Garanzija finanzjarja

Jekk il-kapaċità finanzjarja titqies dgħajfa, l-Aġenzija Nazzjonali jew Eżekuttiva tista’ titlob lil kwalunkwe benefiċjarju li jkun ingħata għotja li taqbeż is-EUR 60,000 biex jippreżenta garanzija bil-quddiem ħalli jillimita r-riskji finanzjarji marbuta mal-pagament ta’ prefinanzjament. Din il-garanzija tista’ tintalab sal-istess ammont ta’ pagament(i) ta’ prefinanzjament.

L-iskop ta’ tali garanzija huwa li tirrendi bank jew istituzzjoni finanzjarja kollateral irrevokabbli, jew l-ewwel garanti tal-obbligi tal-benefiċjarju li huma derivati mill-ftehim ta’ għotja.

Il-garanzija finanzjarja, f’euro, għandha tiġi pprovduta minn bank jew istituzzjoni finanzjarja approvati stabbiliti fi Stat Membru tal-UE. Meta l-benefiċjarju jkun stabbilit f’pajjiż mhux tal-UE, l-Aġenzija Nazzjonali jew Eżekuttiva tista’ taqbel li bank jew istituzzjoni finanzjarja stabbiliti f’tali pajjiż jipprovdu l-garanzija, jekk tqis li l-bank jew l-istituzzjoni finanzjarja joffru sigurtà finanzjarja u karatteristiċi ekwivalenti bħal dawk offruti fi Stat Membru tal-UE.

Il-garanzija tista’ tiġi ssostitwita minn garanzija konġunta ta’ partijiet terzi, jew garanziji minn diversi partijiet terzi mill-organizzazzjonijiet parteċipanti li huma partijiet mill-istess ftehim ta’ għotja.

Il-garanzija se tiġi rilaxxata wara li l-prefinanzjament jiġi approvat b’mod gradwali kontra pagament interim jew pagament ta’ bilanċ lill-benefiċjarju, f’konformità mal-kundizzjonijiet stabbiliti fil-ftehim ta’ għotja. F’każ li l-pagament tal-bilanċ jieħu l-forma ta’ rkupru, jew il-garanzija tiġi rilaxxata wara li l-benefiċjarju jiġi nnotifikat jew tibqa’ fis-seħħ b’mod espliċitu sal-pagament finali u, jekk il-pagament finali jieħu l-forma ta’ rkupru, sa 3 xhur wara li n-nota ta’ debitu tiġi nnotifikata lil benefiċjarju.

Subkuntrattar u għoti ta’ kuntratt ta’ akkwist

Il-benefiċjarju jista’ jirrikorri għas-subkuntrattar għal servizzi tekniċi speċifiċi, li jkunu parti mill-kompiti tal-azzjoni, u li jeħtieġu ħiliet speċjalizzati (relatati mal-qasam legali, kontabilistiku, tat-taxxa, tar-riżorsi umani, mal-IT, eċċ.) jew kuntratti ta’ implimentazzjoni. Il-kostijiet imġarrba mill-benefiċjarju għal dan it-tip ta’ servizzi jistgħu għalhekk jitqiesu bħala kostijiet eliġibbli sakemm ikunu jissodisfaw il-kriterji l-oħrajn kollha deskritti fil-ftehim ta’ għotja.

Meta l-implimentazzjoni tal-proġett tkun teħtieġ l-akkwist ta’ prodotti, xogħlijiet jew servizzi (kuntratt), il-benefiċjarji jeħtiġilhom jagħtu l-kuntratt lill-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża, jiġifieri l-offerta li toffri l-aħjar valur għall-flus, jew, kif ikun xieraq lill-offerta bl-irħas prezz, filwaqt li jiżguraw li ma jkunx hemm kunflitt ta’ interessi u li d-dokumentazzjoni tinżamm f’każ ta’ awditjar.

F’każ ta’ kuntratt ta’ implimentazzjoni li jaqbeż il-valur ta’ EUR 60 000, l-Aġenzija Nazzjonali jew Eżekuttiva tista’ timponi regoli speċjali fuq il-benefiċjarju, minbarra dawk imsemmija fil-paragrafu preċedenti. Dawk ir-regoli speċjali jiġu ppubblikati fuq is-siti web tal-Aġenziji Nazzjonali jew l-Aġenzija Eżekuttiva.

Informazzjoni dwar l-għotjiet mogħtija

F’konformità mal-prinċipju ta’ trasparenza u r-rekwiżit għall-pubbliċità ex post, l-informazzjoni dwar ir-riċevituri tal-fondi tal-Unjoni trid tiġi ppubblikata fuq is-sit web tal-Kummissjoni, tal-Aġenzija Eżekuttiva u/jew tal-Aġenziji Nazzjonali matul l-ewwel nofs tas-sena wara l-għeluq tas-sena finanzjarja li ngħataw għotja għaliha.

L-informazzjoni tista’ tiġi ppubblikata wkoll fi kwalunkwe mezz xieraq ieħor, inkluż f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.

L-Aġenziji Nazzjonali u l-Aġenzija Eżekuttiva se jippubblikaw l-informazzjoni li ġejja:

• l-isem u l-lokalità tal-benefiċjarju;
• l-ammont tal-għotja mogħtija;
• in-natura u l-iskop tal-għotja.

Fuq talba motivata u sostanzjata kif xieraq mill-benefiċjarju, il-pubblikazzjoni għandha tiġi rrinunzjata jekk tali divulgazzjoni tkun ta’ theddida għad-drittijiet u l-libertajiet tal-individwi kkonċernati kif imħarsa mill-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea jew tkun ta’ ħsara għall-interessi kummerċjali tal-benefiċjarji.

Sa fejn hija kkonċernata d-data personali li tirreferi għal persuni fiżiċi, l-informazzjoni ppubblikata għandha titneħħa sentejn wara l-għeluq tas-sena finanzjarja li matulha ngħataw il-fondi.

L-istess għandu japplika għad-data personali indikata fit-titli uffiċjali tal-persuni ġuridiċi (eż. assoċjazzjoni jew kumpanija li għandha bħala titlu l-isem tal-fundaturi tagħha).

Din l-informazzjoni ma għandhiex tiġi ppubblikata għal boroż ta’ studju mħallsa lil persuni fiżiċi u appoġġ dirett ieħor imħallas lil persuni fiżiċi l-aktar fil-bżonn (refuġjati u persuni qiegħda). Barra minn hekk, l-organizzazzjonijiet benefiċjarji ma humiex awtorizzati jippubblikaw din it-tip ta’ informazzjoni fir-rigward tal-persuni li jirċievu għotja ta’ mobbiltà skont l-Erasmus+.

Pubbliċità

Minbarra r-rekwiżiti rigward il-viżibbiltà tal-proġett u għall-kondiviżjoni tar-riżultati tal-proġett u l-impatt tal-proġett (li huma kriterji għall-għoti), hemm obbligu ta’ pubbliċità minima għal kull proġett aġġudikat.

Il-benefiċjarji jeħtiġilhom jirrikonoxxu biċ-ċar l-appoġġ tal-Unjoni Ewropea fil-komunikazzjonijiet jew il-pubblikazzjonijiet kollha, fi kwalunkwe forma jew mezz, inkluż l-Internet, jew fl-okkażjoni ta’ attivitajiet li għalihom tintuża l-għotja.

Dan irid isir skont id-dispożizzjonijiet inklużi fil-ftehim ta’ għotja. Jekk dawn id-dispożizzjonijiet ma jiġux osservati għal kollox, l-għotja tal-benefiċjarju tista’ titnaqqas.

Kontrolli u awditjar

L-Aġenzija Nazzjonali jew Eżekuttiva u/jew il-Kummissjoni Ewropea jistgħu jwettqu kontrolli u awditjar tekniċi u finanzjarji fir-rigward tal-użu tal-għotja. Jistgħu jivverifikaw ukoll ir-rekords statutorji tal-benefiċjarju (jew il-kobenefiċjarju) għall-iskop ta’ valutazzjonijiet perjodiċi ta’ somma f’daqqa, il-kost unitarju jew il-finanzjament b’rata fissa. Il-benefiċjarju (jew il-kobenefiċjarju) se jieħu impenn, bil-firma tar-rappreżentant legali tiegħu, li jipprovdi evidenza li turi li l-għotja ntużat b’mod korrett. Il-Kummissjoni Ewropea, l-Aġenzija Eżekuttiva, l-Aġenziji Nazzjonali u/jew il-Qorti Ewropea tal-Awdituri, l-OLAF, l-UPPE jew korp mandat minnhom, jistgħu jivverifikaw il-mod li bih intużat l-għotja fi kwalunkwe żmien sa ħames snin, jew sa tliet snin għall-għotjiet li ma jaqbżux is-EUR 60,000, li jibdew mid-data tal-pagament tal-bilanċ jew l-eżekuzzjoni tal-irkupru mill-Aġenzija Nazzjonali jew Eżekuttiva. Għalhekk, il-benefiċjarji għandhom iżommu rekords, dokumenti ta’ sostenn oriġinali, rekords statistiċi u dokumenti oħrajn marbuta mal-għotja matul dan il-perjodu.

Għall-proġetti ġestiti mill-Aġenzija Eżekuttiva EACEA, jistgħu jiġu applikati tipi differenti ta’ proċeduri tal-awditjar skont it-tip ta’ Azzjoni kkonċernata, id-daqs tal-għotja mogħtija u l-forma tal-għotja.

Id-dispożizzjonijiet dettaljati li jikkonċernaw il-kontrolli u l-awditjar huma deskritti fil-ftehim ta’ għotja.

Protezzjoni tad-data

Kwalunkwe data personali inkluża fil-formola tal-applikazzjoni jew fil-ftehim ta’ għotja għandha tiġi pproċessata mill-Aġenzija Nazzjonali jew Eżekuttiva, jew mill-Kummissjoni Ewropea f’konformità ma’ dawn:

• Għall-ipproċessar kollu li huwa meħtieġ minn kwalunkwe gwida uffiċjali jew struzzjonijiet mill-Kummissjoni Ewropea jew li huma meħtieġa għall-implimentazzjoni tal-Programm Erasmus+: ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018[1] dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE (Test b’rilevanza għaż-ŻEE.);
• Għall-ipproċessar kollu għal skopijiet oħrajn, mhux meħtieġ minn kwalunkwe gwida uffiċjali jew struzzjonijiet mill-Kummissjoni Ewropea u lanqas meħtieġ għall-implimentazzjoni tal-Programm Erasmus+:
  • ir-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data (GDPR jew ir-Regolament (UE) 2016/679 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-27 ta’ April 2016[2]):
    • għad-data personali kollha pproċessata minn kontrollur jew proċessur fl-UE/fiż-ŻEE;
    • għad-data personali kollha dwar is-suġġetti tad-data li jinsabu fl-UE/fiż-ŻEE fil-bidu tal-ipproċessar;
  • għal-leġiżlazzjoni nazzjonali dwar il-protezzjoni tad-data għall-ipproċessar l-ieħor kollu.

F’dawn il-każijiet, l-entità li tiddeċiedi dwar il-mezzi u l-iskopijiet tal-ipproċessar għal dawn l-iskopijiet l-oħrajn għandha tissostitwixxi lill-Kummissjoni Ewropea bħala l-Kontrollur tad-Data responsabbli skont il-leġiżlazzjoni applikabbli tagħha dwar il-protezzjoni tad-data.

Sakemm ma jkunux immarkati bħala fakultattivi, it-tweġibiet tal-applikant għall-mistoqsijiet fil-formola tal-applikazzjoni huma meħtieġa biex tiġi evalwata u tkompli tiġi pproċessata l-applikazzjoni għal għotja f’konformità mal-Gwida tal-Programm Erasmus+. Id-data personali se tiġi pproċessata biss għal dak l-iskop mid-dipartiment jew l-Unità responsabbli għall-programm ta’ għotjiet tal-Unjoni kkonċernati (entità li taġixxi bħala kontrollur tad-data). Id-data personali tista’ tiġi ttrasferita fuq bażi tal-ħtieġa ta’ għarfien lill-partijiet terzi involuti fl-evalwazzjoni tal-applikazzjonijiet jew fil-proċedura ta’ ġestjoni tal-għotja, mingħajr preġudizzju ta’ trasferiment lill-korpi responsabbli mill-kompiti ta’ monitoraġġ u spezzjoni f’konformità mad-dritt tal-Unjoni Ewropea jew lill-korpi b’mandat li jwettqu l-evalwazzjonijiet tal-Programm jew kwalunkwe waħda mill-Azzjonijiet tiegħu. B’mod partikolari, għall-iskopijiet li jiġu ssalvagwardjati l-interessi finanzjarji tal-Unjoni, id-data personali tista’ tiġi ttrasferita lis-servizzi tal-awditjar intern, lill-Qorti tal-Awdituri Ewropea, lill-Grupp Speċjalizzat dwar l-Irregolaritajiet Finanzjarji jew lill-Uffiċċju Ewropew ta’ Kontra l-Frodi u bejn l-uffiċjali tal-awtorizzazzjoni tal-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi. L-applikant għandu jkollu d-dritt ta’ aċċess għad-data personali tiegħu u għandu jkollu d-dritt li jikkoreġi din id-data. Jekk l-applikant ikollu xi mistoqsija dwar l-ipproċessar tad-data personali tiegħu, għandu jindirizzaha lill-Aġenzija li għażlet il-proġett. F’każ ta’ kunflitti, l-applikant għandu wkoll id-dritt li fi kwalunkwe waqt jirrikorri għand il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

Fir-rigward tal-ipproċessar tad-data personali fil-qafas tal-Programm Erasmus+, hemm disponibbli stqarrija dettaljata ta’ privatezza, inkluż informazzjoni ta’ kuntatt, fuq is-sit web tal-Kummissjoni u tal-Aġenzija Eżekuttiva: https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/help/erasmus-and-data-protection_mt

Għall-azzjonijiet ġestiti mill-EACEA: https://ec.europa.eu/research/participants/data/support/legal_notice/h2020-ssps-grants-sedia_en.pdf 

L-applikant għandu jinforma lill-individwi li d-data personali tagħhom tinsab fil-proposta tad-dikjarazzjoni ta’ privatezza rilevanti kif indikat hawn fuq, qabel ma jissottometti l-proposti tagħhom.

Fil-qafas ta’ azzjonijiet ġestiti mill-Aġenzija Eżekuttiva, l-applikanti – u, jekk ikunu entitajiet legali, il-persuni li jkunu membri tal-korp amministrattiv, maniġerjali jew superviżorju ta’ dak l-applikant jew li jkollhom setgħat ta’ rappreżentanza, ta’ deċiżjoni jew ta’ kontroll fir-rigward ta’ dak l-applikant, jew inkella l-persuni fiżiċi jew ġuridiċi li jassumu responsabbiltà illimitata għad-djun ta’ dak l-applikant – huma informati li d-data personali tagħhom (l-isem, l-isem mogħti jekk ikunu persuna fiżika, l-indirizz, il-forma ġuridika, u l-isem u l-isem mogħti tal-persuni b’setgħat ta’ rappreżentanza, ta’ teħid ta’ deċiżjonijiet jew ta’ kontroll, jekk ikunu persuna ġuridika) tista’ tiġi rreġistrata fis-Sistema ta’ Identifikazzjoni Bikrija u ta’ Esklużjoni (EDES) mill-Uffiċjal tal-Awtorizzazzjoni tal-Aġenzija, jekk ikunu f’waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fir-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046.