Samenwerkingspartnerschappen zijn hoofdzakelijk bedoeld om organisaties in staat te stellen de kwaliteit en relevantie van hun activiteiten te vergroten, hun partnernetwerken te ontwikkelen en te versterken en hun capaciteit te verhogen om gezamenlijk op te treden op transnationaal niveau, om zo de internationalisering van hun activiteiten te stimuleren, door nieuwe praktijken en methoden uit te wisselen of te ontwikkelen en ideeën te delen en te toetsen. Zij beogen de ontwikkeling, overdracht en/of toepassing van innovatieve praktijken te bevorderen evenals de uitvoering van gezamenlijke initiatieven die samenwerking, intercollegiaal leren en uitwisseling van ervaring op Europees niveau stimuleren. De resultaten moeten herbruikbaar, overdraagbaar en opschaalbaar zijn en indien mogelijk een sterke disciplineoverschrijdende dimensie hebben. Van geselecteerde projecten wordt verwacht dat zij de resultaten van hun activiteiten op lokaal, regionaal, nationaal en transnationaal niveau delen.

Samenwerkingspartnerschappen zijn gekoppeld aan de prioriteiten en beleidskaders voor elke Erasmus+-sector, zowel op Europees als op nationaal niveau, en moeten tegelijkertijd stimulansen bieden voor sectoroverschrijdende en horizontale samenwerking op themagebieden.

Naargelang van het gebied waarop het voorgestelde project betrekking heeft en het soort aanvrager worden samenwerkingspartnerschappen ofwel beheerd door de nationale agentschappen, ofwel door het Europees Uitvoerend Agentschap onderwijs en cultuur (EACEA). Meer informatie is te vinden in het deel “Waar aanvragen?” onder de subsidiabiliteitscriteria.

Doelstellingen van de actie

Samenwerkingspartnerschappen zijn erop gericht:

• de kwaliteit van het werk, de activiteiten en de praktijken van betrokken organisaties en instellingen te vergroten, en ze open te stellen voor nieuwe actoren die niet van nature binnen één sector vallen;
• de capaciteit van organisaties te vergroten om transnationaal en sectoroverschrijdend te werken;
• gemeenschappelijke behoeften en prioriteiten aan te pakken op het gebied van onderwijs, opleiding, jeugd en sport;
• transformatie en verandering mogelijk te maken (op individueel, organisatie- of sectorniveau), om zo het pad te effenen voor verbeteringen en nieuwe benaderingen, in verhouding tot de context van elke organisatie.

Aan welke criteria moet zijn voldaan om een samenwerkingspartnerschap aan te vragen?

Om in aanmerking te komen voor een Erasmus+-subsidie, moeten projectvoorstellen voor samenwerkingspartnerschappen aan de volgende subsidiabiliteitscriteria voldoen:

Subsidiabiliteitscriteria

Wie kan een aanvraag indienen?

Elke deelnemende organisatie gevestigd in een EU-lidstaat of een met het programma geassocieerd derde land kan een aanvraag indienen/als coördinator optreden. Deze organisatie dient de aanvraag in namens alle deelnemende organisaties die bij het project betrokken zijn.

Om in aanmerking te komen, moeten de aanvragers ten minste twee jaar vóór de uiterste termijn voor indiening van de aanvraag wettelijk gevestigd zijn in het desbetreffende land. 

Voor partnerschappen op het gebied van onderwijs, opleiding en jeugdzaken die worden ingediend door Europese ngo’s en beheerd door het Europees Uitvoerend Agentschap onderwijs en cultuur (EACEA), moet de aanvragende coördinator een Europese ngo¹ zijn, actief op het gebied van onderwijs, opleiding en jeugdzaken.

Welke soorten organisaties komen in aanmerking voor deelname aan het project?

Elke publieke of particuliere organisatie die gevestigd is in een EU-lidstaat of een met het programma geassocieerd derde land of in een niet met het programma geassocieerd derde land over de hele wereld (zie deel A van deze gids onder “Begunstigde landen”) kan deelnemen aan een samenwerkingspartnerschap² .

Uitzondering: organisaties uit Belarus (regio 2) en de Russische Federatie (regio 4) komen niet in aanmerking voor deelname aan deze actie.

Organisaties die gevestigd zijn in EU-lidstaten en met het programma geassocieerde derde landen kunnen deelnemen als coördinator van het project of als partnerorganisatie.

Organisaties in niet met het programma geassocieerde derde landen kunnen niet deelnemen als coördinator van het project.

Ongeacht het gebied waarop het project betrekking heeft, staan samenwerkingspartnerschappen niet alleen open voor elke organisatie die actief is op het gebied van onderwijs, opleiding, jeugdzaken, sport of in andere sociaaleconomische sectoren, maar ook voor organisaties die op verschillende terreinen tegelijk actief zijn (zoals lokale, regionale en nationale overheden, centra voor erkenning en validering, kamers van koophandel, vakorganisaties, centra voor begeleiding, culturele en sportorganisaties).

Afhankelijk van de projectdoelstellingen en -prioriteit komt het erop aan de meest geschikte en uiteenlopende partners te betrekken bij samenwerkingspartnerschappen met het doel de verschillende ervaringen, profielen en specifieke deskundigheid optimaal te benutten en ter zake dienende en kwalitatief hoogstaande projectresultaten te boeken.

Deelname van geassocieerde partnerorganisaties

Naast de organisaties die formeel deelnemen aan het project (de coördinator en de partnerorganisaties), kunnen bij samenwerkingspartnerschappen ook andere partners uit de publieke of private sector betrokken zijn die bijdragen tot de uitvoering van specifieke taken/activiteiten van het project of de bevordering en de duurzaamheid van het project ondersteunen.

Binnen een Erasmus+-project worden deze partners “geassocieerde partners” genoemd. Voor wat de subsidiabiliteit en het contractbeheer betreft, worden zij niet als projectpartners beschouwd, en zij krijgen geen financiële steun van het programma in het kader van het project. Om hun rol in het partnerschap te begrijpen en een algemeen beeld te krijgen van het voorstel, moet hun betrokkenheid bij het project en bij de verschillende activiteiten niettemin duidelijk worden omschreven.

Aantal deelnemende organisaties en profiel daarvan

Een samenwerkingspartnerschap is een transnationaal project en hierbij moeten minstens drie organisaties uit drie verschillende EU-lidstaten of met het programma geassocieerde derde landen betrokken zijn.

Er is geen maximumaantal voor de deelnemende organisaties in één partnerschap vastgesteld.

Alle deelnemende organisaties moeten worden geïdentificeerd op het ogenblik dat een subsidie wordt aangevraagd.

Voor aanvragen die worden ingediend bij nationale agentschappen op het gebied van schoolonderwijs, beroepsonderwijs en -opleiding, volwasseneneducatie en jeugdzaken, kan dezelfde organisatie (één OID) niet als aanvrager of als partner betrokken zijn bij meer dan tien aanvragen in het totaal per termijn³ .

In het algemeen zijn samenwerkingspartnerschappen gericht op de samenwerking tussen organisaties die gevestigd zijn in EU-lidstaten of in met het programma geassocieerde derde landen.

Niettemin kunnen ook organisaties uit niet met het programma geassocieerde derde landen als  partner (niet als aanvrager) worden betrokken voor zover hun deelname een essentiële meerwaarde oplevert voor het project en er minimaal drie organisaties uit drie verschillende EU-lidstaten of met het programma geassocieerde derde landen aan deelnemen.

Behandelde prioriteiten

Om in aanmerking te komen voor financiering, moeten samenwerkingspartnerschappen gericht zijn op:

• ten minste een horizontale prioriteit

en/of

• ten minste één specifieke prioriteit die relevant is op het gebied van onderwijs, opleiding, jeugd en sport dat het sterkst wordt beïnvloed.

Voor projecten op het gebied van onderwijs, opleiding en jeugdzaken die indirect worden beheerd door de nationale Erasmus+-agentschappen, kunnen nationale agentschappen binnen deze prioriteiten meer aandacht schenken aan prioriteiten die bijzonder relevant zijn in hun nationale context (de zogeheten “Europese prioriteiten in de nationale context”).

De nationale agentschappen moeten potentiële aanvragers hier via hun officiële website naar behoren over informeren.

Voor projecten op het gebied van sport kan slechts één (horizontale of specifieke) prioriteit worden behandeld. 

Locatie van de activiteiten

Alle activiteiten van een samenwerkingspartnerschap moeten plaatsvinden in de landen van de organisaties die aan het project deelnemen als volwaardige partners of als geassocieerde partners.

Bovendien, indien naar behoren gemotiveerd in verband met de doelstellingen of de uitvoering van het project:

• Kunnen de activiteiten ook plaatsvinden in een plaats waar een instelling van de Europese Unie is gevestigd⁴ , zelfs als aan het project geen organisaties deelnemen uit het land waar de instelling is gevestigd.
• Activiteiten waarbij resultaten worden gedeeld en gepromoot kunnen ook plaatsvinden op relevante thematische transnationale evenementen/conferenties in EU lidstaten, met het programma geassocieerde derde landen of niet met het programma geassocieerde derde landen.

Projectduur

Tussen 12 en 36 maanden.

De duur moet in de aanvraagfase worden gekozen op basis van de doelstellingen van het project en het soort geplande activiteiten.

Wanneer de begunstigde daartoe een gemotiveerd verzoek indient en voor zover het nationaal of uitvoerend agentschap daarmee instemt, kan de duur van een samenwerkingspartnerschap worden verlengd (op voorwaarde dat het partnerschap in totaal niet langer dan 36 maanden duurt). In dat geval blijft de totale subsidie ongewijzigd.

Waar aanvragen?

Voor partnerschappen op het gebied van onderwijs, opleiding en jeugdzaken die worden ingediend door een organisatie op die gebieden, met uitzondering van Europese ngo’s:

• Bij het nationaal agentschap van het land waar de aanvragende organisatie gevestigd is.

Door Europese ngo’s ingediende samenwerkingspartnerschappen op het gebied van onderwijs, opleiding en jeugdzaken⁵ :

• Bij het Europees Uitvoerend Agentschap onderwijs en cultuur (EACEA), via het financierings- en aanbestedingsportaal (FTOP)
  • Europese ngo’s — oproep-ID: ERASMUS-2024-PCOOP-ENGO
    • Perceel 1: ERASMUS-EDU-2024-PCOOP-ENGO
    • Perceel 2: ERASMUS-YOUTH-2024-PCOOP-ENGO

Voor partnerschappen op het gebied van sport:

• bij het in Brussel gevestigde Europees Uitvoerend Agentschap onderwijs en cultuur (EACEA).
  •  Sport — oproep-ID: ERASMUS-SPORT-2024-SCP

In alle gevallen kan één en hetzelfde consortium van partners per termijn slechts één aanvraag indienen, en slechts bij één agentschap⁶

Wanneer aanvragen?

Voor partnerschappen op het gebied van onderwijs, opleiding en jeugdzaken die worden ingediend door een organisatie op die gebieden, met uitzondering van Europese ngo’s:

• aanvragers moeten hun subsidieaanvraag uiterlijk indienen op 5 maart om 12:00:00 uur 's middags (Belgische tijd) voor projecten die van start gaan tussen 1 september en 31 december van datzelfde jaar.

Voor partnerschappen op het gebied van jeugdzaken die worden ingediend door om het even welke organisatie op dit gebied, met uitzondering van Europese ngo’s:

• Aanvragers moeten hun subsidieaanvraag uiterlijk indienen op 1 oktober om 12:00:00 uur 's middags (Belgische tijd) voor projecten die van start gaan tussen 1 januari en 31 augustus van het daaropvolgende jaar.

Mogelijke aanvullende termijn:

Nationale agentschappen op het gebied van onderwijs en opleiding mogen een tweede aanvraagronde organiseren, met inachtneming van de regels in deze gids. In voorkomend geval maken de nationale agentschappen deze mogelijkheid bekend via hun website.

Indien een tweede ronde wordt georganiseerd, moeten aanvragers hun subsidieaanvraag uiterlijk indienen op 1 oktober om 12:00:00 uur 's middags (Belgische tijd) voor projecten die van start gaan tussen 1 januari en 31 augustus van het daaropvolgende jaar.

Door Europese ngo’s ingediende samenwerkingspartnerschappen op het gebied van onderwijs, opleiding en jeugdzaken:

• Aanvragers moeten hun subsidieaanvragen uiterlijk indienen op 5 maart om 17:00:00 uur (Belgische tijd).

Voor partnerschappen op het gebied van sport:

• Aanvragers moeten hun subsidieaanvragen uiterlijk indienen op 5 maart om 17:00:00 uur (Belgische tijd).

Aanvragende organisaties worden getoetst aan de relevante uitsluitings- en selectiecriteria. Zie deel C van deze gids voor meer informatie.

Een project opzetten

Een samenwerkingspartnerschap bestaat uit vier fasen, die van start gaan nog voordat het projectvoorstel wordt geselecteerd voor financiering: planning, voorbereiding, uitvoering en follow-up. Deelnemende organisaties en deelnemers die betrokken zijn bij de activiteiten, moeten een actieve rol spelen in al deze fasen om zo hun leerervaring te verbeteren.

• Planning (de behoeften, doelstellingen, project- en leerresultaten, activiteitsvormen vaststellen, het tijdsschema bepalen enz.);
• voorbereiding (planning van de activiteiten, ontwikkeling van het werkprogramma, praktische regelingen, bevestiging van de doelgroep(en) van de beoogde activiteiten, opzetten van overeenkomsten met partners enz.);
• uitvoering van de activiteiten;
• follow-up (evaluatie van de activiteiten en hun effecten op verschillende niveaus, delen en gebruik van de projectresultaten).

Samenwerkingspartnerschappen kunnen ook transnationale leer-, onderwijs- en opleidingsactiviteiten voor afzonderlijke personen en voor groepen personen organiseren voor zover die een meerwaarde opleveren voor de verwezenlijking van de projectdoelstellingen. Het format, het doel en het soort en het aantal deelnemers aan de voorgestelde activiteiten worden beschreven en gemotiveerd in de projectaanvraag.

Horizontale aspecten die in aanmerking moeten worden genomen bij het opzetten van uw project:

Naast het naleven van de vormcriteria en het opzetten van een duurzame samenwerkingsregeling met alle projectpartners kunnen de volgende elementen bijdragen aan het vergroten van het effect en aan de kwaliteitsvolle uitvoering van samenwerkingspartnerschappen gedurende de verschillende projectfasen. Aanvragers worden aangemoedigd om deze mogelijkheden en dimensies in aanmerking te nemen bij het opzetten van projecten in het kader van een samenwerkingspartnerschap. 

Inclusie en Diversiteit

Het Erasmus+-programma is bedoeld om gelijke kansen en toegang, inclusie en billijkheid te bevorderen in al zijn acties. Om deze beginselen in de praktijk te brengen, is een strategie inzake inclusie en diversiteit⁷ opgezet om deelnemers met meer diverse achtergronden beter te bereiken, in het bijzonder kansarme deelnemers die met belemmeringen kampen bij de deelname aan Europese projecten. Samenwerkingspartnerschappen zijn met name geschikt om rond inclusie en diversiteit te werken, als thema van het project, om inclusieve en diversiteitsgevoelige praktijken en methoden verder te ontwikkelen, in overeenstemming met de overeenkomstige beleidsprioriteit voor de actie. Ook moeten organisaties, los van het thema van hun projecten, toegankelijke en inclusieve projectactiviteiten ontwerpen, waarbij zij rekening moeten houden met de standpunten van kansarme deelnemers, die gedurende het hele proces bij de besluitvorming moeten worden betrokken.

Milieuduurzaamheid

Projecten moeten op een milieuvriendelijke manier zijn opgezet en moeten groene praktijken omvatten in al hun facetten. Organisaties en deelnemers moeten een milieuvriendelijke aanpak hanteren bij de opzet van het project, die alle betrokkenen ertoe zal aanmoedigen om milieukwesties te bespreken en er meer over te leren, en zo na te denken over wat er op de verschillende niveaus kan worden gedaan, en organisaties en deelnemers zal helpen om alternatieve, groenere manieren te bedenken om de projectactiviteiten uit te voeren.

Digitale dimensie

Virtuele samenwerking en experimenteren met leermogelijkheden voor virtueel en gecombineerd afstands- en contactonderwijs zijn van essentieel belang voor geslaagde samenwerkingspartnerschappen. Vooral projecten op het gebied van schoolonderwijs en volwasseneneducatie worden er sterk toe aangemoedigd om het Europees platform voor schoolonderwijs (met inbegrip van eTwinning), of het platform voor volwasseneneducatie Epale te gebruiken om samen te werken voor, tijdens en na de projectactiviteiten. Projecten op het gebied van jeugdzaken worden er sterk toe aangemoedigd om de Europese Jongerensite en het platform van de EU-strategie voor jongeren te gebruiken.

Participatie en maatschappelijke betrokkenheid

Het programma ondersteunt participatie en actieve betrokkenheid bij al zijn acties. Projecten in het kader van een samenwerkingspartnerschap moeten mensen mogelijkheden bieden om deel te nemen aan het democratische leven en sociale en maatschappelijke betrokkenheid. De focus zal ook liggen op meer bewustmaking en begrip van de context van de Europese Unie, met name wat betreft de gemeenschappelijke EU-waarden, de beginselen van eenheid en diversiteit, en hun culturele identiteit, culturele bewustzijn en hun maatschappelijke en historische erfgoed.

Toekenningscriteria

Relevantie (maximaal 25 punten)

De mate waarin:

• het voorstel relevant is voor de doelstellingen en prioriteiten van de actie. Daarnaast zal het voorstel als zeer relevant worden beschouwd indien:
  • tegemoetkomt aan de prioriteit “inclusie en diversiteit”;
  • Voor projecten die beheerd worden door de nationale agentschappen van Erasmus+: het betrekking heeft op een of meer “Europese prioriteiten in de nationale context”, zoals aangekondigd door het nationaal agentschap;
  • Voor door Europese ngo’s bij het Europees Uitvoerend Agentschap onderwijs en cultuur ingediende projecten op het gebied van onderwijs, opleiding en jeugdzaken: de mate waarin de aanvrager activiteiten onderneemt die de uitvoering van EU-beleid in een van deze sectoren ondersteunen;
• Het voorstel is relevant voor de eerbiediging en bevordering van gedeelde EU-waarden, zoals eerbied voor de menselijke waardigheid, vrijheid, democratie, gelijkheid, de rechtsstaat en eerbiediging van de mensenrechten, en de bestrijding van elke vorm van discriminatie.
• het profiel, de ervaring en activiteiten van de deelnemende organisaties relevant zijn voor het toepassingsgebied;
• het voorstel berust op een gedegen en adequate behoefteanalyse;
• het voorstel geschikt is om synergieën tot stand te brengen tussen verschillende gebieden van onderwijs, opleiding, jeugd en sport of potentieel een sterk effect heeft op een of meer van die gebieden;
• het voorstel innovatief is;
• het voorstel een aanvulling vormt op andere initiatieven die de deelnemende organisaties eerder hebben uitgevoerd;
• het voorstel voor meerwaarde zorgt op EU-niveau in de vorm van resultaten die niet worden bereikt in het geval dat activiteiten in een afzonderlijk land worden uitgevoerd.

Kwaliteit van projectontwerp en ‑uitvoering (maximaal 30 punten)

De mate waarin:

• de projectdoelstellingen duidelijk worden afgebakend en realistisch van opzet zijn, en behoeften en doelstellingen van de deelnemende organisaties en de behoeften van hun doelgroepen aanpakken;
• de voorgestelde methode duidelijk, passend en haalbaar is:
  • het werkplan van het project is duidelijk, volledig en doeltreffend en omvat passende fasen voor de voorbereiding, de uitvoering en het delen van de projectresultaten;
  • het project economisch verantwoord (kosteneffectief) is en geschikte middelen toewijst aan elke activiteit;
  • in het kader van het project passende maatregelen voor kwaliteitsborging, monitoring en evaluatie worden voorgesteld die ten doel hebben te waarborgen dat het project op kwalitatief hoogstaande wijze, op tijd en binnen het budget wordt voltooid;
• de activiteiten op een toegankelijke en inclusieve manier zijn opgezet en openstaan voor kansarmen;
• in het project is voorzien in het gebruik van digitale hulpmiddelen en leermethoden om de fysieke activiteiten aan te vullen en de samenwerking tussen partnerorganisaties te verbeteren.
  • Indien Erasmus+-onlineplatforms beschikbaar zijn op de gebieden van de deelnemende organisaties: de mate waarin het project gebruikmaakt van Erasmus+-onlineplatforms (Europees platform voor schoolonderwijs, met inbegrip van eTwinning, Epale, de Europese Jongerensite, het platform van de EU-strategie voor jongeren) als instrumenten voor de voorbereiding, uitvoering en follow-up van de projectactiviteiten.
• Het project is op een milieuvriendelijke manier opgezet en omvat groene praktijken in verschillende projectfasen.

Wanneer het project voorziet in leer-, onderwijs- of opleidingsactiviteiten:

• de mate waarin deze activiteiten afgestemd zijn op de projectdoelstellingen en daarbij een passend aantal deelnemers met een passend profiel betrokken is;
• de kwaliteit van praktische regelingen, het beheer en de ondersteunende modaliteiten voor leer-, onderwijs- en opleidingsactiviteiten;
• de kwaliteit van regelingen met het oog op de erkenning en validering van de leerresultaten van deelnemers, in overeenstemming met de Europese instrumenten voor en beginselen inzake transparantie en erkenning.

Kwaliteit van het partnerschap en de samenwerkingsregelingen (maximaal 20 punten)

De mate waarin:

• het project op passende wijze is samengesteld uit een mix van deelnemende organisaties wat betreft hun profiel, met inbegrip van basisorganisaties, eerdere ervaring met het programma en deskundigheid om alle projectdoelstellingen met succes te voltooien;
• bij het project ook nieuwe deelnemers aan de actie en minder ervaren organisaties betrokken zijn;
• de voorgestelde taakverdeling een afspiegeling is van de inzet en actieve bijdrage van alle deelnemende organisaties;
• het voorstel doeltreffende mechanismen bevat voor coördinatie en communicatie, niet alleen tussen de deelnemende organisaties, maar ook met andere relevante belanghebbenden.
• Indien van toepassing, de mate waarin de betrokkenheid van een deelnemende organisatie uit een niet met het programma geassocieerd derde land essentiële meerwaarde oplevert voor het project (indien niet is voldaan aan deze voorwaarde, wordt de deelnemende organisatie uit een niet met het programma geassocieerd derde land uitgesloten van het projectvoorstel tijdens de beoordelingsfase).

Gevolgen (maximaal 25 punten)

De mate waarin:

• het projectvoorstel concrete en logische stappen omvat om de projectresultaten te integreren in de dagelijkse werkzaamheden van deelnemende organisaties;
• het project een positief effect kan hebben op de deelnemers en deelnemende organisaties en hun bredere gemeenschappen;
• de verwachte projectresultaten gedurende het project en na afloop ervan kunnen worden gebruikt buiten de organisaties die aan het project deelnemen en op lokaal, regionaal, nationaal of Europees niveau;
• het projectvoorstel concrete en doeltreffende stappen omvat om de resultaten van het project bekend te maken binnen de deelnemende organisaties, de resultaten te delen met andere organisaties en met het publiek en publiekelijk aan te geven dat steun is ontvangen van de Europese Unie;
  • voor zover van toepassing, de mate waarin het voorstel beschrijft hoe geproduceerde documenten, materiaal en media vrij toegankelijk worden gemaakt en gepromoot onder open licenties zonder dat er onevenredige beperkingen worden opgelegd;
• het projectvoorstel concrete en logische stappen bevat om de duurzaamheid van het project te verzekeren en de mate waarin het project effecten en resultaten kan blijven opleveren nadat de EU-subsidie is opgebruikt.

De voorstellen moeten een minimumscore van 70 punten behalen om voor financiële steun in aanmerking te komen. Bovendien moeten de voorstellen een score behalen van minstens de helft van het maximumaantal punten in elke categorie van de hierboven vermelde toekenningscriteria (dat wil zeggen ten minste 13 punten⁸ voor de categorieën "Relevantie van het project" en “Gevolgen”; 15 punten voor de categorie “Kwaliteit van projectontwerp en -uitvoering” en 10 punten voor de categorie “Kwaliteit van het partnerschap en de samenwerkingsregelingen”).

Wanneer twee of meer aanvragen dezelfde totale score hebben gekregen (ex aequo), wordt voorrang gegeven aan de hoogste scores voor “Relevantie van het project” en vervolgens voor “Gevolgen”.

Wat zijn de financieringsregels?

Het voorgestelde financieringsmodel bestaat uit een menu van drie afzonderlijke vaste bedragen, die overeenkomen met het totale subsidiebedrag voor het project: 120 000 EUR, 250 000 EUR en 400 000 EUR. Aanvragers kunnen een keuze maken uit de drie vooraf bepaalde bedragen naargelang van de activiteiten die ze willen ondernemen en de resultaten die ze daarbij nastreven.

Bij de planning van hun projecten moeten de aanvragende organisaties — samen met hun projectpartners — het afzonderlijke vaste bedrag kiezen dat het beste aansluit bij de kosten van hun projecten, op basis van hun behoeften en doelstellingen. Indien het project wordt geselecteerd voor financiering, wordt het aangevraagde vaste bedrag het totale subsidiebedrag.

De voorstellen moeten een beschrijving omvatten van de activiteiten die aanvragers beloven uit te voeren met het aangevraagde vaste bedrag en moeten voldoen aan de beginselen van zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid.

De keuze van het aan te vragen vaste bedrag moet worden gebaseerd op de door de aanvrager geraamde algehele kosten van het project. Uitgaande van deze raming moeten aanvragers het vaste bedrag kiezen dat het beste overeenstemt met hun behoeften en daarbij een efficiënt gebruik van de financiële middelen en de naleving van het medefinancieringsbeginsel waarborgen (d.w.z. de projectbegroting zal naar verwachting worden aangevuld met andere financieringsbronnen en de verwachte algehele kostprijs van het project zal dan ook hoger zijn dan het gevraagde vaste bedrag).

Wanneer aanvragers twijfelen tussen twee bedragen, kunnen zij: a) de kostprijs van hun project verlagen, bijvoorbeeld door kosteneffectievere manieren te vinden om vergelijkbare resultaten te behalen of door het aantal/de schaal van de projectactiviteiten aan te passen aan de begroting; b) de schaal van hun project vergroten, bijvoorbeeld door ernaar te streven meer deelnemers te bereiken met hun activiteiten, het aantal activiteiten te verhogen of aanvullende projectresultaten te realiseren.

De correcte afstemming van het aantal, de reikwijdte en de complexiteit van de voorgestelde projectactiviteiten met het gevraagde bedrag zal, samen met de relevantie ervan voor de projectdoelstellingen, een belangrijk onderdeel zijn van de kwaliteitsbeoordeling, overeenkomstig de hierboven beschreven toekenningscriteria.

Vereisten

De beschrijving van het project omvat een gedetailleerde projectmethodologie met een duidelijke taakverdeling en de financiële regelingen tussen de partners, een gedetailleerd tijdschema met de belangrijkste beoogde resultaten, de monitoring- en controlesystemen en de instrumenten die worden toegepast om een tijdige uitvoering van de projectactiviteiten te waarborgen.

De projectmethodologie moet de analyse bevatten die leidt tot de identificatie van behoeften, de vaststelling van de doelstellingen, het systeem dat voor de monitoring van het project wordt aangewend, een kwaliteitsborgingsmechanisme en een evaluatiestrategie. In het kader van de evaluatiestrategie moeten aanvragers een reeks kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren vaststellen aan de hand waarvan kan worden beoordeeld in hoeverre de gerealiseerde resultaten hebben bijgedragen tot het behalen van de projectdoelstellingen.

In de projectbeschrijving moet een onderscheid worden gemaakt tussen het projectbeheer en werkpakketten voor de uitvoering. Aanvragers moeten de projectactiviteiten opsplitsen in “werkpakketten”.

Een werkpakket wordt gedefinieerd als een reeks activiteiten die bijdragen tot de verwezenlijking van gemeenschappelijke specifieke doelstellingen.

Voor elk werkpakket moet het verband met specifieke doelstellingen en beoogde resultaten duidelijk worden beschreven. Aanvragers wordt aanbevolen hun projecten op te splitsen in maximaal vijf werkpakketten, met inbegrip van het pakket voor projectbeheer. Het pakket voor projectbeheer is bedoeld voor de horizontale activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van het project, zoals monitoring, coördinatie, communicatie, evaluatie en risicobeheer. Voor projecten met een specifiek werkpakket voor projectbeheer bedraagt het aan dit werkpakket toegewezen vaste bedrag maximaal 20 % van het totaal.

Bij de beoordeling van deze vereisten wordt het evenredigheidsbeginsel gehanteerd: hoe hoger het gevraagde bedrag, hoe accurater en vollediger de projectmethodologie moet zijn.

Uitbesteding van diensten is toegestaan op voorwaarde dat dit geen kernactiviteiten betreft waarvan de verwezenlijking van de doelstellingen van de actie rechtstreeks afhankelijk is. In dergelijke gevallen moeten de uitbestede taken duidelijk in de aanvraag worden vastgesteld en beschreven.

Betaling van de subsidie

De voorwaarde voor de volledige betaling van de subsidie is de voltooiing van alle activiteiten overeenkomstig de in de aanvraag beschreven kwaliteitscriteria. Indien een of meer activiteiten niet of slechts gedeeltelijk zijn voltooid of ontoereikend zijn bevonden in de kwaliteitsbeoordeling, kunnen overeenkomstige verminderingen van het subsidiebedrag worden toegepast bij de eindrapportage wanneer er sprake is van gebrekkige, gedeeltelijke of laattijdige uitvoering. Daarbij worden afzonderlijke werkpakketten of activiteiten niet geaccepteerd of wordt het totaalbedrag verminderd met een vast percentage.

De beoordeling in het eindrapport gaat uit van de uitvoerige beschrijvingen van elke uitgevoerde activiteit, kwantitatieve en kwalitatieve gegevens die aantonen in welke mate de in de aanvraag vermelde projectdoelstellingen zijn behaald, de kwaliteit van de projectresultaten die zijn geüpload op het platform voor Erasmus+-projectresultaten en een zelfbeoordeling van de partnerorganisaties. 

Footnote

1. In het kader van dit programma zijn dit ngo’s die opereren via een formeel erkende structuur bestaande uit een Europees orgaan/secretariaat dat ten minste één jaar wettelijk gevestigd is in een EU-lidstaat of een met het programma geassocieerd derde land en uit nationale organisaties/afdelingen in ten minste negen EU-lidstaten en met het programma geassocieerde derde landen.

   Deze nationale organisaties/afdelingen moeten: 

   een bewezen statutaire band hebben met het Europese orgaan/secretariaat; 

    actief zijn op het gebied van onderwijs, opleiding of jeugdzaken;

   Daarom moet een Europese ngo bestaan uit ten minste negen entiteiten (het Europees orgaan/secretariaat + acht nationale organisaties/afdelingen) die gevestigd zijn in negen verschillende EU-lidstaten en met het programma geassocieerde derde landen. ↩ back

2. In een EU-lidstaat of een met het programma geassocieerd derde land gevestigde instellingen voor hoger onderwijs (IHO’s) die willen deelnemen aan een samenwerkingspartnerschap moeten in het bezit zijn van een geldig Erasmus-handvest voor hoger onderwijs (ECHE). Deelnemende IHO’s uit niet met het programma geassocieerde derde landen hoeven niet in het bezit te zijn van een ECHE, maar moeten zich wel aansluiten bij de daarin vervatte beginselen.

   Voor deze actie worden informele groepen jongeren niet als organisatie beschouwd en zij komen dus niet in aanmerking voor deelname (noch als aanvrager, noch als partner). ↩ back

3. Dit maximum houdt rekening met alle aanvragen die voor al deze gebieden samen zijn ingediend. ↩ back
4. De zetels van de instellingen van de Europese Unie bevinden zich in Brussel, Frankfurt, Luxemburg, Straatsburg en Den Haag. ↩ back
5. Zie voor een definitie van wat voor de toepassing van het Erasmus+-programma als Europese ngo wordt beschouwd “Deel D — Verklarende termenlijst” van deze gids ↩ back
6. Dit omvat zowel de nationale Erasmus+-agentschappen als het in Brussel gevestigde Europees Uitvoerend Agentschap onderwijs en cultuur (EACEA). ↩ back
7. https://erasmus-plus.ec.europa.eu/document/implementation-guidelines-erasmus-and-european-solidarity-corps-inclusion-and-diversity-strategy ↩ back
8. Aangezien cijfers achter de komma niet in aanmerking worden genomen voor de beoordeling van deze actie, wordt de minimumscore voor deze criteria naar boven afgerond tot 13 punten. ↩ back