Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava

Ako je projekt odabran za dodjelu bespovratnih sredstava u okviru programa Erasmus+:

• potpisuje se ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava između nacionalne ili Izvršne agencije i prijavitelja. Prijavitelj prima ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava, koji potpisuje i vraća nacionalnoj ili Izvršnoj agenciji; nacionalna ili Izvršna agencija posljednja je stranka potpisnica. Kad obje stranke potpišu ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava, prijavitelj postaje korisnik bespovratnih sredstava EU-a i može početi s provedbom projekta¹ .

Ugovori o dodjeli bespovratnih sredstava mogu biti ugovori s jednim korisnikom, pri čemu je prijavitelj jedini korisnik, ili ugovori za više korisnika, pri čemu sve partnerske organizacije u konzorciju postaju korisnici ugovora. Ugovor za više korisnika potpisuje koordinator, koji je jedina kontaktna točka za nacionalnu ili Izvršnu agenciju. Međutim, sve ostale organizacije koje sudjeluju u projektu (sukorisnici) potpisuju pristupni obrazac kojim koordinatoru prenose odgovornost da djeluje kao glavni korisnik. U načelu bi se pristupni obrasci koje partneri daju koordinatoru trebali dostaviti u fazi prijave. Ako se ti pristupni obrasci dostavljaju kasnije, moraju biti dostupni najkasnije do trenutka potpisivanja ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.

Napomena: pristupni obrasci nisu obvezni za partnerske organizacije u drugim zemljama u kojima se ne nalazi organizacija prijaviteljica u slučaju projekata mobilnosti za studente i osoblje u visokom obrazovanju, projekata mobilnosti za učenike i osoblje u strukovnom obrazovanju i osposobljavanju, projekata mobilnosti za učenike i osoblje u odgoju i općem obrazovanju te projekata mobilnosti za osoblje u obrazovanju odraslih. Međutim, organizacije članice nacionalnih konzorcija u području visokog obrazovanja, SOO-a i obrazovanja odraslih moraju dostaviti pristupni obrazac organizaciji prijaviteljici.

Iznos bespovratnih sredstava

Prihvaćanje prijave ne predstavlja obvezu dodjele sredstava u iznosu koji je zatražio prijavitelj. Iznos traženih sredstava može se smanjiti na temelju posebnih financijskih pravila koja se primjenjuju na određenu aktivnost.

Dodjela bespovratnih sredstava u određenom krugu odabira ne znači pravo na dodjelu u naknadnim krugovima. Treba napomenuti da je iznos predviđen u ugovoru najveći iznos koji nije moguće povećavati, bez obzira na to je li korisnik zatražio veći iznos.

Sredstva koja isplaćuje Izvršna agencija ili nacionalna agencija moraju biti vidljiva na računu ili podračunu koji je korisnik naveo za isplatu bespovratnih sredstava.

Postupci plaćanja

Ovisno o vrsti aktivnosti, trajanju ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava i procjeni financijskog rizika, za projekte koji se podupiru u okviru programa Erasmus+ primjenjuju se različiti postupci plaćanja.

Osim za prvu isplatu pretfinanciranja, druga plaćanja ili povrati vrše se na temelju analize izvješća ili zahtjeva za plaćanje koje dostavlja korisnik (predlošci tih dokumenata bit će uskoro dostupni na stranicama nacionalnih agencija, a za Izvršnu agenciju na portalu Funding & tender opportunities).

Postupci plaćanja koji se primjenjuju u okviru programa Erasmus+ opisani su u nastavku.

Plaćanje pretfinanciranja

Iznos pretfinanciranja uplaćuje se na račun korisnika u roku od 30 dana od datuma kad dvije stranke potpišu ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava („stupanje na snagu”) te kad su, ako je primjenjivo, zaprimljena odgovarajuća financijska jamstva (vidjeti odjeljak „Financijsko jamstvo” u nastavku). Svrha je pretfinanciranja osigurati korisniku početna sredstva. Nacionalne agencije ili Izvršna agencija mogu odlučiti podijeliti iznos prvog pretfinanciranja na nekoliko rata. Mogu odlučiti i smanjiti iznos pretfinanciranja ili ga uopće ne isplatiti ako se smatra da je financijska sposobnost korisnika slaba.

Daljnje isplate pretfinanciranja

U okviru nekih aktivnosti korisniku će se daljnji iznosi pretfinanciranja isplaćivati u roku od 60 kalendarskih dana od kad nacionalna agencija ili Izvršna agencija zaprimi njegov zahtjev za isplatu daljnjeg pretfinanciranja, samo ako je taj zahtjev popraćen izvješćem o pretfinanciranju. Te isplate daljnjih iznosa pretfinanciranja mogu se zatražiti kad se iskoristi barem 70 % prethodne isplate pretfinanciranja. Kad je iz izvještaja o korištenju prethodne isplate pretfinanciranja vidljivo da je za podmirivanje troškova aktivnosti iskorišteno manje od 70 % prethodne isplate pretfinanciranja, iznos novog pretfinanciranja koji se treba isplatiti umanjuje se za neiskorišteni iznos iz prethodnog pretfinanciranja.

Privremeno izvješće ili izvješće o napretku / tehničko izvješće

Od korisnika se može tražiti da uz zahtjev za međuplaćanje dostave i periodično ili privremeno izvješće.

U drugim slučajevima od korisnika se može tražiti da dostave i izvješće o napretku provedbe projekta. Izvješća o napretku ne znače automatske daljnje isplate. Privremeno izvješće i izvješće o napretku moraju se dostaviti do roka navedenog u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava.

Završno plaćanje ili povrat preostalog iznosa

Iznos završnog plaćanja korisniku utvrđuje se na temelju završnog izvješća koje se mora dostaviti do roka navedenog u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava. Ako a) ne budu provedena događanja za koja su dodijeljena bespovratna sredstva ili budu provedena drukčije nego što je planirano, b) stvarno nastali prihvatljivi troškovi korisnika budu manji od planiranih u fazi prijave ili c) kvaliteta ostvarenih aktivnosti/rezultata bude nezadovoljavajuća, iznos sredstava može se razmjerno tome smanjiti ili, ako je primjenjivo, od korisnika će se zahtijevati povrat prekomjernih iznosa primljenih u okviru isplate pretfinanciranja.

U okviru određenih aktivnosti nacionalna ili Izvršna agencija prenosi 100 % dodijeljenih bespovratnih sredstava u ratama pretfinanciranja. U takvim slučajevima nije potrebno platiti preostali iznos. Međutim, ako na temelju završnog izvješća koje korisnik dostavlja do roka navedenog u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava a) ne budu provedena događanja za koja su dodijeljena bespovratna sredstva ili budu provedena drukčije nego što je planirano, b) stvarno nastali prihvatljivi troškovi korisnika budu manji od planiranih u fazi prijave ili c) kvaliteta ostvarenih aktivnosti/rezultata bude nezadovoljavajuća, od korisnika će se zahtijevati povrat prekomjernih iznosa primljenih u okviru isplate pretfinanciranja.

Plaćanja pretfinanciranja (ili njihovi dijelovi) mogu se prebiti (bez pristanka korisnika) s iznosima koje korisnik duguje tijelu koje dodjeljuje bespovratna sredstva, do iznosa koji se duguje tom korisniku.

U načelu se završno plaćanje ili zahtjev za povrat preostalog iznosa dostavljaju u roku od 60 kalendarskih dana od primitka završnog izvješća.

Footnote

• 1 Vidjeti prethodnu bilješku. ↩ back