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Erasmus+

EU programme for education, training, youth and sport

This guide is a detailed technical description of the Erasmus+ programme. It is mainly intended for organisations applying for funding.

If you are looking for a quicker overview, please read how to take part.

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Échanges virtuels dans l’enseignement supérieur et le domaine de la jeunesse

Les projets d’échanges virtuels consistent en des activités interpersonnelles en ligne qui favorisent le dialogue interculturel et le développement des compétences non techniques. Ils permettent à chaque jeune d’accéder à un enseignement international et interculturel de qualité, sans mobilité physique. Bien que le débat ou la formation virtuels ne comportent pas tous les avantages de la mobilité physique, les participants à des échanges virtuels devraient tirer parti de certains des avantages des expériences éducatives internationales. Les plateformes numériques constituent un outil précieux pour répondre partiellement aux contraintes mondiales en matière de mobilité causées par la pandémie de COVID-19. Les échanges virtuels contribuent également à la diffusion des valeurs européennes. En outre, dans certains cas, les échanges virtuels peuvent donner des idées et préparer le terrain pour de futurs échanges physiques non financés au titre de cette action.

Les échanges virtuels se déroulent en petits groupes et sont toujours animés par un facilitateur qualifié. Ils devraient être facilement intégrés dans des projets (d’éducation non formelle) en faveur de la jeunesse ou dans des cours d’enseignement supérieur. Les échanges virtuels peuvent attirer des participants des deux secteurs, même si, en fonction des projets spécifiques, ils pourraient concerner des participants d’un seul de ces secteurs ou des deux. Tous les projets relevant du présent appel associeront des organisations et des participants issus à la fois des États membres de l’UE et de pays tiers associés au programme, ainsi que de pays tiers non associés au programme dans les régions éligibles. 

Objectifs de l’action

L’action visera à:

  • encourager le dialogue interculturel avec les pays tiers non associés au programme et accroître la tolérance par des interactions interpersonnelles en ligne, en s’appuyant sur des technologies numériques adaptées aux jeunes;
  • promouvoir différents types d’échanges virtuels en complément de la mobilité physique Erasmus+, permettant à davantage de jeunes de bénéficier d’une expérience interculturelle et internationale;
  • renforcer l’esprit critique et l’éducation aux médias, en particulier dans l’utilisation de l’internet et des réseaux sociaux, afin de lutter contre la discrimination, l’endoctrinement, la polarisation et la radicalisation violente;
  • favoriser le développement des compétences numériques et non techniques1  des étudiants, des jeunes et des animateurs socio-éducatifs2 , y compris la pratique des langues étrangères et le travail en équipe, notamment pour améliorer l’employabilité;
  • promouvoir l’éducation à la citoyenneté et aux valeurs communes de liberté, de tolérance et de non-discrimination;
  • renforcer la dimension «jeunesse» dans les relations de l’UE avec les pays tiers.

Domaines Thématiques/Objectifs Spécifiques

Les échanges virtuels devraient être organisés dans un ou plusieurs des domaines thématiques suivants, qui correspondent aux priorités du programme Erasmus+:

  • inclusion et diversité; 
  • transformation numérique;
  • environnement et lutte contre le changement climatique;
  • participation à la vie démocratique, valeurs communes et engagement civique.

Dans ce vaste cadre, étant donné que les échanges virtuels sont une initiative ascendante, les organisations participantes sont libres de choisir les thèmes sur lesquels elles se concentreront, mais les propositions doivent démontrer leur incidence attendue au regard d’un ou de plusieurs des objectifs susmentionnés (voir également la section «Impact attendu» ci-dessous). Les aspects liés à l’égalité entre les femmes et les hommes devraient être pris en compte en tant que de besoin, en fonction de la portée et des thèmes des projets (par exemple par l’introduction d’aspects liés à la prise en compte des questions d’égalité des genres dans les formations). Il convient d’accorder une attention particulière à l’inclusion des personnes socialement et économiquement vulnérables et des personnes incapables de se porter candidates à la mobilité physique.

Activités

Les projets seront financés sur la base de plans de travail qui intègrent des activités de coopération en ligne, notamment:

  • des discussions en ligne avec animateur entre les jeunes d’organisations de jeunesse établies dans différents pays, dans le cadre de projets en faveur de la jeunesse. Elles pourraient inclure des simulations sous forme de jeux de rôle;
  • des formations pour les animateurs socio-éducatifs désireux de mettre en place un projet d’échange virtuel avec des collègues d’autres pays;
  • des discussions en ligne avec animateur entre étudiants d’établissements d’enseignement supérieur établis dans des pays différents, dans le cadre de diplômes d’enseignement supérieur;
  • des formations pour les professeurs d’université/le personnel universitaire désireux de mettre en place un projet d’échange virtuel avec des collègues d’autres pays;
  • des cours en ligne ouverts et interactifs, y compris des supports de cours traditionnels tels que des conférences filmées, des lectures et des séries de problèmes (comme les fameux MOOC, cours en ligne ouverts à tous, mais en mettant l’accent sur des forums d’utilisateurs interactifs fonctionnant par petits groupes, afin de soutenir les interactions entre les étudiants, les professeurs, les assistants pédagogiques, les jeunes et les animateurs socio-éducatifs).

Mise en place d’un projet

Tous les projets d’échanges virtuels doivent être:

  • animés par des facilitateurs qualifiés;
  • sûrs et soucieux de la protection des participants et des hôtes, dans le respect intégral des règles de l’UE en matière de protection des données3 ;
  • politiquement opportuns et culturellement pertinents: les activités d’échange virtuel doivent être solidement ancrées dans les secteurs de la jeunesse et de l’enseignement supérieur et être en phase avec les cultures en ligne et hors ligne des jeunes dans les pays participants;
  • ouverts et accessibles au niveau de l’expérience utilisateur et de l’interaction. L’enregistrement et les interactions avec les pairs, les facilitateurs, les administrateurs et d’autres parties prenantes doivent être simples et faciles;
  • principalement synchrones, avec d’éventuels composants asynchrones (par exemple, lectures, vidéos);
  • enfin, ils doivent prévoir une méthode de reconnaissance de la participation et des acquis d’apprentissage des jeunes à la fin de l’échange.

Les organisations participantes doivent organiser des échanges virtuels pour un public âgé de 13 à 30 ans. Si un projet concerne des jeunes âgés de moins de 18 ans, les organisations participantes doivent obtenir au préalable l’autorisation des parents ou de leurs représentants légaux. Les participants doivent être établis dans les pays des organisations participant au projet.

Pour réaliser leurs activités, les projets devraient, dans la mesure du possible, s’appuyer sur les outils et plateformes existants.

Critères d’éligibilité

Pour pouvoir prétendre à une subvention Erasmus+, les propositions de projets concernant les échanges virtuels dans l’enseignement supérieur et le domaine de la jeunesse doivent respecter les critères suivants:

Organisations participantes éligibles (Qui peut soumettre une demande?)              

Les candidats (bénéficiaires et entités affiliées, le cas échéant) doivent être des personnes morales (organismes publics ou privés) et peuvent relever des catégories suivantes:

  • les entités actives dans le domaine de l’enseignement supérieur ou de la jeunesse (enseignement non formel);
  • les organisations de jeunesse ;
  • Les établissements d’enseignement supérieur, les associations ou organisations d’établissements d’enseignement supérieur, ainsi que les organisations nationales ou internationales de recteurs, d’enseignants ou d’étudiants légalement reconnues.

Ces entités doivent être établies dans l’un des pays admissibles, à savoir:

  • un État membre de l’UE,
  • un pays tiers associé au programme ou
  • un pays tiers non associé au programme d’une région éligible. Les régions éligibles couvertes par cette action sont les régions 1, 2, 3 et 9 (voir section «Pays éligibles» dans la partie A du présent guide). Chaque proposition de projet doit associer des organisations et des participants issus d’une seule des régions éligibles de pays tiers non associés au programme.

L’organisation de coordination doit être une organisation de jeunesse ou un établissement d’enseignement supérieur et être légalement établie et située dans un État membre de l’UE ou dans un pays tiers associé au programme. L’organisation de coordination soumet la demande au nom de toutes les organisations participantes associées au projet. Il ne peut s’agir d’une entité affiliée.

Les autres entités peuvent occuper d’autres rôles dans le consortium, tel que celui de partenaire associé.

Composition du consortium (Nombre et profil des organisations participantes)

Les propositions doivent être soumises par un consortium d’au moins 4 candidats (bénéficiaires et non des entités affiliées), qui remplit les conditions suivantes:

  • un minimum de 4 entités indépendantes (aucune entité affiliée) issues de 4 pays éligibles différents;
  • un minimum de 2 établissements d’enseignement supérieur ou organisations de jeunesse issus de 2 États membres de l’UE et pays tiers associés au programme et 2 établissements d’enseignement supérieur ou organisations de jeunesse issus de 2 pays tiers éligibles non associés au programme appartenant à la même région éligible;
  • le nombre d’organisations des États membres de l’UE et de pays tiers associés au programme ne doit pas être supérieur au nombre d’organisations de pays tiers non associés au programme.
  • Seuls les bénéficiaires (et non les entités affiliées) sont pris en compte dans la composition du consortium.

Les partenaires associés ne sont pas pris en compte dans la composition du consortium.

Situation géographique (Lieu des activités)

 Les activités doivent avoir lieu dans les pays des organisations candidates.

Durée du projet

Les projets devraient normalement durer 36 mois (des prolongations sont possibles, si cela est dûment justifié et moyennant une modification de la convention de subvention).

Où soumettre sa demande?

Auprès de l’Agence exécutive européenne pour l’éducation et la culture (EACEA) par l’intermédiaire du système de soumission électronique du portail des financements et appels d’offres (FTOP).

Code d’identification de l’appel: ERASMUS-EDU-2024-VIRT-EXCH

Avant de soumettre votre demande, veuillez consulter la FAQ correspondante sur le portail FTOP.

Quand soumettre sa demande?

Les candidats doivent soumettre leur demande de subvention au plus tard le 25 avril à 17 heures (heure de Bruxelles).

Les organisations candidates seront évaluées sur la base des critères d’exclusion et de sélection applicables. Pour de plus amples informations, voir la partie C du présent guide.

Critères d’attribution

Pertinence du projet(score maximal 30 points)

  • Pertinence: La demande est pertinente par rapport aux objectifs généraux et spécifiques de l’appel choisis. Elle est cohérente avec les exigences de l’appel et est clairement expliquée. La demande porte sur les domaines thématiques recensés pour le présent appel.
  • Valeurs de l’UE: la demande est pertinente en ce qui concerne le respect et la promotion des valeurs communes de l’UE, telles que le respect de la dignité humaine, la liberté, la démocratie, l’égalité, l’état de droit et le respect des droits de l’homme, ainsi que la lutte contre toute forme de discrimination.
  • Analyse des besoins: la demande repose sur une analyse adéquate des défis et des besoins; les besoins des différents partenaires ont été recensés et sont bien pris en considération.
  • Cohérence: les différentes composantes de la demande sont concordantes et cohérentes entre elles. Les objectifs de la demande sont clairement définis et réalistes et ciblent des aspects ayant un intérêt pour les organisations participantes et les groupes cibles.
  • Activités: Les échanges virtuels sont clairement définis et favorisent le dialogue interculturel et le développement de compétences non techniques et contribuent principalement au développement éducatif, personnel ou professionnel des participants de pays tiers non associés au programme. L’efficacité de l’approche proposée pour les échanges virtuels est étayée par des éléments probants.
  • Accroissement d’échelle: la demande démontre l’existence d’un potentiel d’accroissement d’échelle des pratiques du projet à différents niveaux (local, régional, national, UE, etc.) et sa transférabilité à d’autres secteurs. Cet accroissement est susceptible de produire un impact non seulement au niveau des diverses organisations partenaires, mais aussi au niveau des systèmes et/ou des politiques. La proposition a le potentiel de renforcer la confiance mutuelle et d’améliorer la coopération transfrontière.
  • Valeur ajoutée européenne: la demande apporte une valeur ajoutée au niveau de l’UE, grâce à des résultats impossibles à atteindre par un seul pays, et offre un potentiel de transfert des résultats vers des pays non associés au projet. Les résultats du projet sont susceptibles d’alimenter les programmes d’action de l’UE concernés. 

Qualité de la conception et de la mise en œuvre du projet (score maximal 30 points)

  • Cohérence: la conception globale du projet garantit la cohérence entre les objectifs du projet, la méthodologie utilisée, les activités et le budget proposé. La proposition présente un ensemble cohérent et complet d’activités appropriées pour répondre aux besoins recensés et obtenir les résultats escomptés.
  • Méthodologie: la qualité et la faisabilité de la méthodologie proposée et son adéquation pour répondre aux besoins recensés, y compris ceux des différents partenaires. Un concept clair a été élaboré quant à la manière dont ces différents besoins seront gérés. La ou les approches pédagogiques choisies correspondent également à ces différents besoins.
  • Acquis d’apprentissage: les acquis d’apprentissage sont évalués et reconnus (par ex. Youthpass). Les acquis d’apprentissage sont clairement définis avant chaque activité d’échange virtuel et mesurés après chaque activité; les progrès sont enregistrés et les réalisations reconnues.
  • Plan de travail: la qualité et l’efficacité du plan de travail sont claires et couvrent toutes les phases du projet.
  • Gestion: le plan de gestion du projet est solide et des ressources adéquates sont allouées aux différentes tâches. Les calendriers, l’organisation, les tâches et les responsabilités sont bien définis et réalistes.
  • Budget: Le budget affiche un bon rapport coût-efficacité et un bon rapport qualité-prix. Les tâches, les rôles et les ressources financières allouées aux partenaires sont cohérents. Les modalités de gestion financière sont claires et adéquates.
  • Évaluation: des mesures spécifiques de suivi des processus et des éléments livrables (c’est-à-dire les indicateurs de réalisation et les moyens de vérification) garantissent la haute qualité de la mise en œuvre du projet. Il existe un plan clair d’assurance de la qualité, qui couvre également la gestion du projet de manière adéquate. La stratégie de suivi comprend le recensement des risques et un plan d’action en matière d’atténuation.

Qualité du partenariat et des modalités de coopération (score maximal 20 points)             

  • Configuration: le partenariat est capable d’assurer la réalisation intégrale des objectifs du projet. Le consortium dispose de toutes les compétences, de l’expertise et de l’expérience nécessaires dans les domaines couverts par le projet. La répartition du temps et des contributions entre les partenaires est adéquate. Le partenariat dispose d’aptitudes et de compétences complémentaires.
  • Engagement: chaque organisation participante démontre un engagement total correspondant à ses capacités et à son domaine d’expertise spécifique.
  • Coopération: les modalités de coopération sont équilibrées. Des mécanismes efficaces sont proposés pour assurer la coordination, la prise de décisions et la communication entre les organisations participantes, les parties prenantes et toute autre partie concernée.

Impact (score maximal 20 points)

  • Diffusion: une stratégie claire de sensibilisation, de diffusion et de communication permet d’atteindre les groupes cibles concernés ainsi que l’ensemble des parties prenantes et le public pendant la durée du projet. Cette stratégie prévoit de rendre accessibles tous les matériels produits dans le cadre du projet au moyen de licences ouvertes.
  • Exploitation: la demande démontre que la ou les approches en matière d’échanges virtuels peuvent être efficacement diffusées, qu’elles créent un impact plus généralisé et induisent un changement systémique. L’approche d’exploitation est clairement décrite et les mesures proposées pour exploiter les résultats du projet sont potentiellement efficaces.
  • Impact: l’impact prévisible, notamment pour les groupes cibles recensés, est clairement défini, et des mesures sont en place pour garantir la concrétisation et l’évaluation de cet impact. Les activités devraient produire des résultats significatifs. Les résultats du projet sont susceptibles de favoriser des changements et améliorations à long terme ou des évolutions favorables aux groupes cibles et systèmes concernés. La demande explique également comment l’impact de l’apprentissage (acquis d’apprentissage) via des échanges virtuels sera évalué en vue de la formulation de recommandations éclairées (fondées sur des données) pour améliorer l’enseignement et l’apprentissage par échanges virtuels au-delà du projet.
  • Durabilité: la demande contient des mesures et des ressources adéquates pour garantir que les résultats et avantages puissent être pérennisés au-delà du cycle de vie du projet.

Pour pouvoir bénéficier d’un financement, les propositions doivent obtenir au moins 60 points. Elles doivent également obtenir au moins la moitié du nombre maximal de points pour chacune des catégories de critères d’attribution susmentionnées (c’est-à-dire 15 points au minimum pour les catégories «Pertinence du projet» et «Qualité de la conception et de la mise en œuvre du projet»; 10 points au minimum pour les catégories «Qualité du partenariat et des modalités de coopération» et «Impact»).

Les propositions ex aequo seront classées par ordre de priorité en fonction des notes qu’elles se sont vu attribuer pour le critère d’attribution «Pertinence». Lorsque ces notes sont égales, la priorité sera basée sur leurs notes pour le critère «Qualité de la conception et de la mise en œuvre du projet». Lorsque ces notes sont égales, la priorité sera basée sur leurs notes pour le critère «Impact».

Si cela ne permet pas de déterminer la priorité, il est possible d’établir des priorités supplémentaires en tenant compte du portefeuille global de projets et de la création de synergies positives entre projets, ou d’autres facteurs liés aux objectifs de l’appel. Ces facteurs seront documentés dans le rapport du groupe.

Impact attendu

Les activités et les résultats des différents projets viseront à produire un impact positif par rapport aux objectifs de l’appel qui, bien qu’il varie en fonction des spécificités des projets, devrait être étroitement lié à la dimension d’apprentissage des échanges virtuels.

Chaque proposition de projet devrait contenir des informations sur cet effet escompté. Les demandeurs sont encouragés à prévoir un retour d’information de la part des personnes et des organisations participantes, en particulier pour ce qui est de la valeur d’apprentissage, lorsqu’ils rendent compte de l’impact des projets.

Objectifs géographiques

Les instruments de l’action extérieure de l’UE contribuent à cette action. Le budget disponible est réparti entre les différentes régions et la taille de chaque enveloppe budgétaire est différente. De plus amples informations sur les montants disponibles dans chaque enveloppe budgétaire seront publiées sur le portail des financements et des appels d’offres (FTOP).

Afrique subsaharienne: Les candidats sont encouragés à accorder la priorité aux pays les moins avancés4  dans cette région et une attention particulière aux pays prioritaires en matière de migration5 ; aucun pays ne peut obtenir plus de 8 % du financement prévu pour la région. Les candidats sont également encouragés à associer à leur proposition des participants issus d’un large éventail de pays, y compris des partenaires ayant moins d’expérience dans Erasmus+.

En règle générale, et dans les limites des cadres juridiques nationaux et européens existants, les résultats devront être mis à disposition sous forme de ressources éducatives libres (REL) ainsi que sur les plateformes professionnelles et sectorielles pertinentes ou sur les plateformes des autorités compétentes. La proposition décrira la manière dont les données, les matériels, les documents ainsi que l’activité liée à l’audiovisuel et aux médias sociaux produits seront mis librement à disposition et diffusés grâce à des licences ouvertes, et elle ne contiendra aucune restriction disproportionnée.

Quelles sont les règles de financement?

Cette action suit un modèle de financement forfaitaire. Le montant de la contribution forfaitaire unique sera déterminé pour chaque subvention sur la base du budget prévisionnel de l’action proposé par le candidat. Le montant sera fixé par l’autorité chargée de l’octroi sur la base du budget prévisionnel du projet, du résultat de l’évaluation et d’un taux de financement de 95 %.

La subvention de l’UE par projet s’élèvera à un maximum de 500 000 EUR, avec un investissement maximal de 200 EUR par participant pour les organisations (c’est-à-dire qu’un projet de 500 000 EUR devrait atteindre au moins 2 500 participants).

La subvention accordée peut être inférieure au montant demandé.

Le soutien financier à des tiers sous la forme de subventions ou de prix n’est pas autorisé.

Les frais de volontariat sont autorisés.  Ils prennent la forme de coûts unitaires tels que définis dans la décision de la Commission relative aux coûts unitaires pour les volontaires6 .

Les coûts unitaires des petites et moyennes entreprises (PME) pour les propriétaires de PME sont autorisés. Ils prennent la forme de coûts unitaires tels que définis dans la décision de la Commission relative aux coûts unitaires pour les propriétaires de PME7 .

Comment le montant forfaitaire du projet est-il déterminé?

Les candidats doivent remplir un tableau budgétaire détaillé conformément au formulaire de demande, en tenant compte des points suivants:

  1. le budget doit être détaillé, le cas échéant, par le ou les bénéficiaires et organisé en modules de travail cohérents (par exemple, «gestion de projet», «formation», «organisation d’événements», «préparation et mise en œuvre de la mobilité», «communication et diffusion», «assurance de la qualité», etc.);
  2. la proposition doit décrire les activités couvertes par chaque module de travail;
  3. les candidats doivent fournir dans leur proposition une ventilation du montant forfaitaire indiquant la part par module de travail (et, dans chaque module de travail, la part attribuée à chaque bénéficiaire et entité affiliée);
  4. les coûts décrits peuvent couvrir les frais de personnel, les frais de voyage et de séjour, les frais d’équipement et de sous-traitance ainsi que d’autres frais (tels que la diffusion d’informations, la publication ou la traduction).

Les propositions seront évaluées conformément aux procédures d’évaluation standard avec l’aide d’experts internes ou externes. Les experts évalueront la qualité des propositions par rapport aux exigences définies dans l’appel ainsi que l’impact, la qualité et l’efficacité escomptés de l’action.

À la suite de l’évaluation de la proposition, l’ordonnateur établira la valeur du montant forfaitaire en tenant compte des conclusions de l’évaluation effectuée.

Les paramètres de la subvention (montant maximal de la subvention, taux de financement, coûts totaux éligibles, etc.) seront fixés dans la convention de subvention. Veuillez vous reporter à la partie C du présent guide du programme, section «Coûts directs éligibles».

Les réalisations du projet seront évaluées sur la base des productions achevées. Ce système de financement permettra de mettre l’accent sur les résultats plutôt que sur les intrants, privilégiant ainsi la qualité et le niveau de réalisation des objectifs mesurables.

De plus amples informations sont fournies dans le modèle de convention de subvention disponible sur le portail des financements et des appels d’offres (FTOP).