Convention de subvention

Si le projet est sélectionné pour recevoir une subvention européenne au titre du programme Erasmus+:

• une convention de subvention est signée entre l’agence nationale ou l’Agence exécutive et le candidat. Le candidat reçoit la convention de subvention, qu’il doit signer et renvoyer à l’agence nationale ou l’Agence exécutive, qui est la dernière partie à signer. Une fois la convention signée par les deux parties, le candidat devient le bénéficiaire d’une subvention européenne et peut démarrer le projet¹ .

Les conventions de subvention peuvent prendre la forme de conventions monobénéficiaires (le candidat est l’unique bénéficiaire) ou multibénéficiaires (toutes les organisations partenaires du consortium deviennent bénéficiaires de la convention). La convention multibénéficiaire est signée par le coordinateur, point de contact unique pour l’agence nationale ou l’Agence exécutive. Cependant, toutes les autres organisations participant à un projet (cobénéficiaires) signent un formulaire d’adhésion conférant au coordinateur le pouvoir d’agir en tant que principal bénéficiaire. En règle générale, les formulaires d’adhésion donnés par chaque partenaire au coordinateur doivent être fournis au stade de la candidature. S’ils sont fournis ultérieurement, ils doivent être disponibles au plus tard à la date de signature de la convention de subvention.

Remarque: les formulaires d’adhésion sont facultatifs pour les organisations partenaires établies dans des pays autres que le pays de l’organisation candidate dans le cas des projets de mobilité ciblant les étudiants et le personnel de l’enseignement supérieur, les apprenants et le personnel de l’EFP, les écoliers et le personnel de l’enseignement scolaire et le personnel de l’éducation des adultes. Néanmoins, les organisations membres des consortiums nationaux dans les domaines de l’enseignement supérieur, de l’EFP, de l’enseignement scolaire et de l’éducation des adultes sont tenues de fournir un formulaire d’adhésion à l’organisation candidate.

Montant de la subvention

L’acceptation d’une candidature ne constitue pas un engagement à octroyer un financement égal au montant demandé par le candidat. Le financement demandé peut être réduit sur la base des règles financières spécifiques applicables à une action donnée.

L’octroi d’une subvention pour un cycle de sélection donné ne confère aucun droit pour les cycles ultérieurs. Il convient de noter que le montant de la subvention prévu par la convention est un plafond qui ne peut pas être augmenté, et ce même si le bénéficiaire demande un montant supérieur.

Les fonds transférés par l’Agence exécutive ou l’agence nationale doivent être identifiés dans le compte ou le sous-compte indiqué par le bénéficiaire pour le paiement de la subvention.

Modalités de paiement

Selon le type d’action, la durée de la convention de subvention et l’évaluation du risque financier, les projets soutenus au titre du programme Erasmus+ font l’objet de procédures de paiement différentes.

À l’exception du premier préfinancement, les autres paiements ou recouvrements seront effectués sur la base de l’analyse des rapports ou des demandes de paiement soumises par le bénéficiaire (les modèles de ces documents seront mis à disposition dans le courant de l’année sur les sites web des agences nationales ou, pour l’Agence exécutive, sur le portail des financements et des appels d’offres).

Les procédures de paiement appliquées dans le cadre du programme Erasmus+ sont décrites ci-dessous.

Préfinancement

Un préfinancement sera versé au bénéficiaire dans les 30 jours suivant la date de signature de la convention de subvention par la dernière des deux parties («entrée en vigueur») et, le cas échéant, lors de la réception des garanties financières pertinentes (voir la section «Garantie financière» ci-dessous). Le préfinancement est destiné à fournir un fond de trésorerie au bénéficiaire. Les agences nationales ou l’Agence exécutive peuvent décider de fractionner le premier préfinancement en plusieurs tranches. Elles peuvent également décider de réduire le préfinancement ou de ne pas en octroyer du tout si la capacité financière du bénéficiaire est jugée trop faible.

Préfinancements supplémentaires

Dans le cadre de certaines actions, des préfinancements supplémentaires seront versés au bénéficiaire dans les 60 jours calendrier suivant la date de réception, par l’agence nationale ou l’Agence exécutive, des demandes de préfinancement supplémentaire introduites par le bénéficiaire seulement si la demande de préfinancement supplémentaire est accompagnée d’un rapport sur le préfinancement. Ces préfinancements supplémentaires peuvent être demandés après utilisation d’au moins 70 % du préfinancement précédent. Lorsque la déclaration concernant l’utilisation du ou des préfinancements précédents montre que moins de 70 % de ceux-ci ont été utilisés pour couvrir les coûts de l’action, le montant du nouveau préfinancement à verser sera réduit des montants inutilisés du préfinancement précédent.

Rapports intermédiaires ou techniques/de suivi

Les bénéficiaires peuvent être invités à soumettre un rapport périodique ou intermédiaire accompagnant la demande d’un paiement intermédiaire.

Dans d’autres cas, les bénéficiaires peuvent également être invités à soumettre un rapport de suivi informant de l’état de mise en œuvre du projet. Les rapports de suivi n’entraînent pas le versement d’un paiement supplémentaire. Les rapports intermédiaires et de suivi doivent être soumis au plus tard à la date fixée dans la convention de subvention.

Paiement final ou récupération du solde

Le montant du paiement final au bénéficiaire sera déterminé sur la base d’un rapport final qui devra être soumis au plus tard à la date fixée dans la convention de subvention. Si a) les événements générant la subvention ne sont pas mis en œuvre ou sont mis en œuvre d’une manière différente de celle prévue; ou b) les coûts éligibles réellement exposés par le bénéficiaire sont inférieurs à ceux prévus au stade de la candidature; ou c) la qualité des activités réalisées/des résultats est insuffisante, le financement pourra être réduit en proportion ou, le cas échéant, le bénéficiaire sera tenu de rembourser les montants excédentaires déjà reçus à titre de préfinancement.

Pour certaines actions, l’agence nationale ou l’Agence exécutive transfère l’intégralité de la subvention octroyée dans le cadre des préfinancements. Dans ce cas, aucun paiement du solde n’est dû. Cependant, si – sur la base d’un rapport final à soumettre par le bénéficiaire dans le délai indiqué dans la convention de subvention – a) les événements générant la subvention ne sont pas mis en œuvre ou sont mis en œuvre d’une manière différente de celle prévue; ou b) les coûts éligibles réellement exposés par le bénéficiaire sont inférieurs à ceux prévus au stade de la candidature; ou c) la qualité des activités réalisées/des résultats est insuffisante, le bénéficiaire sera tenu de rembourser les montants excédentaires déjà reçus à titre de préfinancement.

Les préfinancements versés (ou une partie de ceux-ci) peuvent être déduits (sans le consentement des bénéficiaires) des montants dus par un bénéficiaire à l’autorité chargée de l’octroi, à concurrence du montant dû à ce bénéficiaire.

En règle générale, le paiement final ou la demande de recouvrement du solde sera transmis dans les 60 jours calendrier suivant la réception du rapport final.

Footnote

1. Voir note de bas de page ci-dessus. ↩ back