Finančno jamstvo

Če se ugotovi, da je finančna zmogljivost šibka, lahko nacionalna ali Izvajalska agencija od upravičenca, ki so mu bila dodeljena nepovratna sredstva, ki presegajo 60 000 EUR, zahteva, naj vnaprej predloži jamstvo za zmanjšanje finančnega tveganja, povezanega s plačilom predhodnega financiranja. To jamstvo se lahko zahteva za plačila predhodnega financiranja do enake višine zneska.

Namen takega jamstva je, da banka ali finančna institucija zagotavlja nepreklicno kolateralno poroštvo za obveznosti upravičenca na podlagi sporazuma o nepovratnih sredstvih ali se zavezuje, da jih bo poravnala na prvi poziv.

To finančno jamstvo v evrih zagotovi odobrena banka ali finančna institucija s sedežem v državi članici EU. Če ima upravičenec sedež v državi, ki ni država EU, lahko nacionalna agencija ali Izvajalska agencija pristane, da jamstvo zagotovi banka ali finančna institucija s sedežem v taki državi, če presodi, da banka ali finančna institucija zagotavlja enako finančno varnost in pogoje kot banke ali finančne institucije v državah članicah EU.

To jamstvo lahko nadomesti skupno jamstvo tretje osebe ali več tretjih oseb iz sodelujočih organizacij, ki so podpisnice istega sporazuma o nepovratnih sredstvih.

Jamstvo se bo sprostilo, ko se bo predhodno financiranje sčasoma poračunalo z vmesnimi plačili ali plačilom razlike upravičencu v skladu s pogoji iz sporazuma o nepovratnih sredstvih. Če bo razlika plačana z izterjavo, se bo jamstvo sprostilo, ko bo upravičenec o tem obveščen, ali pa bo ostalo izrecno veljavno do zadnjega plačila, in če bo zadnje plačilo v obliki izterjave, tri mesece od dneva, ko je upravičencu poslano obvestilo o dolgovanem znesku.

Oddaja naročil podizvajalcem in oddaja javnih naročil

Upravičenec lahko odda naročila podizvajalcem za posebne tehnične storitve, ki so del nalog v zvezi z ukrepi in zahtevajo specializirane spretnosti (s področja prava, računovodstva, davkov, človeških virov, informacijske tehnologije itd.), ali sklene pogodbe o izvajanju. Stroški, ki jih ima upravičenec s to vrsto storitev, se torej lahko štejejo za upravičene stroške, če izpolnjujejo vsa druga merila, navedena v sporazumu o nepovratnih sredstvih.

Kadar je za izvedbo projekta potrebno naročilo blaga, gradenj ali storitev (pogodba), morajo upravičenci oddati naročilo na podlagi ekonomsko najugodnejše ponudbe, tj. ponudbe, ki zagotavlja najboljše razmerje med kakovostjo in ceno, ali po potrebi na podlagi ponudbe z najnižjo ceno, ter pri tem zagotoviti, da ne pride do navzkrižja interesov in da se ohrani dokumentacija za primer revizije.

V primeru pogodbe o izvajanju, ki presega vrednost 60 000 EUR, lahko nacionalna agencija ali Izvajalska agencija za upravičenca poleg pravil, navedenih v prejšnjem odstavku, uvede posebna dodatna pravila. Ta posebna pravila bodo objavljena na spletiščih nacionalnih agencij ali Izvajalske agencije.

Informacije o dodeljenih nepovratnih sredstvih

V skladu z načelom preglednosti in zahtevo po naknadnem obveščanju javnosti morajo biti informacije o prejemnikih sredstev Unije objavljene na spletišču Komisije, Izvajalske agencije in/ali nacionalnih agencij v prvi polovici leta po zaključku proračunskega leta, za katero so bila sredstva dodeljena.

Podatki se lahko objavijo tudi v katerem koli drugem ustreznem sredstvu obveščanja, vključno z Uradnim listom Evropske unije.

Nacionalne agencije in Izvajalska agencija bodo objavile naslednje informacije:

• ime in naslov upravičenca;
• znesek dodeljenih nepovratnih sredstev;
• narava in namen dodelitve.

Če upravičenec vloži obrazloženo in ustrezno utemeljeno prošnjo, naj se te informacije ne objavijo, se mu ugodi, če lahko objava teh informacij ogrozi pravice in svoboščine zadevnih posameznikov, ki jih ščiti Listina Evropske unije o temeljnih pravicah, ali škodi poslovnim interesom upravičencev.

V zvezi z osebnimi podatki fizičnih oseb se objavljene informacije odstranijo dve leti po koncu proračunskega leta, v katerem so bila sredstva dodeljena.

Enako velja za osebne podatke, navedene v uradnih nazivih pravnih oseb (npr. združenje ali podjetje, ki ima v nazivu imena ustanoviteljev).

Te informacije se ne objavijo za štipendije, ki se plačajo fizičnim osebam, in drugo neposredno podporo, izplačano najbolj pomoči potrebnim fizičnim osebam (beguncem in brezposelnim osebam). Organizacije upravičenke tudi niso pooblaščene za objavo teh vrst informacij v zvezi z osebami, ki prejmejo nepovratna sredstva za mobilnost v okviru programa Erasmus+.

Obveščanje javnosti

Poleg zahtev v zvezi s prepoznavnostjo projekta ter izmenjavo njegovih rezultatov in njegovim učinkom (kar so merila za dodelitev) je treba za vsak odobreni projekt izpolniti obveznost glede minimalnega obveščanja javnosti.

Upravičenci morajo jasno navesti podporo Evropske unije v vseh obvestilih ali publikacijah, ne glede na vrsto ali sredstvo obveščanja, vključno z internetom, ali pri izvajanju vseh aktivnosti, za katere se uporabljajo nepovratna sredstva.

To je treba storiti v skladu z določbami iz sporazuma o nepovratnih sredstvih. Če se te določbe ne upoštevajo v celoti, se lahko zmanjšajo nepovratna sredstva upravičenca.

Preverjanja in revizije

Nacionalna agencija ali Izvajalska agencija in/ali Evropska komisija lahko izvede tehnična in finančna preverjanja ter revizije v zvezi z uporabo nepovratnih sredstev. Preveri lahko tudi zakonsko predpisane evidence upravičenca (ali soupravičenca) za namene rednega ocenjevanja pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali financiranja po pavšalni stopnji. Upravičenec (ali soupravičenec) se s podpisom svojega zakonitega zastopnika zaveže, da bo zagotovil dokaz o ustrezni uporabi nepovratnih sredstev. Evropska komisija, Izvajalska agencija, nacionalne agencije in/ali Evropsko računsko sodišče, OLAF, EJT ali organ, ki ga te institucije pooblastijo, lahko preverijo, kako so se uporabila nepovratna sredstva, kadar koli v petih letih ali v treh letih za nepovratna sredstva, ki ne presegajo 60 000 EUR, z začetkom od datuma plačila razlike ali izvedbe izterjave s strani nacionalne agencije ali Izvajalske agencije. Upravičenci torej v tem obdobju hranijo evidence, izvirnike dokazil, statistične podatke in druge dokumente, povezane z nepovratnimi sredstvi.

V primeru projektov, ki jih neposredno upravlja Izvajalska agencija (EACEA), se lahko uporabijo različne vrste revizijskih postopkov glede na vrsto zadevnega ukrepa ter višino in obliko dodeljenih nepovratnih sredstev.

Določbe v zvezi s preverjanji in revizijami so podrobno opisane v sporazumu o nepovratnih sredstvih.

Varstvo podatkov

Vse osebne podatke, vključene v prijavni obrazec ali sporazum o nepovratnih sredstvih, bo nacionalna agencija ali Izvajalska agencija ali Evropska komisija obdelala:

• za vsako obdelavo, ki se zahteva z morebitnimi uradnimi navodili ali navodili Evropske komisije ali je potrebna za izvajanje programa Erasmus+: v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 [1] o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (Besedilo velja za EGP);
• za vsako obdelavo za druge namene, ki se ne zahteva z morebitnimi uradnimi navodili ali navodili Evropske komisije niti ni potrebna za izvajanje programa Erasmus+:
  • v skladu s splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR ali Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 [2]) za:
    • vse osebne podatke, ki jih obdela upravljavec ali obdelovalec v EU/EGP;
    • vse osebne podatke o posameznikih, na katere se nanašajo osebni podatki in ki so ob začetku obdelave v EU/EGP;
  • za vse druge obdelave v skladu z nacionalno zakonodajo o varstvu podatkov.

V teh primerih subjekt, ki odloča o sredstvih in namenih obdelave za te druge namene, nadomesti Evropsko komisijo kot odgovorni upravljavec podatkov v skladu z domačo veljavno zakonodajo o varstvu podatkov.

Razen če niso vprašanja označena kot izbirna, se odgovori prijavitelja na vprašanja v prijavnem obrazcu zahtevajo za ocenjevanje in nadaljnjo obdelavo vloge za nepovratna sredstva v skladu z Vodnikom za prijavitelje Erasmus+. Oddelek ali enota, odgovorna za zadevni program nepovratnih sredstev Unije (subjekt v vlogi upravljavca podatkov), bo osebne podatke obdelovala izključno v ta namen. Osebni podatki se lahko na podlagi potrebe po seznanitvi s podatki posredujejo tretjim osebam, vključenim v ocenjevanje vlog ali postopek upravljanja nepovratnih sredstev, brez poseganja v možnost posredovanja teh podatkov organom, pristojnim za spremljanje in inšpekcijske naloge v skladu s pravom Evropske unije, ali organom, pooblaščenim za izvedbo ocenjevanja programa ali katerih koli ukrepov programa. Predvsem se lahko zaradi zaščite finančnih interesov Unije osebni podatki posredujejo službam za notranjo revizijo, Evropskemu računskemu sodišču, komisiji za finančne nepravilnosti ali Evropskemu uradu za boj proti goljufijam ter med odredbodajalci Komisije in izvajalskimi agencijami. Prijavitelj ima pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov in pravico do popravka takih podatkov. Če ima prijavitelj kakršna koli vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov, jih naslovi na agencijo, ki je izbrala projekt. V primeru sporov lahko prijavitelj kadar koli uveljavlja pravico do pomoči Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

V zvezi z obdelavo osebnih podatkov v okviru programa Erasmus+ je na spletišču Komisije in Izvajalske agencije na voljo podrobna izjava o varstvu osebnih podatkov, vključno s kontaktnimi podatki: https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/help/erasmus-and-data-protection_sl.

Za ukrepe, ki jih upravlja EACEA: https://ec.europa.eu/research/participants/data/support/legal_notice/h2020-ssps-grants-sedia_en.pdf. 

Prijavitelj pred oddajo predlogov posameznike, katerih osebni podatki so vključeni v predlog, obvesti o ustrezni izjavi o varstvu osebnih podatkov, kot je navedeno zgoraj.

V okviru ukrepov, ki jih upravlja Izvajalska agencija, so prijavitelji ‒ in če gre za pravne subjekte, osebe, ki so članice upravnega, vodstvenega ali nadzornega organa prijavitelja ali imajo pooblastila za zastopanje, odločanje ali nadzor v zvezi s prijaviteljem, ali fizične ali pravne osebe, ki prevzamejo neomejeno odgovornost za dolgove prijavitelja ‒ obveščeni, da lahko odredbodajalec agencije njihove osebne podatke (naziv, ime v primeru fizične osebe, naslov, pravno obliko ter nazive in imena oseb s pooblastili za zastopanje, odločanje ali nadzor, če gre za pravno osebo) registrira v sistem za zgodnje odkrivanje in izključitev, če so v kateri koli od situacij iz Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.