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Diese Datenschutzerklärung enthält Informationen über die Verarbeitung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten.

 Inhaltsverzeichnis

1. Vorbemerkung
2. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
4. Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?
5. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, und an wen werden sie weitergegeben?
8. Welche Rechte haben Sie — und wie können Sie diese Rechte wahrnehmen?
9. Kontaktangaben
10. Wo finden Sie weitere Informationen?

Bitte lesen Sie auch die zugehörige Datenschutzerklärung: „Personen, die sich an Erasmus+ oder am Europäischen Solidaritätskorps beteiligen und von der COVID-19-Krise betroffen sind“

1. Vorbemerkung

Die Europäische Kommission (im Folgenden die „Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Kommission erfasst und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir personenbezogene Angaben erfassen, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden, und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben. Zudem enthält die Erklärung die Kontaktangaben der datenverantwortlichen Dienststelle, an die Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden können, sowie des Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.

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 2. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Zweck der Datenverarbeitung:

• Verwaltung der Einzelheiten zu den Projekten der Programme Erasmus+, Europäisches Solidaritätskorps und lebenslanges Lernen (z. B. Mobilitätsprojekte, Kooperationsprojekte, Unterstützungsmaßnahmen). Hierzu gehören die Verwirklichung der Projektziele, Anzahl und Art der Teilnehmer sowie Haushalts- und Finanzaspekte
• Betreuung der an dem Projekt teilnehmenden Organisationen, um Monitoring und Folgemaßnahmen zu gewährleisten
• Berichterstattung und Rechenschaftspflicht in Form von Projekt-Statistiken und die Antworten der Begünstigten oder der Teilnehmer im Rahmen von Erhebungen
• Bearbeitung der einzelnen Teilnehmerbefragungen und Erstellung von Statistiken über die eingegangenen Antworten als Beleg für die Verwendung von Projektmitteln und das Erreichen der Projektziele
• Unterstützung künftiger Programmteilnehmer (mit Einwilligung der Betroffenen im Rahmen eines freiwilligen „Opt-in“)
• Veröffentlichung von Erfahrungsberichten über die Programmteilnahme (mit Einwilligung der Betroffenen im Rahmen eines freiwilligen „Opt-in“)
• Förderung einer Teilnahme an weiterführenden Studien zu den Programmen und zu EU-Themen (mit Einwilligung der Betroffenen im Rahmen eines freiwilligen „Opt-in“)
• Ermöglichung der Kontaktaufnahme mit Teilnehmern durch die Netze der Erasmus+-Studierenden und Alumni zwecks Beteiligung an deren Aktivitäten (mit Einwilligung der Betroffenen im Rahmen eines freiwilligen „Opt-in“)
• Bereitstellung von Rückmeldungen der Teilnehmer zu absolvierten Kursen (mit Einwilligung)
• Ermöglichung der Kontaktaufnahme von Teilnehmern durch das RAY-Netz (Research-based analysis of European Youth Programme) zwecks Teilnahme an einer Forschungsumfrage (mit Einwilligung der Betroffenen im Rahmen eines freiwilligen „Opt-in“)
• Gewährleistung der Genauigkeit der statistischen Informationen der Kommission zur Verwirklichung der Programmziele

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für die automatisierte Entscheidungsfindung und auch nicht für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.

Ihre personenbezogenen Daten werden von Ihrer Organisation (d. h. der entsendenden Einrichtung) in ein IT-Tool eingegeben, auf das verschiedene Auftragsverarbeiter zugreifen können, wie unter Punkt 7 beschrieben. Erhält eine andere Stelle zwecks Gewährleistung der Datenqualität und -kohärenz Zugang zu diesen Daten, zum Beispiel die nationale Agentur oder die aufnehmende Organisation, gilt dies als „Datenübermittlung“. Die Arten von Übermittlungen sind in Abschnitt 7 beschrieben.

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 3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aus folgenden Gründen:

• Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde
• die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt
• die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen

Die Verarbeitungsvorgänge sind erforderlich, damit die Kommission ihren in den nachstehenden Dokumenten festgelegten Verpflichtungen und ihrer Verantwortung für Überwachung und Berichterstattung gerecht werden kann:

• Beschluss Nr. 1720/2006/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 15. November 2006 über ein Aktionsprogramm im Bereich des lebenslangen Lernens
• Verordnung (EU) Nr. 1288/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. Dezember 2013 zur Einrichtung von „Erasmus+“ dem Programm der Union für allgemeine und berufliche Bildung, Jugend und Sport, und zur Aufhebung der Beschlüsse Nr. 1719/2006/EG, Nr. 1720/2006/EG und Nr. 1298/2008/EG
• Verordnung (EU) 2018/1475 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 2. Oktober 2018 zur Festlegung des rechtlichen Rahmens des Europäischen Solidaritätskorps sowie zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 1288/2013 und der Verordnung (EU) Nr. 1293/2013 sowie des Beschlusses Nr. 1313/2013/EU

Die verarbeiteten Daten fallen nicht unter die Bestimmungen zu Beschränkungen (Art. 25) und vorheriger Konsultation (Art. 40) in der Verordnung (EU) 2018/1725.

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 4. Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?

Zur Durchführung dieser Verarbeitung werden folgende Kategorien personenbezogener Daten erhoben:

Daten von Kontaktpersonen und gesetzlichen Vertretern in beteiligten Organisationen:

• Titel
• Vorname
• Nachname
• Geschlecht
• Abteilung
• Funktion
• Mobiltelefon
• Telefon
• E-Mail-Adresse
• Offizielle Anschrift
• Fax

Daten von Bediensteten der nationalen Agenturen:

• Titel
• Vorname
• Nachname
• Geschlecht
• Abteilung
• Funktion

Daten von Personen, die an Erasmus+-Aktivitäten oder einem Projekt des Europäischen Solidaritätskorps teilnehmen:

• Teilnehmer-ID
• Registriernummer beim Europäischen Solidaritätskorps
• Titel
• Vorname
• Nachname
• Geburtsdatum
• Geschlecht
• Staatsangehörigkeit
• Unterstützung bei besonderen Bedürfnissen (ja/nein): Diese Angaben werden erfasst, wenn sie für eventuelle Vorkehrungen zum Ermöglichen der Teilnahme von Antragsteller/innen am Projekt, für die Höhe des Zuschusses oder für statistische Zwecke relevant sind.
• Benachteiligte Verhältnisse/geringere Möglichkeiten (ja/nein): Diese Angaben werden erfasst, wenn sie für die Höhe des Zuschusses oder für statistische Zwecke relevant sind.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für die Verwaltung von Projekten und der damit verbundenen Aktivitäten/Mobilität unerlässlich.

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 5. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die GD EAC verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihres Zuschussprojekts, d. h. für maximal 36 Monate.

Danach muss die GD EAC Ihre personenbezogenen Daten so lange aufbewahren, wie es die Verordnung über die Haushaltsordnung der EU für Prüfungszwecke vorschreibt, denn nach dem Abschluss von Maßnahmen werden regelmäßig Überprüfungen oder Betrugsermittlungen durchgeführt, für die die Daten verfügbar sein müssen, um gefälschte Teilnahmen und Doppelfinanzierung ausschließen zu können.

Schließlich werden wir Daten spätestens 10 Jahre nach Ablauf des Jahres löschen, in dem die Vereinbarung zwischen der nationalen Agentur und der Kommission (sogenannte Beitragsvereinbarung) abgeschlossen wurde. Diese Vereinbarungen dauern in der Regel 3 bis 4 Jahre.

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 6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Alle Daten werden von der Europäischen Kommission in einem Datenzentrum in der EU gespeichert.

Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission durchgeführt.

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission eine Reihe technischer und organisatorischer Vorkehrungen getroffen. Zu den technischen Maßnahmen gehören:

• geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet
• Schutz vor Datenverlust
• Schutz vor Änderung von Daten oder vor unbefugtem Zugang zu Daten

Bei den organisatorischen Vorkehrungen handelt es sich um die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für die Zwecke dieses Bearbeitungsvorgangs Kenntnis davon zu erlangen.

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 7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, und an wen werden sie weitergegeben?

Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten ist notwendig für den Abschluss oder die Durchführung einer in Ihrem Interesse zwischen dem Datenverantwortlichen (Europäische Kommission) und einer anderen natürlichen oder juristischen Person (nationale Agenturen in EU-Mitgliedstaaten, EWR-Ländern sowie den Programmländern Türkei, Serbien und Nordmazedonien) getroffenen Vereinbarung. Diese Übermittlung erfolgt durch die Gewährung des Zugangs zu Ihren personenbezogenen Daten für verschiedene Organisationen, wie nachstehend beschrieben.

Wer auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen kann, und an wen sie weitergegeben werden, hängt davon ab, wohin Ihre Daten übermittelt werden. Derzeit gibt es zwei Arten von Datenübermittlungen, die ein unterschiedliches Schutzniveau gewährleisten:

1. Datenübermittlungen an die Mitgliedstaaten der Europäischen Union, die Länder des Europäischen Wirtschaftsraums oder an Länder, für die die Kommission einen Angemessenheitsbeschluss getroffen hat, der ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet.
2. Datenübermittlungen an Drittländer, für die es keinen Angemessenheitsbeschluss gibt, und deren Schutzniveau hinsichtlich Ihrer Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise nicht den EU-Rechtsvorschriften entspricht.

Übermittlungen personenbezogener Daten innerhalb der EU/des EWR und in Länder mit Angemessenheitsbeschluss:

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben die für die Ausführung dieses Verarbeitungsvorgangs zuständigen Bediensteten der Europäischen Kommission sowie nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme ermächtigte Bedienstete. Diese sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht sowie bei Bedarf an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.

Außerhalb der Europäischen Kommission haben folgende Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten:

• Bedienstete der Empfängerorganisationen, die das Zuschussprojekt, Mobilitätsaktivitäten und andere Projekte, z. B. Kooperationsprojekte, verwalten,
• ermächtigte Bedienstete der Projektpartnerorganisationen,
• ermächtigte Bedienstete der nationalen Agenturen.
• Freiwillige aus Organisationen, die der Vereinigung der Erasmus+-Studierenden und Alumni (ESAA) angehören, und Bedienstete des von der Europäischen Kommission zur Unterstützung der ESAA ernannten Konsortiums
• zugelassene Nutzer in externen Unternehmen, die von der Europäischen Kommission oder den nationalen Agenturen mit der Erbringung von Dienstleistungen zum Beispiel im Bereich des Mobility Tool+ beauftragt wurden
• zugelassene Bedienstete der Europäischen Exekutivagentur für Bildung und Kultur, die den Dienst für das Vorlesungsverzeichnis des School Education Gateway verwalten
• bei Prüfungen oder Untersuchungen, benötigen externe Prüfer möglicherweise Zugang zu Ihren Daten, um die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Projektdurchführung zu gewährleisten.
• die benannte Versicherungsgesellschaft, die wissen muss, welche Personen sie im Rahmen ihres Vertrags abdecken muss (für das Europäische Solidaritätskorps)
• die EU-Delegation in den Entsendeländern des Teilnehmers
• Bedienstete der finnischen Nationalen Agentur für Bildung (EDUFI), die in ihrer Funktion als Koordinator der forschungsbasierten Analyse des Erasmus+–Netzes für Jugend in Aktion (RAY) Internationalisierungsdienste für Jugend, Kultur und Sport anbietet

Die Kommission gibt von ihr erhobene Daten nicht an Dritte weiter, sofern sie nicht in bestimmtem Umfang und für bestimmte Zwecke gesetzlich hierzu verpflichtet ist.

Übermittlungen personenbezogener Daten an Drittländer:

Ihre personenbezogenen Daten werden in ein Drittland außerhalb der EU/des EWR übermittelt, für das kein Angemessenheitsbeschluss vorliegt (auch in Programmländer: Türkei, Serbien und Nordmazedonien), wenn Sie sich in einer der folgenden Situationen befinden:

• Sie nehmen an einer Mobilitätsmaßnahme im Drittland teil
• Sie beteiligen sich an einem Projekt mit einer Partnerorganisation aus einem Drittland.
• Sie beteiligen sich an einem Projekt, das von den nationalen Agenturen in der Türkei, Serbien oder Nordmazedonien verwaltet wird
• Sie beteiligen sich an einem Projekt mit einer Empfängerorganisation oder einem Koordinator (nur für Projekte von Schule zu Schule) aus der Türkei, Serbien oder Nordmazedonien
• die Empfängerorganisation gewährt einer ermächtigten Person aus einem Drittland Zugang zu den Projektdaten.

Ihre personenbezogenen Daten werden an die nachstehenden Organisationen des Drittlands übermittelt:

• Bedienstete der Empfängerorganisationen aus der Türkei, Serbien oder Nordmazedonien, die das Zuschussprojekt, die Mobilität oder andere Projekte, z. B. Kooperationsprojekte, organisieren, wenn Sie an einem Projekt mit einer Empfängerorganisation oder einem Koordinator aus diesen Ländern teilnehmen
• ermächtigte Bedienstete der nationalen Agenturen, nationalen Behörden und EU-Delegationen aus der Türkei, Serbien oder Nordmazedonien, wenn Sie an einem von den nationalen Agenturen dieser Länder verwalteten Projekt teilnehmen
• ermächtigte Bedienstete von Projektpartnerorganisationen aus einem Drittland, wenn Sie sich an einem Projekt mit einer Partnerorganisation aus einem Drittland beteiligen
• ermächtigte Bedienstete der nationalen Erasmus+-Büros im aufnehmenden Drittland – zu statistischen Zwecken, wenn Sie eine Mobilität in einem Drittland absolvieren
• eine ermächtigte Person einer Drittlandsorganisation, wenn eine Empfängerorganisation im Rahmen Ihres Projekts Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten gewährt hat.

In diesem Fall hängt das Schutzniveau für die personenbezogenen Daten von den Rechtsvorschriften oder der Praxis des betreffenden Drittlandes ab. Ihre Rechte in Bezug auf den Datenschutz sind jedoch möglicherweise nicht gleichwertig mit den Rechten in einem EU/EWR-Land oder einem Land mit einem Angemessenheitsbeschluss. Befindet sich Ihre entsendende Einrichtung in einem EU/EWR-Land, muss die Datenübermittlung den in Kapitel V der Verordnung (EU) 2018/1725 festgelegten Bedingungen entsprechen.

Die Kommission gibt von ihr erhobene Daten nicht an Dritte außerhalb der EU/des EWR weiter, sofern sie nicht in bestimmtem Umfang und für bestimmte Zwecke nach dem Gesetz des betreffenden Landes hierzu verpflichtet ist.

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 8. Welche Rechte haben Sie — und wie können Sie diese Rechte wahrnehmen?

Als „betroffene Person“ genießen Sie nach Kapitel III (Artikel 14–25) der Verordnung (EU) 2018/1725 besondere Rechte, insbesondere das Recht auf Einsichtnahme oder Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten, sowie das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschränken.

Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie Kontakt mit dem Datenverantwortlichen oder, im Konfliktfall, mit dem Datenschutzbeauftragten der Europäischen Kommission aufnehmen. Wenn nötig, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die betreffenden Kontaktdaten finden Sie in Abschnitt 9.

Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Verarbeitungsvorgänge wahrnehmen möchten, geben Sie dies in Ihrem Antrag bitte mit dem entsprechenden Aktenzeichen des Vorgangs (siehe Punkt 10) an.

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 9. Kontaktangaben

Datenverantwortlicher

Generaldirektion Bildung, Jugend, Sport und Kultur, Referat B.4 – Erasmus+-Koordination

Wenn Sie Ihre Rechte gemäß Verordnung (EU) 2018/1725 wahrnehmen, Kommentare, Fragen oder Bedenken mitteilen oder eine Beschwerde betreffend die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten vorbringen möchten, nehmen Sie bitte unter EU-ERASMUS-ESC-PERSONAL-DATA@ec.europa.eu Kontakt mit dem Datenverantwortlichen auf.

Sie können sich außerdem an folgende Stellen wenden:

Datenschutzbeauftragter der Europäischen Kommission

Bei Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.

Europäischer Datenschutzbeauftragter

Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) Nr. 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Datenverantwortlichen nicht gewahrt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten Beschwerde erheben.

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 10. Wo finden Sie weitere Informationen?

Der Datenschutzbeauftragte der Kommission veröffentlicht ein Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die EU-Kommission verbundenen Vorgänge. Dieses Register können Sie hier einsehen: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Dieser Bearbeitungsvorgang wird im Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen geführt: DPR-EC-01069

Mehr zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Erasmus+ und dem Europäischen Solidaritätskorps finden Sie auf der Webseite von Erasmus+ und zum Datenschutz.

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