Alat nije namijenjen tome da pojedinci mogu utvrditi iznos sredstava koji bi trebali primiti; ti iznosi ovise o više čimbenika, među ostalim o administrativnim troškovima organizacija koje sudjeluju u programu i nacionalnih agencija.
Kalkulator udaljenosti namijenjen je organizacijama koje sudjeluju u programu Erasmus+ kako bi mogle izračunati udaljenosti radi povrata putnih troškova pojedincima.
U obrazac za prijavu i obrazac izvješća unosi se odgovarajući raspon udaljenosti u kilometrima.
Konačnu odluku o iznosu bespovratnih sredstava povezanom s duljinom putovanja donosi nacionalna agencija koja ocjenjuje prijavu.