Finanzielle Garantie

Wenn die finanzielle Leistungsfähigkeit als gering betrachtet wird, kann die nationale Agentur oder die Exekutivagentur von einem Begünstigten, dem eine Förderung in Höhe von über 60 000 EUR bewilligt wurde, die vorherige Hinterlegung einer Garantie verlangen, um die mit der Vorfinanzierung verbundenen finanziellen Risiken zu begrenzen. Diese Garantie kann für einen Betrag bis zur Höhe der ausgezahlten Vorfinanzierung(en) gefordert werden.

Mit der Garantie soll bezweckt werden, dass eine Bank oder ein Finanzinstitut unwiderruflich selbstschuldnerisch und auf erste Anforderung für die Verbindlichkeiten des Begünstigten im Rahmen der Finanzhilfevereinbarung einsteht.

Diese finanzielle Garantie (in EUR) wird von einer Bank oder einem zugelassenen Finanzinstitut mit Sitz in einem EU-Mitgliedstaat hinterlegt. Ist der Begünstigte in einem Nicht-EU-Land ansässig, kann die nationale Agentur oder die Exekutivagentur sich damit einverstanden erklären, dass eine Bank oder ein Finanzinstitut mit Sitz in diesem Land eine Garantie übernimmt, wenn sie der Auffassung ist, dass diese Bank oder dieses Finanzinstitut die gleiche finanzielle Sicherheit und die gleichen Rahmenbedingungen bietet wie eine Bank oder ein Finanzinstitut in einem EU-Mitgliedstaat.

Die Garantie kann durch eine gesamtschuldnerische Bürgschaft eines Dritten oder mehrerer Dritter aus den teilnehmenden Organisationen ersetzt werden, die Vertragsparteien der betreffenden Finanzhilfevereinbarung sind.

Die Freigabe der Garantie erfolgt nach der Verrechnung der an den Begünstigten geleisteten Zwischenzahlungen mit der Zahlung des Restbetrags gemäß der Finanzhilfevereinbarung. Falls die Zahlung des Restbetrags in Form einer Einziehung erfolgt, wird die Garantie entweder nach Benachrichtigung des Begünstigten freigegeben oder bleibt ausdrücklich bis zur Abschlusszahlung und, falls die Abschlusszahlung in Form einer Einziehung erfolgt, bis zum Ablauf von drei Monaten nach Zustellung der Lastschriftanzeige an einen Begünstigten in Kraft.

Auftragsvergabe und Vergabe von Unteraufträgen

Die Begünstigten können für spezifische technische Dienstleistungen, die zu den Aufgaben der Aktion gehören und besondere Fähigkeiten (in den Bereichen Recht, Buchhaltung, Steuern, Personalwesen, IT usw.) erfordern, Unteraufträge oder Durchführungsaufträge vergeben. Die ihnen für diese Art von Dienstleistungen entstandenen Kosten können daher als förderfähige Kosten geltend gemacht werden, wenn sie alle sonstigen in der Finanzhilfevereinbarung genannten Kriterien erfüllen.

Erfordert die Durchführung des Projekts die Vergabe von Aufträgen für die Beschaffung von Gütern, Bau- oder Dienstleistungen (Auftrag), müssen die Begünstigten den Zuschlag dem wirtschaftlich günstigsten Angebot, d. h. dem Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis, oder gegebenenfalls dem Angebot mit dem niedrigsten Preis erteilen, wobei sie sicherstellen müssen, dass kein Interessenkonflikt besteht und die Unterlagen für eine eventuelle Prüfung aufbewahrt werden.

Übersteigt der Wert des Durchführungsauftrags 60 000 EUR, kann die nationale Agentur oder die Exekutivagentur den Begünstigten zusätzlich zu den im vorigen Absatz genannten Vorschriften besondere Vorschriften auferlegen. Diese besonderen Bedingungen werden dann auf den Websites der nationalen Agenturen oder der Exekutivagentur veröffentlicht.

Bekanntmachung der bewilligten Finanzhilfen

Gemäß dem Grundsatz der Transparenz und der Verpflichtung zur nachträglichen Veröffentlichung müssen Informationen über die Empfänger von EU-Mitteln im ersten Halbjahr nach Abschluss des Haushaltsjahres, für das sie gewährt wurden, auf der Website der Kommission, der Exekutivagentur und/oder der nationalen Agenturen veröffentlicht werden.

Die entsprechenden Informationen können auch auf jede sonstige geeignete Art und Weise bekannt gemacht werden, beispielsweise im Amtsblatt der Europäischen Union.

Die nationalen Agenturen und die Exekutivagentur veröffentlichen die folgenden Informationen:

• Name und Standort des Begünstigten
• Betrag der gewährten Finanzhilfe
• Art und Zweck der Finanzhilfe

Auf begründeten und mit entsprechenden Belegen untermauerten Antrag des Begünstigten wird auf die Veröffentlichung verzichtet, wenn durch eine Offenlegung der Informationen die durch die Charta der Grundrechte der Europäischen Union geschützten Rechte und Freiheiten der betreffenden Personen gefährdet oder die geschäftlichen Interessen des Begünstigten beeinträchtigt würden.

Veröffentlichte personenbezogene Daten, die sich auf natürliche Personen beziehen, werden zwei Jahre nach Abschluss des Haushaltsjahres entfernt, in dem die Mittel gewährt wurden.

Dasselbe gilt für personenbezogene Daten in den offiziellen Bezeichnungen juristischer Personen (z. B. Verbände oder Unternehmen, die den Namen ihrer Gründer tragen).

Diese Informationen werden für Stipendien an natürliche Personen und für sonstige Direktbeihilfen an besonders bedürftige natürliche Personen (Flüchtlinge und Arbeitslose) nicht veröffentlicht. Die begünstigten Organisationen sind ebenfalls nicht berechtigt, diese Art von Informationen in Bezug auf Personen zu veröffentlichen, die einen Mobilitätszuschuss im Rahmen von Erasmus+ erhalten.

Öffentlichkeitsarbeit

Neben den Anforderungen in Bezug auf die Sichtbarkeit des Projekts sowie die Verbreitung seiner Ergebnisse und seiner Wirkung (die Gewährungskriterien sind) besteht eine Verpflichtung, für jedes bewilligte Projekt ein Mindestmaß an Werbung zu machen.

Die Begünstigten sind verpflichtet, in allen Mitteilungen oder Veröffentlichungen, unabhängig von der jeweiligen Form oder dem Medium (einschließlich Internet), oder bei Aktivitäten, für die die gewährte Finanzhilfe verwendet wird, ausdrücklich auf die Unterstützung durch die Europäische Union hinzuweisen.

Dabei müssen sie sich an die Bestimmungen in der Finanzhilfevereinbarung halten. Werden diese Bestimmungen nicht vollständig eingehalten, kann die Finanzhilfe des Begünstigten gekürzt werden.

Kontrollen und Prüfungen

Die nationale Agentur oder die Exekutivagentur und/oder die Europäische Kommission können fachliche und finanzielle Kontrollen und Prüfungen im Zusammenhang mit der Verwendung der Finanzhilfe vornehmen. Außerdem können sie im Rahmen der regelmäßigen Bewertung der Pauschalzahlungen, der Kosten je Einheit oder der Pauschalfinanzierung die gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen des Begünstigten (oder der Mitbegünstigten) kontrollieren. Der Begünstigte (oder die Mitbegünstigten) verpflichten sich mit der Unterschrift ihres rechtlichen Vertreters, Nachweise für die ordnungsgemäße Verwendung der Finanzhilfe vorzulegen. Die Europäische Kommission, die Exekutivagentur, die nationalen Agenturen und/oder der Europäische Rechnungshof, OLAF, EPPO oder eine von ihnen beauftragte Stelle können die Verwendung der Finanzhilfe jederzeit bis zu fünf Jahre – oder bei Finanzhilfen von höchstens 60 000 EUR bis zu drei Jahre – ab dem Zeitpunkt der Zahlung des Restbetrags oder der Durchführung der Einziehung durch die nationale Agentur oder die Exekutivagentur überprüfen. Daher müssen die Begünstigten während dieses Zeitraums Aufzeichnungen, Originalbelege, Statistiken und sonstige Unterlagen in Verbindung mit der gewährten Finanzhilfe aufbewahren.

Bei Projekten, die von der Exekutivagentur EACEA direkt verwaltet werden, können je nach Art der betreffenden Aktion, der Höhe der gewährten Finanzhilfe und der Form der Finanzhilfe unterschiedliche Prüfverfahren angewandt werden.

Die Bestimmungen zu Prüfungen und Kontrollen werden in der Finanzhilfevereinbarung im Einzelnen beschrieben.

Datenschutz

Alle personenbezogenen Daten im Antragsformular oder in der Finanzhilfevereinbarung werden von der nationalen Agentur, der Exekutivagentur oder der Europäischen Kommission gemäß den folgenden Rechtsvorschriften verarbeitet:

• Bei allen Verarbeitungsvorgängen, die sich aus amtlichen Leitlinien oder Anweisungen der Europäischen Kommission ergeben oder für die Durchführung des Programms Erasmus+ notwendig sind: Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018[1] zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG (Text von Bedeutung für den EWR)
• Bei allen Verarbeitungsvorgängen zu anderen Zwecken, die sich weder aus amtlichen Leitlinien oder Anweisungen der Europäischen Kommission ergeben noch für die Durchführung des Programms Erasmus+ notwendig sind:
  • die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder Verordnung (EU) Nr. 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 für:
    • alle personenbezogenen Daten, die von einem Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter in der EU/im EWR verarbeitet werden
    • alle personenbezogenen Daten von betroffenen Personen, die sich zu Beginn der Verarbeitung in der EU/im EWR befinden
  • bei allen anderen Verarbeitungsvorgängen die nationalen Datenschutzvorschriften

In diesen Fällen tritt die Einrichtung, die über die Mittel und Zwecke der Verarbeitung für diese anderen Zwecke entscheidet, an die Stelle der Europäischen Kommission als zuständige und rechenschaftspflichtige Datenverantwortliche gemäß den für sie geltenden Datenschutzvorschriften.

Die Antworten der Antragsteller auf die Fragen im Antragsformular, die nicht als optional gekennzeichnet sind, werden zur Bewertung und zur weiteren Bearbeitung der Anträge auf Finanzhilfe gemäß den Leitlinien für das Programm Erasmus+ benötigt. Personenbezogene Daten werden ausschließlich zu diesem Zweck von den für das EU-Finanzhilfeprogramm zuständigen Abteilungen oder Referaten (die somit als Datenverantwortliche fungieren) verarbeitet. Personenbezogene Daten können an Dritte übermittelt werden, die an der Bewertung der Anträge oder am Verfahren zur Verwaltung der Finanzhilfen beteiligt sind, wenn diese davon Kenntnis haben müssen. Dies gilt unbeschadet der Übermittlung an Stellen, die für Überwachungs- und Kontrollaufgaben nach dem Recht der Europäischen Union verantwortlich sind, oder an Stellen, die mit der Bewertung des Programms oder einer seiner Aktionen beauftragt wurden. Personenbezogene Daten können insbesondere zur Wahrung der finanziellen Interessen der Union internen Rechnungsprüfungsdiensten, dem Europäischen Rechnungshof, dem Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten oder dem Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung sowie zwischen den Anweisungsbefugten der Kommission und den Exekutivagenturen übermittelt werden. Antragsteller haben das Recht auf Zugang zu ihren personenbezogenen Daten und auf Berichtigung dieser Daten. Fragen zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten richten die Antragsteller an die Stelle, die das jeweilige Projekt ausgewählt hat. Bei Streitigkeiten kann sich der Antragsteller außerdem jederzeit an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden.

Zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Erasmus+ sind auf der Website der Kommission und der Exekutivagentur eine ausführliche Datenschutzerklärung und Kontaktdaten verfügbar. https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/help/erasmus-and-data-protection_de

für Aktionen, die von der Exekutivagentur verwaltet werden: https://ec.europa.eu/research/participants/data/support/legal_notice/h2020-ssps-grants-sedia_en.pdf 

Die Antragsteller müssen die Personen, deren personenbezogene Daten in dem Vorschlag enthalten sind, vor der Einreichung ihrer Vorschläge über die entsprechende Datenschutzerklärung – wie oben ausgeführt – informieren.

Im Rahmen von der Exekutivagentur verwalteter Aktionen werden Antragsteller – und, wenn es sich hierbei um Rechtsträger handelt, die Personen, die den Verwaltungs-, Geschäftsleitungs- oder Aufsichtsorganen des betreffenden Antragstellers angehören oder Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnisse bezüglich des betreffenden Antragstellers haben, oder die natürlichen oder juristischen Personen, die eine unbeschränkte Haftung für die Verbindlichkeiten des betreffenden Antragstellers übernehmen – davon in Kenntnis gesetzt, dass ihre personenbezogenen Daten (Name, Vorname bei natürlichen Personen, Anschrift, Rechtsform sowie Name und Vorname der Personen mit Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnissen bei juristischen Personen) vom Anweisungsbefugten der Agentur in das Früherkennungs- und Ausschlusssystem (EDES) eingetragen werden können, falls sie sich in einer der Situationen befinden, die in der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 2018/1046 genannt werden