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Erasmus+

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Autres dispositions contractuelles importantes

Garantie financière

Si la capacité financière est jugée trop faible, l’agence nationale ou l’Agence exécutive peut exiger de tout bénéficiaire d’une subvention d’un montant de plus de 60 000 EUR qu’il produise préalablement une garantie, afin de limiter les risques financiers liés au versement du préfinancement. Le montant de cette garantie sera plafonné au montant du préfinancement.

Une telle garantie a pour objet de rendre un organisme bancaire ou financier caution solidaire et irrévocable ou garant à première demande des obligations du bénéficiaire découlant de la convention de subvention.

Cette garantie financière, qui doit être libellée en euros, est fournie par un organisme bancaire ou financier agréé établi dans un des États membres de l’UE. Lorsque le bénéficiaire est établi dans un pays tiers, l’agence nationale ou l’Agence exécutive peut accepter qu’un organisme bancaire ou financier établi dans ce pays fournisse une telle garantie si elle estime que cet organisme offre une sécurité et des caractéristiques financières équivalentes à celles offertes dans un État membre de l’UE.

Cette garantie peut être remplacée par une garantie solidaire de tiers ou par plusieurs garanties de tiers des organisations participantes qui sont parties à la même convention de subvention.

La garantie sera libérée après l’apurement du préfinancement, en déduction d’un paiement intermédiaire ou du solde au bénéficiaire, selon les conditions prévues dans la convention de subvention. Si le paiement du solde prend la forme d’un recouvrement, soit la garantie sera libérée après notification au bénéficiaire, soit elle restera explicitement en vigueur jusqu’au paiement final et, si le paiement final prend la forme d’un recouvrement, jusqu’à trois mois après la notification de la note de débit au bénéficiaire.

Sous-traitance et passation de marché

Le bénéficiaire peut avoir recours à des sous-traitants pour des services techniques spécifiques exigeant des compétences spécialisées (dans les domaines juridique, comptable, fiscal, informatique, des ressources humaines, etc.) ou des contrats de mise en œuvre. Les coûts exposés par le bénéficiaire pour ce type de services peuvent par conséquent être considérés comme éligibles pour autant qu’ils remplissent tous les autres critères décrits dans la convention de subvention.

Lorsque la réalisation du projet nécessite l’acquisition de biens, de travaux ou de services (contrat), les bénéficiaires sont tenus d’attribuer le marché à l’offre la plus avantageuse d’un point de vue économique, c’est-à-dire à l’offre qui présente le meilleur rapport qualité-prix ou, le cas échéant, à celle qui présente le prix le plus bas, en veillant à éviter les conflits d’intérêts et à conserver tous les documents en cas d’audit.

Dans le cas d’un contrat de mise en œuvre d’une valeur de plus de 60 000 EUR, l’agence nationale ou exécutive peut imposer des règles spéciales au bénéficiaire, en plus de celles dont il est question au paragraphe précédent. Le cas échéant, ces règles spéciales seront publiées sur les sites web des agences nationales ou de l’Agence exécutive.

Informations concernant les subventions octroyées

Conformément au principe de transparence et à l’obligation de publicité ex post, les informations relatives aux bénéficiaires des fonds de l’Union doivent être publiées sur le site web de la Commission, de l’Agence exécutive ou des agences nationales durant le premier semestre de l’année suivant la clôture de l’exercice pour lequel elles ont été attribuées.

Ces informations peuvent également être publiées à l’aide de tout autre moyen approprié, y compris le Journal officiel de l’Union européenne.

Les agences nationales et l’Agence exécutive publieront les informations suivantes:

  • nom et localité du bénéficiaire;
  • montant de la subvention octroyée;
  • nature et objet de la subvention.

À la demande raisonnée et dûment justifiée du bénéficiaire, il pourra être renoncé à la publication si la divulgation des informations susmentionnées est de nature à mettre en péril les droits et les libertés des personnes concernées protégés par la Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne, ou à porter préjudice aux intérêts commerciaux des bénéficiaires.

En ce qui concerne les données à caractère personnel se rapportant aux personnes physiques, les informations publiées sont supprimées deux ans après la fin de l’exercice au cours duquel les fonds ont été octroyés.

Cette règle vaut aussi pour les données à caractère personnel figurant dans les titres officiels de personnes morales (association ou société ayant pour titre les noms de ses fondateurs, par exemple).

Ces informations ne seront pas publiées pour les bourses versées à des personnes physiques, ainsi que pour d’autres aides directes payées aux personnes physiques les plus démunies (réfugiés et chômeurs). En outre, les organisations bénéficiaires ne sont pas autorisées à publier ce type d’informations pour des personnes bénéficiant d’une subvention de mobilité au titre du programme Erasmus+.

Publicité

Mises à part les exigences concernant la visibilité du projet, le partage des résultats et l’impact du projet (qui sont des critères d’attribution), il existe une obligation de publicité minimale pour chaque projet subventionné.

Les bénéficiaires sont tenus de mentionner clairement la contribution de l’Union européenne dans toute publication ou communication, sous quelque forme ou dans quelque média que ce soit, y compris sur l’internet, ou à l’occasion d’activités pour lesquelles la subvention est utilisée.

Ces mentions sont obligatoires conformément aux dispositions figurant dans la convention de subvention. Si ces dispositions ne sont pas pleinement respectées, le bénéficiaire peut voir sa subvention réduite.

Contrôles et audits

L’agence nationale ou l’Agence exécutive ou la Commission européenne peuvent procéder à des contrôles et audits techniques et financiers en rapport avec l’utilisation de la subvention. Elles peuvent également vérifier les dossiers réglementaires du bénéficiaire (ou du cobénéficiaire) aux fins des évaluations périodiques du montant forfaitaire, du coût unitaire ou du financement à taux forfaitaire. Le bénéficiaire (ou le cobénéficiaire) se chargera, avec la signature de son représentant légal, de fournir la preuve de l’utilisation correcte de la subvention. La Commission européenne, l’Agence exécutive, les agences nationales ou la Cour des comptes européenne, l’OLAF, le Parquet européen ou un organisme mandaté par eux, peuvent vérifier l’utilisation faite de la subvention à tout moment au cours des cinq années au maximum, ou des trois années dans le cas de subventions ne dépassant pas 60 000 EUR, à compter de la date de paiement du solde ou de l’exécution du recouvrement par l’agence nationale ou l’Agence exécutive. Les bénéficiaires sont par conséquent tenus de conserver les dossiers, pièces justificatives originales, données statistiques et autres documents en rapport avec la subvention durant ce laps de temps.

Pour les projets gérés au niveau central par l’Agence exécutive, différents types de procédures d’audit peuvent être appliqués selon le type d’action concerné, ainsi que le type et le montant de la subvention octroyée. Pour de plus amples informations, consultez le site web de l’Agence exécutive.

Les dispositions détaillées applicables aux contrôles et audits sont décrites dans la convention de subvention.

Protection des données

Toute donnée à caractère personnel figurant dans le formulaire de candidature ou dans la convention/décision de subvention sera traitée par l’agence nationale ou l’Agence exécutive ou par la Commission européenne conformément aux dispositions suivantes:

  • pour tout traitement exigé par des documents d’orientation ou des directives officiels de la Commission européenne ou nécessaire à la mise en œuvre du programme Erasmus+: le règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) nº 45/2001 et la décision nº 1247/2002/CE (Texte présentant de l’intérêt pour l’EEE);
  • pour tout traitement à d’autres fins, non exigé par des documents d’orientation ou des directives officiels de la Commission européenne ni nécessaire à la mise en œuvre du programme Erasmus+:
    • le règlement général sur la protection des données [RGPD ou règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016[2]] pour:
      • toutes les données à caractère personnel traitées par un responsable du traitement ou un sous-traitant dans l’UE/EEE,
      • toutes les données à caractère personnel relatives aux personnes concernées qui se trouvent dans l’UE/EEE au début du traitement;
    • la législation nationale en matière de protection des données pour tous les autres traitements.

Dans ces cas, l’entité qui décide des moyens et finalités du traitement à ces autres fins remplace la Commission européenne en tant que responsable du traitement des données en vertu de la législation qui lui est applicable en matière de protection des données.

Pour autant qu’elles ne soient pas facultatives, les réponses du candidat aux questions du formulaire de candidature sont nécessaires à l’évaluation et à la suite du traitement de la demande de subvention conformément au guide du programme Erasmus+. Les données à caractère personnel ne seront traitées qu’à cette fin par le département ou l’unité responsable du programme de subvention de l’Union concerné (entité agissant en tant que responsable du traitement). Les données à caractère personnel peuvent être transmises, sur la base du principe du «besoin d’en connaître», à des tiers prenant part à l’évaluation des candidatures ou à la procédure de gestion des subventions, sans préjudice de leur transfert aux organismes chargés des tâches de surveillance et d’inspection conformément à la législation de l’Union européenne ou à des organismes mandatés pour procéder aux évaluations du programme ou de ses actions. En particulier, aux fins de la protection des intérêts financiers de l’Union, les données à caractère personnel peuvent être transmises aux services d’audit interne, à la Cour des comptes européenne, à l’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières ou à l’Office européen de lutte antifraude, ainsi qu’entre les ordonnateurs de la Commission et des agences exécutives. Le candidat dispose d’un droit d’accès à ses données à caractère personnel et d’un droit de rectification de ces données. En cas de questions concernant le traitement de ses données à caractère personnel, le candidat doit s’adresser à l’agence qui a sélectionné le projet. En cas de conflits, le candidat a également le droit de saisir à tout moment le Contrôleur européen de la protection des données.

En ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel au titre du programme Erasmus+, une déclaration de confidentialité détaillée contenant notamment les coordonnées de contact est disponible sur le site web de la Commission et de l’Agence exécutive:

https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/help/erasmus-and-data-protection_en 

Pour les actions gérées par l’EACEA:

https://ec.europa.eu/research/participants/data/support/legal_notice/h2020-ssps-grants-sedia_en.pdf 

Le candidat informe les personnes dont les données à caractère personnel figurent dans la proposition de déclaration de confidentialité concernée, comme indiqué ci-dessus, avant de soumettre sa proposition.

Dans le cadre des actions centralisées gérées par l’Agence exécutive, les candidats et, s’il s’agit d’entités légales, les personnes qui sont membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance de ces candidats ou ayant pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle à l’égard de ces candidats, ou les personnes physiques ou morales qui répondent indéfiniment des dettes de ces candidats, sont informés que leurs données à caractère personnel (nom, prénom s’il s’agit d’une personne physique, adresse, forme juridique, nom et prénom des personnes investies d’un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle s’il s’agit d’une personne morale) peuvent être enregistrées dans le système de détection rapide et d’exclusion (EDES) par l’ordonnateur de l’Agence, s’ils se trouvent dans l’une des situations visées dans le règlement (UE, Euratom) nº 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil du 18 juillet 2018 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union.