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Fase 3: Verifica delle condizioni finanziarie

Forme di sovvenzione

La sovvenzione può assumere le forme seguenti:

  1. sovvenzione mista per i costi effettivi:
    1. rimborso dei costi ammissibili effettivamente sostenuti: ad esempio i costi eccezionali nell'ambito delle azioni di mobilità dell'azione chiave 1;
    2. rimborso sulla base di costi unitari, che coprono determinate categorie specifiche di costi ammissibili chiaramente individuate in anticipo con riferimento a un importo per unità: ad esempio il sostegno individuale nell'ambito dei progetti di mobilità dell'azione chiave 1;
  2.   contributi forfettari1 : ciò significa che la sovvenzione rimborserà un importo fisso basato su una somma forfettaria o un finanziamento non correlati ai costi. L'importo forfettario è calcolato secondo la metodologia stabilita nella decisione relativa agli importi forfettari e utilizzando la tabella di bilancio dettagliata/il calcolatore fornito (se del caso).Si può trattare di:
    1. sovvenzioni forfettarie basate sul bilancio: l'importo sarà fissato dall'ente che assegnerà la sovvenzione sulla base del bilancio previsto del progetto, del risultato della valutazione e del tasso di finanziamento stabilito nell'invito (parte B della presente guida). Il bilancio previsto deve rispettare le condizioni di ammissibilità di base per le sovvenzioni dell'UE per i costi effettivi (per le azioni gestite dall'EACEA, cfr. la convenzione di sovvenzione commentata, articolo 6);
    2. sovvenzioni forfettarie prefissate: l'importo è prefissato dall'ente che assegnerà la sovvenzione nell'invito (parte B della presente guida);
  3. una combinazione delle forme summenzionate.

Il meccanismo di finanziamento applicato nell'ambito del programma Erasmus+ nella maggior parte dei casi prevede sovvenzioni calcolate in base al rimborso sulla base dei costi unitari o di somme forfettarie. Questo tipo di sovvenzione aiuta i richiedenti a calcolare in maniera semplice l'importo della sovvenzione richiesto e facilita una pianificazione finanziaria realistica del progetto.

Per sapere quale tipo di sovvenzione è applicato a ogni voce di finanziamento nell'ambito di ogni azione Erasmus+ descritta in questa guida, si rimanda alla descrizione delle singole azioni nella parte B, sezione "Quali sono le norme di finanziamento?".

Principi che si applicano alle sovvenzioni dell'UE

Non retroattività

Non sono previste sovvenzioni UE retroattive per progetti già conclusi.

Una sovvenzione dell'UE può essere concessa a un'azione già avviata solo se il richiedente può dimostrare nella proposta di progetto la necessità di avviare l'azione prima della firma della convenzione di sovvenzione. In questi casi i costi ammissibili al finanziamento non possono essere anteriori alla data di presentazione della domanda di sovvenzione.

Se il richiedente inizia ad attuare il progetto prima della firma della convenzione di sovvenzione, lo fa a proprio rischio.

Presentazioni multiple

Per quanto riguarda le azioni gestite dall'Agenzia esecutiva, i richiedenti possono presentare più proposte riguardanti progetti diversi nell'ambito dello stesso invito (e ottenere il finanziamento relativo). Le organizzazioni possono partecipare a più proposte. Tuttavia, se vi sono più proposte per progetti molto simili, sarà accettata e valutata una sola proposta; i richiedenti saranno invitati a ritirarne una (o sarà respinta).

Le proposte possono essere modificate e ripresentate fino al termine ultimo per la presentazione.

Per le azioni gestite dalle agenzie nazionali, nel caso di presentazioni multiple della stessa domanda da parte dello stesso richiedente a diverse agenzie, tutte le domande saranno respinte. Qualora domande pressoché identiche o simili siano presentate a una stessa agenzia o ad agenzie differenti da uno stesso richiedente o da richiedenti differenti, tali domande saranno tutte sottoposte a una valutazione specifica e potranno essere tutte respinte.

Contenuti originali e diritto d'autore

Tutte le domande relative a progetti e accreditamenti devono presentare contenuti originali redatti dal richiedente o da altre organizzazioni che presentano congiuntamente la domanda di sovvenzione. Gli istituti di istruzione superiore che presentano domanda per attività di mobilità internazionale possono coinvolgere nella redazione della propria domanda i loro IIS partner di paesi non associati al programma. Nessun'altra organizzazione o nessun altro individuo esterno possono essere pagati o altrimenti compensati per la redazione della domanda. L'agenzia nazionale può respingere il richiedente dalla procedura di selezione o può porre fine a un progetto/accreditamento concesso in qualsiasi momento se accerta che tali norme non sono state rispettate.

Divieto di cumulo

A ciascun progetto finanziato dall'UE può essere concessa una sola sovvenzione dell'UE a favore di uno stesso beneficiario. In nessun caso il bilancio dell'Unione finanzia due volte i medesimi costi.

Per evitare il rischio di doppio finanziamento, il richiedente deve indicare le fonti e gli importi degli altri finanziamenti eventualmente ricevuti o richiesti durante l'anno, sia per lo stesso progetto che per qualsiasi altro progetto, comprese le sovvenzioni di funzionamento. Per le azioni gestite dalle agenzie nazionali, tali informazioni saranno fornite nel modulo di domanda. Per le azioni gestite dall'Agenzia esecutiva, tali informazioni saranno fornite mediante autocertificazione.

Senza scopo di lucro

Una sovvenzione finanziata dal bilancio dell'Unione non può avere per scopo o effetto un profitto nell'ambito del progetto realizzato dal beneficiario. Si definisce profitto un surplus delle entrate, calcolato al momento del pagamento a saldo, rispetto ai costi ammissibili dell'azione o del programma di lavoro, in cui le entrate sono limitate alla sovvenzione dell'Unione e ai ricavi generati da tale azione o programma di lavoro2 .

Il principio del divieto del fine di lucro non si applica a sovvenzioni erogate nella forma di costi unitari, somme forfettarie o finanziamenti a tasso fisso, comprese le borse di studio, né alle richieste di sovvenzione di importo non superiore a 60 000 EUR.

Qualora si ottenga un profitto, la Commissione ha il diritto di recuperarne la percentuale corrispondente al contributo dell'Unione ai costi ammissibili effettivamente sostenuti dal beneficiario nel realizzare l'azione.

Ai fini del calcolo del profitto generato dalla sovvenzione non si terrà conto del cofinanziamento sotto forma di contributi in natura.

Cofinanziamento

Le sovvenzioni dell'UE inoltre rappresentano un incentivo alla realizzazione di progetti che non sarebbero fattibili senza il sostegno finanziario dell'UE e si basano sul principio del cofinanziamento. Il cofinanziamento prevede che la sovvenzione dell'UE non finanzi interamente i costi del progetto, che deve essere finanziato mediante fonti di cofinanziamento diverse dalla sovvenzione dell'UE (ad esempio risorse proprie del beneficiario, reddito generato dall'azione, contributi finanziari di terzi).

Quando la sovvenzione è concessa nella forma di costo unitario, di somma forfettaria o di finanziamento a tasso fisso – è il caso della maggior parte delle azioni trattate in questa guida – i principi del divieto del fine di lucro e del cofinanziamento sono assicurati dalla Commissione quando definisce, in anticipo, i tassi o le percentuali di tali costi unitari, somme forfettarie e finanziamenti a tasso fisso per l'intera azione. In linea generale il rispetto dei principi del divieto del fine di lucro e del cofinanziamento è dato per scontato e pertanto i richiedenti non sono tenuti a fornire informazioni sulle fonti di finanziamento diverse dalla sovvenzione dell'UE e né a giustificare i costi sostenuti per il progetto.

Nondimeno, l'erogazione della sovvenzione basata sul rimborso sulla base dei costi unitari, di somme forfettarie o di finanziamenti a tasso fisso non pregiudica il diritto di accesso ai registri dei beneficiari. Se a seguito di un controllo o di un audit risulta che l'evento generatore non si è verificato (p. es. le attività del progetto non sono state realizzate nel modo approvato in fase di presentazione della domanda, i partecipanti non hanno preso parte alle attività ecc.) e al beneficiario è stato erogato un versamento indebito di una sovvenzione basata sul rimborso sulla base del contributo ai costi unitari, a somme forfettarie o a finanziamenti a tasso fisso, l'agenzia nazionale o l'Agenzia esecutiva hanno facoltà di recuperare l'importo della sovvenzione. Allo stesso modo, se le attività intraprese o i risultati prodotti non sono attuati o la loro attuazione è carente (compreso il mancato rispetto di un obbligo contrattuale), la sovvenzione può essere ridotta, tenendo conto della misura in cui l'azione è stata completata. A scopi statistici e di monitoraggio la Commissione europea può inoltre svolgere indagini su campioni di beneficiari al fine di quantificare i costi effettivi sostenuti nell'ambito di progetti finanziati mediante rimborso sulla base del contributo ai costi unitari, delle somme forfettarie o del finanziamento a tasso fisso.

Costi e contributi ammissibili e non ammissibili applicabili alle sovvenzioni miste per costi effettivi

Per essere ammissibili, i costi e i contributi devono soddisfare le condizioni di ammissibilità illustrate di seguito3 .

Costi ammissibili – condizioni generali

Per i costi effettivi:

  • devono essere effettivamente sostenuti dal beneficiario;
  • devono essere sostenuti nel periodo di realizzazione del progetto, ad eccezione dei costi relativi alla stesura delle relazioni finali e alla presentazione dei certificati di audit, che possono essere sostenuti successivamente;
  • devono essere iscritti nel bilancio stimato dell'azione;
  • devono essere necessari per attuare il progetto oggetto della sovvenzione;
  • devono essere identificabili e verificabili, in particolare sono iscritti nei documenti contabili del beneficiario e sono determinati secondo i principi contabili vigenti nel paese in cui è stabilito il beneficiario e secondo le consuete prassi contabili di quest'ultimo;
  • devono rispettare le disposizioni della legislazione tributaria e sociale applicabile;sono ragionevoli, giustificati e conformi al principio della sana gestione finanziaria, in particolare sotto il profilo dell'economia e dell'efficienza;

​​​​​​​Per i costi unitari e i contributi:

  • devono essere dichiarati in una delle categorie di bilancio indicate nel bilancio stimato del progetto;
    • le unità devono:
      • essere effettivamente utilizzate o prodotte dal beneficiario durante il periodo di attuazione;
      • essere necessarie per l'attuazione dell'azione; e
    • il numero di unità deve essere identificabile e verificabile e, se necessario, deve essere suffragato da registri e documentazione;

I contributi forfettari:

  • devono essere dichiarati nell'ambito di una delle attività/uno dei pacchetti di lavoro indicati nel bilancio stimato del progetto;
  • l'attività deve essere svolta correttamente dal beneficiario, conformemente alla convenzione di sovvenzione;
  • i risultati devono essere conseguiti nel periodo di attuazione.

Costi ammissibili – condizioni specifiche

I costi ammissibili possono essere diretti o indiretti.

Costi diretti

I costi diretti ammissibili per l'azione sono i costi che, tenendo debitamente conto delle condizioni di ammissibilità di cui sopra, sono identificabili come costi specifici direttamente legati alla realizzazione dell'azione e che possono quindi essere imputati direttamente ad essa.

Oltre ai costi diretti ammissibili che saranno indicati nell'invito a presentare proposte, sono considerate ammissibili anche le seguenti categorie di costi:

  • costi relativi a una garanzia di prefinanziamento costituita dal beneficiario della sovvenzione, ove detta garanzia sia richiesta dall'agenzia nazionale;
  • costi inerenti ai certificati relativi ai rendiconti finanziari e alle relazioni sulle verifiche operative, ove tali certificati o relazioni siano richiesti dall'agenzia nazionale a sostegno delle richieste di pagamento; costi di ammortamento, purché effettivamente sostenuti dal beneficiario.

Se sono stati autorizzati per un'azione specifica, si tenga conto del fatto che i costi per i volontari non sono una categoria di costi ordinaria. Non vi sono costi perché i volontari lavorano gratuitamente, ma possono comunque essere aggiunti al bilancio sotto forma di costo unitario prefissato (per volontario)4  e permettere così di beneficiare del lavoro dei volontari per la sovvenzione (aumentando l'importo del rimborso fino al 100 % dei costi normali, cioè le categorie di costo diverse dai volontari).

Per quanto riguarda le azioni gestite dall'Agenzia esecutiva, per calcolare le spese di viaggio, di alloggio e di soggiorno occorre utilizzare i costi unitari di viaggio, di alloggio e di soggiorno specificati nella decisione C(2021) 35 della Commissione5 . Si ricorda inoltre che i titolari di PMI e i beneficiari che sono persone fisiche sono ammissibili in virtù della decisione della Commissione del 20 ottobre 2020 che autorizza l'utilizzo di costi unitari per i costi sostenuti per il personale dai titolari di piccole e medie imprese e dai beneficiari che sono persone fisiche che non percepiscono una retribuzione per il lavoro da essi svolto nell'ambito di un'azione o di un programma di lavoro6 .

Per quanto riguarda i siti web dei progetti, sono ammissibili i costi di comunicazione per la presentazione del progetto sui siti web o sugli account dei partecipanti sui social media.

Il sostegno finanziario a terzi è ammissibile solo se previsto dall'invito (parte B della presente guida al programma).

Le procedure interne contabili e di audit del beneficiario devono consentire la diretta riconciliazione dei costi e dei ricavi dichiarati in relazione al progetto con i rispettivi prospetti contabili e documenti giustificativi.

Imposta sul valore aggiunto (IVA)

L'imposta sul valore aggiunto sarà considerata come costo ammissibile solo nei casi in cui non sarà recuperabile ai sensi della normativa nazionale sull'IVA applicabile7 . L'unica eccezione è costituita dalle attività o dalle operazioni che gli Stati, le regioni, le province, i comuni e gli altri enti pubblici esercitano in quanto pubbliche autorità8 . Inoltre:

  • l'imposta detraibile non effettivamente detratta (a causa di condizioni nazionali o della noncuranza dei beneficiari) non è ammissibile;
  • la direttiva IVA non si applica ai paesi terzi. Le organizzazioni di paesi terzi non associati al programma possono essere esentate dal versamento di tasse (inclusa l'IVA), diritti e imposte, se è stato firmato un accordo tra la Commissione europea e il paese terzo non associato al programma in cui l'organizzazione è stabilita.

Costi indiretti ammissibili

I costi indiretti sono costi che non sono direttamente legati alla realizzazione dell'azione e quindi non possono essere attribuiti direttamente ad essa.

Per alcune tipologie di progetti (per dettagli sulle norme di finanziamento delle azioni, vedere la parte B di questa guida) sono ammissibili costi indiretti per un importo forfettario non superiore al 7 % dei costi diretti ammissibili del progetto (eccetto costi volontari, se del caso); i costi indiretti rappresentano le spese amministrative generali del beneficiario che non sono già coperte dai costi diretti ammissibili (ad esempio fatture per l'energia elettrica o per l'uso di Internet, costi per le sedi ecc.), ma che possono essere considerate imputabili al progetto.

I costi indiretti non possono includere i costi già iscritti in un'altra categoria di bilancio. Non sono ammissibili costi indiretti nel caso in cui il beneficiario riceva già una sovvenzione di funzionamento a carico del bilancio dell'Unione (ad esempio nel contesto dell'invito a presentare proposte relativo alla cooperazione della società civile nell'ambito del programma Erasmus+).

Costi non ammissibili

I seguenti costi non sono considerati ammissibili:

  • rendimento del capitale e dividendi pagati da un beneficiario;
  • debiti e relativi oneri;
  • accantonamenti per perdite o debiti;
  • interessi passivi;
  • crediti dubbi;
  • perdite dovute a operazioni di cambio;
  • costi dichiarati dal beneficiario nell'ambito di un'altra azione che riceve una sovvenzione finanziata a titolo del bilancio dell'Unione;
  • spese eccessive o sconsiderate;
  • contributi in natura da parte di terzi;
  • nel caso di locazione o leasing di attrezzature, il costo dell'opzione di acquisto alla fine del periodo di locazione o leasing;
  • costi di apertura e gestione di conti bancari (compresi i costi applicati dalla banca al beneficiario sui bonifici da/verso l'agenzia nazionale o l'Agenzia esecutiva);
  • IVA, quando considerata recuperabile ai sensi della normativa nazionale sull'IVA applicabile (cfr. il precedente paragrafo sull'imposta sul valore aggiunto);
  • i contributi in natura sono consentiti, ma non possono essere dichiarati come costi.

Fonti di finanziamento

Il richiedente deve indicare nel modulo di candidatura i contributi provenienti da fonti di finanziamento diverse dalla sovvenzione dell'UE. Il cofinanziamento esterno può assumere la forma di risorse proprie del beneficiario, contributi finanziari di terzi o redditi generati dal progetto. Se al momento della valutazione finale e della richiesta di pagamento del saldo è comprovata l'esistenza di un'eccedenza nel reddito (cfr. la sezione "Divieto del fine di lucro e cofinanziamento") rispetto ai costi ammissibili sostenuti per il progetto, l'agenzia nazionale o l'Agenzia esecutiva possono recuperare la percentuale di profitto corrispondente al contributo dell'UE ai costi ammissibili effettivamente sostenuti dal beneficiario per realizzare il progetto. Questa disposizione non si applica ai progetti per cui la sovvenzione richiesta non supera i 60 000 EUR.

I contributi in natura da parte di terzi non sono considerati come possibili fonti di cofinanziamento.