Регистрация на организации, формуляри за заявления и EPlusLink

В настоящата декларация за поверителност се предоставя информация относно обработката и защитата на вашите лични данни.

• Въведение
• Защо и как обработваме вашите лични данни?
• На какво правно основание обработваме личните ви данни?
• Какви лични данни събираме и обработваме?
• Колко дълго съхраняваме вашите лични данни?
• Как съхраняваме и защитаваме вашите лични данни?
• Кой има достъп до вашите лични данни и на кого се предоставят те?
• Какви са правата ви и как можете да ги упражните?
• Звена за контакт
• Къде може да намерите по-подробна информация?

Въведение

Европейската комисия (наричана по-долу „Комисията“) е поела ангажимент да защитава вашите лични данни и да зачита неприкосновеността на личния ви живот. Комисията събира и обработва лични данни в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2018 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни (отменящ Регламент (ЕО) № 45/2001).

В настоящата декларация за поверителност се обяснява причината за обработването на личните ви данни, начинът, по който събираме, обработваме и гарантираме защитата на всички предоставени лични данни, как се използва информацията и какви са правата ви във връзка с личните ви данни. В нея са посочени и координатите за връзка с отговорния администратор на лични данни, пред когото можете да упражните правата си, с длъжностното лице за защита на данните и с Европейския надзорен орган по защита на данните.

Информацията във връзка с операцията по обработване „Регистрация на организации, формуляри за заявления и EPlusLink: регистрация и управление на информация за организации, управление на заявленията, подадени по линия на „Еразъм+“ и Европейския корпус за солидарност“, извършвана от генерална дирекция „Образование, младеж, спорт и култура“, отдел B.4, е представена по-долу.

Защо и как обработваме вашите лични данни?

Цел на операцията по обработване.

ГД „Образование, младеж, спорт и култура“ събира и използва вашите лични данни с цел:

• даване на възможност на организациите да се регистрират, за да могат да участват в дейностите на националните агенции по линия на „Еразъм+“ и Европейския корпус за солидарност
• идентифициране на кандидатстващи организации, които искат безвъзмездни средства от ЕК за даден проект в рамките на „Еразъм+“ и на дейностите на Европейския корпус за солидарност, управлявани от националните агенции
• улесняване на подаването на заявления за различните видове децентрализирани действия в рамките на „Еразъм+“ и Европейския корпус за солидарност
• управление на процедурите за подбор на заявления по линия на „Еразъм+“ и на дейностите в рамките на Европейския корпус за солидарност, управлявани от националните агенции
• изготвяне на анонимни статистически данни относно регистрираните организации, кандидатстващите организации, бенефициерите, проектите, партньорите и участниците
• изпълнение на задълженията и отговорностите, свързани с мониторинга, оценяването, докладването и одита
• оценяване на ефекта от участието в програмата „Еразъм+“ и Европейския корпус за солидарност върху организациите бенефициери и придобиване на по-добри познания за участващите групи с оглед на прецизирането на стратегиите за информиране чрез въпросници и други техники
• разпространение на резултатите от проектите чрез подходящи ИТ инструменти (платформа за резултатите) в рамките на „Еразъм+“ и Европейския корпус за солидарност, като за целта ще бъде поискано недвусмислено и информирано съгласие от лицата за контакт, преди да бъдат публикувани техните данни за контакт
• предаване на данни в системата OLS (онлайн езикова подкрепа), за да се даде възможност за управление на лицензите за езиково обучение за отделните участници в мобилността
• предаване на данни относно акредитацията и знака за качество на Европейския корпус за солидарност на Европейския младежки портал, като за целта ще бъде поискано недвусмислено и информирано съгласие от лицата за контакт, преди да бъдат публикувани техните данни за контакт

Вашите лични данни няма да се използват за автоматизирано вземане на решения, включително профилиране.

На какви правни основания обработваме личните ви данни?

Обработваме вашите лични данни, тъй като:

• обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официално правомощие, което е предоставено на институцията или органа на Съюза
• обработването е необходимо за спазването на законово задължение, което се прилага спрямо администратора.
• операциите по обработването са необходими за изпълнението на задълженията и отговорностите на Комисията по отношение на мониторинга и докладването, определени в регламентите на Европейския парламент и на Съвета за създаване на „Еразъм+“ и Европейския корпус за солидарност
• РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1288/2013 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА от 11 декември 2013 г. за създаване на „Еразъм+“ — програма на Съюза в областта на образованието, обучението, младежта и спорта и за отмяна на решения № 1719/2006/ЕО, № 1720/2006/ЕО и № 1298/2008/ЕО
• РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2018/1475 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА от 2 октомври 2018 г. за установяване на правната рамка на Европейския корпус за солидарност и за изменение на Регламент (ЕС) № 1288/2013, Регламент (ЕС) № 1293/2013 и Решение № 1313/2013/ЕС

Обработваните данни не попадат в обхвата на разпоредбите за Ограниченията (чл. 25) и Предварителните консултации (чл. 40), съдържащи се в Регламент 2018/1725.

Какви лични данни събираме и обработваме?

За да извърши тази операция по обработване, ГД „Образование, младеж, спорт и култура“ събира следните категории лични данни.

Лични данни, събирани за лице за контакт и упълномощени ползватели на регистрирана организация, както и лични данни, събирани за законен представител и за лица за контакт на организациите, кандидатстващи за финансиране или участващи в проект:

• пол
• собствено име
• фамилно име
• отдел
• позиция в организацията
• служебен електронен адрес
• основен телефонен номер
• улица и номер

Предоставянето на лични данни е задължително за регистриране на вашата организация и за обработка на заявленията за финансиране.

Колко дълго съхраняваме вашите лични данни?

ГД „Образование, младеж, спорт и култура“ съхранява личните ви данни само за времето, което е необходимо за изпълнение на целите на събирането или последващата им обработка.

• Регистрация на организация. Данните на организации, участващи в проекти, ще бъдат изтрити 10 години след края на годината на приключване на последния проект в съответната програма (определена с последната финансова трансакция между националната агенция и организацията бенефициер), освен ако организацията не участва в друга програма. Освен това на всеки 3 години ще бъдат заличавани данни на организации, които през този период нито са кандидатствали за финансиране, нито са участвали в проект.
• Формуляри за кандидатстване. Данните се заличават 5 години след крайния срок на съответните покани за представяне на предложения.
• EPlusLink. Личните данни ще бъдат анонимизирани 10 години след края на годината на приключване на последния проект в съответната програма (определена с последната финансова трансакция между националната агенция и организацията бенефициер).

Задължението за оценка на въздействието на програмите, предвидено в решенията за създаване на „Еразъм+“ и Европейския корпус за солидарност, не изисква съхраняването на лични данни.

Как съхраняваме и защитаваме вашите лични данни?

Всички данни се съхраняват в Комисията (на централните сървъри). Данните на EPlusLink се съхраняват и в база данни, която се хоства във всяка национална агенция (съдържаща техни данни).

Всички операции по обработване се извършват съгласно Решение (ЕС, Евратом) 2017/46 на Комисията от 10 януари 2017 г. относно сигурността на комуникационните и информационните системи в Европейската комисия.

За да защити вашите лични данни, Комисията въведе някои технически и организационни мерки. Техническите мерки включват подходящи действия за гарантиране на сигурността онлайн, за справяне с рисковете от загуба на данни, промяна на данните или неправомерен достъп, като се отчитат рисковете, свързани с обработката и естеството на обработваните лични данни. Организационните мерки включват предоставяне на достъп до личните данни единствено на оправомощени лица със законна необходимост да бъдат осведомени за целите на процеса на обработка.

От националните агенции се изисква да предприемат подходящи технически и организационни мерки за сигурност по отношение на защитата на личните данни.

Кой има достъп до вашите лични данни и на кого се предоставят те?

Кой има достъп до вашите лични данни и на кого се оповестяват те зависи от това къде се предават вашите лични данни. В момента съществуват два вида предаване на данни, при които се гарантират различни равнища на защита:

1. предаване на данни на държавите от Европейския съюз, на държавите от Европейското икономическо пространство (ЕИП) или на държави, за които Комисията е приела решение относно адекватното ниво на защита. 
2. предаване на данни на трети държави, по отношение на които няма решение на Комисията относно адекватното ниво на защита, поради което равнището на защита на вашите права по отношение на личните данни може да не съответства на изискванията в законодателството на ЕС.

В случай на предаване на лични данни в рамките на ЕС/ЕИП и на държави, по отношение на които има решение относно адекватното ниво на защита

Достъп до вашите лични данни се предоставя на служителите на Комисията, отговарящи за извършването на операцията по обработване, и на упълномощени служители въз основа на принципа „необходимост да се знае“. Тези служители работят при спазване на законоустановените изисквания, а при необходимост – и на допълнителни споразумения за поверителност.

Извън организацията на ЕС достъп до вашите лични данни се предоставя на:

• вътрешен персонал на националните агенции, отговарящи за управлението на „Еразъм+“ и Европейския корпус за солидарност
• упълномощени потребители във външни дружества, с които Комисията е сключила договор за доставка на услуги
• в случай на одит: външни одитори
• външни изпълнители във връзка с ОЕП
• определеното застрахователно дружество (за Европейския корпус за солидарност)

Събираните от нас данни няма да бъдат предоставяни на трети страни, освен до степен и за цел, която може да ни бъде наложена по закон.

В случай на предаване на лични данни на трети държави

Вашите лични данни се предават на трети държави извън ЕС/ЕИП, по отношение на които няма решение относно адекватното ниво на защита (включително на държави по програмата – Турция, Сърбия и Северна Македония), ако се намирате в една от следните ситуации:

• вие сте лице за контакт или упълномощен ползвател на регистрирана организация или лице за контакт или законен представител на организация, която кандидатства или участва в проект, управляван от националната агенция на Турция, Сърбия или Северна Македония
• вие сте лице за контакт или законен представител на организация, която погрешно е кандидатствала в национална агенция в страна от ЕС/ЕИП, а е трябвало да го направи в националната агенция на Турция, Сърбия или Северна Македония; в такъв случай кандидатурата (включително вашите лични данни) се препраща на тези национални агенции
• вие сте лице за контакт или законен представител на организация от Турция, Сърбия или Северна Македония, която кандидатства или участва в проект по ключово действие 2, управляван от национална агенция на държава от ЕС/ЕИП
• вие работите в национална агенция по „Еразъм+“ или Европейския корпус за солидарност
• вие сте лице за контакт или законен представител на кандидатстваща организация, която предоставя достъп до кандидатурата на упълномощено лице от трета държава

Достъп до вашите лични данни се предоставя на следните организации от третата държава:

• упълномощени служители на националните агенции на Турция, Сърбия или Северна Македония (ако вие сте лице за контакт или упълномощен ползвател на регистрирана организация или лице за контакт или законен представител на организация, която кандидатства или участва в проект, управляван от тези национални агенции; вие сте лице за контакт или законен представител на организация, която погрешно е кандидатствала в националната агенция в Турция, Сърбия или Северна Македония, а е трябвало да го направи в националната агенция в страна от ЕС/ЕИП; вие сте лице за контакт или законен представител на организация от Турция, Сърбия или Северна Македония, която кандидатства или участва в проект по ключово действие 2, управляван от национална агенция на държава от ЕС/ЕИП; вие сте служител на национална агенция).
• упълномощено лице от организация в трета държава (ако вие сте лице за контакт или законен представител на кандидатстваща организация, която предоставя достъп до кандидатурата на упълномощено лице от трета държава)

В този случай равнището на защита на вашите лични данни ще зависи от правото или практиката в тази страна. Вашите права по отношение на защитата на личните данни обаче може да не бъдат еквивалентни на правата в страна от ЕС/ЕИП или страна, по отношение на която има решение относно адекватното ниво на защита. 

Събираната от нас информация няма да бъде предавана на друга заинтересована страна, намираща се в трета държава извън ЕС/ЕИП, освен до степен и за цели, които могат да бъдат изисквани по силата на националното законодателство на въпросната държава.

Какви са правата ви и как можете да ги упражните?

Като „субект на данни“ имате конкретни права по смисъла на глава III (членове 14 — 25) от Регламент (ЕС) 2018/1725, по-специално право на достъп, коригиране или заличаване на вашите лични данни и право на ограничаване на обработването на данните.

Имате право да възразите срещу обработването на личните ви данни и ако възражението ви бъде прието, вашите лични данни могат да бъдат заличени.

Можете да упражните правата си, като се свържете с администратора на лични данни или, в случай на конфликт, с длъжностното лице по защита на данните в Европейската комисия. При необходимост можете да се обърнете и към Европейския надзорен орган по защита на данните. Координатите за връзка са посочени в точка 9 по-долу.

Ако желаете да упражните правата си в контекста на една или няколко специфични операции по обработване, моля, посочете във вашето искане тяхното описание (т.е. техния референтен номер в съответствие с посоченото в раздел 10 [„Къде можете да намерите по-подробна информация?“] .

Координати за връзка

Администратор на лични данни

Генерална дирекция „Образование, младеж, спорт и култура“, отдел B4 „Координация на програма „Еразъм+“.

Ако желаете да упражните правата си по Регламент (ЕС) 2018/1725, ако имате коментари, въпроси или опасения във връзка с обработването на вашите лични данни или ако желаете да подадете жалба относно събирането и използването на личните ви данни, моля, изпратете електронно писмо на администратора на лични данни на адрес: eu-erasmus-esc-personal-data@ec.europa.eu.

Освен това можете да се свържете с:

• Администратора на лични данни: eac-na-coordination@ec.europa.eu
• Длъжностното лице по защита на данните в ГД „Образование, младеж, спорт и култура“: eac-data-protection@ec.europa.eu

Длъжностно лице по защита на данните (ДЛЗД) на Комисията

Можете да се свържете с длъжностното лице по защита на данните (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) по въпроси, свързани с обработването на вашите лични данни съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725.

Европейски надзорен орган по защита на данните (ЕНОЗД)

Имате право да се обърнете към Европейския надзорен орган по защита на данните (т.е. можете да подадете жалба), ако смятате, че вашите права съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 са нарушени заради обработването на личните ви данни от администратора на лични данни.

Къде може да намерите по-подробна информация?

Длъжностното лице по защита на данните (ДЛЗД) на Комисията публикува регистър на всички операции по обработване на лични данни от страна на Комисията, които са документирани и за които е уведомено. Достъп до тази информация можете да получите чрез регистъра на длъжностното лице по защита на данните.

Настоящата специфична операция по обработване е включена в публичния регистър на ДЛЗД под следния референтен номер: DPR-EC-01069.

Повече информация за обработването на лични данни в рамките на „Еразъм+“ и Европейския корпус за солидарност можете да намерите на страницата на „Еразъм+“, посветена на защитата на данните.