De calculator is niet bedoeld voor particulieren om na te gaan hoeveel financiering zij zullen ontvangen. Deze bedragen zijn afhankelijk van diverse factoren, zoals de administratieve kosten voor de deelnemende organisaties en de nationale agentschappen.

De afstandscalculator is bedoeld voor organisaties die deelnemen aan Erasmus+ en de bijdrage in de reiskosten voor particulieren moeten berekenen.

Op basis van de afstand in kilometers, moet bij de aanvraag en in de verslagen de juiste afstandscategorie worden gekozen.

De definitieve beslissing over de reiskostenvergoeding wordt genomen door het nationaal bureau dat de aanvraag beoordeelt.