Skip to main content

Erasmus+

EU programme for education, training, youth and sport

Privacyverklaring

Mobiliteitsinstrument +

Deze privacyverklaring geeft informatie over de verwerking en de bescherming van uw persoonsgegevens.

 Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?
  3. Op welke juridische grondslag(en) verwerken we uw persoonsgegevens?
  4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?
  5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
  6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?
  7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie geven we ze door?
  8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?
  9. Contact
  10. Waar vindt u meer informatie?

Zie ook de privacyverklaring “Deelnemers aan Erasmus+ en het Europees Solidariteitskorps die door de coronacrisis getroffen zijn”.

1. Inleiding

De Europese Commissie (hierna “de Commissie” genoemd) heeft zich ertoe verbonden uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001.

In deze privacyverklaring leest u waarom en hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, hoe we deze gebruiken en welke rechten u met betrekking tot uw persoonsgegevens heeft. U vindt hier ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Terug naar de inhoudsopgave

 2. Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?

Doel van de verwerking:

  • gegevens beheren over de projecten die worden gefinancierd uit de programma’s Erasmus+, Europees Solidariteitskorps en een leven lang leren (zoals mobiliteitsprojecten, samenwerkingsprojecten, beleidsondersteunende acties), waaronder de bereikte projectdoelstellingen, het aantal en het soort deelnemers en de budgettaire en financiële aspecten
  • deelnemende organisaties beheren, voor toezicht en follow-up
  • verslaglegging bieden en verantwoording afleggen via verzamelde statistieken over de projecten en de antwoorden op enquêtes van de begunstigden of deelnemers
  • de enquêtes onder deelnemers beheren en statistieken verstrekken over de gegeven antwoorden, wat essentieel is om aan te tonen hoe de projectmiddelen gebruikt zijn en hoe de programmadoelstellingen zijn verwezenlijkt
  • toekomstige deelnemers aan de programma’s ondersteunen (indien daarvoor toestemming gegeven is, bv. via een vrijwillige opt-in)
  • getuigenissen van deelnemers aan de programma’s aan het publiek aanbieden (indien daarvoor toestemming gegeven is, bv. via een vrijwillige opt-in)
  • deelname aan verdere studies naar de programma’s en EU-kwesties vergemakkelijken (indien daarvoor toestemming gegeven is, bv. via een vrijwillige opt-in)
  • netwerken van Erasmus+-studenten en -alumni de mogelijkheid bieden om deelnemers aan Erasmus+ uit te nodige voor hun activiteiten (indien daarvoor toestemming gegeven is, bv. via een vrijwillige opt-in)
  • feedback geven over de gevolgde cursussen (indien daarvoor toestemming gegeven is)
  • het RAY-netwerk (Research-based analysis of European youth programmes) de mogelijkheid bieden om (indien daarvoor toestemming gegeven is, bv. via een vrijwillige opt-in) contact op te nemen met deelnemers met het oog op een onderzoeksenquête
  • zorgen dat de statistische informatie van de Commissie over de bereikte programmadoelstellingen nauwkeurig is

Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming, noch voor profilering.

Uw persoonsgegevens worden door uw organisatie (zoals de uitzendende instelling) doorgegeven via een it-tool waar verschillende verwerkers toegang toe hebben, zoals beschreven in punt 7. De toegang tot deze gegevens door een andere entiteit, zoals het nationale agentschap of de ontvangende instelling, om de kwaliteit en consistentie van de gegevens te controleren, wordt beschouwd als een “overdracht van gegevens”. Hierover vindt u meer informatie in punt 7.

Terug naar de inhoudsopgave

 3. Op welke juridische grondslag(en) verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens omdat:

  • de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van de Unie is verleend
  • de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust
  • de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen

De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan de verplichtingen en verantwoordelijkheden van de Commissie op het gebied van monitoring en rapportage, die zijn vastgesteld in:

  • Besluit nr. 1720/2006/EG van het Europees Parlement En de Raad van 15 november 2006 tot vaststelling van een actieprogramma op het gebied van een leven lang leren
  • Verordening (EU) nr. 1288/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 11 december 2013 tot vaststelling van “Erasmus+”: het programma van de Unie voor onderwijs, opleiding, jeugd en sport en tot intrekking van Besluiten nr. 1719/2006/EG, nr. 1720/2006/EG en nr. 1298/2008/EG.
  • Verordening (EU) 2018/1475 van het Europees Parlement en de Raad van 2 oktober 2018 tot vaststelling van het rechtskader van het Europees Solidariteitskorps en tot wijziging van Verordening (EU) nr. 1288/2013, Verordening (EU) nr. 1293/2013 en Besluit nr. 1313/2013/EU

De verwerkte gegevens vallen niet binnen het toepassingsgebied van de bepalingen inzake beperkingen (art. 25) en voorafgaande raadpleging (art. 40) die zijn opgenomen in Verordening (EG) nr. 2018/1725.

Terug naar de inhoudsopgave

 4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?

Om deze verwerking te kunnen uitvoeren, verzamelen we de volgende categorieën persoonsgegevens:

Gegevens van de contactpersonen en de wettelijke vertegenwoordigers van deelnemende organisaties:

  • Titel
  • Voornaam
  • Achternaam
  • Geslacht
  • Afdeling
  • Functie
  • Mobiel telefoonnummer
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Wettelijk adres
  • Faxnummer

Gegevens van het personeel van het nationaal agentschap:

  • Titel
  • Voornaam
  • Achternaam
  • Geslacht
  • Afdeling
  • Functie

Gegevens van deelnemers aan een Erasmus+-activiteit of een project van het Europees Solidariteitskorps:

  • ID-nummer
  • Registratienummer (op het portaal van het Europees Solidariteitskorps)
  • Titel
  • Voornaam
  • Achternaam
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Nationaliteit
  • Ondersteuning bij bijzondere behoeften (ja/neen) – deze informatie wordt verzameld voor de regelingen die nodig zijn om de aanvrager in staat te stellen deel te nemen aan het project of voor het aanvullende bedrag als onderdeel van de subsidie en voor statistische doeleinden
  • Kansarme achtergrond (ja/nee) – deze informatie wordt verzameld voor het aanvullende bedrag als onderdeel van de subsidie en voor statistieken

Het verstrekken van persoonsgegevens is verplicht voor het beheer van projecten en de bijbehorende (mobiliteits)activiteiten.

Terug naar de inhoudsopgave

 5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de duur van uw subsidieproject (maximaal 36 maanden).

Daarna moeten wij uw persoonsgegevens bewaren zolang dit vereist is op grond van het Financieel Reglement (dat de financiële regels voor de EU-begroting bepaalt) voor auditdoeleinden, omdat controles en fraudeonderzoeken na afloop van acties routinematig worden uitgevoerd, zodat valse deelnames en dubbele financiering opgespoord kunnen worden.

Uiteindelijk wissen we uw gegevens uiterlijk tien jaar na het einde van het jaar van sluiting van de overeenkomst (de zogenaamde bijdrageovereenkomst) tussen het nationaal agentschap en de Commissie. Deze overeenkomsten duren doorgaans 3-4 jaar.

Terug naar de inhoudsopgave

 6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?

Alle gegevens worden door de Europese Commissie opgeslagen in een datacentrum in de EU.

Alle verwerkingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Europese Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de Europese Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. Technische maatregelen zijn bijvoorbeeld:

  • passende maatregelen voor onlinebeveiliging
  • minimaliseren van het risico op verlies van gegevens
  • preventie van wijziging van of ongeoorloofde toegang tot gegevens

De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen met het oog op de verwerking hiervan volgens het "need-to-know"-beginsel.

Terug naar de inhoudsopgave

 7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie geven we ze door?

De overdracht van uw persoonsgegevens is nodig om een overeenkomst in uw belang te kunnen sluiten of uitvoeren tussen de verwerkingsverantwoordelijke (Europese Commissie) en een andere natuurlijke of rechtspersoon (een nationaal agentschap, EU-lidstaat, EER-land of programmaland Turkije, Servië of Noord-Macedonië). De overdracht gebeurt door diverse organisaties, zoals hieronder beschreven, toegang te geven tot uw persoonsgegevens.

Wie er toegang tot uw persoonsgegevens heeft en aan wie deze worden doorgegeven, hangt af van waarheen uw gegevens worden overgedragen. Er zijn momenteel twee soorten gegevensoverdracht, waarbij verschillende beschermingsniveaus gelden:

  1. gegevensoverdrachten aan de EU-lidstaten, EER-landen of landen waarvoor de Commissie een adequaatheidsbesluit heeft vastgesteld dat een passend beschermingsniveau garandeert.
  2. gegevensoverdrachten naar derde landen waarvoor de Commissie geen adequaatheidsbesluit heeft vastgesteld, waardoor de bescherming van uw persoonsgegevens wellicht niet gelijkwaardig is aan de EU-wetgeving.

In geval van overdracht van persoonsgegevens binnen EU-ERR-landen met een adequaatheidsbesluit:

Uw persoonsgegevens worden toegankelijk gemaakt voor de medewerkers van de Europese Commissie die verantwoordelijk zijn voor deze verwerking en voor bevoegd personeel volgens het “need-to-know”-beginsel. Deze personeelsleden zijn gehouden aan statutaire, en waar nodig, aanvullende overeenkomsten inzake vertrouwelijkheid.

Buiten de Europese Commissie worden uw persoonsgegevens verstrekt aan:

  • personeel van de begunstigde organisaties die het subsidieproject, mobiliteits- en andere projectactiviteiten beheren
  • bevoegd personeel van projectpartnerorganisaties
  • bevoegd personeel van de nationale agentschappen
  • relevante vrijwilligers van organisaties die deel uitmaken van de Erasmus+ Student and Alumni Alliance (ESAA) en personeel van het consortium dat door de Europese Commissie is aangesteld om ESAA te ondersteunen
  • bevoegde gebruikers bij externe bedrijven die een contract hebben met de Europese Commissie of een nationaal agentschap voor het verlenen van diensten, bijvoorbeeld de ontwikkeling en ondersteuning van de Mobility Tool+
  • bevoegd personeel van het Europees Uitvoerend Agentschap onderwijs en cultuur dat de cursuscatalogus van de School Education Gateway onderhoudt
  • wanneer een audit of een onderzoek plaatsvindt, kunnen externe auditors toegang tot uw gegevens nodig hebben om de wettigheid en regelmatigheid van de uitvoering van het project te controleren
  • de aangewezen verzekeringsmaatschappij, die de verzekerde personen moet kennen (voor het Europees Solidariteitskorps)
  • de EU-delegatie in het land waardoor de deelnemer is uitgezonden
  • personeel van het Finse nationale onderwijsagentschap, EDUFI, internationaliseringsdiensten voor jongeren, cultuur, sport (in zijn rol als coördinator van het RAY-netwerk)

We geven geen gegevens door aan derden, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Overdracht van persoonsgegevens naar derde landen:

Uw persoonsgegevens worden alleen doorgegeven aan een derde land buiten de EU/EER zonder adequaatheidsbesluit (waaronder de programmalanden Turkije, Servië en Noord-Macedonië) als in een van de volgende gevallen:

  • u neemt deel aan een mobiliteitsactiviteit naar het derde land
  • u neemt deel aan een project met een partnerorganisatie uit een derde land
  • u neemt deel aan een project dat wordt beheerd door een nationaal agentschap in Turkije, Servië of Noord-Macedonië
  • u neemt deel aan een project met een begunstigde organisatie of coördinator (alleen voor scholenuitwisselingen) uit Turkije, Servië of Noord-Macedonië
  • de begunstigde organisatie verleent een gemachtigde persoon uit een derde land toegang tot de projectgegevens

Uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan de volgende organisaties in het derde land:

  • personeel van de begunstigde organisatie in Turkije, Servië of Noord-Macedonië dat het subsidieproject, mobiliteits- of andere projectactiviteiten beheert, zoals samenwerkingsprojecten (als u deelneemt aan een project met een begunstigde organisatie of coördinator uit een van deze landen)
  • bevoegd personeel van het nationale agentschap, nationale autoriteiten en EU-delegaties in Turkije, Servië of Noord-Macedonië (als u deelneemt aan een project dat wordt beheerd door het nationale agentschap in een van deze landen)
  • bevoegd personeel van projectpartnerorganisaties uit derde landen (als u deelneemt aan een project met een partnerorganisatie uit een derde land)
  • bevoegd personeel van de nationale Erasmus+-bureaus in het ontvangende derde land (voor statistische doeleinden, als u naar een derde land gaat)
  • een bevoegde persoon van een organisatie uit een derde land (als een begunstigde organisatie in uw project toegang heeft verleend tot uw persoonsgegevens)

In dit geval hangt het niveau van bescherming van uw persoonsgegevens af van de wetgeving of praktijk van dat derde land. Uw recht op bescherming van uw persoonsgegevens is wellicht niet gelijkwaardig aan die in de lidstaten van de EU/EER of in landen met een adequaatheidsbesluit. Is uw uitzendende instelling gevestigd in een EU/EER-land, dan moet de overdracht voldoen aan de voorwaarden in hoofdstuk V van Verordening (EU) 2018/1725.

Wij geven de informatie die wij verzamelen niet door aan een andere partij die is gevestigd in een derde land buiten de EU/EER, behalve voor zover en voor het doel dat wettelijk vereist is in het betrokken land.

Terug naar de inhoudsopgave

 8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

Als "betrokkene" heeft u op grond van hoofdstuk III, artikelen 14-25, van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalde rechten, namelijk op inzage of rectificatie van de persoonsgegevens of op beperking van de verwerking daarvan.

U kunt van uw rechten gebruikmaken door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of, in geval van een geschil, de functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Commissie. U kunt zich eventueel ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. De contactgegevens vindt u in punt 9.

Indien u uw rechten in het kader van een of meer specifieke verwerkingshandelingen wenst uit te oefenen, moet u in uw verzoek een beschrijving hiervan geven (d.w.z. hun referentienummer(s) zoals vermeld in punt 10).

Terug naar de inhoudsopgave

 9. Contact

Verwerkingsverantwoordelijke

Directoraat-generaal Onderwijs, Jongerenzaken, Sport en Cultuur, eenheid B.4 - Coördinatie Erasmus+

Wilt u gebruikmaken van uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 of hebt u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke via EU-ERASMUS-ESC-PERSONAL-DATA@ec.europa.eu.

Desgewenst kunt u ook contact opnemen met:

de functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Commissie (DPO)

Hebt u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)

Als u meent dat bij de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 geschonden zijn, kunt u bezwaar maken (d.w.z. een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Terug naar de inhoudsopgave

 10. Waar vindt u meer informatie?

De functionaris voor gegevensbescherming (“DPO”) van de Europese Commissie publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Europese Commissie. Dit register kunt u inzien op: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de functionaris voor gegevensbescherming met de volgende referentie: DPR-EC-01069.

Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens voor Erasmus+ en het Europees Solidariteitskorps is te vinden op de pagina over Erasmus+ en gegevensbescherming.

Terug naar de inhoudsopgave