Organizāciju reģistrācija, pieteikumu formas un EPlusLink

Šajā paziņojumā par privātumu ir sniegta informācija par jūsu persondatu apstrādi un aizsardzību.

• Ievads
• Kāpēc un kā mēs apstrādājam jūsu persondatus
• Kāds ir jūsu persondatu apstrādes juridiskais pamats
• Kādus persondatus mēs vācam un apstrādājam tālāk
• Cik ilgi glabājam jūsu persondatus
• Kā mēs aizsargājam jūsu persondatus
• Kam ir pieejami jūsu persondati un kam tos izpauž
• Kādas ir jūsu tiesības un kā tās izmantot
• Kontaktpunkti
• Kur var atrast plašāku informāciju

Ievads

Eiropas Komisija (turpmāk “Komisija”) ir apņēmusies aizsargāt jūsu persondatus un ievērot jūsu tiesības uz privātumu. Komisija persondatus vāc un tālāk apstrādā atbilstīgi Eiropas Parlamenta un Padomes 2018. gada 23. oktobra Regulai (ES) 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti (ar ko atceļ Regulu (EK) Nr. 45/2001).

Šajā paziņojumā par privātumu ir paskaidroti jūsu persondatu apstrādes iemesli un tas, kā tie tiek vākti, apstrādāti, aizsargāti un izmantoti un kādas ir jūsu tiesības saistībā ar jūsu persondatiem. Tajā arī sniegta kontaktinformācija saziņai ar atbildīgo datu pārzini, pie kura vērsties, lai īstenotu savas tiesības, kā arī datu aizsardzības speciālista un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja kontaktinformācija.

Zemāk ir sniegta informācija par apstrādes darbību “Organizāciju reģistrācija, pieteikumu formas un EPlusLink” (organizāciju informācijas reģistrācija un pārvaldība un “Erasmus+” un Eiropas Solidaritātes korpusa programmās iesniegto pieteikumu pārvaldība), ko veic Izglītības, jaunatnes, sporta un kultūras ģenerāldirektorāta nodaļa B.4 (EAC ĢD B.4).

Kāpēc un kā mēs apstrādājam jūsu persondatus

Apstrādes nolūks

EAC ĢD datus par jums vāc un apstrādā šādiem mērķiem –

• ļaut organizācijām reģistrēties, lai tās varētu piedalīties “Erasmus+” un Eiropas Solidaritātes korpusa darbībās, kuras pārvalda valsts aģentūras;
• apzināt tās organizācijas, kas piesakās EK dotācijas saņemšanai, lai īstenotu projektu valsts aģentūru pārvaldīto “Erasmus+” un Eiropas Solidaritātes korpusa darbību ietvaros;
• sekmēt pieteikumu iesniegšanu saistībā ar dažāda veida “Erasmus+” un Eiropas Solidaritātes korpusa decentralizētajām darbībām;
• pārvaldīt pieteikumu atlases procedūras valsts aģentūru pārvaldīto “Erasmus+” un Eiropas Solidaritātes korpusa darbību ietvaros;
• apkopot anonīmu statistiku par reģistrētajām organizācijām, pieteikumu iesniedzējām organizācijām, saņēmējiem, projektiem, partneriem un dalībniekiem;
• izpildīt uzraudzības, izvērtēšanas, ziņojumu sagatavošanas un revīzijas pienākumus un saistības;
• novērtēt, kā dalība programmā “Erasmus+” un Eiropas Solidaritātes korpusā ietekmē saņēmējorganizācijas, un iegūt labākas zināšanas par grupām, kuras piedalās, lai ar anketu un citu metožu palīdzību pilnveidotu komunikācijas stratēģijas;
• ar atbilstošiem “Erasmus+” un Eiropas Solidaritātes korpusa IT rīkiem (projektu rezultātu platforma) izplatīt projektu rezultātus (pirms kontaktpersonu kontaktinformācijas publiskošanas tiks lūgta minēto personu nepārprotama un apzināta piekrišana);
• nosūtīt datus tiešsaistes lingvistiskā atbalsta (OLS) sistēmai, lai varētu pārvaldīt mobilitātes aktivitātēs iesaistīto dalībnieku valodu apmācības licences;
• datus par Eiropas Solidaritātes korpusa akreditācijas un kvalitātes zīmi nosūtīt uz Eiropas Jaunatnes portālu (pirms kontaktpersonu kontaktinformācijas publiskošanas tiks lūgta minēto personu nepārprotama un apzināta piekrišana).

Jūsu persondati netiks izmantoti automatizētai lēmumu pieņemšanai, piemēram, profilēšanai.

Kāds ir jūsu persondatu apstrādes juridiskais pamats

Jūsu persondatus apstrādājam šādu iemeslu dēļ:

• apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs, vai lai īstenotu Savienības iestādei vai struktūrai likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras;
• apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu datu pārzinim uzliktu juridisku pienākumu;
• apstrādes darbības jāveic, lai izpildītu Komisijas uzraudzības un ziņošanas saistības un pienākumus, kas noteikti šādās Eiropas Parlamenta un Padomes regulās, ar ko izveido “Erasmus+” un Eiropas Solidaritātes korpusu:
• EIROPAS PARLAMENTA UN PADOMES REGULA (ES) Nr. 1288/2013 (2013. gada 11. decembris), ar ko izveido “Erasmus+”, Savienības programmu izglītībai, apmācībai, jaunatnei un sportam, un atceļ Lēmumus Nr. 1719/2006/EK, Nr. 1720/2006/EK un Nr. 1298/2008/EK;
• EIROPAS PARLAMENTA UN PADOMES REGULA (ES) 2018/1475 (2018. gada 2. oktobris), ar ko paredz Eiropas Solidaritātes korpusa tiesisko regulējumu un groza Regulu (ES) Nr. 1288/2013, Regulu (ES) Nr. 1293/2013 un Lēmumu Nr. 1313/2013/ES.

Uz apstrādātajiem datiem neattiecas ierobežojumi, kas noteikti Regulas 2018/1725 25. pantā, un prasība par iepriekšēju apspriešanos, kas noteikta tās pašas regulas 40. pantā.

Kādus persondatus mēs vācam un apstrādājam tālāk

Lai veiktu šo apstrādes darbību, Izglītības, jaunatnes, sporta un kultūras ĢD vāc šādu kategoriju persondatus.

Persondati, kas savākti par reģistrētu organizāciju kontaktpersonu un pilnvarotajiem lietotājiem, kā arī persondati, kas savākti par juridisko pārstāvi un kontaktpersonām organizācijās, kuras piesakās finansējumam vai piedalās projektā:

• dzimums;
• vārds;
• uzvārds;
• departaments;
• amats organizācijā;
• darba e-pasta adrese;
• galvenais tālruņa numurs;
• ielas nosaukums un ēkas numurs.

Šādu persondatu sniegšana ir obligāta, lai varētu reģistrēt jūsu organizāciju un izskatītu finansējuma pieprasījumus.

Cik ilgi glabājam jūsu persondatus

EAC ĢD persondatus glabā tikai tik ilgi, cik nepieciešams datu vākšanai vai tālākai apstrādei.

• Organizācijas reģistrācija. Ja vien organizācija nepiedalās kādā citā programmā, to organizāciju datus, kas piedalās projektos, izdzēsīs, kad būs pagājuši 10 gadi kopš tā gada beigām, kurā pabeigts pēdējais attiecīgās programmas projekts (to nosaka pēc pēdējās finanšu transakcijas starp valsts aģentūru un saņēmējorganizāciju). Turklāt reizi 3 gados tiks dzēsti tādas organizācijas dati, kas šajā laikposmā nav pieteikusies finansējumam un nav arī piedalījusies projektā.
• Pieteikuma veidlapas. Datus izdzēsīs pēc tam, kad būs pagājuši 5 gadi pēc iesniegšanas termiņa, kas norādīts attiecīgajā uzaicinājumā iesniegt priekšlikumus.
• EPlusLink. Datus anonimizēs, kad būs pagājuši 10 gadi kopš tā gada beigām, kurā pabeigts pēdējais attiecīgās programmas projekts (to nosaka pēc pēdējās finanšu transakcijas starp valsts aģentūru un saņēmējorganizāciju).

Pienākums novērtēt programmu ietekmi, kā tas paredzēts lēmumos par “Erasmus+” un Eiropas Solidaritātes korpusa izveidi, neietver persondatu saglabāšanu.

Kā mēs aizsargājam jūsu persondatus

Visus datus glabā Komisijā (centrālajā serverī). EPlusLink dati tiek glabāti arī katras valsts aģentūras uzturētā datubāzē (kas satur tās datus).

Visas apstrādes darbības tiek veiktas saskaņā ar Komisijas 2017. gada 10. janvāra Lēmumu (ES, Euratom) 2017/46 par komunikācijas un informācijas sistēmu drošību Eiropas Komisijā.

Lai aizsargātu jūsu persondatus, Komisija ir ieviesusi vairākus tehniskus un organizatoriskus pasākumus. Tehniskie pasākumi, ņemot vērā ar datu apstrādi un apstrādāto persondatu būtību saistīto risku, ietver piemērotas darbības, kas garantē drošību tiešsaistē un novērš tādus riskus kā datu zudumi, to grozīšana vai neatļauta piekļuve datiem. Organizatoriskie pasākumi ietver piekļuves ierobežošanu, proti, šīs apstrādes darbības ietvaros persondatiem var piekļūt tikai pilnvarotas personas, kam ir pamatota vajadzība tos zināt.

Valsts aģentūrām ir jāveic atbilstoši tehniski un organizatoriski drošības pasākumi attiecībā uz persondatu aizsardzību.

Kam ir pieejami jūsu persondati un kam tos izpauž

Personas/struktūras, kas var piekļūt jūsu persondatiem un kam tos izpauž, ir atkarīgas no vietas, uz kuru šie persondati tiek nosūtīti. Pašlaik ir divu veidu datu nosūtījumi, kas nodrošina atšķirīgu aizsardzības līmeni:

1. datu nosūtījumi uz Eiropas Savienības dalībvalstīm, Eiropas Ekonomikas zonas valstīm vai valstīm, par kurām Komisija ir pieņēmusi lēmumu par aizsardzības līmeņa pietiekamību; 
2. datu nosūtījumi uz trešām valstīm, attiecībā uz kurām Komisija nav pieņēmusi lēmumu par aizsardzības līmeņa pietiekamību un kur jūsu tiesību aizsardzības līmenis attiecībā uz jūsu persondatiem, iespējams, nav līdzvērtīgs tam, ko nodrošina ES tiesību akti.

Persondatu sūtījumi ES/EEZ iekšienē un uz valstīm, attiecībā uz kurām pieņemts lēmums par aizsardzības līmeņa pietiekamību

Jūsu persondatiem var piekļūt Komisijas darbinieki, kas ir atbildīgi par šo datu apstrādes darbību, un pilnvaroti darbinieki, ievērojot principu, ka informācija ir zināma tikai tiem, kam tā nepieciešama darbam. Šie darbinieki ievēro tiesību aktus un vajadzības gadījumā papildu vienošanos par konfidencialitāti.

Ārpus ES organizācijām piekļuve jūsu persondatiem ir šādām personām:

• to valsts aģentūru štata darbiniekiem, kas atbild par “Erasmus+” un Eiropas Solidaritātes korpusa darbību pārvaldību;
• pilnvarotiem tādu ārēju uzņēmumu darbiniekiem, kurus Komisijas nolīgusi pakalpojumu sniegšanai;
• revīzijas gadījumā – ārējiem revidentiem;
• tiešsaistes lingvistiskā atbalsta (OLS) ārējam darbuzņēmējam;
• apdrošināšanas uzņēmumam (attiecībā uz Eiropas Solidaritātes korpusu).

Informācija, ko mēs vācam, netiks izpausta nevienai trešai personai, izņemot tādā mērā un tādos gadījumos, kad tas, iespējams, ir jādara saskaņā ar tiesību aktiem.

Persondatu nosūtījumi uz trešām valstīm

Jūsu persondati tiek nosūtīti uz kādu trešo valsti ārpus ES/EEZ, attiecībā uz kuru nav pieņemts lēmums par aizsardzības līmeņa pietiekamību (ieskaitot valstis, kuras piedalās programmā – Turciju, Serbiju un Ziemeļmaķedoniju), ja esat kādā no šādām situācijām:

• jūs esat kontaktpersona vai pilnvarots lietotājs kādā reģistrētā organizācijā vai kontaktpersona vai juridiskais pārstāvis kādā organizācijā, kura iesniedz pieteikumu vai piedalās projektā, ko pārvalda valsts aģentūras Turcijā, Serbijā vai Ziemeļmaķedonijā;
• jūs esat kontaktpersona vai juridiskais pārstāvis kādā organizācijā, kura kļūdaini iesniegusi pieteikumu valsts aģentūrai kādā ES/EEZ dalībvalstī tad, kad tas bija jāiesniedz valsts aģentūrai Turcijā, Serbijā vai Ziemeļmaķedonijā; šajā gadījumā pieteikums (tostarp jūsu persondati) tiek novirzīti šīm valsts aģentūrām.
• jūs esat kontaktpersona vai juridiskais pārstāvis kādā tādā organizācijā no Turcijas, Serbijas un Ziemeļmaķedonijas, kura iesniedz pieteikumu vai piedalās kādā projektā, ko 2. pamatdarbības (KA2) ietvaros pārvalda ES/EEZ valsts aģentūra;
• jūs esat “Erasmus+” vai Eiropas Solidaritātes korpusa valsts aģentūras darbinieks;
• jūs esat kontaktpersona vai juridiskais pārstāvis pieteikuma iesniedzējā organizācijā, kura piekļuvi savam pieteikumam ir sniegusi pilnvarotai personai no trešās valsts.

Piekļuve jūsu persondatiem tiek sniegta šādām trešās valsts organizācijām:

• Turcijas, Serbijas un Ziemeļmaķedonijas valsts aģentūru pilnvarotajiem darbiniekiem (ja esat kontaktpersona vai pilnvarots lietotājs reģistrētā organizācijā vai kontaktpersona vai juridiskais pārstāvis organizācijā, kura iesniedz pieteikumu vai piedalās kādā projektā, ko pārvalda šo valstu aģentūras; jūs esat kontaktpersona vai juridiskais pārstāvis kādā organizācijā, kura kļūdaini iesniegusi pieteikumu valsts aģentūrai Turcijā, Serbijā vai Ziemeļmaķedonijā tad, kad tas bija jāiesniedz valsts aģentūrai kādā ES/EEZ dalībvalstī; jūs esat kontaktpersona vai juridiskais pārstāvis kādā tādā organizācijā no Turcijas, Serbijas vai Ziemeļmaķedonijas, kura iesniedz pieteikumu vai piedalās kādā projektā, ko 2. pamatdarbības (KA2) ietvaros pārvalda valsts aģentūra ES/EEZ; jūs esat kādas valsts aģentūras darbinieks);
• jūs esat pilnvarota persona kādā trešās valsts organizācijā (ja esat kontaktpersona vai juridiskais pārstāvis pieteikuma iesniedzējā organizācijā, kas piekļuvi savam pieteikumam sniegusi pilnvarotai personai no trešās valsts).

Šajā gadījumā jūsu persondatu aizsardzības līmenis būs atkarīgs no šīs trešās valsts tiesību aktiem vai prakses. Tomēr jūsu tiesības datu aizsardzības jomā var nebūt līdzvērtīgas tām, kuras nodrošina kāda ES/EEZ valsts vai valsts, attiecībā uz kuru pieņemts lēmums par aizsardzības līmeņa pietiekamību. 

Informācija, ko mēs vācam, netiks izpausta nevienai citai personai, kas atrodas trešā valstī ārpus ES/EEZ, ja vien tas attiecīgā apjomā un nolūkā nav prasīts attiecīgās valsts tiesību aktos.

Kādas ir jūsu tiesības un kā tās izmantot

Jums kā “datu subjektam” atbilstīgi Regulas (ES) 2018/1725 III nodaļas (14.–25. pants) noteikumiem ir konkrētas tiesības, piemēram, tiesības piekļūt saviem persondatiem, tos labot un tiesības ierobežot savu persondatu apstrādi.

Jums ir tiesības iebilst pret savu persondatu apstrādi un tad, ja iebildums tiek ņemts vērā, likt, lai jūsu persondatus izdzēš.

Savas tiesības varat izmantot, sazinoties ar datu pārzini vai – konflikta gadījumā – ar Eiropas Komisijas datu aizsardzības speciālistu. Ja vajadzīgs, varat vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja. Kontaktinformācija ir sniegta 9. punktā.

Ja vēlaties izmantot savas tiesības saistībā ar vienu vai vairākām konkrētām apstrādes darbībām, aprakstiet tās (piemēram, miniet atsauces numuru, kā norādīts zemāk 10. punktā “Kur var atrast plašāku informāciju”).

Kontaktinformācija

Datu pārzinis

Izglītības, jaunatnes, sporta un kultūras ģenerāldirektorāts, B.4. nodaļa – “Erasmus+” koordinācija.

Ja vēlaties izmantot savas tiesības atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725 vai ja jums ir komentāri, jautājumi vai bažas, vai ja vēlaties iesniegt sūdzību par jūsu persondatu vākšanu un izmantošanu, nosūtiet e-pasta vēstuli datu pārzinim uz šādu adresi: eu-erasmus-esc-personal-data@ec.europa.eu.

Varat arī sazināties ar šādām struktūrām/personām –

• datu pārzinis: eac-na-coordination@ec.europa.eu
• EAC ĢD datu aizsardzības koordinators: eac-data-protection@ec.europa.eu

Komisijas datu aizsardzības speciālists

Par jautājumiem, kas saistīti ar jūsu persondatu apstrādi atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725, varat sazināties ar datu aizsardzības speciālistu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs (EDAU)

Jums ir tiesības vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja (piemēram, iesniegt viņam sūdzību), ja uzskatāt, ka datu pārziņa īstenotas jūsu persondatu apstrādes dēļ nav ievērotas jūsu tiesības, kas noteiktas Regulā (ES) 2018/1725.

Kur var atrast plašāku informāciju

Komisijas datu aizsardzības speciālists publicē visu to Komisijas veikto persondatu apstrādes darbību sarakstu, kuras ir reģistrētas un par kurām viņam ir paziņots. Šai informācijai jūs varat piekļūt datu aizsardzības speciālista reģistrā.

Šī konkrētā apstrādes darbība datu aizsardzības speciālista publiskajā reģistrā ir iekļauta ar šādu atsauces numuru: DPR-EC-01069.

Plašāka informācija par persondatu apstrādi “Erasmus+” un Eiropas Solidaritātes korpusa ietvaros ir pieejama lapā, kas veltīta “Erasmus+” un datu aizsardzībai.