Meer over de coronamaatregelen van de Europese Commissie

Vele Erasmus+-studenten vrezen dat hun studieperiode in het buitenland niet zal worden erkend. Hoe kunnen zij worden geholpen?

De instellingen voor hoger onderwijs moeten zo flexibel en pragmatisch mogelijk met deze situatie omgaan en studenten helpen de in hun leerovereenkomsten vermelde resultaten te behalen, ongeacht hun geografische locatie. Dat kan bijvoorbeeld door online afstandsonderwijs aan te bieden. De flexibiliteit zorgt er met name voor dat studenten die naar hun thuisland zijn teruggekeerd, hun cursussen in de gastinstelling kunnen voltooien zodat hun via afstandsonderwijs verzamelde ECTS-credits (Europees systeem voor het verzamelen en overdragen van studiepunten) ten volle worden erkend.

Toen de grenzen gingen sluiten, moest een van onze deelnemers een extra vliegticket kopen omdat de oorspronkelijke retourdatum van het ticket niet kon worden gewijzigd. Mogen we zulke extra of buitengewone kosten vergoeden met middelen van Erasmus+ of het Europees Solidariteitskorps?

Ja, u kunt deze kosten als vergoedbare kosten beschouwen zolang het totale budget van het onder de subsidieovereenkomst vallende project niet wordt overschreden. Als u later aan een controle wordt onderworpen, zult u eventueel moeten kunnen bewijzen dat deze kosten moesten worden vergoed.

Wegens de uitbraak van de coronacrisis hadden we buitengewone kosten voor een deelnemer met een handicap, die gedurende een langere periode hulp nodig had. Kunnen deze kosten worden vergoed?

Ja, u kunt deze kosten als vergoedbare kosten beschouwen zolang het totale budget van het onder de subsidieovereenkomst vallende project niet wordt overschreden. Als u later aan een controle wordt onderworpen, zult u eventueel moeten kunnen bewijzen dat deze kosten moesten worden vergoed.

Ik wilde een aanvraag indienen om deel te nemen aan een project, maar de uiterste inschrijvingstermijn nadert en ik kan mijn buitenlandse partners niet bereiken omdat hun kantoren gesloten zijn. Kan de Commissie de aanvraagtermijn verlengen?

De Commissie heeft de termijn voor de indiening van aanvragen voor een aantal oproepen van Erasmus+ en het Europees Solidariteitskorps verlengd.

Neem contact op met uw nationaal agentschap; sommige administratieve procedures voor de indiening van aanvragen zullen worden vereenvoudigd.

Ik coördineer projecten in het kader van Erasmus+ en het Europees Solidariteitskorps; de organisatie betaalt mijn loon en dat van mijn collega’s. Kunnen we er nog zeker van zijn dat we operationele steun zullen ontvangen, gezien de annulering van vele activiteiten?

Ja. In de bovenvermelde gevallen, waarin deelnemers hun individuele financiële steun gewoon ontvangen of behouden, zal u organisatorische steun van Erasmus+ of het Europees Solidariteitskorps blijven ontvangen.

Zelfs wanneer de activiteiten worden geannuleerd, hebt u recht op organisatorische steun. Hierbij wordt rekening gehouden met kosten van bijvoorbeeld de huur van de gebouwen, de voorbereiding en follow-up van de deelnemers vóór het vertrek, en de ondersteuning van deelnemers bij problemen vanwege de coronacrisis (annuleringen, contacten met gastpartners, advies, enz.).

Ik ben projectcoördinator en moest het project onderbreken. Mag ik de financiële steun voor het projectbeheer behouden? Kan ik een verlenging van mijn project aanvragen om de activiteiten later verder te zetten?

Begunstigden van strategische partnerschappen of solidariteitsprojecten kunnen ervoor kiezen hun project tijdelijk te onderbreken en een verlenging van de projectduur aan te vragen. Ze kunnen de geplande activiteiten dan verderzetten zodra de coronabeperkingen zijn opgeheven. In dat geval wordt de steun voor het projectbeheer berekend op basis van de nieuwe projectduur, exclusief de periode van onderbreking. Het totale overeengekomen subsidiebedrag mag evenwel niet worden overschreden.

Ik ben projectcoördinator. Ik moest activiteiten annuleren, maar had al kosten gemaakt die ik niet zal terugkrijgen (huur van een zaal, accommodatie voor deelnemers, enz.). Worden deze kosten vergoed?

Neem contact op met het nationaal agentschap in uw land. Wanneer activiteiten van het Erasmus+ of het Europees Solidariteitskorps worden geannuleerd en de organisaties kosten hebben gemaakt die niet kunnen worden vergoed, kan het nationaal agentschap besluiten die kosten toch te vergoeden.

Ik wil een subsidieovereenkomst voor een project sluiten, maar kan die niet fysiek laten ondertekenen door mijn baas. Kan een gescande kopie volstaan?

Neem contact op met het nationaal agentschap in uw land. Gezien de huidige uitzonderlijke omstandigheden kan het nationaal agentschap tijdelijk gescande en ondertekende exemplaren van de subsidieovereenkomsten aanvaarden. De fysiek ondertekende originele exemplaren moeten echter alsnog worden ingediend zodra de coronabeperkingen opgeheven zijn.

Ik ben projectcoördinator bij een instelling voor hoger onderwijs of beroepsonderwijs. We organiseren gemengde mobiliteitsactiviteiten. Krijgen we daarvoor organisatorische steun?

Ja, begunstigde organisaties krijgen per deelnemer de volledige eenheidskosten voor organisatorische steun vergoed, zowel voor de virtuele als voor de fysieke mobiliteitsperiode.

Ik ben projectcoördinator bij een instelling voor hoger onderwijs of beroepsonderwijs of bij een jongerenproject. We organiseren gemengde mobiliteitsactiviteiten. Wat gebeurt er als fysieke mobiliteit onmogelijk is door een onverwachte, nieuwe COVID-19-situatie?

Gemengde mobiliteit begint met een periode van virtueel leren en/of virtuele activiteiten die gevolgd wordt door een periode van fysieke mobiliteit in het buitenland indien en wanneer de situatie dat toelaat.

Als de fysieke mobiliteit in het buitenland in verband met de coronasituatie niet zoals gepland kan doorgaan, kan deze ingekort of geannuleerd worden en door een langere virtuele mobiliteitsperiode worden vervangen. Net als tijdens de eerste uitbraak, kunnen de al gemaakte kosten worden vergoed als bevestigd wordt dat er sprake is van overmacht.

Ik ben projectcoördinator bij een jongerenproject. We organiseren gemengde mobiliteitsactiviteiten. Krijgen we daarvoor organisatorische steun?

Ja, voor virtuele activiteiten ontvangen de begunstigde organisaties 35% van de volledige eenheidskosten voor organisatorische steun per dag per deelnemer (d.w.z. ter dekking van het door de organisatie gemaakte deel van de eenheidskosten).

Voor de fysieke mobiliteit ontvangen de begunstigde organisaties de volledige kosten van de organisatorische ondersteuning per dag per deelnemer. Ze krijgen ook een vergoeding voor gemaakte reiskosten.

Ik ben projectcoördinator bij een instelling voor hoger onderwijs of beroepsonderwijs of bij een jongerenproject. Krijgen we de kosten vergoed van apparatuur en/of diensten die nodig zijn voor virtuele activiteiten of gemengde mobiliteitsactiviteiten?

Ja, de kosten van aankoop en/of huur van apparatuur en/of diensten die nodig zijn voor virtuele en gemengde mobiliteitsacties, kunnen worden vergoed in verband met de uitzonderlijke omstandigheden van de COVID-19-pandemie.

Uw nationaal agentschap kan hiervoor toestemming verlenen. U moet de aankoop of huur wel kunnen verantwoorden en documenteren, en de apparatuur of diensten moeten essentieel zijn voor de uitvoering van het project en de deelname van de betrokken doelgroepen. De steun wordt in het algemeen alleen gegeven voor de duur van het project en is niet bestemd voor normale kantooruitrusting of voor uitrusting die de deelnemende organisaties doorgaans ook voor andere doeleinden gebruiken.

Ik ben projectcoördinator bij een instelling voor hoger onderwijs of beroepsonderwijs of bij een jongerenproject. Krijgen we de kosten vergoed die we maken om deelnemers met specifieke behoeften aan virtuele activiteiten te laten deelnemen?

Ja, uitgaven voor de specifieke behoeften van deelnemer aan virtuele activiteiten kunnen voor vergoeding in aanmerking komen volgens de regels die in de programmagids Erasmus+ zijn uiteengezet.

De steunaanvraag voor specifieke behoeften moet naar behoren door de begunstigde organisatie gemotiveerd en gedocumenteerd worden, en door uw nationaal agentschap worden goedgekeurd.