Rahoitusvakuus

Jos kansallinen toimisto tai toimeenpanovirasto pitää edunsaajan taloudellisia edellytyksiä heikkoina, se voi ennakkomaksun suorittamiseen liittyvien taloudellisten riskien rajaamiseksi vaatia yli 60 000 euron avustuksen saavalta edunsaajalta etukäteen vakuuden. Vakuus voidaan vaatia enintään ennakkomaksu(je)n suuruisena.

Vakuuden tarkoituksena on saada pankki tai rahoituslaitos vastaamaan edunsaajan avustussopimuksesta johtuvista velvoitteista peruuttamattomasti ja ensimmäisestä vaatimuksesta.

Vakuus hankitaan euromääräisenä Euroopan unionin jäsenvaltioon sijoittautuneelta hyväksytyltä pankilta tai rahoituslaitokselta. Jos edunsaaja on sijoittautunut EU:n ulkopuoliseen maahan, kansallinen toimisto tai toimeenpanovirasto voi hyväksyä kyseisen maan pankin tai rahoituslaitoksen antaman vakuuden, jos se katsoo, että tämä tarjoaa vastaavat taloudelliset takeet ja ominaisuudet kuin EU:n jäsenvaltiossa tarjotaan.

Tällaisen vakuuden sijasta voidaan antaa kolmannen osapuolen omavelkainen takaus tai saman avustussopimuksen osapuolina olevien edunsaajien yhteisvastuullinen takaus.

Vakuus vapautetaan sen jälkeen, kun ennakkomaksu on asteittain vähennetty edunsaajalle avustussopimuksen ehtojen mukaisesti suoritetuista väli- tai loppumaksuista. Jos loppumaksu tapahtuu takaisinperinnän muodossa, vakuus joko vapautetaan sen jälkeen, kun edunsaajalle on ilmoitettu, tai se on nimenomaisesti voimassa loppumaksuun asti. Jos loppumaksun suorittaminen tapahtuu takaisinperinnän muodossa, vakuus on voimassa, kunnes on kulunut kolme kuukautta veloituslaskun tiedoksiantamisesta edunsaajalle.

Alihankinta ja hankintasopimuksen tekeminen

Edunsaaja voi käyttää alihankintaa teknisissä palveluissa, jotka kuuluvat toimintoon liittyviin tehtäviin ja edellyttävät erityistaitoja (jotka liittyvät esimerkiksi lakiasioihin, kirjanpitoon, verotukseen, henkilöstöresursseihin tai tietotekniikkaan). Se voi myös käyttää toteuttamiseen liittyviä hankintasopimuksia. Edunsaajalle tämän tyyppisistä palveluista aiheutuvat kustannukset voidaan siten katsoa avustuskelpoisiksi, jos ne täyttävät kaikki muut avustussopimukseen tai sisältyvät perusteet.

Jos hankkeen toteutus edellyttää tavaroiden, työsuoritusten tai palvelujen hankintaa (hankintasopimus), edunsaajan on tehtävä sopimus taloudellisesti edullisimman, eli kokonaistaloudellisimman tarjouksen perusteella ja huolehdittava siitä, ettei eturistiriitoja synny ja että asiakirjat säilytetään tarkastuksen varalta.

Jos toteuttamiseen liittyvän hankintasopimuksen arvo on yli 60 000 euroa, kansallinen toimisto tai toimeenpanovirasto voi ottaa käyttöön edunsaajaa koskevia erityissääntöjä edellisessä kohdassa mainittujen lisäksi. Mahdolliset erityissäännöt julkaistaan kansallisten toimistojen tai toimeenpanoviraston verkkosivuilla.

Myönnettyjä avustuksia koskevien tietojen julkaiseminen

Avoimuusperiaate ja vaatimus julkistaa tiedot jälkikäteen edellyttävät, että tiedot unionin rahoituksen saajista on julkaistava komission, toimeenpanoviraston ja/tai kansallisten toimistojen verkkosivuilla kuuden kuukauden kuluessa sen varanhoito-vuoden päättymisestä, jona rahoitus myönnettiin.

Tiedot voidaan julkaista myös jollakin muulla tarkoituksenmukaisella tavalla, esimerkiksi Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Kansalliset toimistot ja toimeenpanovirasto julkaisevat seuraavat tiedot:

• edunsaajan nimi ja sijaintipaikka
• myönnetty avustusmäärä
• tuen luonne ja tarkoitus.

Julkaisemisesta luovutaan, jos se saattaisi uhata asianomaisten henkilöiden oikeuksia ja vapauksia sellaisina kuin ne ovat suojattuina Euroopan unionin perusoikeuskirjassa tai jos se saattaisi vahingoittaa edunsaajien kaupallisia etuja, edellyttäen, että edunsaaja on esittänyt asianmukaisesti perustellun pyynnön.

Luonnollisia henkilöitä koskevat julkaistut henkilötiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua sen varainhoitovuoden päättymisestä, jona varat myönnettiin.

Samoin on poistettava sellaisia oikeushenkilöitä koskevat henkilötiedot, joiden virallisessa nimessä yksilöidään yksi tai useampi luonnollinen henkilö (esimerkiksi yhdistys tai yritys, joka on nimetty perustajiensa mukaan).

Tietoja ei julkaista luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista ja muusta suorasta tuesta, joka on myönnetty sitä eniten tarvitseville luonnollisille henkilöille (pakolaiset ja työttömät). Myöskään edunsaajaorganisaatiot eivät saa julkaista tietoja tällaisista henkilöistä, joille myönnetään Erasmus+ -liikkuvuusapuraha.

Julkisuus

Hankkeen näkyvyyden parantamista ja sen tulosten ja vaikutusten jakamista (jotka ovat arviointikriteereitä) koskevien vaatimusten lisäksi jokaista avustusta saavaa hanketta koskee julkisuusvelvoite.

Edunsaajien on ilmoitettava selvästi Euroopan unionin rahoitus kaikissa hankettaan koskevissa tiedotteissa ja julkaisuissa niiden muodosta tai välineestä riippumatta (internet mukaan lukien) ja sellaisen toiminnan yhteydessä, jonka toteuttamisessa avustusta käytetään.

Tässä on noudatettava avustussopimuksen määräyksiä. Jos näitä määräyksiä tai säännöksiä ei täysin noudateta, edunsaajan avustusta voidaan pienentää.

Tarkastukset

Kansallinen toimisto tai toimeenpanovirasto ja/tai Euroopan komissio voivat tehdä avustuksen käyttämistä koskevia teknisiä ja taloudellisia tarkastuksia. Ne voivat myös tarkastaa edunsaajan (tai toisen edunsaajan) lakisääteisen kirjanpidon arvioidakseen ajoittain kertakorvaukset, yksikkökustannukset tai kiinteämääräisen rahoituksen. Edunsaaja (tai toinen edunsaaja, joka jakaa edunsaajan velvollisuudet) sitoutuu laillisen edustajansa allekirjoituksella toimittamaan todisteet siitä, että avustus on käytetty asianmukaisesti. Euroopan komissio, toimeenpanovirasto, kansalliset toimistot ja/tai Euroopan tilintarkastustuomioistuin, OLAF, EPPO tai niiden valtuuttama elin voi milloin tahansa kansallisen toimiston tai toimeenpanoviraston maksamaa loppumaksua tai sen suorittamaa takaisinperintää seuraavien viiden vuoden aikana – tai enintään 60 000 euron avustuksen tapauksessa kolmen vuoden aikana – tarkistaa, miten avustus on käytetty. Edunsaajien on siksi säilytettävä kirjanpito, alkuperäiset tositteet, tilastotiedot ja muut avustukseen liittyvät asiakirjat kyseisen ajanjakson ajan.

Toimeenpanoviraston (EACEA) suoraan hallinnoimissa hankkeissa voidaan soveltaa toisen tyyppisiä tarkastusmenettelyjä, jotka määräytyvät kyseisen toiminnon, myönnetyn avustuksen suuruuden sekä avustuksen muodon perusteella.

Tarkastuksia koskevat yksityiskohtaiset säännöt sisältyvät avustussopimukseen.

Tietosuoja

Kansalliset toimistot, toimeenpanovirasto ja Euroopan komissio käsittelevät kaikkia hakulomakkeeseen tai avustussopimukseen sisältyviä henkilötietoja seuraavan lainsäädännön mukaisesti:

• Euroopan komission virallisissa ohjeissa tai määräyksissä edellytetty tai Erasmus+ -ohjelman toteuttamisen edellyttämä henkilötietojen käsittely: Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2018/1725[1], annettu 23 päivänä lokakuuta 2018, luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 ja päätöksen N:o 1247/2002/EY kumoamisesta (ETA:n kannalta merkityksellinen teksti).
• Kaikki muihin tarkoituksiin tapahtuva käsittely, jota ei edellytetä Euroopan komission virallisissa ohjeissa tai määräyksissä ja joka ei ole tarpeen Erasmus+ -ohjelman toimeenpanemiseksi:
  • Yleistä tietosuoja-asetusta (27. huhtikuuta 2016 annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679[2]) sovelletaan
    • kaikkiin rekisterinpitäjän tai tietojen käsittelijän käsittelemiin tietoihin EU:n/ETA:n alueella
    • kaikkiin EU:n/ETA:n alueella tietojen käsittelyn alkaessa olevien rekisteröityjen henkilötietoihin.
  • Kaikkeen muuhun henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan kansallista tietosuojalainsäädäntöä.

Näissä tapauksissa yksikkö, joka päättää näihin muihin tarkoituksiin tapahtuvan tietojenkäsittelyn keinoista ja tarkoituksista, korvaa Euroopan komission sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisena rekisterinpitäjänä, joka on vastuussa henkilötietojen käsittelystä ja jolla on sitä koskeva osoitusvelvollisuus.

Ellei tietoja ole erikseen merkitty vapaaehtoisiksi, hakulomakkeessa pyydetyt tiedot ovat tarpeen, jotta avustushakemus voidaan arvioida ja käsitellä Erasmus+ -ohjelmaoppaan mukaisesti. Kyseisestä unionin avustusohjelmasta vastaava osasto tai yksikkö käsittelee henkilötietoja ainoastaan tässä tarkoituksessa (ja toimii rekisterinpitäjänä). Henkilötietoja voidaan siirtää hakemusten arviointiin tai avustusten hallinnointiin osallistuville kolmansille osapuolille tiedonsaantitarpeen perusteella. Niitä voidaan myös siirtää Euroopan unionin lainsäädännön mukaisesti valvonnasta ja tarkastuksista vastaaville elimille tai elimille, jotka on valtuutettu suorittamaan ohjelman tai sen toimintojen arviointeja. Henkilötietoja voidaan luovuttaa etenkin unionin taloudellisten etujen suojaamistarkoituksessa sisäisen tarkastuksen yksiköille, Euroopan tilintarkastustuomioistuimelle, taloudellisten väärinkäytösten tutkintaelimelle tai Euroopan petostentorjuntavirastolle sekä siirtää komission ja toimeenpanovirastojen tulojen ja menojen hyväksyjien välillä. Hakijalla on oikeus saada itseään koskevia tietoja ja oikaista niitä. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä kannattaa ottaa yhteyttä hankkeen valinneeseen kansalliseen toimistoon tai toimeenpanovirastoon. Riitatilanteessa hakijalla on oikeus milloin tahansa saattaa asia Euroopan tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Komission ja toimeenpanoviraston verkkosivustoilla on yksityiskohtainen tietosuojaseloste yhteystietoineen henkilötietojen käsittelystä Erasmus+ -ohjelman yhteydessä: https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/help/erasmus-and-data-protection_en

EACEA:n hallinnoimat toiminnot: https://ec.europa.eu/research/participants/data/support/legal_notice/h2020-ssps-grants-sedia_en.pdf 

Hakijan on ennen hanke-ehdotustensa toimittamista ilmoitettava henkilöille, joiden henkilötiedot sisältyvät hanke-ehdotukseen, edellä esitetystä tietosuojaselosteesta.

Toimeenpanoviraston hallinnoimien toimintojen yhteydessä hakijoille – ja jos ne ovat oikeussubjekteja, henkilöille, jotka ovat kyseisen hakijan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäseniä tai käyttävät edustus-, päätös- tai valvontavaltaa hakijan osalta, tai luonnollisille henkilöille tai oikeushenkilöille, jotka ovat rajoittamattomassa vastuussa hakijan veloista – ilmoitetaan, että toimeenpanoviraston tulojen ja menojen hyväksyjä voi tallentaa heidän henkilötietonsa (nimi, luonnollisen henkilön tapauksessa suku- ja etunimi, osoite, oikeudellinen muoto sekä oikeushenkilön tapauksessa sellaisten henkilöiden suku- ja etunimi, joilla on valtuudet edustaa kyseistä oikeushenkilöä tai tehdä päätöksiä sen puolesta tai valvoa sitä) varhaishavainta- ja poissulkemisjärjestelmään (EDES), mikäli he ovat jossakin tilanteessa, jota tarkoitetaan asetuksessa (EU, Euratom) N:o 2018/1046.