Bidragsavtal

Om ett projekt är berättigat till EU-bidrag inom ramen för Erasmus+ ska ett bidragsavtal undertecknas mellan det nationella programkontoret eller Eacea och den sökande. Sökanden får bidragsavtalet, som ska undertecknas och återsändas till det nationella programkontoret eller Eacea. Det nationella programkontoret eller Eacea är den sista part som undertecknar avtalet. När avtalet har undertecknats av båda parter blir den sökande bidragsmottagare för ett EU-bidrag och kan sätta i gång projektet. 

Bidragsavtal kan utgöras av avtal med en enda bidragsmottagare, där den sökande är den enda bidragsmottagaren, eller avtal med flera bidragsmottagare, där samtliga partnerorganisationer i konsortiet blir bidragsmottagare enligt avtalet. Ett avtal med flera bidragsmottagare undertecknas av samordnaren, som är den enda kontaktpunkten för det nationella programkontoret eller Eacea. Alla övriga organisationer som deltar i ett projekt (s.k. medbidragsmottagare) ska dock underteckna ett anslutningsformulär som ger samordnaren ansvaret för att agera som samordnare. Anslutningsformulär från varje partner till samordnaren ska tillhandahållas under ansökningsfasen. Om dessa anslutningsformulär lämnas i ett senare skede måste de finnas tillgängliga senast vid tidpunkten för undertecknandet av bidragsavtalet. 

Anm.: 

Anslutningsformulär behövs inte för partnerorganisationer i andra länder än den sökande organisationens för mobilitetsprojekt för studenter och personal inom högre utbildning, mobilitetsprojekt för studerande och personal inom yrkesutbildning, mobilitetsprojekt för elever och skolpersonal och mobilitetsprojekt för personal inom vuxenutbildning. Emellertid måste medlemsorganisationer i nationella konsortier inom högre utbildning samt yrkes-, skol- och vuxenutbildning tillhandahålla ett anslutningsformulär till den sökande organisationen.

Bidragsbelopp

Det faktum att en ansökan mottas medför inte någon förpliktelse att bevilja ett stöd motsvarande det belopp som den sökande har begärt. Den begärda finansieringen får minskas på grundval av de särskilda finansiella regler som gäller för en viss insats.

Tilldelningen av ett bidrag vid en viss urvalsomgång medför inga rättigheter inför efterföljande omgångar. Det bör påpekas att det bidragsbelopp som anges i avtalet är ett högsta belopp som inte går att höja, ens om bidragsmottagaren ansöker om ett högre belopp. Om det nationella programkontoret är den beviljande myndigheten kan det bidragsbelopp som anges i avtalet ökas med extraordinära kostnader för insatser som bygger på en enhetskostnadsmodell. 

Medel som betalas ut av Eacea eller det nationella programkontoret måste gå att identifiera på det konto eller delkonto som bidragsmottagaren angett för utbetalning av bidraget.

Betalningsförfaranden

Beroende på typen av insats, varaktigheten för bidragsavtalet och bedömningen av ekonomisk risk omfattas projekt som får stöd från Erasmus+ av olika betalningsförfaranden. 

Med undantag för den första utbetalningen av förfinansieringen kommer övriga utbetalningar eller återkrav att göras på grundval av granskningen av rapporter eller ansökningar om utbetalning från bidragsmottagaren (mallarna för dessa dokument kommer att läggas ut på de nationella programkontorens webbplatser eller på EU-portalen för finansiering och anbud – Funding and Tender Opportunities Portal – när det gäller Eacea). 

De betalningsförfaranden som tillämpas inom Erasmus+ beskrivs nedan. 

Utbetalning av förfinansiering

En utbetalning av förfinansiering kommer att göras till bidragsmottagaren inom 30 dagar efter den dag då den sista av de båda parterna undertecknar bidragsavtalet (”ikraftträdande”) och, när det är aktuellt, eventuella lämpliga finansiella säkerheter har tagits emot (se avsnittet ”Finansiell säkerhet” nedan). Förhandsfinansieringen är avsedd att förse bidragsmottagaren med likvida medel. De nationella programkontoren eller Eacea får besluta att dela upp den första utbetalningen av förfinansieringen i flera utbetalningar. De får också besluta att minska förfinansieringen eller att inte göra någon utbetalning av förfinansiering över huvud taget om bidragsmottagarens finansiella kapacitet anses vara svag 

Förfinansiering i flera delutbetalningar

Inom vissa insatser ska ytterligare utbetalningar av förfinansiering göras till bidragsmottagaren inom 60 kalenderdagar efter det att det nationella programkontoret eller Eacea har tagit emot bidragsmottagarens ansökan om ytterligare utbetalning av förfinansiering, endast om ansökan om ytterligare utbetalning av förfinansiering åtföljs av en delrapport. Minst 70 % av den tidigare utbetalda förfinansieringen måste ha utnyttjats innan en ansökan om utbetalning av ytterligare förfinansiering får göras. När rapporten om användningen av den eller de tidigare utbetalningarna av förfinansiering visar att mindre än 70 % av den eller de tidigare utbetalningarna av förfinansiering har använts för att täcka kostnaderna för insatsen ska beloppet för den nya utbetalningen av förfinansiering minskas med outnyttjade belopp från tidigare förfinansiering. 

Delrapporter eller lägesrapporter/tekniska rapporter

Bidragsmottagarna kan uppmanas att lämna in en periodisk rapport eller en delrapport tillsammans med ansökan om en mellanliggande utbetalning. 

I andra fall kan bidragsmottagarna även uppmanas att lämna in en lägesrapport för att informera om projektets genomförande. Lägesrapporter medför med automatik ingen ytterligare utbetalning. Delrapporten och lägesrapporten måste lämnas in inom den tidsfrist som anges i bidragsavtalet.

Slutbetalning eller återkrav av resterande belopp

Storleken på den slutbetalning som ska göras till bidragsmottagaren ska fastställas på grundval av en slutrapport som ska lämnas in inom den tidsperiod som anges i bidragsavtalet. Om a) de händelser som skulle berättiga till bidraget inte äger rum eller äger rum på ett annat sätt än som planerats, eller b) de faktiska bidragsberättigande kostnaderna för bidragsmottagaren är lägre än dem som planerades vid ansökningsfasen, eller c) den genomförda verksamheten eller resultaten inte håller tillräckligt hög kvalitet, får finansieringen minskas i motsvarande grad eller, när det är aktuellt, ska bidragsmottagaren bli skyldig att betala tillbaka eventuella överskjutande belopp som redan har tagits emot i form av förfinansiering. 

Inom vissa insatser betalar det nationella programkontoret eller Eacea ut 100 % av det beviljade bidraget genom delbetalningar av förfinansiering. I sådana fall ska det inte göras någon utbetalning av resterande belopp. Om det emellertid – på grundval av en slutrapport som ska lämnas in av bidragsmottagaren inom den tidsperiod som anges i bidragsavtalet – konstateras att a) de händelser som skulle berättiga till bidraget inte har ägt rum eller ägt rum på ett annat sätt än som planerats, eller b) de faktiska bidragsberättigande kostnaderna för bidragsmottagaren har blivit lägre än de som planerades vid ansökningsfasen, eller c) den genomförda verksamheten eller resultaten inte håller tillräckligt hög kvalitet, är bidragsmottagaren skyldig att betala tillbaka eventuella överskjutande belopp som redan har tagits emot i form av förfinansiering. 

Förfinansiering (eller delar därav) kan avräknas (utan bidragsmottagarens samtycke) mot belopp som en bidragsmottagare är skyldig den beviljande myndigheten, upp till det belopp som ska utbetalas till bidragsmottagaren. 

Slutbetalningen kommer att göras inom 60 kalenderdagar efter mottagandet av slutrapporten.