Registracija organizacije, obrasci za prijavu i EPlusLink

Ova izjava sadržava informacije o obradi i zaštiti vaših osobnih podataka.

• Uvod
• Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?
• Koji su pravni temelji za obradu vaših osobnih podataka?
• Koje osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo?
• Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?
• Kako štitimo vaše osobne podatke?
• Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?
• Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?
• Kontaktne točke
• Gdje možete pronaći podrobnije informacije?

Uvod

Europska komisija (dalje u tekstu „Komisija”) obvezala se da će štititi vaše osobne podatke i poštovati vašu privatnost. Komisija prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka (te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001).

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se zašto obrađujemo osobne podatke, kako ih prikupljamo, postupamo s njima i štitimo ih, kako se ti podaci upotrebljavaju te koja su vaša prava u pogledu vaših osobnih podataka. Navedeni su i podaci za kontakt nadležnog voditelja obrade podataka kojemu se možete obratiti da biste ostvarili svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.

U nastavku su informacije o postupku obrade „Registracija organizacije, obrasci za prijavu i EPlusLink”: registracija i upravljanje informacijama organizacija, upravljanje prijavama podnesenima za Erasmus+ i Europske snage solidarnosti, koji provodi odjel B.4 Glavne uprave EAC.

Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?

Svrha postupka obrade

GU EAC prikuplja i upotrebljava vaše osobne podatke radi:

• omogućivanja organizacijama da se registriraju kako bi mogle sudjelovati u aktivnostima programa Erasmus+ i Europskih snaga solidarnosti kojima upravljaju nacionalne agencije
• utvrđivanja organizacija koje podnose zahtjev za dodjelu bespovratnih sredstava Europske komisije za projekt u okviru aktivnosti programa Erasmus+ i Europskih snaga solidarnosti kojima upravljaju nacionalne agencije
• olakšavanja podnošenja prijava za različite vrste decentraliziranih aktivnosti programa Erasmus+ i Europskih snaga solidarnosti
• upravljanja postupcima odabira prijava u okviru programa Erasmus+ i Europskih snaga solidarnosti kojima upravljaju nacionalne agencije
• izrade anonimnih statističkih podataka o registriranim organizacijama, organizacijama koje podnose prijave, korisnicima, projektima, partnerima i sudionicima
• ispunjavanja obveza i preuzimanja odgovornosti povezanih s praćenjem, evaluacijom, izvješćivanjem i revizijom
• procjene učinka sudjelovanja u programu Erasmus+ i Europskim snagama solidarnosti na organizacije korisnice i boljeg razumijevanja skupina sudionica kako bi se prilagodile strategije informiranja putem upitnika i drugih tehnika
• širenja rezultata projekata odgovarajućim informatičkim alatima programa Erasmus+ i Europskih snaga solidarnosti (platforma s rezultatima), pri čemu će se od osoba za kontakt zatražiti izričit i informiran pristanak prije objave njihovih podataka za kontakt
• prijenosa podataka u sustav jezične potpore na internetu kako bi se omogućilo upravljanje licencijama za jezično osposobljavanje sudionika u programima mobilnosti
• prijenosa podataka o akreditaciji i oznaci kvalitete Europskih snaga solidarnosti na Europski portal za mlade, pri čemu će se od osoba za kontakt zatražiti izričit i informiran pristanak prije objave njihovih podataka za kontakt.

Vaši osobni podaci neće se upotrebljavati za automatizirano donošenje odluka, uključujući izradu profila.

Koji su pravni temelji za obradu vaših osobnih podataka?

Vaše osobne podatke obrađujemo iz sljedećih razloga:

• obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije
• obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza voditelja obrade
• postupci obrade nužni su kako bi Komisija mogla ispuniti obveze i preuzeti odgovornosti u pogledu praćenja i izvješćivanja, utvrđenih u uredbama Europskog parlamenta i Vijeća o uspostavi programa Erasmus+ i Europskih snaga solidarnosti:
• UREDBI (EU) br. 1288/2013 EUROPSKOG PARLAMENTA I VIJEĆA od 11. prosinca 2013. o uspostavi programa „Erasmus+”: programa Unije za obrazovanje, osposobljavanje, mlade i sport i stavljanju izvan snage odluka br. 1719/2006/EZ, 1720/2006/EZ i 1298/2008/EZ
• UREDBI (EU) 2018/1475 EUROPSKOG PARLAMENTA I VIJEĆA od 2. listopada 2018. o utvrđivanju pravnog okvira Europskih snaga solidarnosti i izmjeni Uredbe (EU) br. 1288/2013, Uredbe (EU) br. 1293/2013 i Odluke br. 1313/2013/EU.

Obrađeni podaci nisu obuhvaćeni odredbama o ograničenjima (čl. 25.) i prethodnom savjetovanju (čl. 40.) iz Uredbe 2018/1725.

Koje osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo?

U svrhu ovog postupka obrade GU EAC prikuplja kategorije osobnih podataka navedene u nastavku.

Osobni podaci koji se prikupljaju o osobi za kontakt registrirane organizacije i ovlaštenim korisnicima te osobni podaci koji se prikupljaju o pravnom zastupniku i osobama za kontakt organizacija koje podnose zahtjev za financiranje ili sudjeluju u projektu:

• rod
• ime
• prezime
• odjel
• položaj u organizaciji
• poslovna e-adresa
• glavni telefonski broj
• ulica i kućni broj

Navođenje osobnih podataka preduvjet je za registraciju vaše organizacije i obradu zahtjeva za financiranje.

Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?

Glavna uprava EAC čuva osobne podatke samo onoliko dugo koliko je potrebno da se ispuni svrha prikupljanja ili daljnje obrade.

• Registracija organizacije: Podaci o organizacijama koje sudjeluju u projektima izbrisat će se deset godina nakon kraja godine u kojoj je zaključen posljednji projekt u relevantnom programu (definirano posljednjom transakcijom između nacionalne agencije i organizacije korisnice), osim ako organizacija sudjeluje u drugom programu. Osim toga, svake tri godine brišu se podaci o organizacijama koje u tom razdoblju nisu podnijele zahtjev za financiranje ni sudjelovale u projektu.
• Obrasci za prijavu: Podaci će se izbrisati pet godina nakon roka za prijavu u odgovarajućem pozivu na podnošenje prijedloga.
• EPlusLink: Osobni podaci bit će anonimizirani deset godina nakon kraja godine u kojoj je zaključen posljednji projekt u relevantnom programu (definirano posljednjom transakcijom između nacionalne agencije i organizacije korisnice).

Obveza procjene učinka programa, kako je predviđeno u odlukama o uspostavi programa Erasmus+ i Europskih snaga solidarnosti, ne podrazumijeva zadržavanje osobnih podataka.

Kako štitimo vaše osobne podatke?

Svi su podaci pohranjeni u Komisiji (na središnjim poslužiteljima). Podaci EPlusLink-a pohranjuju se i u bazu podataka svake nacionalne agencije (koja sadržava njezine vlastite podatke).

Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera kako bi zaštitila vaše osobne podatke. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti u svrhu sigurnosti na internetu i zaštite od gubitka podataka, promjene podataka ili neovlaštenog pristupa, pri čemu se uzimaju u obzir rizik koji predstavlja obrada i priroda osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe koje ga moraju imati radi ovog postupka obrade.

Nacionalne agencije dužne su donijeti odgovarajuće tehničke i organizacijske sigurnosne mjere u pogledu zaštite osobnih podataka.

Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?

Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju ovisi o tome kamo se oni prenose. Trenutačno postoje dvije vrste prijenosa podataka kojima se osigurava različita razina zaštite:

1. prijenos podataka državama članicama Europske unije, zemljama Europskog gospodarskog prostora ili zemljama za koje je Komisija donijela odluku o primjerenosti u pogledu osiguravanja odgovarajuće razine zaštite 
2. prijenos podataka trećim zemljama za koje ne postoji odluka Komisije o primjerenosti pa razina zaštite vaših prava u pogledu vaših osobnih podataka možda neće biti istovjetna onoj u zakonodavstvu EU-a.

Prijenos osobnih podataka unutar EU-a/EGP-a i u zemlje s odlukom o primjerenosti

Pristup vašim osobnim podacima ima osoblje Komisije koje je odgovorno za ovaj postupak obrade i ovlašteno osoblje prema načelu nužnog pristupa. To osoblje mora poštovati zakonske obveze i eventualne dodatne ugovore o povjerljivosti.

Izvan organizacije EU-a pristup vašim osobnim podacima daje se:

• internom osoblju nacionalnih agencija zaduženih za upravljanje programom Erasmus+ i Europskim snagama solidarnosti
• ovlaštenim korisnicima u vanjskim poduzećima koja je Komisija angažirala za pružanje usluga
• u slučaju revizije: vanjskim revizorima
• vanjskom ugovaratelju za sustav jezične potpore na internetu
• određenom osiguravajućem društvu (za Europske snage solidarnosti)

Informacije koje prikupljamo neće se prosljeđivati trećim osobama, osim u mjeri i u svrhu u kojoj zakon tako nalaže.

Prijenos osobnih podataka u treće zemlje

Vaši osobni podaci prenose se u treću zemlju izvan EU-a/EGP-a za koju ne postoji odluka o primjerenosti (uključujući zemlje sudionice programa Tursku, Srbiju i Sjevernu Makedoniju) ako se nalazite u nekoj od sljedećih situacija:

• vi ste osoba za kontakt ili ovlašteni korisnik registrirane organizacije ili osoba za kontakt ili pravni zastupnik organizacije koja podnosi zahtjev ili sudjeluje u projektu kojim upravljaju nacionalne agencije iz Turske, Srbije ili Sjeverne Makedonije
• vi ste osoba za kontakt ili pravni zastupnik organizacije koja je pogrešno podnijela zahtjev nacionalnoj agenciji iz država članica EU-a/EGP-a, a trebala ga je podnijeti nacionalnoj agenciji iz Turske, Srbije ili Sjeverne Makedonije; u tom se slučaju zahtjev (uključujući vaše osobne podatke) preusmjerava na te nacionalne agencije
• vi ste osoba za kontakt ili pravni zastupnik organizacije iz Turske, Srbije ili Sjeverne Makedonije koja podnosi zahtjev ili sudjeluje u projektu u okviru ključne aktivnosti 2 kojim upravlja nacionalna agencija iz EU-a/EGP-a
• vi ste član osoblja nacionalne agencije za Erasmus+ ili Europske snage solidarnosti
• vi ste osoba za kontakt ili pravni zastupnik organizacije podnositeljice zahtjeva koja je omogućila pristup zahtjevu ovlaštenoj osobi iz treće zemlje.

Pristup vašim osobnim podacima odobrava se sljedećim organizacijama iz treće zemlje:

• ovlaštenom osoblju nacionalnih agencija iz Turske, Srbije ili Sjeverne Makedonije (ako ste osoba za kontakt ili ovlašteni korisnik registrirane organizacije ili osoba za kontakt ili pravni zastupnik organizacije koja podnosi zahtjev ili sudjeluje u projektu kojim upravljaju te nacionalne agencije; ako ste osoba za kontakt ili pravni zastupnik organizacije koja je pogrešno podnijela zahtjev nacionalnoj agenciji iz Turske, Srbije ili Sjeverne Makedonije, a trebala ga je podnijeti nacionalnoj agenciji država članica EU-a/EGP-a; ako ste osoba za kontakt ili pravni zastupnik organizacije iz Turske, Srbije ili Sjeverne Makedonije koja podnosi zahtjev ili sudjeluje u projektu u okviru ključne aktivnosti 2 kojim upravlja nacionalna agencija iz EU-a/EGP-a; ako ste član osoblja nacionalne agencije)
• ovlaštenoj osobi iz organizacije iz treće zemlje (ako ste osoba za kontakt ili pravni zastupnik organizacije podnositeljice zahtjeva koja je omogućila pristup zahtjevu ovlaštenoj osobi iz treće zemlje).

U tom će slučaju razina zaštite vaših osobnih podataka ovisiti o pravu ili praksi te treće zemlje. Međutim, vaša prava u pogledu zaštite podataka možda neće biti jednaka onima u zemljama EU-a/EGP-a ili zemljama za koje je donesena odluka o primjerenosti. 

Informacije koje prikupljamo neće se prosljeđivati ni jednoj drugoj osobi u trećim zemljama izvan EU-a/EGP-a, osim u mjeri i u svrhu koju nalaže nacionalni zakon predmetne zemlje.

Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Kao „ispitanik” imate posebna prava na temelju poglavlja III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725, posebice pravo na pristup svojim osobnim podacima ili njihov ispravak i pravo na ograničenje obrade vaših osobnih podataka.

Imate pravo prigovora na obradu svojih osobnih podataka te se, ako prigovor bude prihvaćen, vaši osobni podaci mogu izbrisati.

Da biste ostvarili svoja prava, možete se obratiti voditelju obrade podataka, a u slučaju spora službeniku za zaštitu podataka Europske komisije. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Podaci za kontakt navedeni su u točki 9.

Ako želite ostvariti svoja prava u pogledu jednog ili više konkretnih postupaka obrade, jasno ih navedite u zahtjevu (tj. navedite njihov broj upisa u registar na koji se upućuje u točki 10. [Gdje možete pronaći podrobnije informacije?] u nastavku).

Podaci za kontakt

Voditelj obrade podataka

Glavna uprava za obrazovanje, mlade, sport i kulturu, Odjel B.4 – Koordinacija programa Erasmus+

Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, imate primjedbi, pitanja ili nedoumica u vezi s obradom vaših osobnih podataka, ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i uporabom vaših osobnih podataka, obratite se voditelju obrade podataka na eu-erasmus-esc-personal-data@ec.europa.eu.

Možete se obratiti i:

• voditelju obrade: eac-na-coordination@ec.europa.eu
• koordinatoru za zaštitu podataka GU EAC-a: eac-data-protection@ec.europa.eu

Komisijin službenik za zaštitu podataka

Službeniku za zaštitu podataka (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) možete se obratiti za pitanja povezana s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725.

Europski nadzornik za zaštitu podataka

Ako smatrate da su prava koja imate na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 povrijeđena obradom vaših osobnih podataka za koju je odgovoran voditelj obrade, imate pravo obratiti se (podnijeti pritužbu) Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.

Gdje možete pronaći podrobnije informacije?

Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih dokumentiranih i prijavljenih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Komisija. Tim informacijama možete pristupiti putem registra službenika za zaštitu podataka

Ovaj postupak obrade upisan je u javni registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem: DPR-EC-01069.

Više informacija o obradi osobnih podataka u okviru programa Erasmus+ i Europskih snaga solidarnosti dostupno je na stranici „Erasmus+ i zaštita podataka”.