Projekti virtualnih razmjena sastoje se od aktivnosti povezivanja ljudi putem interneta kojima se promiče međukulturni dijalog i razvoj mekih vještina. Svim mladima omogućuju pristup visokokvalitetnom međunarodnom i međukulturnom (formalnom i neformalnom) obrazovanju bez fizičke mobilnosti. Iako virtualne rasprave i osposobljavanje ne mogu u potpunosti nadomjestiti pogodnosti fizičke mobilnosti, sudionici u virtualnim razmjenama trebali bi iskoristiti pogodnosti međunarodnih obrazovnih iskustava. Digitalne platforme vrijedan su alat kojim se djelomično odgovara na globalna ograničenja mobilnosti koja je uzrokovala pandemija bolesti COVID-19. Virtualnim razmjenama šire se i europske vrijednosti. Štoviše, u nekim slučajevima mogu biti temelj za produbljivanje i širenje fizičkih razmjena, pa čak i potaknuti dodatnu potrebu za njima.

Virtualne razmjene odvijaju se u malim skupinama i vodi ih obučeni facilitator. Njihova integracija u projekte u području (neformalnog obrazovanja) mladih ili nastavu u visokom obrazovanju trebala biti jednostavna. Virtualne razmjene mogu privući sudionike iz oba sektora, iako, ovisno o konkretnim projektima, mogu uključivati sudionike iz samo jednog ili iz oba sektora. U svim projektima u okviru ovog poziva sudjelovat će organizacije i sudionici iz država članica EU-a i trećih zemalja pridruženih programu te trećih zemalja koje nisu pridružene programu u prihvatljivim regijama. 

Ciljevi aktivnosti

Cilj aktivnosti bit će:

• poticanje međukulturnog dijaloga s trećim zemljama koje nisu pridružene programu i povećanje tolerancije zahvaljujući interakcijama na internetu uz pomoć digitalnih tehnologija koje su prilagođene mladima
• promicanje raznih vrsta virtualnih razmjena kao potpore fizičkoj mobilnosti programa Erasmus+, čime se mladima omogućuje da iskoriste pogodnosti međukulturnih i međunarodnih iskustava
• jačanje kritičkog mišljenja i medijske pismenosti, posebno u korištenju internetom i društvenim mrežama, primjerice u borbi protiv diskriminacije, indoktrinacije, polarizacije i nasilne radikalizacije
• poticanje razvoja digitalnih i mekih vještina1 studenata, mladih i osoba koje rade s mladima2 , uključujući vježbanje stranih jezika i timskog rada, kako bi se poboljšala njihova zapošljivost
• promicanje građanstva i zajedničkih vrijednosti slobode, tolerancije i nediskriminacije putem obrazovanja
• jačanje dimenzije mladih u odnosima EU-a s trećim zemljama.

Tematska područja / posebni ciljevi

Erasmus+ virtualne razmjene mogu se promatrati kao inicijative „odozdo prema gore”. U ovom pozivu organizacije sudionice mogu odabrati teme na koje se namjeravaju usredotočiti, ali prijedlozi moraju prikazati koji se učinak očekuje s obzirom na jedan ili više prethodno navedenih ciljeva (vidjeti odjeljak „Očekivani učinak” u nastavku). Rodne aspekte trebalo bi uzeti u obzir prema potrebi, ovisno o području primjene i temama projekata (npr. uvođenjem aspekata rodne osjetljivosti u osposobljavanje). Posebnu pozornost treba posvetiti uključivanju društveno i gospodarski ranjivih osoba i osoba koje se ne mogu prijaviti za fizičku mobilnost. Budući da je virtualne razmjene lakše organizirati sa studentima i sveučilištima, prijavitelje se potiče na uključivanje mladih i organizacija koji nisu dio sustava visokog obrazovanja.

Aktivnosti

Projekti će se financirati na temelju planova rada u koje se može uključiti širok spektar aktivnosti suradnje putem interneta, kao što su:

• rasprave putem interneta među mladima iz organizacija mladih iz različitih zemalja, u okviru projekata u području mladih; mogu uključivati igre uloga
• osposobljavanje osoba koje rade s mladima i žele osmisliti projekt virtualne razmjene s kolegama iz drugih zemalja
• rasprave putem interneta među studentima visokih učilišta s poslovnim nastanom u različitim zemljama, u okviru stjecanja kvalifikacija u visokom obrazovanju
• osposobljavanje sveučilišnih profesora / osoblja koji žele osmisliti projekt virtualne razmjene s kolegama iz drugih zemalja; interaktivni otvoreni internetski tečajevi uključujući tradicionalne materijale za tečaj, kao što su snimljena predavanja, literatura i skupovi problema (kao što su masovni otvoreni internetski tečajevi, ali usmjereni na interaktivne korisničke forume u malim skupinama za podupiranje interakcije među studentima, profesorima, suradnicima u nastavi, mladima i osobama koje rade s mladima).

Uspostava projekta

Za sve projekte virtualne razmjene moraju vrijediti sljedeći uvjeti:

• vode ih obučeni facilitatori
• sigurni su za sudionike i domaćine te u potpunosti usklađeni s pravilima EU-a o zaštiti podataka3
• politički su ispravni i kulturno relevantni: aktivnosti virtualnih razmjena moraju vjerno odražavati sektore mladih i visokog obrazovanja te biti usklađene s kulturama mladih na internetu i izvan njega u zemljama sudionicama
• otvoreni su i pristupačni na razini iskustva i interakcije korisnika; registracija i interakcija s vršnjacima, facilitatorima, administratorima i drugim dionicima trebaju biti izravne i jednostavne
• uglavnom se odvijaju sinkrono, uz poneke asinkrone sastavnice (npr. čitanja, videozapisi) i
• naposljetku, moraju imati način priznavanja sudjelovanja i učenja mladih na kraju razmjene.

Organizacije sudionice moraju organizirati virtualne razmjene za osobe u dobi od 13 do 30 godina. Ako u projektu sudjeluju osobe mlađe od 18 godina, organizacije sudionice moraju za to dobiti prethodnu suglasnost njihovih roditelja ili skrbnika. Pojedinci koji sudjeluju u projektu trebaju se nalaziti u zemljama organizacija sudionica u projektu.

Za provedbu aktivnosti projekata potrebno se u što većoj mjeri oslanjati na postojeće alate i platforme.

Koji su kriteriji za prijavu za projekte virtualnih razmjena u području visokog obrazovanja i mladih?

Kriteriji prihvatljivosti

Kako bi bili prihvatljivi za dodjelu bespovratnih sredstava iz programa Erasmus+, projektni prijedlozi za virtualne razmjene u području visokog obrazovanja i mladih moraju ispuniti sljedeće kriterije.

Tko se može prijaviti?

Sljedeće organizacije mogu biti uključene kao koordinatori:

• javne ili privatne organizacije koje su aktivne u području visokog obrazovanja ili mladih (neformalno obrazovanje)
• visoka učilišta, udruženja ili organizacije visokih učilišta te pravno priznate nacionalne ili međunarodne organizacije rektora, nastavnika ili studenata.

Organizacija se prijavljuje u ime svih organizacija sudionica uključenih u projekt i mora imati poslovni nastan u državi članici EU-a i/ili trećoj zemlji pridruženoj programu.

Koje su vrste organizacija prihvatljive za sudjelovanje u projektu?

Organizacije sudionice mogu imati poslovni nastan u državi članici EU-a ili trećoj zemlji pridruženoj programu ili u prihvatljivoj trećoj zemlji koja nije pridružena programu. Svaki projektni prijedlog može uključivati organizacije i sudionike iz samo jedne od prihvatljivih regija trećih zemalja koje nisu pridružene programu. Prihvatljive regije obuhvaćene ovom aktivnošću jesu regije 1, 2, 3 i 9 (vidjeti odjeljak „Prihvatljive zemlje” u dijelu A ovog Vodiča).

Organizacije sudionice mogu pripadati sljedećim kategorijama:

• organizacije mladih4
• visoka učilišta, udruženja ili organizacije visokih učilišta te pravno priznate nacionalne ili međunarodne organizacije rektora, nastavnika ili studenata
• pokretači promjena u obrazovnom sustavu (sveučilišni čelnici, međunarodni odjeli, dekani, agencije za osiguravanje kvalitete itd.) javne ili privatne organizacije aktivne u području visokog obrazovanja ili mladih s poslovnim nastanom u državi članici EU-a ili trećoj zemlji pridruženoj programu ili u nekoj od prihvatljivih trećih zemalja koje nisu pridružene programu.

Drugi subjekti mogu sudjelovati u drugim ulogama u konzorciju, kao što su pridruženi partneri, podugovaratelji, treće strane koje daju doprinose u naravi itd. Povezani subjekti nemaju pravo na financiranje.

Broj i profil organizacija sudionica

Prijedloge mora podnijeti konzorcij najmanje četiriju organizacija. Konzorciji moraju ispuniti sljedeće uvjete:

• najmanje dva visoka učilišta ili organizacije mladih iz dviju država članica EU-a i trećih zemalja pridruženih programu i dva visoka učilišta ili organizacije mladih iz dviju prihvatljivih trećih zemalja koje nisu pridružene programu iz iste prihvatljive regije i
• broj organizacija iz država članica EU-a i trećih zemalja pridruženih programu ne smije biti veći od broja organizacija iz trećih zemalja koje nisu pridružene programu.
• U slučaju supsaharske Afrike prijavitelje se potiče da u prijedloge uključe sudionike iz raznih zemalja, uključujući najmanje razvijene zemlje5 i/ili partnere s manje iskustva u programu Erasmus+.

Povezani subjekti ne ubrajaju se u minimalne kriterije prihvatljivosti za sastav konzorcija.

Mjesto provedbe aktivnosti

Aktivnosti se moraju odvijati u zemljama organizacija sudionica.

Trajanje projekta

Projekti bi u pravilu trebali trajati 36 mjeseci (produljenja su moguća u opravdanim slučajevima i ako se uvedu izmjenom ugovora).

Gdje se treba prijaviti?

Europskoj izvršnoj agenciji za obrazovanje i kulturu (EACEA).

Identifikacijska oznaka poziva: ERASMUS-EDU-2023-VIRT-EXCH

Kad se treba prijaviti?

Prijavitelji zahtjev za bespovratna sredstva moraju predati do 26. travnja u 17:00:00 (po srednjoeuropskom vremenu).

Organizacije prijaviteljice ocjenjuju se na temelju relevantnih kriterija za isključenje i odabir. Više informacija potražite u dijelu C ovog Vodiča.

Očekivani učinak

Aktivnosti i rezultat projekata bit će usmjereni na postizanje pozitivnog učinka u odnosu na ciljeve koji bi trebali biti usko povezani s obrazovnom dimenzijom virtualnih razmjena, iako se razlikuju ovisno o posebnostima projekata. U svakom projektnom prijedlogu treba navesti informacije o očekivanom učinku. Prijavitelji se potiču da pri izvješćivanju o učinku projekata navedu povratne informacije pojedinaca i organizacija koji sudjeluju u projektu, posebno u pogledu vrijednosti učenja.

Kriteriji za dodjelu

Relevantnost projekta - (najviše 30 bodova)

• Prijava je relevantna za odabrane opće i posebne ciljeve poziva. Projektni prijedlog usklađen je sa zahtjevima poziva. Prijedlog je jasno objašnjen. 
• Dosljednost: komponente prijave usklađene su i dosljedne. Prijava se temelji na primjerenoj analizi izazova i potreba; ciljevi su realistični i odnose se na pitanja koja su relevantna za organizacije sudionice te izravne i neizravne ciljne skupine. Navedeni su dokazi djelotvornosti predloženog pristupa virtualne razmjene.
• Proširenje: u prijavi su vidljivi potencijal za proširenje njegovih praksi na raznim razinama (npr. lokalnoj, regionalnoj i nacionalnoj te razini EU-a) i njegova prenosivost na druge sektore. Proširenje će vjerojatno imati učinak na razini partnerskih organizacija, ali i na razini sustava i/ili politike. Prijedlog ima potencijal za uspostavu uzajamnog povjerenja i jačanje prekogranične suradnje.
• Europska dodana vrijednost: prijava ostvaruje dodanu vrijednost na razini EU-a rezultatima koji se ne bi mogli postići isključivo na razini zemlje i postoji potencijal za prijenos rezultata u zemlje koje ne sudjeluju u projektu. Ishodi projekta imaju potencijal za uvrštavanje u relevantne političke programe EU-a. 

Kvaliteta projektnog plana i provedbe - (najviše 20 bodova)

• Strateški plan: u prijavi je navedena jasna strategija koja se temelji na analizi izvedivosti i utvrđene su aktivnosti potrebne za ispitivanje, prilagođavanje i/ili proširenje prakse virtualnih razmjena u novom kontekstu projektnog partnerstva. 
• Potrebe: različite potrebe partnera utvrđene su i uzete u obzir. Razvijen je jasan koncept upravljanja tim različitim potrebama. Odabrani pedagoški pristupi usklađeni su s tim različitim potrebama.
• Struktura: program rada jasan je i razumljiv te obuhvaća sve projektne faze. Pokazatelji postignuća i načini provjere jasno su definirani za svaki ishod.
• Upravljanje: prijedlog sadržava konkretan plan upravljanja projektom, a zadacima su dodijeljeni primjereni resursi. Uspostavljeni su postupci djelotvorne suradnje i donošenja odluka koji su razumljivi svim dionicima. Proračunska sredstva upućuju na troškovnu učinkovitost i dobru vrijednost za novac. Usklađeni su zadaci, uloge i financijski resursi dodijeljeni partnerima. Dogovori o upravljanju financijama jasni su i primjereni.
• Evaluacija: posebnim mjerama za postupke praćenja i rezultate (tj. pokazatelji postignuća i načini provjere) osigurava se visokokvalitetna provedba projekta. Ishodi učenja procijenjeni su i priznati. Postoji jasan plan za osiguravanje kvalitete koji prikladno obuhvaća i upravljanje projektom. Strategija praćenja uključuje plan utvrđivanja rizika i mjera za ublažavanje. Ti su elementi isto tako navedeni i opisani u logičkom okviru (obvezan predložak za poziv).

Kvaliteta sporazuma o partnerstvu i suradnji - (najviše 20 bodova)

• Konfiguracija: partnerstvo može osigurati potpuno ostvarenje ciljeva projekta. Konzorcij ima sve potrebne vještine, stručno znanje i iskustvo u područjima koje projekt obuhvaća. Osigurana je primjerena raspodjela vremena i uloženih sredstava među partnerima. Vještine i kompetencije partnerstva su komplementarne.
• Angažiranost: svaka organizacija sudionica pokazuje potpunu posvećenost koja odgovara njezinim kapacitetima i posebnim područjima stručnosti.
• Suradnja: sporazumi o suradnji su uravnoteženi. Predlažu se učinkoviti mehanizmi za koordinaciju, donošenje odluka i komunikaciju između organizacija sudionica, dionika i svih ostalih relevantnih strana.

Učinak - (najviše 30 bodova)

• Diseminacija: jasna strategija informiranja, diseminacije i komunikacije osigurava dopiranje do relevantnih ciljnih skupina te općih dionika i javnosti tijekom projektnog ciklusa. Ta strategija uključuje planove o stavljanju svih proizvedenih materijala na raspolaganje putem otvorenih licencija.
• Korištenje rezultata: prijava pokazuje da se odabrani pristupi virtualne razmjene mogu uspješno diseminirati i/ili proširiti, da imaju širi utjecaj i uzrokuju promjene u sustavu. Pristup korištenja rezultata jasno je opisan i predložene mjere za korištenje rezultata projekta mogle bi biti djelotvorne.
• Učinak: očekivani učinak, posebno za utvrđene ciljne skupine, jasno je definiran i uspostavljene su mjere za njegovo postizanje i procjenu. Ishodi učenja jasno su definirani prije svake aktivnosti virtualne razmjene i mjere se nakon svake aktivnosti te se bilježi napredak i prepoznaju postignuća. Očekuje se da će rezultati aktivnosti biti znatni. Ishodi projekta imaju potencijal za podupiranje dugoročnih promjena, poboljšanja ili razvoja na dobrobit ciljnih skupina i uključenih sustava. U prijavi se isto tako objašnjava kako će se procijeniti učinak učenja (ishodi učenja) putem virtualne razmjene kako bi se izradile (podatkovne) informirane preporuke za poboljšanje poučavanja i učenja putem virtualnih razmjena izvan okvira projekta. Ti su elementi isto tako navedeni i opisani u logičkom okviru (obvezan predložak za poziv).
• Održivost: prijava uključuje odgovarajuće mjere i resurse kako bi se rezultati i koristi mogli održati i nakon životnog ciklusa projekta.

Da bi došli u obzir za financiranje, prijedlozi moraju dobiti najmanje 60 bodova. Osim toga, moraju dobiti najmanje polovinu maksimalnog broja bodova u svakoj od prethodno navedenih kategorija kriterija za dodjelu (tj. najmanje 15 bodova za kategorije „relevantnost projekta” i „učinak”; 10 bodova za kategorije „kvaliteta sporazuma o partnerstvu i suradnji” i „kvaliteta projektnog plana i provedbe”).

U slučaju jednako rangiranih prijedloga, prednost će imati projekti s najvećim brojem bodova za kriterij za dodjelu „relevantnost projekta”, a zatim za „učinak”.

Geografski ciljevi

Instrumenti EU-a za vanjsko djelovanje pridonose ovoj aktivnosti. Raspoloživi proračun podijeljen je među različitim regijama, a svaka je proračunska omotnica različite veličine. Dodatne informacije o raspoloživim iznosima u okviru svake proračunske omotnice objavit će se na portalu Funding & tender opportunities.

Supsaharska Afrika: prednost će se dati najmanje razvijenim zemljama u toj regiji, a posebna pozornost posvetit će se i prioritetnim zemljama s obzirom na migracije6 . Nijedna zemlja neće moći dobiti više od 8 % sredstava predviđenih za tu regiju.

Općenito, i u granicama postojećih nacionalnih i europskih pravnih okvira, rezultati bi trebali biti dostupni kao otvoreni obrazovni sadržaji (OER) te na relevantnim profesionalnim i sektorskim platformama ili platformama nadležnih tijela. U prijedlogu se opisuje kako će se proizvedeni podaci, materijali, dokumenti i aktivnosti u audiovizualnim i društvenim medijima stavljati na raspolaganje i promovirati s otvorenim licencijama, bez nerazmjernih ograničenja.

Koja su pravila financiranja?

Za ovu aktivnost koristi se model financiranja jednokratnim iznosom. Iznos jednokratnog doprinosa određivat će se za sva bespovratna sredstva na temelju procijenjenog proračuna aktivnosti koju prijavitelj predlaže. Tijelo koje dodjeljuje bespovratna sredstva odredit će jednokratni iznos za sva bespovratna sredstva na temelju prijedloga, rezultata ocjenjivanja, stopa financiranja i najvećeg iznosa bespovratnih sredstava utvrđenog u pozivu na podnošenje prijedloga.

Maksimalna bespovratna sredstva EU-a po projektu iznosit će 500 000 EUR uz maksimalno ulaganje od 200 EUR po sudioniku (tj. projekt u vrijednosti od 500 000 EUR trebao bi imati najmanje 2500 sudionika). Iznos bespovratnih sredstava može biti niži od traženog.

Kako se određuje jednokratni iznos za projekt?

Prijavitelji moraju ispuniti detaljnu proračunsku tablicu na prijavnom obrascu, uzimajući u obzir sljedeće točke: 

1. korisnik/korisnici trebali bi prema potrebi navesti detalje proračuna i organizirati ga u koherentnim radnim paketima (npr. podijeliti ga na „upravljanje projektima”, „osposobljavanje”, „organizaciju događanja”, „pripremu i provedbu mobilnosti”, „komunikaciju i diseminaciju”, „osiguravanje kvalitete” itd.) 
2. u prijedlogu se moraju opisati aktivnosti obuhvaćene svakim radnim paketom
3. prijavitelji u prijedlogu moraju navesti raščlambu procijenjenih troškova iz koje se vidi udio po radnom paketu (i, u okviru svakog radnog paketa, udio dodijeljen svakom korisniku i povezanom subjektu)
4. opisani troškovi mogu pokriti troškove osoblja, putne i životne troškove, troškove opreme i podugovaranje te druge troškove (kao što je diseminacija informacija, objavljivanje ili prijevod).

Prijedlozi će se ocjenjivati prema standardnim postupcima uz pomoć unutarnjih i/ili vanjskih stručnjaka. Stručnjaci će ocijeniti kvalitetu prijedloga u odnosu na zahtjeve utvrđene u pozivu te očekivani učinak, kvalitetu i učinkovitost aktivnosti.

Nakon ocjenjivanja prijedloga dužnosnik za ovjeravanje utvrdit će jednokratni iznos uzimajući u obzir rezultate provedene procjene. Vrijednost jednokratnog iznosa ograničit će se na najviše 95 % procijenjenog proračuna utvrđenog nakon ocjenjivanja.

Parametri bespovratnih sredstava (maksimalni iznos bespovratnih sredstava, stopa financiranja, ukupni prihvatljivi troškovi itd.) bit će utvrđeni u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava. Financijska potpora trećim stranama nije dopuštena. Dopušteni su troškovi volontiranja i MSP-ova. Pogledajte odjeljak „Prihvatljivi izravni troškovi” u dijelu C ovog Vodiča. Prijedlogom moraju biti obuhvaćeni troškovi dvaju sastanaka (do dvije osobe po prijavi) godišnje koje organizira Europska komisija ili se organiziraju na njezinu inicijativu.

Postignuća projekta ocijenit će se na temelju ostvarenih ishoda. Taj model financiranja omogućio bi usmjeravanje na rezultate, a ne na uložena sredstva, stavljajući u prvi plan kvalitetu i postignute mjerljive ciljeve.

Pojedinosti su opisane u predlošku ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava dostupnom na portalu Funding & tender opportunities.

• 1 Meke vještine uključuju sposobnost kritičkog mišljenja, znatiželju i kreativnost, preuzimanje inicijative, rješavanje problema i spremnost na suradnju, sposobnost učinkovite komunikacije u multikulturnom i interdisciplinarnom okruženju, sposobnost prilagodbe kontekstu te uspješno svladavanje stresa i nesigurnosti. Te su vještine dio ključnih kompetencija, kako je opisano u Preporuci Vijeća o ključnim kompetencijama za cjeloživotno učenje (SL C 189/1 od 4. lipnja 2018.).
• 2 Osobe koje rade s mladima su zaposlenici ili volonteri uključeni u neformalno učenje koji podržavaju mlade u osobnom, društvenom, obrazovnom i profesionalnom razvoju.
• 3 https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/eu-data-protection-rules_hr
• 4 Odnosno bilo koja organizacija, privatna ili javna, koja radi s mladima ili za mlade izvan formalnog okruženja. Takve organizacije mogu, na primjer, biti: neprofitne organizacije, udruge, nevladine organizacije (uključujući europske nevladine organizacije za mlade) nacionalna vijeća mladih javna tijela na lokalnoj, regionalnoj ili nacionalnoj razini obrazovne ustanove ili znanstveni instituti ili zaklada.
• 5 Prema popisu najmanje razvijenih zemalja Odbora za razvojnu pomoć OECD-a: DAC-List-of-ODA-Recipients-for-reporting-2022-23-flows.pdf (oecd.org).
• 6 Slijede treće zemlje koje nisu pridružene programu i koje su prioritetne s obzirom na migracije: Burkina Faso, Burundi, Etiopija, Gambija, Côte d’Ivoire, Gvineja, Mali, Mauritanija, Niger, Nigerija, Senegal, Južna Afrika, Južni Sudan i Sudan.