Capaciteitsopbouwprojecten zijn internationale samenwerkingsprojecten die berusten op multilaterale partnerschappen tussen organisaties die actief zijn op het gebied van jeugdzaken in programmalanden en niet met het programma geassocieerde derde landen. Zij zijn erop gericht de internationale samenwerking en beleidsdialoog op het gebied van jeugdzaken en niet-formeel leren te ondersteunen, als motor van duurzame socio-economische ontwikkeling en welbevinden van jongerenorganisaties en jongeren.

Doelstellingen van de actie

De actie zal erop gericht zijn:

• de capaciteit van organisaties die buiten formele leeractiviteiten met jongeren werken te vergroten;
• niet-formele leeractiviteiten in niet met het programma geassocieerde derde landen te bevorderen, in het bijzonder voor kansarme jongeren, teneinde het competentieniveau te verbeteren en tegelijkertijd de actieve participatie van jongeren in de samenleving te waarborgen;
• de ontwikkeling van jeugdwerk in niet met het programma geassocieerde derde landen te ondersteunen en de kwaliteit en erkenning ervan te verbeteren;
• de ontwikkeling, het testen en het opzetten van regelingen en programma’s voor niet-formele leermobiliteit in niet met het programma geassocieerde derde landen te stimuleren;
• bij te dragen tot de uitvoering van de EU-strategie voor jongeren (2019-2027), met inbegrip van de elf Europese jeugddoelstellingen en het actieplan voor jongeren in het externe optreden van de EU;
• samenwerking tussen verschillende regio’s in de wereld te stimuleren via gezamenlijke initiatieven;
• synergieën en complementariteit met formele onderwijsstelsels en/of de arbeidsmarkt te verbeteren.

Themagebieden/specifieke doelstellingen

Voorstellen moeten gericht zijn op een of meer van de volgende themagebieden:

• deelname aan het politieke leven, maatschappelijke betrokkenheid en dialoog met beleidsmakers;
• integratie van kansarme jongeren;
• democratie, rechtsstaat en waarden;
• het versterken van de positie/betrokkenheid/inzetbaarheid van jongeren;
• vrede en verzoening na conflicten;
• milieu en klimaat;
• bestrijding van discriminatie, en gendergelijkheid;
• digitale en ondernemersvaardigheden.

Activiteiten

De voorgestelde activiteiten moeten rechtstreeks verband houden met de algemene en specifieke doelstellingen van de actie: zij moeten aansluiten bij een of meer van bovengenoemde themagebieden en moeten nader worden toegelicht in een projectbeschrijving die de gehele uitvoeringsperiode bestrijkt. Tot slot moeten projectactiviteiten in de context van deze internationale wereldwijde actie gericht zijn op het opbouwen en versterken van de capaciteit van jeugdorganisaties en jongeren, vooral in de niet met het programma geassocieerde derde landen waarop de actie betrekking heeft.

Gefinancierde projecten zullen een breed scala aan samenwerkings-, uitwisselings-, communicatie- en andere activiteiten kunnen omvatten die:

• bijdragen aan het aanmoedigen van beleidsdialoog, samenwerking, netwerkvorming en uitwisseling van praktijken;
• de strategische samenwerking bevorderen tussen jeugdorganisaties enerzijds en overheidsinstanties anderzijds, in het bijzonder in de in aanmerking komende, niet met het programma geassocieerde derde landen;
• de samenwerking bevorderen tussen jeugdorganisaties en organisaties die actief zijn op het gebied van onderwijs en opleiding, alsook met organisaties van de arbeidsmarkt;
• de capaciteiten verhogen van jeugdraden, jeugdplatforms en lokale, regionale en nationale autoriteiten die jeugdzaken behandelen, in het bijzonder in de in aanmerking komende, niet met het programma geassocieerde derde landen;
• het beheer, het bestuur, de innovatiecapaciteit, het leiderschap en de internationalisering van jeugdorganisaties verbeteren, in het bijzonder in de in aanmerking komende, niet met het programma geassocieerde derde landen;
• de ontwikkeling van voorlichtings- en bewustmakingscampagnes en de ontwikkeling van informatie- en communicatiemiddelen en media ondersteunen;
• helpen bij de ontwikkeling van methoden, instrumenten en materialen voor jeugdwerk alsook initiatieven voor cocreatie en gezamenlijk ontwerp van projecten aanmoedigen om participatieve projectcreatie mogelijk te maken;
• nieuwe vormen tot stand brengen voor het verrichten van jeugdwerk en het verstrekken van opleidingen en ondersteuning; niet-formele leermobiliteit vergemakkelijken.

Voorbeelden van activiteiten zijn:

• de ontwikkeling van tools en methoden voor de sociale en beroepsontwikkeling van jeugdwerkers en opleiders;
• de ontwikkeling van niet-formele leermethoden, vooral methoden die de verwerving/verbetering van competenties bevorderen, met inbegrip van mediageletterdheid;
• de ontwikkeling van nieuwe vormen van praktische opleiding en simulatie van reële levenssituaties in de samenleving;
• de ontwikkeling van nieuwe vormen van jeugdwerk, met name het strategische gebruik van open en flexibel leren, virtuele mobiliteit, open leermiddelen en een betere benutting van ICT-mogelijkheden;
• de organisatie van evenementen/seminars/workshops/uitwisseling van goede praktijken met het oog op samenwerking, netwerkvorming, bewustmaking en peer learning;
• de organisatie van mobiliteitsactiviteiten voor jongeren en/of jeugdwerkers om door het partnerschap ontwikkelde tools en methoden te testen. Er zij op gewezen dat mobiliteitsactiviteiten ondergeschikt moeten zijn aan de hoofddoelstellingen van de actie en noodzakelijk moeten zijn voor de verwezenlijking van die doelstellingen en die verwezenlijking moeten ondersteunen.

Een project opzetten

Een project voor capaciteitsopbouw op het gebied van jeugdzaken bestaat uit vier fasen, die al van start gaan voordat het projectvoorstel wordt geselecteerd voor financiering1 , bv. 1) vaststelling en opstart van het project; 2) voorbereiding, opzet en planning van het project; 3) uitvoering van het project en monitoring van de activiteiten, en 4) evaluatie van het project en effectbeoordeling.

Deelnemende organisaties en deelnemers die betrokken zijn bij de activiteiten, moeten een actieve rol spelen in al deze fasen om zo hun leerervaring te verbeteren.

• Vaststelling en opstart: problemen, behoeften of kansen vaststellen die in het kader van de oproep kunnen worden aangepakt met het projectidee; de kernactiviteiten en de belangrijkste resultaten bepalen die van het project kunnen worden verwacht; de relevante belanghebbende partijen en potentiële partners in kaart brengen; de doelstelling(en) van het project formuleren; ervoor zorgen dat het project is afgestemd op de strategische doelstellingen van de deelnemende organisaties; een eerste planning maken om ervoor te zorgen dat het project goed van start kan gaan en de nodige informatie vergaren om door te kunnen gaan naar de volgende fase enz.;
• Voorbereiding, ontwerp en planning: de reikwijdte van het project en de gepaste benadering specificeren; duidelijk de voorgestelde methodologie omschrijven, waarbij de consistentie tussen de projectdoelstellingen en activiteiten wordt gewaarborgd; een planning vaststellen voor de taken die erbij komen kijken; de nodige middelen ramen en de details van het project uitwerken, bv. behoefteanalyse; robuuste doelstellingen en effectindicatoren vaststellen (specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden); project- en leerresultaten vaststellen; het werkprogramma, de activiteitsvormen, de verwachte gevolgen, de geraamde totale begroting ontwikkelen; een projectuitvoeringsplan en een robuust, realistisch communicatieplan voorbereiden, met inbegrip van strategische aspecten met betrekking tot het projectbestuur, de monitoring, de kwaliteitsborging, de verslaglegging en de verspreiding van resultaten; praktische regelingen vaststellen en de doelgroep(en) van de beoogde activiteiten bevestigen; regelingen treffen met partners en het voorstel schrijven enz.;
• Uitvoering en monitoring van activiteiten: het project uitvoeren overeenkomstig de plannen en voldoen aan de vereisten voor verslaglegging en communicatie; de lopende activiteiten monitoren en de prestaties van het project afzetten tegen de projectplannen; corrigerende maatregelen identificeren en toepassen om afwijkingen van de plannen aan te pakken en problemen en risico’s te ondervangen; nagaan waar een gebrek aan overeenstemming bestaat met de vastgestelde kwaliteitsnormen en corrigerende maatregelen treffen enz.;
• Evaluatie en effectbeoordeling: de prestaties van het project afzetten tegen de doelstellingen en uitvoeringsplannen ervan; de activiteiten en de effecten ervan op verschillende niveaus evalueren, de projectresultaten delen en gebruiken enz.

Horizontale aspecten die in aanmerking moeten worden genomen bij het opzetten van uw project:

Naast het naleven van de vormcriteria en het opzetten van een duurzame samenwerkingsregeling met alle projectpartners kunnen de volgende elementen bijdragen aan het vergroten van het effect en aan de kwaliteitsvolle uitvoering van projecten voor capaciteitsopbouw gedurende de verschillende projectfasen. De aanvragers worden ertoe aangemoedigd bij het opzetten van hun project rekening te houden met deze mogelijkheden en dimensies.

Milieuduurzaamheid

Projecten moeten op een milieuvriendelijke manier zijn opgezet en moeten groene praktijken omvatten in al hun facetten. Organisaties en deelnemers moeten een milieuvriendelijke aanpak hanteren bij de opzet van het project, die alle betrokkenen ertoe zal aanmoedigen om milieukwesties te bespreken en er meer over te leren, en zo na te denken over wat er op de verschillende niveaus kan worden gedaan, en organisaties en deelnemers zal helpen om alternatieve, groenere manieren te bedenken om de projectactiviteiten uit te voeren.

Inclusie en diversiteit

Het Erasmus+-programma is bedoeld om gelijke kansen en toegang, inclusie en billijkheid te bevorderen in al zijn acties. Om deze beginselen in de praktijk te brengen, is een strategie inzake inclusie en diversiteit opgezet om deelnemers met meer diverse achtergronden beter te bereiken, in het bijzonder kansarme deelnemers die met belemmeringen kampen bij de deelname aan Europese projecten. Organisaties moeten toegankelijke, inclusieve projectactiviteiten ontwerpen, waarbij zij rekening moeten houden met de standpunten van kansarme deelnemers, die gedurende het hele proces bij de besluitvorming moeten worden betrokken.

Digitale dimensie

Virtuele samenwerking en experimenteren met leermogelijkheden voor virtueel en gecombineerd afstands- en contactonderwijs zijn van essentieel belang voor geslaagde projecten. Het wordt met name sterk aangemoedigd bij de projecten de Europese Jongerensite en het platform van de EU-strategie voor jongeren te gebruiken om samen te werken voor, tijdens en na de projectactiviteiten.

Gemeenschappelijke waarden, burgerzin en burgerparticipatie

De projecten ondersteunen actief burgerschap en ethiek, en bevorderen eveneens de ontwikkeling van sociale en interculturele competenties, kritisch denken en mediageletterdheid. De nadruk zal voorts liggen op bewustmaking en op het begrijpen van de context van de Europese Unie in de wereld.

Aan welke criteria moet zijn voldaan om een project voor Capaciteitsopbouw op het gebied van jeugdzaken aan te vragen?

Subsidiabiliteitscriteria

Om in aanmerking te komen voor een Erasmus-subsidie, moeten projectvoorstellen voor capaciteitsopbouw op het gebied van jeugdzaken aan de volgende criteria voldoen:

Wie kan een aanvraag indienen?

De aanvragers (coördinator en volwaardige partners) moeten juridische entiteiten zijn:

• ngo’s (met inbegrip van Europese jeugd-ngo’s en nationale jeugdraden) die actief zijn op het gebied van jeugdzaken;
• overheidsinstanties op lokaal, regionaal of nationaal niveau.                                                                                            

Zij moeten gevestigd zijn in een EU-lidstaat of een met het programma geassocieerd derde land, of organisaties zijn in niet met het programma geassocieerde derde landen uit de regio’s 1 en 3 (zie deel A van deze programmagids onder “Begunstigde landen”).

Ook kleine, middelgrote of grote ondernemingen uit de publieke of particuliere sector (met inbegrip van sociale ondernemingen) kunnen deelnemen, maar niet als coördinator.

Er moeten voorstellen worden ingediend door een consortium van ten minste vier aanvragers (coördinator en volwaardige partners), dat aan de volgende voorwaarden voldoet:                                

• het omvat ten minste één EU-lidstaat of een met het programma geassocieerd derde land;
• het omvat ten minste twee in aanmerking komende, niet met het programma geassocieerde derde landen.          

Gelieerde entiteiten tellen niet mee voor de minimale subsidiabiliteitscriteria met betrekking tot de samenstelling van het consortium.  

Locatie van de activiteiten

De activiteiten moeten plaatsvinden in de landen van de aanvragende organisaties (coördinator en volwaardige partners).

In naar behoren gemotiveerde gevallen kunnen de activiteiten ook plaatsvinden in andere landen die voor deze actie in aanmerking komen.

Duur van het project

Projecten moeten normaal gezien 12, 24 of 36 maanden duren (verlengingen zijn mogelijk indien deze naar behoren en via een wijziging worden gemotiveerd).

Waar aanvragen?

Bij het Europees Uitvoerend Agentschap onderwijs en cultuur (EACEA).

Oproep-ID: ERASMUS-YOUTH-2023-CB

Wanneer aanvragen?

Aanvragers moeten hun subsidieaanvragen uiterlijk op 8 maart om 17:00:00 uur (Belgische tijd) indienen.

Aanvragende organisaties worden getoetst aan de relevante uitsluitings- en selectiecriteria. Zie deel C van deze gids voor meer informatie.

Verwachte gevolgen

De gesubsidieerde projecten moeten hun verwachte effect aantonen door:

• bij te dragen aan de prioriteiten “betrekken — verbinden — sterker maken” van de EU-strategie voor jongeren 2019-2027;
• voort te bouwen op de resultaten van de Europese jongerendoelstellingen, de jongerendialoog en andere jeugdprojecten;
• de betrokkenheid van jongeren bij het democratische bestel te verbeteren in termen van actief burgerschap en contact met besluitvormers (empowerment, nieuwe vaardigheden, betrokkenheid van jongeren bij het opzetten van projecten enz.), in het bijzonder in de in aanmerking komende, niet met het programma geassocieerde derde landen;
• de ondernemers- en innovatiecapaciteiten van jongeren in in aanmerking komende, niet met het programma geassocieerde derde landen te verbeteren;
• de capaciteit van de jeugdsector om transnationaal te werken te verbeteren, met aandacht voor inclusiviteit, solidariteit en duurzaamheid;
• transnationaal leren en samenwerken tussen jongeren en beleidsmakers te promoten en ertoe bij te dragen, in het bijzonder in de in aanmerking komende, niet met het programma geassocieerde derde landen;
• bestaande praktijken en outreach op grotere schaal toe te passen buiten het partnerschap, onder meer door goed gebruik te maken van digitale middelen om in alle omstandigheden verbonden te blijven, ook op grote afstand en in situaties van afzondering of isolatie;
• de resultaten te koppelen aan plaatselijke gemeenschappen, arbeidskansen te scheppen en innovatieve ideeën te voeden die op grotere schaal zouden kunnen worden overgenomen in andere contexten in niet met het programma geassocieerde derde landen;
• blijk te geven van inclusie en toegankelijkheid voor kansarme doelgroepen en individuen in niet met het programma geassocieerde derde landen;
• nieuwe tools en niet-formele leermethoden, vooral methoden die de verwerving/verbetering van competenties bevorderen, met inbegrip van mediageletterdheid en innovatieve praktijken, in het bijzonder in de in aanmerking komende, niet met het programma geassocieerde derde landen;
• hun resultaten op een effectieve en aantrekkelijke manier te verspreiden onder jongeren die betrokken zijn bij jeugdorganisaties.

Toekenningscriteria

Relevantie van het project (maximaal 30 punten)

• Relevantie van het voorstel ten aanzien van de doelstellingen van de actie.
• De mate waarin:  
  • de doelstellingen duidelijk worden afgebakend en realistisch van opzet zijn, en kwesties aanpakken die van belang zijn voor de deelnemende organisaties en doelgroepen;
  • het voorstel gericht is op innovatie en/of een aanvulling vormt op andere initiatieven die de deelnemende organisaties eerder hebben uitgevoerd;
  • de activiteiten voor capaciteitsopbouw duidelijk omschreven zijn en tot doel hebben de capaciteiten van de deelnemende organisaties te versterken;
  • kansarme jongeren bij het project betrokken zijn.

Kwaliteit van projectontwerp en -uitvoering (maximaal 30 punten)

• De duidelijkheid, volledigheid en kwaliteit van het werkprogramma, met inbegrip van geschikte fasen ter voorbereiding, uitvoering, controle, evaluatie en verspreiding.
• De geschiktheid en kwaliteit van de voorgestelde methode om de vastgestelde behoeften aan te pakken;
• De consistentie tussen de projectdoelstellingen en de voorgestelde activiteiten;
• De kwaliteit en doeltreffendheid van het werkplan, waaronder de mate waarin de aan de werkpakketten toegewezen middelen overeenstemmen met de doelstellingen en beoogde resultaten van de werkpakketten;
• De kwaliteit van de voorgestelde methoden van niet-formeel leren;
• De kwaliteit van regelingen met het oog op de erkenning en validering van leerresultaten van de deelnemers, alsook het consistente gebruik van de Europese instrumenten voor transparantie en erkenning;
• Het bestaan en de relevantie van kwaliteitscontrolemaatregelen die ten doel hebben te waarborgen dat het project op kwalitatief hoogstaande wijze, op tijd en binnen het budget wordt voltooid.
• De mate waarin het project economisch verantwoord (kosteneffectief) is en geschikte middelen toewijst aan elke activiteit.
• De geschiktheid van maatregelen om deelnemers te selecteren voor en/of te betrekken bij mobiliteitsactiviteiten, indien van toepassing (zie deel A van deze gids onder “Bescherming, gezondheid en veiligheid van deelnemers” en andere vereisten en aanbevelingen die van toepassing zijn op KA1-mobiliteitsprojecten).

Kwaliteit van het partnerschap en de samenwerkingsregelingen (maximaal 20 punten)

• De mate waarin:  
  • het project op passende wijze is samengesteld uit complementaire deelnemende organisaties die over het vereiste profiel, de nodige ervaring en deskundigheid beschikken om het project in elk opzicht met succes te voltooien;
  • de verdeling van verantwoordelijkheden en taken een afspiegeling is van de inzet en actieve bijdrage van alle deelnemende organisaties.
• Het bestaan van doeltreffende mechanismen voor coördinatie en communicatie, niet alleen tussen de deelnemende organisaties, maar ook met andere relevante belanghebbenden.

Gevolgen (maximaal 20 punten)

• De kwaliteit van maatregelen om de projectresultaten te evalueren.
• De potentiële effecten van het project:  
  • op deelnemers en deelnemende organisaties tijdens en na afloop van het project;
  • buiten de organisaties en personen die rechtstreeks deelnemen aan het project, op lokaal, regionaal, nationaal en/of internationaal niveau.
• De kwaliteit van het verspreidingsplan: de geschiktheid en kwaliteit van maatregelen met het oog op de verspreiding van de projectresultaten binnen de deelnemende organisaties en daarbuiten.
• Voor zover van toepassing, beschrijft het voorstel hoe geproduceerde documenten, materiaal en media vrij toegankelijk worden gemaakt en gepromoot onder open licenties, en legt het geen onevenredige beperkingen op;
• De kwaliteit van de plannen om het project duurzaam te maken: de mate waarin het project effecten en resultaten kan blijven opleveren nadat de EU-subsidie is opgebruikt.

De voorstellen moeten een minimumscore van 60 punten behalen om voor financiële steun in aanmerking te komen. Bovendien moeten de voorstellen een score behalen van minstens de helft van het maximumaantal punten in elke categorie van de hierboven vermelde toekenningscriteria (dat wil zeggen ten minste 15 punten voor de categorieën “Relevantie van het project” en “Kwaliteit van projectontwerp en -uitvoering”; 10 punten voor de categorieën “Kwaliteit van het partnerschap en de samenwerkingsregelingen” en “Gevolgen”).

Bij een ex aequo wordt voorrang gegeven aan de projecten met de hoogste scores voor het criterium “Relevantie van het project” en vervolgens voor “Gevolgen”.

Als algemene regel en binnen de grenzen van de bestaande nationale en Europese rechtskaders geldt dat resultaten beschikbaar moeten worden gesteld als open leermiddelen alsook op relevante platforms van beroepsverenigingen, sectorverenigingen of bevoegde autoriteiten. Het voorstel beschrijft hoe geproduceerde gegevens, materiaal, documenten en audiovisuele en sociale media-activiteiten vrij toegankelijk worden gemaakt en gepromoot onder open licenties zonder dat er onevenredige beperkingen worden opgelegd.

Wat zijn de financieringsregels?

Deze actie volgt een financieringsmodel op basis van vaste bedragen. Het bedrag van de afzonderlijke vaste bijdrage wordt voor elke subsidie bepaald op basis van het geraamde budget van de door de aanvrager voorgestelde actie. De subsidieautoriteit stelt het vaste bedrag van elke subsidie vast op basis van het voorstel, het evaluatieresultaat, de financieringspercentages en het maximale subsidiebedrag zoals vastgesteld in de oproep.

De EU-subsidie per project varieert van minimaal 100 000 EUR tot maximaal 300 000 EUR.

Hoe wordt het vaste bedrag voor het project vastgesteld?

Aanvragers moeten overeenkomstig het aanvraagformulier een gedetailleerde begrotingstabel invullen, rekening houdend met de volgende punten:

1. Het budget moet worden beschreven zoals vereist door de begunstigden en worden onderverdeeld in samenhangende werkpakketten (bijvoorbeeld “projectbeheer”, “opleiding”, “organisatie van evenementen”, “voorbereiding en uitvoering van mobiliteit”, “communicatie en verspreiding”, “kwaliteitsborging” enz.).
2. In het voorstel moeten de activiteiten worden beschreven die elk werkpakket behelst.
3. Aanvragers moeten in hun voorstel een uitsplitsing geven van de geraamde kosten, met het aandeel per werkpakket (en, binnen elk werkpakket, het aandeel dat aan elke begunstigde en gelieerde entiteit is toegewezen).
4. De beschreven kosten kunnen personeelskosten, reis- en verblijfkosten, kosten voor uitrusting en uitbesteding of andere kosten zijn (bijvoorbeeld voor de verspreiding van informatie, publicatie of vertaling).

De voorstellen zullen worden geëvalueerd aan de hand van de standaardevaluatieprocedures met de hulp van interne en/of externe deskundigen. De deskundigen beoordelen de kwaliteit van de voorstellen aan de hand van de in de oproep vastgestelde vereisten en de verwachte gevolgen, kwaliteit en efficiëntie van de actie.

Na de evaluatie van het voorstel stelt de ordonnateur de hoogte van het vaste bedrag vast, rekening houdend met de bevindingen van de verrichte beoordeling. Het vaste bedrag wordt beperkt tot een maximum van 80 % van de geraamde begroting, zoals vastgesteld na de evaluatie.

De subsidieparameters (maximaal subsidiebedrag, financieringspercentage, totale subsidiabele kosten enz.) worden vastgesteld in de subsidieovereenkomst.

De verwezenlijkingen van het project worden geëvalueerd aan de hand van de resultaten van het afgeronde project. Door die financieringsregeling kan meer nadruk worden gelegd op de resultaten dan op de inbreng, waardoor er meer aandacht wordt besteed aan de kwaliteit en de mate waarin meetbare doelstellingen zijn verwezenlijkt.

Nadere gegevens zijn opgenomen in de modelsubsidieovereenkomst die te vinden is op het financierings- en aanbestedingsportaal (FTOP).

• 1 Er zij op gewezen dat hoewel voorbereidende activiteiten van start kunnen gaan voordat het voorstel is ingediend of geselecteerd voor financiering, er pas kosten kunnen worden gemaakt en activiteiten kunnen worden uitgevoerd nadat de subsidieovereenkomst is ondertekend.