Capaciteitsopbouwprojecten zijn internationale samenwerkingsprojecten die berusten op multilaterale partnerschappen tussen organisaties die actief zijn op het gebied van sport in programmalanden en niet met het programma geassocieerde derde landen in regio 1 (Westelijke Balkan) en regio 2 (Oostelijk nabuurschap). Het doel van de projecten is het ondersteunen van sportactiviteiten en -beleid in niet met het programma geassocieerde derde landen, als middel om waarden te bevorderen en als educatief hulpmiddel om de persoonlijke en sociale ontwikkeling van personen te stimuleren en hechtere gemeenschappen tot stand te brengen.

Doelstellingen van de actie

De actie zal erop gericht zijn:

• de capaciteit van lokale sportorganisaties te vergroten;
• sportbeoefening en lichaamsbeweging in niet met het programma geassocieerde derde landen aan te moedigen;
• sociale inclusie door middel van sport te bevorderen;
• positieve waarden door middel van sport (zoals fair play, verdraagzaamheid, teamgeest) te bevorderen;
• samenwerking tussen verschillende regio’s in de wereld te stimuleren door middel van gezamenlijke initiatieven.

Themagebieden / specifieke doelstellingen

De voorstellen moeten zijn gericht op bepaalde themagebieden die in de programmeringsfase zijn vastgesteld. Voorbeelden van bijzonder relevante gebieden zijn:

• de bevordering van gemeenschappelijke waarden, non-discriminatie en gendergelijkheid door middel van sport;
• de ontwikkeling van vaardigheden (door middel van sport) die nodig zijn om de maatschappelijke betrokkenheid van kansarme groepen te verbeteren (bv. onafhankelijkheid, leiderschap enz.).
• de integratie van migranten;
• verzoening na conflicten;

Activiteiten

De voorgestelde activiteiten moeten rechtstreeks verband houden met de algemene en specifieke doelstellingen van de actie: zij moeten aansluiten bij een of meer van bovengenoemde themagebieden en moeten nader worden toegelicht in een projectbeschrijving die de gehele uitvoeringsperiode bestrijkt. Tot slot moeten projectactiviteiten in de context van deze internationale wereldwijde actie gericht zijn op het opbouwen en versterken van de capaciteit van sportorganisaties en vooral in de niet met het programma geassocieerde landen uit regio 1 of uit regio 2.

Gefinancierde projecten zullen een breed scala aan samenwerkings-, uitwisselings-, communicatie- en andere activiteiten kunnen omvatten, zoals:

• het opzetten en ontwikkelen van netwerken tussen organisaties/landen/regio’s;
• het ontwikkelen en uitvoeren van de uitwisseling van beste praktijken/ideeën;
• het uitvoeren van gemeenschappelijke sportactiviteiten en educatieve nevenevenementen;
• het lanceren, testen, delen en toepassen van nieuwe vormen van niet-formele leermethoden, -instrumenten, -praktijken en -materialen door middel van de praktische opleiding en mobiliteit van sportpersoneel;
• bewustmaking van de problematiek van discriminatie van kansarme groepen in de sport;
• het ondersteunen van de opbouw van een betrokken en actief maatschappelijk middenveld.

Een project opzetten

Een project voor capaciteitsopbouw op het gebied van sport bestaat uit vier fasen, die al van start gaan voordat het projectvoorstel wordt geselecteerd voor financiering¹ , bv. 1) vaststelling en opstart van het project; 2) voorbereiding, opzet en planning van het project; 3) uitvoering van het project en monitoring van de activiteiten, en 4) evaluatie van het project en effectbeoordeling.

Deelnemende organisaties en deelnemers die betrokken zijn bij de activiteiten, moeten een actieve rol spelen in al deze fasen om zo hun leerervaring te verbeteren.

• Vaststelling en opstart: problemen, behoeften of kansen vaststellen die in het kader van de oproep kunnen worden aangepakt met het projectidee; de kernactiviteiten en de belangrijkste resultaten bepalen die van het project kunnen worden verwacht; de relevante belanghebbende partijen en potentiële partners in kaart brengen; de doelstelling(en) van het project formuleren; ervoor zorgen dat het project is afgestemd op de strategische doelstellingen van de deelnemende organisaties; een eerste planning maken om ervoor te zorgen dat het project goed van start kan gaan en de nodige informatie vergaren om door te kunnen gaan naar de volgende fase enz.;
• Voorbereiding, ontwerp en planning: de reikwijdte van het project en de gepaste benadering specificeren; duidelijk de voorgestelde methodologie omschrijven, waarbij de consistentie tussen de projectdoelstellingen en activiteiten wordt gewaarborgd; een planning vaststellen voor de taken die erbij komen kijken; de nodige middelen ramen en de details van het project uitwerken, bv. behoefteanalyse; robuuste doelstellingen en effectindicatoren vaststellen (specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden); project- en leerresultaten vaststellen; het werkprogramma, de activiteitsvormen, de verwachte gevolgen, de geraamde totale begroting ontwikkelen; een projectuitvoeringsplan en een robuust, realistisch communicatieplan voorbereiden, met inbegrip van strategische aspecten met betrekking tot het projectbestuur, de monitoring, de kwaliteitsborging, de verslaglegging en de verspreiding van resultaten; praktische regelingen vaststellen en de doelgroep(en) van de beoogde activiteiten bevestigen; regelingen treffen met partners en het voorstel schrijven enz.;
• Uitvoering en monitoring van activiteiten: het project uitvoeren overeenkomstig de plannen en voldoen aan de vereisten voor verslaglegging en communicatie; de lopende activiteiten monitoren en de prestaties van het project afzetten tegen de projectplannen; corrigerende maatregelen identificeren en toepassen om afwijkingen van de plannen aan te pakken en problemen en risico’s te ondervangen; nagaan waar een gebrek aan overeenstemming bestaat met de vastgestelde kwaliteitsnormen en corrigerende maatregelen treffen enz.;
• Evaluatie en effectbeoordeling: de prestaties van het project afzetten tegen de doelstellingen en uitvoeringsplannen ervan; de activiteiten en de effecten ervan op verschillende niveaus evalueren, de projectresultaten delen en gebruiken enz.

Horizontale aspecten die in aanmerking moeten worden genomen bij het opzetten van uw project:

Naast het naleven van de vormcriteria en het opzetten van een duurzame samenwerkingsregeling met alle projectpartners kunnen de volgende elementen bijdragen aan het vergroten van het effect en aan de kwaliteitsvolle uitvoering van projecten voor capaciteitsopbouw gedurende de verschillende projectfasen. De aanvragers worden ertoe aangemoedigd bij het opzetten van hun project rekening te houden met deze mogelijkheden en dimensies. 

Inclusie en Diversiteit

Het Erasmus+-programma is bedoeld om gelijke kansen en toegang, inclusie en billijkheid te bevorderen in al zijn acties. Om deze beginselen in de praktijk te brengen, is een strategie inzake inclusie en diversiteit opgezet om deelnemers met meer diverse achtergronden beter te bereiken, in het bijzonder kansarme deelnemers die met belemmeringen kampen bij de deelname aan Europese projecten. Organisaties moeten toegankelijke, inclusieve projectactiviteiten ontwerpen, waarbij zij rekening moeten houden met de standpunten van kansarme deelnemers, die gedurende het hele proces bij de besluitvorming moeten worden betrokken.

Milieuduurzaamheid

Projecten moeten op een milieuvriendelijke manier zijn opgezet en moeten groene praktijken omvatten in al hun facetten. Organisaties en deelnemers moeten een milieuvriendelijke aanpak hanteren bij de opzet van het project, die alle betrokkenen ertoe zal aanmoedigen om milieukwesties te bespreken en er meer over te leren, en zo na te denken over wat er op de verschillende niveaus kan worden gedaan, en organisaties en deelnemers zal helpen om alternatieve, groenere manieren te bedenken om de projectactiviteiten uit te voeren.

Digitale dimensie

Virtuele samenwerking en experimenteren met leermogelijkheden voor virtueel en gecombineerd afstands- en contactonderwijs zijn van essentieel belang voor geslaagde projecten.

Gemeenschappelijke waarden, burgerzin en burgerparticipatie

De projecten ondersteunen actief burgerschap en ethiek, en bevorderen eveneens de ontwikkeling van sociale en interculturele competenties, kritisch denken en mediageletterdheid. De nadruk zal voorts liggen op bewustmaking en op het begrijpen van de context van de Europese Unie in de wereld.

Aan welke criteria moet zijn voldaan om een project voor capaciteitsopbouw op het gebied van sport aan te vragen?

Subsidiabiliteitscriteria

Om in aanmerking te komen voor een Erasmus-subsidie, moeten projectvoorstellen voor capaciteitsopbouw op het gebied van sport aan de volgende criteria voldoen:

Wie kan een aanvraag indienen?

Om in aanmerking te komen moeten de aanvragers (begunstigden en eventuele gelieerde entiteiten):

•  juridische entiteiten (publieke of particuliere organisaties) zijn;
• actief zijn op het gebied van sport;
• gevestigd zijn in een EU-lidstaat of een met het programma geassocieerd derde land of in een niet met het programma geassocieerd derde land uit regio 1 (Westelijke Balkan) of regio 2 (Oostelijk nabuurschap)²

De coördinator van het consortium moet een organisatie zonder winstoogmerk zijn.         

Het kan bijvoorbeeld gaan om:

• lokale, regionale of nationale publieke organen die bevoegd zijn voor sport;
• sportorganisaties op lokaal, regionaal, nationaal, Europees of internationaal niveau;
• nationale Olympische Comités of nationale sportfederaties;
• organisaties die de beweging "sport voor iedereen" vertegenwoordigen;
• organisaties die zich inzetten ter bevordering van lichaamsbeweging;
• organisaties die de sector van de actieve vrijetijdsbesteding vertegenwoordigen;

Samenstelling van het consortium

Projecten voor capaciteitsopbouw zijn transnationaal en omvatten ten minste vier organisaties uit ten minste drie landen:

• ten minste één organisatie uit twee verschillende EU-lidstaten en met het programma geassocieerde derde landen en
•  ten minste twee organisaties uit ten minste één in aanmerking komend, niet met het programma geassocieerd derde land uit regio 1 (Westelijke Balkan) of regio 2 (Oostelijk nabuurschap). Organisaties uit regio’s 1 en 2 kunnen niet aan hetzelfde voorstel deelnemen (d.w.z. dat partnerschappen die regio’s 1 en 2 omvatten niet in aanmerking komen).

Het aantal organisaties uit EU-lidstaten en met het programma geassocieerde derde landen mag niet hoger zijn dan het aantal organisaties uit niet met het programma geassocieerde derde landen. Gelieerde entiteiten en geassocieerde partners tellen niet mee voor de samenstelling van het consortium.                                                 

Geografische locatie (Locatie van de activiteiten)

De activiteit moet plaatsvinden in het land van een van de organisaties die deelnemen aan de activiteit, behalve in terdege gemotiveerde gevallen in verband met de doelstellingen van de actie.

Daarnaast:

• kunnen de activiteiten ook plaatsvinden in een plaats waar een instelling van de Europese Unie is gevestigd, zelfs als aan het project geen organisaties deelnemen uit het land waar de instelling is gevestigd. 
• Activiteiten waarbij resultaten worden gedeeld en gepromoot kunnen ook plaatsvinden op relevante thematische transnationale evenementen/conferenties in EU lidstaten, met het programma geassocieerde derde landen of niet met het programma geassocieerde derde landen.

Duur van het project

Capaciteitsopbouwprojecten moeten normaal gezien 12, 24 of 36 maanden duren. De duur moet in de aanvraagfase worden gekozen op basis van de doelstelling van het project en het soort geplande activiteiten. Verlengingen zijn mogelijk indien deze naar behoren en via een wijziging van de subsidieovereenkomst worden gemotiveerd.

Waar aanvragen?

Bij het Europees Uitvoerend Agentschap onderwijs en cultuur (EACEA).

Oproep-ID: ERASMUS-SPORT-2024-CB

Wanneer aanvragen?

Aanvragers moeten hun subsidieaanvragen uiterlijk op 5 maart om 17:00:00 uur (Belgische tijd) indienen.        

Aanvragende organisaties worden getoetst aan de relevante uitsluitings- en selectiecriteria. Zie deel C van deze gids voor meer informatie.

Verwachte gevolgen

De gesubsidieerde projecten moeten hun verwachte effect aantonen door:

• de participatie en capaciteit van lokale sportorganisaties te vergroten;
• de deelname van vrouwen aan sport en lichaamsbeweging te vergroten;
• de sociale betrokkenheid van kansarme groepen te verbeteren;
• de capaciteit van de sportsector om transnationaal te werken te verbeteren, met aandacht voor inclusiviteit, solidariteit en duurzaamheid;
• transnationaal leren en samenwerken tussen sporters en beleidsmakers te promoten en ertoe bij te dragen, in het bijzonder in de in aanmerking komende, niet met het programma geassocieerde derde landen;
• hun resultaten op een effectieve en aantrekkelijke manier te verspreiden onder sporters die betrokken zijn bij sportorganisaties.

Toekenningscriteria

Relevantie van het project(maximaal 30 punten)

• Relevantie van het voorstel ten aanzien van de doelstellingen van de actie.
• Het voorstel is relevant voor de eerbiediging en bevordering van gedeelde EU-waarden, zoals eerbied voor de menselijke waardigheid, vrijheid, democratie, gelijkheid, de rechtsstaat en eerbiediging van de mensenrechten, en de bestrijding van elke vorm van discriminatie.
• De mate waarin:
  • de doelstellingen duidelijk worden afgebakend en realistisch van opzet zijn, en kwesties aanpakken die van belang zijn voor de deelnemende organisaties en doelgroepen;
  • het voorstel gericht is op innovatie en/of een aanvulling vormt op andere initiatieven die de deelnemende organisaties eerder hebben uitgevoerd;
  • de activiteiten voor capaciteitsopbouw duidelijk omschreven zijn en tot doel hebben de capaciteiten van de deelnemende organisaties te versterken;

Kwaliteit van projectontwerp en ‑uitvoering (maximaal 20 punten)

• de duidelijkheid, volledigheid en kwaliteit van het werkprogramma, met inbegrip van geschikte fasen ter voorbereiding, uitvoering, controle, evaluatie en verspreiding.
• de geschiktheid en kwaliteit van de voorgestelde methode om de vastgestelde behoeften aan te pakken;
• de consistentie tussen de projectdoelstellingen en de voorgestelde activiteiten;
• de kwaliteit en doeltreffendheid van het werkplan, waaronder de mate waarin de aan de werkpakketten toegewezen middelen overeenstemmen met de doelstellingen en beoogde resultaten van de werkpakketten;
• de kwaliteit van de eventuele voorgestelde methoden van niet-formeel leren;
• het bestaan en de relevantie van kwaliteitscontrolemaatregelen die ten doel hebben te waarborgen dat het project op kwalitatief hoogstaande wijze, op tijd en binnen het budget wordt voltooid.
• De mate waarin het project economisch verantwoord (kosteneffectief) is en geschikte middelen toewijst aan elke activiteit.

Kwaliteit van het partnerschap en de samenwerkingsregelingen (maximaal 20 punten)

• De mate waarin:
  • het project op passende wijze is samengesteld uit complementaire deelnemende organisaties die over het vereiste profiel, de nodige ervaring en deskundigheid beschikken om het project in elk opzicht met succes te voltooien;
  • de verdeling van verantwoordelijkheden en taken een afspiegeling is van de inzet en actieve bijdrage van alle deelnemende organisaties.
• Het bestaan van doeltreffende mechanismen voor coördinatie en communicatie, niet alleen tussen de deelnemende organisaties, maar ook met andere relevante belanghebbenden.

Gevolgen (maximaal 30 punten)

• De kwaliteit van maatregelen om de projectresultaten te evalueren.
• De potentiële effecten van het project:
  • op deelnemers en deelnemende organisaties tijdens en na afloop van het project;
  • buiten de organisaties en personen die rechtstreeks deelnemen aan het project, op lokaal, regionaal, nationaal en/of internationaal niveau.
• De kwaliteit van het verspreidingsplan: de geschiktheid en kwaliteit van maatregelen met het oog op de verspreiding van de projectresultaten binnen de deelnemende organisaties en daarbuiten.
• Voor zover van toepassing, beschrijft het voorstel hoe geproduceerde documenten, materiaal en media vrij toegankelijk worden gemaakt en gepromoot onder open licenties, en legt het geen onevenredige beperkingen op;
• De kwaliteit van de plannen om het project duurzaam te maken: de mate waarin het project effecten en resultaten kan blijven opleveren nadat de EU-subsidie is opgebruikt.

De voorstellen moeten een minimumscore van 60 punten behalen om voor financiële steun in aanmerking te komen. Bovendien moeten de voorstellen ten minste de helft van het maximale puntenaantal behalen in elke categorie van de hierboven vermelde toekenningscriteria.

Bij een ex aequo tussen voorstellen wordt voorrang gegeven aan de scores die zijn behaald voor het toekenningscriterium “Relevantie”. Als deze scores gelijk zijn, wordt voorrang gegeven aan de scores die zijn behaald voor het criterium “Kwaliteit van projectontwerp en -uitvoering”. Wanneer de scores opnieuw gelijk zijn, wordt voorrang gegeven op basis van hun scores voor het criterium “Gevolgen”.

Als dit het niet mogelijk maakt de voorrang te bepalen, kan verdere voorrang worden verleend door rekening te houden met de totale projectportefeuille en de totstandbrenging van positieve synergieën tussen projecten, of met andere factoren die verband houden met de doelstellingen van de oproep. Deze factoren worden in het verslag van het panel gedocumenteerd.

Als algemene regel en binnen de grenzen van de bestaande nationale en Europese rechtskaders geldt dat resultaten beschikbaar moeten worden gesteld als open leermiddelen alsook op relevante platforms van beroepsverenigingen, sectorverenigingen of bevoegde autoriteiten. Het voorstel beschrijft hoe geproduceerde gegevens, materiaal, documenten en audiovisuele en sociale media-activiteiten vrij toegankelijk worden gemaakt en gepromoot onder open licenties zonder dat er onevenredige beperkingen worden opgelegd.

Wat zijn de financieringsregels?

Deze actie volgt een financieringsmodel op basis van vaste bedragen. Het bedrag van de afzonderlijke vaste bijdrage wordt voor elke subsidie bepaald op basis van het geraamde budget van de door de aanvrager voorgestelde actie. De subsidieautoriteit stelt het vaste bedrag van elke subsidie vast op basis van het voorstel, het evaluatieresultaat, de financieringspercentages en het maximale subsidiebedrag zoals vastgesteld in de oproep.

De EU-subsidie per project moet tussen 100 000 en 200 000 EUR liggen.

Hoe wordt het vaste bedrag voor het project vastgesteld?

Aanvragers moeten overeenkomstig het aanvraagformulier een gedetailleerde begrotingstabel invullen, rekening houdend met de volgende punten: 

• Het budget moet worden beschreven zoals vereist door de begunstigden en worden onderverdeeld in samenhangende werkpakketten (bijvoorbeeld “projectbeheer”, “opleiding”, “organisatie van evenementen”, “voorbereiding en uitvoering van mobiliteit”, “communicatie en verspreiding”, “kwaliteitsborging” enz.). 
• In het voorstel moeten de activiteiten worden beschreven die elk werkpakket behelst.
• Aanvragers moeten in hun voorstel een uitsplitsing geven van de geraamde kosten, met het aandeel per werkpakket (en, binnen elk werkpakket, het aandeel dat aan elke begunstigde en gelieerde entiteit is toegewezen).
• De beschreven kosten kunnen personeelskosten, reis- en verblijfkosten, kosten voor uitrusting en uitbesteding of andere kosten zijn (bijvoorbeeld voor de verspreiding van informatie, publicatie of vertaling).

De voorstellen zullen worden geëvalueerd aan de hand van de standaardevaluatieprocedures met de hulp van interne en/of externe deskundigen. De deskundigen beoordelen de kwaliteit van de voorstellen aan de hand van de in de oproep vastgestelde vereisten en de verwachte gevolgen, kwaliteit en efficiëntie van de actie.

Na de evaluatie van het voorstel stelt de ordonnateur de hoogte van het vaste bedrag vast, rekening houdend met de bevindingen van de verrichte beoordeling. Het medefinancieringspercentage van 80 % wordt toegepast op de totale geraamde subsidiabele kosten zoals vastgesteld na evaluatie.

De subsidieparameters (maximaal subsidiebedrag enz.) worden vastgesteld in de subsidieovereenkomst.

De verwezenlijkingen van het project worden geëvalueerd aan de hand van de resultaten van het afgeronde project. Door die financieringsregeling kan meer nadruk worden gelegd op de resultaten dan op de inbreng, waardoor er meer aandacht wordt besteed aan de kwaliteit en de mate waarin meetbare doelstellingen zijn verwezenlijkt.

Nadere gegevens zijn opgenomen in de modelsubsidieovereenkomst die te vinden is op het financierings- en aanbestedingsportaal (FTOP).

Footnote

• 1 Er zij op gewezen dat hoewel voorbereidende activiteiten van start kunnen gaan voordat het voorstel is ingediend of geselecteerd voor financiering, er pas kosten kunnen worden gemaakt en activiteiten kunnen worden uitgevoerd nadat de subsidieovereenkomst is ondertekend. ↩ back
• 2 Organisaties uit Belarus komen niet in aanmerking voor deelname aan deze actie. Organisaties uit Armenië en Azerbeidzjan komen in aanmerking voor deelname, maar niet als coördinatoren. ↩ back