Umowa o udzielenie dotacji

Jeżeli projekt zostanie wybrany do otrzymania dotacji UE w ramach programu Erasmus+, podpisana zostaje umowa o udzielenie dotacji między agencją narodową lub Agencją Wykonawczą a wnioskodawcą. Wnioskodawca otrzyma umowę o udzielenie dotacji, którą należy podpisać i odesłać do agencji narodowej lub Agencji Wykonawczej; Agencja narodowa lub Agencja Wykonawcza podpisuje umowę jako ostatnia. Gdy obie strony podpiszą umowę, wnioskodawca staje się beneficjentem dotacji UE i może rozpocząć realizację projektu. 

Umowy o udzielenie dotacji mogą przybrać formę umów z jednym beneficjentem, w przypadku których wnioskodawca jest jedynym beneficjentem, lub umów z wieloma beneficjentami, w przypadku których wszystkie organizacje partnerskie danego konsorcjum stają się beneficjentami umowy. Umowę z wieloma beneficjentami podpisuje koordynator, który jest jedynym punktem kontaktowym dla agencji narodowej lub wykonawczej. Wszystkie pozostałe organizacje uczestniczące w projekcie (współbeneficjenci) podpisują jednak formularz o przystąpieniu w celu przeniesienia na koordynatora uprawnienia do działania jako koordynator. Każdy z partnerów powinien dostarczyć koordynatorowi formularz o przystąpieniu na etapie składania wniosku. W przypadku dostarczania tych formularzy o przystąpieniu na późniejszym etapie należy je udostępnić najpóźniej przed podpisaniem umowy o udzieleniu dotacji. 

Uwaga: formularze o przystąpieniu nie są wymagane w przypadku organizacji partnerskich w krajach innych niż kraj organizacji składającej wniosek w przypadku projektów mobilności studentów i kadry instytucji szkolnictwa wyższego, projektów mobilności osób uczących się i kadry w ramach kształcenia i szkolenia zawodowego, projektów mobilności uczniów i kadry w ramach edukacji szkolnej i projektów mobilności kadry kształcenia dorosłych. Organizacje będące członkami konsorcjów krajowych z dziedziny szkolnictwa wyższego, kształcenia i szkolenia zawodowego, edukacji szkolnej oraz kształcenia dorosłych mają jednak obowiązek dostarczyć organizacji składającej wniosek wspomniany formularz o przystąpieniu.

Kwota dofinansowania

Przyjęcie wniosku nie jest równoznaczne z przyznaniem dofinansowania w wysokości określonej przez wnioskodawcę. Wysokość wnioskowanego dofinansowania może zostać zmniejszona na podstawie szczegółowych przepisów finansowych mających zastosowanie do danej akcji.

Przyznanie dotacji w danej rundzie selekcyjnej nie stanowi uprawnienia do otrzymania dotacji w kolejnych rundach. Należy zauważyć, że kwota dotacji przewidziana w umowie jest kwotą maksymalną, której nie można podwyższyć, nawet jeżeli beneficjent wystąpi z wnioskiem o przyznanie wyższej kwoty. Jeżeli organem przyznającym dofinansowanie jest agencja narodowa, w przypadku akcji wykorzystujących model oparty na kosztach jednostkowych kwota dotacji przewidziana w umowie może zostać zwiększona o koszty nadzwyczajne. 

Środki przekazane przez Agencję Wykonawczą lub agencję narodową muszą być wyodrębnione na koncie lub subkoncie wskazanym przez beneficjenta na potrzeby wypłaty dofinansowania.

Procedury dokonywania płatności

W zależności od rodzaju akcji, okresu obowiązywania umowy o udzieleniu dotacji i oceny ryzyka finansowego projekty wspierane w ramach programu Erasmus+ podlegają różnym procedurom dokonywania płatności. 

Z wyjątkiem pierwszej płatności zaliczkowej inne płatności lub odzyskanie środków będą dokonywane na podstawie analizy sprawozdań lub wniosków o płatność przedstawionych przez beneficjenta (wzory tych dokumentów zostaną udostępnione w ciągu roku na stronach internetowych agencji narodowych lub w portalu „Funding & tender opportunities” w przypadku Agencji Wykonawczej). 

Poniżej opisano procedury dokonywania płatności stosowane w ramach programu Erasmus+. 

Płatność zaliczkowa

Płatność zaliczkowa zostanie przekazana beneficjentowi w terminie 30 dni od daty podpisania umowy o udzielenie dotacji przez ostatnią z dwóch stron („wejście w życie”) i, w stosownych przypadkach, z chwilą otrzymania odpowiednich zabezpieczeń (zob. sekcja „Zabezpieczenie finansowe” poniżej). Płatność zaliczkowa ma zapewnić beneficjentowi płynność. Agencje narodowe lub Agencja Wykonawcza mogą podjąć decyzję o podzieleniu pierwszej płatności zaliczkowej na więcej rat. Mogą one również podjąć decyzję o obniżeniu płatności zaliczkowej lub o niewypłaceniu żadnej płatności zaliczkowej, jeżeli zdolność finansowa beneficjenta zostanie uznana za słabą. 

Kolejne płatności zaliczkowe

W ramach określonych Akcji dalsze płatności zaliczkowe zostaną przekazane beneficjentowi w terminie 60 dni kalendarzowych od otrzymania przez agencję narodową lub Agencję Wykonawczą od beneficjenta kolejnych wniosków o płatność zaliczkową, wyłącznie jeżeli wnioskowi o kolejną płatność zaliczkową towarzyszy sprawozdanie dotyczące płatności zaliczkowych. Wniosek o kolejne płatności zaliczkowe może zostać złożony, gdy wykorzystano co najmniej 70% poprzedniej płatności zaliczkowej. Jeżeli z oświadczenia dotyczącego wykorzystania poprzedniej płatności zaliczkowej lub poprzednich płatności zaliczkowych wynika, że na pokrycie kosztów akcji wykorzystano mniej niż 70% poprzedniej płatności zaliczkowej lub poprzednich płatności zaliczkowych, kwotę nowej płatności zaliczkowej obniża się o niewykorzystane kwoty poprzedniej płatności zaliczkowej. 

Raporty przejściowe lub raporty z postępów/raporty techniczne

Beneficjenci mogą zostać poproszeni o przedstawienie raportu okresowego lub przejściowego załączonego do wniosku o płatność okresową. 

W innych przypadkach beneficjenci mogą również zostać poproszeni o złożenie raportu z postępów informującego o stanie realizacji projektu. Raporty z postępów nie pociągają za sobą dalszej płatności. Raport przejściowy i raport z postępów należy złożyć w terminie wskazanym w umowie o udzielenie dotacji.

Płatność salda końcowego lub odzyskanie niewykorzystanej części dofinansowania

Wysokość kwoty płatności salda końcowego, która zostanie dokonana na rzecz beneficjenta, zostanie ustalona na podstawie raportu końcowego, który należy złożyć w terminie wskazanym w umowie o udzielenie dotacji. Jeżeli a) działania, w związku z którymi przyznano dotację, nie są prowadzone lub są prowadzone w inny sposób, niż planowano; lub b) koszty kwalifikowalne faktycznie poniesione przez beneficjenta są niższe od kosztów planowanych na etapie składania wniosku; lub c) jakość przeprowadzonych działań/osiągniętych rezultatów jest niewystarczająca, finansowanie może zostać proporcjonalnie obniżone lub w stosownych przypadkach beneficjent będzie musiał zwrócić wszelkie nadwyżki kwot, jakie już otrzymał w ramach płatności zaliczkowej. 

W ramach niektórych akcji agencja narodowa lub Agencja Wykonawcza przekazuje 100% przyznanego dofinansowania w formie płatności zaliczkowych. W takich przypadkach płatność salda końcowego nie jest należna. Jeżeli jednak – na podstawie raportu końcowego, które beneficjent ma przedstawić w terminie wskazanym w umowie o udzielenie dotacji – a) działania, w związku z którymi przyznano dotację, nie są prowadzone lub są prowadzone w inny sposób niż planowano; lub b) koszty kwalifikowalne faktycznie poniesione przez beneficjenta są niższe od kosztów planowanych na etapie składania wniosku; lub c) jakość przeprowadzonych działań/osiągniętych rezultatów jest niewystarczająca, beneficjent będzie musiał zwrócić wszelkie nadwyżki kwot, jakie już otrzymał w ramach płatności zaliczkowej. 

Płatności zaliczkowe (lub ich części) mogą zostać objęte potrąceniem (bez konieczności uzyskania zgody beneficjentów) względem kwot należnych organowi przyznającemu pomoc od beneficjenta, do wysokości kwoty należnej temu beneficjentowi. 

Płatność salda końcowego zostanie dokonana w terminie 60 dni kalendarzowych od otrzymania sprawozdania końcowego.