Skip to main content

Erasmus+

EU programme for education, training, youth and sport
Search the guide

Jakie są dalsze kroki po zatwierdzeniu wniosku?

Umowa o udzielenie dotacji

Jeżeli projekt zostanie wybrany do otrzymania dofinansowania UE w ramach programu Erasmus+:

  • podpisana zostaje umowa o udzielenie dotacji między agencją narodową lub Agencją Wykonawczą a wnioskodawcą. Wnioskodawca otrzyma umowę o udzielenie dotacji, którą należy podpisać i odesłać do agencji narodowej lub Agencji Wykonawczej; agencja narodowa lub Agencja Wykonawcza podpisuje umowę jako ostatnia. Gdy obie strony podpiszą umowę, wnioskodawca staje się beneficjentem dotacji UE i może rozpocząć realizację projektu1

Umowy o udzielenie dotacji mogą przybrać formę umów z jednym beneficjentem, w przypadku których wnioskodawca jest jedynym beneficjentem, lub umów z wieloma beneficjentami, w przypadku których wszystkie organizacje partnerskie danego konsorcjum stają się beneficjentami umowy. Umowę z wieloma beneficjentami podpisuje koordynator, który jest jedynym punktem kontaktowym dla agencji narodowej lub wykonawczej. Wszystkie pozostałe organizacje uczestniczące w projekcie (współbeneficjenci) podpisują jednak pełnomocnictwo do przeniesienia na koordynatora uprawnienia do działania jako główny beneficjent. Zasadniczo każdy z partnerów powinien dostarczyć koordynatorowi pełnomocnictwo na etapie składania wniosku. W przypadku dostarczania tych pełnomocnictw na późniejszym etapie należy je udostępnić najpóźniej przed podpisaniem umowy o udzieleniu dotacji.

Uwaga: Pełnomocnictwa nie są wymagane w przypadku organizacji partnerskich w krajach innych niż kraj organizacji składającej wniosek w przypadku projektów mobilności studentów i kadry instytucji szkolnictwa wyższego, projektów mobilności osób uczących się i kadry w ramach kształcenia i szkolenia zawodowego, projektów mobilności uczniów i kadry w ramach edukacji szkolnej i projektów mobilności kadry edukacji dorosłych. Organizacje będące członkami konsorcjów krajowych z dziedziny szkolnictwa wyższego, kształcenia i szkolenia zawodowego, edukacji szkolnej oraz edukacji dorosłych mają jednak obowiązek dostarczyć organizacji składającej wniosek wspomniane pełnomocnictwo.

Wzory umowy o udzielenie dotacji stosowanej w ramach programu Erasmus+ zostaną udostępnione w ciągu roku na stronach internetowych Komisji Europejskiej lub agencji narodowych Erasmus+ oraz w przypadku Agencji Wykonawczej za pośrednictwem portalu „Finansowanie i możliwości przetargowe”.

Kwota dofinansowania

Przyjęcie wniosku nie jest równoznaczne z przyznaniem dofinansowania w wysokości określonej przez wnioskodawcę. Wysokość wnioskowanego dofinansowania może zostać zmniejszona na podstawie szczegółowych przepisów finansowych mających zastosowanie do danej akcji.

Przyznanie dofinansowania w danej rundzie selekcyjnej nie stanowi uprawnienia do otrzymania dofinansowania w kolejnych rundach.

Należy zauważyć, że kwota dofinansowania przewidziana w umowie jest kwotą maksymalną, której nie można podwyższyć, nawet jeżeli beneficjent wystąpi z wnioskiem o przyznanie wyższej kwoty.

Środki przekazane przez Agencję Wykonawczą lub agencję narodową muszą być wyodrębnione na koncie lub subkoncie wskazanym przez beneficjenta na potrzeby wypłaty dofinansowania.

Procedury dokonywania płatności

W zależności od rodzaju akcji, okresu obowiązywania umowy o udzieleniu dotacji i oceny ryzyka finansowego projekty wspierane w ramach programu Erasmus+ podlegają różnym procedurom dokonywania płatności.

Z wyjątkiem pierwszej płatności zaliczkowej inne płatności lub zwroty płatności będą dokonywane na podstawie analizy sprawozdań lub wniosków o płatność przedstawionych przez beneficjenta (wzory tych dokumentów zostaną udostępnione w ciągu roku na stronach internetowych agencji narodowych lub na portalu „Finansowanie i możliwości przetargowe” w przypadku Agencji Wykonawczej).

Poniżej opisano procedury dokonywania płatności stosowane w ramach programu Erasmus+.

Płatność zaliczkowa

Płatność zaliczkowa zostanie przekazana beneficjentowi w terminie 30 dni od daty podpisania umowy o udzielenie dotacji przez ostatnią z dwóch stron („wejście w życie”) i, w stosownych przypadkach, otrzymania odpowiednich zabezpieczeń (zob. podrozdział „Zabezpieczenie finansowe” poniżej). Płatność zaliczkowa ma zapewnić beneficjentowi płynność. Agencje narodowe lub Agencja Wykonawcza mogą podjąć decyzję o podzieleniu pierwszej płatności zaliczkowej na więcej rat. Mogą one również podjąć decyzję o obniżeniu płatności zaliczkowej lub o niewypłaceniu żadnej płatności zaliczkowej, jeżeli zdolność finansowa beneficjenta zostanie uznana za słabą.

Kolejne płatności zaliczkowe

W ramach określonych Akcji druga – a w niektórych przypadkach trzecia – płatność zaliczkowa zostanie przekazana beneficjentowi w terminie 60 dni kalendarzowych od otrzymania przez agencję narodową lub Agencję Wykonawczą od beneficjenta kolejnych wniosków o płatność zaliczkową, wyłącznie jeżeli wnioskowi o kolejną płatność zaliczkową towarzyszy sprawozdanie dotyczące płatności zaliczkowych. Wniosek o kolejne płatności zaliczkowe może zostać złożony, gdy wykorzystano co najmniej 70% poprzedniej płatności zaliczkowej. Jeżeli z oświadczenia dotyczącego wykorzystania poprzedniej płatności zaliczkowej lub poprzednich płatności zaliczkowych wynika, że na pokrycie kosztów akcji wykorzystano mniej niż 70% poprzedniej płatności zaliczkowej lub poprzednich płatności zaliczkowych, kwotę nowej płatności zaliczkowej obniża się o niewykorzystane kwoty poprzedniej płatności zaliczkowej.

Raporty przejściowe lub raporty z postępów/raporty techniczne

W ramach niektórych Akcji beneficjenci zostaną poproszeni o przedstawienie raportu okresowego lub przejściowego załączonego do wniosku o płatność okresową.

W innych przypadkach beneficjenci mogą również zostać poproszeni o złożenie raportu z postępów informującego o stanie realizacji projektu. Raporty z postępów nie pociągają za sobą dalszej płatności. Raport przejściowy i raport z postępów należy złożyć w terminie wskazanym w umowie o udzielenie dotacji.

Płatność końcowa lub zwrot niewykorzystanej części dofinansowania

Wysokość kwoty płatności końcowej, która zostanie dokonana na rzecz beneficjenta, zostanie ustalona na podstawie raportu końcowego, który należy złożyć w terminie wskazanym w umowie o udzielenie dotacji. Jeżeli a) działania, w związku z którymi przyznano dofinansowanie, nie są prowadzone lub są prowadzone w inny sposób, niż planowano; lub b) koszty kwalifikowalne faktycznie poniesione przez beneficjenta są niższe od kosztów planowanych na etapie składania wniosku; lub c) jakość przeprowadzonych działań/osiągniętych rezultatów jest niewystarczająca, finansowanie może zostać proporcjonalnie obniżone lub w stosownych przypadkach beneficjent będzie musiał zwrócić wszelkie nadwyżki kwot, jakie już otrzymał w ramach płatności zaliczkowej.

W ramach niektórych akcji agencja narodowa lub Agencja Wykonawcza przekazuje 100% przyznanego dofinansowania w formie płatności zaliczkowych. W takich przypadkach płatność końcowa nie jest należna. Jeżeli jednak – na podstawie raportu końcowego, które beneficjent ma przedstawić w terminie wskazanym w umowie o udzielenie dotacji – a) działania, w związku z którymi przyznano dofinansowanie, nie są prowadzone lub są prowadzone w inny sposób niż planowano; lub b) koszty kwalifikowalne faktycznie poniesione przez beneficjenta są niższe od kosztów planowanych na etapie składania wniosku; lub c) jakość przeprowadzonych działań/osiągniętych rezultatów jest niewystarczająca, beneficjent będzie musiał zwrócić wszelkie nadwyżki kwot, jakie już otrzymał w ramach płatności zaliczkowej.

Płatności zaliczkowe (lub ich części) mogą zostać objęte potrąceniem (bez konieczności uzyskania zgody beneficjentów) względem kwot należnych organowi przyznającemu pomoc od beneficjenta, do wysokości kwoty należnej temu beneficjentowi.

Co do zasady płatność końcowa zostanie dokonana lub wniosek o zwrot niewykorzystanej części dofinansowania zostanie wystosowany w terminie 60 dni kalendarzowych od otrzymania raportu końcowego.

  • 1 Zob. przypis powyżej.