Tutte le candidature ricevute dalle agenzie nazionali o dall'Agenzia esecutiva sono sottoposte a una procedura di valutazione.

La procedura di valutazione

Le proposte di progetto sono valutate dall'agenzia nazionale o dall'Agenzia esecutiva che ha ricevuto la domanda esclusivamente sulla base dei criteri descritti nella presente guida. La procedura di valutazione implica:

• un controllo per verificare che la domanda soddisfi i criteri di ricevibilità;
• un controllo per verificare che il richiedente e le attività proposte soddisfino i criteri di ammissibilità;
• un controllo per verificare che i criteri di esclusione non si applichino al richiedente e che questi soddisfi i criteri di selezione (cioè la capacità operativa e finanziaria);
• una valutazione della qualità per verificare la misura in cui la domanda soddisfi i criteri di aggiudicazione. Nella maggior parte dei casi per la valutazione qualitativa si ricorre a esperti indipendenti: nella loro valutazione, gli esperti si baseranno sugli orientamenti elaborati dalla Commissione europea; per le azioni gestite dalle agenzie nazionali Erasmus+ questi orientamenti saranno resi disponibili sui siti web della Commissione europea e delle agenzie responsabili per la gestione dei progetti Erasmus+ in ciascun paese;
• una verifica che la proposta non presenta rischi di doppio finanziamento. Se necessario, tale verifica è svolta in cooperazione con altre agenzie o portatori di interessi.

L'agenzia nazionale o l'Agenzia esecutiva provvederà a nominare un comitato di valutazione incaricato di gestire l'intero processo di selezione. Sulla base della sua valutazione (con l'assistenza di esperti se necessario), il comitato di valutazione definirà un elenco di progetti proposti per la concessione della sovvenzione.

Per tutte le azioni contemplate dalla presente guida ai richiedenti potrà essere chiesto di fornire informazioni supplementari o chiarimenti riguardo ai documenti giustificativi presentati in relazione alla domanda, purché tali informazioni o chiarimenti non modifichino in modo sostanziale la proposta. La richiesta di informazioni supplementari e chiarimenti è giustificata in particolare in caso di evidenti errori materiali del richiedente, oppure nel caso in cui, per i progetti finanziati tramite convenzioni multi-beneficiario, manchino uno o più mandati dei partner (per le convenzioni multi-beneficiario, cfr. la sezione "Convenzione di sovvenzione" più avanti).

Decisione finale

Alla fine della procedura di valutazione, l'agenzia nazionale o l'Agenzia esecutiva decidono quali progetti sovvenzionare in base:

• alla classifica proposta dal comitato di valutazione;
• al bilancio disponibile per una data azione (ovvero per una data attività nell'ambito di un'azione).

Dopo il completamento della procedura di valutazione, i fascicoli di candidatura e i documenti di accompagnamento non sono restituiti al richiedente, indipendentemente dall'esito della procedura.

Notifica dei risultati

Tutti i richiedenti saranno informati dell'esito della valutazione con una lettera, che conterrà ulteriori istruzioni sulle fasi successive della procedura che condurrà alla firma della convezione di sovvenzione.

Per le azioni gestite dall'Agenzia Esecutiva

I richiedenti selezionati saranno invitati alla preparazione della sovvenzione; gli altri saranno inseriti in una lista di riserva o respinti. L'invito alla preparazione della sovvenzione non costituisce un impegno formale al finanziamento. L'Agenzia esecutiva dovrà effettuare vari controlli giuridici ulteriori prima della concessione della sovvenzione: convalida dell'entità giuridica, capacità finanziaria, controllo dei criteri di esclusione ecc. In questa fase i richiedenti saranno invitati a presentare i dati finanziari della loro organizzazione e a designare un LEAR.

Se il richiedente ritiene che la procedura di valutazione sia stata scorretta, può presentare un reclamo (seguendo i termini e le procedure indicati nella lettera di notifica dell'esito della valutazione). Le notifiche non aperte entro 10 giorni dall'invio sono considerate come ricevute e i termini inizieranno a decorrere dall'apertura/accesso (cfr. anche i termini e le condizioni del portale "Funding and Tender Opportunities": https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/common/ftp/tc_en.pdf). Si noti anche che i reclami presentati per via elettronica sono sottoposti a un limite di caratteri.

Calendario indicativo per la notifica relativa alla decisione di assegnazione della sovvenzione e alla firma della convenzione di sovvenzione

Nel caso di progetti nell'ambito dell'azione chiave 1 gestiti dalle agenzie nazionali Erasmus+, la notifica relativa alla decisione di assegnazione e alla firma della convenzione di sovvenzione avverrà, indicativamente, quattro mesi dopo il termine di presentazione.

Nel caso di progetti nell'ambito dell'azione chiave 2 gestiti dalle agenzie nazionali Erasmus+, la notifica relativa alla decisione di assegnazione e alla firma della convenzione di sovvenzione avverrà, indicativamente, cinque mesi dopo il termine di presentazione.

Nel caso di progetti nell'ambito dell'azione chiave 2 e dell'azione chiave 3 gestiti dall'Agenzia esecutiva, la notifica relativa alla decisione di assegnazione avverrà, indicativamente, sei mesi dopo il termine di presentazione e la firma della convenzione di sovvenzione avverrà, indicativamente, nove mesi dopo il termine di presentazione.