Deze privacyverklaring biedt aanvullende en ad-hocinformatie bij de privacyverklaring Mobility Tool+ over de verwerking en de bescherming van uw persoonsgegevens tijdens de coronacrisis.
- Inleiding
- Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?
- Op welke juridische grondslag(en) verwerken we uw persoonsgegevens?
- Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?
- Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
- Hoe beschermen en beveiligen wij uw persoonsgegevens?
- Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie geven we ze door?
- Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?
- Contact
- Waar vindt u meer informatie?
1. Inleiding
De Europese Commissie (hierna “de Commissie”) heeft zich ertoe verbonden uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.
In deze privacyverklaring leest u waarom en hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, hoe we deze gebruiken en welke rechten u met betrekking tot uw persoonsgegevens heeft. U vindt hier ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u zich op uw rechten kunt beroepen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.
Hieronder vindt u informatie over de verwerking "Deelnemers aan Erasmus+ en het Europees Solidariteitskorps die door de coronacrisis getroffen zijn" door DG EAC.B.4.
2. Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?
Doel van de verwerking:
DG EAC gebruikt uw persoonsgegevens uit de Mobility Tool+ om na te gaan welke deelnemers aan Erasmus+ en het Europees Solidariteitskorps momenteel in dit kader in het buitenland verblijven en om informatie te verstrekken aan de nationale agentschappen zodat zij contact met deze deelnemers kunnen opnemen en steun kunnen verlenen. In sommige gevallen kunnen de contactgegevens van de deelnemers aan de nationale autoriteiten en andere overheidsinstanties worden doorgegeven.
Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, noch voor profilering.
3. Op welke juridische grondslag(en) verwerken we uw persoonsgegevens?
Deze aanvullende verwerking van uw persoonsgegevens, die zijn verzameld in het kader van "Mobility Tool+", is gebaseerd op artikel 5, lid 1, onder e), van Verordening (EU) 2018/1725, omdat deze verwerking "noodzakelijk (is) om de vitale belangen van de betrokkene (u) of van een andere natuurlijke persoon te beschermen".
De verwerkte gegevens vallen niet binnen het toepassingsgebied van de bepalingen inzake beperkingen (art. 25) en voorafgaande raadpleging (art. 40) die zijn opgenomen in Verordening (EG) nr. 2018/1725.
4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?
Om deze verwerking te kunnen uitvoeren, verzamelt DG EAC de volgende categorieën persoonsgegevens:
Gegevens van deelnemers aan een mobiliteitsproject of project van het Europees Solidariteitskorps:
- Identificatienummer van de mobiliteitsactiviteit
- Voornaam van de deelnemer
- Achternaam van de deelnemer
- E-mailadres van de deelnemer
- Officieel adres
- E-mailadres van de contactpersoon van de uitzendende organisatie
- Telefoonnummer van de contactpersoon van de uitzendende organisatie
Het verstrekken van persoonsgegevens is noodzakelijk om contact te kunnen opnemen met de deelnemers en hen te kunnen bijstaan.
5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
DG EAC bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het gestelde doel of de verdere verwerking. Twee jaar nadat uw gegevens zijn doorgegeven aan de nationale agentschappen, worden deze gewist.
6. Hoe beschermen en beveiligen wij uw persoonsgegevens?
Alle persoonsgegevens in elektronisch formaat worden opgeslagen op de servers van de Europese Commissie. Iedere verwerking moet voldoen aan Besluit (EU, Euratom) 2017/46 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.
Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, dat is afgestemd op de risico's van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking hiervan.
Zij kunnen deze gegevens ook downloaden in Excel-bestanden.
7. Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie geven we ze door?
Uw persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor medewerkers van de Commissie die verantwoordelijk zijn voor de verwerking ervan en voor bevoegd personeel volgens het "need-to-know"-beginsel. Deze medewerkers zijn gehouden aan hun statutaire en, waar nodig, aanvullende overeenkomsten inzake vertrouwelijkheid.
Buiten de EU-instellingen worden uw persoonsgegevens verstrekt aan:
- personeel van nationale agentschappen
- personeel van nationale autoriteiten en andere nationale instanties die verantwoordelijk zijn voor het beheersen van de corona-uitbraak.
De persoonsgegevens van deelnemers aan mobiliteitsactiviteiten uit alle deelnemende landen kunnen worden gedeeld met het nationale agentschap en de nationale autoriteit van het ontvangende land. De persoonsgegevens van deelnemers aan mobiliteitsactiviteiten die worden georganiseerd door een ander nationaal agentschap dan dat in het land van herkomst, worden gedurende de mobiliteitsperiode gedeeld met het nationaal agentschap in het land van herkomst.
De verwerkingsverantwoordelijke geeft uw gegevens door aan de volgende ontvangers in een derde land of bij een internationale organisatie overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725:
de nationale agentschappen in elk van de EU-lidstaten en in de overige deelnemende landen (de EVA-landen die partij zijn bij de EER-overeenkomst; toetredende landen, kandidaat-lidstaten en potentiële kandidaat-lidstaten die onder een pretoetredingsstrategie vallen; Zwitserland; en de landen die onder het Europees nabuurschapsbeleid vallen en die een overeenkomst met de Unie hebben gesloten waardoor zij kunnen deelnemen aan de programma’s van de Unie), zoals vermeld in artikel 24 “Deelname van landen” van Verordening (EU) 1288/2013 en in artikel 11 “Deelnemende landen” van Verordening (EU) 2018/1475.
Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven op grond van:
- adequaatheidsbesluiten van de Commissie voor een specifiek land (artikel 47 van Verordening (EU) 2018/1725)
- passende waarborgen (artikel 48 van Verordening (EU) 2018/1725)
- afwijkingen voor specifieke situaties (artikel 50, lid 1, van Verordening (EU) 2018/1725)
We geven geen gegevens door aan andere partijen, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn.
8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?
Als "betrokkene" heeft u op grond van hoofdstuk III, artikelen 14-25, van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalde rechten, namelijk op inzage of rectificatie van de persoonsgegevens of op beperking van de verwerking daarvan.
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en als het bezwaar gegrond is, kunt u uw persoonsgegevens laten wissen.
U kunt van uw rechten gebruikmaken door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of, in geval van een geschil, de functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Commissie. Indien nodig kunt u zich ook tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming wenden. De contactgegevens staan vermeld in punt 9.
Geef in uw verzoek aan op welke verwerking(en) uw verzoek betrekking heeft door de in punt 10 genoemde referentie te vermelden.
9. Contact
De verwerkingsverantwoordelijke
Wilt u gebruikmaken van uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 of heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke:
Desgewenst kunt u ook contact opnemen met
- de verwerkingsverantwoordelijke: EAC-NA-COORDINATION@ec.europa.eu
- de functionaris voor gegevensbescherming van DG EAC: eac-data-protection@ec.europa.eu
De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie
Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)
Als u meent dat bij de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 geschonden zijn, kunt u bezwaar maken (d.w.z. een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.
10. Waar vindt u meer informatie?
De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie (DPO) publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen op: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_nl.
Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de DPO met de volgende referentie: DPR-EC-01229.1.