Skip to main content

Erasmus+

EU programme for education, training, youth and sport

Vyhlásenie o ochrane osobných údajov

Registrácia organizácie, formuláre žiadosti a EPlusLink

Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov obsahuje informácie o spracúvaní a ochrane vašich osobných údajov.

  1. Úvod
  2. Prečo a akým spôsobom spracúvame vaše osobné údaje
  3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?
  4. Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?
  5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
  6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?
  7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?
  8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?
  9. Kontaktné miesta
  10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

1. Úvod

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) je odhodlaná chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia zhromažďuje a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako získavame všetky poskytnuté osobné údaje, ako s nimi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Takisto sa v ňom uvádzajú kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Ďalej sú uvedené informácie o spracovateľskej operácii „Registrácia organizácie, formuláre žiadosti a EPlusLink“: registrácia a riadenie informácií organizácií, spracúvanie žiadostí predložených v rámci programov Erasmus+ a Európsky zbor solidarity, ktorú vykonáva GR EAC.B.4.

2. Prečo a akým spôsobom spracúvame vaše osobné údaje?

Účel spracovateľskej operácie

GR EAC zbiera a používa vaše osobné údaje s cieľom:

  • umožniť organizáciám registráciu, aby sa mohli zapojiť do akcií programov Erasmus+ a Európsky zbor solidarity, ktoré riadia národné agentúry,
  • identifikovať žiadajúce organizácie, ktoré žiadajú o grant EK na projekt v rámci akcií programov Erasmus+ a Európsky zbor solidarity riadených národnými agentúrami,
  • uľahčiť predkladanie žiadostí o rôzne druhy decentralizovaných akcií programov Erasmus+ a Európsky zbor solidarity,
  • riadiť postupy výberu žiadostí v rámci akcií programov Erasmus+ a Európsky zbor solidarity, ktoré riadia národné agentúry,
  • zostavovať anonymné štatistiky týkajúce sa registrovaných organizácií, žiadajúcich organizácií, príjemcov, projektov, partnerov a účastníkov,
  • plniť si záväzky a povinnosti týkajúce sa monitorovania, hodnotenia, podávania správ a auditu,
  • posúdiť vplyv účasti programov Erasmus+ a Európskeho zboru solidarity na prijímajúce organizácie a získať lepšie znalosti o účastníckych skupinách s cieľom doladiť informačné stratégie prostredníctvom dotazníkov a iných techník
  • šíriť výsledky projektov vhodnými IT nástrojmi programov Erasmus+ a Európsky zbor solidarity (napr. platforma pre výsledky projektov) po predchádzajúcom jednoznačnom a informovanom súhlase kontaktných osôb s uverejnením ich kontaktných údajov,
  • prenášať údaje do systému OLS (Online jazyková podpora) s cieľom umožniť spravovanie licencií na jazykovú prípravu pre jednotlivých účastníkov programov mobility,
  • prenášať údaje o akreditácii a značke kvality Európskeho zboru solidarity na Európsky portál pre mládež po predchádzajúcom jednoznačnom a informovanom súhlase kontaktných osôb s uverejnením ich kontaktných údajov.

Vaše osobné údaje nebudú použité pri automatizovanom rozhodovaní ani profilovaní.

3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje spracúvame z týchto dôvodov:

  • spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie
  • spracúvanie je potrebné na splnenie zákonnej povinnosti, ktorá sa vzťahuje na prevádzkovateľa,
  • spracovateľské operácie sú potrebné na splnenie záväzkov a povinností Komisie týkajúcich sa monitorovania a podávania správ stanovených v nariadeniach Európskeho parlamentu a Rady, ktorými sa zriaďujú programy Erasmus+ a Európsky zbor solidarity
  • NARIADENIE EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) č. 1288/2013 z 11. decembra 2013, ktorým sa zriaďuje „Erasmus+“: program Únie pre vzdelávanie, odbornú prípravu, mládež a šport, a ktorým sa zrušujú rozhodnutia č. 1719/2006/ES, č. 1720/2006/ES a č. 1298/2008/ES.
  • NARIADENIE EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) 2018/1475 z 2. októbra 2018, ktorým sa stanovuje právny rámec Európskeho zboru solidarity a ktorým sa mení nariadenie (EÚ) č. 1288/2013, nariadenie (EÚ) č. 1293/2013 a rozhodnutie č. 1313/2013/EÚ.

Spracovávané údaje nepatria do pôsobnosti ustanovení o obmedzeniach (čl. 25) a predchádzajúcej konzultácii (čl. 40) zakotvených v nariadení 2018/1725.

4. Ktoré osobné údaje získavame ďalej spracúvame?

Na vykonanie tejto spracovateľskej operácie zbiera GR EAC tieto kategórie osobných údajov:

Osobné údaje získané o kontaktnej osobe registrovanej organizácie a oprávnených používateľoch, ako aj osobné údaje o právnom zástupcovi a kontaktných osobách organizácií, ktoré žiadajú o financovanie alebo sa zúčastňujú na projekte:

  • rod
  • meno
  • priezvisko
  • odbor
  • funkcia v organizácii
  • pracovný e-mail
  • hlavné telefónne číslo
  • ulica a číslo

Poskytnutie osobných údajov je povinné na zaregistrovanie vašej organizácie a spracovanie žiadostí financovanie.

5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

GR EAC uchováva vaše osobné údaje len počas obdobia potrebného na splnenie účelu ich zberu alebo ďalšieho spracovania.

  • Registrácia organizácie: Údaje organizácií, ktoré sa zúčastňujú na projektoch, sa vymažú 10 rokov po konci roku ukončenia posledného projektu príslušného programu (vymedzeného podľa poslednej finančnej transakcie medzi národnou agentúrou a prijímajúcou organizáciou), pokiaľ sa organizácia nezúčastňuje na ďalšom programe. Okrem toho sa každé tri roky vymažú údaje organizácií, ktoré počas daného obdobia nepožiadali o financovanie ani sa nezúčastnili na projekte.
  • Formuláre žiadosti: Údaje sa vymažú 5 rokov po uzávierke podávania návrhov v rámci príslušnej výzvy na predkladanie návrhov.
  • EPlusLink. Osobné údaje sa anonymizujú 10 rokov po konci roku ukončenia posledného projektu príslušného programu (vymedzeného podľa poslednej finančnej transakcie medzi národnou agentúrou a prijímajúcou organizáciou).

Povinnosť zhodnotiť vplyv programov stanovená v rozhodnutiach, ktorými sa zriaďujú programy Erasmus+ a Európsky zbor solidarity, si nevyžaduje uchovávanie osobných údajov.

6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?

Všetky údaje sa uchovávajú v Komisii (na centrálnych serveroch). Údaje EPlusLink sa uchovávajú aj v databázach, ktoré sú v správe jednotlivých národných agentúr (obsahujú ich vlastné údaje).

Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú v zmysle rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Komisia zaviedla niekoľko technických a organizačných opatrení s cieľom chrániť vaše osobné údaje. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracovanie a povaha spracovávaných osobných údajov. K organizačným opatreniam patrí obmedzenie prístupu k osobným údajom výlučne len na oprávnené osoby, ktoré ich legitímne potrebujú poznať na účely tejto spracovateľskej operácie.

Národné agentúry sú povinné prijať primerané technické opatrenia a organizačné bezpečnostné opatrenia v súvislosti s ochranou osobných údajov.

7. Kto má prístup k vašim osobným údajom komu sa poskytujú?

Odpoveď na túto otázku závisí od toho, kam sa vaše osobné údaje prenášajú. V súčasnosti existujú dva typy prenosov údajov, ktoré zabezpečujú rôznu úroveň ochrany:

  1. Prenosy údajov do členských štátov Európskej únie, krajín Európskeho hospodárskeho priestoru alebo krajín, v prípade ktorých Komisia prijala rozhodnutie o primeranosti zabezpečujúce primeranú úroveň ochrany. 
  2. Prenosy údajov do tretích krajín, vo vzťahu ku ktorým Komisia neprijala rozhodnutie o primeranosti, a úroveň ochrany vašich práv, pokiaľ ide o vaše osobné údaje, nemusia byť rovnocenné s právnymi predpismi EÚ.

Prenosy osobných údajov v rámci EÚ/EHP a do krajín, vo vzťahu ku ktorým platí rozhodnutie o primeranosti

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom podľa zásady „need-to-know“ (potreba poznať). Na týchto zamestnancov sa vzťahuje povinnosť zachovávať dôvernosť, ktorá im vyplýva z právnych predpisov, resp. v prípade potreby aj z dohôd o zachovávaní dôvernosti.

Mimo organizácií EÚ sa prístup k vašim osobným údajom poskytuje:

  • interným zamestnancov národných agentúr, ktorí zodpovedajú za riadenie programov Erasmus+ a Európsky zbor solidarity,
  • autorizovaným používateľom v externých spoločnostiach, s ktorými Komisia uzatvorila zmluvy na poskytovanie služieb,
  • v prípade auditu: externým audítorom,
  • externému dodávateľovi OLS,
  • určenej poisťovacej spoločnosti (v prípade Európskeho zboru solidarity).

Informácie, ktoré získavame, nebudú poskytnuté žiadnej tretej strane, s výnimkou rozsahu a účelu, v prípade ktorých nám to ukladá zákon.

Prenosy osobných údajov do tretích krajín

Vaše osobné údaje sa prenášajú do tretej krajiny mimo EÚ/EHP, vo vzťahu ku ktorej Komisia neprijala rozhodnutie o primeranosti (a to aj do programových krajín – do Turecka, Srbska a Severného Macedónska), ak sa nachádzate v jednej z týchto situácií:

  • ste kontaktná osoba alebo oprávnený používateľ z registrovanej organizácie alebo kontaktná osoba alebo právny zástupca organizácie, ktorá predkladá žiadosť alebo sa zúčastňuje na projekte riadenom národnými agentúrami z Turecka, Srbska a zo Severného Macedónska;
  • ste kontaktná osoba alebo právny zástupca organizácie, ktorá nesprávne predložila žiadosť národnej agentúre v členských štátoch EÚ/EHP, zatiaľ čo žiadosť mala byť predložená národnej agentúre v Turecku, Srbsku alebo Severnom Macedónsku; v tomto prípade je žiadosť (vrátane vašich osobných údajov) presmerovaná do týchto národných agentúr.
  • ste kontaktná osoba alebo právny zástupca organizácie z Turecka, zo Srbska alebo Severného Macedónska, predkladáte žiadosť alebo sa zúčastňujete na projekte KA2, ktorý riadi národná agentúra v EÚ/EHP;
  • ste zamestnanec národnej agentúry Erasmus+ alebo Európskeho zboru solidarity;
  • ste kontaktná osoba alebo právny zástupca žiadajúcej organizácie, ktorá poskytla prístup k žiadosti oprávnenej osobe z tretej krajiny.

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje týmto organizáciám z tretej krajiny:

  • oprávneným osobám národných agentúr z Turecka, zo Srbska a Severného Macedónska (ak ste kontaktná osoba alebo oprávnený používateľ z registrovanej organizácie alebo kontaktná osoba alebo právny zástupca organizácie, ktorá predkladá žiadosť alebo sa zúčastňuje na projekte riadenom uvedenými národnými agentúrami; ste kontaktná osoba alebo právny zástupca organizácie, ktorá nesprávne predložila žiadosť národnej agentúre v Turecku, Srbsku alebo Severnom Macedónsku, zatiaľ čo žiadosť mala byť predložená národnej agentúre v členskom štáte EÚ/EHP; ste kontaktná osoba alebo právny zástupca organizácie z Turecka, zo Srbska alebo Severného Macedónska, ktorá predkladá žiadosť alebo sa zúčastňuje na projekte KA2, ktorý riadi národná agentúra v EÚ/EHP; ste zamestnanec národnej agentúry).
  • oprávnenej osobe organizácie z tretej krajiny (ak ste kontaktná osoba alebo právny zástupca žiadajúcej organizácie, ktorá poskytla prístup k žiadosti oprávnenej osobe z tretej krajiny).

V takom prípade bude úroveň ochrany vašich osobných údajov závisieť od právnych predpisov alebo praxe danej tretej krajiny. Vaše práva, pokiaľ ide o ochranu údajov, však nemusia byť rovnocenné s právami v krajine EÚ/EHP alebo krajine, vo vzťahu ku ktorej bolo prijaté rozhodnutie o primeranosti. 

Informácie, ktoré zbierame, nebudú poskytnuté žiadnej inej strane, ktorá sa nachádza v tretej krajine mimo EÚ/EHP, s výnimkou rozsahu a účelu, ktoré sa môžu vyžadovať podľa vnútroštátnych právnych predpisov danej krajiny.

8. Aké sú vaše práva ako si ich môžete uplatniť?

Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725, najmä právo na prístup alebo opravu vašich osobných údajov a právo obmedziť spracúvanie vašich osobných údajov.

Máte právo namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov a v prípade, že vaša námietka je opodstatnená, vaše osobné údaje budú vymazané.

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov. V prípade potreby sa môžete obrátiť aj na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sa nachádzajú v bode 9.

V prípade, že si prajete uplatniť svoje práva v súvislosti s jednou alebo viacerými spracovateľskými operáciami, vo vašej žiadosti ich opíšte [t. j. uveďte príslušné referenčné označenie(-a) záznamu uvedené v časti 10 (Kde nájdete podrobnejšie informácie?)].

9. Kontaktné údaje

Prevádzkovateľ

Generálne riaditeľstvo pre vzdelávanie, mládež, šport a kultúru, oddelenie B.4 – Koordinácia programu Erasmus+.

Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, alebo ak máte pripomienky, otázky alebo obavy súvisiace so spracúvaním vašich osobných údajov, alebo ak by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa zberu a používania vašich osobných údajov, pošlite prevádzkovateľovi e-mail na adresu eu-erasmus-esc-personal-data@ec.europa.eu.

Okrem vyššie uvedenej možnosti sa môžete obrátiť na adresu:

Úradník Komisie pre ochranu údajov (DPO)

V otázkach týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)

Máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. môžete podať sťažnosť), ak sa domnievate, že vaše práva vyplývajúce z nariadenia (EÚ) 2018/1725 boli v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov prevádzkovateľom porušené.

10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

Úradník Komisie pre ochranu údajov (DPO) uverejňuje register všetkých operácií spracovania osobných údajov Komisiou, ktoré boli zdokumentované a ktoré mu boli oznámené. Prístup k týmto informáciám získate prostredníctvom registra zodpovednej osoby.

Táto konkrétna spracovateľská operácia bola zahrnutá do verejného registra zodpovednej osoby pod referenčnou značkou: DPR-EC-01069.

Viac informácií o spracúvaní osobných údajov v rámci programu Erasmus+ a Európskeho zboru solidarity nájdete na stránke Erasmus+ a ochrana údajov.