Doelstellingen van de actie

De actie is erop gericht de organisatie van sportevenementen met een Europese dimensie op de volgende gebieden te ondersteunen:

• vrijwilligerswerk in de sport;
• sociale integratie door middel van sport;
• de strijd tegen discriminatie in de sport, met inbegrip van gendergelijkheid;
• Het aanmoedigen van een gezonde levensstijl voor iedereen: projecten in het kader van deze prioriteit zijn voornamelijk gericht op: a) de toepassing van de drie pijlers van het initiatief HealthyLifestyle4All, b) de uitvoering van de aanbeveling van de Raad over de stimulering van gezondheidsbevorderende lichaamsbeweging en de EU-richtsnoeren voor lichaamsbeweging, c) het ondersteunen van de uitvoering van de Europese week van de sport, d) het bevorderen van sport en lichaamsbeweging als hulpmiddel voor gezondheid, e) het bevorderen van alle activiteiten die de beoefening van sport en lichaamsbeweging aanmoedigen, en f) het bevorderen traditionele sporten en spelen.

In het project moet de nadruk liggen op een van deze doelstellingen. Ook de overige doelstellingen kunnen aan bod komen, maar de hoofddoelstelling moet duidelijk worden vermeld en voorrang krijgen in het voorstel.

Het biedt financiële steun voor de organisatie van één sportevenement in heel Europa in één EU-lidstaat of met het programma geassocieerd derde land of voor de organisatie van Europese lokale evenementen in verschillende EU-lidstaten en met het programma geassocieerde derde landen.

Welke criteria worden gehanteerd om een Europees Sportevenement zonder winstoogmerk aan te vragen?

Subsidiabiliteitscriteria

Om in aanmerking te komen voor een Erasmus+-subsidie, moeten projectvoorstellen voor Europese sportevenementen zonder winstoogmerk aan de volgende criteria voldoen:

Wie kan een aanvraag indienen?

Elke publieke of particuliere organisatie, met haar (eventuele) gelieerde entiteiten, die actief is op het gebied van sport en gevestigd is in een EU-lidstaat of in een met het programma geassocieerd derde land. Voorbeelden van een dergelijke organisatie zijn (niet-limitatieve opsomming):

• lokale, regionale of nationale publieke organen die bevoegd zijn voor sport;
• sportorganisaties op lokaal, regionaal, nationaal, Europees of internationaal niveau;
• nationale Olympische Comités of nationale sportfederaties;
• organisaties die de beweging "sport voor iedereen" vertegenwoordigen;
• organisaties die zich inzetten ter bevordering van lichaamsbeweging;
• organisaties die de sector van de actieve vrijetijdsbesteding vertegenwoordigen;
• organisaties die zich bezighouden met onderwijs, opleiding of jeugdzaken.

Samenstelling van het consortium

Een Europees sportevenement zonder winstoogmerk is transnationaal en behelst:

Voor Europese lokale evenementen (type I): drie à vijf organisaties. Elke organisatie moet uit een verschillende EU-lidstaat en een verschillend met het programma geassocieerde derde land komen.

Voor Europese lokale evenementen (type II): minimaal zes organisaties uit ten minste zes verschillende EU-lidstaten en met het programma geassocieerde derde landen.

Voor het evenement voor heel Europa: minimaal tien organisaties (één afzonderlijke aanvrager + negen als geassocieerde partners gepresenteerde, deelnemende organisaties) uit ten minste tien verschillende EU-lidstaten en met het programma geassocieerde derde landen.

Voor het grootschalig Europees evenement: één afzonderlijke aanvrager + veertien als geassocieerde partners gepresenteerde, deelnemende organisaties uit ten minste veertien verschillende EU-lidstaten en met het programma geassocieerde derde landen.

Subsidiabele activiteiten

Voor de Europese lokale evenementen (type I en II) moeten de activiteiten plaatsvinden in elke EU-lidstaat die of elk met het programma geassocieerd derde land dat betrokken is bij het Europese sportevenement zonder winstoogmerk.

Voor het evenement voor heel Europa moeten de activiteiten plaatsvinden in de EU-lidstaat die of het met het programma geassocieerde derde land van de aanvragende organisatie dat bij het sportevenement zonder winstoogmerk is betrokken.

Voor het grootschalig Europees evenement moeten de activiteiten plaatsvinden in een EU-lidstaat of een met het programma geassocieerd derde land.

Grootschalige evenementen hebben betrekking op verschillende sporten, met name minimaal tien verschillende sporten.

Projectduur

De duur moet in de aanvraagfase worden gekozen (projecten moeten normaal gezien 12 of 18 maanden duren) op basis van de doelstelling van het project en het soort geplande activiteiten. Verlengingen zijn mogelijk indien deze naar behoren en via een wijziging worden gemotiveerd.

Waar aanvragen?

Bij het Europees Uitvoerend Agentschap onderwijs en cultuur (EACEA).

Voor het grootschalig Europees evenement:

Oproep-ID: ERASMUS-SPORT-2023-LSSNCESE.

Oproep-ID: ERASMUS-SPORT-2023-SNCESE.

Voor het grootschalig Europees evenement:

Oproep-ID: ERASMUS-SPORT-2023-LSSNCESE.

Wanneer aanvragen?

Voor Europese lokale evenementen (type I en II), en voor het evenement voor heel Europa:

Aanvragers moeten hun subsidieaanvragen uiterlijk op 22 maart om 17:00:00 uur (Belgische tijd) indienen.

Voor het grootschalig Europees evenement:

Aanvragers moeten hun subsidieaanvragen uiterlijk op 21 februari om 17:00:00 uur (Belgische tijd) indienen.

Aanvragende organisaties worden getoetst aan de relevante uitsluitings- en selectiecriteria. Zie deel C van deze gids voor meer informatie.

Een project opzetten

De EU-subsidie wordt toegekend aan organisaties die sportevenementen voorbereiden, organiseren en opvolgen.

De volgende standaardactiviteiten worden ondersteund (niet-limitatieve opsomming):

• voorbereiding en organisatie van het evenement;
• de organisatie van onderwijsactiviteiten voor sporters, coaches, organisatoren en vrijwilligers in de aanloop naar het evenement;
• de organisatie van activiteiten in de marge van het sportevenement (conferenties, seminars);
• opleiding van vrijwilligers;
• de uitvoering van activiteiten met langetermijneffecten, zoals evaluaties of het uitstippelen van toekomstplannen;
• communicatieactiviteiten die met het thema van het evenement in verband staan.

De volgende sportevenementen komen niet in aanmerking voor ondersteuning in het kader van deze actie:

sportwedstrijden die op regelmatige basis worden georganiseerd door nationale, Europese of internationale sportfederaties/verenigingen/liga’s (nationale, Europese of wereldkampioenschappen), tenzij de financiële steun wordt aangevraagd voor de organisatie van nevenactiviteiten die op de bredere bevolking gericht zijn.

Verwachte gevolgen

Het verwachte effect van de actie is:

• een hogere mate van bewustzijn van de rol van sport ter bevordering van sociale integratie, gelijke kansen en gezondheidsbevorderende lichaamsbeweging;
• verhoogde deelname aan sport, lichaamsbeweging en vrijwilligerswerk.

Toekenningscriteria

Relevantie van het project (maximaal 30 punten)

De mate waarin:

• het voorstel relevant is voor de doelstellingen en prioriteiten van de actie;
• het voorstel berust op een gedegen en adequate behoefteanalyse;
• het voorstel innovatief is;
• het voorstel een aanvulling vormt op andere initiatieven die de deelnemende organisaties eerder hebben uitgevoerd;
• het voorstel voor meerwaarde zorgt op EU-niveau in de vorm van resultaten die niet worden bereikt in het geval dat activiteiten door een afzonderlijk land worden uitgevoerd.

Kwaliteit van projectontwerp en -uitvoering (maximaal 20 punten)

De mate waarin:

• het werkplan van het project duidelijk, volledig en effectief is, met passende fasen voor de voorbereiding, uitvoering, monitoring, evaluatie en verspreiding van projectresultaten;
• het project economisch verantwoord (kosteneffectief) is en geschikte middelen toewijst aan elke activiteit;
• de voorgestelde methodologie duidelijk, passend en haalbaar is;
• het project relevante kwaliteitscontrolemaatregelen voorstelt om te waarborgen dat het project op kwalitatief hoogstaande wijze, op tijd en binnen het budget wordt voltooid;
• het project gebruikmaakt van digitale hulpmiddelen en leermethoden om zijn fysiekemobiliteitsactiviteiten aan te vullen en de samenwerking tussen partnerorganisaties te verbeteren.

Kwaliteit van het partnerschap en de samenwerkingsregelingen (maximaal 20 punten)

De mate waarin:

• het project op passende wijze is samengesteld uit deelnemende organisaties wat betreft hun profiel en deskundigheid om alle projectdoelstellingen met succes te voltooien;
• de voorgestelde taakverdeling een afspiegeling is van de inzet en actieve bijdrage van alle deelnemende organisaties;
• het voorstel doeltreffende mechanismen bevat voor coördinatie en communicatie, niet alleen tussen de deelnemende organisaties, maar ook met andere relevante belanghebbenden;
• indien van toepassing, de mate waarin de betrokkenheid van een deelnemende organisatie uit een met het programma geassocieerd derde land meerwaarde oplevert voor het project.

Gevolgen (maximaal 30 punten)

De mate waarin:

• het projectvoorstel concrete en logische stappen bevat om de projectresultaten in de reguliere werkzaamheden van deelnemende organisaties te integreren;
• het project een positief effect kan hebben op zijn deelnemers en deelnemende organisaties en op de ruimere gemeenschap;
• de verwachte projectresultaten tijdens en na afloop van het project kunnen worden gebruikt buiten de organisaties die eraan deelnemen en op lokaal, regionaal, nationaal en/of Europees niveau;
• het projectvoorstel passende plannen en methoden omvat om de projectresultaten te evalueren;
• het projectvoorstel concrete en logische stappen bevat om de projectresultaten bekend te maken bij de deelnemende organisaties, de resultaten te delen met andere organisaties en met het publiek, en de financiering van de Europese Unie publiekelijk te erkennen;
• het projectvoorstel concrete en logische stappen bevat om de duurzaamheid van het project te verzekeren en de mate waarin het project effecten en resultaten kan blijven opleveren nadat de EU-subsidie is opgebruikt.

Om in aanmerking te komen voor financiering, moeten voorstellen ten minste 60 punten scoren, waarbij rekening moet worden gehouden met de vereiste minimumscore voor elk van de vier toekenningscriteria: minimaal 15 punten voor de categorieën “Relevantie van het project” en “Gevolgen”, en 10 punten voor de categorieën “Kwaliteit van projectontwerp en -uitvoering” en “Kwaliteit van het partnerschap en de samenwerkingsregelingen”. Bij een ex aequo wordt voorrang gegeven aan de hoogste scores voor “Relevantie van het project” en vervolgens voor “Gevolgen”.

Wat zijn de financieringsregels?

De tegemoetkomingen voor Europese sportevenementen zonder winstoogmerk nemen de vorm aan van een vast bedrag, met uitzondering van de categorie van het grootschalig Europees sportevenement. De hoogte van de vaste bedragen is afhankelijk van het aantal evenementen en het aantal organisaties dat bij het project is betrokken.

Aanvragers kiezen uit de drie vooraf vastgestelde bedragen, naargelang van het aantal evenementen en het aantal bij het project betrokken organisaties.

Categorie van sportevenementen

Europese lokale evenementen

 Ten minste één evenement per land.

• Type I: minimaal drie organisaties uit ten minste drie verschillende EU-lidstaten en met het programma geassocieerde derde landen tot maximaal vijf organisaties uit vijf verschillende EU-lidstaten en met het programma geassocieerde derde landen. 
  • Vast bedrag: 200 000 EUR
• Type II: minimaal zes organisaties uit ten minste zes verschillende EU-lidstaten en met het programma geassocieerde derde landen. 
  • Vast bedrag: 300 000 EUR

Evenementen voor heel Europa

 één evenement met ten minste tien deelnemende organisaties uit ten minste tien EU-lidstaten en met het programma geassocieerde derde landen (met inbegrip van de aanvragende organisatie)

Vast bedrag: 450 000 EUR

a) Voor Europese lokale evenementen (type I): 200 000 EUR

Voorstellen hebben betrekking op projecten met meerdere begunstigden waarbij alle kosten moeten worden gedekt door de aanvragende en partnerorganisaties. De geïdentificeerde deelnemende organisaties (drie tot en met vijf) worden als medebegunstigden beschouwd en de georganiseerde evenementen en nevenactiviteiten vinden plaats in elke betrokken met het programma geassocieerde EU-lidstaat of derde land.

Voorstellen moeten een specifiek onderdeel omvatten met de verdeling van de taken en de EU-subsidie over de partners. Ook het tijdschema voor de uitvoering van elke projectactiviteit en de termijn voor het opleveren van de beoogde projectresultaten moeten worden vermeld.

Aanvragers moeten de projectactiviteiten opsplitsen in “werkpakketten”. Elk werkpakket wordt gekoppeld aan specifieke doelstellingen en aanvragers moeten een reeks kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren vaststellen aan de hand waarvan kan worden beoordeeld in hoeverre die doelstellingen zijn gehaald.

b) Voor Europese lokale evenementen (type II): 300 000 EUR

Voorstellen hebben betrekking op projecten met meerdere begunstigden waarbij alle kosten moeten worden gedekt door de aanvragende en partnerorganisaties. Elke geïdentificeerde deelnemende organisatie (minimaal zes) wordt als medebegunstigde beschouwd en de georganiseerde evenementen en nevenactiviteiten vinden plaats in elke betrokken EU-lidstaat of elk betrokken met het programma geassocieerde derde land.

Voorstellen moeten een specifiek onderdeel omvatten met de verdeling van de taken en de EU-subsidie over de partners. Ook het tijdschema voor de uitvoering van elke projectactiviteit en de termijn voor het opleveren van de beoogde projectresultaten moeten worden vermeld.

Aanvragers moeten de projectactiviteiten opsplitsen in “werkpakketten”. Elk werkpakket wordt gekoppeld aan specifieke doelstellingen en aanvragers moeten een reeks kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren vaststellen aan de hand waarvan kan worden beoordeeld in hoeverre die doelstellingen zijn gehaald.

c) Voor het evenement voor heel Europa: 450 000 EUR

De projecten hebben één begunstigde, wat betekent dat alle kosten moeten worden gedekt door de aanvragende organisatie. Bijgevolg vinden de georganiseerde evenementen en nevenactiviteiten plaats in de EU-lidstaat of het met het programma geassocieerde derde land van de aanvragende organisatie. Voor wat het contractbeheer betreft, worden de deelnemende organisaties niet als projectpartners beschouwd, en zij krijgen geen financiële steun van het programma in het kader van het project. Daarom worden zij ook niet vernoemd in de ontwerpbegroting.

Het tijdschema voor de uitvoering van elke projectactiviteit en de termijn voor het opleveren van de beoogde projectresultaten moeten worden vermeld.

Aanvragers moeten de projectactiviteiten opsplitsen in “werkpakketten”. Elk werkpakket wordt gekoppeld aan specifieke doelstellingen en aanvragers moeten een reeks kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren vaststellen aan de hand waarvan kan worden beoordeeld in hoeverre die doelstellingen zijn gehaald.

Voor het grootschalig Europees evenement

Aangezien deze actie beoogt grootschalige evenementen met een zeer grote impact te ondersteunen, varieert het subsidiebedrag naar verwachting van 1 miljoen tot 2 miljoen EUR. De toegekende subsidie kan lager zijn dan het gevraagde bedrag.

De subsidie wordt gebaseerd op de begroting en omvat zowel werkelijke en eenheidskosten, als een vast bestanddeel. Zij zal strekken ter dekking van bepaalde typen subsidiabele kosten die daadwerkelijk zijn gemaakt.

De gedetailleerde subsidieparameters (maximaal subsidiebedrag, financieringspercentage, subsidiabele kosten enz.) worden vastgesteld in de subsidieovereenkomst.

De kosten zullen worden vergoed tegen het in de subsidieovereenkomst vastgestelde financieringspercentage (80 %).

Financiële steun aan derden is niet toegestaan. Kosten van vrijwilligers en kmo’s zijn toegestaan. Zie deel C van deze gids onder “Subsidiabele directe kosten”.

Betaling van de subsidie

De voorwaarden voor de volledige betaling van de subsidie is de voltooiing van de werkpakketten overeenkomstig de in de aanvraag beschreven kwaliteitscriteria. Indien een werkpakket niet of slechts gedeeltelijk is voltooid of ontoereikend is bevonden in de kwaliteitsbeoordeling, kunnen overeenkomstige verminderingen van het subsidiebedrag worden toegepast, zoals beschreven in de subsidieovereenkomst.

Nadere gegevens zijn opgenomen in de modelsubsidieovereenkomst die te vinden is op het financierings- en aanbestedingsportaal (FTOP).