Wszystkie wnioski otrzymane przez agencje narodowe lub przez Agencję Wykonawczą poddawane są procedurze oceny.

Procedura oceny

Wnioski na realizację projektów są oceniane przez agencję narodową lub Agencję Wykonawczą, która otrzymała wniosek, wyłącznie na podstawie kryteriów opisanych w niniejszym przewodniku. Ocena obejmuje:

• kontrolę w celu sprawdzenia, czy wniosek spełnia wymogi dopuszczalności;
• kontrolę w celu sprawdzenia, czy wnioskodawca i proponowane działania spełniają kryteria kwalifikowalności;
• kontrolę w celu sprawdzenia, czy wnioskodawca spełnia kryteria wykluczenia i wyboru (tj. zdolność operacyjna i finansowa);
• ocenę jakości w celu zbadania, w jakim stopniu wniosek spełnia kryteria przyznania dofinansowania. W większości przypadków taka ocena jakości przeprowadzana jest przy pomocy niezależnych ekspertów; w ocenie pomocne będą ekspertom wytyczne opracowane przez Komisję Europejską; w przypadku akcji zarządzanych przez agencje narodowe Erasmus+ wytyczne te zostaną udostępnione na stronach internetowych Komisji Europejskiej i na stronach internetowych agencji odpowiedzialnych za zarządzanie projektami w ramach programu Erasmus+ w każdym kraju;
• weryfikację, czy wniosek dotyczący projektu nie jest związany z ryzykiem podwójnego finansowania. W razie potrzeby taką weryfikację przeprowadza się we współpracy z innymi agencjami lub innymi zainteresowanymi stronami.

Agencja narodowa lub Agencja Wykonawcza wyznaczy komitet ewaluacyjny, aby zarządzał całym procesem wyboru. Na podstawie oceny przeprowadzonej przez komitet ewaluacyjny – w razie potrzeby przy wsparciu ekspertów – wybierze i ustali listę projektów proponowanych do przyznania dotacji.

W odniesieniu do wszystkich akcji objętych niniejszym przewodnikiem podczas procesu oceny wnioskodawcy mogą być proszeni o przedstawienie dodatkowych informacji lub o wyjaśnienia dotyczące dokumentów potwierdzających złożonych w związku z wnioskiem, pod warunkiem że takie informacje lub wyjaśnienia nie zmienią w znaczący sposób wniosku dotyczącego projektu. Prośba o dodatkowe informacje i wyjaśnienia jest uzasadniona zwłaszcza w przypadku oczywistych błędów pisarskich popełnionych przez wnioskodawcę lub w tych przypadkach, w których – w odniesieniu do projektów finansowanych w ramach umów z wieloma beneficjentami – brakuje jednego lub kilku pełnomocnictw (w odniesieniu do umów między wieloma beneficjentami zob. podrozdział „Umowa finansowa o udzieleniu dofinansowania” poniżej).

Ostateczna decyzja

Na koniec procedury oceny agencja narodowa lub Agencja Wykonawcza podejmuje decyzję o tym, na które projekty przyznane zostanie dofinansowanie, na podstawie:

• listy rankingowej zarekomendowanej przez komitet ewaluacyjny;
• budżetu dostępnego dla danej akcji (lub danego działania w ramach akcji).

Złożone wnioski i dokumenty uzupełniające nie są odsyłane do wnioskodawcy po zakończeniu procedury oceny, niezależnie od jej wyniku. Powiadomienie o decyzji w sprawie przyznania dofinansowania.

Powiadamianie o wynikach

Wszyscy wnioskodawcy zostaną poinformowani o wyniku oceny pismem informującym o wyniku oceny. Pismo to będzie zawierało dalsze instrukcje dotyczące kolejnych działań w procesie zmierzającym do podpisania umowy o udzielenie dotacji.

W przypadku akcji zarządzanych przez Agencję Wykonawczą:

Wnioskodawcy, których wnioski uzyskały zadowalającą ocenę, zostaną zaproszeni do etapu przygotowań do udzielenia dotacji; pozostali zostaną wpisani na listę rezerwową lub odrzuceni. Przygotowanie zaproszenia do dotacji nie stanowi formalnego zobowiązania do finansowania. Przed udzieleniem dotacji agencja wykonawcza będzie jeszcze musiała przeprowadzić różne kontrole prawne: zatwierdzenie podmiotu prawnego, zdolność finansowa, kontrola wykluczeń itp. W tym czasie od wnioskodawców wymagane będzie przedstawienie danych finansowych ich organizacji i wyznaczenie LEAR.

Jeżeli wnioskodawca uważa, że procedurę oceny przeprowadzono nieprawidłowo, może złożyć skargę (przestrzegając terminów i procedur określonych w piśmie powiadamiającym o wyniku oceny). Należy pamiętać, że powiadomienia, które nie zostały otwarte w ciągu 10 dni od wysłania, uznaje się za doręczone, a terminy będą liczone od otwarcia/dostępu (zob. również warunki korzystania z portalu „Funding & tender opportunities”: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/common/ftp/tc_en.pdf). Należy również pamiętać, że w przypadku skarg składanych drogą elektroniczną mogą występować ograniczenia dotyczące znaków.

Orientacyjny harmonogram powiadamiania o decyzji w sprawie przyznania dofinansowania i podpisania umowy o udzielenie dotacji:

W przypadku projektów w ramach akcji kluczowej 1 zarządzanych przez agencje narodowe Erasmus+ powiadomienie o decyzji w sprawie przyznania dofinansowania i podpisanie umowy o udzielenie dotacji nastąpią orientacyjnie 4 miesięcy po upływie terminu złożenia wniosku.

W przypadku projektów w ramach akcji kluczowej 2 zarządzanych przez agencje narodowe Erasmus+ powiadomienie o decyzji w sprawie przyznania dofinansowania i podpisanie umowy o udzielenie dotacji nastąpią orientacyjnie 5 miesięcy po upływie terminu złożenia wniosku.

W przypadku projektów w ramach akcji kluczowych 2 i 3 zarządzanych przez Agencję Wykonawczą powiadomienie o decyzji w sprawie przyznania dofinansowania nastąpi orientacyjnie 6 miesięcy po upływie terminu złożenia wniosku, a podpisanie umowy o udzielenie dotacji nastąpi orientacyjnie 9 miesięcy po upływie terminu złożenia wniosku.