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Altre importanti disposizioni contrattuali

Garanzia finanziaria

Se la capacità finanziaria non è considerata soddisfacente, l'agenzia nazionale o l'Agenzia esecutiva può richiedere a ogni beneficiario a cui è stata concessa una sovvenzione superiore ai 60 000 EUR la costituzione preventiva di una garanzia per limitare i rischi finanziari connessi al versamento di prefinanziamento. L'importo massimo che può essere richiesto per tale garanzia equivale all'importo del/dei pagamento/i di prefinanziamento.

Scopo della garanzia è rendere una banca o un istituto finanziario garanti in solido irrevocabilmente o garanti a prima richiesta delle obbligazioni del beneficiario derivanti dalla convenzione di sovvenzione.

Tale garanzia finanziaria, in euro, dovrà essere fornita da una banca o da un'istituzione finanziaria riconosciuta stabilita in uno Stato membro dell'UE Nel caso in cui il beneficiario sia stabilito in un paese terzo, l'agenzia nazionale o l'Agenzia esecutiva possono accettare una garanzia fornita da una banca o un'istituzione finanziaria stabilita in tale paese se ritengono che essa presenti garanzie e caratteristiche finanziarie equivalenti a quelle fornite negli Stati membri dell'UE.

Tale garanzia può essere sostituita da una o più garanzie congiunte di terzi da parte delle organizzazioni partecipanti che sono parti contraenti della medesima convenzione di sovvenzione.

La garanzia sarà svincolata man mano che il prefinanziamento sarà gradualmente detratto dai pagamenti intermedi o dai pagamenti a saldo versati al beneficiario conformemente alle condizioni della convenzione di sovvenzione. Nel caso in cui il pagamento del saldo avvenga sotto forma di recupero, la garanzia sarà svincolata dopo la notifica al beneficiario o rimarrà esplicitamente in vigore fino al pagamento finale e, se il pagamento finale avviene sotto forma di recupero, fino a tre mesi dopo la notifica della nota di debito al beneficiario.

Subappalto e aggiudicazione di appalti

Il beneficiario può ricorrere al subappalto per determinati servizi tecnici che richiedono competenze specialistiche (relative all'ambito giuridico, contabile, fiscale, delle risorse umane, informatico ecc.) o appalti di esecuzione. I costi sostenuti dal beneficiario per questo tipo di servizi possono di conseguenza essere considerati ammissibili, a condizione che soddisfino tutti gli altri criteri descritti nella convenzione di sovvenzione.

Qualora l'attuazione del progetto richieda l'acquisto di beni, lavori o servizi (appalto) i beneficiari sono tenuti ad aggiudicare l'appalto all'offerta economicamente più vantaggiosa, ossia all'offerta che presenta il miglior rapporto qualità/prezzo o, se del caso, all'offerta che presenta il prezzo più basso, garantendo l'assenza di conflitti d'interessi e la conservazione della documentazione a fini di eventuali audit.

Nel caso di appalti di esecuzione che superano il valore di 60 000 EUR l'agenzia nazionale o l'Agenzia esecutiva può imporre norme speciali al beneficiario, oltre a quelle menzionate nel paragrafo precedente. Tali norme speciali saranno pubblicate sui siti web delle agenzie nazionali o dell'Agenzia esecutiva.

Informazioni sulle sovvenzioni concesse

In linea con il principio della trasparenza e con l'obbligo di pubblicità ex post, le informazioni sui destinatari dei fondi dell'Unione devono essere pubblicate sui siti web della Commissione, dell'Agenzia esecutiva e/o delle agenzie nazionali nella prima metà dell'anno successivo alla chiusura dell'esercizio finanziario per cui sono stati assegnati tali fondi.

Le informazioni possono essere pubblicate anche su qualsiasi altro supporto adeguato, compresa la Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

Le agenzie nazionali e l'Agenzia esecutiva pubblicheranno le seguenti informazioni:

  • nome e luogo del beneficiario;
  • importo della sovvenzione concessa;
  • natura e scopo della concessione.

Su richiesta motivata e debitamente documentata del beneficiario, è prevista una deroga alla pubblicazione se tale comunicazione rischia di ledere i diritti e le libertà delle persone fisiche interessate tutelati dalla Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea oppure gli interessi commerciali dei beneficiari.

Per quanto riguarda i dati personali relativi alle persone fisiche, le informazioni pubblicate sono soppresse due anni dopo la fine dell'esercizio finanziario in cui sono stati assegnati i fondi.

Lo stesso vale per i dati personali riportati nelle denominazioni ufficiali delle persone giuridiche (ad esempio nel caso di associazioni o società la cui denominazione coincide con il nome dei fondatori).

Le informazioni inerenti a borse di studio corrisposte a persone fisiche e altri aiuti diretti versati a persone fisiche estremamente bisognose (rifugiati e disoccupati) non sono pubblicate. Anche le organizzazioni beneficiarie non sono autorizzate a pubblicare questo tipo di informazioni relative alle persone che ricevono una sovvenzione di mobilità nell'ambito di Erasmus+.

Pubblicità

Oltre ai requisiti riguardanti la visibilità del progetto e per la condivisione dei risultati e dell'impatto del progetto (che sono criteri di aggiudicazione), esiste un obbligo di pubblicità minima per ogni progetto sovvenzionato.

I beneficiari sono tenuti a riconoscere chiaramente il sostegno dell'Unione europea in tutte le comunicazioni o pubblicazioni, in qualsiasi forma e con qualsiasi mezzo, incluso Internet, o in occasione delle attività per le quali è utilizzata la sovvenzione.

Tale obbligo deve essere soddisfatto conformemente alle disposizioni incluse nella convenzione di sovvenzione. Se queste disposizioni non sono rispettate integralmente, la sovvenzione del beneficiario può essere ridotta.

Controlli e audit

L'agenzia nazionale o l'Agenzia esecutiva e/o la Commissione europea possono svolgere controlli e audit tecnici e finanziari in relazione all'utilizzo della sovvenzione. Possono anche controllare i registri contabili del beneficiario (o del co-beneficiario) allo scopo di valutare periodicamente la somma forfettaria, il costo unitario o il finanziamento a tasso fisso. Il beneficiario (o il co- beneficiario) si impegnerà, mediante la firma del suo rappresentante legale, a fornire prova del fatto che la sovvenzione è stata utilizzata correttamente. La Commissione europea, l'Agenzia esecutiva, le agenzie nazionali e/o la Corte dei conti europea, l'OLAF, l'EPPO o un organismo da essi incaricato possono verificare l'utilizzo della sovvenzione in qualsiasi momento fino a cinque anni, o fino a tre anni per le sovvenzioni che non superano i 60 000 EUR, a decorrere dalla data del pagamento a saldo o dell'esecuzione del recupero da parte dell'agenzia nazionale o dell'Agenzia esecutiva. I beneficiari pertanto sono tenuti a conservare per tale periodo la documentazione, i documenti giustificativi in originale, i dati statistici e gli altri documenti relativi alla sovvenzione.

Per i progetti gestiti a livello centralizzato dall'Agenzia esecutiva possono essere applicati diversi tipi di procedure di audit a seconda del tipo di azione e della dimensione e della forma della sovvenzione concessa. Maggiori informazioni sono disponibili sul sito web dell'Agenzia esecutiva.

Le disposizioni dettagliate riguardanti i controlli e gli audit sono descritte nella convenzione di sovvenzione.

Protezione dei dati

Tutti i dati personali inclusi nel modulo di candidatura o nella convenzione/decisione di sovvenzione sono trattati dall'agenzia nazionale o dalla Agenzia esecutiva, o dalla Commissione europea conformemente:

  • per tutti i trattamenti richiesti da qualsiasi orientamento o istruzione ufficiale della Commissione europea o necessari per l'attuazione del programma Erasmus+: al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (Testo rilevante ai fini del SEE);
  • per tutti i trattamenti per altri scopi, non richiesti da orientamenti o istruzioni ufficiali della Commissione europea né necessari per l'attuazione del programma Erasmus+:
    • regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati) per:
      • tutti i dati personali trattati da un titolare del trattamento o da un responsabile del trattamento nell'UE/nel SEE;
      • tutti di dati personali di interessati che si trovano nell'UE/nel SEE all'inizio del trattamento;
    • la legislazione nazionale sulla protezione dei dati per tutti gli altri trattamenti.

In questi casi l'entità che decide i mezzi e le finalità del trattamento per altri scopi diviene titolare del trattamento in sostituzione della Commissione europea e si assume le responsabilità che ne derivano, conformemente alla legislazione applicabile in materia di protezione dei dati a cui tale entità è soggetta.

Se non sono contrassegnate come facoltative, le risposte del richiedente alle domande contenute nel modulo sono obbligatorie per valutare e trattare la domanda di sovvenzione in conformità della guida al programma Erasmus+. I dati personali saranno trattati esclusivamente a tale scopo dal dipartimento o dall'unità responsabile del programma di sovvenzione dell'Unione in questione (entità che agisce in qualità di titolare del trattamento). Nel rispetto del principio della necessità di sapere, i dati personali potranno essere trasferiti a terzi coinvolti nella valutazione delle domande o nella procedura di gestione della sovvenzione, compresi gli organismi preposti a compiti di monitoraggio e ispezione in conformità del diritto dell'Unione europea o a organismi incaricati di svolgere valutazioni del programma o di qualsiasi sua azione. In particolare, ai fini della salvaguardia degli interessi finanziari dell'Unione, i dati personali possono essere trasferiti a servizi interni di audit, alla Corte dei conti europea, all'istanza specializzata in irregolarità finanziarie o all'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF), nonché scambiati tra gli ordinatori della Commissione e le agenzie esecutive. Il richiedente ha diritto di accedere ai propri dati personali e il diritto di chiederne la rettifica. Eventuali domande relative al trattamento dei propri dati personali devono essere rivolte dal richiedente all'agenzia che ha selezionato il progetto. In caso di controversie, il richiedente ha anche il diritto di ricorrere in qualsiasi momento al Garante europeo della protezione dei dati.

Per quanto riguarda il trattamento dei dati personali nell'ambito del programma Erasmus+, sul sito web della Commissione e dell'Agenzia esecutiva è disponibile un'informativa sulla privacy, comprensiva di informazioni di contatto:

https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/help/erasmus-and-data-protection_en.

Per le azioni gestite dall'EACEA:

https://ec.europa.eu/research/participants/data/support/legal_notice/h2020-ssps-grants-sedia_en.pdf.

Prima di presentare le proprie proposte il richiedente informa le persone fisiche i cui dati personali sono contenuti nella proposta dell'informativa sulla privacy pertinente indicata sopra.

Nell'ambito delle azioni centralizzate gestite dall'Agenzia esecutiva si informano i richiedenti - e, nel caso di entità giuridiche, le persone che fanno parte dell'organo di amministrazione, di direzione o di vigilanza del richiedente o che hanno poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo nei confronti del richiedente, oppure le persone fisiche o giuridiche che si assumono la responsabilità illimitata dei debiti di tale richiedente - che i loro dati personali (denominazione oppure nome e cognome nel caso di persone fisiche, indirizzo, forma giuridica e nome e cognome delle persone aventi poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo, nel caso di persone giuridiche) possono essere registrati dall'ordinatore dell'Agenzia nel sistema di individuazione precoce e di esclusione (EDES), qualora si trovassero in una delle situazioni di cui al regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 luglio 2018, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione.