Op alle aanvragen die binnenkomen bij de nationale agentschappen of bij het Uitvoerend Agentschap wordt een evaluatieprocedure toegepast.

Evaluatieprocedure

Het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap waar de aanvraag binnenkomt, evalueert de projectvoorstellen uitsluitend aan de in deze gids beschreven criteria. De evaluatie omvat:

• een controle om na te gaan of de aanvraag voldoet aan de toelatingscriteria;
• een controle om na te gaan of de aanvrager en de voorgestelde activiteiten voldoen aan de subsidiabiliteitscriteria;
• een controle om na te gaan of de aanvrager voldoet aan de uitsluitings- en selectiecriteria (d.w.z. de operationele en financiële capaciteit);
• een kwaliteitsbeoordeling om te evalueren in hoeverre de aanvraag beantwoordt aan de toekenningscriteria. Deze kwaliteitsbeoordeling wordt doorgaans uitgevoerd met de hulp van onafhankelijke deskundigen. De deskundigen laten zich bij hun evaluatiewerkzaamheden leiden door de richtsnoeren die de Europese Commissie heeft vastgesteld; voor door de nationale agentschappen van Erasmus+ beheerde acties worden deze richtsnoeren gepubliceerd op de websites van de Europese Commissie en van de agentschappen die belast zijn met het beheer van Erasmus+-projecten in elk land;
• een verificatie om elk risico van dubbele financiering van het project uit te sluiten. Indien nodig wordt deze verificatie in samenwerking met andere agentschappen of andere belanghebbenden uitgevoerd.

Het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap benoemt een evaluatiecommissie om het gehele selectieproces te beheren. Op basis van de beoordeling door het evaluatiecomité — zo nodig met ondersteuning van deskundigen — zal er een lijst van voor subsidiëring voorgestelde projecten worden opgesteld.

Voor alle acties in deze gids kan de aanvragers tijdens het evaluatieproces worden gevraagd aanvullende informatie te verstrekken of opheldering te verschaffen omtrent de ingediende bewijsstukken met betrekking tot de aanvraag; het voorstel mag door deze informatie of opheldering niet substantieel worden gewijzigd. Het verzoek om aanvullende informatie en opheldering is met name gerechtvaardigd wanneer de aanvrager kennelijke schrijffouten heeft gemaakt of in de gevallen dat — voor projecten die via overeenkomsten met meerdere begunstigden worden gefinancierd — een of meer volmachten van partners ontbreken (zie hieronder het gedeelte “Subsidieovereenkomst” voor meer informatie over overeenkomsten met meerdere begunstigden).

Eindbesluit

Na afloop van de evaluatieprocedure neemt het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap een besluit over de te subsidiëren projecten op basis van:

• de door de evaluatiecommissie voorgestelde ranglijst;
• de voor elke actie (of activiteit in het kader van een actie) beschikbare begroting;

Na afronding van de evaluatieprocedure worden de aanvraagdossiers en bijbehorende stukken niet naar de aanvrager teruggestuurd, ongeacht de uitkomst van de procedure.

Mededeling van de resultaten

Alle aanvragers zullen op de hoogte worden gesteld van het evaluatieresultaat door middel van een brief met het evaluatieresultaat. Deze brief zal verdere instructies bevatten over de volgende stappen in het proces dat tot de ondertekening van de subsidieovereenkomst moet leiden.

Voor door het Uitvoerend Agentschap beheerde acties:

Succesvolle aanvragers worden uitgenodigd voor een subsidievoorbereiding; andere aanvragers zullen op de reservelijst worden geplaatst of worden afgewezen. Een uitnodiging tot subsidievoorbereiding houdt geen formele verbintenis tot financiering in. Voordat de subsidie wordt toegekend, moet het Uitvoerend Agentschap nog allerlei juridische controles uitvoeren: de validering juridische entiteit, financiële draagkracht, uitsluitingscontrole enz. Op dit moment zullen de aanvragers worden verzocht de financiële gegevens van hun organisatie in te dienen en een AVE aan te stellen.

Als de aanvrager van mening is dat de evaluatieprocedure gebrekkig was, kan de aanvrager een klacht indienen (volgens de termijnen en procedures die zijn vastgesteld in de kennisgevingsbrief over de resultaten van de evaluatie). Er zij op gewezen dat kennisgevingen die niet binnen 10 dagen na verzending zijn geopend als geraadpleegd worden beschouwd en dat de termijnen worden berekend vanaf de dag van opening/raadpleging (zie ook de algemene voorwaarden van het portaal Funding & tenders: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/common/ftp/tc_en.pdf). Er zij tevens op gewezen dat er in het geval van elektronisch ingediende klachten beperkingen aan het aantal tekens kunnen bestaan.

Indicatief tijdschema voor de kennisgeving van het besluit inzake subsidietoekenning en de ondertekening van de subsidieovereenkomst:

Wat betreft projecten in het kader van kernactie 1 die worden beheerd door de nationale agentschappen van Erasmus+ zal de kennisgeving van het besluit inzake subsidietoekenning en de ondertekening van de subsidieovereenkomst ter indicatie vier maanden na het verstrijken van de uiterste indieningstermijn plaatsvinden.

Wat betreft projecten in het kader van kernactie 2 die worden beheerd door de nationale agentschappen van Erasmus+ zal de kennisgeving van het besluit inzake subsidietoekenning en de ondertekening van de subsidieovereenkomst ter indicatie vijf maanden na het verstrijken van de uiterste indieningstermijn plaatsvinden.

Wat betreft projecten in het kader van kernactie 2 en 3 die worden beheerd door het Uitvoerend Agentschap zal de kennisgeving van het besluit inzake de toekenning ter indicatie zes maanden na het verstrijken van de uiterste indieningstermijn plaatsvinden en de ondertekening van de subsidieovereenkomst negen maanden na het verstrijken van de uiterste indieningstermijn.