarisering och våldsam radikalisering,
• främja utvecklingen av digitala och mjuka färdigheter¹ hos studenter, unga och ungdomsarbetare² , inbegripet att tala främmande språk och lagarbete, i synnerhet för att öka anställbarheten,
• främja medborgarskap och de gemensamma värdena frihet, tolerans och icke-diskriminering genom utbildning,
• stärka ungdomsdimensionen i EU:s förbindelser med tredjeländer.

De virtuella utbytena bör anordnas inom ett eller flera av följande tematiska områden, som motsvarar prioriteringarna i Erasmus+-programmet:

• Inkludering och mångfald
• Den digitala omställningen
• Miljön och kampen mot klimatförändringar
• Deltagande i det demokratiska livet, gemensamma värden och samhällsengagemang.

Eftersom de virtuella utbytena är ett gräsrotsinitiativ är organisationerna fria att, inom den breda ram som anges ovan, välja de ämnen som de kommer att inrikta sig på. De måste dock kunna visa på förslagens förväntade genomslag med avseende på ett eller flera av de ovannämnda målen (se även avsnittet om förväntat genomslag nedan). Jämställdhetsaspekter bör beaktas vid behov, beroende på projektens omfattning och teman (t.ex. genom att införa jämställdhetsorienterade aspekter i utbildningen). Särskild uppmärksamhet måste ägnas åt att inkludera socialt och ekonomiskt sårbara personer och personer som inte kan ansöka om fysisk mobilitet.

Projekten kommer att finansieras på grundval av arbetsplaner med integrerade webbaserade samarbetsverksamheter, såsom: 

• Onlineunderstödda diskussioner mellan unga i ungdomsorganisationer som är baserade i olika länder, som en del av ungdomsprojekt. Dessa skulle kunna inbegripa rollspelssimuleringar.
• Utbildning för ungdomsarbetare som vill utveckla ett virtuellt utbytesprojekt tillsammans med kollegor från andra länder.
• Samordnade onlinediskussioner mellan studenter vid lärosäten i olika länder, som en del av högskoleexamina.
• Utbildning för universitetslärare/universitetspersonal som vill utveckla ett virtuellt utbytesprojekt tillsammans med kollegor från andra länder.
• Interaktiva öppna onlinekurser, inklusive traditionellt kursmaterial såsom filmade föreläsningar, föredrag och problemställningar (som de välkända mooc-kurserna, dvs. storskaliga öppna nätkurser, men med tonvikt på interaktiva användarforum i små grupper som stöder uppbyggnaden av gemenskaper mellan studenter, lärare, lärarassistenter, unga och ungdomsarbetare).

Alla virtuella utbytesprojekt måste vara

• modererade av utbildade handledare,
• säkra och skyddande ur deltagarnas och värdarnas synvinkel, i full överensstämmelse med EU:s dataskyddsregler³ ,
• Politiskt sunda och kulturellt relevanta: virtuell utbytesverksamhet måste vara starkt förankrad i ungdomssektorn och den högre utbildningssektorn och vara aktuell när det gäller ungdomars online- och offlinekulturer i de deltagande länderna,
• öppna och tillgängliga både på nivån för användarupplevelsen och på interaktionsnivå. Registreringen och interaktionen med kamrater, samordnare, administratörer och andra aktörer bör vara enkel och okomplicerad,
• huvudsakligen synkron, med möjliga asynkrona komponenter (t.ex. föreläsningar, videoklipp).
• Slutligen måste det finnas en planerad metod för erkännande av ungas deltagande och läranderesultat i slutet av utbytet.

Deltagande organisationer måste organisera virtuella utbyten för personer i åldersgruppen 13–30 år. Om ett projekt vänder sig till unga under 18 år måste de deltagande organisationerna få förhandstillstånd från deras vårdnadshavare för att de ska få delta. Enskilda deltagare måste vara bosatta i de deltagande organisationernas länder.

För att genomföra verksamheten bör projekten i möjligaste mån förlita sig på befintliga verktyg och plattformar. 

Projektförslag för Erasmus+ virtuella utbyten ska uppfylla följande kriterier för att kunna beviljas Erasmus+-bidrag:

Vilka organisationer får delta? (vem kan söka?)

De sökande (bidragsmottagare och anknutna enheter, i förekommande fall) måste vara rättsliga enheter (offentliga eller privata organ) och tillhöra någon av följande kategorier:

• Enheter som är verksamma inom högre utbildning eller på ungdomsområdet (icke-formell utbildning).
• Ungdomsorganisationer⁴ .
• Lärosäten, sammanslutningar eller organisationer för högre utbildning samt juridiskt erkända nationella eller internationella rektors-, lärar- eller studentorganisationer.

Sökande (i förekommande fall bidragsmottagare och anknutna enheter) måste vara etablerade i ett av de bidragsberättigade länderna, dvs.

• en EU-medlemsstat,
• ett tredjeland som är associerat till programmet, eller
• ett tredjeland som inte är associerat till programmet, men som ligger i en bidragsberättigad region. De regioner som får delta i denna insats är regionerna 1, 2⁵ , 3 och 9 (se avsnittet ”Länder som får delta” i del A i handledningen).

Den samordnande organisationen måste vara en ungdomsorganisation eller ett lärosäte och vara lagligen etablerad och belägen i en EU-medlemsstat eller i ett tredjeland som är associerat till programmet. Den samordnande organisationen ska lämna in en ansökan som gäller för alla deltagande organisationer i projektet. Den kan inte vara en anknuten enhet. Organisationer i tredjeländer som inte är associerade till programmet kan inte vara samordnare.

Andra enheter får delta i andra konsortieroller, t.ex. associerade partner. Undantag: Organisationer från Belarus och Ryssland får inte delta i denna insats som associerade partner.

Konsortiets sammansättning (de deltagande organisationernas antal och profil)

Förslagen ska lämnas in av ett konsortium med minst fyra sökande (bidragsmottagare, inte anknutna enheter) som uppfyller följande villkor:

• Minst fyra oberoende enheter (bidragsmottagare, inte anknutna enheter) från fyra olika bidragsberättigade länder.
• Minst två lärosäten eller ungdomsorganisationer från två EU-medlemsstater och tredjeländer som är associerade till programmet och två lärosäten eller ungdomsorganisationer från två bidragsberättigade tredjeländer som inte är associerade till programmet som tillhör samma bidragsberättigande region.
• Organisationer från olika bidragsberättigade regioner kan inte delta i samma projekt. Regionsöverskridande projekt kan inte få bidrag.
• Antalet organisationer från EU-medlemsstater och tredjeländer som är associerade till programmet får inte vara större än antalet organisationer från tredjeländer som inte är associerade till programmet.
• Endast bidragsmottagare (och inte anknutna enheter) räknas in i konsortiets sammansättning. 

Associerade partner räknas inte in i konsortiets sammansättning.

Geografisk plats (plats för verksamheten)

Verksamheten måste genomföras i de deltagande organisationernas länder.

Projektets varaktighet

Projekten bör i regel pågå 36 månader (förlängning är möjlig om det är vederbörligen motiverat och sker genom en ändring av bidragsavtalet).

Var ska ansökan lämnas?

Till Europeiska genomförandeorganet för utbildning och kultur (Eacea) via EU-portalen för finansiering och anbud.

Ansökningsomgångens id-nummer:

• ERASMUS-EDU-2025-VIRT-EXCH-SSA – Erasmus+ virtuella utbyten i Afrika söder om Sahara
• ERASMUS-EDU-2025-VIRT-EXCH-WB – Erasmus+ virtuella utbyten på Västra Balkan
• ERASMUS-EDU-2025-VIRT-EXCH-WB – Erasmus+ virtuella utbyten i södra Medelhavsområdet
• ERASMUS-EDU-2025-VIRT-EXCH-NE – Erasmus+ virtuella utbyten i grannskap öst

Läs igenom de relevanta vanliga frågorna i EU-portalen för finansiering och anbud innan du ansöker.

När ska ansökan lämnas in?

Bidragsansökan ska lämnas in senast den 29 april kl. 17.00.00 (Brysseltid).

De sökande organisationerna kommer att bedömas enligt gällande uteslutnings- och urvalskriterier. Du hittar mer information i del C i handledningen.

Relevans (högsta poäng: 30)

• Relevans: Ansökan är relevant för de valda allmänna och särskilda målen för ansökningsomgången. Den överensstämmer med ansökningsomgångens krav och är tydligt skriven. Ansökan gäller de tematiska områden som identifierats för denna ansökningsomgång.
• EU:s värden: ansökan är relevant för respekten för och främjandet av gemensamma EU-värderingar såsom respekt för människans värdighet, frihet, demokrati, jämlikhet, rättsstaten och respekt för de mänskliga rättigheterna samt bekämpandet av all slags diskriminering.
• Behovsanalys: Ansökan grundar sig på en adekvat analys av utmaningar och behov. De olika parternas olika behov har identifierats och beaktas väl.
• Samstämmighet: De olika delarna i ansökan är samstämmiga och konsekventa. Målen i ansökan är tydligt fastställda och realistiska och berör frågor som är relevanta för de deltagande organisationerna och målgrupperna.
• Verksamhet: De virtuella utbytena är tydligt definierade och främjar interkulturell dialog och utveckling av mjuka färdigheter samt bidrar främst till utbildning, personlig utveckling eller fortbildning för deltagare från tredjeländer som inte är associerade till programmet. Det tillhandahålls bevis för att den föreslagna metoden för virtuellt utbyte är ändamålsenlig.
• Utvidgning: Ansökan visar att metoderna kan tillämpas på olika nivåer (t.ex. lokal, regional, nationell och europeisk nivå) och överföras till olika sektorer. Utvidgningen kommer sannolikt att få genomslag inte bara på nivån för de olika partnerorganisationerna utan även på systemnivå och/eller politisk nivå. Förslaget har potential att utveckla ömsesidigt förtroende och stärka det gränsöverskridande samarbetet.
• Europeiskt mervärde: Ansökan ger mervärde på EU-nivå genom resultat som inte skulle uppnås enbart på landsnivå, och det finns potential för att överföra resultaten till länder som inte deltar i projektet. Projektets resultat kan påverka de relevanta EU-politiska dagordningarna.

Kvaliteten på projektets utformning och genomförande (högsta poäng: 30)

• Samstämmighet: Projektets övergripande utformning säkerställer samstämmighet mellan mål, metod, verksamhet och budget. Ansökan innehåller en samstämmig och omfattande uppsättning lämpliga typer av verksamhet som ska tillgodose de kartlagda behoven och leda till de förväntade resultaten.
• Metod: Kvalitet och genomförbarhet i den metod som föreslås samt metodens lämplighet för att tillgodose de behov som identifierats, inbegripet behoven hos de olika partnerna. En tydlig uppfattning har utvecklats om hur dessa olika behov ska hanteras. Den eller de pedagogiska metoder som valts är också i förenliga med dessa olika behov.
• Läranderesultat: Läranderesultaten utvärderas och erkänns (t.ex. med ungdomspasset). Läranderesultaten definieras tydligt före varje virtuellt utbyte och mäts efter varje verksamhet, registrerat framsteg och erkänt resultat.
• Arbetsplan: Arbetsplanens kvalitet och effektivitet är tydliga och omfattar alla projektfaser.
• Förvaltning: Projektledningsplanen är välgrundad, och tillräckliga resurser har tilldelats till de olika uppgifterna. Tidsplaner, organisation, uppgifter och ansvarsområden är väl definierade och realistiska.
• Budget: Budgeten visar prov på kostnadseffektivitet och valuta för pengarna. Det finns samstämmighet mellan de uppgifter, roller och ekonomiska resurser som tilldelats partnerna. Arrangemangen för den ekonomiska förvaltningen är tydliga och lämpliga.
• Utvärdering: Särskilda åtgärder för övervakning av processer och resultat (dvs. resultatindikatorer och kontrollmetoder) säkerställer att projektet genomförs med hög kvalitet. Det finns en tydlig kvalitetssäkringsplan som också omfattar projektledningen på ett lämpligt sätt. Övervakningsstrategin omfattar riskidentifiering och en handlingsplan för att minska riskerna.

Kvaliteten på partnerskapet och samarbetsarrangemangen (högsta poäng: 20)

• Sammansättning: Partnerskapet kan säkerställa att projektets mål uppnås fullt ut. Konsortiet har all nödvändig kompetens, expertis och erfarenhet inom de områden som omfattas av projektet. En lämplig fördelning av tid och arbetsinsats mellan partnerna säkerställs. Partnerskapets färdigheter och kompetens kompletterar varandra.
• Engagemang: Varje deltagande organisation visar att den är engagerad fullt ut i enlighet med sin kapacitet och särskilda sakkunskap.
• Samarbete: Samarbetsarrangemangen är balanserade. Effektiva mekanismer föreslås för att säkerställa samordningen, beslutsfattandet och kommunikationen mellan de deltagande organisationerna, aktörer och andra berörda parter.

Genomslag (högsta poäng: 20)

• Spridning: En tydlig strategi för ökad medvetenhet, spridning och kommunikation säkerställer att relevanta målgrupper, aktörer i allmänhet och allmänheten nås under projektets löptid. I denna strategi ingår planer för att göra allt producerat material tillgängligt genom öppna licenser.
• Utnyttjande: Ansökan visar att de valda virtuella utbytesmetoderna framgångsrikt kan spridas, att de får ett bredare genomslag och att de ger upphov till systemförändringar. Utnyttjandestrategin beskrivs tydligt och de föreslagna åtgärderna för att utnyttja projektresultaten är potentiellt effektiva.
• Påverkan: Det förutsägbara genomslaget, särskilt för de identifierade målgrupperna, är tydligt definierat och det har införts åtgärder som säkerställer att detta genomslag kan uppnås och utvärderas. Verksamheternas resultat kommer sannolikt att vara betydande. Projektets resultat kan stödja förändringar, förbättringar eller utveckling på lång sikt till förmån för de berörda målgrupperna och systemen. I ansökan förklaras också hur effekterna av lärandet (läranderesultaten) genom virtuella utbyten kommer att utvärderas för att ge (av data) väl underbyggda rekommendationer för att förbättra undervisningen och lärandet inom ramen för virtuella utbyten efter det att projektet avslutats.
• Hållbarhet: Ansökan omfattar lämpliga åtgärder och resurser för att se till att resultaten och fördelarna kan bevaras efter projektets utgång.

Förslagen måste få minst 60 poäng (av totalt 100) för att kunna komma i fråga för finansiering. De måste också få minst hälften av de högsta möjliga poängen inom var och en av de kategorier för tilldelningskriterier som anges ovan (dvs. minst 15 poäng för kategorierna ”Projektets relevans” och ”Kvaliteten på projektets utformning och genomförande” och 10 poäng för kategorierna ”Partnerskapets och samarbetsarrangemangens kvalitet” och ”Genomslag”). 

Förslag med samma antal poäng prioriteras efter de poäng som förslagen har tilldelats för kriteriet ”Relevans”. Om förslagen har tilldelats lika många poäng för detta kriterium baseras prioriteringen på poängen för kriteriet ”Kvaliteten på projektets utformning och genomförande”. Om förslagen har tilldelats lika många poäng för detta kriterium baseras prioriteringen på poängen för kriteriet ”Genomslag”. 

Om det inte går att prioritera mellan förslagen på det sätt som anges ovan, kan projektportföljen i stort, förväntade positiva synergier mellan projekt eller andra faktorer kopplade till målen för ansökningsomgången beaktas för att fastställa prioriteringen. Dessa faktorer dokumenteras i panelrapporten.

Verksamheterna och resultaten i de olika projekten ska syfta till att få ett positivt genomslag med avseende på ansökningsomgångens mål, vilka bör vara nära förbundna med lärandedimensionen i de virtuella utbytena samtidigt som de varierar i enlighet med projektens särdrag. 

Varje projektförslag bör innehålla information om detta förväntade genomslag. De sökande uppmuntras att förutsäga återkopplingen från deltagande personer och organisationer, särskilt när det gäller inlärningsvärdet, när de rapporterar om projektens inverkan.

EU:s instrument för yttre åtgärder bidrar till denna insats. Den tillgängliga budgeten är uppdelad mellan olika regioner i världen (dvs. västra Balkan, grannskap öst, länderna i södra Medelhavsområdet och Afrika söder om Sahara) och storleken på varje budgetanslag skiljer sig åt. Förslagen kommer att rangordnas per region (se ovan ”Var ska ansökan lämnas?” enligt ämnets id-nummer), i enlighet med det specifika budgetanslaget. Ytterligare information om de tillgängliga summorna i varje budgetanslag kommer att offentliggöras på EU-portalen för finansiering och anbud. 

Afrika söder om Sahara: De sökande uppmuntras att prioritera de minst utvecklade länderna i denna region och att lägga särskild vikt vid prioriterade migrationsländer. Inget land kommer att få tillgång till mer än 8 % av den finansiering som planeras för denna region. De sökande uppmuntras också att involvera deltagare från ett stort antal länder i sitt förslag, inklusive partner som har mindre erfarenhet av Erasmus+.

I regel, och inom gränserna för gällande rättsliga ramar på nationell nivå och EU-nivå, gäller att resultaten ska göras tillgängliga i form av öppna lärresurser samt på relevanta plattformar för yrkes- och branschorganisationer och behöriga myndigheter. Förslaget ska innehålla en beskrivning av hur data, material, dokumentation och audiovisuella och sociala medieaktiviteter som tagits fram kommer att göras tillgängliga kostnadsfritt och marknadsföras genom öppna licenser, utan oproportionerliga begränsningar.

Denna insats tillämpar en finansieringsmodell med enhetsbelopp. Enhetsbeloppets storlek fastställs för varje bidrag på grundval av den uppskattade budget för insatsen som föreslås av sökanden. Beloppet fastställs av den beviljande myndigheten på grundval av den beräknade projektbudgeten, utvärderingsresultatet och en finansieringsgrad på 95 %.

Högsta EU-bidrag per projekt är 500 000 euro. Bidragsmottagare kan få högst 200 euro per deltagare i det virtuella utbytet (dvs. ungdomsdeltagare eller handledare). Bidragsmottagare som får det högsta bidraget på 500 000 euro måste till exempel involvera minst 2 500 deltagare i virtuella utbyten.

Det beviljade bidraget kan vara lägre än det belopp du ansökt om.

Ekonomiskt stöd till tredje part i form av bidrag eller priser är inte tillåtet.

Kostnader för finansiella revisioner är inte tillåtna.

Kostnader för volontärer är tillåtna. De ska ha formen av enhetskostnader enligt definitionen i kommissionens beslut om enhetskostnader för volontärer⁶ . 

Enhetskostnader för små och medelstora företag för ägare av sådana företag är tillåtna. De ska ha formen av enhetskostnader enligt definitionen i kommissionens beslut om enhetskostnader för ägare av små och medelstora företag⁷ .

Hur fastställs projektets enhetsbelopp?

Sökanden ska fylla i en detaljerad budgettabell enligt ansökningsblanketten med beaktande av följande: 

• Budgeten bör vid behov specificeras per bidragsmottagare och delas upp i enhetliga arbetspaket (t.ex. ”projektförvaltning”, ”utbildning”, ”anordnande av evenemang”, ”förberedelser och genomförande av mobilitet”, ”kommunikation och spridning”, ”kvalitetssäkring”).
• Förslaget ska innehålla en beskrivning av den verksamhet som ingår i varje arbetspaket.
• Förslaget ska innehålla en uppdelning av enhetsbeloppet, med uppgift om andelen per arbetspaket (och inom varje arbetspaket om den andel som tilldelats varje bidragsmottagare och anknuten enhet).
• De beskrivna kostnaderna får täcka personalkostnader, kostnader för resor och uppehälle, kostnader för utrustning och underleverantörer samt andra kostnader (t.ex. för informationsspridning, publicering eller översättning).

Förslagen kommer att utvärderas enligt standardförfaranden med hjälp av interna och/eller externa experter. Experterna kommer att bedöma förslagens kvalitet i förhållande till de krav som anges i ansökningsomgången och insatsens förväntade genomslag, kvalitet och effektivitet.

När förslagen har utvärderats kommer utanordnaren att fastställa enhetsbeloppet med beaktande av bedömningsresultaten. 

Bidragsvillkoren (högsta bidragsbelopp, finansieringsgrad, totala bidragsberättigande kostnader osv.) kommer att fastställas i bidragsavtalet. Se del C i denna programhandledning, avsnittet ”Bidragsberättigande direkta kostnader”. 

Projektresultaten kommer att utvärderas på grundval av slutförda verksamheter. Finansieringssystemet kommer att göra det möjligt att fokusera på resultat i stället för på bidraget, så att tonvikten läggs på kvalitet och i vilken utsträckning de mätbara målen har uppnåtts.

Närmare uppgifter anges i förlagan till bidragsavtal på EU-portalen för finansiering och anbud⁸ .

Footnote

1. Mjuka färdigheter omfattar förmågan att tänka kritiskt, vara nyfiken och kreativ, ta initiativ, lösa problem och samarbeta, kunna kommunicera effektivt i en mångkulturell och tvärvetenskaplig miljö, kunna anpassa sig till sammanhanget och hantera stress och ovisshet. Dessa färdigheter är en del av nyckelkompetenserna i enlighet med rådets rekommendation om nyckelkompetenser för livslångt lärande (EUT C 189/1, 4.6.2018). ↩ back
2. Ungdomsarbetare är personer som yrkesmässigt eller på frivillig grund arbetar med icke-formellt lärande, och som stöder unga människor i deras sociopedagogiska och yrkesmässiga utveckling. ↩ back
3. https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/eu-data-protection-rules_sv . ↩ back
4. Dvs. alla offentliga eller privata organisationer som arbetar med eller för unga i icke-formella sammanhang. Sådana organisationer kan t.ex. vara ideella organisationer, föreningar, icke-statliga organisationer (inbegripet europeiska icke-statliga ungdomsorganisationer), nationella ungdomsråd, lokala, regionala eller nationella myndigheter, utbildnings- och forskningsinstitut, eller en stiftelse. ↩ back
5. Organisationer från Belarus får inte delta i denna insats. ↩ back
6. https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/common/guidance/unit-cost-decision-volunteers_en.pdf . ↩ back
7. https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/common/guidance/unit-cost-decision-sme-owners-natural-persons_en.pdf . ↩ back
8. https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/how-to-participate/reference-documents;programCode=ERASMUS2027?programmePeriod=2021-2027&frameworkProgramme=43353764 . ↩ back