Finansiel garanti

Hvis finansieringsevnen anses for at være svag, kan det nationale agentur eller forvaltningsorganet kræve, at en modtager, der får et tilskud på over 60 000 EUR, stiller en forfinansieringsgaranti, for at begrænse de finansielle risici, der er forbundet med at udbetale forfinansieringsbeløb. Det kan være et krav, at denne sikkerhedsstillelse skal dække hele forfinansieringsbeløbet/alle forfinansieringsbeløbene.

Formålet med en sådan garanti er at få en bank eller et pengeinstitut til at stå som uigenkaldelig sikkerhed eller førstekautionist for modtagerens forpligtelser i henhold til tilskudsaftalen.

Den finansielle garanti skal stilles i euro af en godkendt bank eller et godkendt pengeinstitut, der er etableret i en EU-medlemsstat. Hvis tilskudsmodtageren er etableret i et land uden for EU, kan det nationale agentur eller forvaltningsorganet acceptere, at en bank eller et pengeinstitut i dette land stiller garantien, hvis det vurderer, at banken eller pengeinstituttet har det samme sikkerhedsniveau mv., som bankerne og pengeinstitutterne i en EU-medlemsstat har.

Garantien kan erstattes af en fælles tredjemandsgaranti eller af flere tredjemandsgarantier fra de deltagende organisationer, som er parter i den samme tilskudsaftale.

Garantien frigøres, efter at forfinansieringen gradvist cleares ved modregning i mellemliggende betalinger eller betaling af saldoen til tilskudsmodtageren, på de betingelser, der er fastsat i tilskudsaftalen. Hvis betalingen af saldoen sker i form af en inddrivelse, vil garantien enten blive frigjort, efter at modtageren er blevet underrettet, eller den vil forblive udtrykkeligt i kraft indtil den endelige betaling og, hvis den endelige betaling sker i form af en inddrivelse, indtil tre måneder efter, at debetnotaen er blevet meddelt en tilskudsmodtager.

Underentrepriser og tildeling af indkøbskontrakter

Tilskudsmodtageren må gerne benytte underentrepriser ved specifikke tekniske tjenesteydelser, som indgår i opgaverne under tiltaget, hvor der kræves særlige kvalifikationer (hvad angår jura, regnskab, skat, HR, IT mv.) eller indgåelse af gennemførelseskontrakter. De udgifter, som modtageren har til denne type tjenesteydelser, kan derfor betragtes som tilskudsberettigede omkostninger, hvis de opfylder alle de øvrige kriterier, der er beskrevet i tilskudsaftalen.

Hvis gennemførelsen af projektet kræver indkøb af varer, anlægsarbejder eller tjenesteydelser (kontrakter), skal tilskudsmodtageren tildele kontrakten til den tilbudsgiver, der giver det økonomisk mest fordelagtige tilbud, dvs. det tilbud, der giver mest mulig værdi for pengene, eller, hvis det er relevant, til den tilbudsgiver, der tilbyder den laveste pris, og sikre sig, at der ikke er nogen interessekonflikt, og at dokumentationen opbevares med henblik på eventuel revision.

Hvis der er tale om en gennemførelseskontrakt til en værdi på over 60 000 EUR, kan det nationale agentur eller forvaltningsorganet pålægge tilskudsmodtageren at overholde særlige krav ud over dem, der er omtalt i afsnittet ovenfor. Disse særlige krav vil i givet fald blive offentliggjort på de nationale agenturers og forvaltningsorganets websteder.

Information om tildelte tilskud

I overensstemmelse med princippet om gennemsigtighed og kravet om efterfølgende offentliggørelse skal oplysninger om modtagerne af EU-midler offentliggøres på Kommissionens, forvaltningsorganets og/eller de nationale agenturers websted i løbet af første halvår af året efter afslutningen af det regnskabsår, for hvilket midlerne er blevet tildelt.

Oplysningerne kan også offentliggøres i ethvert andet egnet medie, herunder i Den Europæiske Unions Tidende.

De nationale agenturer og forvaltningsorganet vil offentliggøre følgende oplysninger:

• tilskudsmodtagerens navn og lokalitet
• tilskudsbeløbet
• tilskuddets art og formål.

Tilskudsmodtageren kan ved en begrundet og behørigt dokumenteret anmodning blive fritaget for at få offentliggjort disse oplysninger, hvis det kan true beskyttelsen af enkeltpersoners rettigheder og friheder i henhold til Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder eller skade tilskudsmodtagernes forretningsmæssige interesser.

Offentliggjorte data om fysiske personer fjernes to år efter afslutningen af det regnskabsår, hvor midlerne er blevet tildelt.

Det samme gælder for personoplysninger, der er anført i juridiske personers officielle titler (f.eks. en forening eller et selskab, der som titel har navnene på deres stiftere).

Disse oplysninger vil ikke blive offentliggjort ved stipendier til fysiske personer og lignende direkte støtte til de mest trængende fysiske personer (flygtninge og arbejdsløse). Modtageorganisationerne må heller ikke offentliggøre denne type oplysninger om personer, der modtager mobilitetstilskud under Erasmus+.

PR

Ud over kravene om projekternes synlighed og om deling af projektresultaterne og projektvirkningen (som er tildelingskriterier) er der et mindstekrav om omtale af det enkelte projekttilskud.

Tilskudsmodtagerne skal udtrykkeligt omtale EU-tilskud i al kommunikation og i alle publikationer, uanset form og uanset medie, herunder internettet, samt i forbindelse med de aktiviteter, som tilskuddet anvendes til.

Dette skal ske efter bestemmelserne i tilskudsaftalen. Hvis disse bestemmelser ikke overholdes, kan modtagerens tilskud blive nedsat.

Kontrol og revision

Det nationale agentur eller forvaltningsorganet og/eller Europa-Kommissionen kan foretage teknisk og finansiel kontrol og revision i forbindelse med anvendelsen af tilskuddet. De kan også tjekke modtagerens (eller medmodtagerens) lovpligtige dokumentation med henblik på periodisk vurdering af enhedsomkostninger, engangsbeløb eller tilskud efter fast sats. Modtageren (eller medmodtageren) forpligter sig — ved sin juridiske repræsentants underskrift — til at bevise, at tilskuddet er anvendt korrekt. Kommissionen, forvaltningsorganet, de nationale agenturer og/eller Den Europæiske Revisionsret, OLAF, EPPO eller en instans med fuldmagt fra disse kan når som helst inden for fem år, eller inden for tre år ved tilskud på under 60 000 EUR, der regnes fra den dato, saldoen udlignes, eller den dato, det nationale agentur eller forvaltningsorganet tilbagesøger beløbet, kontrollere anvendelsen af tilskuddet. Derfor skal tilskudsmodtagerne føre registre og opbevare støttedokumentation, statistiske data og andre relevante dokumenter vedrørende tilskuddet i denne periode.

For projekter, der forvaltes direkte af forvaltningsorganet EACEA, anvendes forskellige typer revisionsprocedurer alt efter typen af tiltag samt tilskuddets størrelse og form.

Bestemmelserne om kontrol og revision er beskrevet nærmere i tilskudsaftalen.

Databeskyttelse

Personoplysninger i ansøgningsskemaet eller i tilskudsaftalen vil blive behandlet af det nationale agentur/forvaltningsorganet eller Kommissionen i henhold til:

• for enhver behandling, der kræves i henhold til officielle retningslinjer eller instrukser fra Kommissionen, eller som er nødvendig for gennemførelsen af Erasmus+-programmet: Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse nr. 1247/2002/EF (EØS-relevant tekst)
• for enhver behandling til andre formål, som ikke kræves i henhold til officielle retningslinjer eller instrukser fra Kommissionen, eller som ikke er nødvendig for gennemførelsen af Erasmus+-programmet:
  • den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR eller Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016[2]) for så vidt angår:
    • alle personoplysninger, der behandles af en dataansvarlig eller databehandler i EU/EØS
    • alle personoplysninger om registrerede, som befinder sig i EU/EØS ved behandlingens begyndelse
  • den nationale databeskyttelseslovgivning for al anden behandling.

I disse tilfælde erstatter den enhed, der træffer afgørelse om midlerne til og formålene med behandlingen til disse andre formål, Europa-Kommissionen som ansvarlig og dataansvarlig i henhold til den gældende databeskyttelseslovgivning.

Ansøgeren skal udfylde alle felter og besvare alle spørgsmål i ansøgningsskemaet, medmindre de er markeret som valgfri, da dette er nødvendigt for at kunne vurdere og behandle ansøgningen om tilskud i henhold til Erasmus+-programguiden. Personoplysninger behandles udelukkende til dette formål af den myndighed eller enhed, der er ansvarlig for det pågældende EU-tilskudsprogram (enhed, der fungerer som registeransvarlig). Personoplysninger kan efter need to know-princippet overføres til tredjeparter, der deltager i vurderingen af ansøgningerne eller i de efterfølgende procedurer for tilskudsforvaltning, dog uden at dette berører overførslen af personoplysninger til de instanser, der varetager overvågnings- og inspektionsopgaver i henhold til EU's lovgivning, eller til instanser, der har mandat til at evaluere programmet eller tiltagene heri. Navnlig med henblik på at beskytte Unionens finansielle interesser kan personoplysninger overføres til interne revisionstjenester, til Den Europæiske Revisionsret, til panelet for finansielle uregelmæssigheder eller til Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig og mellem anvisningsberettigede i Kommissionen og forvaltningsorganerne. Ansøgerne har ret til indsigt i personoplysninger, der vedrører dem, og ret til at berigtige disse oplysninger. Hvis ansøgerne har spørgsmål til behandlingen af deres personoplysninger, skal de henvende sig til det agentur eller organ, der har udvalgt deres projekt. Hvis der opstår en tvist, kan ansøgeren når som helst klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Information om behandlingen af personoplysninger under Erasmus+-programmet findes i en detaljeret erklæring vedrørende beskyttelse af personoplysninger på Kommissionens og forvaltningsorganets websteder, herunder relevante kontaktoplysninger: https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/help/erasmus-and-data-protection_en.

For aktioner, der forvaltes af EACEA: https://ec.europa.eu/research/participants/data/support/legal_notice/h2020-ssps-grants-sedia_en.pdf. 

Ansøgeren skal underrette de personer, hvis personoplysninger er anført i forslaget, om den relevante erklæring vedrørende beskyttelse af personoplysninger, inden vedkommende indsender sit forslag.

I forbindelse med tiltag, der forvaltes af forvaltningsorganet, underrettes ansøgere — og, hvis de er juridiske personer, der er medlemmer af ansøgerens bestyrelse, direktion eller tilsynsorgan, eller har repræsentationsbeføjelser, bemyndigelse til at træffe afgørelse eller føre kontrol med hensyn til den pågældende ansøger, eller fysiske eller juridiske personer, der hæfter ubegrænset for den pågældende ansøgers gæld — om, at deres personoplysninger (navn, fornavn for fysiske personer, adresse, juridisk form samt navn og fornavn på de personer, der har beføjelse til at repræsentere, træffe afgørelser eller udøve kontrol, hvis det er en juridisk person) kan blive registreret i systemet for tidlig opdagelse og udelukkelse, hvis de befinder sig i en af de situationer, der er omtalt i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.