Egyéb fontos szerződéses rendelkezések
Pénzügyi garancia
Ha a kedvezményezett pénzügyi kapacitását gyengének ítélik, a nemzeti iroda vagy a Végrehajtó Ügynökség az előfinanszírozással kapcsolatos pénzügyi kockázatok korlátozása érdekében előzetes biztosítéknyújtást követelhet a 60 000 EUR-nál magasabb összegű támogatást elnyert kedvezményezettől. A pénzügyi garancia összege legfeljebb az előfinanszírozási kifizetés(ek) összegét teheti ki.
A garancia célja az, hogy valamely bank vagy pénzügyi intézmény visszavonhatatlan készfizető kezességet nyújtson, vagy a kedvezményezett támogatási megállapodásból eredő kötelezettségeiért első felszólításra felelőssé tehető legyen.
A pénzügyi garanciát euróban kell elhelyezni tagállamban székhellyel rendelkező, elismert banknál vagy pénzügyi intézménynél. Ha a kedvezményezett székhelye harmadik országban van, akkor a nemzeti iroda vagy a Végrehajtó Ügynökség engedélyezheti, hogy a garanciát harmadik országban székhellyel rendelkező bank vagy pénzügyi intézmény nyújtsa, ha úgy ítéli meg, hogy ez a bank vagy pénzügyi intézmény a tagállamok valamelyikében bejegyzett bankokkal vagy pénzügyi intézményekkel azonos pénzügyi biztonságot és feltételeket kínál.
Ez a garancia helyettesíthető harmadik személy által nyújtott egyetemleges felelősségen alapuló kezességgel vagy a támogatási megállapodásban érintett részt vevő szervezetek/intézmények egyéni felelősségen alapuló kezességével.
A garancia felszabadítására az előfinanszírozásnak a kedvezményezett javára teljesített időközi kifizetés, illetve egyenlegkifizetés útján történő fokozatos kimerítését követően, a támogatási megállapodásban megállapított feltételekkel összhangban kerül sor. Amennyiben az egyenlegkifizetés visszafizetés formájában történik, a garanciát vagy a kedvezményezett értesítését követően szabadítják fel, vagy kifejezetten hatályban marad az egyenlegkifizetésig, illetve ha az egyenlegkifizetés visszafizetés formájában történik, a terhelési értesítés kedvezményezettel való közlését követő három hónapig.
Alvállalkozás és a közbeszerzési szerződés odaítélése
A kedvezményezett bizonyos (a jog, a könyvvitel, az adóügyek, az emberi erőforrások, az informatika stb. területéhez kapcsolódó) szakmai készségeket igénylő speciális technikai szolgáltatások esetében – melyek a pályázattípushoz tartozó feladatok részét képezik – alvállalkozót vonhat be, vagy megvalósítási/kivitelezési szerződést alkalmazhat. A kedvezményezettnél az ilyen szolgáltatások kapcsán felmerülő költségek elszámolható költségnek minősülhetnek, amennyiben azok megfelelnek a támogatási megállapodásban szereplő valamennyi egyéb feltételének.
Ha a projekt megvalósításához áruk, munkák vagy szolgáltatások beszerzésére van szükség (szerződés), a kedvezményezett köteles a szerződést a gazdaságilag legelőnyösebb, tehát a legjobb ár-érték arányt képviselő ajánlatnak vagy adott esetben a legalacsonyabb árat tartalmazó ajánlatnak odaítélni, ügyelve az összeférhetetlenség elkerülésére és arra, hogy a dokumentumokat ellenőrzések esetére megőrizzék.
Amennyiben a kedvezményezett 60 000 EUR-nál nagyobb értékű megvalósítási szerződést köt, a nemzeti iroda vagy a Végrehajtó Ügynökség az előző bekezdésben említetteken kívül további egyedi szabályokat állapíthat meg a kedvezményezettre vonatkozóan. Ezeket az egyedi szabályokat a nemzeti irodák vagy a Végrehajtó Ügynökség honlapjain teszik közzé.
Tájékoztatás az odaítélt támogatásokról
Az átláthatóság elvének és az utólagos közzététel követelményének megfelelően az uniós támogatások kedvezményezettjeinek listáját a Bizottság, a Végrehajtó Ügynökség és/vagy a nemzeti irodák honlapján kell közzétenni, mégpedig azon pénzügyi év lezárását követő év első félévében, amely pénzügyi évre a támogatást odaítélték.
Ezek az információk egyéb megfelelő médiumban, többek között az Európai Unió Hivatalos Lapjában is közzétehetők.
A nemzeti irodák és a Végrehajtó Ügynökség a következő információkat teszik közzé:
- a kedvezményezett neve és elérhetősége;
- az odaítélt támogatás összege;
- a támogatás jellege és célja.
A pályázó indokolt és kellően alátámasztott kérésére a Bizottság eltekint a közzétételtől, amennyiben e közzététel veszélyeztethetné az érintett egyéneknek az Európai Unió Alapjogi Chartája által védett jogait és szabadságait, vagy sérti a kedvezményezettek kereskedelmi érdekeit.
Természetes személyek közzétett személyes adatait a finanszírozás odaítélése évének végétől számított két év elteltével el kell távolítani.
Ugyanez vonatkozik a jogi személyek hivatalos nevében szereplő személyes adatokra is (például olyan egyesületek vagy vállalkozások, amelyeknek nevében az alapítók neve szerepel).
Ezt az információt a természetes személyeknek kifizetett ösztöndíjak és a leginkább rászoruló természetes személyeknek (menekültek, munkanélküliek) kifizetett egyéb közvetlen támogatások esetében nem kell közzétenni. A kedvezményezett szervezetek/intézmények sem jogosultak a fent felsorolt információkat közzétenni az Erasmus+ keretében mobilitási támogatást elnyerő személyekkel kapcsolatban.
Nyilvánosság
A projekt láthatóságára és a projekteredmények terjesztésére és hasznosítására vonatkozó (az értékelési szempontok közé tartozó) követelményeken kívül a közzétételi kötelezettségek minimuma minden támogatott projektre vonatkozik.
A kedvezményezetteknek minden közleményben és kiadványban – legyen szó ezek bármilyen formájáról vagy bármilyen médiumról, az internetet is beleértve –, valamint a támogatással megvalósuló tevékenységek alkalmával egyértelműen el kell ismerniük az európai uniós támogatást.
Ennek során be kell tartaniuk a támogatási megállapodás rendelkezéseit. Amennyiben ezeket a rendelkezéseket nem tartják be teljes mértékben, a kedvezményezettnek odaítélt támogatás csökkenthető.
Ellenőrzések és vizsgálatok
A nemzeti irodák, a Végrehajtó Ügynökség és/vagy az Európai Bizottság technikai és pénzügyi ellenőrzéseket és vizsgálatokat hajthatnak végre a támogatás felhasználásával kapcsolatosan. Az egyösszegű támogatás, az egységköltségek vagy az átalányfinanszírozás időközi felmérése érdekében ellenőrizhetik a kedvezményezett (vagy társkedvezményezettek) hivatalos nyilvántartásait is. A kedvezményezett (vagy társkedvezményezettek) törvényes képviselője aláírásával vállalja, hogy igazolja a támogatás szabályos felhasználását. Az Európai Bizottság, a Végrehajtó Ügynökség, a nemzeti irodák és/vagy az Európai Számvevőszék, az OLAF, az Európai Ügyészség vagy az általuk megbízott szervek az egyenlegkifizetést követően legfeljebb öt éven belül, illetve a 60 000 EUR-t meg nem haladó támogatások esetében legfeljebb három éven belül ellenőrizhetik a támogatás felhasználását. A kedvezményezetteknek ezért ebben az időszakban meg kell őrizniük a nyilvántartásokat, az eredeti igazoló dokumentumokat, a statisztikai nyilvántartásokat és a támogatással kapcsolatos egyéb dokumentumokat.
Az érintett pályázattípus, az odaítélt támogatás nagysága és a támogatás formája szerint különböző típusú ellenőrzési eljárásokat lehet alkalmazni.
Az ellenőrzésekre és vizsgálatokra vonatkozó részletes rendelkezésekről a támogatási megállapodások tájékoztatnak.
Adatvédelem
A nemzeti irodáknak, a Végrehajtó Ügynökségnek és az Európai Bizottságnak a pályázati űrlap vagy a támogatási megállapodásban szereplő valamennyi személyes adatot a következőkkel összhangban kell kezelniük:
- Az Európai Bizottság bármely hivatalos iránymutatása vagy utasítása által megkövetelt vagy az Erasmus+ program végrehajtásához szükséges valamennyi adatkezelés esetében: Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2018/1725 rendelete (2018. október 23.)1 a természetes személyeknek a személyes adatok uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek általi kezelése tekintetében való védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 45/2001/EK rendelet és az 1247/2002/EK határozat hatályon kívül helyezéséről (EGT-vonatkozású szöveg);
- Az Európai Bizottság bármely hivatalos iránymutatása vagy utasítása által nem megkövetelt vagy az Erasmus+ program végrehajtásához nem szükséges valamennyi, egyéb célú adatkezelés esetében:
- az általános adatvédelmi rendelet (GDPR vagy a 2016. április 27-i (EU) 2016/679 európai parlamenti és tanácsi
rendelet2
) a következők tekintetében:
- az adatkezelő vagy -feldolgozó által az EU-ban/EGT-ben kezelt valamennyi személyes adat;
- az adatkezelés megkezdésekor az EU-ban/EGT-ben tartózkodó érintettekre vonatkozó valamennyi személyes adat;
- az összes többi adatkezelésre vonatkozó nemzeti adatvédelmi jogszabályok.
- az általános adatvédelmi rendelet (GDPR vagy a 2016. április 27-i (EU) 2016/679 európai parlamenti és tanácsi
rendelet2
) a következők tekintetében:
Ezekben az esetekben az ezen egyéb célokból történő adatkezelés eszközeiről és céljairól döntő szerv az Európai Bizottság helyébe lép az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályok értelmében elszámoltatható és felelős adatkezelőként.
A pályázónak a pályázati űrlapon szereplő kérdésekre adott válaszai – kivéve a nem kötelezően megválaszolandó kérdéseket – szükségesek ahhoz, hogy a pályázatot az Erasmus+ pályázati útmutatóval összhangban értékeljék és kezeljék. A személyes adatokat az érintett uniós támogatási programért felelős osztály vagy egység (amelynek feladata az adatok ellenőrzése) csak erre a célra dolgozza fel. A nyomon követéssel és ellenőrzéssel az uniós joggal összhangban megbízott szerveknek, illetve a program vagy a pályázattípusok értékelésével megbízott szerveknek való továbbítás sérelme nélkül sor kerülhet a személyes adatok továbbítására, ha azokra a pályázatok értékelésében vagy a támogatáskezelési eljárásban érintett harmadik feleknek szükségük van. Az Unió pénzügyi érdekeinek védelme céljából a személyes adatok továbbíthatók a belső ellenőrző szolgálatoknak, az Európai Számvevőszéknek, a pénzügyi szabálytalanságokat vizsgáló testületnek és az Európai Csalás Elleni Hivatalnak, továbbá a Bizottság engedélyezésre jogosult tisztviselői és végrehajtó ügynökségei között. A pályázók jogosultak saját személyes adataikhoz hozzáférni, illetve azokat helyesbíteni. Amennyiben a pályázónak személyes adatainak kezelésével kapcsolatban bármilyen kérdése lenne, a projektet támogatásra kiválasztó irodához kell fordulnia. Konfliktus esetén a pályázónak bármikor jogában áll az európai adatvédelmi biztoshoz fordulni.
A személyes adatoknak az Erasmus+ program keretében történő kezelésére vonatkozóan a Bizottság és a Végrehajtó Ügynökség honlapján az elérhetőségeket is tartalmazó részletes adatvédelmi nyilatkozat található: https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/help/erasmus-and-data-protection_en
Az EACEA által kezelt pályázattípusok esetében: https://ec.europa.eu/research/participants/data/support/legal_notice/h2020-ssps-grants-sedia_en.pdf
A pályázat benyújtása előtt a pályázónak tájékoztatnia kell azokat a személyeket a fent említett adatvédelmi nyilatkozatról, akiknek a személyes adatait a pályázat tartalmazza.
Felhívjuk a pályázók, illetve – amennyiben a pályázó jogalany – annak adminisztrációs, irányító vagy felügyelő testületének tagjai, illetve az abban képviseleti, döntéshozatali vagy ellenőrzési joggal rendelkező személyek, vagy a pályázó kötelezettségeiért korlátlan felelősséggel tartozó természetes vagy jogi személyek figyelmét arra, hogy a nemzeti irodák vagy az EACEA Végrehajtó Ügynökség által kezelt Erasmus+ pályázattípusok keretében személyes adataikat (ezek természetes személyek esetében a vezetéknév és a keresztnév, jogi személyek esetében a cím, a jogi forma, illetve a képviseleti, döntéshozatali vagy ellenőrzési hatáskörrel rendelkező személyek vezetékneve és keresztneve) az Ügynökség engedélyezésre jogosult tisztviselője rögzítheti a korai felismerési és kizárási rendszerben (EDES), amennyiben az (EU, Euratom) 2018/1046 rendeletben említett helyzetek valamelyikében érintettek.