Organizacijos registracija, paraiškų formos ir „EPlusLink“

Šiame pareiškime apie privatumo apsaugą pateikiama informacija apie jūsų asmens duomenų tvarkymą ir apsaugą.

• Įvadas
• Kodėl ir kaip tvarkome jūsų asmens duomenis?
• Kokiu teisiniu pagrindu tvarkome jūsų asmens duomenis?
• Kokie asmens duomenys renkami ir toliau tvarkomi?
• Kiek laiko saugomi jūsų asmens duomenys?
• Kaip saugomi jūsų asmens duomenys?
• Kam prieinami ir kam atskleidžiami jūsų asmens duomenys?
• Kokios yra jūsų teisės ir kaip galima jomis pasinaudoti?
• Kontaktiniai centrai
• Daugiau informacijos

Įvadas

Europos Komisija (toliau – Komisija) yra įsipareigojusi saugoti jūsų asmens duomenis ir gerbti jūsų privatumą. Komisija renka ir toliau tvarko asmens duomenis laikydamasi 2018 m. spalio 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (ES) 2018/1725 dėl fizinių asmenų apsaugos Sąjungos institucijoms, organams, tarnyboms ir agentūroms tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo, kuriuo panaikinamas Reglamentas (EB) Nr. 45/2001.

Šiame pareiškime apie privatumo apsaugą paaiškinama, kodėl tvarkome jūsų asmens duomenis, kaip renkami ir tvarkomi visi asmens duomenys, kaip užtikrinama visų pateiktų asmens duomenų apsauga, kaip ta informacija naudojama ir kokiomis su asmens duomenimis susijusiomis teisėmis gali naudotis pats asmuo. Jame taip pat pateikiami atsakingo duomenų valdytojo, į kurį galima kreiptis norint pasinaudoti savo teisėmis, duomenų apsaugos pareigūno ir Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūno kontaktiniai duomenys.

Informacija, susijusi su duomenų tvarkymo operacija „Organizacijos registracija, paraiškų formos ir „EPlusLink“: informacija apie registraciją ir organizacijų informacijos valdymą, pagal programą „Erasmus+“ ir Europos solidarumo korpuso iniciatyvą pateiktų paraiškų tvarkymą, kurį vykdo Švietimo ir kultūros GD B.4 skyrius, pateikiama toliau.

Kodėl ir kaip tvarkome jūsų asmens duomenis?

Duomenų tvarkymo tikslas

Švietimo ir kultūros GD renka ir naudoja jūsų asmens duomenis, kad galėtų:

• leisti organizacijoms užsiregistruoti ir dalyvauti nacionalinių agentūrų valdomoje programos „Erasmus+“ ir Europos solidarumo korpuso veikloje;
• nustatyti paraiškas teikiančias organizacijas, prašančias EK dotacijos projektui pagal programą „Erasmus+“ ir nacionalinių agentūrų valdomai Europos solidarumo korpuso veiklai;
• sudaryti palankesnes sąlygas teikti paraiškas dėl įvairių decentralizuotų programos „Erasmus+“ ir Europos solidarumo korpuso veiksmų;
• valdyti paraiškų atrankos procedūras pagal nacionalinių agentūrų valdomą programos „Erasmus+“ ir Europos solidarumo korpuso veiklą;
• surinkti anoniminius statistinius duomenis apie užsiregistravusias organizacijas, paraiškas teikiančias organizacijas, paramos gavėjus, projektus, partnerius ir dalyvius;
• vykdyti pareigas ir įsipareigojimus, susijusius su stebėsena, vertinimu, ataskaitų teikimu ir auditu;
• įvertinti „Erasmus+“ ir Europos solidarumo korpuso iniciatyvos poveikį dalyvaujančioms dotacijas gaunančioms organizacijoms ir įgyti žinių apie dalyvių grupes, kad būtų galima patobulinti informavimo strategijas naudojant klausimynus ir kitus metodus;
• viešinti projektų rezultatus naudojantis atitinkamomis „Erasmus+“ ir Europos solidarumo korpuso IT priemonėmis (projektų rezultatų platforma) – asmenų ryšiams, prieš skelbiant jų kontaktinius duomenis, bus paprašyta tam suteikti vienareikšmį sutikimą;
• perduoti duomenis OLS (kalbinio parengimo internetu) sistemai, kad būtų galima valdyti atskirų mobilumo veiklos dalyvių kalbų mokymo licencijas;
• perduoti duomenis apie Europos solidarumo korpuso akreditaciją ir kokybės ženklą Europos jaunimo portalui – asmenų ryšiams, prieš skelbiant jų kontaktinius duomenis, bus paprašyta tam suteikti vienareikšmį sutikimą.

Jūsų asmens duomenys nebus naudojami automatizuoto sprendimų priėmimo, įskaitant profiliavimą, tikslais.

Kokiu teisiniu pagrindu tvarkome jūsų asmens duomenis?

Tvarkome jūsų asmens duomenis, nes:

• tvarkyti duomenis būtina siekiant atlikti užduotį, vykdomą viešojo intereso labui arba vykdant Sąjungos institucijai ar organui pavestus viešosios valdžios įgaliojimus;
• tvarkyti duomenis būtina, kad būtų įvykdyta duomenų valdytojui taikoma teisinė prievolė;
• duomenų tvarkymo operacijos yra būtinos, kad Komisija galėtų vykdyti stebėsenos ir ataskaitų teikimo prievoles, nustatytas Europos Parlamento ir Tarybos reglamentuose, kuriais sukuriama programa „Erasmus+“ ir Europos solidarumo korpusas:
• 2013 m. gruodžio 11 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) Nr. 1288/2013, kuriuo sukuriama Sąjungos švietimo, mokymo, jaunimo ir sporto programa „Erasmus+“ ir kuriuo panaikinami sprendimai Nr. 1719/2006/EB, Nr. 1720/2006/EB ir Nr. 1298/2008/EB;
• 2018 m. spalio 2 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) 2018/1475, kuriuo nustatoma Europos solidarumo korpuso teisinė sistema ir iš dalies keičiami Reglamentas (ES) Nr. 1288/2013, Reglamentas (ES) Nr. 1293/2013 ir Sprendimas Nr. 1313/2013/ES.

Tvarkomi duomenys nepatenka į Reglamento 2018/1725 nuostatų dėl apribojimų (25 straipsnis) ir dėl išankstinių konsultacijų (40 straipsnis) taikymo sritį.

Kokie asmens duomenys renkami ir toliau tvarkomi?

Kad atliktų šią duomenų tvarkymo operaciją, Švietimo ir kultūros GD renka toliau nurodytų kategorijų asmens duomenis.

Renkami tokie užsiregistravusių organizacijų kontaktinio asmens ir įgaliotųjų naudotojų asmens duomenys bei paraišką dėl finansavimo teikiančių organizacijų ar projekte dalyvaujančių organizacijų teisinių atstovų ir kontaktinių asmenų asmens duomenys:

• lytis;
• vardas;
• pavardė;
• skyrius;
• pareigos organizacijoje;
• darbo e. paštas;
• telefono numeris;
• gatvės pavadinimas ir namo numeris.

Užregistruoti organizaciją ir tvarkyti paraiškas dėl finansavimo bus galima tik gavus asmens duomenis.

Kiek laiko saugomi jūsų asmens duomenys?

Švietimo ir kultūros GD asmens duomenis saugo tik tiek, kiek to reikia duomenų rinkimo ar tolesnio tvarkymo tikslui pasiekti.

• Organizacijos registracija. Projektuose dalyvaujančių organizacijų duomenys bus ištrinti praėjus 10 metų nuo paskutinio atitinkamos programos projekto (paskutinės nacionalinės agentūros ir paramą gaunančios organizacijos finansinės operacijos) užbaigimo metų pabaigos, išskyrus atvejus, kai organizacija dalyvauja kitoje programoje. Be to, kas trejus metus bus ištrinami organizacijų, kurios tuo laikotarpiu neprašė finansavimo ir nedalyvavo jokiame projekte, duomenys.
• Paraiškų formos. Duomenys bus ištrinti praėjus penkeriems metams nuo atitinkamo kvietimo teikti paraiškas pateikimo termino.
• „EPlusLink“. Asmens duomenys bus nuasmeninti praėjus 10 metų nuo paskutinio atitinkamos programos projekto (paskutinės nacionalinės agentūros ir paramą gaunančios organizacijos finansinės operacijos) užbaigimo metų pabaigos.

Vykdant pareigą įvertinti programų poveikį, kaip nustatyta sprendimuose, kuriais sukuriama programa „Erasmus+“ ir Europos solidarumo korpusas, saugoti asmens duomenų nereikalaujama.

Kaip saugomi jūsų asmens duomenys?

Visi duomenys saugomi Komisijoje (centriniuose serveriuose). „EPlusLink“ duomenys taip pat saugomi kiekvienos nacionalinės agentūros tvarkomoje duomenų bazėje (kurioje saugomi jų pačių duomenys).

Visos duomenų tvarkymo operacijos vykdomos laikantis 2017 m. sausio 10 d. Komisijos sprendimo (ES, Euratomas) 2017/46 dėl Europos Komisijos ryšių ir informacinių sistemų saugumo.

Kad apsaugotų jūsų asmens duomenis, Komisija yra įdiegusi tam tikras technines ir organizacines priemones. Prie techninių priemonių priskiriami atitinkami veiksmai, kuriais užtikrinamas saugumas internete ir šalinama duomenų praradimo, jų pakeitimo ar neteisėtos prieigos rizika, atsižvelgiant į su asmens duomenų tvarkymu susijusią riziką ir tvarkomų asmens duomenų pobūdį. Prie organizacinių priemonių priskiriamas prieigos prie asmens duomenų apribojimas suteikiant prieigos teisę tik įgaliotiems asmenims, turintiems teisėtą poreikį žinoti šios duomenų tvarkymo operacijos tikslais.

Nacionalinės agentūros turi priimti tinkamas technines ir organizacines saugumo priemones, susijusias su asmens duomenų apsauga.

Kam prieinami ir kam atskleidžiami jūsų asmens duomenys?

Kas gali susipažinti su jūsų asmens duomenimis ir kam jie atskleidžiami, priklauso nuo to, kam jie perduodami. Šiuo metu taikomi du duomenų perdavimo būdai, kuriais užtikrinama skirtingo lygio apsauga:

1. duomenų perdavimas Europos Sąjungos valstybėms narėms, Europos ekonominės erdvės šalims arba šalims, kurių atžvilgiu Komisija yra priėmusi sprendimą dėl tinkamumo, kad būtų užtikrintas adekvatus apsaugos lygis; 
2. duomenų perdavimas trečiosioms šalims, dėl kurių Komisija nėra priėmusi sprendimo dėl tinkamumo, todėl teisių, susijusių su asmens duomenimis, apsauga gali neprilygti ES teisės aktais nustatytai apsaugai.

Asmens duomenų perdavimas ES ar EEE šalims ir šalims, kuriose priimtas sprendimas dėl tinkamumo

Susipažinti su jūsų asmens duomenimis gali Komisijos darbuotojai, atsakingi už šios duomenų tvarkymo operacijos vykdymą, ir darbuotojai, kuriems leidimas suteiktas remiantis būtinybės žinoti principu. Šie darbuotojai laikosi teisiškai privalomų ir, prireikus, papildomų konfidencialumo susitarimų.

Ne ES organizacijoje susipažinti su jūsų asmens duomenimis gali:

• nacionalinių agentūrų, atsakingų už programos „Erasmus+“ ir Europos solidarumo korpuso valdymą, vidaus darbuotojai;
• išorės bendrovių, su kuriomis Komisija yra sudariusi sutartis dėl paslaugų teikimo, įgalioti naudotojai;
• audito atveju: išorės auditoriai;
• OLS išorės rangovas;
• paskirtoji draudimo bendrovė (Europos solidarumo korpusui).

Mūsų renkama informacija nebus teikiama jokiai trečiajai šaliai, išskyrus teisės aktuose reikalaujamu mastu ir tikslu.

Asmens duomenų perdavimas trečiosioms šalims

Jūsų asmens duomenys perduodami už ES ar EEE ribų esančiai trečiajai šaliai (įskaitant Programos šalis Turkiją, Serbiją ir Šiaurės Makedoniją), dėl kurios nepriimtas sprendimas dėl tinkamumo, jei:

• esate registruotos organizacijos kontaktinis asmuo ar įgaliotas naudotojas arba paraišką teikiančios arba projekte, kurį valdo Turkijos, Serbijos ar Šiaurės Makedonijos nacionalinė agentūra, dalyvaujančios organizacijos kontaktinis asmuo arba teisinis atstovas;
• esate organizacijos, klaidingai pateikusios paraišką ES ar EEE valstybės narės nacionalinei agentūrai, o ne Turkijos, Serbijos ar Šiaurės Makedonijos nacionalinei agentūrai, kontaktinis asmuo ar teisinis atstovas; tokiu atveju paraiška (įskaitant asmens duomenis) perduodama atitinkamai nacionalinei agentūrai;
• esate organizacijos iš Turkijos, Serbijos ar Šiaurės Makedonijos, teikiančios paraišką ar dalyvaujančios 2 pagrindinio veiksmo projekte, kurį valdo ES ar EEE šalies nacionalinė agentūra, kontaktinis asmuo ar teisinis atstovas;
• esate „Erasmus+“ ar Europos solidarumo korpuso nacionalinės agentūros darbuotojas;
• esate paraišką teikiančios organizacijos, suteikusios prieigą prie paraiškos įgaliotajam asmeniui iš trečiosios šalies, kontaktinis asmuo ar teisinis atstovas.

Prieiga prie jūsų asmens duomenų suteikiama tokiems trečiųjų šalių subjektams kaip:

• Turkijos, Serbijos ar Šiaurės Makedonijos nacionalinės agentūros įgaliotieji darbuotojai (jei esate registruotos organizacijos kontaktinis asmuo ar įgaliotas naudotojas arba paraišką teikiančios arba projekte, kurį valdo tos nacionalinės agentūros, dalyvaujančios organizacijos kontaktinis asmuo arba teisinis atstovas; esate organizacijos, klaidingai pateikusios paraišką Turkijos, Serbijos ar Šiaurės Makedonijos nacionalinei agentūrai, o ne ES ar EEE valstybės narės nacionalinei agentūrai, kontaktinis asmuo ar teisinis atstovas; esate organizacijos iš Turkijos, Serbijos ar Šiaurės Makedonijos, teikiančios paraišką ar dalyvaujančios 2 pagrindinio veiksmo projekte, kurį valdo ES ar EEE šalies nacionalinė agentūra, kontaktinis asmuo ar teisinis atstovas; esate nacionalinės agentūros darbuotojas);
• trečiosios šalies organizacijos įgaliotasis asmuo (jei esate paraišką teikiančios organizacijos, suteikusios prieigą prie paraiškos įgaliotajam asmeniui iš trečiosios šalies, kontaktinis asmuo ar teisinis atstovas).

Tokiu atveju jūsų asmens duomenų apsaugos lygis priklausys nuo tos trečiosios šalies teisės ar praktikos. Jūsų teisės, susijusios su duomenų apsauga, gali būti nelygiavertės teisėms ES ar EEE šalyje arba šalyje, dėl kurios priimtas sprendimas dėl tinkamumo. 

Mūsų renkama informacija nebus teikiama jokiai kitai šaliai, esančiai trečiojoje šalyje už ES ar EEE ribų, išskyrus tokiu mastu ir tikslu, kokiu to gali būti reikalaujama tos šalies nacionaliniais teisės aktais.

Kokios yra jūsų teisės ir kaip galima jomis pasinaudoti?

Kaip duomenų subjektas, pagal Reglamento (ES) 2018/1725 III skyrių (14–25 straipsnius) turite tam tikrų teisių, visų pirma teisę susipažinti su savo asmens duomenimis ar juos ištaisyti ir teisę apriboti savo asmens duomenų tvarkymą.

Turite teisę nesutikti, kad jūsų asmens duomenys būtų tvarkomi. Jei nesutikimui pritariama, jūsų asmens duomenys gali būti ištrinti.

Kad pasinaudotumėte savo teisėmis, kreipkitės į duomenų valdytoją arba, kilus nesutarimui, į Europos Komisijos duomenų apsaugos pareigūną. Prireikus galite kreiptis ir į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną. Jų kontaktiniai duomenys pateikiami 9 punkte.

Jei pageidaujate pasinaudoti savo teisėmis, susijusiomis su viena arba keliomis konkrečiomis duomenų tvarkymo operacijomis, savo prašyme pateikite jų aprašą (pavyzdžiui, registracijos numerį (-ius), kaip nurodoma 10 punkte „Kur rasti išsamesnės informacijos?“).

Kontaktinė informacija

Duomenų valdytojas

Švietimo, jaunimo, sporto ir kultūros generalinis direktoratas, B.4 skyrius – „Erasmus+“ koordinavimas.

Jei norite pasinaudoti savo teisėmis pagal Reglamentą (ES) 2018/1725 arba turite pastabų, klausimų arba abejonių, susijusių su jūsų asmens duomenų tvarkymu, arba jei norite pateikti skundą dėl asmens duomenų rinkimo ir naudojimo, kreipkitės e. paštu į duomenų valdytoją (eu-erasmus-esc-personal-data@ec.europa.eu).

Taip pat jūsų paslaugoms:

• duomenų valdytojas, e. paštas eac-na-coordination@ec.europa.eu
• EAC GD duomenų apsaugos koordinatorius, e. paštas eac-data-protection@ec.europa.eu

Komisijos duomenų apsaugos pareigūnas

Jei turite klausimų dėl savo asmens duomenų tvarkymo pagal Reglamentą (ES) 2018/1725, galite kreiptis į duomenų apsaugos pareigūną (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas

Turite teisę kreiptis į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną (galite pateikti jam skundą), jei manote, kad duomenų valdytojui tvarkant jūsų asmens duomenis buvo pažeistos jūsų teisės pagal Reglamentą (ES) 2018/1725.

Daugiau informacijos

Komisijos duomenų apsaugos pareigūnas skelbia visų Komisijos atliekamų asmens duomenų tvarkymo operacijų, kurios grindžiamos dokumentais ir apie kurias jam pranešta, registrą. Šią informaciją galite rasti Duomenų apsaugos pareigūno registre.

Ši konkreti duomenų tvarkymo operacija įtraukta į viešą duomenų apsaugos pareigūno registrą registracijos numeriu DPR-EC-01069.

Daugiau informacijos apie programos „Erasmus+“ ir Europos solidarumo korpuso asmens duomenų tvarkymą galima rasti programos „Erasmus+“ ir duomenų apsaugos puslapyje.