Financijsko jamstvo

Ako se smatra da je financijska sposobnost slaba, nacionalna ili Izvršna agencija može tražiti od korisnika kojem su dodijeljena bespovratna sredstva u iznosu većem od 60 000 EUR da unaprijed dostavi jamstvo kako bi se ograničili financijski rizici povezani s isplatom pretfinanciranja. Moguće je tražiti jamstvo do iznosa pretfinanciranja.

Svrha je takvog jamstva da banka ili financijska institucija daje neopozivo kolateralno osiguranje ili se obvezuje da će na prvi poziv ispuniti obveze korisnika koje proizlaze iz ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.

To financijsko jamstvo u eurima daje ovlaštena banka ili financijska institucija sa sjedištem u državi članici EU-a. Ako korisnik ima sjedište u trećoj zemlji, nacionalna ili Izvršna agencija može se složiti da jamstvo da banka ili financijska institucija sa sjedištem u toj zemlji ako smatra da ta banka ili financijska institucija nudi financijsku sigurnost i svojstva jednake onima koji se nude u državi članici EU-a.

Jamstvo se može zamijeniti zajedničkim jamstvom treće strane ili nekoliko trećih strana iz organizacija sudionica koje su stranke istog ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.

Jamstva se oslobađaju kad se iznosi pretfinanciranja pokriju u odnosu na međuplaćanje ili plaćanje preostalog iznosa korisniku, u skladu s uvjetima iz ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. Ako je plaćanje preostalog iznosa u obliku povrata, jamstvo se oslobađa nakon što korisnik primi obavijest ili izričito ostaje na snazi do završnog plaćanja i, ako je završno plaćanje u obliku povrata, do tri mjeseca nakon što korisnik primi obavijest o terećenju.

Podugovaranje i dodjela ugovora o nabavi

Korisnik može primijeniti podugovaranje ili ugovore o provedbi za određene tehničke usluge koje su sastavni dio aktivnosti, a zahtijevaju posebna znanja (u pravnom, računovodstvenom, poreznom području te području ljudskih potencijala, IT-a i slično). Troškovi koji su korisniku nastali za takve vrste usluga mogu se stoga smatrati prihvatljivim troškovima pod uvjetom da ispunjavaju sve ostale kriterije opisane u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava.

Ako provedba projekta zahtijeva nabavu robe, radova ili usluga (ugovor), korisnici moraju ugovor dodijeliti ekonomski najpovoljnijoj ponudi, odnosno ponudi koja nudi najbolju vrijednost za novac, ili, ako je primjereno, ponudi koja nudi najnižu cijenu te moraju osigurati da nema sukoba interesa i da se dokumentacija čuva za slučaj revizije.

U slučaju ugovora o provedbi vrijednosti veće od 60 000 EUR nacionalna ili Izvršna agencija može, uz pravila iz prethodnog odlomka, odrediti posebna pravila za korisnika. Ta će posebna pravila biti objavljena na stranicama nacionalnih agencija ili Izvršne agencije.

Informacije o dodijeljenim bespovratnim sredstvima

U skladu s načelom transparentnosti i obvezom naknadnog objavljivanja, informacije o primateljima sredstava Unije moraju se objaviti na internetskim stranicama Komisije, Izvršne agencije i/ili nacionalnih agencija u prvoj polovini godine nakon zaključenja financijske godine za koju su dodijeljena.

Informacije se mogu objaviti i u bilo kojem drugom primjerenom mediju, uključujući Službeni list Europske unije.

Nacionalne agencije i Izvršna agencija objavljuju sljedeće informacije:

• ime i mjesto korisnika
• iznos dodijeljenih sredstava
• prirodu i svrhu bespovratnih sredstava.

Od objavljivanja se može odustati na temelju propisno obrazloženog i opravdanog zahtjeva korisnika ako postoji rizik da će se objavom ugroziti prava i slobode uključenih osoba koje su zaštićene Poveljom Europske unije o temeljnim pravima ili naštetiti poslovnim interesima korisnika.

Kad je riječ o osobnim podacima fizičkih osoba, objavljene informacije uklanjaju se dvije godine nakon kraja financijske godine u kojoj su dodijeljena financijska sredstva.

Isto vrijedi za osobne podatke navedene u službenim imenima pravnih osoba (npr. udruga ili poduzeće koje u imenu ima imena svojih osnivača).

Ti se podaci neće objavljivati u slučaju stipendija isplaćenih fizičkim osobama ili druge izravne potpore fizičkim osobama kojima je pomoć potrebna (izbjeglice ili nezaposlene osobe). Organizacije korisnice isto tako ne smiju objavljivati takve informacije o osobama koje primaju bespovratna sredstva za mobilnost u okviru programa Erasmus+.

Informiranje javnosti

Uz zahtjeve koji se odnose na vidljivost projekta i dijeljenje njegovih rezultata te njegov učinak (što su kriteriji za dodjelu), postoji obveza minimalnog publiciteta za svaki projekt za koji su dodijeljena bespovratna sredstva.

Korisnici moraju jasno navesti potporu Europske unije u svoj komunikaciji ili objavljenim dokumentima, u bilo kojem obliku i bilo kojem mediju, uključujući internet, ili pri provođenju aktivnosti za koje se koriste bespovratna sredstva.

To se mora učiniti u skladu s odredbama iz ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. Ako korisnik ne ispuni te obveze u potpunosti, iznos bespovratnih sredstava može se smanjiti.

Provjere i revizije

Nacionalna ili Izvršna agencija i/ili Europska komisija mogu vršiti tehničke i financijske provjere i revizije korištenja bespovratnih sredstava. Mogu provjeravati i zakonski propisanu evidenciju korisnika (ili sukorisnika) radi povremene procjene financiranja na temelju jednokratnog iznosa, jediničnog troška ili financiranja uz primjenu paušalne stope. Korisnik (ili sukorisnik) se obvezuje, s potpisom pravnog zastupnika, da će osigurati dokaze da su bespovratna sredstva ispravno iskorištena. Europska komisija, Izvršna agencija, nacionalne agencije i/ili Europski revizorski sud, OLAF, EPPO ili tijelo kojim oni upravljaju može provjeravati kako se bespovratna sredstva koriste u razdoblju do pet godina, ili do tri godine ako ne prelaze 60 000 EUR, počevši od datuma isplate preostalog iznosa ili povrata koji je provela nacionalna ili Izvršna agencija. Prema tome, korisnici su u tom razdoblju dužni čuvati evidenciju, originalnu popratnu dokumentaciju, statističke podatke i druge dokumente u vezi s bespovratnim sredstvima.

Na projekte kojima izravno upravlja Izvršna agencija mogu se primjenjivati različite vrste postupaka revizije u skladu s vrstom predmetne aktivnosti te iznosom i oblikom dodijeljenih bespovratnih sredstava.

Detaljne odredbe o provjerama i revizijama navedene su u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava.

Zaštita podataka

Osobne podatke navedene u prijavnom obrascu ili u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava obrađuje nacionalna ili Izvršna agencija ili Europska komisija u skladu s:

• za svaku obradu koja je potrebna u skladu sa službenim smjernicama ili uputama Europske komisije ili je nužna za provedbu programa Erasmus+: Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001 i Odluke br. 1247/2002/EZ (tekst značajan za EGP.)
• za svaku obradu u druge svrhe, koja nije potrebna u skladu sa službenim smjernicama ili uputama Europske komisije niti je nužna za provedbu programa Erasmus+:
  • Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR ili Uredba (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016.) za:
    • sve osobne podatke koje obrađuje voditelj obrade ili izvršitelj obrade u EU-u/EGP-u
    • sve osobne podatke o ispitanicima koji se na početku obrade nalaze u EU-u/EGP-u
  • nacionalni propisi o zaštiti podataka za sve ostale obrade.

U tim slučajevima subjekt koji odlučuje o sredstvima i svrhama obrade u te druge svrhe zamjenjuje Europsku komisiju kao odgovornog voditelja obrade podataka u skladu s mjerodavnim propisima o zaštiti podataka.

Ako pitanja u prijavnom obrascu nisu označena kao izborna, odgovori prijavitelja nužni su za ocjenu i daljnju obradu zahtjeva za bespovratna sredstva u skladu s Vodičem kroz program Erasmus+. Služba ili odjel nadležan za predmetni program dodjele bespovratnih sredstava Unije (subjekt koji vrši dužnost voditelja obrade podataka) obrađivat će osobne podatke isključivo u navedenu svrhu. Osobni podaci mogu se prenositi trećim stranama uključenima u ocjenjivanje prijave ili u postupak upravljanja bespovratnim sredstvima samo ako ih oni moraju znati, ne dovodeći u pitanje prijenos tijelima zaduženima za zadaće praćenja i inspekcije u skladu s pravom Unije ili tijelima koja su zadužena za provedbu ocjenjivanja programa ili programskih aktivnosti. Posebno za potrebe zaštite financijskih interesa Unije osobni se podaci mogu prenositi službama za unutarnju reviziju, Europskom revizorskom sudu, Odboru za financijske nepravilnosti ili Europskom uredu za borbu protiv prijevara i između Komisijina dužnosnika za ovjeravanje i izvršnih agencija. Prijavitelj ima pravo na pristup svojim osobnim podacima i pravo na ispravak tih podataka. Pitanja o obradi svojih osobnih podataka prijavitelj upućuje agenciji koja je odabrala projekt. U slučaju dvojbi prijavitelj se u svakom trenutku može obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.

Kad je riječ o obradi osobnih podataka u okviru programa Erasmus+, detaljna izjava o privatnosti, uključujući podatke za kontakt, dostupna je na internetskim stranicama Komisije i Izvršne agencije: https://erasmus-plus.ec.europa.eu/hr/erasmus-and-your-data

Za aktivnosti kojima upravlja EACEA: https://ec.europa.eu/research/participants/data/support/legal_notice/h2020-ssps-grants-sedia_en.pdf

Prijavitelj prije podnošenja prijedloga obavješćuje osobe čiji su osobni podaci sadržani u prijedlogu o relevantnoj izjavi o zaštiti osobnih podataka, kako je prethodno navedeno.

U okviru aktivnosti kojima upravlja Izvršna agencija, prijavitelje (i, ako su pravni subjekti, osobe koje su članovi upravnog, upravljačkog ili nadzornog tijela tog prijavitelja, ili koje imaju ovlasti zastupanja, donošenja odluka ili kontrole u odnosu na tog prijavitelja, ili fizičke ili pravne osobe koje prihvaćaju neograničenu odgovornost za dugove dotičnog prijavitelja) se obavještava da njihove osobne podatke (prezime, ime, ako su fizička osoba; adresu, pravni oblik te prezime i ime osoba koje imaju ovlasti zastupanja, donošenja odluka ili kontrole, ako su pravna osoba) dužnosnik za ovjeravanje u Izvršnoj agenciji može registrirati u sustavu ranog otkrivanja i isključenja (EDES) ako se nalaze u jednoj od situacija navedenih u Uredbi (EU, Euratom) 2018/1046.